LA REALIZZAZIONE
DELLA CONTABILITÀ INDUSTRIALE E ANALITICA:
IL SUPPORTO DEI SISTEMI INFORMATIVI
PIÙ FREQUENTEMENTE UTILIZZATI
IL SOTTOSISTEMA INFORMATIVO DI PRODOTTO E DI PRODUZIONE
I SOTTOSISTEMI INFORMATIVI AMMINISTRATIVI
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IL SOTTOSISTEMA INFORMATIVO
DI PRODOTTO E DI PRODUZIONE
All’interno del sistema informativo di produzione è possibile identificare
uno specifico insieme di dati elementari che risultano
assolutamente fondamentali per la gestione integrata di tutte le
attività della catena logistica. Essi compongono:
la DISTINTA BASE
i CICLI DI PRODUZIONE
i CENTRI DI LAVORO
L’elaborazione di questi dati va considerato come un processo molto articolato che
coinvolge più attori in momenti diversi.
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LA DISTINTA BASE
Il patrimonio informativo corredato alle distinte base può essere utilizzato, oltre che per
alimentare
le
procedure
relative
alla
pianificazione
della
produzione
e
all’approvvigionamento dei materiali, anche per moltissime altre finalità:
Calcolo del costo di prodotto: la distinta fornisce i dati per determinare il costo
del prodotto, per quanto riguarda la parte variabile relativa ai materiali impiegati;
Creazione delle packing list
Scarico contabile del magazzino:
nei contesti manifatturieri caratterizzati da
produzioni a flusso, i consumi di materie prime e componenti non vengono solitamente rilevati al
momento del prelievo, ma desunti a posteriori, tramite la distinta base, quando i prodotti finiti sono
versati a magazzino (backflushing). La rilevazione dei consumi può essere effettuata anche con
riferimento a fase intermedie di produzione. In tal caso, nella distinta base deve essere previsto il legame
con i cicli di produzione in modo che sia possibile identificare la relazione tra item e stadio del ciclo in
cui questo viene impiegato
Sostituzione componenti mancanti
Supporto assistenza tecnica
Supporto attività di montaggio
Gestione modifiche di prodotto.
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LA DISTINTA BASE: dati tecnici e gestionali
La distinta base può essere considerata come l’integrazione informatica di un insieme di dati tecnici
e gestionali che risiedono all’interno di due specifici archivi (articoli e strutture) del sistema
informativo aziendale di produzione.
In particolare all’interno dell’anagrafica
articoli si suole distinguere tra:
Dati anagrafici in senso stretto;
Dati tecnici;
Dati logistici o gestionali;
Dati di natura contabile;
L’archivio strutture contiene tutte le informazioni riguardanti l’architettura del
prodotto in funzione dei legami tra i singoli item che lo compongono. I principali dati
che devono essere presenti riguardano:
Il coefficiente di impiego;
Il livello;
Il coefficiente di sfrido o di scarto di processo;
Le condizioni di validità del legame;
Il termine di correzione del lead time;
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Dati anagrafici
in senso stretto e dati tecnici
Dati anagrafici in senso stretto:
1. Il codice, necessario per l’univoco riconoscimento dell’articolo all’interno del
sistema informativo;
2. La descrizione per esteso dell’articolo;
3. La provenienza, a seconda che l’articolo sia prodotto internamente o
acquistato all’esterno;
4. L’unità di misura;
5. Il numero del disegno in cui l’articolo è presente;
6. Eventuali indici espressivi della criticità del codice (ad esempio, la classe di
appartenenza all’interno di una classificazione ABC effettuata sui consumi)
Dati tecnici:
1. Le caratteristiche dimensionali dell’articolo (ingombro, peso ecc.);
2. Il materiale di cui è composto l’articolo;
3. Il coefficiente di scarto del prodotto (o difettosità all’origine), che specifica di
quanto va maggiorato il fabbisogno dell’articolo per effetto di scarti di
lavorazione o non conformità.
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Dati logistici o gestionali
Dati logistici o gestionali:
1. La politica di lottizzazione, ovvero la scelta del criterio con cui reintegrare
l’esistenza dell’articolo;
2. La dimensione del lotto di produzione o di acquisto;
3. La scorta di sicurezza, che indica la quantità dell’articolo da mantenere a
scorta a titolo cautelativo, al fine di assicurare comunque la continuità
della gestione anche in presenza di eventi non pianificabili (variabilità della
domanda o del consumo, del tempo di approvvigionamento, fermi degli impianti
ecc.);
4. I lead time di produzione o di acquisto, che segnalano il tempo
intercorrente tra il rilascio dell’ordine di produzione o di acquisto e il
momento in cui l’articolo è disponibile per l’impiego;
5. Il codice dei reparti di produzione alternativi o dei fornitori in albo che sono
potenzialmente interessati al processo di esplosione dei fabbisogni relativi
all’articolo.
