Sistemi Informativi
di Ateneo
DIDATWEB PORTALE DOCENTI
PORTALE DELLA DIDATTICA
Verbalizzazione on-line degli esami
Manuale utente
Redatto da:
Ing. Roberto Barbiera
Data di redazione:
Gennaio 2013
Ing. Vincenzo Mulia
Approvato da:
Dott.sa Maria Cristina Lorenzini Data di approvazione: Gennaio 2013
N.ro versione : 1.0
Protocollo:
Distribuzione : Interna
Codice:
IMMA2013_MU_Portale_Docenti_Verbale_online_10.doc
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Settore Programmazione e Sviluppo
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DIDATWEB PORTALE DOCENTI
SOMMARIO
1.
2.
GENERALITA’....................................................................................................................................... 3
1.1 Storia delle modifiche ................................................................................................................. 3
1.2 Scopo del documento ................................................................................................................. 3
1.3 Definizioni e abbreviazioni ......................................................................................................... 3
APPELLI ED ESAMI ............................................................................................................................ 4
2.1 Ricerca appelli ............................................................................................................................. 4
2.2 Dettaglio appello.......................................................................................................................... 6
2.2.1 Richiesta modifica appello ................................................................................................... 7
2.2.2 Creazione del verbale .......................................................................................................... 8
2.3 Gestione del verbale ................................................................................................................... 9
2.3.1 Inserimento di un membro in commissione ....................................................................... 10
2.3.2 Inserimento di uno studente nel verbale............................................................................ 10
2.4 Dettaglio esame e firma dello studente................................................................................... 11
2.5 Dettaglio esame studente con OFA......................................................................................... 12
2.6 Chiusura verbale e firma della commissione ......................................................................... 13
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Modello: UNIPA_DOC_Template_12
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1.
1.1
GENERALITA’
Storia delle modifiche
Versione
1.0
1.2
DIDATWEB PORTALE DOCENTI
Data
10 Gennaio 2013
Note
Prima versione
Scopo del documento
Scopo del presente documento è fornire un manuale relativo ai processi e alle funzionalità che riguardano la
gestione della didattica e la verbalizzazione on-line degli esami.
1.3
Definizioni e abbreviazioni
UNIPA
SIA
BACK-OFFICE
Università degli Studi Palermo
Sistemi Informativi di Ateneo
Funzionalità applicative messe a disposizione del personale di servizio di un Ente, di una Società o di una
Istituzione pubblica o privata
FRONT-OFFICE
Funzionalità applicative messe a disposizione degli utenti finali di un Ente, di una Società o di una Istituzione
pubblica o privata
IMMAWEB
Portale Studenti UNIPA. E’ un portale web, realizzato e gestito dal S.I.A. - Settore Programmazione e Sviluppo,
che si caratterizza come contenitore di servizi, fruibili attraverso internet dagli studenti dell’Università degli Studi di
Palermo per la gestione della propria carriera universitaria.
IMMAWEB
BACK- E' un portale web, realizzato e gestito dal S.I.A. - Settore Programmazione e Sviluppo, disponibile nella intranet di
OFFICE
Ateneo per il trattamento dei processi amministrativi correlati alle carriere universitarie degli studenti. Insiste
sull’archivio dati GEDAS e sostituisce l’applicazione GEDAS per alcuni processi amministrativi.
PORTALE DOCENTI
E’ un insieme di funzioni di tipo gestionale a disposizione dei docenti all’interno di un’area web riservata, protetta
da username e password
Archivio dati GEDAS
Archivio dati informatico ufficiale delle carriere degli studenti dell’Università degli Studi di Palermo
Applicazione GEDAS
Applicazione informatica, realizzata e gestita da KION, per il trattamento di alcuni processi amministrativi correlati
alle carriere universitarie degli studenti.
V.O.
Vecchio Ordinamento dell’Università degli Studi di Palermo previgente la riforma del 1999
D.M. 509/99
Decreto Ministeriale di riforma universitaria che prevede l’introduzione del percorso formativo 3+2
D.M. 270/04
Ultimo Decreto Ministeriale di riforma universitaria
CCS
Consiglio di Corso di Studio
CFU
Credito Formativo Universitario
LT
Laurea Triennale
LM
Laurea Magistrale
LS
Laurea Specialistica
Tabella 1 - Definizioni e abbreviazioni
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2.
2.1
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APPELLI ED ESAMI
Ricerca appelli
La pagina "Appelli ed Esami" consente di ricercare gli appelli creati dagli incaricati di facoltà. Per ogni appello
sarà possibile visualizzare gli insegnamenti associati, gli studenti prenotati all'esame ed eventualmente avviare
la creazione di un verbale.
