La comunicazione scritta
La comunicazione scritta
Relazioni pubbliche e corporate communication 1
Emanuele Invernizzi, Stefania Romenti
Le competenze del business writer (1)
a. sviluppare capacità di sintesi
b. scrivere chiaro
c. trovare argomenti
d. organizzare la struttura del testo
e. cominciare
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Emanuele Invernizzi, Stefania Romenti
Le competenze del business writer (2)
f. argomentare
g. concludere
h. catturare e tenere viva l’attenzione del lettore
i. evitare i luoghi comuni
l. potenziare lo stile
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Emanuele Invernizzi, Stefania Romenti
a. Sviluppare capacità di sintesi
Forbici e colla
Scomporre, scegliere, eliminare l’inutile
e valorizzare il rimanente
L’architetto manifesta una preferenza per l’illuminazione alogena.
L’architetto preferisce l’illuminazione alogena.
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b. Scrivere chiaro
• periodi brevi
• periodi brevi, ma legati e fluidi
• espressioni dirette e concrete
• parole brevi, semplici e comuni
• forma attiva
• scrivere per punti
• non pensare solo agli addetti ai lavori
• sintesi!!!
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c. Trovare argomenti: il clustering
1) scrivi la parola chiave al centro del foglio
2) fai un cerchio intorno alla parola
3) fermati e rilassati
4) registra ogni pensiero in una parola, scrivilo,
cerchialo…
5) dai un ordine ai tuoi pensieri
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d. Organizzare la struttura del testo
L’ordine del sergente
L’ordine di Cicerone
• dico ciò che dirò
• exordium
• lo dico
• narratio e argumentatio
• dico ciò che ho detto
• peroratio
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e. Cominciare
L’inizio, come la fine,
sono le parti più delicate di un messaggio.
L’inizio è sempre legato all’aspettativa
e alla sensibilità del lettore
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f. Argomentare
Alcuni criteri per la distribuzione degli argomenti
nella parte centrale del testo:
•
•
•
•
•
•
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piramide rovesciata
deduzione
induzione
cronologia
problema/soluzione
con & pro
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g. Concludere
Nella conclusione, il richiamo, ma non la ripetizione,
può produrre tre effetti positivi:
• riduce i rischi di incomprensione
• aiuta a ricordare
• facilita la persuasione
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h. Catturare e tener viva l’attenzione del lettore
Superare la distrazione, la noia, la fretta del lettore
• reader focused writing
• you style? Oppure tu? Io? Noi? Si?
• Q&A: il potere del questioning
• teaser
• billboard style
Retorica: la ginnastica della lingua
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i. Evitare i luoghi comuni
“ Un luogo comune è semplicemente
una verità ripetuta fino al punto che
la gente si stufa di sentirla”
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l. Potenziare lo stile
Gli elementi caratterizzanti dello scrittore:
• write the way you speak
• rafforzare i paragrafi
• fluidificare le frasi
• parallelismi
• scrittura a “singhiozzo”
• nemici dello stile: rabbia, sarcasmo, fretta,
pignoleria, luoghi comuni...
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La lettera: come iniziare (1)
• porsi nei panni del destinatario
• dirgli ciò che noi vorremmo sentirci dire
• tono disteso, chiaro, comprensibile, attraente
• incontro personale: primo approccio
• telefonata: primi dieci secondi
• lettera: prime righe
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ANALOGIE
e
DIFFERENZE
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Emanuele Invernizzi, Stefania Romenti
La lettera: come iniziare (2)
No convenevoli “rompighiaccio”
• “in risposta alla pregiata vostra del…”
• “facendo seguito a…”
• “con riferimento al…”
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La lettera:
suscitare attenzione, interesse, consenso
•una breve citazione
•un’informazione molto incisiva
•una domanda che coinvolga subito il lettore
•un concetto nel quale egli si ritrovi subito
Ma nessuna soluzione standard!
