LA FIGURA DELL'AUDITOR INTERNO
NEL SGQ 9004:2009
ANGELA ORABONA, Responsabile Polo Qualità di Napoli – USR per la Campania
“Nessun vento è buono per il marinaio
che non ha un porto dove andare”
Seneca
Il fenomeno delle certificazioni in Italia
• Aziende e siti produttivi certificati ISO 9001 in Italia
Il fenomeno delle certificazioni in Italia
• Numero di siti prod. e certificati per tipologia di norma (marzo 2012)
Norma
AVSQ MIA
BS OHSAS 18001:2007
ISO 27001:2005
ISO/IEC 20000-1:2005
OHSAS 18001:1999
UNI EN 9100:2005
UNI EN ISO 13485:2004
UNI EN ISO 14001:2004
• Fonte:
Accredia
UNI
EN ISO
3834:2006
UNI EN ISO 9001:2000
UNI EN ISO 9001:2008
TOTALE
Siti
Produttivi
Certificati
4
7068
20
233
2021
15652
1031
130492
156521
3
2781
3
164
1710
8976
870
90178
104685
Effetti della certificazione sul miglioramento
delle performance aziendali
• Effetti della certificazione ISO 9001 attraverso i dati di
bilancio
L’ACCREDITAMENTO
L’ACCREDITAMENTO E’ IL PROCESSO CHE
ACCERTA LA CAPACITA’ DELL’ORGANISMO
DI CERTIFICAZIONE E DEI LABORATORI DI
PROVA DI OPERARE IN MODO CORRETTO
E TRASPARENTE
 In
Italia, l’unico Ente di Accreditamento è
ACCREDIA, nato nel 2009 dalla fusione dei
precedenti Enti (SINAL e SINCERT).
 ACCREDIA valuta la competenza tecnica e
l'idoneità professionale degli operatori di
valutazione della conformità
(Laboratori e
Organismi), accertandone la conformità a regole
obbligatorie e norme volontarie, per assicurare il
valore e la credibilità delle certificazioni.
 ACCREDIA è un'associazione senza scopo di
lucro che opera sotto la vigilanza del Ministero
dello Sviluppo Economico.
 ACCREDIA
è quindi un soggetto privato
chiamato a svolgere un compito d’interesse
generale per la collettività, poiché esercita
un’attività “di autorità pubblica”.

ACCREDIA è parte di un più vasto network che riunisce gli enti di
accreditamento in Europa e nel mondo.

È membro di EA - European Cooperation for Accreditation, IAF International Accreditation Forum - e ILAC – International
Laboratory Accreditation Cooperation – e ha firmato i relativi
Accordi internazionali di mutuo riconoscimento (MLA/MRA).

