Anno Accademico
2008/2009
COMUNICAZIONE PUBBLICA
La comunicazione interna
5° lezione
10 ottobre 2008
Comunicazione e Organizzazione
La comunicazione è una delle componenti fondamentali di qualsiasi
sistema organizzativo e, quindi, anche dell’Ente Pubblico. Non ci
può essere organizzazione senza comunicazione:
• interna (tra i ruoli, tra le strutture, tra le persone)
• esterna (formalizzata, non formalizzata)
La comunicazione non è una variabile a sé stante che può essere
gestita senza profondi e continui collegamenti con l’organizzazione.
Ancora oggi, purtroppo, la comunicazione è vissuta da molti soggetti
della Pubblica Amministrazione come uno strumento di potere:
una logica sbagliata e moralmente criticabile perché procura danni
a tutta l’organizzazione.
La Comunicazione Interna come strumento di sviluppo
dell’Ente
 La comunicazione interna è uno strumento che l’Ente Pubblico
può utilizzare per facilitare e accelerare il processo di modifica
dell’organizzazione. Ciò è possibile se ci si impegna a far circolare di
più (e meglio) le notizie, a promuovere occasioni di condivisione dei
programmi, a stimolare la partecipazione di funzionari e dipendenti
alle scelte dell’Ente etc.
 Anche
in questo caso (come quando si parla di comunicazione
verso l’esterno) è fondamentale avviare una fase di ascolto: solo
conoscendo le attese di coloro che lavorano nell’Ente è possibile
rivedere il sistema di comunicazione interna, attivando strumenti e
occasioni idonee al raggiungimento dell’obiettivo.
L’inventario dei bisogni
 Uno strumento utile per attivare il processo è l’inventario dei
bisogni, un’iniziativa che ha l’obiettivo di definire i bisogni di
informazione e comunicazione di un Ente (o di una sua singola
struttura all’interno dello stesso) rispetto agli altri Enti.
 L’inventario
dei bisogni serve ad evidenziare le informazioni
indispensabili per poter svolgere correttamente le proprie attività.
Tali
informazioni
vanno
individuate
a
livello
di
macroraggruppamenti. Per ogni informazione è poi necessario
indicare il dettaglio/la specifica dell’informazione stessa.
 Questo
strumento viene, di norma, gestito dal responsabile
dell’Ente e rappresenta un’occasione per stimolare i collaboratori
ad esprimere la propria opinione.
La Comunicazione Interna: gli strumenti
Gli strumenti di comunicazione interna tradizionali (e ancora oggi
adottati da moltissimi Enti, in particolar modo da quelli di piccole
dimensioni) sono:
• circolari, determine e atti amministrativi
• manifesti e locandine affisse in bacheca
Alcune organizzazioni pubbliche più grandi ed evolute adottano
anche altri strumenti, quali:
• riunioni periodiche e convention
• newsletter e notiziari
• reti intranet
Un discorso a parte è rappresentato dall’offerta formativa che
l’Ente propone ai propri dipendenti come occasione di crescita e
aggiornamento professionale.
Riunioni periodiche e convention
 I momenti di incontro organizzati e strutturati possono costituire
un utile strumento per condividere obiettivi e modalità di
sviluppo dei diversi progetti in corso o da avviare.
 Abitualmente
utilizzata dal mondo delle imprese, oggi
l’organizzazione di convention sta entrando a far parte dei piani e
delle strategie di comunicazione interna della Pubblica
Amministrazione.
 I momenti di condivisione sono in crescita: anche se non si
arriva alle modalità utilizzate dalle grandi aziende (promozioni,
incentive etc.), nel mondo del pubblico nascono iniziative finalizzate
al coinvolgimento e alla gratificazione dei dipendenti.
Newsletter e notiziari
 Questi
strumenti possono essere adottati solo dagli Enti di
maggiore dimensione, che li utilizzano per informare dipendenti e
collaboratori su vari temi.
 La newsletter è spesso gestita dai Cral e dalle organizzazioni
sindacali, con il consenso della direzione dell’Ente.
 A volte, la newsletter ha una cadenza periodica (settimanale,
quindicinale, mensile); altre volte, invece, viene prodotta in
funzione delle novità da comunicare.
 Negli
Enti più organizzati, la newsletter serve anche per
promuovere servizi e offerte riservati ai dipendenti (viaggi,
acquisti a prezzi scontati etc.).
Intranet
 La
creazione e l’utilizzo di una intranet all’interno
dell’organizzazione può portare risultati concreti nella gestione della
comunicazione interna in tempi brevi.
 L’Ente deve, però, combattere contro il gap informatico ancora
presente in molte realtà e contro la resistenza all’innovazione di molti
addetti della Pubblica Amministrazione (a volte, sono proprio i
dirigenti a rappresentare il “collo di bottiglia”).
 Scrivere in Rete facilita la comunicazione tra i vari uffici
e la direzione dell’Ente, contribuendo anche a semplificare il
linguaggio e la comunicazione interna tra i diversi settori dello stesso.
La formazione
 Proporre ai propri dipendenti occasioni di formazione e di
aggiornamento è uno dei modi per migliorare i rapporti
interni e per riqualificare dipendenti e funzionari.
 In
questi ultimi anni, la maggior parte degli Enti Locali ha
progettato iniziative di aggiornamento, spesso innovative e
stimolanti, volte a far crescere le competenze anche nell’ambito
della comunicazione.
 Questi corsi vengono frequentemente affidati a professionisti
esterni, che sono in grado di portare esperienze e conoscenze dal
settore privato.
Coerenza tra Comunicazione Esterna e Comunicazione
Interna
È
importante ricordare che non si può trasmettere all’esterno
qualcosa che è in contraddizione con i messaggi che vengono
veicolati all’interno.
 L’organizzazione non comunica all’esterno soltanto attraverso ciò
che comunemente definiamo “comunicazione”, ma anche attraverso
i comportamenti organizzativi. È, quindi, necessario che ci sia
coerenza tra ciò che si è e ciò che si comunica.
 L’Ente
Pubblico
deve
necessariamente
ripensare
i
comportamenti organizzativi che “parlano” al e con il
pubblico (persone addette, luoghi dove avviene la comunicazione
etc.).
Verso l’innovazione
 La
diffusione delle nuove tecnologie (dai portali alle reti
intranet) dovrebbe facilitare la comunicazione interna, oltre
a cambiare le modalità di accesso ai servizi e di relazione fra interno
ed esterno.
 L’innovazione
nell’organizzazione, con il passaggio da una
logica di “adempimento” ad una logica di “risultato”,
dovrebbe spingere a rivedere tutti i processi interni di lavoro in
un’ottica di efficienza e di efficacia.
 Si
dovrebbero ripensare gli strumenti per il reclutamento e la
selezione, ridefinire i rapporti di collaborazione e le forme
contrattuali, ripensare i meccanismi premianti delle persone
coinvolte nel processo di cambiamento.