MANUALE
DEI
PROCESSI
ESSE3
Versione di riferimento: 4.00.00
KION S.p.A.
Riproduzione vietata salvo autorizzazione
INDICE
1. BREVE “DIZIONARIO PRATICO” ...................................................................1
2. ANAGRAFICA PERSONA V ANAGRAFICA STUDENTE........................................1
IMMATRICOLAZIONI/ISCRIZIONI .......................................................................2
3. COME IMMATRICOLARE/ISCRIVERE .............................................................2
3.1
IMMATRICOLAZIONE “SEMPLICE” .........................................................2
3.2
IMMATRICOLAZIONE A UNA LS.............................................................5
3.3
ISCRIZIONI........................................................................................6
Annulla iscrizioni .........................................................................................7
3.4
COME EFFETTUARE UNA RICOGNIZIONE................................................7
PAGAMENTI E TASSE ........................................................................................8
4. COME REGISTRARE I PAGAMENTI................................................................8
4.1
RATE DI IMMATRICOLAZIONE/ISCRIZIONE ............................................8
4.2
TASSE E VOCI ....................................................................................8
4.3
COME ADDEBITARE UNA TASSA DI SERVIZIO ........................................8
4.4
COME ANNULLARE UNA FATTURA .........................................................9
Fattura non ancora pagata ...........................................................................9
Fattura già pagata..................................................................................... 10
4.5
ERRATO PAGAMENTO ........................................................................ 11
4.6
COME INSERIRE L’AUTOCERTIFICAZIONE ............................................ 12
PASSAGGI E TRASFERIMENTI .......................................................................... 13
5. COME EFFETTUARE UN PASSAGGIO DI CORSO............................................ 13
5.1
SCELTA DI PERCORSO ≠ CAMBIO PERCORSO ....................................... 14
6. COME GESTIRE LE CONVALIDE ................................................................. 14
6.1
CONVALIDE PARZIALI ....................................................................... 15
7. COME REGISTRARE UN ATTO AMMINISTRATIVO.......................................... 16
8. COME EFFETTUARE UN TRASFERIMENTO IN INGRESSO................................ 16
9. COME EFFETTUARE UN TRASFERIMENTO IN USCITA .................................... 16
LA DEFINIZIONE DEI CORSI DI STUDIO............................................................ 17
10.
DEFINIRE LA STRUTTURA DELL’ATENEO.................................................. 17
10.1 INSERIRE I DATI RELATIVI ALL’ATENEO .............................................. 18
10.2 INSERIRE I DATI RELATIVI ALLE FACOLTÀ ........................................... 18
10.3 INSERIRE I DATI RELATIVI AI DIPARTIMENTI....................................... 18
10.4 INSERIRE I DATI RELATIVI AGLI ENTI ESTERNI.................................... 18
10.5 DEFINIRE GLI ANNI ACCADEMICI ....................................................... 18
10.6 DEFINIRE I CORSI DI STUDIO ............................................................ 18
10.7 DEFINIRE L’ORDINAMENTO DEL CdS ................................................... 21
10.8 DEFINIRE I PERCORSI DI STUDIO....................................................... 21
11.
COME DEFINIRE I TITOLI DI ACCESSO ................................................... 21
OFFERTA DIDATTICA ...................................................................................... 22
12.
DEFINIRE I REGOLAMENTI DI PERCORSO ............................................... 22
12.1 REGOLE DI PERCORSO/SCHEMA VINCOLATO ....................................... 23
13.
DEFINIRE LE ATTIVITÀ DIDATTICHE ....................................................... 24
13.1 DEFINIRE DELLE AD EX-NOVO............................................................ 24
13.2 ASSOCIARE AD GIÀ PRESENTI IN UN CDS ........................................... 25
14.
DEFINIRE L’OFFERTA DIDATTICA ........................................................... 25
15.
DEFINIRE LE REGOLE DI SCELTA ........................................................... 27
15.1 REGOLE DI SCELTA SULLE UD ............................................................ 32
16.
DEFINIRE LE ATTIVITÀ DIDATTICHE EQUIVALENTI................................... 34
17.
COME INSERIRE LE REGOLE DI PROPEDEUTICITÀ .................................... 35
18.
LE REGOLE 3+2 ................................................................................... 36
Manuale dei Processi
CARRIERA ..................................................................................................... 37
19.
COME CARICARE IL PIANO DI STUDI ...................................................... 37
20.
LA REGISTRAZIONE DI UNA PROVA........................................................ 38
20.1 REGISTRAZIONE PROVE .................................................................... 38
Annullamento “fisico” di una prova .............................................................. 40
Come forzare il caricamento di una prova..................................................... 41
20.2 REGISTRAZIONE VERBALI.................................................................. 41
Registrazione verbale con studenti non prenotati all’appello............................ 41
Registrazione verbale con studenti prenotati all’appello.................................. 43
SESSIONI E APPELLI ...................................................................................... 45
21.
DEFINIRE LE SESSIONI......................................................................... 45
22.
DEFINIRE GLI APPELLI .......................................................................... 45
CONCORSI .................................................................................................... 45
23.
LA STRUTTURA DEL CONCORSO ............................................................ 45
23.1 COME DEFINIRE UN CONCORSO ......................................................... 45
Tipologia concorsi...................................................................................... 45
Sessione .................................................................................................. 46
Modalità di svolgimento dei concorsi ............................................................ 46
Calcolo posizione in graduatoria .................................................................. 47
Calcolo punti in graduatoria ........................................................................ 47
Indicazioni su eventuali preferenze.............................................................. 49
Gestione tasse di iscrizione al concorso ........................................................ 49
La sezione “Graduatorie per” ...................................................................... 50
23.2 DEFINIRE LE PROVE DI UN CONCORSO ............................................... 52
24.
ISCRIZIONI CONCORSI......................................................................... 53
25.
CLASSIFICHE....................................................................................... 56
26.
GRADUATORIE..................................................................................... 57
TASSE .......................................................................................................... 61
27.
L’ANAGRAFICA DELLE TASSE ................................................................. 61
27.1 DEFINIRE LE VOCI ............................................................................ 61
27.2 DEFINIRE LE TASSE .......................................................................... 62
28.
COME GESTIRE GLI IMPORTI ................................................................. 62
28.1 DEFINIRE LE FASCE .......................................................................... 62
28.2 DEFINIRE LE COMBINAZIONI ............................................................. 63
28.3 LE ASSOCIAZIONI DELLE COMBINAZIONI............................................ 64
Come selezionare i parametri ..................................................................... 64
28.4 LA DEFINIZIONE DELLE RATE ............................................................. 64
28.5 LA “VARIA IMPORTI BASE” ................................................................. 66
28.6 DEFINIZIONE ESONERI ..................................................................... 67
MOBILITÀ INTERNAZIONALE ........................................................................... 69
29.
ORGANIZZAZIONE DELLA MOBILITÀ INTERNAZIONALE ............................ 69
29.1 AMBITO DI MOBILITÀ ........................................................................ 69
Tipologia di Rapporto/Atenei Stranieri .......................................................... 70
Parametri e informazioni di dettaglio............................................................ 72
29.2 DEFINIZIONE BANDO ........................................................................ 72
29.3 CRITERI FILTRANTI........................................................................... 73
Fascia massima di reddito .......................................................................... 73
Insieme strutture di appartenenza............................................................... 73
Regole di sbarramento ............................................................................... 74
Gruppi di esclusione .................................................................................. 74
Ulteriori controlli ....................................................................................... 74
29.4 REQUISITI LIBERI............................................................................. 74
29.5 SEDI ............................................................................................... 75
Manuale dei Processi
2
29.6 DESTINAZIONI ................................................................................. 75
29.7 ISCRIZIONE AI BANDI....................................................................... 76
Erasmus in Uscita Gestione Iscrizioni Studente ......................................... 76
Erasmus in Entrata Immatricolazioni per Mobilità in Ingresso...................... 78
29.8 GESTIONE GRADUATORIE.................................................................. 79
29.9 GESTIONE AVVIO A DESTINAZIONE STUDENTI .................................... 80
INIZIO NUOVO ANNO ACCADEMICO ................................................................. 82
30.
ORGANIZZAZIONE ............................................................................... 82
30.1 ANNI ACCADEMICI............................................................................ 82
30.2 CARICAMENTO OFFERTA FORMATIVA .................................................. 82
30.3 DATE DI RIFERIMENTO ...................................................................... 84
31.
DIDATTICA.......................................................................................... 85
31.1 DEFINIZIONE OFFERTA DIDATTICA ..................................................... 85
31.2 REGOLE DI SCELTA ........................................................................... 86
32.
TASSE ................................................................................................ 86
32.1 DEFINIZIONE TASSE ......................................................................... 86
32.2 MERITO ........................................................................................... 87
32.3 INVIO BOLLETTINI DI PAGAMENTO ..................................................... 87
AMMINISTRAZIONE ........................................................................................ 87
32.4 CONCORSI ....................................................................................... 87
CARRIERA ..................................................................................................... 87
Manuale dei Processi
3
LEGENDA
Campi delle maschere di ESSE3
Codice fiscale
Bottoni di ESSE3
NUOVA PERSONA
Vedi manuale on line
Nota bene/Attenzione
ABBREVIAZIONI
Attività Didattica
AD
Corso di Studi
CdS
Anno Accademico
AA
Percorso di Studio
PdS
Offerta Didattica
OD
Manuale dei Processi
4
1.
BREVE “DIZIONARIO PRATICO”
CLASSE =
insieme di regole all’interno della quale posso trovare più
CORSI DI STUDIO
“rivestimento”
“scheletro”
Classe MIUR ≠ Classe Ateneo = Requisiti minimi
Attività associate = minimo di parametri associati / minimo di CF x tipologia
SETTORE: serve per uniformare i titoli conferiti dai diversi Atenei
La prima operazione da svolgere quando si deve attivare un CdS è attivare
la classe di Ateneo → quindi dare la struttura al CdS.
Più CdS possono appartenere alla stessa Classe.
Unità di Misura ante-riforma= Annualità
Unità di Misura post-riforma= Crediti Formativi (CFU)
Ogni corso può avere più ordinamenti.
Di solito durano più anni.
Vi sono legati i PERCORSI ≡ CURRICULA ≡ INDIRIZZO (Termine anteriforma)
Ulteriore specifiche del CdS che quindi porta a un diverso PdS
2.
ANAGRAFICA PERSONA V ANAGRAFICA STUDENTE
Anagrafica Persona
Anagrafica Studente
dati anagrafici di tutti coloro che entrano in contatto con l'Ateneo ma che non sono necessariamente degli studenti.
dati anagrafici + situazione libretto + situazione iscrizioni degli studenti dell’Ateneo
Infatti, secondo la logica di ESSE3, PERSONA
≠ STUDENTE
Quale la differenza?
Manuale dei Processi
Una persona assume lo status di studente nel momento in cui entra in possesso di una matricola.
La tabella contenente l’anagrafica delle persone riporta quindi sia persone che studenti mentre nella rubrica degli studenti solo coloro che si sono immatricolati.
Figura 1 mostra visivamente la differenza tra il concetto di Persona (manca la matricola e le informazioni derivanti dalla carriera) e quello di Studente (tutti i campi sono
valorizzati)
A
C
E
G
I
M
O
Q
B
D
F
H
L
N
P
R
Figura 1 - Rubrica Persone
IMMATRICOLAZIONI/ISCRIZIONI
3.
COME IMMATRICOLARE/ISCRIVERE
3.1
IMMATRICOLAZIONE “SEMPLICE”
Percorso: Amministrazione / Immatricolazioni e Iscrizioni / Immatricolazioni
•
•
•
•
•
•
Richiamare l’anagrafica della persona oppure inserirla cliccando in NUOVA
PERSONA
Selezionare il Corso di Studio al quale immatricolare la persona
Ordinamento si valorizza in modo automatico in quanto lo studente viene
sempre assegnato all’ordinamento attivo più recente.
Il sistema fa coincidere Data immatricolazione con Data prima imm. ma sono
campi modificabili
Anno di Corso e Tipo iscrizione si valorizzano automaticamente
Se la persona da immatricolare opta per la tipologia part-time, flaggare Parttime e valorizzare il conseguente campo obbligatorio Alternativa e CFU (il
programma permette la scelta del part-time solo se è stato indicato che il corso di studio in questione ammette iscrizioni part-time)
A questo punto le operazioni da eseguire sono diverse in considerazione del fatto se
la persona desidera solo pre-immatricolarsi (situazione a) oppure vuole immatricolarsi (situazione b):
Situazione a:
Non selezionare Definitiva
Cliccare IMMATRICOLA
Conseguenze in ESSE3:
ESSE3 crea il bollettino con le tasse di prima rata
Richiamando lo studente in Gestione Studente si constata che:
Manuale dei Processi
2
-
Stato Matricola: in Ipotesi
Stato Studente: Attivo
Lo studente può essere ancora richiamato dalla funzione Immatricolazioni
Figura 2 - Studente pre-immatricolato
Situazione b:
Flaggare Definitiva
Cliccare IMMATRICOLA
Conseguenze in ESSE3:
ESSE3 crea il bollettino con le tasse di prima rata
Richiamando lo studente in Gestione Studente si verifica:
Stato Matricola: Attivo
Stato Studente: Attivo
Figura 3 - Studente immatricolato definitivamente
Una volta che uno studente è stato immatricolato “in definitiva” non
potrà più essere richiamato dalla funzione di Immatricolazione ma da
Gestione Studenti!
Immatricolazioni potrebbe servire nuovamente solo nel caso in cui lo studente
voglia dare avvio a una o più carriere parallele
Manuale dei Processi
3
Come mostra la Figura 4, oltre alla causale di “immatricolazione semplice” la look up
presente nel campo Tipo Ingresso permette anche tre altre tipologie di immatricolazione:
1.
per abbreviazione di carriera
2.
per studente decaduto
3.
per studente rinunciatario
Figura 4 - Causali di immatricolazione
Per l’ANS ESSE3 prevede l’inserimento di 3 date relative alla carriera di riferimento come da Figura 5:
Figura 5 – Dati sugli AA per l’ANS
1.
2.
AA/Data d’immatricolazione:
AA/Data d’ingresso in Ateneo
3.