In virtù di questo sistema, le certificazioni, le ispezioni, le prove e le
tarature accreditate sono riconosciute come equivalenti e accettate,
di fatto, in tutto il mondo.
ORGANISMI DI ACCREDITAMENTO :
dopo il Reg. CE 765/2008
ACCREDIA
Dipartimento
Laboratori di prova e
Laboratori di prova per la
sicurezza degli alimenti
Dipartimento
Organismi di
certificazione e ispezione
SISTEMA
CERTIFICAZIONE
PRODOTTI
Dipartimento
Laboratori di
taratura
SISTEMA
SISTEMA
CERTIFICAZIONE
CERTIFICAZIONE
QUALITA'
SISTEMA
LABORATORI
ISPEZIONE
DI PROVA
PERSONALE
AZIENDALE
Il Sistema Qualità Italia
TARATURA
La famiglia delle norme ISO 9000
o
o
o
o
UNI EN ISO 9000:2005 “Sistemi di gestione per la qualità Fondamenti e Vocabolario” descrive i fondamenti dei sistemi di
gestione per la qualità e ne specifica la terminologia.
UNI EN ISO 9001:2008 “Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti”
specifica i requisiti dei sistemi di gestione per la qualità da utilizzarsi
quando un’organizzazione vuole dimostrare la propria capacità a
fornire prodotti che soddisfino i requisiti dei clienti e quelli cogenti
applicabili e miri a conseguire la soddisfazione dei clienti.
UNI EN ISO 9004:2009 “Gestire una organizzazione per il successo
durevole – L’approccio della gestione per la qualità” fornisce alle
organizzazioni una guida per aiutare a raggiungere il successo
durevole attraverso l approccio della gestione per la qualità.
UNI EN ISO 19011:2012 “Linee guida per gli audit di sistemi di
gestione” fornisce linee guida sugli audit di sistemi di gestione.
La famiglia delle norme ISO 9000
Le norme della serie ISO 9000:
• Sono norme a carattere volontario emesse dalla ISO (International
Organisation for Standardization);
• Specificano un modello di sistema di gestione per la qualità valido
per tutte le organizzazioni, indipendentemente dal tipo e
dimensione delle stesse e dei prodotti/servizi forniti. Va quindi
adattato alla specifica realtà;
• Possono essere utilizzate per uso interno, per scopi contrattuali e di
certificazione;
• Forniscono i requisiti minimi per mettere in atto un Sistema di
Gestione per la Qualità.
La UNI EN ISO 9001:2008
Il modello ISO 9001:2008 deve essere letto ed interpretato
in base agli
otto principi di gestione per la qualità
elencati nella ISO 9000:2005:
 Organizzazione orientata al cliente
 Leadership
 Coinvolgimento delle persone
 Approccio per processi
 Approccio sistemico alla gestione
 Miglioramento continuo
 Decisioni basate sui dati di fatto
 Rapporto di reciproco beneficio con i fornitori
8 - Misurazioni, analisi e miglioramento
8.1 Generalità
8.2 Monitoraggi e misurazioni
8.3 Non conformità
8.4 Analisi dei dati
8.5 Miglioramento
4 - Sistema di gestione per la qualità
4.1 Requisiti generali
4.2 Requisiti relativi alla documentazione
5 - Responsabilità della Direzione
5.1 Impegno della Direzione
5.2 Orientamento al cliente
5.3 Politica per la qualità
5.4 Pianificazione
5.5 Responsabilità, autorità, comunicazione
5.6 Riesame della Direzione
Miglioramento continuativo
del Sistema di Gestione per la Qualità
Responsabilità
della Direzione
REQUISITI
del Cliente
SODDISFAZIONE
del Cliente
Misurazione,
analisi,
miglioramento
Gestione
delle risorse
Realizzazione
del prodotto
servizio
Input
6 - Gestione delle risorse
6.1 Messa a disposizione delle risorse
6.2 Risorse umane
6.3 Infrastrutture
6.4 Ambiente di lavoro
Output
Prodotto/
servizio
7 - Realizzazione del prodotto
7.1 Pianificazione della realizzazione del prodotto
7.2 Processi relativi al cliente
7.3 Progettazione e sviluppo
7.4 Approvvigionamento
7.5 Produzione ed erogazione del servizio
7.6 Tenuta sotto controllo delle apparecchiature di
monitoraggio e di misurazione
UNI EN ISO 9001:2008
La UNI EN ISO 9001:2008
I Capitoli della Norma:
Cap. 0 - Introduzione
Cap. 1 – Scopo e Campo di applicazione
Cap. 2 – Riferimenti normativi
Cap. 3 – Termini e definizioni
Cap. 4 – Sistema di gestione per la qualità
Cap. 5 – Responsabilità della Direzione
Cap. 6 – Gestione delle risorse
Cap. 7 – Realizzazione del prodotto
Cap. 8 – Misurazioni, analisi e miglioramento
La norma ISO 9004:2009
Analizzando la norma da un punto di vista strutturale, si può osservare come la norma,
rispetto all'edizione precedente, abbia dato una maggiore enfasi agli "otto principi"
indicati nella ISO 9000 - Sistemi di Gestione per la Qualità - Fondamenti e
terminologia, principi che rappresentano la base del sistema di gestione per il
conseguimento degli obiettivi per la qualità e del successo durevole:
1. orientamento al cliente,
2. leadership
3. coinvolgimento del personale,
4. approccio per processi,
5. approccio sistemico alla gestione,
6. miglioramento continuo,
7. decisioni basate su dati di fatto.
8. rapporti di reciproco beneficio con i fornitori
Pur apparendo molto generici, tali principi offrono un vantaggioso punto di
partenza per un reale cambiamento culturale dell'organizzazione, in grado di
coinvolgere tutte le parti interessate: il contesto sociale, le persone, i
fornitori, gli utenti e persino i concorrenti.
La ISO 9004:2009 li recepisce e li traspone nei seguenti grandi capitoli:
1. Gestire un'organizzazione per il successo durevole
2. Strategia e politica
3. Gestione delle risorse
4. Gestione per processi
5. Monitoraggio, misurazione, analisi e riesame
6. Miglioramento, innovazione, e apprendimento
Fig. 2: Modello esteso di un sistema di gestione per la qualità basato sui processi
La norma definisce il successo durevole come il risultato del
"continuo soddisfacimento delle esigenze e aspettative delle
proprie parti interessate, in modo bilanciato, nel lungo periodo".
I punti di partenza sono: il monitoraggio continuo del contesto;
l'identificazione dei rischi, in modo da prevenirli e mitigarne gli effetti;
l'identificazione delle proprie parti interessate e delle relative esigenze e
aspettative, che talvolta possono risultare in contrasto l'una rispetto
all'altra.
Al riguardo, la norma 9004:2009, in linea con la ISO 10015, (Quality
management – Guidelines for training), suggerisce di:
1. definire, oltre al sistema di sviluppo delle carriere, veri e propri "piani
di sviluppo delle persone", al fine di accrescerne le competenze;
2. potenziare il sistema delle deleghe sviluppando una struttura
organizzativa fondata sulla fiducia, che rappresenta "il collante di tutte
le iniziative del personale integrate fra loro";
3. individuare metodi per aumentare il coinvolgimento e la condivisione
delle conoscenze, avvalendosi di strumenti specifici quali ad esempio i
piani di comunicazione e i meccanismi di gratificazione (sistemi di
riconoscimenti e premi);
4. raccogliere i dati sulla soddisfazione delle persone, per comprendere
in maniera continuativa i segnali, anche quelli deboli, che provengono
dall'interno dell'organizzazione, e quindi raggiungere non solo la