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Dati di natura contabile
Dati di natura contabile:
1. Il magazzino presso il quale l’articolo viene gestito a
scorta;
2. Il prezzo o il costo standard dell’articolo, per la
determinazione di certe configurazioni di contabilità industriale;
3. Il centro di costo presso cui viene realizzato l’articolo o lo
stesso è caricato contabilmente
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Archivio strutture (1)
L’archivio strutture contiene tutte le informazioni riguardanti
l’architettura del prodotto in funzione dei legami tra i singoli item
che lo compongono. I principali dati presenti sono:
•Il coefficiente di impiego, che esprime le quantità del codice di
livello inferiore necessarie per realizzare un unità del codice di livello
immediatamente superiore;
•Il livello, che esprime la posizione del componente all’interno della
struttura. Per convenzione, il livello assume valore zero nel caso di un
prodotto finito, fino a giungere al valore ennesimo per l’ultimo
componente;
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Archivio strutture (2)
•Il coefficiente di sfrido o di scarto di processo, che contabilizza l’extra-consumo
del componente di livello inferiore (“figlio”) dovuto a scarti di lavorazione relativi allo
specifico montaggio sul codice di livello superiore (“padre”); in caso di lavorazioni
sulle materie prime, il coefficiente viene impiegato per tenere in considerazione
eventuali sfridi tecnologici non eliminabili;
•Le condizioni di validità del legame, che permettono di definire i presupposti che
rendono attivo un legame tra due codici all’interno di una o più distinte base. Si
può specificare che un legame di distinta sia valido per un intervallo di date (dal
01/01/2000 al 31/12/2000), per un livello di revisione (dalla revisione A alla revisione
C), per un numero di lotto o per un intervallo di codici di serie (da 100100 a
100900);
•Il termine di correzione del lead time, che permette di modificare il lead time
pianificato per l’articolo al fine di determinare, in funzione dell’effettivo processo di
assemblaggio, la data al più tardi in cui è possibile rilasciare l’ordine di produzione o
di acquisto.
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Esempio di distinta base
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I CICLI DI PRODUZIONE
I cicli di produzione descrivono i procedimenti di fabbricazione dei
prodotti attraverso la definizione della sequenza delle operazioni (metodo),
delle risorse necessarie (centri di lavoro, utensili, attrezzature ecc.)e dei
tempi (tempi di ciclo) richiesti per ciascuna operazione.
I dati contenuti nei cicli rispondono a due principali finalità:
•Fornire istruzioni dettagliate agli operatori che eseguono le attività di
fabbricazione e di montaggio;
•Fornire ad altre funzioni aziendali (in primis pianificazione e contabilità
industriale) i dati che specificano quali risorse sono utilizzate e in quali
quantità (ai fini, rispettivamente, della programmazione ex-ante delle risorse da
destinare al processo produttivo e della valutazione ex-post delle riorse
effettivamente impiegate).
I dati contenuti in un ciclo di produzione possono essere suddivisi in:
•Dati di testata, che si riferiscono al ciclo nella sua globalità;
•Dati di livello, che riguardano le singole fasi previste.
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I DATI DI TESTATA
In relazione a tale insieme si considerano:
• Dati descrittivi e di identificazione del ciclo;
• Dati sulla natura del ciclo (ad esempio, ciclo standard, ciclo alternativo, ciclo
collegato a una modifica tecnica);
• Dati della parte o del prodotto a cui il ciclo si riferisce;
• Dati relativi al disegno/schema/part program di riferimento;
• Dati di riferimento all’attività di servizio tempi e metodi che ha generato il
ciclo (data di definizione del ciclo, identificazione del tecnico responsabile ecc.)
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I DATI DI LIVELLO (1)
A livello della singola operazione vengono gestiti:
•
Dati descrittivi e di identificazione dell’operazione (numero di
sequenza, codice del tipo di operazione,indicazione se operazione
base o alternativa);
•
Dati sulla natura dell’operazione (ad esempio, diretta, ausiliaria,
di set up);
•
Le istruzioni operative per ciascuna operazione a cui si
aggiungono i piani di controllo per le operazioni soggette
alla verifica di qualità;
•
Dati di identificazione del centro o della postazione
principale di lavoro;
•
Elenco dei centri/postazioni alternative;
•
Dati di identificazione dei materiali, degli utensili e delle
attrezzature;
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I DATI DI LIVELLO (2)
Dati di tempo che specificano l’impiego dei mezzi di
produzione;
Dati per la pianificazione.