AA/Data Iª Immatricolazione
data di immatricolazione al CdS
data in cui lo studente è entrato
nell’Ateneo
data relativa all’entrata assoluta dello studente nel mondo universitario italiano
Di seguito alcuni esempi:
•
Situazione “semplice”: studente in possesso di Titolo di Scuola Superiore che
nel 2004 si immatricola presso l’Università di Bologna a una laurea di primo
livello
Le date richieste saranno:
AA d’immatricolazione = 2004/2005
AA d’ingresso in Ateneo = 2004/2005
Manuale dei Processi
4
AA Iª Immatricolazione = 2004/2005
•
Studente immatricolato a una laurea di primo livello nel 1998 presso
l’Università A, ottenuto il titolo nel 2003 e immatricolato a una laurea Specialistica nel 2005 presso lo stesso Ateneo
Le date richieste saranno:
AA d’immatricolazione = 2005/2006
AA d’ingresso in Ateneo = 2005/2006
AA Iª Immatricolazione = 1998/1999
•
Studente immatricolato a una laurea di primo livello nel 1999, ottenuto il titolo e immatricolato a una LS presso l’Università A nel 2002, trasferitosi presso
l’Università B nel 2003.
Le date richieste saranno:
AA d’immatricolazione = 2002/2003
AA d’ingresso in Ateneo = 2003/2004
AA Iª Immatricolazione = 1999/2000
3.2
IMMATRICOLAZIONE A UNA LS
Percorso: Amministrazione / Immatricolazioni e Iscrizioni / Immatricolazioni per lauree specialistiche
Le operazioni da effettuare per immatricolare uno studente a una laurea specialistica
(LS) sono analoghe a quelle descritte nel caso di un’immatricolazione semplice solo
che, configurando in modo adeguato le regole relative ai titoli di acceso, è possibile
immatricolare in ipotesi uno studente che non ha ancora conseguito la L2.
In questo caso possono verificarsi le seguenti situazioni:
a.
L2 non conseguito
Stato matricola: Attivo
Stato Studente: in stato Ipotesi per Immatricolazione a laurea specialistica
Figura 6 – Immatricolazione in Ipotesi a una LS
b.
L2 conseguito
Stato matricola: Attivo
Stato Studente: in stato Attivo per Immatricolazione a laurea specialistica
Iscrizione: stato dipendente dal pagamento delle tasse
Manuale dei Processi
5
Figura 7 - Immatricolazione perfezionata a una LS
Una volta immatricolato alla LS, cliccando sul bottone ALTRA CARRIERA da Gestione Studenti sarà poi possibile visualizzare le informazioni relative alla carriera L2.
Lo stato studente sarà X, ovvero cessato per motivo Cons. Titolo.
Figura 8 – Stato studente cessato per titolo conseguito
3.3
ISCRIZIONI
Con tale termine si intende l’iscrizione di uno studente a un anno successivo a quello
d’immatricolazione.
Di seguito le operazioni necessarie:
•
•
accedere alla funzione Iscrizioni da menù (Percorso: Amministrazione / Immatricolazioni e Iscrizioni / Iscrizioni)oppure da Gestioni Studenti attraverso il
tab a disposizione nella parte inferiore della schermata
posizionarsi nell’area di riferimento e selezionare la modalità di inserimento
ESSE3 genera in modo automatico i dati relativi all’anno d’iscrizione, tipo d’iscrizione,
anno di corso, …e, una volta eseguito il salvataggio dei dati, carica le tasse.
Qualora uno studente intenda riprendere gli studi dopo un anno o più di inattività, la
ricognizione verrà automaticamente proposta nel momento in cui si cerca di registrare una nuova iscrizione.
Dando l’ok a procedere con le operazioni di ricognizione, automaticamente si presenterà all’utente la schermata relativa alla funzione apposita.
Una volta regolarizzata la situazione dello studente con l’inserimento
delle iscrizioni per gli anni mancanti, si procederà con la definizione
dell’iscrizione per l’anno corrente.
Di seguito la definizione delle lettere che accompagnano ogni riga presente nella tabella di sintesi delle iscrizioni (vedi Figura 9):
I
R
T
Iscrizione Regolare
Iscrizione ricostruita attraverso ricognizione
Iscrizione ricostruita nel caso di trasferimento in ingresso
Manuale dei Processi
6
Figura 9 - Sintesi "Iscrizioni"
Annulla iscrizioni
Percorso: Amministrazione / Elaborazioni / Annulla Iscrizione
Per annullare un’iscrizione ed eventualmente cancellare le tasse pagate e generare
nuovamente una iscrizione in ipotesi è necessario accedere alla funzione Annulla Iscrizione.
Una volta richiamato lo studente si otterrà una lista degli A.A. d’iscrizione con i seguenti principali dettagli: stato di iscrizione, tipo di iscrizione e anno di corso.
È sufficiente selezionare l’anno da eliminare e procedere con l’annullamento.
Figura 10 - Iscrizione 2004/2005 annullata
1.
2.
3.
3.4
È impossibile annullare un’iscrizione se è l’unica valida
È possibile annullare solo l’ultima iscrizione attiva o sospesa
Le tasse eliminate non generano nessun tipo di rimborso
COME EFFETTUARE UNA RICOGNIZIONE
Percorso: Amministrazione / Passaggi e Trasferimenti / Ricognizione
Dopo avere richiamato lo studente in questione, l’applicativo riporta nell’area centrale della pagina le informazioni relative alle iscrizioni e alla situazione tasse.
Gli A.A. che mancano perché la situazione dello studente sia regolare sono contrassegnati da un flag nel campo ricognizione e presentano l’importo da pagare.
La sezione sottostante visualizza il dettaglio delle tasse relative all’anno selezionato
nell’area centrale e permette di registrare il pagamento dei contributi di ricognizione.
Procedere come segue:
•
cliccare in ADDEBITI
•
selezionare (generalmente operazione che effettua ESSE3 di default) la modalità di emissione fattura “Fattura unica”
•
selezionare dalla look up il numero di fattura
•
cliccare in PAGAMENTI e registrare i dati relativi al pagamento della fattura
unica
Manuale dei Processi
7
PAGAMENTI E TASSE
4.
COME REGISTRARE I PAGAMENTI
Di seguito le principali indicazioni per registrare nel modo più veloce e semplice i vari
tipi di pagamento disponibili in ESSE3:
4.1
RATE DI IMMATRICOLAZIONE/ISCRIZIONE
Una volta generata l’immatricolazione/iscrizione la registrazione del pagamento degli
importi di prima e seconda rata si effettua tramite le seguenti operazioni:
selezionare tramite flag le voci relative alla rata in questione (generalmente
ESSE3
flagga
di
default
la
prima
rata
al
momento
dell’immatricolazione/iscrizione)
cliccare in PAGAMENTI e registrare i dati relativi al pagamento della fattura
4.2
TASSE E VOCI
Per visualizzare tutte le tasse suddivise per AA e i dettagli sulle voci che le compongono cliccare il tab Tasse a disposizione nella parte inferiore della schermata da Gestione Studenti.
Per gestire i pagamenti, di seguito le operazioni da compiere:
Selezionare in Anni Accademici l’anno per il quale si deve acquisire la tassa
Selezionare in Anni Acc. il corretto anno di riferimento. ESSE3 di default porta l’utente ad operare nell’anno corrente!!
Selezionare da Tasse il tipo di tassa che si deve registrare
In Voci porre il flag accanto alle singole voci di tassa da acquisire
Creare la fattura cliccando CREA FATTURA
Procedere con VAI AD EMISSIONE FATTURA
Si visualizza la pagina Emissione-Modifica fattura nella quale è possibile visualizzare
e acquisire tutte le fatture associate alle tasse universitarie dello studente in questione.
Selezionare la fattura da emettere
Cliccare EMETTI/STAMPA
Definire la modalità di pagamento
Procedere con VAI AD ACQUISIZIONE PAGAMENTO
Selezionare l’a.a. e il pagamento da acquisire
Cliccare INSERISCI
4.3
COME ADDEBITARE UNA TASSA DI SERVIZIO
Le tasse di servizio vengono addebitate uno studente a discrezione per operazioni
"una tantum" quali, ad esempio, il duplicato di un diploma.
Manuale dei Processi
8
Cliccare in AGGIUNGI VOCE e, una volta selezionata la voce da aggiungere tramite
flag, dare l’ok attraverso AGGIUNGI VOCE/I come mostra la Figura 11:
Figura 11 - Look up di "Inserisci Voce"
Il duplicato del libretto costituisce un punto a parte in quanto è il pulsante RICH.
DUPL. LIBRETTO in Gestione Studenti che permette di effettuare la richiesta e di
specificare il metodo di pagamento desiderato.
Figura 12 - Richiesta duplicato libretto
4.4
COME ANNULLARE UNA FATTURA
I casi che si possono verificare sono due:
Fattura non ancora pagata
Qualora si concreta la necessità di eliminare una tassa già fatturata ma non ancora
pagata dallo studente accedere alla schermata Emissione – Modifica Fattura, selezionare la fattura in questione e cliccare il bottone ELIMINA evidenziato nella Figura
13.
Manuale dei Processi
9
Figura 13 - Eliminazione fattura non ancora pagata
Fattura già pagata
ESSE3 permette l’annullamento di un pagamento già acquisito esclusivamente nel
caso in cui l’operazione abbia avuto luogo in giornata ovvero con data uguale alla data di sistema.
La schermata alla quale accedere è Acquisizione Pagamenti Manuale.
Figura 14 - Annulla pagamento "di giornata"
Una volta cliccato in MOSTRA ANCHE PAGAMENTI GIÀ ACQUISITI eseguire le
seguenti operazioni:
•
selezionare il pagamento da annullare
Manuale dei Processi
10
•
•
cliccare il bottone ANNULLA PAGAMENTO
procedere con l’annullamento della fattura:
•
riaccedere alla schermata Emissione – Modifica Fattura
•
selezionare la fattura
•
cliccare in ANNULLA e completare la maschera come da Figura 15
Figura 15 - Annullamento fattura
4.5
ERRATO PAGAMENTO
Percorso: Tasse / Gestione tasse per studente / Errato pagamento
Questa funzione permette di gestire il caso in cui l'importo del pagamento ricevuto e
quello della fattura emessa differiscono.
In realtà ESSE3 apre la funzione in modo automatico quando la somma erroneamente pagata dallo studente viene caricata da Acquisizione pagamenti manuale.
Figura 16 - Maschera di gestione di un pagamento errato
Il sistema consente di effettuare due tipi di ripartizione dell’importo pagato:
1.
Manuale
Manuale dei Processi
11
ESSE3 crea in modo automatico un importo con segno negativo pari alla differenza tra quanto pagato e quanto effettivamente dovuto.
1.
Automatico
la ripartizione si basa sulla percentuale per errato pagamento di ciascuna voce
indicata in fase di definizione delle tasse.
In Addebito Studente si potranno visualizzare due possibili situazioni:
1.
caso di pagamento in eccesso
ESSE3 crea una voce di rimborso pari alla somma elargita in eccesso dallo
studente.
A questo punto tale importo può essere gestito secondo due modalità:
•
rimborso
•
conguaglio
2.
caso di pagamento in difetto
ESSE3 crea una voce pari alla somma mancante non versata dallo studente
Figura 17 mostra come ESSE3 crea una fattura con importo negativo pari alla somma elargita in modo erroneo dallo studente mentre Figura 18 è un dettaglio catturato
da Gestione Studente in cui si vede che tale somma è stata conguagliata con
l’importo di seconda rata comunque dovuto dallo studente all’Ateneo. In altre parole,
l’importo del versamento erroneo è stato sottratto alla somma dovuta per la seconda
rata.
Figura 17 - Voce da rimborsare
Figura 18 - Importo "conguagliato"
4.6
COME INSERIRE L’AUTOCERTIFICAZIONE
Percorso: Tasse / Gestione tasse per studente / Gestione Autocertificazioni / Autocertificazioni
Manuale dei Processi
12
Questa funzione mi serve nel caso in cui lo studente non abbia inserito via web i dati
necessari per l’attribuzione della corretta fascia di reddito per l’assegnazione delle
tasse.
Le informazione richieste variano da Ateneo ad Ateneo in base al tipo di gestione applicata.
PASSAGGI E TRASFERIMENTI
5.
COME EFFETTUARE UN PASSAGGIO DI CORSO
Percorso: Amministrazione / Passaggi e Trasferimenti / Passaggio di corso
È un’operazione che prevede l’effettuazione di due fasi successive:
1.
Conferma del passaggio (ad opera della segreteria di origine)
È possibile attuare un passaggio di
corso
ordinamento
percorso
nell’ambito dello stesso Ateneo.
Qualora lo studente sia iscritto a un CdS con un solo ordinamento, comparirà direttamente solo la possibilità di effettuare il passaggio di corso o percorso.
La posizione dello studente nel corso di partenza deve essere regolare.
In caso contrario, è necessario prima registrare gli avvenuti pagamenti.
Eseguire le seguenti operazioni:
Valorizzare i campi obbligatori
Cliccare CONFERMA
Una volta confermato il passaggio, in ‘Gestione Studenti’ si noterà
che:
•
la matricola legata al CdS di partenza viene sospesa
•
la matricola legata al CdS di destinazione assume lo stato in
Ipotesi per il motivo “In attesa di delibera”.
Inoltre compaiono i seguenti flag:
2.
Perfezionamento del passaggio (eseguito nella segreteria di destinazione)
In questa fase si indicano tutte le informazioni necessarie alla regolarizzazione
della posizione dello studente nel corso di destinazione.
È prevista l’emissione di una delibera.
Manuale dei Processi
13
Eseguire le seguenti operazioni:
Valorizzare i campi Anno corso e Tipo iscr.
A questo punto, analogamente a quanto accade per l’operazione di immatricolazione,
il passaggio di corso può avvenire in modalità definitiva oppure no.
Non è disponibile un tasto ‘Perfeziona’ o simile ma è sufficiente salvare attraverso il tasto presente nella toolbar!!
5.1
SCELTA DI PERCORSO ≠ CAMBIO PERCORSO
Le due operazioni devono essere effettuate con modalità diverse:
•
Scelta di percorso:
Anche se un CdS non prevede un’effettiva suddivisione in percorsi, ESSE3 gestisce di default un percorso cosiddetto “comune”. Nel momento in cui un CdS
offra uno o più PdS oltre al “comune”, la scelta effettuata dallo studente deve
essere indicato nel campo Percorso posizionato a sinistra nella parte superiore
della pagina delle Iscrizioni.
Quando la scelta non è stata ancora indicata, il campo riporta la seguente indicazione: “Lo studente non ha ancora effettuato la scelta del curriculum”.
•
Cambio di Percorso:
Un eventuale cambio di percorso segue logicamente una scelta.
Il passaggio va registrato dalla funzione Passaggio di Corso che automaticamente permette di flaggare Percorso quando il CdS frequentato dallo studente offre almeno un PdS diverso da quello comune.