fidelizzazione del cliente esterno, ma anche quella del cliente interno,
"che riveste particolare importanza soprattutto se l'offerta
dell'organizzazione è intangibile, ad esempio di servizi".
Monitoraggio, misurazione, analisi e riesame
L'osservazione delle prestazioni dell'organizzazione, e il controllo continuo del loro
andamento in relazione al contesto, rappresentano la base fondamentale per avviare
azioni di miglioramento. Se lo scopo della misurazione è di ottenere dati su "qualcosa",
mediante il monitoraggio si ricava un'osservazione globale in un periodo di tempo più
lungo, con la possibilità di cogliere e anticipare tendenze, aspetto quest'ultimo di
fondamentale importanza per prevedere, ad esempio, le aspettative delle parti
interessate
Dunque secondo la ISO 9004:2009 monitorare significa definire un processo per
raccogliere e gestire informazioni necessarie per:
•identificare le esigenze e le aspettative, presenti e future, delle parti interessate;
•anticipare le modifiche nei requisiti cogenti per l'organizzazione;
•cogliere i punti di forza, di debolezza, le opportunità e le minacce;
•comprendere le tendenze sociali, culturali, economiche pertinenti alle attività
dell'organizzazione;
•valutare le capacità organizzative e di processo, adottando ad esempio la metodologia
dell'autovalutazione.
Una volta individuati i fattori che sono realmente critici per perseguire del
successo durevole dell'organizzazione, occorre quindi sottoporli a misurazione,
individuando gli indicatori più idonei, definiti dalla stessa norma (gli "indicatori
chiave di prestazione"). Essi devono risultare appropriati alle dimensioni e alla
natura dell'organizzazione, coerenti con i requisiti cogenti e con i "fattori di
qualità" significativi per la soddisfazione delle parti interessate, ed essere il più
possibile riconducibili a rapporti numerici.
Gli strumenti suggeriti dalla ISO 9004:2009 per attuare il
processo di misurazione in maniera completa sono
rappresentati dagli audit interni, dal benchmarking e
dall'autovalutazione (alla quale la norma dedica un'intera
appendice), i cui risultati dovranno essere analizzati e
diventare un importante elemento in ingresso del riesame
dell'alta direzione.
Gli audit interni hanno lo scopo di valutare l'attuazione e l'efficacia del
sistema di gestione; utilizzando la metodologia del campionamento, essi
dovrebbero riuscire a identificare problemi, rischi e non conformità,
verificare la conclusione efficace di iniziative intraprese in precedenza, ed
evidenziare nuove opportunità per il miglioramento. I risultati degli audit
interni devono entrare come input nel processo decisionale
dell'organizzazione.
Il benchmarking può essere usato per cogliere nuove opportunità e
ricercare prassi migliori rispetto alle proprie. Può venire svolto all'interno
dell'organizzazione (in questo caso si parla di benchmarking interno), nei
confronti di concorrenti (benchmarking competitivo), o per confrontare
strategie e prassi con organizzazioni estranee alla propria (benchmarking
generico).
L'autovalutazione è un "riesame completo e sistematico delle attività
dell'organizzazione e delle sue prestazioni, in relazione al suo grado di
maturità, ed è un elemento fondamentale in quanto "la bontà del risultato
dipende dalla bontà della diagnosi".
Miglioramento, innovazione e apprendimento
L'introduzione del concetto di "miglioramento continuo" ha rappresentato una vera e
propria "svolta" nella cultura della qualità; con esso infatti si è passati dal concetto del
mantenimento della conformità ai requisiti, all'idea di una ricerca continua di una
strategia, per ottenere performance sempre migliori e scorgere nuove opportunità.
Il tema del miglioramento viene affrontato in maniera articolata nella ISO
9004:2009, e tocca sia gli aspetti tangibili che quelli intangibili dell'organizzazione:
la norma infatti si applica non soltanto a prodotti e processi, ma anche alla
struttura organizzativa, al sistema di gestione, agli aspetti umani e di cultura, alle
infrastrutture, ambiente e tecnologia, e alle relazioni con le parti interessate.
Secondo la norma, sarebbe auspicabile che la logica del miglioramento continuo
diventasse parte integrante della cultura dell'organizzazione, e che venisse attuato un
vero e proprio processo orientato al miglioramento, che vede coinvolte in maniera attiva
le persone dell'organizzazione. In un'organizzazione realmente "matura", le persone
dovrebbero essere investite della fiducia dell'alta direzione, valorizzate, incoraggiate a
partecipare attivamente alle attività di miglioramento, e a proporre idee; a tal riguardo la
norma riconosce nell'apprendimento la base per un efficace ed efficiente miglioramento
e per i processi di innovazione.
Pertanto la stessa norma suggerisce di sviluppare un vero e proprio processo
organizzativo, orientato a sviluppare l'apprendimento, l'integrazione fra le
conoscenze, le capacità e i valori dei singoli con quelle dell'organizzazione, per
far crescere l'abilità del personale, incoraggiare lo scambio di conoscenze e di
esperienze all'interno dell'organizzazione, e fra le parti interessate.
A integrazione di quanto sopra, la ISO 9004:2009 amplia la parte dedicata
all'innovazione, applicata in maniera sistematica, continua e controllata a
tecnologie, prodotti, processi, struttura organizzativa, e al sistema di
gestione. Ciò significa definire, all'interno dell'organizzazione, "processi
per l'innovazione" che includano fra l'altro:
- lo studio di soluzioni già esistenti altrove;
- la creazione di gruppi di lavoro per la combinazione delle idee;
- la valutazione strategica delle tempistiche più idonee per introdurre
innovazioni, e i rischi presenti.
Come abbiamo potuto osservare, la UNI EN ISO 9004:2009 è una norma di
vasto respiro che, partendo dal management, abbraccia l'intera organizzazione
e le sue parti interessate, ed affronta persino gli aspetti intangibili. Sebbene sia
il concetto di "sviluppo sostenibile" a rappresentare la maggiore innovazione
nel testo, nella norma acquistano rilievo nuovi ed importanti argomenti, quali:
- il risk management;
- gli aspetti sociali ed etici;
- l'innovazione;
- la valorizzazione delle risorse;
- l'apprendimento;
- l'allineamento con altri sistemi di gestione.
Alla luce di quanto esaminato finora, è dunque assai probabile che la norma
UNI EN ISO 9004 possa diventare uno strumento di consapevolezza, diagnosi
e guida per le organizzazioni; allo stesso tempo, essa si propone un obiettivo
veramente ambizioso: partire dalla lettura delle esigenze di tutte le
organizzazioni, e accompagnarle in un percorso che nel tempo può condurre
ad un successo realmente durevole e sostenibile.
Se si esamina l'evoluzione delle norme della famiglia ISO 9000 relative ai sistemi di
gestione qualità, dalla loro origine fino ad oggi, non si può non osservare come, nel
