FEA: ATTIVAZIONE DIVISIONE FONSAI
Condivisione con GdL Agenti FonSai
Giovedì 23 luglio 2015
AGENDA DELL’INCONTRO
Attivazione FEA su Divisione FonSai
1. Introduzione alla FEA: caratteristiche tecniche, impatti e benefici
2. Condivisione perimetro operativo FEA: prodotti, movimentazioni e gestione
documentale
3. Approfondimento processo operativo FEA in Agenzia e principali funzionalità
(anche con Demo)
4. Condivisione funzionalità evolutive da sviluppare insieme ai GdL Agenti
5. Supporto operativo alle Agenzie
6. Prossimi passi
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PRINCIPALI CARATTERISTICHE TECNICHE
Cos'è la FEA?
La FEA (Firma Elettronica Avanzata) è un'innovativa procedura messa a punto da UnipolSai che consente l'emissione
dei contratti assicurativi in formato elettronico dematerializzato mediante l'utilizzo di una tavoletta elettronica (PAD)
• Non si tratta di inserire solo l’immagine della firma nel documento:
–
I dati grafometrici (tratto, velocità, pressione, ecc.) sono cifrati e inseriti nel documento PDF
–
Il documento è reso “non modificabile” firmandolo digitalmente con un certificato di UnipolSai
–
Meccanismi di sicurezza (cifratura, ecc.) garantiscono la protezione dei dati del firmatario
–
In caso di contestazione, si procede al confronto con un perito (come per una firma
autografa)
• Il documento elettronico firmato con FEA:
–
Sostituisce quello cartaceo
–
E’ archiviato in Conservazione Sostitutiva (valida ai fini di legge) presso la
Certification Authority di Telecom Italia
–
E’ conservato (senza dati grafometrici) nei sistemi operazionali della
Compagnia (documentale)
–
E’ inviato per mail al Cliente (è comunque sempre possibile stampare una
copia per il Cliente)
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PRINCIPALI IMPATTI E BENEFICI
Come funziona?
• La FEA non modifica l’attuale processo
operativo standard, ma si interpone solo
nella raccolta delle firme e dei documenti in
digitale
• Elimina la necessità di archiviare le polizze in
formato cartaceo
• Un ente preposto esterno garantisce la
conservazione sicura dei dati
• Offre una tutela superiore contro le frodi
• Riduce la produzione di documenti cartacei
ed è eco-sostenibile
Consente di ottimizzare i tempi di emissione ed il processo di gestione e conservazione della polizza
(ed i relativi costi) consentendone una gestione conforme con le nuova normativa
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PERIMETRO OPERATIVO COPERTO DA FEA
Dettaglio prodotti, movimentazioni e documentazione
Ambito e dettaglio prodotti
Auto
RE
(listino
unificato)
Prodotti
Cloni
Doc. nativa FEA
Doc. allegabile
• Totalità dei prodotti
• Salute - invalidità (1261), spese mediche
(1262), ricovero (1263)
• Professione (2227) - ing. & arch. (2229)
• Impresa (3222)
• Commercio (4226)
• Totalità delle
• Condominio (7260)
movimentazioni
• Infortuni (1201) - Inf. circolazione (1203)
(es. emissione,
• Casa (7261)
quietanzamento,
• Smart (1202, 3223, 7262)
variazione,
• Totalità dei prodotti
sostituzione)
• Totalità dei prodotti
Prodotti
Bidoni
Movimentazioni
• Fase di adesione