Figura 19 - Passaggio di PdS
Le operazioni da eseguire sono analoghe a quanto descritto per il passaggio di
corso
6.
COME GESTIRE LE CONVALIDE
È un’operazione che può essere effettuata nei seguenti casi:
Passaggi (Cds, Ordinamento e PdS)
trasferimento in entrata
abbreviazione di carriera
Quando si realizza una delle situazioni sopra descritte, ESSE3 riporta:
lista delle attività didattiche superate e frequentate nella carriera di origine (a)
lista delle attività didattiche che compongono la carriera di destinazione (b)
Eseguire le seguenti operazioni:
selezionare da (a) una o più AD da convalidare con una o più AD presenti in
(b)
Manuale dei Processi
14
entrare in DETTAGLIO CONVALIDA e definire le caratteristiche della/e AD
convalidata/e
Descrizione e uso delle funzioni presenti nella pagina di Gestione Convalide.
6.1
CONVALIDE PARZIALI
Il bottone GENERA AD presente nella sezione inferiore della pagina per la gestione
delle convalide serve nel momento in cui si deve effettuare una convalida parziale.
I casi che si possono verificare sono due:
a.
AD di partenza convalidata con una AD presente nella carriera attuale dello
studente per un numero minore di CFU del suo valore.
Esempio:
AD di partenza di 10 CFU da convalidarsi parzialmente con 7 dei 10 CFU di
un’AD attuale → È necessario quindi registrare una convalida totale di 7 CFU e
creare e convalidare un’AD integrativa di 3 CFU.
In libretto verranno inserite due AD:
1.
2.
b.
AD convalidata per 7 CFU
AD integrativa da sostenere per il valore di 3 CFU
AD di partenza convalidata con una AD attuale per un numero maggiore di
CFU del suo valore.
Esempio:
AD di partenza di 10 CFU da convalidarsi con un’AD che ne vale 7 → È necessario quindi registrare una convalida totale di 7 CFU e creare e convalidare
un’AD di completamento da 3 CFU.
In libretto verranno inserite due AD:
1.
2.
AD convalidata in toto per 7 CFU
AD che ne vale 3
Il sistema riconosce automaticamente il caso A o B e provvede a generare una Attività Didattica con il numero corretto di segmenti e con il peso corretto. È possibile attribuire un codice e una descrizione a questa AD aggiuntiva e salvare le modifiche sul
libretto dello studente.
La AD che viene generata in automatico è una AD libera fuori offerta valida SOLO per
il libretto dello studente corrente.
Il tipo di convalida CF lascia editabili i campi dedicati alla definizione
del settore, ambito e CFU. Sarà possibile quindi perfezionare la convalida in un momento successivo. Diversamente, CA rende non modificabile la convalida effettuata.
Manuale dei Processi
15
7.
COME REGISTRARE UN ATTO AMMINISTRATIVO
Operazioni come, ad esempio, i passaggi di corso, trasferimenti in entrata, convalide
di AD, riconoscimenti, … sono generalmente associate all’emissione di un atto amministrativo.
Per caricare un atto amministrativo relativamente a uno studente, ESSE3 offre 3 opzioni:
1.
creare un testo “ad hoc” specifico per il singolo studente (posizionarsi
nell’area apposita, selezionare la modalità di inserimento e definire il testo)
2.
associare l’atto amministrativo
3.
copiare l’atto amministrativo
≠
ASSOCIARE
COPIARE
Se si sceglie di associare un atto e poi si apportano modifiche al testo,
queste ricadranno poi a cascata su tutte le associazioni precedentemente create.
Diversamente, quando si opta per la copia, i cambiamenti si ripercuotono solo sul singolo atto copiato.
8.
COME EFFETTUARE UN TRASFERIMENTO IN INGRESSO
Percorso: Amministrazione / Passaggi e Trasferimenti / Trasferimenti in ingresso
Una volta ricercate o inserite le informazioni anagrafiche relative alla persona in questione, bisogna specificare le principali seguenti informazioni:
•
CdS di destinazione
•
Ordinamento
•
Ateneo di provenienza
•
Anno Accademico di inizio carriera e di prima immatricolazione
Prima di proseguire con l’immatricolazione è necessario inserire:
le iscrizioni pregresse
gli esami pregressi
9.
COME EFFETTUARE UN TRASFERIMENTO IN USCITA
Percorso: Amministrazione / Passaggi e Trasferimenti / Trasferimenti in uscita
I passi da effettuare sono simili alle operazioni da eseguirsi nel caso di un passaggio
di corso.
Iª FASE - domanda di trasferimento
Richiamare lo studente
Inserire la data della domanda e almeno l’Ateneo e CdS di destinazione (qualora non presente nella look up, inserire un testo libero)
Inoltrare la domanda
Le conseguenze di questa prima fase sono:
Stato Matricola
Attivo
Manuale dei Processi
16
Stato studente
Stato Iscrizione
Attivo
Sospeso
Nel caso lo studente abbia tasse residue da pagare, ESSE3 non permette di proseguire con la procedura di trasferimento ed è quindi necessario provvedere primariamente a regolarizzare la sua posizione
IIª FASE - trasferimento effettivo
Inserire la data di trasferimento (generalmente differisce dalla data di domanda)
Inserire l’AA di trasferimento
Confermare
Le conseguenze di questa seconda fase sono:
Stato Matricola
Attivo
Stato studente
Sospeso (Motivo TRU = Trasferimento in uscita)
Stato Iscrizione
Sospeso
LA DEFINIZIONE DEI CORSI DI STUDIO
Di seguito la sequenza logica delle operazioni necessarie all’inserimento in ESSE3
dell’Offerta Didattica, ovvero dei Corsi di Studio e delle Attività Didattiche ad essi associati che, anno dopo anno, l’Ateneo rende disponibili agli studenti.
Per definire l’OD è necessario inserire in sequenza le seguenti “entità”:
-
Ateneo e gli elementi strutturali che lo compongono (Facoltà, Dipartimenti, Sedi, Enti Esterni)
Anni Accademici
Corsi di Studio
Ordinamenti di Studio
TRIADE INDIVISIBILE, senza uno non
Percorsi di Studio
esiste nemmeno l’altro*
Regolamenti di Percorso
Offerta Didattica
La relazione tra un livello e l’altro è sempre di 1:n. Anche se dal punto
di vista logico un CdS non prevede una suddivisione in percorsi, ESSE3
gestisce di default un percorso cosiddetto “comune”.
10.
DEFINIRE LA STRUTTURA DELL’ATENEO
Tale operazione è la più semplice ma prioritaria.
Percorso: Didattica: Organizzazione / Struttura / …
Di seguito la sequenza dei passi da compiere:
Manuale dei Processi
17
10.1 INSERIRE I DATI RELATIVI ALL’ATENEO
La funzione consente di definire le informazioni relative all’Ateneo e di gestire l'archivio degli atenei italiani
10.2 INSERIRE I DATI RELATIVI ALLE FACOLTÀ
In questa funzione si deve inserire l’elenco delle facoltà che compongono l’Ateneo e
le relative informazioni. Nella stessa schermata è possibile inoltre associare le sedi
dell’Ateneo e i dipartimenti che afferiscono alla facoltà.
10.3 INSERIRE I DATI RELATIVI AI DIPARTIMENTI
Area in cui definire l’anagrafica dei Dipartimenti e associare opzionalmente le Facoltà
e le sedi dell’Ateneo.
10.4 INSERIRE I DATI RELATIVI AGLI ENTI ESTERNI
10.5 DEFINIRE GLI ANNI ACCADEMICI
Lo scopo di questo processo è quello di definire ogni Anno Accademico specificando
per ognuno l’estensione temporale, i periodi di
sospensione
e
le
scadenze sia a livello di Ateneo che di singoli CdS.
Figura 20 – Definizione scadenze di un anno accademico
10.6 DEFINIRE I CORSI DI STUDIO
Per inserire un nuovo corso si deve aprire la finestra in modalità di inserimento e valorizzare almeno i campi obbligatori presenti nella schermata.
Manuale dei Processi
18
Il codice del CdS è definito dall’Ateneo e non viene assegnato in modo
automatico da ESSE3. È raccomandato quindi l’utilizzo di un criterio
convenzionale ben preciso per codificare i corsi!
Per le tipologie di corso si riporta di seguito la tabella presente nel Manuale
Descrizione Tipo Corso
Corso di laurea
Diploma Universitario
Corso di Specializzazione
Corso di Dottorato
Corso di Laurea
Corso di Laurea Spec.
Corso di Specializzazione
Corso di Dottorato
Master di Primo Livello
Master di Secondo Livello
Corso di Laurea a Ciclo
Unico (5 anni)
Corso di Laurea a Ciclo
Unico (6 anni)
Corso Singolo
Non Definito
Ante
riforma
X
X
X
X
Post riforma
Codice
X
X
X
X
X
L1
DU
S1
D1
L2
LS
I
D2
M1
M2
3
1
1
X
LC5
5
300
X
LC6
6
360
X
X
CS
NN
1
X
Durata
anni
3
3
2
CFU
min.
180
300
360
Tra le molte informazioni importanti da inserire nella testata , si richiama l’attenzione
su alcuni campi particolarmente significativi:
Figura 21 – Definizione “testata” di un CdS
Settori Senza Discipline Collegate:
se flaggato indica che le AD del CdS non hanno le discipline collegate.
Come previsto dalla riforma nell’inserimento dell’AD e dell’OD viene richiesto solo il
settore. Se il flag è abbassato viene richiesta oltre al settore anche la disciplina, così
com’era previsto prima della riforma
Tipo Specializzazione:
campo abilitato per tipologia corso S1 scuole di specializzazione.
Unità di misura:
Unità di misura utilizzata per la valutazione del peso delle attività del corso di studio.
Ha valore annualità per l'ante riforma e obbligatoriamente CFU per il post riforma.
Manuale dei Processi
19
Per quanto riguarda i dati richiesti nelle sezioni:
Dati Cons. Titolo
Figura 22 – Definizione di un CdS
È molto importante il flag in Inserimento attività didattica prova finale.
Alzando il flag ne consegue che, nel momento in cui si procede alla chiusura di una
carriera per conseguimento titolo, l’AD con settore legato alla prova finale viene automaticamente inserita a libretto.
Codici Off. F.
Figura 23 – Definizione codici Off. per il MIUR
In Codice Off. F. si consente la mappatura con i codici dell’offerta formativa recuperati tramite un import del file appositamente realizzato dal MIUR.
Web
Figura 24 – Definizione dati e operazioni web di un CdS
In questa area è possibile definire le operazioni che l’utente di ESSE3 può compiere
attraverso la sua interfaccia web. Si può in particolare fare in modo che gli studenti
possano immatricolarsi a un CdS via web evitando così di presentarsi di persona allo
sportello di segreteria.
Manuale dei Processi
20
10.7 DEFINIRE L’ORDINAMENTO DEL CdS
Percorso: Didattica: organizzazione / Struttura / Ordinamenti Corsi Di Studio / Cicli
Di Dottorato.
Una volta inserito il CdS si passa alla definizione dell’ordinamento del CdS.
Per ogni CdS deve essere definito almeno un Ordinamento.
Non è possibile attivare più di un ordinamento per anno quindi è necessario porre grande attenzione alla gestione del campo Stato (gli
ordinamenti precedenti quello attivo devono essere posti in stato
Chiuso)
Inserire le informazioni obbligatorie nei campi in giallo previsti nella sezione superiore della schermata.
Una volta salvati i dati, ESSE3 associa automaticamente all’ordinamento un Percorso
di Studio comune e il relativo codice. Qualora non vi sia la necessità di definire ulteriori PdS, il campo Anno Scelta PdS comparirà valorizzato con uno 0. Diversamente, indicare l’anno in cui gli studenti dovranno optare per un PdS specifico tra quelli
offerti dall’Ateneo.
Al momento dell’inserimento il CdS è posto in stato BOZZA
10.8 DEFINIRE I PERCORSI DI STUDIO
Una volta associati gli Ordinamenti al CdS, si prosegue con la definizione dei PdS.
Questa operazione può essere eseguita accedendo alla funzione specifica attraverso
due percorsi:
inserendo i dati nell’area offerta dal tab Percorsi di Studio sottostante il relativo Ordinamento al quale deve associato
accedendo in Didattica: organizzazione / Struttura / Percorsi
ESSE3 crea di default il percorso cosiddetto Comune. Anche qualora il
CdS preveda sin dal momento dell’immatricolazione la scelta di un
percorso specifico, la sua attivazione è consigliata in quanto facilita la
definizione dell’Offerta Didattica e delle Regole di Scelta (v. paragrafi
di riferimento)
11.
COME DEFINIRE I TITOLI DI ACCESSO
Percorso: Didattica: organizzazione / Regolamenti / Regole di accesso / Titoli di accesso.
ESSE3
1.
2.
3.
4.
permette di definire i titoli di accesso a livello di:
Ordinamento di CdS
Percorso di Studio
Classi di abilitazione (solo per le SISS - Scuole di specializzazione per l'insegnamento)
Abilitazione Professionale
Manuale dei Processi
21
La sequenza delle operazioni da eseguire è analoga per tutti i casi sopra elencati.
A titolo esemplificativo, di seguito il focus sulla modalità di definizione dei titoli di accesso a livello di ordinamento:
A
Logica dell’
“OPPURE”
Logica del
“SIA”
C
B
D
Figura 25 - Titoli di accesso
La schermata si struttura in due parti (sx e dx) a loro volta suddivise in ulteriori due
aree come da Figura 25.
Le due frecce nere indicano il modo in cui le zone devono essere consultate (ovvero
dall’alto verso il basso) mentre le lettere identificano le 4 diverse aree che compongono la funzione.
Una volta recuperato l’ordinamento del CdS desiderato, i passaggi da eseguire sono:
Indicare i tipi di titolo in forma generale richiesti dallo specifico ordinamento
nell’area (es.: i tipi di titolo necessari per accedere al 50-251 sono il titolo di
scuola superiore, una L2 oppure L1 entrambe di provenienza naturale)
Specificare in B eventuali ulteriori dettagli per ogni titolo (es.: il TSS deve essere unicamente D125 e niente altro)
Definire le possibili combinazioni di titoli in C
Le combinazioni sono mutualmente escludibili. In altre parole, qualora se ne
realizzi una, l’altra viene automaticamente ignorata.
(es.: le combinazioni possibili sono due: o lo studente possiede un TSS e una
L1 oppure un TSS e una L2)
Inserire in D i dettagli relativi a ciascun titolo compreso in una singola combinazione e lo stato necessario (conseguito o in ipotesi).