I dati di tempo sono normalmente suddivisi tra:
Tempi di esecuzione (tempo macchina e/o tempo di
manodopera richiesto per produrre un’unità);
Tempi di preparazione della macchina o dell’impianto per
eseguire la specifica operazione (tempi di attrezzaggio o set up).
L’impossibilità a priori di definire un tempo di set up standard comporta
l’inserimento nel ciclo di un tempo medio, valutando adeguatamente, se
possibile, la frequenza con cui si verificano le condizioni più anomale.
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I CENTRI DI LAVORO (1)
I centri di lavoro sono rappresentati da un insieme di risorse omogenee
che eseguono un’operazione od un’attività specifica.
Il centro può essere rappresentato:
• da una singola macchina utensile (tornio a controllo numerico),
• da un gruppo di macchine simili (reparto torni),
• da una linea di assemblaggio,
• da un singolo operatore o da un team di lavoro.
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I CENTRI DI LAVORO (2)
I dati elementari archiviati all’interno dell’anagrafica centri di lavoro sono
generalmente rappresentati da:
• Dati descrittivi e di identificazione del centro di lavoro;
• Dati di disponibilità del centro, in funzione del calendario lavorativo che
prevede un determinato numero di giorni, di turni e di ore per periodo;
• Dati medi di utilizzo e di efficienza del centro;
• Dati di costo orario, distinto solitamente tra costo macchina, costo di manodopera e costo di
attività ausiliarie di set up. È importante che il costo orario sia espressione dell’assorbimento di risorse
omogenee, ovvero sia calcolato in relazione a macchine simili da un punto di vista della produttività e dei
costi di gestione;
• Dati sulle macchine che costituiscono il centro,
nel caso in cui quest’ultimo sia
costituito da più unità produttive che sono oggetto singolarmente delle attività di schedulazione. In questo
caso, per ogni unità si predispone un calendario di disponibilità che può essere gestito per eccezioni
rispetto a quello del centro;
•Dati sui singoli operatori o tecnici operanti nel centro,
qualora si desideri
alimentare procedure di contabilità industriale o di gestione amministrativa del personale.
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I SOTTOSISTEMI INFORMATIVI
AMMINISTRATIVI
I sottosistemi più frequentemente utilizzati sono:
•Sottosistema del PERSONALE;
•Sottosistema del DEBITO;
•Sottosistema del CREDITO;
•Sottosistema MAGAZZINO;
•Sottosistema CONTRATTI;
•Sottosistema IMMOBILIZZAZIONI;
•Sottosistema BANCHE;
•DATABASE AMMINISTRATIVO.
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IL SOTTOSISTEMA DEL PERSONALE
Dal sottosistema paghe e contributi evoluto al fine di elaborare i costi
standard per mansione e i corrispondenti costi consuntivi, vengono forniti gli
input di prima nota a:
Conti comuni stipendi, salari contributi e conti debiti verso dipendenti, quota
di trattamento di fine rapporto, liquidazione;
Conti gestionali accesi a costi consuntivi per categoria (operai,
impiegati, dirigenti, ecc.);
Conti gestionali accesi a costi standard per mansione, ricavabili in
automatico dal sottosistema di rilevazione delle presenze e dall’archivio costi
standard orari e mensili;
Flussi di uscita per stipendi a dipendenti, contributi a enti di previdenza, per
liquidazioni, da imputare nelle scadenze differenziate alla contabilità finanziaria;
Tale sottosistema provvede alla elaborazione degli output fiscali e degli output del sistema
retributivo, quali cedolini paga, i modelli per gli istituti previdenziali, ecc.
Nell’ambito degli output specifici del sottosistema personale si possono individuare le statistiche
tipiche del personale, quali le presenze (in ore o presenze), l’assenteismo, lo straordinario.
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IL SOTTOSISTEMA DEL DEBITO (1)
Raccoglie il flusso informativo relativo al processo che va dal momento
della richiesta d’acquisto al momento finale di pagamento ai fornitori.