cliente a FEA:
- privacy FEA
- condizioni
generali servizio
- scheda tecnica
- modulo adesione
- copia documento
identità cliente
• Possibilità di
allegare
documentazione
tipizzata:
- fase di emissione
(prevede invio in
email a cliente)
- successiva a
• Fase di emissione:
emissione
- contratto
(es. 7B pluri,
- adeguatezza
ADR, OCTO,
- modello 9363
Finitalia, altro/
(atto di notorietà)
generale)
- 7B (escluso pluri)
Normativa e procedure gestione documentale: da
stabilire tavolo di lavoro
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FASI FEA NEL PROCESSO OPERATIVO STANDARD
Fasi FEA
Fasi standard no FEA
Fasi “extra processo”
Macro pcs standard
Fasi FEA e descrizione
Incontro
Cliente e negoziazione
1
Adesione cliente a
FEA
Preparazione ed
emissione
polizza
2
Raccolta firme e
documenti
Incasso
3
Sigillo polizza
• Proposta di adesione del Cliente
alla FEA (anche post
preparazione polizza, ove
eventualmente non già raccolta una sola volta per cliente)
• Compilazione digitale 7AB e
adeguatezza
• Inserimento firme utente e Cliente
in logica sequenziale
• Acquisizione con scanner o via file
di allegati di polizza
• Sigillo delle firme e della
documentazione raccolta tramite
funzione “Sigilla” e invio della
polizza al Cliente via email
• La FEA non
modifica l’attuale
processo
operativo
standard, ma si
interpone solo
nella raccolta
delle firme e dei
documenti in
digitale
Consultazione polizze
e allegati / inserimento
ulteriori allegati
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1
DETTAGLIO FASI FEA: MODALITA’ DI RACCOLTA
ADESIONE CLIENTE A FEA
Modalità di raccolta adesione e descrizione
I
Adesione Cliente
anticipata
• L’adesione Cliente è raccolta
alla prima occasione di contatto
e utilizzata per l’emissione in
momento successivo
Adesione Cliente
contestuale
• L’adesione Cliente è raccolta
subito prima di procedere con
la preparazione e l’emissione
della polizza
Adesione Cliente
posticipata
• L’adesione Cliente è raccolta
dopo aver preparato e
“sospeso” la polizza in attesa
dell’emissione
II
III
Fasi FEA
Fasi standard no FEA
Schema processo (fino ad emissione)
Incontro
Cliente e
negoziazione
Incontro cliente
Adesione
Cliente FEA
Incontro Cliente
e negoziazione
Adesione
Cliente FEA
Preparazione
ed
emissione
polizza
Preparazione
polizza e
“sospensione”
Incontro
Cliente e
negoziazione
Adesione
Cliente FEA
Preparazione
ed
emissione
polizza
Emissione
polizza
7
2
DETTAGLIO FASI FEA: RACCOLTA FIRME E DOCUMENTI
Principali attività
Descrizione operativa e funzionalità
A
• Compilazione a video/ logica digitale di adeguatezza
e modello 7AB (per plurimandatari gestibile
attraverso funzionalità di allega documenti “tipizzati”
in fase di acquisizione documenti)
Compilazione
digitale 7AB e
adeguatezza
B
Inserimento
firme utente e
Cliente
C
• Inserimento firme su pad in logica sequenziale (prima
utente e poi cliente) e apposizione automatica nelle
relative sezioni della documentazione (unica copia)
• Visualizzazione su pad FEA dei dettagli informativi
• Acquisizione tipizzata con scanner o via file/ funzione
“sfoglia” da PC dei relativi allegati di polizza (es.