I titoli associati ad ogni combinazione devono essere tutti reali, nessuno escluso (es.:
la combinazione 2 è costituita obbligatoriamente sia da un TSS in stato C sia da una
L2 che può essere in stato di ipotesi)
OFFERTA DIDATTICA
12.
DEFINIRE I REGOLAMENTI DI PERCORSO
Percorso: Didattica: organizzazione / Regolamenti / Regole di percorso / Regolamenti
di percorso.
Manuale dei Processi
22
Questa operazione è necessaria per definire la corretta relazione tra CFU e ambiti
formativi.
Di seguito i passi da compiere:
Richiamare il CdS e il relativo ordinamento
Definire l’insieme di regole e scegliere se ereditarle dalla Classe oppure no.
Di default ESSE3 eredita le regole definite a livello di Classe ma è possibile togliere il flag al campo specifico
da questa scelta dipende
la possibilità di accedere rispettivamente a Regole di percorso /
Schema vincolato oppure a Regole di percorso/Schema Libero*
Definire il profilo degli studenti e associare i PdS ai quali applicare le regole
che si stanno definendo
* Questa funzione è stata creata per definire le regole di percorso per i corsi anteriforma che non prevedono l’adozione dei CFU. Permette di inserire le regole senza
vincoli dovuti a schemi predefiniti. Non si usa più!
12.1 REGOLE DI PERCORSO/SCHEMA VINCOLATO
È il tipo di scelta che si applica naturalmente per i CdS post-riforma.
A
B
C
Figura 26 - Regole di percorso con schema vincolato
La maschera permette di definire le regole di percorso con relative suddivisioni di
crediti per i corsi di studio post riforma. Va letta con modalità a “cascata”:
TAF
Ambito
Manuale dei Processi
Settore
23
Definire in A la ripartizione dei CFU per ogni tipo di attività formativa (la colonna evidenziata in rosso contiene il numero di CFU minimi stabiliti dal Ministero)
In B inserire per ogni TAF il numero minimo e massimo di CFU da conseguire
rispettivamente in ogni ambito previsto
Definire in C i settori ai quali devono essere associate le AD
I tre puntini evidenziati in Figura 26 indicano che l’Ateneo non pone
controllo sul numero massimo di CFU che lo studente deve acquisire.
Da notare inoltre che la “presenza” del MIUR è visibile solo nel primo
livello, ovvero stabilendo solo il livello minimo di CFU per ogni TAF.
L’Ateneo ha ampia libertà di gestione dei CFU per quanto riguarda
l’associazione con gli Ambiti e i Settori (le colonne sono valorizzate
degli 0).
13.
DEFINIRE LE ATTIVITÀ DIDATTICHE
La funzione specifica per gestire le AD nel sistema è raggiungibile seguendo il percorso Didattica: Offerta / Attività didattiche
C
A
D
B
Figura 27 - Gestione Attività Didattiche
Di seguito la sequenza dei passi da compiere nelle possibili situazioni, ovvero:
13.1 DEFINIRE DELLE AD EX-NOVO
Posizionarsi in A e inserire codice e descrizione della nuova AD
In modo analogo ai CdS, è consigliato l’utilizzo di un criterio preciso e omogeneo per codificare le AD
Manuale dei Processi
24
-
-
Le AD devono sempre essere associate ad almeno un settore!
Nel caso in cui l’AD in questione non sia afferente a un settore
specifico (come, ad esempio, un tirocinio, uno stage, seminari,
…) porre sempre il settore NN
Per far si che la Prova Finale venga caricata a libretto in modo
automatico nel momento in cui lo studente consegue il titolo,
associare all’AD Prova Finale il settore PROFIN_S
Associare i settori all’AD nell’area B
(es.: l’AD C è stata associata al settore SECS-P/08)
13.2 ASSOCIARE AD GIÀ PRESENTI IN UN CDS
Qualora le AD che compongono il nuovo CdS siano già presenti nel sistema (stessa
descrizione e stesso codice!!), le operazioni da effettuare sono:
flaggare in C l’opzione migliore per importare nel CdS l’AD in questione
selezionare dall’elenco che successivamente compare in D l’AD da importare
cliccare sulla freccia evidenziata in rosso nella Figura 27 e constatare che l’AD
viene rimossa dalla tabella di dx in quella di sx
14.
DEFINIRE L’OFFERTA DIDATTICA
Percorso: Didattica: offerta / Gestione OD / Offerta didattica.
Inserito l’AA per il quale si desidera creare l’OD, l’utente potrà visualizzare il paniere
dei CdS disponibili, definirli uno a uno e attivare quelli che devono essere offerti agli
studenti.
ESSE3 pone di default l’Offerta Didattica in stato Bozza e quindi le AD possono
essere modificate
Difficilmente accade che le AD associate a un CdS vengano rese tutte disponibili in
un AA.
Quindi di seguito le operazioni da eseguire:
porre il flag in Attiva in corrispondenza delle AD che l’Ateneo offre nell’AA in
questione (A)
indicare l’ordinamento per il quale l’AD è disponibile (B). Una stessa AD potrebbe avere caratteristiche diverse a seconda dell’OD nel quale viene incorporata
specificare se l’AD è offerta nel PdS comune oppure solo all’interno di uno o
più PdS specifici (*)
definire in C le caratteristiche dell’AD, in particolare:
tipo di esame
tipo di valutazione
quante volte l’AD può essere reiterata
definire in D almeno una Unità Didattica/Segmenti (utilizzando i bottoni INSERISCI/CANCELLA UD e INSERISCI/CANCELLA SEG)
dopo avere attivato le AD per ogni specifico CdS è necessario modificare lo
stato dell’OD da Bozza a Attiva
Manuale dei Processi
25
Sull’utilizzo di tutti i campi posti a lato di ciascuna AD nell’area A, consultare il manuale on line.
Come già accennato al par. 10.8, il Percorso Comune ci viene in aiuto
nel caso in cui un’AD presenta le stesse caratteristiche (Ambito, TAF,
SSD e CFU) in tutti i Percorsi del CdS. Invece di contestualizzare più
volte l’AD nello stesso modo tante volte quante il numero dei percorsi
specifici, il lavoro dell’utente può prendere così una scorciatoia e definire l’AD una volta sola sul percorso comune.
Nell’esempio in Figura 28, l’AD Istituzioni di Fisica Matematica è stata attivata sull’OD
del 2003 e associata al PDS comune.
In C è stato definito un esame orale con voto e può essere sostenuto una sola volta.
In D è stata definita una UD.
A
B
C
D
Figura 28 - Gestione Offerta Didattica – AD del PdS comune
Nella figura sottostante è riportato invece un esempio di AD “modulare” ovvero
un’AD costituita da più di una Unità Didattica.
Innanzitutto l’AD “padre” è accompagnata dal flag in UD
Inoltre nel campo C è necessario inserire le seguenti informazioni:
1.
valorizzare il campo Esame con “UD – prove parziali sulle U.D.”
2.
definire nel campo Prova finale il modo in cui il voto finale deve essere calcolato:
Manuale dei Processi
26
•
•
•
15.
media ponderata
media aritmetica
registrazione manuale
DEFINIRE LE REGOLE DI SCELTA
Percorso: Didattica: organizzazione / Regolamenti / Regole di scelta / Regole di scelta
Una volta che sono stati definiti i CdS, i regolamenti di percorso e l’OD per AA, bisogna procedere con la definizione delle regole di scelta a livello di singolo CdS.
La definizione di CdS, Ordinamento e Percorso è indispensabile per
permettere l’immatricolazione.
Offerta Didattica, Regole di accesso, Regolamenti di Percorso e Regole di Scelta devono essere caricate per consentire la gestione della
carriera studente
Le regole di scelta permettono di legare ad ogni studente il piano di tipo statutario o
quello standard.
Come evidenziato nell’area A in Figura 29, le regole inserite assumono inizialmente
lo stato di bozza in quanto permette di operare tutte le modifiche e inserimenti necessari.
Nel momento in cui l’insieme delle regole risulterà completo e approvato, lo stato dovrà passare da B ad A così gli studenti potranno optare per il CdS attivato e creare il
loro Piano di Studi.
Manuale dei Processi
27
A
ESATTAMENTE
B
ALMENO
C
Figura 29 - Regole di scelta per CdS
Una volta definito le informazioni richieste nell’area A, bisogna definire le regole
nell’area B.
ANNO DI DEFINIZIONE:
indica l’anno di coorte degli studenti a cui si applica il Regolamento di
Scelta
ANNO DI OFFERTA:
indica su quale Offerta Didattica si basa il Regolamento. Se l’anno di
offerta è uguale all’anno di definizione, si tratta del Regolamento “iniziale” che viene generato per la nuova coorte di immatricolati
dell’anno in questione. Se l’anno di Offerta è maggiore dell’anno di
definizione, si tratta di una “revisione” del regolamento valida per gli
studenti della coorte corrispondente all’anno di definizione.
Come visualizzato nella Figura 29, i campi da completare sono:
Descrizione della regola
Il campo è liberamente editabile. Il testo deve essere il più possibile chiaro e coinciso
anche perché sarà quanto visualizzato dagli studenti qualora l’Ateneo preveda la gestione dei piani via web
Anno
Si intende l’anno di corso nel quale la scelta è prevista
PDS
Campo in cui va specificato il percorso al quale la regola si applica.
Manuale dei Processi
28
Quando una regola è valida indistintamente per tutti i percorsi eventualmente previsti dal CDS in oggetto è consigliato utilizzare il cosiddetto Percorso Comune
Tipo scelta:
•
Da Elenco:
AD da scegliersi tra le AD o gruppi di AD alternative che vanno elencate in C
•
Libera da OD:
la scelta può essere effettuata tra tutte le AD presenti nell'ateneo e quindi
non è previsto l’inserimento di un elenco. Tuttavia l’Ateneo potrebbe limitare
la scelta ponendo dei filtri.
Figura 30 visualizza un esempio:
Logica del
“SIA”
Logica dell’
“OPPURE”
Figura 30 - Regole di scelta: AD libere da OD
La regola 18 indica che la scelta può essere effettuata tra le AD offerte dalla facoltà
di Economia e presenti solo nei corsi di laurea (TC significa “Tipologia del CdS”).
Un eventuale flag nel campo in “not” indica la scelta “tutte tranne”.
•
Obbligatoria:
non è prevista nessuna scelta. In C si devono inserire le AD obbligatorie che
vengono caricate senza libertà di opzione nel piano di studi dello studente.
ESSE3 valorizza automaticamente il campo blocchi inserendo il numero delle
AD elencate.
Esempio: Regola 2 della Figura 29:
si applica al secondo anno del PdS 859-9999.
Lo studente troverà caricate nel suo Piano esattamente il numero di AD (blocchi) elencate in C per un totale di 48 CFU da acquisire.
Il flag in “=“ indica che devono essere acquisiti il numero esatti di CFU indicati
oppure di AD nel caso in cui si tratti di blocchi.
Manuale dei Processi
29
Qualora il flag non sia presente l’interpretazione corretta è “almeno” le AD o i
CFU indicati. Il sistema dà inoltre la possibilità di definire un numero minimo
e/o massimo di CFU/AD (vedi Figura 29).
•
Gruppo:
è una scelta necessariamente opzionale. È analoga alla scelta da elenco ma è
posticipabile. Non si misura in CFU ma in blocchi/unità.
Le AD si troveranno nel tab Gruppi in Piani Carriera e lì restano in una sorta di
stand-by.
Per inserirle è necessario accedere alla funzione Libretto e, una volta scelta la
modalità inserimento, selezionare AD da Gruppi e indicare la AD desiderata.
Figura 31 - Inserimento AD da Gruppi in Libretto
In C deve essere presente un elenco di alternative che verranno comunque
tutte caricate nel piano dello studente
•
Vincolo:
Si usa soprattutto nel caso di CFU e crea una sorta di “regola sulla regola”.
Es.:
Regola 1: lo studente deve acquisire minimo 1 CFU e massimo 10 CFU
Regola 2: lo studente deve acquisire minimo 2 CFU e massimo 20 CFU
MA
almeno 8 CFU tra una e l’altra regola
Nel caso in cui si voglia fare in modo che in base alle lingue straniere
scelte in fase di immatricolazione/iscrizione nel piano compaiano automaticamente le AD legate alla lingua scelta, valorizzare il campo
Lingue presente nell’area C della Figura 29.
Le lingue devono essere associate a livello di percorso di studi del CdS
in oggetto come mostra la seguente figura:
Manuale dei Processi
30
Figura 32 – Associazione delle lingue al PdS
Elementi:
si intende l'unità di misura utilizzata nella regola, la componente minima della scelta.
Gli elementi possono essere di 2 tipi:
1.
Blocchi
I blocchi possono contenere una singola AD (casi A della figura sottostante)
oppure un gruppo di AD (caso B) che devono necessariamente essere scelte
assieme e simultaneamente.
Nel primo caso l’elenco delle AD deve essere creato cliccando sul tasto AD
ALTERNATIVE mentre nel secondo caso devo utilizzare la normale modalità
di inserimento di ESSE3 (Inserisci dalla barra degli strumenti oppure tasto dx)
A
B
Figura 33 – Esempio di regola con i blocchi
Manuale dei Processi
31
2.
Crediti:
il campo va valorizzato con i crediti nel caso in cui si voglia controllare la scelta dello studente in funzione del totale dei CFU scelti a partire dai blocchi scelti.
Nella regola presente nella figura che segue, lo studente dovrà scegliere tanti
blocchi (in questo caso sinonimo di insegnamenti) fino a un totale di 16 CFU
(quindi due AD)
Figura 34 – Esempio di regola con elementi di tipo CFU
15.1 REGOLE DI SCELTA SULLE UD
Le Regole di Scelta sulle Unità Didattiche si possono definire soltanto per le AD configurabili, ossia per quelle che nell'Offerta Didattica hanno il flag "UD" alzato (vedi par.
14).
Quando un’AD è modulare è accompagnata dal pulsante UD come mostra la figura
che segue:
Figura 35 – AD modulare nelle regole di scelta
Il bottone permette di accedere a una finestra secondaria in cui è possibile definire le
Regole di scelta sulle Unità Didattiche.
Manuale dei Processi
32
A
B
Figura 36 – Regole di scelta sulle UD
Dopo avere cliccato Accoda nell’area A, compare una stringa che richiede
l’inserimento dei seguenti dati:
•
•
•
Qta 1: ovvero quantità di UD oppure CFU che lo studente deve scegliere
Um: unità di misura della scelta. Può assumere i valori UD oppure CFU
Tipo: tipologia delle UD tra cui scegliere come, ad esempio modulo, seminario, laboratorio…
Nell’area B compaiono in modo automatico le UD associate all’insegnamento modulare. L’utente deve attivarle per fare in modo che possano essere scelte e può indicare
se devono essere comprese o meno nel piano statutario o essere obbligatorie.