tempo, esse si siano decisamente modificate per rispondere in maniera sempre più
appropriata alle esigenze delle organizzazioni. Si è passati infatti dalla necessità
iniziale di offrire una guida per "garantire la produzione di beni e servizi conformi ai
requisiti", all'attenzione verso il conseguimento della soddisfazione del cliente e il
miglioramento delle prestazioni, all'esigenza di assicurare non solo la sopravvivenza
economica, ma soprattutto il miglioramento dell'organizzazione nel lungo periodo"
Alla luce di ciò, si può dedurre che la norma UNI EN ISO 9004:2009, "Gestire
un'organizzazione per il successo durevole – L'approccio della gestione per la
qualità", uscita a novembre 2009, intende offrire al management delle
organizzazioni una visione più ampia e completa rispetto alla precedente ISO
9001:2008, e rappresenti un punto di osservazione strategico, una guida per
perseguire un "successo sostenibile"
Inoltre, essa non è concepita per regolamentare contratti fra parti, né tantomeno
per il conseguimento della certificazione di sistema qualità, ma si prefigge di
aiutare l'organizzazione a sopravvivere in un contesto continuamente variabile,
mantenendo nel tempo buoni risultati.
Dal titolo stesso della norma emerge un concetto chiave: quello di "successo durevole"
o "sostenibile", con cui s'intende "il risultato della capacità di un'organizzazione di
conseguire e mantenere i propri obiettivi nel lungo periodo".
Tale capacità può essere sviluppata:
1. attraverso il monitoraggio di rischi, opportunità, cambiamenti ed evoluzioni del
contesto e dell'ambiente;
2. tramite la maturazione della vocazione ad imparare, cambiare ed innovare per
affrontare con successo i cambiamenti, prevedendo i possibili rischi;
3. grazie al bilanciamento dei bisogni delle parti interessate - sia quelli di natura
economico-finanziaria
sia
quelli
socio-ambientali
prestando
contemporaneamente attenzione ai risvolti sociali ed etici.
Oltre agli aspetti sopra elencati, si può notare come la norma cerchi di sviluppare una
visione sempre più integrata degli elementi distintivi, interni ed esterni,
dell'organizzazione, vale a dire il contesto, le parti interessate, la strategia, la
gestione delle risorse, l'apprendimento, l'innovazione.
Altro punto di forza della ISO 9004:2009 è l'aver recepito lo sviluppo,
avvenuto in questi ultimi anni, degli altri sistemi di gestione, e relativi al
contesto ambientale (ISO 14000), a quello tecnologico (ISO 27000), a
quello che riguarda la salute dei lavoratori e la gestione per la sicurezza
(ISO 18000), e a quello legato alla responsabilità sociale (ISO 26000)
Gestione delle risorse
In un'ottica innovativa rispetto alla versione precedente, la norma ISO 9004:2009
suggerisce in primo luogo di identificare le risorse presenti nell'organizzazione,
incluse quelle affidate all'esterno, e di definire processi per l'assegnazione o la
distribuzione di risorse all'interno dell'organizzazione, oltre che per il
monitoraggio, la protezione, il mantenimento e il potenziamento delle risorse
stesse.
La norma suggerisce di effettuare un'analisi strategica per individuare quali sono
le risorse la cui scarsità potrebbe maggiormente minacciare la sopravvivenza
dell'organizzazione nel medio- lungo periodo, al fine di ottimizzare il loro utilizzo e
individuare alternative non solo in termini di nuove risorse ma di processi e
tecnologie, e definire piani di azione nel tempo.
Difatti la norma pone attenzione alla totalità delle risorse presenti
nell'organizzazione (anche quelle intangibili, che spesso non sono riconosciute
come aspetti la cui valorizzazione contribuisce al successo dell'organizzazione):
risorse finanziarie, persone, fornitori e partner, infrastrutture, ambiente di lavoro,
conoscenza, informazioni, tecnologia, risorse naturali.
COS’E’ UN AUDIT ISO 9001 O VERIFICA ISPETTIVA?
Un audit ISO 9001 è un’ispezione sistematica, documentata e
indipendente che ha come scopo quello di verificare la conformità ai
requisiti espressi che dovrà essere non casuale ma il prodotto di una
cultura dell’organizzazione che determinerà sempre lo stesso risultato.
La conformità dovrà essere dimostrata tramite evidenze oggettive che si
raccoglieranno per mezzo di colloqui con il personale, analisi di
documenti, osservazione di come vengono svolte le attività.
Le verifiche ispettive, dunque, sono un modo per misurare la
Qualità.
A COSA SERVE UN AUDIT ISO 9001?
Un audit ISO 9001 serve per:
controllare il rispetto delle procedure di riferimento e l’adeguatezza delle stesse al
contesto dell’organizzazione
verificare l’efficacia e l’efficienza dei processi
per identificare le opportunità di miglioramento
per ottenere dati significativi per le decisioni che i vertici aziendali dovranno prendere
in merito al futuro dell’organizzazione
a raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione
stabilire l’efficacia del Sistema di Gestione della Qualità attuato per conseguire obiettivi
di qualità specificati
fornire all’organizzazione verificata l’opportunità di migliorare il proprio Sistema di
Gestione della Qualità
soddisfare prescrizioni vincolanti
per verificare all’interno di un’organizzazione che il proprio Sistema di Gestione della
Qualità continui a soddisfare i requisiti specificati e sia realmente messo in atto
per valutare il Sistema di Gestione della Qualità proprio di un’organizzazione rispetto
ad una norma di riferimento
QUALI TIPI DI AUDIT ISO 9001 ESISTONO?
Gli audit possono essere di quattro tipi:
•audit di prodotto: è la verifica che un prodotto (o un servizio) in una determinata fase
sia conforme a quanto specificato nei riferimenti relativi. Esempi di questo tipo di audit
sono: sui prodotti dopo una fase di collaudo/controllo, sui prodotti giacenti in magazzino,
sugli ordini di acquisto, sui documenti emessi, all’arrivo dei prodotti presso i clienti,
com’è stato compilato un modulo bancario o assicurativo, come è stata rifatta una
camera d’albergo, ecc. Obiettivi sono quelli di giudicare l’efficacia del sistema in
relazione a prodotti o semilavorati specifici, valutare la qualità del prodotto, individuare le
possibilità di miglioramento
•audit di processo: è la verifica che un determinato processo rispetti le caratteristiche
indicate nella specifica del processo stesso. Gli obiettivi sono quelli di dare un giudizio
sull’efficacia di specifici processi, valutare il livello di qualità dei processi e individuare
possibilità di miglioramento
•audit di programma: è la verifica che un determinato programma, mirato al
raggiungimento di obiettivi qualità, sia portato a termine nei tempi e nei modi e sotto le
responsabilità definiti. Es. sono la qualificazione di prodotti e fornitori, il miglioramento
dei costi, le revisioni dei progetti, l’adempimento di azioni correttive, la formazione del