Dopo aver cliccato sul link della colonna sinistra (disponibile sotto il menu "Funzioni"), il sistema mostra
automaticamente gli appelli compresi nell'intervallo tra i 3 giorni precedenti e i 45 giorni successivi alla data
odierna. E' tuttavia possibile modificare i criteri di ricerca filtrando per anno accademico, sessione di esami e
per intervallo temporale. Per confermare i criteri di filtro è necessario cliccare sul pulsante "Cerca".
Il sistema mostra quindi gli insegnamenti, per i quali sono previsti gli appelli, raggruppati per giorno, indicando
anche il numero degli studenti prenotati.
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Premendo il tasto "Visualizza" si passa ad una pagina di dettaglio dell'appello, mentre tramite la pressione del
tasto "Richiesta creazione appello" è possibile segnalare agli incaricati di facoltà appelli non ancora censiti sul
sistema.
L'interfaccia di "Richiesta creazione appello" contiene tre campi che devono essere obbligatoriamente
valorizzati:
• Sessione
• Facoltà
• Data esame (in formato dd/MM/yyyy es. 01/06/2013)
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La pressione del tasto "Conferma" consente di formalizzare la creazione di un messaggio e-mail che conterrà la
richiesta di creazione appello, più eventuali note del docente. L'invio effettivo avverrà dopo la pressione del
tasto "Invia email".
2.2
Dettaglio appello
La pagina "Dettaglio appello", raggiungibile tramite il tasto "Visualizza", mostra il riepilogo dei dati di appello e
gli insegnamenti per i quali è possibile creare o visualizzare un verbale d'esame. La modifica dei dati di appello
è possibile solamente prima della data di esame. Il verbale relativo all'insegnamento non può essere creato
prima della data di esame. La data di esame può essere modificata solamente dagli incaricati di facoltà.
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2.2.1
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Richiesta modifica appello
E' possibile richiedere la modifica della data tramite la funzionalità "Richiesta di modifica appello":
Cliccando sul pulsante "Richiedi modifica appello", viene visualizzata la seguente scheda:
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Il docente può inserire nella sezione "Note del docente" ulteriori dettagli sulla motivazione del cambio data ed
una eventuale data da proporre. L'operazione viene confermata alla pressione del tasto "Invia email".
2.2.2
Creazione del verbale
A partire dal giorno dell'esame, il docente ha a disposizione nella schermata "Dettaglio appello" gli strumenti per
creare il verbale di ogni insegnamento.
Vengono visualizzati alcuni dati relativi all'esame: denominazione esatta dell'insegnamento e relativi cfu,
numero degli studenti prenotati e numero degli studenti prenotati che non sono stati ancora inseriti in verbale.
E' possibile quindi creare un nuovo verbale, premendo il pulsante "Crea verbale".
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Il dettaglio del verbale appena creato viene visualizzato sotto la riga corrispondente all'insegnamento.
E' possibile eliminare il verbale tramite il tasto "Elimina" oppure visualizzare ed editarne il contenuto tramite il
tasto "Visualizza".
2.3
Gestione del verbale
Questa pagina consente di inserire tutte le informazioni relative al verbale.
Il verbale risulta inizialmente in stato APERTO. E' possibile memorizzare i dati di verbale attraverso il pulsante
"Salva".
Quando il verbale è in stato APERTO, il docente provvede a registrare le informazioni relative ai singoli esami
sostenuti dagli studenti prenotati.
La pressione del pulsante "Salva" dopo l'inserimento del campo "Ora chiusura" provvede a registrare come
CHIUSO lo stato del verbale. La chiusura del verbale è possibile solo se tutti gli esami registrati sono stati
firmati dai singoli studenti tramite l'indicazione della password personale di accesso al Portale Studenti. La
chiusura del verbale genera un'anteprima del documento di verbale ed attiva le funzioni di firma elettronica.
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2.3.1
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Inserimento di un membro in commissione
E' possibile inoltre modificare, ad eccezione del Presidente, i membri della commissione d'esame. E' sufficiente
inserire nel campo "Seleziona il componente" il nome del nuovo componente. Analogamente è possibile
eliminare un componente tramite la pressione del tasto "Elimina" in corrispondenza del nome.
2.3.2
Inserimento di uno studente nel verbale
La sezione "Esami del verbale" contiene le informazioni relative ad ogni singolo studente che ha sostenuto
l'esame. Per inserire uno studente nel verbale, selezionarlo dalla relativa lista e premere il pulsante "Inserisci
nel verbale".
Comparirà quindi un messaggio informativo che indica l'avvenuto successo dell'operazione.
Sarà quindi possibile compilare il dettaglio relativo allo studente inserito cliccando il tasto "Visualizza".