Il sistema offre fino a 3 combinazioni possibili di scelta per stringa ed è possibile inserire più stringhe le cui condizioni sono reciprocamente esclusive.
La figura che segue riporta un caso che deve essere così interpretato: lo studente
deve scegliere o una UD di tipo M tra quelle sotto attivate oppure tante UD fino a
raggiungere il numero di 3 CFU.
Il sistema valorizza automaticamente il campo NOTA STD con una
breve descrizione della regola definita nelle sezioni sottostanti e può
quindi aiutare per la verifica della sua correttezza
Manuale dei Processi
33
Figura 37 – Esempio di regole di scelta sulle UD
16.
DEFINIRE LE ATTIVITÀ DIDATTICHE EQUIVALENTI
Percorso: Didattica: offerta / Gestione OD /Attività didattiche equivalenti
A
B
C
Figura 38 - AD equivalenti
Di seguito quanto effettuare per definire le equivalenze tra AD:
•
Definire in A l’AA di offerta e il CdS cui è associata l’AD
•
Inserire in B l’AD per la quale si intende definire l’equivalenza
•
Richiamare in C l’AD o le AD equivalenti all’AD selezionata in B
Una volta inserite le informazioni relative alle AD equivalenti, è possibile:
Manuale dei Processi
34
porre un flag in Vale anche la relazione inversa e rendere la relazione di
equivalenza bidirezionale qualora l'AA di offerta delle AD equivalenti coincida
con quello selezionato alla partenza
decidere di fare ricadere la equivalenza sullo stesso CdS di AA precedenti
flaggando Vale anche per tutti gli AA di offerta precedenti
17.
COME INSERIRE LE REGOLE DI PROPEDEUTICITÀ
Percorso: Didattica: offerta / Gestione OD /Attività didattiche equivalenti
Prima di attivare l’OD è necessario definire le regole di propedeuticità per ogni CdS
associato a uno specifico AA.
Per inserire le regole di propedeuticità l’OD non deve essere ancora
attiva ma in stato B!!!!
A
B
Logica del
“SIA”
C
Figura 39 - Regole di propedeuticità con AD obbligatorie
Le propedeuticità possono essere definite a livello di CdS e di PdS.
Le operazioni da effettuarsi sono analoghe ma l’uso è molto più frequente a livello di
CdS.
La sequenza delle operazioni da effettuare è:
•
•
Definire in A Anno di offerta del CdS e il CdS per le cui AD è necessario inserire le propedeuticità
Recuperare in B le AD che devono essere bloccate
A questo punto possono verificarsi due casi:
Manuale dei Processi
35
1.
Per potere sostenere un’AD è necessario sostenere una o più AD.
Definire in C la/le AD che vincola/vincolano l’AD inserita in B cliccando in Aggiungi regola e impostando come obbligatorie le AD vincolanti.
Esempio in Figura 39:
l’AD Fisica II non può essere sostenuta prima di avere acquisito i CFU sia in
Fisica I sia in Fisica Matematica I
2.
Per potere sostenere un’AD è necessario sostenere almeno una o più AD tra
quelle definite in C
Logica dell’
“OPPURE”
C
Figura 40 - Regole di propedeuticità con AD alternative
Dopo avere impostato come obbligatoria una prima AD, cliccare in fondo alla
riga in C e selezionare le AD di alternativa.
È possibile indicare quante AD devono essere sostenute sul totale di quelle incluse nella lista creata.
Esempio in Figura 40:
l’AD Analisi Matematica IV non può essere sostenuta se prima lo studente non
ha affrontato con esito positivo almeno una tra le 3 AD inserite (o Analisi Matematica I o II oppure III)
18.
LE REGOLE 3+2
In questa funzione si gestiscono le regole di accesso per i passaggi da una carriera di
primo livello a una laurea specialistica e il riconoscimento dei CFU pregressi.
Permette di inserire e di conseguenza visualizzare la distribuzione dei CFU della carriera di primo livello e di stabilire in che modo vengono riconosciuti i crediti
nell’ambito della laurea specialistica.
Manuale dei Processi
36
A
B
C
Figura 41 - Regole 3+2
Inserire in A la Laurea Specialistica, ordinamento e PdS ad esso associati per
il quale inserire i titoli di accesso
Definire in B la lista delle provenienze ammesse per la LS in questione specificando:
•
•
•
•
Tipo di laurea che deve essere conseguita
la Classe qualora il CdS sia un L2 oppure il codice ISTAT nel caso in cui
si tratti di una laurea ante-riforma
se necessario Ateneo, CdS, Ordinamento, Percorso
porre il flag in naturale per specificare il caso in cui è garantito il pieno
riconoscimento dei CFU conseguiti
Definire in C il dettaglio dei CFU riconosciuti validi per l’accesso suddivisi su
TAF/AMBITO/SETTORE
CARRIERA
19.
COME CARICARE IL PIANO DI STUDI
La funzione permette di gestire il percorso formativo che intende intraprendere lo
studente. Perché le AD presenti nel Piano lo siano anche nel Libretto, un piano deve
essere prima approvato e poi attuato.
Manuale dei Processi
37
La maschera Piani carriera attiva i bottoni appositi in sequenza:
Percorso: Carriera / Piani carriera
Primo passaggio: da stato Bozza ad Approvato:
Figura 42 - Approvazione Piano
Secondo passaggio: da stato Approvato ad Attuato:
Figura 43 - Attuazione Piano
Il Piano può essere:
•
STANDARD
viene compilato in maniera "guidata" secondo le regole di scelta imposte
dall’Ateneo e quindi è automaticamente approvato.
•
STATUTARIO
si riconosce grazie al flag in statutario ed è costituito dalle AD previste come
scelta di default dalle regole di scelta. È attribuito allo studente che non ha
ancora presentato un piano proprio
•
INDIVIDUALE
È libero, slegato dalle regole di scelta e quindi necessita di approvazione “ad
hoc”.
La funzione consente di visualizzare tutti i piani carriera di uno studente, modificare il
piano corrente o inserirne uno completamente nuovo.
20.
LA REGISTRAZIONE DI UNA PROVA
Vi sono vari modi per registrare l’esito di una prova sostenuta da uno studente.
20.1 REGISTRAZIONE PROVE
Percorso: Carriera / Registrazione Prove
Operazioni:
•
Richiamare lo studente
Manuale dei Processi
38
•
•
•
Selezionare dalla look up che compare la AD per la quale si deve registrare
l’esito della prova sostenuta
Inserire almeno la data in cui la prova è stata sostenuta e l’esito
Cliccare Registra Prova
A questo punto comparirà uno specchietto riassuntivo con tutte le informazioni inserite relativamente alla prova e sarà possibile dare l’ok.
Qualora la AD non si carichi direttamente nel libretto, nel campo Caricamento sarà
visibile il motivo per il quale tale operazione non è potuta andare a buon fine. Contestualmente il “semaforino” di Stato assumerà colore rosso.
Figura 44 - AD non caricata
Di seguito alcune delle cause più frequenti di mancato caricamento di un’AD a libretto:
ISC → iscrizione non regolare
FRA → attività non frequentata
PRO → propedeuticità non rispettata
SES → sessione non trovata
TAS → pagamento tasse non regolare
Nel caso in cui il caricamento non vada a buon fine, selezionando la AD in questione
nel libretto dello studente si verificherà quanto di seguito:
la AD non presenterà lo stato S ma ancora F
nel tab Prove rimane memorizzata la prova sostenuta
la prova non presenta lo stato “caricato” ma “verbalizzato”
Figura 45 – Prova verbalizzata ma non caricata a libretto
Potrebbe verificarsi la necessità di apportare delle modifiche alla prova caricata a libretto causa, ad esempio, l’errato inserimento di una data, appello, esito, …
Come procedere:
•
recuperare la prova dalla funzione Registrazione Prove
•
nel campo Operazione selezionare Modifica
•
definire il campo obbligatorio Motivo
Manuale dei Processi
39
•
cliccare in ANNULLA/MODIFICA
Figura 46 - Dettaglio della pagina Registrazione Prove
I campi relativi alla data e al voto ritorneranno editabili e le informazioni modificabili.
Una volta corretto i dati in Prove resterà visibile lo storico delle operazioni effettuate
e la sequenza degli stati assunti dalla prova.
Figura 47 - Storico di una prova modificata
Per potere registrare una prova, la AD alla quale si riferisce deve essere in stato F
Annullamento “fisico” di una prova
Per evitare che nel tab Prove siano visibili i tentativi di registrazione (come nella fig.
36), è possibile fare sì che in “Registrazione Prove” si attivi il tasto Elimina.
Percorso:
Dati Strutturali / Esami di profitto e prova finale / Esami di profitto /
Tipi Annullamento Prove
Figura 48 – Tipi annullamento prove
Il flag in Ann. Fisico indica che è possibile rimuovere una prova nel momento in cui si
valorizza il campo Operazione con Annulla e in Motivo si inserisce Errore.
Come mostra la fig. 38, il bottone Elimina è attivo.
Manuale dei Processi
40
Figura 49 – Rimozione fisica di una prova
Come forzare il caricamento di una prova
Se necessario, attraverso Carica prova è possibile rimuovere le cause che fanno sì
che un’AD rimanga in stato verbalizzato e non “passi” quindi a libretto.
Al secondo tentativo di caricamento la schermata che propone ESSE3 è la seguente:
Figura 50 – Scelta Controlli Verbalizzazione
A questo punto basta disattivare i controlli che bloccano il caricamento dell’AD (N.B.:
SOLO PER ILCASO SPECIFICO!!) e proseguire con la registrazione della prova
20.2 REGISTRAZIONE VERBALI
Se con Registrazione Prove le prove devono essere caricate studente per studente,
Registrazione Verbali consente di registrare in una sola volta gli esiti di tutti gli studenti che hanno sostenuto la prova.
Tale operazione risulta essere ulteriormente velocizzata qualora gli studenti che hanno sostenuto la prova abbiano anche effettuato la prenotazione via web all’appello.
Registrazione verbale con studenti non prenotati all’appello
Manuale dei Processi
41
Prima di tutto è necessario inserire le informazioni minime richieste per definire il
verbale.
I campi Corso di studio, Appello e Sessione sono facoltativi.
CdS non specificato → si può registrare una prova per tutti gli studenti
di qualsiasi CDS il cui libretto include l'AD specificata in stato frequentato
CdS definito → ESSE3 consente di registrare la prova solo per coloro
che hanno l'AD associata al CdS in questione nel libretto e in stato F.
Una volta salvata la testata inserire l’elenco degli studenti che hanno superato la
prova e per ciascuno registrare la data in cui è stata sostenuta e l’esito.
Figura 51 - Verbali con studenti non prenotati all'appello
Il semaforo verde indica che il caricamento dell’AD nel libretto è andato a buon fine.
Qualora l’esito dell’operazione sia negativo, il campo Esito riporta la causa e il semaforo si colora di rosso.
Figura 52 - AD non caricata per iscrizione irregolare
Nel caso in cui uno studente richiamato non presenti l’AD in questione
nel suo libretto, ESSE3 prevede l’inserimento dell'AD nella carriera
dello studente (piano e libretto) per poi procedere con la registrazione del verbale associato all'AD*.
*Da Manuale:
Di seguito i casi che il sistema prende in considerazione e le rispettive conseguenze:
•
piano standard approvato e AD appartenente ad un gruppo di scelta previsto
dal piano → inserimento AD nel libretto, nel piano e rimozione dal gruppo di
scelta
•
piano standard approvato e AD già nel piano inserimento AD nel libretto
•
piano standard approvato, AD non presente nel piano e regola di scelta di tipo
"Libera da OD" ancora inevasa → inserimento AD nel libretto e nel piano carriera associandola alla regola libera da OD (l'esame entra in carriera fra i crediti a scelta dello studente, TAF D)
Manuale dei Processi
42
tutti gli altri casi → inserimento AD nel libretto senza aggiornare il piano. Se
l'Ordinamento di Corso prevede la gestione automatica delle AD sovrannumerarie (flag "Gestione automatica AD sovrannumerarie" presente nel tab "Carriera" della maschera Ordinamenti di corso/Cicli di dottorato), l'AD viene messa in libretto come sovrannumeraria (in quanto non prevista dal piano)
Registrazione verbale con studenti prenotati all’appello
Una volta definito il verbale, non è necessario inserire gli studenti uno a uno ma,
cliccando in AGGIUNGI STUDENTI PRENOTATI ALL’APPELLO, l’elenco verrà reso
disponibile in modo automatico e aggiornato.
•
Figura 53 - Verbale con lista studenti prenotati all'appello
Prenotazione Esame
La prenotazione di uno studente alla prova di un’AD presente nel suo piano carriera
consta di tre operazioni in successione.
Condizioni “sine qua non” sono:
•
•
•
l'AD a cui si riferisce l'appello è inclusa nel libretto dello studente
la data dell'appello si trova all'interno di una sessione valida
la data in cui si effettua la prenotazione ricade nel periodo compreso tra la
data di inizio iscrizione e la data di fine iscrizione, estremi compresi
Passo 1:
Una volta richiamato lo studente, selezionare dalla look up delle AD nel libretto la AD
in questione in stato F.
Se l’AD ha stato P ESSE3 può bloccare la prenotazione oppure avvisare
l’utente (controllo configurabile)
Se l’AD relativa all’appello non si trova nel libretto dello studente, l’AD deve
prima essere aggiunta
Manuale dei Processi
43
Figura 54 - Prenotazione esame - I passo
Passo 2:
Selezionati studente e AD, il secondo passo contempla la definizione dell’appello.
Qualora non siano stati precedentemente definiti in calendario, il bottone NUOVO
APPELLO conduce alla funzione in cui è possibile inserire uno o più appelli.
Figura 55 – Selezione appello. II passo
Passo 3:
Cliccando su "Prenota" (vedi Figura 55) si conclude l'elaborazione: lo studente viene
inserito nella lista iscritti all’appello. Sarà inoltre possibile visualizzare e stampare un
Promemoria Prenotazione Esame.
Manuale dei Processi
44
SESSIONI E APPELLI
21.
DEFINIRE LE SESSIONI
Percorso: Calendario / Esami profitto / Sessioni
La definizione delle sessioni di esame prevede il completamento di semplici campi.
È necessario avere definito la data di inizio e di fine A.A.