personale, ecc.
•audit di sistema à valuta tutti gli elementi di un sistema di gestione della qualità per ciò
che riguarda la sua applicazione ed efficienza. Si giudicherà la documentazione del
sistema e si cercheranno eventuali punti deboli. Gli obiettivi sono quelli di dare un
giudizio sull’efficacia del sistema e di ricercare eventuali punti deboli per i quali proporre
provvedimenti correttivi/preventivi e possono essere condotti internamente (a cura del
Responsabile Gestione Qualità) o da un esterno (a cura di un cliente o di un ente
certificatore)
Gli audit ISO 9001 possono anche essere classificati in:
1. verifiche orizzontali: sono le verifiche fatte area per area. Il loro scopo è quello di
verificare la corretta applicazione delle procedure che competono a quell’area. Il
difetto è che non si esaminano le interfacce tra le diverse aree.
2. verifiche verticali: sono le verifiche di progetto. Scopo è quello di seguire
l’andamento di un progetto all’interno dell’organizzazione. E’ una metodologia valida
per la verifica delle interfacce tra le aree coinvolte
3. traccia avanzamento: segue un processo dall’inizio alla fine
4. a ritroso: serve per verificare la rintracciabilità delle registrazioni. Da utilizzare, ad
esempio, per risalire alla causa dei problemi partendo da un reclamo di un
cliente/portatore di interesse.
In ultimo, gli audit possono essere:
di prima parte: sono le verifiche interne condotte da personale
interno addestrato allo scopo
di seconda parte: sono le verifiche dei fornitori e sono
condotte dai clienti sui propri fornitori con personale del cliente
appositamente addestrato
di terza parte: sono le verifiche di certificazione e sono
condotte da un organismo di certificazione indipendente ed
accreditato
RISERVATEZZA: «sicurezza delle informazioni» (punto 4d della norma)
Gli auditor dovrebbero agire con discrezione nell’utilizzo e
nella protezione delle informazioni acquisite nel corso dei loro
compiti. Le informazioni relative all’audit non dovrebbero
essere utilizzate impropriamente per vantaggi personali da
parte dell’auditor o del committente dell’audit, o in modo che
possa danneggiare gli interessi legittimi dell’organizzazione
oggetto dell’audit. Questo concetto comprende il corretto
trattamento delle informazioni sensibili o riservate.
Gli altri principi dell’attività di audit sono:
INTEGRITÀ, PRESENTAZIONE IMPARZIALE,
PROFESSIONALITÀ, INDIPENDENZA,
APPROCCIO BASATO SULL’EVIDENZA
Principi dell’attività di audit
5 Gestione di un programma di audit
5.1 Generalità
5.2 Definizione degli obiettivi del PA
5.3 Definizione del PA
5.4 Attuazione del PA
5.5 Monitoraggio del PA
5.6 Riesame e miglioramento del PA
5.2 Definizione degli obiettivi del programma di audit
5.3 Definizione del programma di audit
5.3.1 Ruoli e responsabilità della persona che gestisce il programma di audit
5.3.2 Competenza della persona che gestisce il programma di audit
5.3.3 Definizione dell’estensione del programma di audit
5.3.4 Identificazione e valutazione dei rischi del programma di audit
5.3.5 Definizione delle procedure per il programma di audit
5.3.6 Identificazione delle risorse del programma di audit
5.4 Attuazione del programma di audit
5.4.1 Generalità
5.4.2 Definizione degli obiettivi, campo di applicazione e criteri per il singolo audit
5.4.3 Selezione dei metodi di audit
5.4.4 Selezione dei membri del gruppo di audit
5.4.5 Assegnazione della responsabilità per un singolo audit al responsabile del
gruppo di audit
5.4.6 Gestione dell’esito di un programma di audit
5.4.7 Gestione e mantenimento delle registrazioni del programma di audit
5.5 Monitoraggio del programma di audit
5.6 Riesame e miglioramento del programma di audit
Flusso di processo degli obiettivi del programma di audit
PLAN
Competenza e
valutazione
degli auditor
(punto 7)
DO
Svolgimento di
un audit
(punto 6)
CHECK
ACT
6 Svolgimento di un audit
6.1 Generalità
6.2 Avvio dell’audit
6.3 Preparazione delle attività di audit
6.4 Conduzione delle attività di audit
6.5 Preparazione e distribuzione del rapporto di audit
6.6 Chiusura dell’audit
6.7 Conduzione di azioni conseguenti all’audit
Svolgimento
di un audit
Tipiche attività di un audit
41
Inizio audit
Avvio audit
 Nomina del RGA (competenza - audit congiunto)
Preparazione delle attività
di audit
 Definizione obiettivi, campo e criteri audit
Conduzione delle attività
di audit
 Determinazione fattibilità dell’audit (informazioni, collaborazione,
Preparazione e
distribuzione del rapporto
tempo e risorse)
 Costituzione del gruppo di audit (conoscenze e competenze -
Chiusura dell’audit
esperti tecnici)
Conduzione di azioni
conseguenti all’audit
Svolgimento di un audit
Contatto iniziale con l’Organizzazione
Avvio audit
Preparazione delle attività
di audit
Conduzione delle attività
di audit
Preparazione e
distribuzione del rapporto
Chiusura dell’audit
Conduzione di azioni
conseguenti all’audit
 Stabilire canali di comunicazione;
 Stabilire la legittimità della conduzione dell’audit;
 Fornire informazioni sui tempi e sulla
composizione del gruppo (ricusazione membri);
 Prendere accordi sulla presenza di osservatori.
Svolgimento di un audit
Avvio audit
Preparazione delle attività
di audit
Conduzione delle attività
di audit
Preparazione e
distribuzione del rapporto
Chiusura dell’audit
Conduzione di azioni
conseguenti all’audit
Conduzione del riesame della
documentazione
Il riesame è svolto, prima dello svolgimento dell’audit,
per verificare che la documentazione sia adeguata agli
obiettivi ed al campo dell’audit.
Qualora la documentazione risulti inadeguata, il
Responsabile del Gruppo di Audit informa il
committente dell’audit e l’organizzazione oggetto
dell’audit e decide se continuare o sospendere l’audit
fino a che le perplessità sulla documentazione siano
state risolte.
Svolgimento di un audit
Avvio audit
Preparazione delle attività
di audit
Conduzione delle attività
di audit
Preparazione e
distribuzione del rapporto
Chiusura dell’audit
Conduzione di azioni
conseguenti all’audit
Preparazione del Piano di Audit
Piano di audit: descrizione delle attività e delle
disposizioni per la conduzione di un audit
Il Piano dell’audit dovrebbe comprendere almeno:
 gli obiettivi,
 i criteri e la documentazione di riferimento,
 il campo e l’identificazione delle unità
organizzative,
 date e luoghi,
 tempo e durata delle attività,
 ruoli, responsabilità e risorse
 …………………..
Svolgimento di un audit
Avvio audit
Preparazione delle attività
di audit
Conduzione delle attività
di audit
Preparazione e
distribuzione del rapporto
Chiusura dell’audit
Conduzione di azioni
conseguenti all’audit
Assegnazione compiti al Gruppo di Audit
Il RGA, di concerto con il Gruppo di Audit, assegna a
ciascun membro:
specifici processi del SG
 funzioni
 luoghi
 aree o attività
in funzione di esperienze, di competenza e di
indipendenza.

