Problemi e successi dei responsabili amministrativi Cristina Corò, Sabrina Martinoia, Cristina Stocco Sommario Le motivazioni a partecipare al Progetto .......................................................................................................... 2 Organizzazione tecnico operativa ..................................................................................................................... 2 Individuazione del campione ............................................................................................................................. 3 Sessioni di Test .................................................................................................................................................. 3 La partecipazione degli studenti........................................................................................................................ 4 Considerazioni conclusive ................................................................................................................................. 5 Le motivazioni a partecipare al Progetto L’Ateneo di Padova ha accolto con grande piacere e convinzione la proposta di partecipare alla sperimentazione Teco individuando in questa occasione forti motivazioni e possibilità di crescita. In primis è stata occasione per affrontare in Ateneo il tema della formazione degli studenti alle competenze generaliste, avendo quindi modo di far emergere il livello effettivo degli apprendimenti acquisiti dagli studenti e contemporaneamente offrendo agli studenti l’opportunità di verificare le competenze acquisite e rilasciare loro una certificazione ufficiale. Nel partecipare al Progetto è risultato di importanza fondamentale per l’Ateneo la condivisione del Progetto tra i vari organi istituzionali e tra tutti i protagonisti delle varie fasi sia progettuali sia organizzative sia pratiche. Riteniamo essere stato questo un approccio vincente e di valore che ha comportato il coinvolgimento del Consiglio di Amministrazione per l’approvazione del progetto, la creazione di una Struttura tecnico organizzativa formata dal Coordinatore Istituzionale (ICP), dal Referente Amministrativo (ICA), dal Lead Scorer (LSC) e dal Team Work di Progetto, il coinvolgimento degli Uffici di Ateneo dell’Area Didattica nella redazione del piano attuativo di massima. Infine il progetto è stato presentato in un apposito convegno di Ateneo e l’informazione è stata diffusa poi con azioni di pubblicizzazione nell’ambito delle riunioni svolte dal Presidio di Ateneo per la qualità della didattica e della formazione con i Presidenti dei CdS per la predisposizione del Rapporto di Riesame e della scheda SUA‐CDS. In linea con la volontà di portare avanti il progetto nella più ampia condivisione con gli attori interessati, l’Ateneo ha effettuato delle scelte organizzative volte a tutelare gli studenti, garantire loro la privacy e agevolare il più possibile la loro partecipazione, il tutto cercando sempre di trasmettere e pubblicizzare la grande importanza della sperimentazione TECO. Organizzazione tecnico operativa A livello tecnico operativo le azioni svolte sono state in prima battuta l’individuazione del campione e delle relative variabili di contesto: sono stati individuati 1918 studenti, cosiddetti “laureandi”, verso cui sono state attivate diverse iniziative per informarli e coinvolgerli a partecipare al test Teco. Contemporaneamente a queste attività il gruppo ha operato per l’organizzazione delle 19 sessioni di test distribuite tra il 3 e il 10 giugno 2013 (le prime 13 sessioni). Successivamente, visto l’andamento del tasso di risposta, si è deciso di aprire altre 6 sessioni tra il 17 e il 21 giugno 2013. Ogni passaggio organizzativo si è articolato dipanando molteplici nodi delicati e impegnativi. Alcuni aspetti erano all’inizio poco chiari e questo ha comportato un rallentamento anche di attività apparentemente semplici. L’esperienza va analizzata in un’ottica costruttiva e di miglioramento condividendo innanzitutto una essenziale premessa: Teco è stata una ardita sperimentazione e, come spesso accade, pur avendo dietro un modello ben disegnato si è sviluppata secondo scelte