Manuale Operativo
Conservazione Sostitutiva
Libro Unico
del Lavoro
(Adempimenti B.Point
verso ARKManager)
UR1404143000
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Nessuna parte di questi documenti può essere riprodotta o trasmessa in qualsiasi forma o mezzo,
elettronico, meccanico o altri, senza la preventiva autorizzazione di Wolters Kluwer Italia s.r.l.
I manuali/schede programma sono costantemente aggiornate, tuttavia i tempi tecnici di redazione
possono comportare che le esemplificazioni riportate e le funzionalità descritte non corrispondano
esattamente a quanto disponibile all’utente. L’utente potrebbe avere attive tutte o solamente alcune
delle funzioni descritte nel presente documento, per le diverse condizioni commerciali a cui ha aderito.
INDICE
PREMESSA NORMATIVA ...........................................................................................................4
TABELLA AUTORIZZAZIONI ......................................................................................................5
STAMPA DEFINITIVA LUL ........................................................................................................6
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEL LUL ....................................................................................7
MANUTENZIONE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEL LUL ...........................................................10
INIBIZIONE OPERATORI ALLA CONSERVAZIONE .........................................................................12
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Conservazione Sostitutiva LUL
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PREMESSA NORMATIVA
“La tenuta e la Conservazione del Libro Unico del Lavoro può essere effettuata in modo tradizionale
(elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo o stampa laser, previa
autorizzazione da parte dell'INAIL alla stampa e generazione della numerazione automatica) oppure su
supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata
alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la
consultabilità, in ogni momento, anche l'inalterabilità e l'integrità dei dati, nonché la sequenzialità
cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art.71 del
D.Lgs. 07/03/2005, n.82 (le regole tecniche attualmente in vigore sono contenute nella
Deliberazione CNIPA n.11/2004 e nel DPCM 30 gennaio 2009).
I sistemi di tenuta e Conservazione informatica del Libro Unico del Lavoro (LUL) sono sottratti ad
obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, da consegnare anche
a mezzo Fax o posta PEC, alla Direzione Provinciale del Lavoro competente per territorio, prima della
loro messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.
I documenti informatici che compongono il Libro Unico del Lavoro devono avere la forma di documenti
statici non modificabili e devono essere emessi con l'apposizione del riferimento temporale e della
sottoscrizione elettronica, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità. Essi
possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché
sia sempre assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità tra un periodo di paga e
l'altro.
Il processo di Conservazione deve chiudersi per ogni periodo di paga entro il termine di
registrazione, cioè entro la fine del mese successivo, con l'apposizione di una ulteriore firma
digitale sul lotto di registrazioni mensili a cura del tenutario/conservatore (datore di lavoro, consulente
o associazione di categoria), oltre che di una marca temporale da apporre quindi, all'intera
scritturazione di paghe e presenze in scadenza.”
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Conservazione Sostitutiva LUL
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TABELLA AUTORIZZAZIONI
Per attivare la Conservazione Sostitutiva del Libro Unico del Lavoro è necessario inserire all'interno
della Tabella Autorizzazione Libro Unico del Lavoro le seguenti informazioni:
Campo
Modalità
LUL
Descrizione
Conservazione
Data Inizio
Data Fine
Valori ammessi:
[C]artacea (valore predefinito)
[S]ostitutiva
Nella forma [gg/mm/aaaa]
Viene richiesta solo in caso di Modalità Conservazione LUL uguale a
[S]ostitutiva.
Indicare il giorno di inizio della tenuta del LUL con la modalità di
Conservazione Sostitutiva.
Nella forma [gg/mm/aaaa]
Viene richiesta solo in caso di Modalità Conservazione LUL uguale a
[S]ostitutiva.
Indicare il giorno di termine della tenuta del LUL con la modalità di
Conservazione Sostitutiva.
Lasciare la data a zero se non è prevista una data di termine
Conservazione Sostitutiva.
A partire dal Numero LUL
Viene richiesto solo in caso di Modalità Conservazione LUL uguale a
[S]ostitutiva.
Indicare il numero di pagina del LUL di inizio della tenuta con la
modalità di Conservazione Sostitutiva.
Nel caso in cui, all'interno della stessa configurazione siano gestite più autorizzazioni LUL per le
quali si intenda passare alla Conservazione Sostitutiva, occorre indicare le suddette
informazioni per ognuna di esse.
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Conservazione Sostitutiva LUL
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STAMPA DEFINITIVA LUL
Per poter garantire l'integrità dei dati ai fini della Conservazione Sostitutiva, effettuando la stampa in
ìBollato’ del cedolino, la procedura provvede a generare, all'interno di un'apposita cartella, per ogni
pagina stampata un file in formato PDF con le stesse caratteristiche e informazioni del LUL.
La generazione dei file PDF viene effettuata per:
 le pagine retribuzioni
 le pagine calendario
 le pagine retribuzioni+calendario
 le eventuali pagine utilizzate ai fini della stampa dei cedolini riepilogativi
Quest'ultime, anche se non obbligatorie devono essere conservate per mantenere la
progressività e consecutività delle pagine del LUL stampate nel ‘bollato’.
Esempio di generazione file PDF:
I file PDF vengono generati all'interno di un'apposita cartella, suddivisa per numero di
autorizzazione (per es. c:\BPoint\arc\condiv\dispag\lul\[numero autorizzazione]).
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Conservazione Sostitutiva LUL
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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEL LUL
Al termine di ogni periodo di paga occorre trasmettere ad ARKmanager ogni pagina del LUL stampata.
Campo
Descrizione
Selezionare il numero di autorizzazione per la quale si intende
effettuare la Conservazione Sostitutiva del LUL.