Il campo Tipo presenta la possibilità di specificare il tipo di sessione selezionando da
una look up i valori precedentemente inseriti tramite la schermata raggiungibile al
seguente percorso: Dati Strutturali / Esami di profitto e prova finale./ Esami di profitto / Tipi Sessioni
Il campo Straordinaria prevede le opzioni Sessione Ritardata o Sessione Anticipata.
Mentre la data di inizio della prima non può essere compresa nell'anno accademico
corrente, la sessione straordinaria ritardata può concludersi in una data che va oltre
quella stabilita per l’A.A. corrente.
Il tab Appelli è permette solo di visualizzare le informazioni relative agli appelli definiti per la sessione in questione tramite la funzione Definizione Appelli.
22.
DEFINIRE GLI APPELLI
Percorso: Calendario / Esami profitto / Definizione Appelli
Gli appelli possono essere definiti a livello di Facoltà o di CdS ma il caso più frequente è che vengano definiti essenzialmente per A.A., CdS e AD. In entrambi i casi le
operazioni da compiere sono comunque analoghe.
Prima bisogna avere definito la sessione e può verificarsi anche il caso che un appello
appartenga a più sessioni.
CONCORSI
23.
LA STRUTTURA DEL CONCORSO
23.1 COME DEFINIRE UN CONCORSO
Percorso: Funzioni amministrative / Concorsi / Concorsi
Questa maschera permette di definire la struttura e le caratteristiche dei concorsi
previsti dall'Ateneo.
Tipologia concorsi
Come
•
•
•
•
•
mostra fig. 45 , le tipologie dei concorsi possono essere:
test di ammissione
esami di stato
test di valutazione
SSIS
test a risposta multipla
Manuale dei Processi
45
Figura 56 – Tipologia dei concorsi
Sessione
In campo in questione è gestito solo quando il concorso in questione ha tipologia Esame di Stato. Le due figure sottostanti mostrano quando il campo è obbligatorio e
quando compare essere non editabile.
Figura 57 – Campo sessione concorso- obbligatorio
Figura 58 – Campo sessione concorso – non gestito
Per popolare la lookup delle sessioni è necessario definirle nella funzione Sessioni
contenuta nella sotto cartella Concorsi in Amministrazione.
Modalità di svolgimento dei concorsi
I criteri da selezionare nel campo Modalità variano in
campo Tipo Concorso.
base al valore indicato nel
Figura 59 – Modalità dei concorsi
In dettaglio:
Esaurimento Posti:
il concorso non prevede prove ma consente la prenotazione all'immatricolazione a tutti i candidati che si iscrivono prima che i posti disponibili si esauriscano.
Prova Unica
i candidati sono valutati sulla base di una sola prova
Prove Multiple
Manuale dei Processi
46
gli iscritti al concorso devono sostenere più prove il cui esito va a confluire
nella graduatoria
Ordine di Presentazione Domanda
diversamente dalla modalità Esaurimento Posti è necessario generare una
graduatoria e non è possibile prenotare direttamente l'immatricolazione.
Una volta salvata la testata si può procedere nel definire le caratteristiche generali
del concorso, le preferenze e le scadenze nella sezione Generale.
Figura 60 – Sezione “Generale” in Concorsi
Calcolo posizione in graduatoria
È un campo obbligatorio in cui deve essere specificata la modalità di gestione della
graduatoria.
Può essere:
•
Automatica:
non permette di intervenire sullo stato dei candidati e modificare la graduatoria
•
Manuale:
consente di modificare lo stato associato alla persona
Il campo non compare se il concorso in questione ha tipologia “di valutazione”.
Anche nel caso in cui si opta per una gestione manuale della graduatoria ma
si desidera che ESSE3 elabori i punti acquisiti nelle prove e li visualizzi nella
graduatoria, è necessario inserire prima Automatica e, una volta generata la
graduatoria, selezionare Manuale.
Calcolo punti in graduatoria
Al termine dei test viene generata la graduatoria di ammissione nella quale per ogni
aspirante immatricolando è associata una posizione ed eventualmente un punteggio.
Il calcolo dei punti un graduatoria può essere calcolato in due modi:
•
Punti prova finale
È la modalità di default per i concorsi di Ammissione e per le SSIS.
Il punteggio e la base di punteggio della persona in graduatoria vengono impostati uguali ai corrispondenti dati della classifica della prova finale.
Di seguito un esempio:
Manuale dei Processi
47
Figura 61 – Punti prova finale
Sono state definite due prove di livello iniziale (vedi par. 23.2) con base punteggio
60 e punteggio minimo 40 e una prova di livello finale con le seguenti caratteristiche:
flag in Punteggio calcolato
base punteggio valorizzato con la somma delle basi punteggio delle prove iniziali (60+60= 120)
In graduatoria i punti assegnati ad ogni iscritto al concorso sarà dato dal risultato dei
punti acquisiti in ogni prova:
Figura 62 – Graduatoria con calcolo punti prova finale
•
Somma punti classifiche:
il punteggio e la base di punteggio della persona in graduatoria vengono impostati uguali alla somma dei corrispondenti dati delle classifiche di tutte le
prove effettive (incluse le prove per cui il candidato è stato esentato, escluse
le materie).
Manuale dei Processi
48
Indicazioni su eventuali preferenze
Questa funzione è utile nel caso in cui un singolo test di ammissione dà accesso a più
di un corso di studio. In fase di iscrizione al concorso le persone devono quindi segnalare alla segreteria l’ordine di preferenza dei corsi ai quali desiderano iscriversi se
acquisiscono un posto valido in graduatoria.
Se il candidato si colloca in posizione utile nel corso a preferenza più alta, le posizioni
nelle altre graduatorie potranno essere annullate.
Nella sezione Preferenze è presente anche il campo N° lingue che compare obbligatorio se per il/i test in questione sono state previste delle lingue straniere.
Per effettuare questa associazione è necessario inserire le lingue nel tab Lingue come
mostra esemplifica la sottostante figura:
Figura 63 – Gestione preferenze lingue straniere
Gestione tasse di iscrizione al concorso
Per quanto riguarda le tasse, qualora siano state correttamente configurate, è necessario flaggare Tasse di iscrizione per visualizzarle.
In Richiesta dati bollettino pagamento si indicano le informazioni che un utente
deve inserire via web per provare l’effettivo pagamento dell’importo relativo
all’iscrizione al concorso.
Il campo Ricevuta obbligatoria segnala la necessità di presentare la ricevuta del
pagamento della tassa di iscrizione prima di sostenere la prova. Quando è presente il
flag, segue che il candidato che non ha pagato la tassa non viene inserito in classifica.
Figura 64 – Tasse per iscrizione concorso
Manuale dei Processi
49
La sezione “Graduatorie per”
Questa area richiede informazioni che variano in base alla tipologia del concorso che
si sta definendo. Di seguito:
esempio relativo a un Esame di Stato
Figura 65 – Sezione 'Graduatorie Per' per Esame di Stato
esempio relativo a un concorso di ammissione a un CdS
Figura 66 – Sezione 'Graduatorie Per' per concorso di ammissione
In particolare:
Posti ris. per Cat. Amm.:
Nel caso in cui il concorso preveda dei posti riservati a delle specifiche categorie, il
campo riporta il numero di posti totali disponibili per le categorie amministrative de-
Manuale dei Processi
50
finito attraverso l’apposita funzione che si raggiunge cliccando il bottone POSTI PER
CATEGORIA. ESSE3 effettua sempre la verifica della coerenza tra il numero di posti
riservati e il numero complessivo previsto di ammessi al CdS.
Figura 67 – Definizione posti riservati a categorie amministrative
Analogamente ai posti per categoria, cliccando su POSTI PER SEDE è possibile differenziare i posti disponibili in varie sedi.
l’area Dettaglio della sezione Graduatorie per: compare così quando l’utente
inserisce, ad esempio, un CdS
Figura 68 – Concorso senza differenziazione dei posti
L’area per la gestione dei posti per categoria e per sede si evidenzia nel momento in cui si alza il flag in N° posti (a sx) o in Numero posti (a dx)
Manuale dei Processi
51
Figura 69 – Gestione concorso con numero di posti differenziati
23.2 DEFINIRE LE PROVE DI UN CONCORSO
Percorso: Funzioni amministrative / Concorsi / Prove
Alla funzione si può accedere anche direttamente dalla schermata dei Concorsi cliccando nel bottone PROVE posizionato nella parte inferiore della pagina.
Permette di gestire le informazioni relative alle prove dei concorsi con modalità Prova
Unica o Prove Multiple (non è logicamente attiva per i concorsi con modalità Esaurimento Posti e Ordine Presentazione Domanda).
Il bottone Prove si attiva dopo che l’utente ha inserito e salvato le informazioni necessarie nel tab Graduatorie per
La look up delle prove è popolata attraverso l’elenco di prove che si possono definire
dalla funzione Anagrafica Prove. mostra un esempio:
Figura 70 – Definizione di una prova
•
Concorsi di modalità Prova Unica:
è necessario definire una sola prova. Il campo Livello appare automaticamente compilato con il valore “Unica”
Figura 71 - Concorso a prova unica
Manuale dei Processi
52
•
Concorsi di modalità Prove Multiple:
è necessario definire almeno due prove di cui una di livello iniziale e una di livello finale. Inoltre, alla prova finale deve essere associata almeno una prova
preliminare.
Come mostra Figura 72, oltre alla prova iniziale e finale possono essere definite anche altre prove di livello intermedio che a loro volta devono obbligatoriamente essere associate almeno a una prova preliminare.
La sequenza delle prove va indicata nel tab Prove Preliminari.
Esempi:
la prova 81 “Punteggio prova scritta” ha come prove preliminari la 69 e
la 95
la prova 80 “Punteggio finale” è preceduta dalla prova 82 e 81
Figura 72 - Concorso con prove multiple
Una volta che la struttura è stata completata correttamente il flag indicante la congruità della struttura prove viene automaticamente valorizzato.
24.
ISCRIZIONI CONCORSI
Percorso: Funzioni amministrative / Concorsi / Iscrizioni concorsi
Permette di ammettere persone/studenti ai concorsi creati.
L’ammissione può avvenire attraverso due modalità a seconda delle esigenze
dell’operatore
Manuale dei Processi
53
Figura 73 - Modalità di iscrizione ai concorsi
•
Nel caso si presenti allo sportello la singola persona che desidera iscriversi a
uno o più test di ammissione, l’utente opterà per la modalità ‘Iscrizione Persona’ nella quale viene recuperato nel master (A) i dati della persona, ed in
dettaglio (B) i dati del concorso/concorsi a cui il candidato si vuole iscrivere
(vedi Figura 74)
Figura 74 - Iscrizione persona
•
Nel caso in cui l’utente debba inserire un elenco di candidati ad un concorso
specifico, ESSE3 offre la modalità ‘Iscrizione Concorso’.
In questo caso in testata (A) compariranno le informazioni relative al concorso mentre nell’area sottostante (B) sarà possibile visualizzare la lista dei candidati (vedi Figura 75)
Figura 75 - Iscrizione concorso
A questo punto l’operatore deve specificare attraverso i vari tab presenti nella
schermata le caratteristiche della domanda di ammissione che dipendono
dall’impostazione data al concorso.
I passi da eseguire sono i seguenti:
•
Data di iscrizione: se lo studente inserisce la domanda da web le informazioni
relative alla data e ora inserimento passano automaticamente nel campo.
Manuale dei Processi
54
Diversamente, nel caso in cui l’operatore carica la domanda da client, il programma inserisce la data corrente.
Solo nel caso in cui l’operatore registri i dati a posteriori, tale data necessita di
essere modificata nel tab Generale
•
Solo nel caso il concorso richieda, da parte del candidato, di operare scelte e
che queste siano vincolanti, l’operatore dovrà andarle a specificare (sia le
scelte, ma soprattutto l’ordina di preferenza di queste scelte.
Es.1: caso in cui un CdS si svolge in diverse sedi e vi sono a disposizione diversi posti in base alla sede.
Il candidato può dare un ordine di preferenza della sede.
Es.2: caso in cui attraverso l’esito positivo di un concorso si ottiene la
possibilità di accedere a più corsi di studio (esempi tipici sono i concorsi dell’area medica). Il candidato andrà ad indicare i corsi e l’ordine di
preferenza.
Per inserire tale dato l’operatore deve selezionare il tab CDS.
•
A livello di concorso si può andare a precisare se in fase di ammissione
l’utente debba specificare la lingua, borsa di studio e/o categoria amministrativa. In questo caso, tali dati dovranno essere imputati obbligatoriamente.
•
Es.1: per un determinato concorso sono stati predisposti 10 posti per
gli extra-comunitari e 50 per gli altri.
Pagamento delle tasse di concorso: il controllo sul pagamento delle tasse può
avvenire a vari livelli:
al momento dell’iscrizione, qualora si sia impostata l’obbligatorietà
della ricevuta, il candidato che non la presenta non risulterà iscritto al
concorso e il suo nominativo non apparirà nelle classifiche
al momento della graduatoria, ovvero si può definire una data limite
chiamata ‘data scadenza sospensione’ che rappresenta il limite
superiore di tempo entro il quale il candidato può regolarizzare la sua
situazione tasse
Per poter effettuare un pagamento l’operatore dovrà cliccare sul bottone GESTIONE
TASSE CONCORSO.
Manuale dei Processi
55
Figura 76 - Prospetto tasse concorsi di ammissione
Figura 60 mostra:
•
AREA A: il concorso associato al pagamento effettuato o che si sta acquisendo
•
AREA B: il bollettino con la relativa data di emissione e l’indicazione se tale
tassa risulta pagata o no
•
AREA C:importo delle singole voci con la data di pagamento.
Per effettuare il pagamento, una volta che il bollettino risulta emesso, occorre cliccare sul pulsante PAGA BOLLETTINO indicando gli estremi del pagamento.
•
Nella sezione TITOLI DI ACCESSO l’operatore può visualizzare i titoli di accesso che la persona ha presentato per l'iscrizione al concorso.
Tale blocco dati viene popolato automaticamente dal sistema contestualmente
alla verifica dei titoli di accesso.
25.
CLASSIFICHE
Percorso: Funzioni amministrative / Concorsi / Classifiche
Permette di gestire i punteggi delle varie prove.
Esisterà una classifica per ogni prova definita dal concorso.
L’elenco dei candidati per ogni prova dipende dalla definizione delle prove stesse.
Possono verificarsi i seguenti casi:
•
Nella prima prova notiamo che non tutti i candidati sono presenti.
Manuale dei Processi
56
La causa può essere la mancata presentazione della ricevuta del pagamento
se a livello di definizione è stata definita come obbligatoria ai fini
dell’iscrizione al concorso.