fatte in corso d’opera sulla base dell’esperienza che si stava facendo. Di seguito sono analizzati più nel dettaglio i punti cruciali della sperimentazione evidenziando le scelte effettuate dal nostro Ateneo e le conseguenze affrontate. Individuazione del campione Per convertire in regole di selezione i criteri stabiliti dall’Anvur per l’individuazione dei “laureandi” si è operato per approssimazioni successive che hanno richiesto vari momenti di confronto e verifica tra i vari attori coinvolti e che hanno portato alla definizione della query per l’estrazione dei dati dai sistemi informativi di Ateneo. A questo processo è seguita infine un’attenta verifica e convalida del campione e in ultima battuta l’estrazione delle variabili di contesto. Le maggiori criticità individuate in questa fase sono derivate dal fatto che i criteri proposti per individuare gli studenti appartenenti al campione erano molto dettagliati ma non sono stati offerti strumenti operativi comuni per l’estrazione dei dati e questo ha portato a una disomogeneità nei campioni individuati dagli Atenei partecipanti. Inoltre, dato che la popolazione di riferimento è stata calcolata a partire da dati a livello italiano di fonte ANS, ma avendo lasciato a ogni Ateneo la responsabilità di individuare il proprio campione di laureandi, si sono riscontrate incoerenze interne tra campione e popolazione e conseguenti difficoltà nel determinare i tassi di regolarità. Infine il nostro Ateneo ha sottolineato le problematiche relative alla garanzia della privacy e alla necessità di ottenere il consenso da parte degli studenti per la comunicazione dei loro dati all’ANVUR. In considerazione di questi aspetti, si è scelto di fornire le variabili di contesto in modo anonimo per gli studenti che non avessero espressamente fornito il consenso alla comunicazione dei propri dati al momento della registrazione in Universitaly. Tale scelta ha ovviamente appesantito le attività per la predisposizione delle variabili di contesto. Sessioni di Test Nella procedura predisposta dal Cineca attraverso il portale Universitaly lo studente aveva la possibilità di registrasi e prescriversi al Test. La gestione delle sessioni di Test era invece compito del Responsabile d’Ateneo che doveva organizzare le attività scegliendo data e luogo del test e associando a ciascuna sessione il relativo gruppo di candidati. Gli studenti venivano avvisati successivamente della data e luogo del test, tramite l’invio di una mail . Lavorando all’organizzazione delle sedute di Test sono state rilevate due importanti criticità. Il primo problema deriva dal fatto che la preiscrizione su Universitaly era del tutto libera per cui i candidati preiscritti potevano anche non appartenere al campione o non essere studenti dell’Ateneo di Padova. Questo ha creato situazioni di difficoltà per l’ammissione degli studenti al test risolvibili solo in aula rallentando le operazioni di avvio del test stesso. La seconda criticità che è sembrata cruciale riguarda l’impossibilità da parte degli studenti di scegliere data e luogo del test. Per agevolare il più possibile gli studenti è stato scelto di utilizzare Uniweb (portale di Ateneo per i servizi agli studenti e docenti) per l’iscrizione al Test in parallelo a Univeristaly. Per poterlo fare è stata creata un’attività formativa “Test TECO” nel sistema informativo studenti (ESSE3), inserita l’attività a libretto degli studenti appartenenti al campione e gestita l’iscrizione a TECO come un normale appello d’esame. Sono stati creati quindi 19 appelli d’esame corrispondenti alle sessioni di Test dislocati nelle diverse sedi dell’Ateneo. Si è scelto, non solo di fornire più date ma anche di dislocare le sessioni nei principali poli didattici: Padova centro; Cittadella Universitaria; sedi periferiche di Treviso, Rovigo e Legnaro. La decisione di utilizzare Uniweb ha permesso di offrire allo studente alcune agevolazioni l’iscrizione al test come a un normale esame, con la possibilità inoltre di scegliere data e luogo a lui più congeniale. Si è ottenuto inoltre un effetto implicito di pubblicità del test in quanto, vedendo comparire nel proprio libretto on‐line l’attività