Il sottosistema del debito si articola nelle seguenti fasi:
Emissione della richiesta d’acquisto da parte del centro
utilizzatore, comprensiva del codice del prodotto/prestazione acquistato (a cui è collegato
uno specifico conto) e delle quantità da acquistare, dei tempi di consegna e dell’eventuale codice
di commessa;
Emissione dell’ordine da parte dell’ufficio acquisti,
che, ricevuta la
richiesta d’acquisto, inserisce il fornitore e il prezzo d’ordine; in alcuni casi, a seconda del grado di
decentramento amministrativo, le richieste d’acquisto e d’ordine vengono effettuate entrambe
dall’ufficio acquisti o dall’ufficio richiedente; inoltre, in alcuni casi, viene richiesta
l’autorizzazione del controllo di gestione che verifica la compatibilità con il
budget del centro richiedente.
Inserimento della bolla di accompagnamento o della nota di
eseguito lavoro nel sottosistema da parte del responsabile del magazzino, con conseguente
controllo automatico con le quantità previste nell’ordine;
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IL SOTTOSISTEMA DEL DEBITO (2)
Inserimento degli estremi della fattura
(numero e data) da parte della
contabilità fornitori con conferma automatica del prezzo e contabilizzazione se la fattura è
identica all’ordine, oppure con sospensione della contabilizzazione (o del solo pagamento) se la
fattura è difforme dall’ordine e conseguente ulteriore richiesta di autorizzazione da parte del
centro emittente o dell’ufficio acquisti;
Scadenziamento del pagamento alla data prevista
con autorizzazione
del pagamento da parte del responsabile della tesoreria o finanziario;
Emissione automatica dei documenti di pagamento
da parte degli
uffici finanziari.
Nel sistema amministrativo vengono automaticamente trasferiti:
Le prime note relative alle fatture contabilizzate con conto, centro
di responsabilità, commessa;
Le prime note relative agli ordini di cui è pervenuta la bolla di
consegna o la nota di eseguito ma non la fattura; nel corso d’anno vengono
contabilizzate solo nel sistema gestionale sottoforma di ratei passivi o di fatture da ricevere.
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IL SOTTOSISTEMA DEL CREDITO (1)
Tale sottosistema raccoglie il flusso informativo
relativo al processo che va dall’ordine all’incasso
del credito. Esso si articola in due sottosistemi
integrati:
Sottosistema di FATTURAZIONE,
Sottosistema CLIENTI
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IL SOTTOSISTEMA DEL CREDITO (2)
SOTTOSISTEMA DI FATTURAZIONE:
il flusso di prime note nasce dal sistema degli ordini da clienti, ove
vi sono, come già visto per il sottosistema del debito, tutti gli input per la
successiva fatturazione, contabilizzazione ed incasso.
Il sistema ordini può essere direttamente automatizzato presso gli
agenti con piccoli computer portatili.
Dal sistema degli ordini derivano infatti le date di prevista consegna, il
codice dei prodotti, le quantità, il centro di profitto a cui corrisponde
la vendita, l’area strategica d’affari, il codice cliente, le condizioni di
pagamento, la banca d’appoggio, ecc.
Al momento della consegna della merce si passa dal sottosistema degli
ordini al sottosistema della fatturazione che emette le fatture, le
ricevute bancarie o simili, e movimenta il sottosistema del magazzino
con le relative bolle di consegna.
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IL SOTTOSISTEMA DEL CREDITO (1)
SOTTOSISTEMA CLIENTI:
emessa la fattura, le informazioni passano al sottosistema
clienti che provvede a ad emettere i documenti per l’incasso,
registrare la posizione del singolo cliente, emettere dei solleciti di
pagamento e così via.
Il sottosistema fatturazione e clienti confluiscono nel sistema
amministrativo con prime note che riportano il conto, il centro
di responsabilità, il prodotto, il canale, i flussi in entrata ecc.
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IL SOTTOSISTEMA MAGAZZINO
Tale sottosistema si articola in due sottosistemi integrati:
Sottosistema MAGAZZINO MATERIE PRIME,
Sottosistema MAGAZZINO PRODOTTI FINITI.
SOTTOSISTEMA MAGAZZINO MATERIE PRIME:
interfaccia il sottosistema del debito a cui trasmette le quantità entrate
rilevate dalle bolle di accompagnamento e da cui riprende i valori per la
valorizzazione a costi consuntivi.
Al sistema amministrativo trasmette:
Le prime note gestionali relative ai movimenti in entrata e in uscita dal
magazzino, valorizzate a costi standard, con il centro di responsabilità e la
commessa relativa ai prelievi;
La prima nota civilistica relativa alle rimanenze finali valorizzate a
costo consuntivo LIFO o FIFO.