Con il progredire dell’audit possono essere effettuate
modiche alla assegnazione di compiti
Svolgimento di un audit
Preparazione dei documenti di lavoro
Avvio audit

Liste di riscontro,

Piani di campionamento dell’audit,
Preparazione delle attività
di audit
Conduzione delle attività
di audit

Preparazione e
distribuzione del rapporto
Moduli per registrare le informazioni, quali evidenze
di supporto, risultanze dell’audit e registrazioni
delle riunioni.
Chiusura dell’audit
Tali documenti:
Conduzione di azioni
conseguenti all’audit
• non dovrebbero limitare l’estensione delle attività di
audit,
• devono essere conservati.
Svolgimento di un audit
Riunione di apertura
Avvio audit
Preparazione delle attività
di audit
Conduzione delle attività
di audit
Preparazione e
distribuzione del rapporto
Chiusura dell’audit
Conduzione di azioni
conseguenti all’audit
La Riunione di apertura è tenuta con la Direzione
dell’organizzazione oggetto di audit e, ove possibile,
con i responsabili delle funzioni o dei processi da
sottoporre ad audit.
L’estensione della riunione d’apertura dipende da:

dimensione dell’organizzazione oggetto dell’audit;

tipo di audit condotto (I, II, III parte).
Svolgimento di un audit
Riunione di apertura
Avvio audit
Scopo della Riunione di apertura è:
Preparazione delle attività
di audit
Conduzione delle attività
di audit
Preparazione e
distribuzione del rapporto
Chiusura dell’audit

confermare il piano dell’audit,

fornire una breve sintesi di come verranno
eseguite le attività di audit,

confermare i canali di comunicazione,

offrire
all’organizzazione
l’opportunità di porre domande.
Conduzione di azioni
conseguenti all’audit
Svolgimento di un audit
oggetto
dell’audit
Raccolta e verifica delle informazioni
Avvio audit
Fonti d’informazioni
Preparazione delle attività
di audit
Conduzione delle attività
di audit
Preparazione e
distribuzione del rapporto
Chiusura dell’audit
Conduzione di azioni
conseguenti all’audit

Raccolta mediante
appropriato campionamento
Evidenze dell’audit
Valutazione rispetto ai criteri
dell’audit
Risultanze dell’audit
Riesame
Conclusioni dell’audit
Svolgimento di un audit


interviste
osservazioni di attività
riesame dei documenti
Raccolta e verifica delle informazioni
Avvio audit
Fonti d’informazione (Aiuto pratico):
Preparazione delle attività
di audit
 interviste con impiegati o con altre persone;
Conduzione delle attività
di audit
 osservazioni delle attività e delle condizioni
dell’ambiente di lavoro;
Preparazione e
distribuzione del rapporto
 documenti (politica, obiettivi, piani, procedure, ecc.)
Chiusura dell’audit
 registrazioni (ispezioni, resoconti di riunioni, ecc.);
 riassunti di dati, analisi ed indicatori di prestazioni;
Conduzione di azioni
conseguenti all’audit
 informazioni di ritorno dai clienti;
 banche dati di computer, siti web.
Svolgimento di un audit
Conclusione attività sul campo
Avvio audit
Preparazione delle attività
di audit
Conduzione delle attività
di audit
Preparazione e
distribuzione del rapporto
Il Gruppo di Audit dovrebbe consultarsi prima
della Riunione finale per:

elaborare le risultanze dell’audit,

riesaminare le risultanze dell’audit,

concordare le conclusioni dell’audit,

preparare raccomandazioni, se richiesto dagli
obiettivi dell’audit,

discutere sulle azioni successive da
intraprendere, se incluse nel piano dell’audit.
Chiusura dell’audit
Conduzione di azioni
conseguenti all’audit
Svolgimento di un audit
Riunione di chiusura
Avvio audit