denominata “Test TECO”, alcuni studenti si sono incuriositi e attivati per informarsi in merito. Infine, aver gestito Test TECO come un’attività formativa ha permesso di inserirla nel certificato degli esami sostenuti. Questa gestione ha però comportato un carico di lavoro raddoppiato per l’Ateneo, dovendo gestire le sessioni di test in entrambi i sistemi: Uniweb e procedura Cineca. Dall’esperienza fatta si ritiene che potrebbe essere utile arricchire la procedura Cineca con alcune delle funzionalità di Uniweb: limitare l’iscrizione al Test ai soli studenti dell’Ateneo appartenenti al campione e dare la possibilità di scegliere data e luogo del Test potendola modificare fino a 2 giorni prima del test. Queste piccole modifiche permetterebbero di offrire la massima flessibilità allo studente e ridurre il lavoro degli addetti amministrativi. La partecipazione degli studenti Guardando ai risultati ottenuti in termini di partecipazione, rispetto ai 1918 studenti appartenenti al campione, 890 sono stati i candidati registrati in Universitaly di cui 233 non appartenenti al campione. Tolti i 103 assenti, 554 studenti dell’Ateneo di Padova hanno partecipato al test Teco per cui il tasso di risposta è stato pari al 28,8% Ci si è interrogati in corso d’opera sulle modalità migliori per coinvolgere gli studenti, per informarli e raggiungerli con i mezzi più efficaci. La prima azione fatta per pubblicizzare la partecipazione di Padova al Progetto Teco è stata quella di dare rilevanza al progetto nelle pagine del sito d’Ateneo. Si è tentato di sensibilizzare gli studenti attraverso i docenti, azione che sarebbe potuta essere sicuramente più incisiva se vi fosse stato maggior margine di tempo dando quindi ai docenti più occasioni di parlare di Teco ai loro studenti in aula. L’informazione diretta agli studenti è stata fatta attraverso comunicazioni via mail e, molto più incisivo, con l’invio di sms in più riprese. E’ indubbio che il contatto diretto, personale resta quello più efficace. Ne abbiamo avuto prova grazie alla disponibilità del ICP (prof. Felisatti) che, in qualità di coordinatore di Ateneo, ha cercato di essere presente all’inizio di quasi tutte le sessioni di test, presentando l’importanza del TEST Teco a cui gli studenti stavano per approcciarsi. Questo ha motivato gli studenti presenti e favorito il passaparola. Il passaparola si è rilevato il modo più efficace per aumentare il tasso di partecipazione così come riscontrato anche dall’esperienza delle interviste telefoniche. Nella prima settimana di Giugno,infatti, visto che il tasso di partecipazione si aggirava intorno al 17%, è partito l’intervento di sensibilizzazione telefonica volto a contattare direttamente gli studenti appartenenti al campione e non ancora iscritti al test Teco. Gli obiettivi di questa iniziativa, oltre a cercare di aumentare il tasso di partecipazione, sono stai quelli di stabilire un contatto diretto con gli studenti, sensibilizzarli alla proposta e capire la loro opinione. Ne è emersa la necessità di migliorare la diffusione delle informazioni puntando sul coinvolgimento dei docenti in aula. E’ stato evidenziato che il periodo in cui è stato proposto il Test non era adatto alle esigenze degli studenti. E’ risultato infine che se ben informarti, gli studenti comprendono l’importanza della loro partecipazione al test. Considerazioni conclusive Se volessimo sintetizzare quindi in un’unica parola le azioni da attivare per migliorare i risultati diremmo “Maggiore coinvolgimento” inteso sia verso e tra gli studenti, sia verso i docenti fondamentali interlocutori per gli studenti e infine con riferimento a tutti gli attori dell’organizzazione. Da questa prima sperimentazione possiamo imparare che è necessario mettere a punto nuove indicazioni utili per formulare una proposta in linea con un aumento di interesse e partecipazione E’ necessario affinare e semplificare le procedure tecniche per la gestione e somministrazione del test e in particolar modo le scelte tecniche relative alla definizione del campione. Infine, per non vanificare gli sforzi fatti per coinvolgere gli studenti è necessario riuscire a garantire tempi certi dei risultati.