Comune di Spoleto
La comunicazione come leva
strategica per governare le
amministrazioni e il cambiamento
Forum P.A.
Roma, 12 maggio 2004
Costruzione della nuova
cultura organizzativa
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Conferenza dei dirigenti
Sistema informativo comunale
Formazione del personale
Costituzione dell’Ufficio stampa e
comunicazione
Comunicazione interna
Analisi dei fabbisogni (indagine qualitativa)
Creazione del Piano di comunicazione
Presentazione del Piano alla Giunta
Analisi dei risultati (indagine quantitativa)
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La conferenza dei dirigenti
Strumento di coordinamento tecnico di tutte le
attività del Comune
Funzioni di programmazione, indirizzo e
controllo
Incontri con cadenza fissa bisettimanali
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Il sistema informativo
comunale
Con l’attuale sistema informativo, si è
voluto aggiornare, sviluppare e
completare il processo di
informatizzazione degli uffici,
realizzando, al più alto livello di
efficacia, l’integrazione dei vari moduli
e dei sistemi informativo-funzionali,
nell’ottica di globalizzazione del sistema
informativo al servizio dei cittadini-utenticlienti.
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L‘architettura del sistema in
tecnologia WEB - ASP
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La formazione
La Formazione Teorica realizzazione di 5 edizioni
di un percorso di 6 giornate di aula su
comunicazione e marketing, alle quali hanno
partecipato circa 100 dipendenti del comune
Il Training on the job è un periodo di
affiancamento tra la consulenza e gli operatori
comunali sui temi della comunicazione; la
collaborazione avviene in tutti i servizi (Anagrafe,
Ragioneria, etc.), ma in particolare sono
coinvolte le risorse che lavorano full time sulla
comunicazione (Ufficio comunicazione, Ufficio
stampa, Gabinetto del Sindaco)
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L’ufficio stampa e comunicazione
L’amministrazione, in fase di
riorganizzazione del Comune, ha
ritenuto centrale il ruolo della
comunicazione ed è stato costituito
l’ufficio stampa e comunicazione come
ufficio di staff della Direzione generale
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La comunicazione interna
Sempre in fase di analisi organizzativa,
sono emerse forti carenze da punto di
vista della comunicazione interna.
È stata strutturata un’analisi dei flussi di
comunicazione con l’obiettivo di
monitorare e gestire la comunicazione
interna
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L’analisi dei fabbisogni
Dopo aver definito i flussi di
comunicazione interna, si è passati ad
analizzare i fabbisogni di comunicazione
interni (personale, dirigenti ed assessori)
ed esterni (cittadini ed associazioni del
territorio), attraverso interviste e focus
group
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Il Piano di comunicazione
Strumento per pianificare ed
organizzare le attività di
comunicazione con le tecniche ed i
metodi più idonei per dialogare con i
cittadini
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Le principali novità introdotte dal
piano di comunicazione
1. Le attività di comunicazione interna ed esterna sono
coordinate e strutturate in maniera omogenea. Prima del
piano ogni settore procedeva autonomamente a
realizzare formati e strumenti di comunicazione,
trasmettendo un’immagine scoordinata e non sempre
chiara ai cittadini
2. Sono stati introdotti nuovi strumenti di comunicazione
(programmi televisivi e radiofonici, spot pubblicitari, ecc)
3. Il Comune si è impegnato nella semplificazione del
linguaggio amministrativo sia per gli atti interni che per
tutte le comunicazioni rivolte ai cittadini
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Condivisione
Il Piano di comunicazione è stato
presentato alla “Giunta allargata”
(assessori e dirigenti) per verificarne
ed approvarne i contenuti
È in corso una verifica dei risultati
attraverso questionari ed interviste ai
cittadini
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