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IL SOTTOSISTEMA MAGAZZINO
SOTTOSISTEMA MAGAZZINO PRODOTTI FINITI:
fornisce al sottosistema di fatturazione attiva le quantità uscite con il
relativo documento di trasporto.
Al sistema amministrativo trasmette:
Le prime note gestionali relative alla produzione versata a
magazzino valorizzata a costo standard;
Le prime note gestionali relative alle quantità di prodotto uscite
(costo del venduto), valorizzate a costo standard, con il relativo centro di
responsabilità, prodotto, canale, ecc.;
Le prime note gestionali relative alle altre entrate e uscite da
magazzino per diverse causali, valorizzate a costo standard;
Le prime note civilistiche relative alle rimanenze finali valorizzate a
costo consuntivo LIFO o FIFO.
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IL SOTTOSISTEMA CONTRATTI
Molte prestazioni e costi per godimento di beni di terzi sono
sottoposte ad un contratto annuale o pluriennale che prevede il
pagamento con scadenze differenziate, ma la cui competenza
deve essere rilevata mensilmente nel sistema gestionale (ad
esempio, affitti, canoni di leasing ecc.)
Può essere opportuno rilevare le informazioni in un sottosistema
contratti, che:
Trasferisce al sistema del debito le informazioni per la
contabilizzazione e il pagamento delle prestazioni, con
produzione di prime note comuni al sistema amministrativo;
Trasferisce automaticamente al sistema amministrativo le prime
note gestionali per alimentare i ratei o i risconti gestionali, con
relativo centro di responsabilità e commessa.
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IL SOTTOSISTEMA IMMOBILIZZAZIONI
Riceve le informazioni dal sottosistema del debito relative ai cespiti acquistati e
dal sottosistema della produzione relative alla produzione interna (o impianti in
economia).
Il sottosistema è strutturato per matricola, a cui corrisponde un conto relativo alla
tipologia dell’immobilizzazione, e per centro di responsabilità, in cui è fisicamente
allocata l’immobilizzazione.
Per ogni cespite vengono rilevati: il costo originario, il piano di ammortamento, il
fondo ammortamento, oltre che informazioni statistiche utilizzabili per la
manutenzione programmata.
Il sottosistema immobilizzazioni produce flussi informativi verso il sistema
amministrativo mediante:
Prime note comuni relative ai costi originari;
Prime note civilistiche relative agi ammortamenti e ai fondi ammortamento
civilistici;
Prime note gestionali relative agli ammortamenti ed ai fondi ammortamento
gestionali, con relativo centro di responsabilità.
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IL SOTTOSISTEMA BANCHE
Rileva tutte le informazioni relative alle banche, nel
momento stesso in cui l’impresa ne viene a conoscenza, a
prescindere dalle contabili bancarie.
La rilevazione avviene per singolo conto e per data
valuta, in modo da conoscere l’esatta posizione alla data e da
poter controllare gli interessi applicati, mediante la verifica
con l’estratto conto.
Il sottosistema banche produce prime note verso il
sistema amministrativo relative a:
contabili pervenute con scarico delle contropartite;
 costi e interessi bancari, con il corrispondente centro
di responsabilità (solitamente un apposito centro denominato “Gestione
finanziaria”)
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IL DATABASE AMMINISTRATIVO
I flussi amministrativi derivanti dai sottosistemi amministrativi prima di
entrare nel database amministrativo vengono codificati in relazione ai
molteplici utilizzi amministrativi con cui vengono utilizzate le
informazioni.
I sistemi di codifica sono rappresentati dai piani dei conti, piani
dei centri di responsabilità, piano delle attività, piano delle
commesse, piano dei prodotti, piano dei canali, ecc.
In tal modo le informazioni così transcodificate entrano nel database
amministrativo sotto forma di prima nota automatizzata in quanto
ripresa automaticamente dal sottosistema informativo.
La prima nota si presenta sotto forma di un record del sistema informativo con
specifici campi detti “segment” in cui si inseriscono le seguenti informazioni: conto,
dare/avere, valore, codice intercompany, codice valuta, centro di responsabilità,
commessa, attività, prodotto, canale, mercato, cliente, brand, ecc.
Le informazioni così predisposte vengono automaticamente riprese nei
due sistemi di output: la CONTABILITÀ GENERALE e la
CONTABILITÀ GESTIONALE
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