•
In alcune classifiche, una volta inserito il punteggio, il programma in automatico trasforma lo stato da Effettuare in Respinto. Questo succede quando a livello di prova si è inserita la specifica del punteggio minimo oppure il limite
degli ammessi per la prova in questione
Le classifiche possono essere caricate da file oppure manualmente dall’operatore.
In questo secondo caso i passi da seguire sono i seguenti:
♦
Si recupera la prima prova (quella definita iniziale) e per ogni candidato occorre inserire il punteggio. Nel caso un candidato sia assente oppure abbia rinunciato alla prova (vi sono inoltre altri stati) l’operatore specifica nel campo
Stato il motivo preciso dell’assenza del candidato.
♦
Una volta inseriti tutti i punteggi o gli stati di assenza dei candidati, premendo
CREA/AGGIORNA CLASSIFICA il programma ordina i candidati in base al
punteggio ed applicherà le regole date nella definizione prove.
Esempio:
risulta non respinto chi ha conseguito un punteggio maggiore di 4/10.
♦
Se il concorso è composto da più prove occorre valorizzare i punteggi di ognuna tranne quelle definite come prove calcolate in quanto vengono valorizzate automaticamente premendo CREA/AGGIORNA CLASSIFICA.
Esempio:
il candidato deve effettuare una prova scritta ed una orale e nella graduatoria
risultano ammessi solo coloro che hanno ottenuto almeno un punteggio di
40/60.
In questo caso si inseriranno i punteggi sia della prova scritta che della prova
orale mentre l’esito della prova finale viene calcolato automaticamente sommando i punteggi delle due prove precedenti
♦
Una volta sistemate tutte le
A/AGGIORNA GRADUATORIE.
26.
GRADUATORIE
classifiche,
premere
il
pulsante
CRE-
Percorso: Funzioni amministrative / Concorsi / Graduatorie
La funzione consente di visualizzare e modificare le graduatorie dei concorsi.
Il numero delle graduatorie dipende dal livello di dettaglio della graduatoria specificata nella maschera dei Concorsi.
La maschera delle graduatorie presenta l'elenco dei candidati con le relative posizioni
in graduatoria. A ogni candidato è associato uno stato inerente alla posizione della
persona:
Manuale dei Processi
57
Abilitato
se ha ottenuto l'abilitazione
Ammesso
se ha superato il test ed è stato ammesso
Annullato
se la sua posizione in graduatoria è stata annullata
Immatricolato
se ha già effettuato l’immatricolazione
In graduatoria
se in graduatoria nel caso in cui il test non è a numero chiuso
In soprannumero
se in soprannumero
Non ammesso
se non ha superato il test e non è stato ammesso Preimmatricolato
se ha già effettuato la preimmatricolazione
L’operatore può visualizzare e apportare modifiche alla graduatoria.
Nel caso in cui nella funzione Concorsi il calcolo della graduatoria sia stato definito
come Automatico, non sarà possibile intervenire sullo stato dei candidati e modificare
la graduatoria, mentre se il calcolo è stato impostato come Manuale, è possibile modificare lo stato associato alla persona.
I possibili interventi possiamo riassumerli nei seguenti punti:
•
Variazioni ordine in graduatoria:
è possibile gestire i pari merito oppure spostare volutamente un ammesso in
una posizione superiore o inferiore. Per poter effettuare queste operazione
basta operare con i tasti freccia o con il tasto SPOSTA.
Oltre a questa variazione si può decidere anche di andare a modificare i punti
operando direttamente nel campo suddetto.
•
Variazioni date:
si potrebbe voler operare in modifica nelle date riportate in graduatoria. Questa operazione può essere fatta singolarmente per ogni persona o in maniera
massiva utilizzando i tasti di aggiornamento date.
Sono:
Data comunicazione esito:
Indica la data di comunicazione esito del candidato. Utilizzando il pulsante DATA COMUNICAZIONE appare una pop-up che permette di
identificare un insieme di persone a cui applicare il cambiamento della
data.
Manuale dei Processi
58
Figura 77 - Pop-up variazione data comunicazione
Questo campo è imputabile per le seguenti posizioni: in graduatoria,
ammesso, prenotato, non ammesso, respinto, abilitato, in soprannumero.
Data scadenza:
Tramite l’apposito pulsante si può decidere se cambiare la data di scadenza ammissione sospesa, data scadenza esito o data scadenza
preimmatricolazione
Utilizzando il pulsante DATA SCADENZA appare una pop-up che permette di identificare quale data si vuole modificare e a chi applicarla.
Manuale dei Processi
59
Figura 78 - Pop-up variazione data scadenza
La data scad. Amm. Sosp è imputabile solo se il concorso è Esami di
Stato non ancora in stato chiuso.
La data scad. Esito è imputabile solo per le posizioni ammesse e Prenotate.
La data scad. Preim. è imputabile solo per le posizioni ammesse
•
Variazioni stato:
l’operatore potrebbe voler variare la posizione in graduatoria delle varie persone. Operazione tipica in questo senso è l’annullamento di una posizione. In
questo caso si deve accedere al campo Stato relativo alla persona della quale
si vuole annullare la posizione e si deve indicare la causale di annullo nel dettaglio sottostante.
•
Borse:
Per gestire i concorsi dei dottorati di ricerca si deve assegnare alle singole
persone il tipo posto (Ordinari con borsa, ordinari senza borsa, soprannumerari) e specificare il tipo di borsa.
•
Inserimento atti amministrativi
si potrebbe voler inserire un atto amministrativo a livello di singola persona
(ad esempio per gestire ulteriori decreti ad personam per il candidato rinunciatario e per il candidato che gli subentra) o un atto amministrativo a livello
di graduatoria.
Spesso nel caso di “graduatoria ufficiale” si richiede l’inserimento di un atto di
approvazione. È necessario inserire un atto amministrativo a livello di testata
della graduatoria, valorizzando nel campo Motivo il codice “DECAPPATTI”.
Manuale dei Processi
60
Nel caso in cui sia presente questa particolare delibera, ESSE3 fa comparire
un messaggio di avvertimento se si apportano modifiche ai dati di una persona in graduatoria.
TASSE
27.
L’ANAGRAFICA DELLE TASSE
27.1 DEFINIRE LE VOCI
La “voce” costituisce l’elemento minimo di una tassa.
Una tassa può essere infatti composta da una o, come più spesso accade, da più voci
e una stessa voce può fare parte di più tasse diverse.
Percorso: Tasse / Anagrafica Tasse / Voci
Figura 79 - Voce di tassa riproporzionabile e rimborsabile
Figura 79 mostra un esempio di tassa riproporzionabile e rimborsabile.
Riproporzionabile significa che l’importo è sottoposto a variazioni legate alle fasce di
reddito. Un bollo, ad esempio, non può essere una voce riproporzionabile.
Il flag in rateizzabile ha ripercussioni nel momento in cui si va a definire le rate per le
tasse (dove previsto). Alzando questo flag infatti, è possibile suddividere la voce in
rate. Una tassa non rateizzabile è, ad esempio, il contributo regionale generalmente
previsto nella tassa d’iscrizione.
Figura 80 - Voce di tassa non incassabile
Figura 80 mostra invece un esempio di tassa non incassabile.
Significa che l’ateneo non incassa le fatture ma l’importo viene direttamente versato
in uno specifico conto corrente. ESSE3 genera la fattura ma non il bollettino. Se comunque il pagamento di una voce non incassabile non viene acquisito l’iscrizione non
può diventare attiva.
Manuale dei Processi
61
27.2 DEFINIRE LE TASSE
Una volta definito le voci bisogna “metterle insieme” al fine di creare le tasse.
Percorso: Tasse / Anagrafica Tasse / Voci
La prima sezione della schermata permette di definire la tassa che è necessario creare mentre è nell’area sottostante che andiamo ad elencare le voci che la costituiscono.
Figura 81 - Definizione di una tassa
Una volta definita la tassa è importante indicare il processo al quale deve essere legata per fare in modo che ESSE3 l’addebiti in modo automatico nel momento in cui il
processo specificato ha luogo.
Le tasse che non sono associate ad alcun processo sono generalmente le tasse di
servizio.
Quando una tassa è definita come rateizzabile è obbligatorio poi rateizzarla mediante l’apposita funzione Definizione rate per tasse anche se è una rata unica
28.
COME GESTIRE GLI IMPORTI
28.1 DEFINIRE LE FASCE
Le fasce sono delle “entità” a parte rispetto alla coppia “voci/tassa”.
Una volta selezionato l’AA di riferimento cliccando in PARAMETRI è possibile andare
a selezionare gli elementi attraverso i quali vengono calcolate le fasce di reddito.
Manuale dei Processi
62
Figura 82 - Parametri selezionabili per il calcolo delle fasce di reddito
In base ai parametri selezionati, nell’area dedicata alla definizione dei Range saranno
poi presenti i campi relativi a ogni parametro scelto.
28.2 DEFINIRE LE COMBINAZIONI
Una combinazione è composta generalmente da una tassa.
È possibile creare una combinazione con più tasse tuttavia non è la
normalità.
A
B
C
Figura 83 – Definizione delle combinazioni di tasse
Una volta definita la combinazione e inserita la tassa in questione (in A), le voci ad
essa associate si visualizzano automaticamente (in B).
Il flag in Inserita consente di comprendere/escludere una o più voci della tassa dalla
combinazione selezionata.
Nella Figura 83 il campo Data scad non è valorizzabile.
Questo perché lo può essere solo in caso di tasse non rateizzabili in quanto in questo
caso la data di scadenza si indica in fase di definizione delle rate. In caso di tassa
Manuale dei Processi
63
non rateizzabile se il campo non viene valorizzato significa che non è prevista scadenza per la data di pagamento.
Se la voce selezionata è stata definita come riproporzionabile nell’anagrafica, in C
compariranno i campi in cui inserire gli importi relativi alle fasce di reddito degli studenti.
In Importo € inserire l’importo più alto
28.3 LE ASSOCIAZIONI DELLE COMBINAZIONI
Percorso: Tasse / Definizione importi tasse / Associazione combinazioni
In questa funzione è possibile associare una combinazione a:
-
Corsi di Studio
Abilitazioni professionali
Tirocini
A destra dell’elenco dei CdS/Abilitazioni professionali/Tirocini associati alla combinazione si trovano i parametri che consentono di indicare a quale tipologia di studente
deve essere applicata la combinazione.
Come selezionare i parametri
L’abilitazione dei parametri dipende da quanto selezionato in Dati Strutturali / Tasse
/ Visualizzazione parametri tasse
Figura 84 - Parametri tasse
28.4 LA DEFINIZIONE DELLE RATE
La schermata è suddivisa in svariate aree e consente di:
definire per ogni tassa che prevede voci rateizzabili il numero delle rate
inserire l’importo per ogni voce
stabilire la data di scadenza dei pagamenti
Manuale dei Processi
64
Figura 85 - La definizione delle rate
Nell’area Gruppo Rate bisogna indicare il numero di rate della combinazione nelle
quali suddividere la rata. Una volta selezionato il numero, cliccando in RATEIZZA
ESSE3 suddivide automaticamente la combinazione nel numero di rate stabilite nel
gruppo.
La Figura 86 mostra un esempio di tasse suddivisa in 5 rate
Figura 86 - La suddivisione in rate della tassa
Se una tassa è composta da voci riproporzionabili nell’area Fasce si devono selezionare una dopo l’altra tutte le fasce precedentemente definite (vedi Figura 83) e per
ognuna indicare i relativi importi.
Manuale dei Processi
65
Figura 87 - La definizione degli importi sulle fasce di reddito
Cliccando nel campo Visualizza voci comparirà nell’area sottostante l’elenco delle
voci che compongono la tassa.
A questo punto è possibile suddividere gli importi delle voci sulle rate.
Se il flag non viene alzato ESSE3 procede con la suddivisione dell’importo totale delle
rate sulle singole voci.
28.5 LA “VARIA IMPORTI BASE”
Percorso: Dati strutturali / Tasse / Definizione variazione importi base
A
B
C
Figura 88 – Esempio di variazione di importo
Questa funzione permette la definizione di particolari condizioni che variano, in totale
o in parte, l’importo dovuto da uno studente per una certa combinazione, tassa, voce, rata (sezione A della maschera riportata in figura).
Manuale dei Processi
66
La “varia importi” deve essere utilizzata il più possibile in modo da evitare la proliferazione di combinazioni a fronte di una forte variabilità degli importi delle tasse di Ateneo.
Nell’area B vanno definite le condizioni che, una volta soddisfatte, permettono di applicare la variazione all’importo base ad esse associata.
Le possibili condizioni sono:
→
il contesto di applicabilità, inteso come gruppo di strutture didattiche come,
ad esempio, un insieme di CDS
→
la fascia di merito di appartenenza dello studente
→
la fascia di reddito
→
la tipologia di esonero attribuita allo studente
→
la tipologia di iscrizione e/o l’anno di corso
→
una condizione personalizzata per Ateneo
Una volta definite le condizioni di variazione, nell’area C vanno inserite in concreto le
variazioni dell’importo base della voce/tassa/rata in questione. È possibile indicare:
→
→
→
→
→
una variazione (+/-) dell’importo base
Si può indicare una variazione percentuale (+/-) dell’importo base
Si può applicare un coefficiente moltiplicativo (+/-) all’importo base
Si può indicare un importo sostitutivo
Si possono indicare formule complesse per il calcolo dell’importo accedendo,
virtualmente, a tutte le informazioni definite sulla base dati (es: un valore fisso moltiplicato per il numero di crediti acquisiti dallo studente)
28.6 DEFINIZIONE ESONERI
Percorso: Dati strutturali / Tasse / Esoneri / Definizione esoneri validi per anno accademico
Questa funzione permette di definire, per anno accademico, gli esoneri gestiti
dall’Ateneo unitamente alle condizioni da soddisfare per ottenerli. Gli esoneri devono
essere prima inseriti dalla maschera Tipi esonero tasse:
Figura 89 – Tipi esonero tasse
Manuale dei Processi
67
La schermata che permette la definizione degli esoneri richiede l’inserimento di varie
informazioni come:
•
•
•
•
•
Priorità:
l’esonero prevalente è quello che presenta la priorità più alta
Tipo valutazione esonero:
Può essere di 3 tipi:
1.
valutazione automatica: il sistema verifica se lo studente ha diritto
all’esonero e, in caso affermativo, lo assegna automaticamente
2.
valutazione manuale: l’operatore deve decidere se attribuire o meno
l’esonero ad esempio vagliando la documentazione presentata dallo
studente allo sportello
3.
valutazione ibrida: implica una valutazione automatica con accertamenti manuali in base a determinate condizioni (frequenza di campionamento, condizione personalizzata per accertamento manuale)
Criteri di attribuzione dell’esonero:
•
Fascia di merito minima dello studente
•
Fascia di reddito massima dello studente
•
Valori massimi di ISEE, ISPE e Reddito equivalente dichiarati
nell’autocertificazione dallo studente
Gruppi di strutture didattiche:
sono i gruppi per i quali l’esonero è valido. In genere sono insiemi di CdS
Condizione personalizzata per Ateneo
Figura 90 – Definizione esoneri validi per a.a.