Acquisizione
ADR, libretto auto, tessere convenzioni, 7B pluri)
allegati di polizza
• Possibile acquisizione anche in momento successivo
al sigillo della polizza (nessun invio su email cliente)
• Tra le singole fasi
è sempre
possibile
sospendere
l’operatività e
riprenderla
successivamente
(durata firme
Cliente max 5
giorni)
• E’ possibile
stampare una
bozza del
contratto prima
dell’avvio operativo
di fase A
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3
DETTAGLIO FASI FEA: SIGILLO POLIZZA
Principali attività
Descrizione operativa e funzionalità
• Necessita il completamento delle attività relative ai
processi precedenti (es. verifica correttezza dati
compilati come anagrafica cliente, incasso a buon
fine, corretta apertura linea di credito Finitalia)
Sigillo di firme e
documentazione,
invio della polizza in
conservazione, nel
documentale di
Compagnia “filenet”
e via email a Cliente
• Permette attraverso sospensione di gestire l’incasso
sia direttamente a utente che presso cassa centrale
• Consente di allegare successivamente eventuale
documentazione di polizza (nessun invio a email
cliente)
• Possibile gestione copia cartacea della polizza/ non
solo invio via email (non necessaria archiviazione)
• Rappresenta
l’atto definitivo
che chiude il
processo di
emissione con
FEA
• Esclusione possibilità di annullamento della polizza
e gestione del solo storno (invio in conservazione e
a email cliente)
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DEMO FEA: PRINCIPALI FASI E CONTENUTI
Fasi processo
Preparazione polizza
Fasi FEA
Fasi standard no FEA
Contenuti e funzionalità oggetto della Demo
• Preparazione polizza da Essig coerentemente con le modalità
attuali (es. sostituzioni e variazioni) e sospensione in attesa di
incontro con cliente
• -
Incontro cliente
Adesione cliente a FEA
Emissione
polizza
Raccolta firme e
documenti
Incasso
Sigillo polizza
• Logiche di richiamo funzionalità di adesione cliente a FEA post
preparazione/ sospensione polizza
• Gestione adesione cliente a FEA
• Gestione moduli 7B e adeguatezza in logica digitale/
“autocomposizione”
• Demo effettuata
attraverso attuale
infrastruttura IT
di Agenzia
• Fasi sequenziali firma utenti/ clienti
• Visualizzazione su pad FEA dei dettagli informativi
• Allega documenti tipizzati e associati a polizza in logica singola
• Logiche di gestione processo pagamento con modalità “diretta a
utente” o “indiretta in cassa”
• Alert per completamento prima di fase “sigillo”
• Invio email a Cliente polizza e allegati di polizza
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PRINCIPALI FUNZIONALITA’ EVOLUTIVE
Individuate a partire dalla condivisione con GdL Agenti Unipol e dall’Osservatorio DSI su
utilizzo e gestione FEA
Ambiti di funzionalità
Stato Avanzamento Lavori
A
Tecniche e prodotti
B
Gestionali
Pianificate in logica evolutiva e da
sviluppare insieme ai GdL Agenti
Unipol e FonSai
C
Usabilità
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DETTAGLIO FUNZIONALITA’ EVOLUTIVE INDIVIDUATE
Ambito F.tà Principali funzionalità evolutive da pianificare
A
Tecniche e
prodotti
• Completamento listino prodotti Danni
• Avvio rilascio prodotti Vita (da definire piano)
• Apposizione automatica firma Agenti/ Procuratore
B
• Inserimento del fascicolo informativo nell’email inviata al cliente
insieme ai documenti di polizza
• Inserimento notifica al cliente via email dell'avvenuto storno polizza
Gestionali
• Integrazione processo di gestione Finitalia
• Introduzione di "sigillo" intermedio opzionale, che abbia la funzione di:
sospendere il processo, stampare riepilogo garanzie, mandare a fase di
incasso, tornare da incasso ad apposizione di data e firma pagamento
prima del sigillo, sigillare direttamente seguendo l'attuale processo
• Da sviluppare
insieme ai GdL
Agenti Unipol e
FonSai
• Inserimento in fase di emissione in ESSIG dell’evidenza dei prodotti
disponibili in FEA
C
• Riduzione numero firme intermediario (una sola per tutti i campi)
Usabilità
• Inserimento obbligo di compilazione intermediario nella sezione finale
del modulo di adeguatezza (flag collaboratore/ subagente/ agente)
• Compilazione del campo data incasso premio una sola volta nel caso
in cui nel contratto sia presente anche il modulo Unibox
• Visualizzazione importo premio sul PAD FEA
• Valutazione semplificazione del processo di delega
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SUPPORTO ALLE AGENZIE: APPROCCIO
Principali elementi di supporto
• Manuale di dettaglio operativo utente e semplificato “on-line”
• Formazione utenti coerentemente con le attuali modalità
• Materiale di comunicazione a Cliente/ su punto di vendita
• Supporto al rollout su Rete Agenziale: da valutare post pilota su Agenzie
selezionate
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PROSSIMI PASSI
Principali prossimi passi a breve
• In corso verifica su Agenzie Unipol (completamento entro 15/09)
• Pilota su Agenzie FonSai selezionate (da 15/09 a 31/10)
• Condivisione esiti attività pilota con GdL Agenti FonSai e avvio rollout (da
novembre)
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