Numero autorizzazione
Opzioni
Trasmessi/Da
Trasmettere
Il campo non viene richiesto in caso di unica autorizzazione
presente in archivio.
Utilizzare l'opzione [Trasmessi] per visualizzare le pagine del LUL già
trasmesse.
Utilizzare l'opzione [Da trasmettere] per visualizzare le pagine del LUL
ancora da trasmettere.
Se è stata selezionata l'opzione [Da trasmettere] viene visualizzato
automaticamente il primo numero di LUL da trasmettere.
Bollato di partenza non può essere modificato.
Bollato di partenza
Se è stata selezionata l'opzione [Trasmessi], tramite il tasto funzione
[F7-Bollati Trasmessi] è disponibile l'elenco degli invii effettuati in cui
sono indicate le pagine di inizio e fine trasmissione.
I successivi campi [Stampati fino alla data del] e [Periodo
Conservazione] sono di sola visualizzazione.
Nella Forma gg/mm/aaaa.
Il campo viene richiesto se è stata selezionata l'opzione [Da
trasmettere].
Stampati fino alla data
del
Periodo Conservazione
Indicare la data di stampa del LUL da considerare ai fini
dell'invio alla Conservazione Sostitutiva.
Tramite il tasto funzione [F2-Help di Campo] è disponibile l'elenco
ordinato per data con i numeri del LUL di inizio e fine stampa.
Nella forma mm/aaaa.
Il campo viene richiesto se è stata selezionata l'opzione [Da
trasmettere].
Indicare il periodo di Conservazione nella forma mm/aaaa.
Esempio di videata:
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Tramite il bottone [Ricerca] viene visualizzato il dettaglio delle pagine del LUL rispondenti alle opzioni
inserite:
Tramite il bottone
è possibile visualizzare il contenuto di ogni singola pagina visualizzata.
Selezionare il bottone [Esporta] per inviare ad ARKmanager le pagine visualizzate.
Sono disponibili le seguenti modalità di invio:
 Tramite WebServices (modalità automatica)
 Tramite file compresso s2s.fcp su postazione locale
 Tramite file compresso s2s.fcp su postazione server
Selezionando le modalità file compresso s2s.fcp verrà successivamente richiesta la cartella in
cui dovrà essere depositato il file contenente le pagine del LUL da inviare alla Conservazione
Sostitutiva. Il file dovrà essere prelevato e acquisito manualmente all'interno di ARKmanager:
Il processo di trasmissione ad ARKmanager può essere effettuato in più riprese nel corso dello stesso
periodo di paga oppure, in un'unica soluzione al termine dello stesso.
I
file PDF trasmessi contenenti le pagine del LUL vengono mantenuti anche dopo la
trasmissione.
Nella scelta "Gestione Fogli Utilizzati" per ogni pagina del LUL trasmessa, vengono memorizzate la data
e l'ora di Trasmissione:
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La data e l'ora sono riferite alla data di trasmissione da B.Point ad ARKmanager. La data e ora
di effettiva Conservazione Sostitutiva sono gestite da ARKmanager e pertanto sono visibili da
quest'ultimo.
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MANUTENZIONE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEL LUL
Per esigenze di spazio fisico su disco e/o per ridurre la quantità di file presenti, è possibile eliminare i
PDF trasmessi ad ARKmanager.
Tramite la stessa procedura è anche possibile riabilitare all'invio di ARKmanager, le pagine del LUL
trasmesse in precedenza.
Quest'ultima funzione non è disponibile se sono stati eliminati i PDF trasmessi.
Campo
Descrizione
Selezionare il numero di autorizzazione per la quale si intende eliminare i pdf
o ripristinare l'invio dei pdf ad ARKmanager.
Numero
autorizzazione
Il campo non viene richiesto in caso di unica autorizzazione presente
in archivio.
Opzioni
Rimuovi
PDF/Ripristina
invio
Bollato
partenza
Utilizzare l'opzione [Rimuovi PDF] per rimuovere i PDF relativi alle pagine del
LUL già trasmesse.
Utilizzare l'opzione [Ripristina Invio] per ripristinare l'invio dei PDF relativi alle
pagine del LUL già trasmesse.
Tramite il tasto funzione [F2-Help di campo] è disponibile l'elenco degli invii
effettuati in cui sono indicate le pagine di inizio e fine trasmissione, la data di
stampa, il periodo paga, l'operatore che ha effettuato la trasmissione, la
relativa data e ora di trasmissione.
di
Esempio di videata
Tramite il bottone [Ricerca], viene visualizzato il dettaglio delle pagine del LUL rispondenti alle opzioni
inserite:
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Tramite il bottone [Esegui] si procede alla funzione selezionata (Rimuovi PDF / Ripristina invio).
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INIBIZIONE OPERATORI ALLA CONSERVAZIONE
E' possibile inibire ad alcuni operatori l'accesso alle funzioni di Conservazione Sostitutiva e
Manutenzione Conservazione Sostitutiva collegando all'operatore un Profilo P.A.C. come indicato:
In corrispondenza del campo <Elenco PAC> tramite gli appositi tasti funzione collegare il PAC
PAGCLUL:
Collegare il Profilo PAC agli operatori per i quali si vuole inibire l'accesso alle funzioni di Conservazione
e manutenzione del LUL:
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Per gli operatori a cui viene collegato il Profilo PAC, come descritto in precedenza, accedendo alle
funzioni di Conservazione e manutenzione del LUL, viene visualizzato il seguente messaggio e non è
consentito l'accesso:
Per gli operatori a cui viene collegato il Profilo PAC è comunque consentita la stampa del LUL
in bollato per la quale, in presenza di Conservazione Sostitutiva, viene generata per ogni
pagina stampata il rispettivo PDF che sarà successivamente trasmesso ad ARKmanager tramite
gli operatori abilitati.
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