Anno Accademico
2009/2010
La comunicazione interna
4° e 5° lezione
1 ottobre 2009
Comunicazione e Organizzazione
La comunicazione è una delle componenti fondamentali di qualsiasi
sistema organizzativo. Non ci può essere organizzazione senza
comunicazione:
• interna (tra i ruoli, tra le strutture, tra le persone)
• esterna (formalizzata, non formalizzata)
La comunicazione non è una variabile a sé stante che può essere
gestita senza profondi e continui collegamenti con l’organizzazione.
Ancora oggi, purtroppo, la comunicazione è vissuta da molti soggetti
del Terzo Settore come qualcosa di meno importante rispetto ad
altre attività. Molte Onp ritengono che il valore della loro attività sia
di per se elemento importante per il pubblico e che non necessiti di
particolari strategie di comunicazione.
La Comunicazione Interna come strumento di sviluppo
dell’organizzazione
 La comunicazione interna è uno strumento che l’organizzazione
può utilizzare per facilitare e accelerare il processo di modifica
dell’organizzazione stessa. Ciò è possibile se ci si impegna a far
circolare di più (e meglio) le notizie, a promuovere occasioni di
condivisione dei programmi, a stimolare la partecipazione di
dipendenti, soci e volontari alle scelte dell’organizzazione.
 Anche
in questo caso (come quando si parla di comunicazione
verso l’esterno) è fondamentale avviare una fase di ascolto: solo
conoscendo le attese di coloro che lavorano nell’organizzazione è
possibile rivedere il sistema di comunicazione interna, attivando
strumenti e occasioni idonee al raggiungimento dell’obiettivo.
L’inventario dei bisogni
 Uno strumento utile per attivare il processo è l’inventario dei
bisogni, un’iniziativa che ha l’obiettivo di definire i bisogni di
informazione e comunicazione di un’organizzazione o di una sua
singola struttura.
 L’inventario
dei bisogni serve ad evidenziare le informazioni
indispensabili per poter svolgere correttamente le proprie attività.
Tali
informazioni
vanno
individuate
a
livello
di
macroraggruppamenti. Per ogni informazione è poi necessario
indicare il dettaglio/la specifica dell’informazione stessa.
 Questo
strumento viene, di norma, gestito dal responsabile
dell’organizzazione e rappresenta un’occasione per stimolare i
collaboratori ad esprimere la propria opinione.
La Comunicazione Interna: gli strumenti
Gli strumenti di comunicazione interna tradizionali (e ancora oggi
adottati da moltissime organizzazioni, in particolar modo di piccole
dimensioni) sono circolari, manifesti, locandine affisse in
bacheca etc.
Alcune organizzazioni più grandi ed evolute adottano anche altri
strumenti, quali:
• riunioni periodiche e convention
• newsletter e notiziari
• internet e intranet
• web TV
Un discorso a parte è rappresentato dall’offerta formativa che
l’organizzazione propone ai propri collaboratori e volontari sia per
motivarli sia come occasione di crescita e aggiornamento
professionale.
Riunioni periodiche e convention
 I momenti di incontro organizzati e strutturati possono costituire
un utile strumento per condividere obiettivi e modalità di
sviluppo dei diversi progetti in corso o da avviare.
 Abitualmente
utilizzata dal mondo delle imprese, oggi
l’organizzazione di convention sta entrando a far parte dei piani e
delle strategie di comunicazione interna di altri tipi di
organizzazione.
 I momenti di condivisione sono in crescita: anche se non si
arriva alle modalità utilizzate dalle grandi aziende (promozioni,
incentive etc.), nel mondo del Terzo Settore nascono iniziative
finalizzate al coinvolgimento e alla gratificazione di collaboratori e
volontari.
Newsletter e notiziari
 Questi
strumenti possono essere adottati solo dalle
organizzazioni di maggiore dimensione, che li utilizzano per
informare collaboratori e volontari.
 A volte, la newsletter ha una cadenza periodica (settimanale,
quindicinale, mensile); altre volte, invece, viene prodotta in
funzione delle novità da comunicare.
 Nelle
realtà più organizzate, la newsletter serve anche per
promuovere servizi, offerte, iniziative riservati ai
collaboratori.
Internet e Intranet
 La
creazione e l’utilizzo di una intranet all’interno
dell’organizzazione può portare risultati concreti nella gestione della
comunicazione interna in tempi brevi.
 L’organizzazione
deve, però, combattere contro il gap
informatico ancora presente in molte realtà e contro la resistenza
all’innovazione di molti addetti della (a volte, sono proprio i dirigenti a
rappresentare il “collo di bottiglia”).
 In
molte piccole ONP manca la cultura della condivisione
attraverso la rete: coloro che hanno sedi localizzate sul territorio non
sempre hanno compreso che la rete facilita la comunicazione tra
la sede centrale e le associazioni periferiche contribuendo
anche a velocizzare i messaggi e a semplificare il linguaggio .
La formazione
 Proporre
ai propri collaboratori e volontari occasioni di
formazione e di aggiornamento è uno dei modi per
migliorare i rapporti interni.
 In questi ultimi anni, la maggior parte delle ONP ha progettato
iniziative di aggiornamento, spesso innovative e stimolanti, volte
a far crescere le competenze anche nell’ambito della comunicazione.
 Questi corsi vengono frequentemente affidati a professionisti
esterni, che sono in grado di portare esperienze e conoscenze dal
settore privato.
La motivazione e la ricerca dei volontari
 Per una organizzazione i volontari sono una risorsa preziosa. Si
dovrebbero ripensare gli strumenti per il reclutamento e la
selezione, ridefinire i rapporti di collaborazione, pensare i
meccanismi premianti delle persone coinvolte.
La
comunicazione interna, oltre a cambiare le modalità di
accesso ai servizi e di relazione fra interno ed esterno, potrebbe
migliorare la motivazione dei volontari.
Coerenza tra Comunicazione Esterna e Comunicazione
Interna
È
importante ricordare che non si può trasmettere all’esterno
qualcosa che è in contraddizione con i messaggi che vengono
veicolati all’interno.
 L’organizzazione non comunica all’esterno soltanto attraverso ciò
che comunemente definiamo “comunicazione”, ma anche attraverso
i comportamenti organizzativi. È, quindi, necessario che ci sia
coerenza tra ciò che si è e ciò che si comunica.
 L’organizzazione
deve
necessariamente
ripensare
i
comportamenti organizzativi che “parlano” al e con il
pubblico (persone addette, luoghi dove avviene la comunicazione
etc.).