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Emanuele Invernizzi, Stefania Romenti
La lettera: il corpo centrale
Catturata l’attenzione, non perdere tempo:
dichiarare l’obiettivo
 elencare i vantaggi per lui se fa
 evidenziare gli svantaggi per lui se non fa
 portare testimonianze
 garanzia “soddisfatti o rimborsati”
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Emanuele Invernizzi, Stefania Romenti
La lettera: conclusione, saluti, firma e P.S.
La conclusione: l’invito a fare
 dare tutte le indicazioni
 spingere ad agire subito!
 azione semplice, inequivocabile
 la firma
 il P.S. è tra le prime cose che si legge
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La circolare: la lingua
• frasi corte
• verbi nella forma attiva
• avverbi, aggettivi, circonlocuzioni
• più verbi che sostantivi
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La circolare: inizio e conclusione
inizio
 identificazione della fonte
 formula di cortesia
conclusione
 saluti e ringraziamenti
per l’attenzione prestata
 firma comprensibile,
estesa, con qualifica
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Il verbale di riunione
• il lavoro di gruppo
• riunioni: 20/50% del tempo-lavoro (manager)
• verbale: rilevanza strategica
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Il verbale di riunione: requisiti
 essenzialità: solo il necessario
 esaustività: tutto il necessario
 chiarezza e oggettività, senza interpretazioni
personali e fuorvianti
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La monografia aziendale (1)
È lo strumento di comunicazione più
istituzionale dell’impresa
target esterno: clienti, banche, investitori, comunità finanziaria
target interno: dipendenti e collaboratori
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La monografia aziendale (2)
È il biglietto da visita dell’impresa
risponde alle domande che il pubblico si
pone sull’organizzazione
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• chi è
• quando
• che cosa fa
• in che modo
• come lo fa
• per chi
• dove
• con chi
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La brochure, il dépliant, il leaflet
Pubblicazioni che descrivono
un prodotto o un servizio dell’azienda,
i punti di forza, le modalità d’uso.
La differenza tra questi tre strumenti
sta essenzialmente nel formato,
e quindi nel grado di approfondimento
dei contenuti.
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1. L’house organ
È un organo di informazione
aziendale di alto profilo,
rivolto a pubblici sia esterni che interni.
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2. La newsletter
News-letter: lettera di notizie
Strumento di comunicazione più agile,
veloce e tempestivo dell’house organ.
È rivolto a pubblici interni
ma soprattutto esterni.
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4. Le edizioni di prestigio
Sono pubblicazioni occasionali
di alto profilo,
che riguardano il settore in cui opera l’azienda
o argomenti di particolare interesse per l’impresa
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Scrivere o... disegnare?
calligrafia, fotografia, ecografia, tipografia, fonogramma,
telegramma, diagramma, istogramma, cardiogramma,
grammatica…grafica
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La grafica
Insieme di tecniche relative a:
• forma
• formato
• segni, immagini, spazi, colori
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Emanuele Invernizzi, Stefania Romenti
Il carattere o font
Un esempio di “graziato romano”: Times.
Questa riga è in Times.
Un “graziato egizio”: Courier.
Questa riga è in Courier.
Un altro esempio di “graziato egizio”: Rockwell.
Questa riga è scritta in Rockwell.
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Gli elementi del marchio
• logo
• simbolo
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La qualità del marchio
• semplice e chiaro
• attenzionale
• riconoscibile
• memorabile
• adeguato
• originale
• duttile
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Emanuele Invernizzi, Stefania Romenti
Il manuale di corporate identity (1)
Guida all’uso del marchio
in tutte le sue forme di comunicazione scritta
Guida al formato
di ogni strumento di comunicazione scritta.
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Emanuele Invernizzi, Stefania Romenti
Il manuale di corporate identity (2)
• carattere del marchio e proporzioni
• posizione nei vari formati
• fondi colorati
• area di rispetto
• usi particolari
• giochi grafici
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Emanuele Invernizzi, Stefania Romenti
Il manuale di corporate identity (3)
• cancelleria (stationery)
• letteratura aziendale
• sito internet
• packaging
• oggettistica promozionale
• segnaletica
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