Presentare le risultanze e le conclusioni dell’audit affinché siano
comprese dall’organizzazione,
Preparazione delle attività
di audit

concordare il periodo di tempo da concedere all’organizzazione per
presentare un piano di azioni correttive e preventive,
Conduzione delle attività
di audit

discutere e, se possibile, risolvere eventuali divergenze di opinioni
relative alle risultanze e/o alle conclusioni dell’audit,
Preparazione e
distribuzione del rapporto
Chiusura dell’audit

registrare tutte le divergenze di opinioni irrisolte,

se specificato dall’obiettivo dell’audit, presentare le
raccomandazioni per il miglioramento.
Conduzione di azioni
conseguenti all’audit
Svolgimento di un audit
Rapporto di Audit
Avvio audit
Preparazione delle attività
di audit
Conduzione delle attività
di audit
Preparazione e
distribuzione del rapporto
Chiusura dell’audit
Conduzione di azioni
conseguenti all’audit
Il Rapporto di audit comprende o fa riferimento a
quanto segue:
 obiettivi dell’audit;
 campo dell’audit;
 identificazione del committente;
 identificazione del responsabile e dei membri del
gruppo;
 date e luoghi;
 criteri dell’audit;
 risultanze dell’audit;
 conclusioni.
Svolgimento di un audit
Avvio audit
Preparazione delle attività
di audit
Conduzione delle attività
di audit
Preparazione e
distribuzione del rapporto
Chiusura dell’audit
Conduzione di azioni
conseguenti all’audit
Rapporto di Audit
Ulteriori contenuti del Rapporto di audit possono
essere:
 sintesi del processo di audit, includendo incertezze
ed eventuali ostacoli incontrati;
 eventuali opinioni divergenti non risolte tra
l’Organizzazione ed il Gruppo di audit;
 raccomandazioni per il miglioramento.
Il Rapporto di audit deve essere riesaminato ed
approvato e distribuito ai destinatari designati dal
committente dell’audit.
Svolgimento di un audit
Avvio audit
Preparazione delle attività
di audit
Attuazione delle azioni successive
all’audit
Azioni correttive, preventive o di miglioramento decise
ed effettuate dall’organizzazione oggetto di audit.
Conduzione delle attività
di audit
Preparazione e
distribuzione del rapporto
Chiusura dell’audit
Il completamento e l’efficacia delle azioni correttive
dovrebbero essere verificate anche attraverso un audit
successivo.
Conduzione di azioni
conseguenti all’audit
Svolgimento di un audit
Registrazioni dell’audit
 Relative ai singoli audit (di proprietà del committente)
• piani di audit
• rapporti di audit
• rapporti di NC
• rapporti di AC/P
• rapporti di azioni successive all’audit, se applicabile.
 Risultati del riesame del programma di audit.
 Registrazioni relative al personale coinvolto
• valutazioni competenze auditor
• composizione del gruppo di audit
• mantenimento e miglioramento competenze.
Verifiche Ispettive Interne
L'organizzazione deve effettuare ad intervalli pianificati verifiche
ispettive interne per stabilire se il sistema di gestione per la
qualità
• è conforme ai requisiti della norma e del sistema di gestione per
la qualità,
• è stato efficacemente attuato e mantenuto aggiornato.
Deve essere pianificato un programma di verifiche ispettive che
tenga conto dello stato e dell'importanza dei processi e delle
aree oggetto di verifica, oltre che dei risultati di precedenti
verifiche ispettive.
Devono essere stabiliti i criteri, l'estensione, la frequenza e le
modalità delle verifiche ispettive.
La scelta dei valutatori e la conduzione delle verifiche ispettive
devono assicurare l'obiettività e l'imparzialità del processo di
verifica. I valutatori non possono effettuare verifiche sul proprio
lavoro.
Le responsabilità ed i requisiti per la pianificazione e
per la conduzione delle verifiche ispettive, per la
documentazione dei loro risultati e la conservazione
delle relative registrazioni, devono essere precisate
su una procedura documentata.
• I responsabili delle aree sottoposte a verifica
ispettiva devono assicurare che vengano adottate,
senza indebiti ritardi, le azioni necessarie per
eliminare le non conformità rilevate e le loro cause.
Le azioni successive devono prevedere la verifica
dell'attuazione delle azioni predisposte e la
comunicazione dei risultati di questa verifica.
Termini e definizioni
PROGRAMMA DI AUDIT
Insieme di uno o più audit pianificati per un arco di tempo definito
ed orientati verso uno scopo specifico
PIANO DI AUDIT
Descrizione delle attività e delle disposizioni per la conduzione di un
audit
AUDIT COMBINATO
Quando SGQ e SGA vengono sottoposti contemporaneamente
all’audit questo viene definito combinato
AUDIT CONGIUNTO
Quando due o più organismi eseguono congiuntamente un audit
Audit Interni (di 1° parte)
Audit interni: o “Audit di prima parte”
sono eseguiti periodicamente dalla Direzione
Aziendale o per conto della stessa da personale
che abbia idonee competenze e che sia
indipendente dall’attività sottoposta ad audit.
Sono eseguiti a fronte di:
• Norma di riferimento
• Prescrizioni aggiuntive del sistema di gestione
Audit Esterni (di 2° parte)
Audit esterni “Audit di seconda parte"
sono effettuati sul sistema di gestione qualità
di un fornitore al fine del suo inserimento tre i
fornitori qualificati o del mantenimento di
tale condizione.
Sono eseguiti a fronte:
• Della norma di riferimento concordata
contrattualmente
• Di specifiche prescrizioni contrattuali
Audit Esterni (di 3° parte)
Audit esterni “Audit di terza parte”
sono effettuati da organismi di audit esterni
indipendenti, quali quelli che rilasciano certificazioni
di conformità ai requisiti della ISO 9001 e della ISO
14001 su un SGQ ai fini della certificazione del
sistema stesso o di sorveglianza per il mantenimento
della certificazione o dell’accreditamento.
Sono eseguiti a fronte:
• Della norma di riferimento
Obiettivi degli Audit Interni
• Valutare se le attività attinenti alla qualità sono svolte
coerentemente a quanto pianificato nel sistema di
gestione per la qualità
 CONFORMITA’
• Valutare l’efficacia del sistema di gestione a
raggiungere gli obiettivi fissati dalla Direzione
 EFFICACIA
• Migliorare il sistema di gestione per la qualità
 MIGLIORAMENTO
I principi dell’attività di Audit
Novità: vengono definiti i 5 principi
fondamentali dell’attività di audit:
3 relativi al comportamento degli auditor:
• Comportamento etico
• Presentazione imparziale
• Adeguata professionalità
2 relativi al processo di audit:
• Indipendenza
• Approccio basato sull’evidenza
I principi dell’attività di Audit
COMPORTAMENTO ETICO
il fondamento della professionalità Fiducia, integrità, riservatezza
e discrezione
PRESENTAZIONE IMPARZIALE
i rilievi emersi, i rapporti di verifica e le conclusioni devono
necessariamente rispecchiare quanto avvenuto nell’attività di
verifica
ADEGUATA PROFESSIONALITA’
l’applicazione di accuratezza e discernimento nell’attività di
audit. In linea con il requisito 6.1 della norma ISO 9001:2008
“gestione delle Risorse” gli auditor devono possedere LA
COMPETENZA NECESSARIA nel settore in cui opera
l’Organizzazione ovvero conoscerne i processi
I principi dell’attività di Audit
INDIPENDENZA
La base per l’imparzialità e l’obiettività per le conclusioni
dell’Audit.
È necessario che l’Auditor sia indipendente dall’attività oggetto di
verifica, libero da qualsiasi pregiudizio e conflitto di interessi.
È necessario l’obiettività che i rilievi emersi e le conclusioni della
verifica Ispettiva siano basate su “evidenze oggettive”
EVIDENZA
La base razionale per raggiungere conclusioni dell’audit affidabili
e riproducibili in un processo di audit sistematico
Il principio dell’evidenza oggettiva è alla base del processo di
audit. La verifica ispettiva si svolge a campione e quanto
emerso in tale attività deve necessariamente poter essere
VERIFICABILE.
Procedure
E’ necessario creare une o più procedure che tengano conto di:
- la pianificazione e la programmazione degli audit;
- l’assicurazione della competenza degli auditor e dei
responsabili del gruppo di audit;
- la costituzione di appropriati gruppi di audit e l’assegnazione
dei rispettivi ruoli e responsabilità;
- la conduzione degli audit;
- l’esecuzione delle azioni successive all’audit, se necessarie;
- la conservazione delle registrazioni del programma di audit;
- il controllo delle prestazioni e dell’efficacia del programma di
audit;
Registrazioni del programma di audit
È NECESSARIO CONSERVARE REGISTRAZIONI CHE
L’ATTUAZIONE DEL PROGRAMMA DI AUDIT OVVERO:
 Le registrazioni relative ai singoli audit ossia:
 i Piani di Audit
 i rapporti di audit
 i rapporti di non conformità
 i rapporti di azioni correttive
 i rapporti di azioni preventive
 i risultati dei riesami degli audit
ATTESTINO
Registrazioni del programma di audit
È NECESSARIO CONSERVARE REGISTRAZIONI
L’ATTUAZIONE DEL PROGRAMMA DI AUDIT OVVERO:
CHE
ATTESTINO
 le registrazioni relative al personale coinvolto nell’audit riguardanti
argomenti quali:
 la valutazione delle competenze e delle prestazioni dell’auditor
 la composizione del gruppo di audit
Il mantenimento ed il miglioramento delle competenze
Le registrazioni dovrebbero essere conservate e conservate con
adeguata sicurezza.
6 Attività di audit
AVVIO
AUDIT
RIESAME
DOC.
PREPARAZIONE
EFFETTUAZIONE
REDAZ E
DISTRIB.
RAPP. DI
AUDIT
CHIUSURA
DELL’
AUDIT
Avvio dell’Audit
Nomina responsabile gruppo di audit
Definizione obiettivi
. Conformità a criteri audit
. Conformità a requisiti
contrattuali o cogenti
. Raggiungimento obiettivi
