ST 022
SPECIFICA
TECNICA
Rif: 7.5
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Servizio: Gestione Sale Riunioni
INDICE DELLA SPECIFICA
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7
SCOPO
APPLICABILITÀ
RIFERIMENTI
RESPONSABILITÀ
DESCRIZIONE DEL SERVIZIO
CRITICITA’, INDICATORI ED OBIETTIVI DEL SERVIZIO
ALLEGATI
REVISIONI
Data
Segnalazione
tipo di
modifica
Redazione
RFA MAN
01/09/2006
Verifica RSQ
Quaresima
Approvazione
DIR
Risoldi
Numero
0
PRIMA
EMISSIONE
Coppola
1
2
C:\SQ_MARCO_POLO\bozze da
approvare\Specifiche
tecniche\ST022 gestione Sale
Riunioni .doc
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5
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SPECIFICA
TECNICA
ST 022
Rif: 7.5
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Servizio: Gestione Sale Riunioni
1 Scopo
La presente specifica tecnica definisce le modalità operative, i compiti e le responsabilità stabilite
dalla Direzione Aziendale per l’erogazione del servizio di gestione delle sale riunioni presenti
nella sede di ACEA S.p.A: di Piazzale Ostiense, 2 (Roma).
2 APPLICABILITÀ
La presente specifica tecnica si applica alla Direzione Aziendale ed a tutto il Personale coinvolto
nell’attività di gestione delle sale riunioni per il cliente ACEA.
3 RIFERIMENTI
•
Manuale della Qualità Aziendale (Sez. 7.5 Produzione ed erogazione di servizi)
•
UNI EN ISO 9001 ed. 2000 req. 7.5
4 RESPONSABILITA ’
Vedi PRO 7.5 per le funzioni di:
- Responsabile Manutenzioni
- Addetto Operativo
5 DESCRIZIONE DEL SERVIZIO
La gestione operativa della preparazione Sale Riunioni prevede:
•
gestione delle prenotazioni e preparazione delle sale riunioni e di videoconferenza e di
predisposizione delle apparecchiature in dotazione
L’addetto provvede alla gestione delle Sale Riunioni site al nono piano del palazzo di ACEA
S.p.A. di P.le Ostiense, 2. Le due sale denominate come Sala Rossa e Sala Blu, sono gestite
relativamente alle modalità di accesso, alla pulizia ordinaria e alla disponibilità di mezzi
tecnologici.
Le sale riunione sono disponibili generalmente per tutte le Direzioni, quella Blu è però
prevalentemente riservata alle riunioni per le quali è previsto l’uso dell’impianto di
videoconferenza.
Le chiavi delle Sale sono in possesso soltanto della Sala Sicurezza.
La pulizia ordinaria delle sale avviene tutte le mattine intorno alle ore 8,00 con le seguenti
modalità:
• Un addetto alla vigilanza preleva dalla Sala Sicurezza le chiavi;
• Assiste alla pulizia accurata delle due sale e dei relativi androni da parte del personale delle
pulizie in servizio presso il nono piano;
• Segnala eventuali non conformità relative a situazioni di pulizia, guasti o altri problemi al
Responsabile con il modulo non conformità.
• Riconsegna le chiavi alla Sala Sicurezza.
• Se è necessario l’intervento del personale di pulizia tra una riunione e l’altra, lo richiede
telefonicamente.
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La richiesta dell’uso delle sale avviene tramite modulo informatico in rete aziendale,
appositamente creato.
In esso sono contenuti tutti i dati necessari per il buon coordinamento dell’evento.
Per consuetudine, salvo casi eccezionali, viene richiesto preventivamente dall’Ufficio
interessato il benestare alle Segreterie dell’Amministratore Delegato e del Presidente, che
hanno comunque diritto di prelazione su qualsiasi altra richiesta.
Qualora l’evento richieda l’uso della Teleconferenza (“disco volante” disponibile sia nella Sala
Rossa che nella Sala Blu), è necessaria la presenza di un tecnico della Centrale Telefonica che
deve essere preventivamente avvertito; qualora invece richieda l’uso della Videoconferenza,
dovrà essere richiesta la presenza del tecnico della Società titolare di un contratto di
assistenza, il quale dovrà garantire la sua presenza almeno due ore prima dell’inizio della
videoconferenza per le prove dell’impianto; lo stesso provvede al collegamento ed al presidio
durante tutto l’evento. Lo stesso tecnico, su espressa richiesta delle segreterie della Presidenza
e dell’Amministratore Delegato, deve essere presente durante tutte le sedute del Consiglio di
Amministrazione.
La richiesta del tecnico viene inoltrata a mezzo fax o e-mail alla Società titolare del contratto di
assistenza e al termine dell’evento verrà redatto un verbale firmato dal Responsabile del
servizio per attestazione dell’intervento.
In caso di guasti, danni o smarrimenti di attrezzature complementari (ad es. cavetti) il costo
dell’intervento di ripristino viene addebitato alla Unità, Funzione o altro che hanno richiesto
l’utilizzo della sala.
6 CRITICITÀ (INDICATORI)
ED OBIETTIVI DEL SERVIZIO
La criticità delle attività di gestione delle sale riunioni è quello di garantirne la disponibilità (sia dei
locali che delle infrastrutture) quando richiesto dal Cliente. La valutazione della correttezza del
servizio è nell’assenza di reclami da parte del Cliente ACEA.
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