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2.4
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Dettaglio esame e firma dello studente
La pagina "Dettaglio esame" consente di attribuire o visualizzare l'esito delle prova di esame. E' possibile
indicare l'esito della prova e procedere con le operazioni di salvataggio e/o chiusura esame. Per eliminare
l'esame dal verbale utilizzare il pulsante "Elimina dal verbale". Gli esami non firmati dagli studenti e che
rimangono pertanto in stato APERTO o CHIUSO non consentono la chiusura e la firma dell'intero verbale.
E' obbligatorio selezionare uno degli esiti disponibili dal menu a tendina. In caso di esame superato sarà
obbligatorio anche specificare la votazione scegliendo una tra quelle disponibili con eventuale indicazione della
lode.
E' possibile salvare lo stato dell'esame (tasto "Salva"), ovvero eliminarlo (tasto "Elimina dal verbale").
Il tasto "Chiudi esame" consente la chiusura delle operazioni relative all'esame. Dopo questa operazione
(seguita da questo messaggio informativo)
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lo studente potra' firmare il verbale.
Da notare che anche gli esami con esito "Rifiutato e "Ritirato" vanno firmati dallo studente o in alternativa
eliminati dal verbale attraverso il pulsante "Elimina dal verbale".
Occorre quindi inserire la password nel relativo campo "Password studente" e premere il pulsante "Firma
studente". Seguirà quindi un messaggio di conferma.
Il sistema visualizza nuovamente la pagina principale del verbale, nella quale si potrà notare l'avvenuto
inserimento dello studente con lo stato del relativo esame.
2.5
Dettaglio esame studente con OFA
Alcuni studenti possono avere l'obbligo di assolvere, contestualmente all'esame, anche degli Obblighi Formativi
Aggiuntivi (OFA) derivanti da carenze accertate nella prova di orientamento.
In questo caso la pagina "Dettaglio esame" permetterà, oltre all'inserimento dell'esito, anche di selezionare gli
OFA assolti dall'esaminando.
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2.6
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Chiusura verbale e firma della commissione
Quando tutti gli studenti sono stati inseriti, o quando si sono concluse le operazioni d'esame, è possibile
chiudere il verbale tramite il stato "Salva", avendo cura di compilare il campo "Ora chiusura".
La corretta chiusura è indicata dal seguente messaggio informativo:
Dopo aver chiuso il verbale il sistema renderà disponibili le sezioni per la firma dello stesso da parte dei
componenti della commissione e per il download di un'anteprima dello stesso in formato PDF.
E' comunque possibile riaprire il verbale tramite il tasto "Riapri verbale".
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Di seguito si mostra l'anteprima del verbale dell'esempio appena illustrato:
Per consolidare definitivamente il verbale occorre completare l'ultima operazione: la firma da parte dei
componenti della commissione. Ogni docente dovrà cliccare sul sul pulsante "Firma verbale" in corrispondenza
del proprio nome. Verrà visualizzata una pagina in cui sarà possibile completare le operazioni di firma.
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In questa pagina viene richiesto, per completare la firma, l'inserimento del codice pin del docente e di una OneTime Password (OTP) ottenuta tramite dispositivo elettronico o tramite SMS (da richiedere premendo il tasto
"Richiedi OTP via SMS"). Il processo di firma viene completato alla pressione del tasto "Firma Verbale".
Il sistema quindi effettua un reindirizzamento alla pagina principale del verbale, in cui si può notare come la
sezione relativa alla commissione sia stata aggiornata con le informazioni relative alla firma di uno dei
componenti.
E' da sottolineare il fatto che il verbale può essere riaperto, a condizione che esso sia stato firmato da meno di
due componenti. In caso di riapertura del verbale, lo stesso andrà nuovamente firmato anche dai i componenti
che avevano già effettuato la procedura di firma precedentemente.
La verbalizzazione e' considerata automaticamente conclusa quando almeno due componenti della
commissione hanno apportato la propria firma elettronica. Uno dei firmatari deve essere obbligatoriamente il
Presidente della Commissione.
Dopo la firma del Presidente, per segnalare la corretta conclusione delle operazioni di firma del verbale, viene
visualizzato il seguente messaggio:
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Quindi dopo la firma del Presidente e di almeno uno dei componenti, il verbale risulta correttamente chiuso e
firmato. Non è quindi possibile la firma per gli ulteriori componenti della commisione. Nel caso in cui più di un
componente (oltre al Presidente) desideri apporre la propria firma sul verbale, la stessa dovrà essere apposta
cronologicamente prima rispetto a quella del Presidente.
E' quindi possibile, attraverso il link "Download verbale firmato", scaricare il verbale autenticato in formato PDF.
All'apertura del file è possibile notare le informazioni relative alla firma dei componenti della commissione:
Analogamente la pagina relativa al dettaglio appello, visualizzerà nella sezione relativa ai verbali, l'avvenuta
chiusura delle operazioni.
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