. Identificazione
aree miglioramento
Costituzione gruppo di audit
Definizione Campo
Estensione e limiti audit
spaziali e
temporali
Definizione Criteri
Politiche, procedure,
norme, leggi,
regolamenti, requisiti
del sistema di gestione
Determinazione della fattibilità dell’audit
Disponibilità informazioni, collaborazione organizzazione auditata, tempi e risorse
Contatto iniziale con l’organizzazione oggetto dell’audit
Stabilire canale di comunicazione, fornire informazioni,
richiedere documenti e registrazioni, determinare le regole di sicurezza
Gruppo di audit
Prestare attenzione a:
• Dimensioni del gruppo
• Competenza complessiva necessaria
• Necessità di indipendenza di tutti i membri del gruppo
• Capacità di guida da parte di RGV
• Assenza di conflitti tra membri gruppo e valutato
• Capacità organizzativa dei membri del gruppo
• Rapporti gerarchici tra membri del gruppo
• Autorità ed autorevolezza del gruppo
Conduzione del
riesame della documentazione
La documentazione oggetto dell’audit deve essere riesaminata e
valutata prima dell’inizio dell’audit sul campo.
Quali documenti?
-I rapporti degli audit precedenti
-I documenti e registrazioni del sistema di gestione pertinenti.
Il riesame può essere condotto anche all’inizio della verifica sul
posto, se non risulta dannoso per il raggiungimento degli obiettivi
dell’audit.
Preparazione dell’audit sul posto
Piano di audit
Comprende:
gli obiettivi - i criteri - il campo - le date ed i luoghi la stima della durata temporale – i ruoli e le responsabilità –
le risorse necessarie –la lingua utilizzata –
le indicazioni per la logistica - gli aspetti soggetti
a vincoli di riservatezza
Assegnazione dei compiti al gruppo di audit
Preparazione dei documenti di lavoro
Liste di riscontro e/o moduli di registrazione
Svolgimento dell’audit
Riunione di apertura
Raccolta e verifica delle informazioni
Elaborazione delle risultanze dell’audit
Preparazione delle conclusioni dell’audit
Conduzione della riunione di chiusura
Preparazione, approvazione
e distribuzione del rapporto di audit
Riunione di apertura
Ha rilievo marginale negli audit di prima parte.
E’ importante comunque per:
 confermare il piano di audit o apportare modifiche
 fornire una breve sintesi di come si eseguono le attività di
audit
spiegare i criteri di conduzione dell’audit
concordare gli aspetti logistici
Raccolta e verifica
delle informazioni
Le informazioni inerenti gli obiettivi, il campo ed i criteri
dell’audit dovrebbero essere raccolte mediante un opportuno
campionamento e dovrebbero essere verificate.
Solo le informazioni che è possibile verificare possono costituire
evidenze oggettive dell’audit e pertanto registrate.
Le evidenze raccolte costituiscono un campione delle
informazioni disponibili per cui vi è sempre un elemento di
incertezza di cui è necessario tenerne conto: è necessario
approfondire le evidenze per attribuire una NC.
Raccolta delle informazioni
I metodi per raccogliere informazioni comprendono
• Interviste:
• N.B.
Durante l’orario di lavoro e sul luogo di lavoro abituale
Mettendo a proprio agio le persone
Spiegando le ragioni dell’intervista
Evitando di influenzare le risposte
Ringraziando per la partecipazione
• osservazione di attività
– osservazione dell’ambiente di lavoro
• riesame dei documenti
– Procedure, istruzioni
– Registrazioni
– Informazioni di ritorno
Processo Raccolta delle informazioni
Fonti di informazioni
Raccolta evidenze
Valutazione rispetto
ai criteri dell’audit
Risultanze
Riesame
Conclusioni dell’audit
Elaborazione delle risultanze dell’audit
Le evidenze raccolte dell’audit devono essere sempre confrontate
con i criteri dell’audit per dare luogo alle risultanze. Le risultanze
indicano conformità, non conformità e se previsto opportunità di
miglioramento.
È necessario che il gruppo di verifica si riunisca per discutere ed
esaminare le risultanze dell’audit.
Il piano di verifica potrebbe contenere all’interno la possibilità di
registrare le risultanze dell’audit.
Le non conformità devono essere riesaminate con l’organizzazione
oggetto dell’audit per far si che quest’ultima abbia la consapevolezza
che le evidenze dell’audit sono accurate e le NC capite. Si devono
cercare di risolvere le divergenze di opinione e segnalare i punti non
risolti.
Preparazione delle conclusioni dell’audit
Il gruppo di VI, prima della chiusura, si confronta al
fine di :
 riesaminare le risultanze dell’audit a fronte degli
obiettivi prefissati
 concordare le conclusioni
 preparare raccomandazioni, se richiesto dagli
obiettivi dell’audit
 discutere sulle azioni successive da intraprendere.
Conduzione della riunione di chiusura
Nella riunione di chiusura tra team di V.I. e organizzazione
auditata:
-si presentano le risultanze dell’audit
- si concorda il tempo per la definizione delle azioni correttive
Qualora emergano delle divergenze tra i partecipanti alla
riunione circa le risultanze dell’audit, queste dovrebbero essere
risolte e, in caso contrario, documentate tutte le opinioni.
Se comprese negli obiettivi dell’audit, si dovrebbero presentare
anche le raccomandazioni.
Preparazione, approvazione e distribuzione del rapporto di audit
La preparazione del rapporto di audit spetta al RGVI.
Il rapporto di audit include:
 gli obiettivi dell’audit
 il campo di applicazione dell’audit
 l’identificazione del committente dell’audit
 l’identificazione del team di audit
 le date e i luoghi dove è stato condotto l’audit
 i criteri dell’audit
Le risultanze dell’audit
Le conclusioni dell’audit
Preparazione, approvazione e distribuzione
del rapporto di audit
Il rapporto di audit può includere:
l’elenco
dell’audit
dei
rappresentanti
dell’organizzazione
oggetto
 la conferma che gli obiettivi dell’audit sono stati raggiunti
 eventuali aree non coperte anche se facenti parte del
campo dell’audit
 eventuali divergenze emerse in sede di audit
 le raccomandazioni emerse per il miglioramento
 i piani delle azioni emerse a seguito di audit
La lista di distribuzione del rapporto
Preparazione, approvazione
e distribuzione del rapporto di audit
Il rapporto di audit dovrebbe essere emesso nei tempi
concordati, datato, riesaminato e firmato. Lo stesso deve
essere distribuito ai destinatari designati dal committente
dell’audit.
Il rapporto di audit è di proprietà del committente dell’audit.
Il team di audit e tutti i destinatari del rapporto sono tenuti alla
riservatezza del documento
Chiusura dell’audit
L’audit si considera completato quando tutte le attività
previste nel piano di audit sono completate ed il rapporto di
audit è approvato e distribuito.
I documenti inerenti l’audit dovrebbero essere conservati o
distrutti in accordo alle procedure del programma di audit.
Il team di verifica ed i responsabili del programma di audit non
dovrebbero divulgare i contenuti dei documenti né
informazioni scaturite dalla verifica.
Conduzione di azioni successive all’audit
Le conclusioni dell’audit possono richiedere all’organizzazione
valutata l’attuazione di azioni correttive, preventive e/o di
miglioramento
Tali azioni non sono considerate facenti parte dell’audit e sono
di competenza dell’organizzazione auditata che deve definirle
ed applicarle nei tempi concordati, oltre a rendere noto al
committente dell’audit il relativo stato di attuazione.
Il completamento e l’efficacia di tali azioni deve essere sempre
verificato.
Competenza e valutazione degli auditor
La buona riuscita dell’audit dipende
competenza degli auditor incaricati.
dalla
Tale competenza è basata:
 sul possesso di caratteristiche personali
 dalla capacità di applicare le conoscenze delle
competenze
ottenute
mediante
l’istruzione,
l’esperienza
di
lavoro,
la
formazione
e
l’addestramento come auditor e l’esperienza di
audit
Competenze degli auditor
QUALITA’
CONOSCENZE ED
ESPERIENZE
ISTRUZIONE
CONOSCENZE
ED ESPERIENZE
GENERICHE
ESPERIENZA
DI LAVORO
AMBIENTE
CONOSCENZE
ED ESPERIENZE
FORMAZIONE
SUGLI AUDIT
ATTRIBUTI PERSONALI
ESPERIENZA
DI AUDIT
Caratteristiche personali dell’auditor
Caratteristiche personali
Un auditor dovrebbe essere:
• giusto, veritiero, sincero, onesto e riservato
• di mentalità aperta
• diplomatico
• dotato di spirito di osservazione
• perspicace
• versatile
• tenace
• risoluto
• sicuro di sé
Conoscenze e competenze generali
Novità: divisione in competenze generiche, specifiche
qualità, specifiche ambiente.
Generali:
• Principi, procedure e tecniche di audit
• Sistema di gestione e documenti di riferimento
• Situazioni organizzative
Novità:
• Leggi e regolamenti applicabili
– Sicurezza del posto di lavoro
– Tutela dell’ambiente
– Contratti e convenzioni nazionali ed internazionali
Qualità conoscenze e competenze
Metodi e tecniche relativi alla qualità:
•
la terminologia della qualità
•
i principi di gestione per la qualità
•
gli strumenti di gestione per la qualità
E novità:
le caratteristiche tecniche dei processi e dei
prodotti
le prassi del settore specifico
Istruzione esperienza, formazione,
addestramento
Gli auditor dovrebbero avere:
1.
istruzione
2.
esperienza di lavoro
3.
formazione e addestramento come auditor
4.
esperienza di audit.
Il responsabile del gruppo di audit dovrebbe avere:
esperienza aggiuntiva di audit nel ruolo da
responsabile.
"Cominciate
col fare ciò che è necessario,
poi ciò che è possibile.
E all'improvviso
vi sorprenderete a fare l'impossibile"
San Francesco d'Assisi (patrono d'Italia)