Manuale dei Processi
68
MOBILITÀ INTERNAZIONALE
Con il termine “Mobilità Studenti” si intende il processo gestionale attivato da un ateneo per il trattamento dei flussi in arrivo ed in uscita degli studenti che decidono di
effettuare dei periodi di studio all’estero nell’ambito di programmi dell’unione europea oppure in relazione ad accordi specifici fra atenei.
Il progetto più rappresentativo di mobilità studentesca è il progetto Erasmus.
29.
ORGANIZZAZIONE DELLA MOBILITÀ INTERNAZIONALE
Il primo passo è accedere alla schermata che si trova al seguente percorso:
Figura 91 – Percorso funzione
La pagina che si presenta all’utente è composta da varie sezioni di seguito descritte
una dopo l’altra:
29.1 AMBITO DI MOBILITÀ
Dopo avere selezionato l’anno accademico di riferimento nella testata della schermata, è necessario definire l’ambito in cui l’Ateneo promuove le iniziative all’estero ovvero:
•
Erasmus
•
Accordi bilaterali
•
Corsi singoli italiani
•
Corsi singoli stranieri
•
Doppia laurea.
La sottostante figura illustra la modalità di selezione:
Manuale dei Processi
69
Figura 92 – Selezione Ambito di Mobilità
Tipologia di Rapporto/Atenei Stranieri
Una volta definito se l’esperienza all’estero si svolge nell’ambito del programma Socrates/Erasmus o di altri programmi di scambio didattico e scientifico, si procede con
l’inserimento di un “Corso di Studio fittizio” che deve essere legato ad almeno una
Facoltà. Si procede poi con l’associazione degli Atenei Stranieri coinvolti nel programma in questione.
Figura 93 – Tipologia di rapporto e Atenei Str. associati
Gli Atenei stranieri che partecipano a un progetto di mobilità possono essere più di
uno. Qualora l’elenco proposto non sia esaustivo, è possibile inserire in ESSE3 un
nuovo Ateneo attraverso la pagina raggiungibile al seguente percorso:
Manuale dei Processi
70
Figura 94 – Anagrafica Ateneo Straniero
N.B.: il campo Lingua deve essere valorizzato nel caso in cui, al momento
dell’iscrizione, si richiede allo studente il grado di conoscenza della lingua
associata all’Ateneo di destinazione.
I livelli di conoscenza devono essere definiti attraverso la funzione Dati
strutturali Struttura didattica Lingue
Figura 95 – Associazione Lingua con livello di conoscenza
Manuale dei Processi
71
Parametri e informazioni di dettaglio
L’area destra della schermata è dedicata alla definizione di una serie di parametri la
valorizzazione dei quali è necessaria al momento della definizione del bando:
Figura 96 – Parametri
29.2 DEFINIZIONE BANDO
Figura 97 – Definizione di un bando
Manuale dei Processi
72
Come accade generalmente in ESSE3, la schermata attraverso la quale definire il
bando e le sue caratteristiche è suddivisa in più aree.
La testata richiede l’inserimento obbligatorio delle seguenti informazioni:
•
A.A.: anno accademico in cui gli studenti usufruiscono della possibilità di frequentare un ateneo straniero
•
Contesto
•
Sub contesto: può trattarsi di
a. mobilità in uscita
b. in entrata
•
Bando: campo dedicato alla libera descrizione del bando. ESSE3 provvede ad
assegnare un numero progressivo
•
Stato bando: nel momento della definizione il bando assume stato “Bozza” e
può subire modifiche. Nel momento in cui diventa “Attivo” non è possibile apportare cambiamenti. Da “Attivo” può però ritornare in “Bozza” ed essere
“Chiuso”
Pur non essendo inglobate in testata, le informazioni relative a:
•
Ambito di mobilità
•
Tipologia di rapporto
•
Data dell’elaborazione della graduatoria
sono obbligatorie (vedi figura soprastante).
29.3 CRITERI FILTRANTI
Questa funzione permette di restringere l’accesso al bando attraverso la definizione
di vari criteri di seguito elencati:
Fascia massima di reddito
Insieme strutture di appartenenza
Nel caso in cui non sia già stato precedentemente definito, per associare un livello di
struttura didattica valido per il contesto di elaborazione “Mobilità Internazionale” è
necessario inserire le informazioni nelle Regole di Contesto. Ogni contesto di elaborazione può associare le sue regole ad alcuni livelli della struttura didattica secondo un
ordine gerarchico ritenuto valido per il contesto stesso. Il sistema può gestire al
massimo i seguenti sette livelli della struttura didattica: Ateneo, Facoltà, Tipo Corso,
Classe, Corso, Ordinamento, Percorso.
La figura riporta un esempio di filtro ovvero tutti gli studenti appartenenti al livello
CdS e gruppo Lingue e Letterature Straniere Moderne:
Figura 98 – Definizione di un gruppo
Manuale dei Processi
73
Regole di sbarramento
Gruppi di esclusione
Figura 99 – Campo dedicato ai gruppi di esclusione
Per definire un gruppo di studenti che non possono accedere al bando, cliccare in Criteri di Esclusione e selezionare dall’elenco proposto le opzioni.
Nella sottostante figura un esempio:
Figura 100 – Definizione gruppi di esclusione
Ulteriori controlli
Figura 101 – Definizione di ulteriori controlli
Per quanto riguarda la definizione delle regole di merito, il bottone Definizione merito
porta l’utente alla funzione Gestione Regole di Contesto
29.4 REQUISITI LIBERI
Sono ulteriori criteri a disposizione della segreteria attraverso i quali restringere il
numero di studenti che possono iscriversi al bando.
Di seguito un esempio di eventuali requisiti liberi da inglobare nel bando:
Figura 102 –Controlli configurabili liberamente
Se, ad esempio, il bando deve porre controllo in merito alla conoscenza della lingua
inglese, è necessario inserire il requisito, la domanda / affermazione che verrà
Manuale dei Processi
74
automaticamente visualizzata al momento dell’iscrizione al bando e porre il flag come
obbligatorio:
Figura 103 – Requisiti liberi
29.5 SEDI
Si intendono le sedi riferite all’Ateneo.
N.B.: anche la sede è un criterio filtrante. In altre parole, se uno studente non
presenta nella sua iscrizione la sede indicata non potrà partecipare al bando.
29.6 DESTINAZIONI
La definizione di più atenei stranieri per un bando implica la generazione di tante
graduatorie quante le destinazioni inserite.
Figura 104 – Destinazioni
Coma mostra la figura, per ogni destinazione è riportato il numero di studenti che
possono usufruire del bando ed è possibile inserire anche le eventuali sottoaree e il
referente del progetto associati nel momento in cui è stata inserita l’anagrafica
dell’Ateneo straniero.
N.B.: una volta definito il bando e tutti i suoi requisiti è necessario modificare lo
Stato bando da Bozza ad Attivo
N.B.: nel caso di bando per Erasmus in entrata il tab destinazioni sarà sostituito dal
tab Provenienze
Manuale dei Processi
75
Figura 105 – Destinazioni
29.7 ISCRIZIONE AI BANDI
La modalità di iscrizione ai band varia in base al sub contesto.
In dettaglio:
Erasmus in Uscita Gestione Iscrizioni Studente
La schermata è costituita da 3 aree:
1
2
3
Figura 106 – Schermata iscrizione ai bandi
1.
sezione attraverso la quale richiamare lo studente che vuole iscriversi al bando
2.
area nella quale inserire il bando al quale iscrivere lo studente.
3.
area in cui le iscrizioni vengono effettivamente gestite.
È possibile iscrivere uno studente a più di un bando attraverso le seguenti operazioni:
•
inserire nell’area 2 il bando
•
passare all’area 3 e cliccare in Iscrivi.
•
per inserire un ulteriore bando, ripetere il primo punto e cliccare in Aggiorna
•
nell’area 3 comparirà il nuovo bando inserito e procederò alla nuova iscrizione
Una volta cliccato in Iscrivi compare quanto esemplificato nella seguente figura:
Manuale dei Processi
76
Figura 107 – Form per l’iscrizione con i requisiti
Sono riportate in sintesi le caratteristiche del bando e i requisiti associati al bando.
Nel caso di requisiti libero obbligatori associati, è presente il campo nel quale definire
se lo studente è in possesso di quanto richiesto.
Figura 108 – Definizione delle preferenze degli Atenei stranieri di destinazione
Cliccando in Conferma il semaforino che precede il nome del bando nell’area 3 da
rosso diventa verde:
Figura 109 – Iscrizione effettuata
In sintesi il semaforo può essere:
•
rosso: iscrizione non ancora effettuata oppure iscrizione annullata
•
verde: iscrizione effettuata con esito positivo
•
giallo: iscrizione effettuata ma successivamente disattivata.
Manuale dei Processi
77
Erasmus in Entrata Immatricolazioni per Mobilità in Ingresso
Gli studenti stranieri si iscrivono al bando attraverso la funzione raggiungibile al
seguente percorso:
Figura 110 – Percorso Immatricolazioni per mob. in ingresso
La schermata si presenta come da figura seguente:
Figura 111 – Immatricolazioni per mob. in ingresso
Manuale dei Processi
78
Una volta immatricolato lo studente straniero ottiene una matricola e può seguire la
sua carriera come uno studente “standard”
Figura 112 – Gestione Studenti per studente Erasmus
29.8 GESTIONE GRADUATORIE
Figura 113 – La funzione Gestione Graduatorie
Manuale dei Processi
79
La graduatoria che si può generare può essere di due tipi: generale e per
destinazione.
Gli stati degli studenti in graduatoria sono invece i seguenti:
Quando modifico uno stato il sistema richiede il salvataggio dei dati. Lo stesso vale
per l’inserimento di punti addizionali. È necessario poi eventualmente effettuare un
ricalcalo e rigenerare la graduatoria.
N.B.: solo gli studenti Assegnati possono essere avviati a destinazione
29.9 GESTIONE AVVIO A DESTINAZIONE STUDENTI
Figura 114 – La funzione Gestione avvio a destinazione
Dopo avere richiamato lo studente, compariranno tutti i bandi al quale lo studente
risulta come assegnatario.
Manuale dei Processi
80
Una volta Avviato a destinazione sotto compariranno dei nuovi campi obbligatori da
compilare:
•
data di arrivo prevista
•
data rientro prevista
•
durata prevista (in mesi)
Nel momento in cui lo stato passa da D a C (Confermato a destinazione), allora
diventeranno obbligatori anche i campi accanto, ovvero:
•
data arrivo effettiva
•
data rientro effettiva
•
durata effettiva (in mesi)
Figura 115 – Conferma di avvio a destinazione
Una volta che lo studente è stato avviato a destinazione la sua carriera viene
sospesa:
Figura 116 – Carriera sospesa nella maschera Gestione Studenti
Manuale dei Processi
81
INIZIO NUOVO ANNO ACCADEMICO
In questa sezione si descrivono le operazioni necessarie alla predisposizione del
sistema per l’avvio di un nuovo anno accademico.
30.
ORGANIZZAZIONE
Per l’inserimento di nuovi dipartimenti, nuove facoltà , nuovi corsi , nuovi ordinamenti e nuovi percorsi di studio si legga il capitolo 10.
30.1 ANNI ACCADEMICI
Innanzitutto è necessario creare un nuovo record per l’anno che si vuole definire (es.
2006) :
•
Inserire nel campo anno il valore di inizio dell’AA (es.: se l’anno accademico
da inserire è il 2006/2007, digitare il valore 2006)
•
Automaticamente il programma decodifica la descrizione e le date di inizio e
fine dell’anno inserito
Una volta creato il record del nuovo anno si deve proseguire con l’inserimento delle
partizioni di tutti i corsi di studio definiti.
Per velocizzare l’operazione si suggerisce l’utilizzo della funzione di COPIA DA
ALTRO AA.
La copia si può limitare alle partizioni o può essere allargata anche alle informazioni
relative alle scadenze e alle sospensioni.
Nel caso in cui l’Ateneo offra nuovi corsi di studio per l’anno
accademico in definizione, si deve procedere all’inserimento della
relativa partizione.
30.2 CARICAMENTO OFFERTA FORMATIVA
Ogni anno accademico occorre importare il file xml scaricato dal sito OFF.F
(http://offertaformativa.miur.it)
che
contiene
i
dati
identificativi
del
Corso/Curriculum/Sede e lo schema di dettaglio CFU (TAF/Ambito/SSD) del corso di
studio.
L’importazione di questo file in ESSE3 avviene attraverso la funzione che si trova al
seguente percorso:
Didattica organizzazione / Regolamenti / Regole di percorso / Caricamento offerta
formativa annuale
Manuale dei Processi
82
Figura 117 – Caricamento offerta formativa annuale
Il caricamento del file .xml nel sistema comporta i seguenti effetti:
1.
nella maschera dei Corsi di Studio nel tab Codici Off.f. compare il cosiddetto
“Codicione” …
Figura 118 – “Codicione” nella maschera dei corsi di studio
2.
nella maschera dei Percorsi si crea un record contenente un codice associato a
ciascun anno accademico:
Manuale dei Processi
83
Figura 119 - Codice off nella maschera dei Percorsi di Studio
3.
Nella maschera dei Regolamenti di percorso viene inserito un nuovo insieme
di regole per la coorte di studenti corrispondente all’anno di caricamento:
Figura 120 - Regolamento di percorso importato attraverso file .xml
30.3 DATE DI RIFERIMENTO
Percorso: Dati strutturali / Struttura didattica / Date di riferimento
Manuale dei Processi
84
La funzione consente di definire le date di riferimento per Ateneo e Tipo Corso di
Studio.
Occorre definire il mese e il giorno che fa da spartiacque per il passaggio di anno
accademico all’altro:
Es.:
DR_IPO= 1° giugno
Se si lanciano le ipotesi di iscrizioni prima di quella data, il programma crea le
ipotesi per l’anno in corso mentre, se si lanciano dopo la data indicata, le
ipotesi saranno relative all’anno successivo
Figura 121 – Date di riferimento a livello di Ateneo
31.
DIDATTICA
31.1 DEFINIZIONE OFFERTA DIDATTICA
Con l’avvio del nuovo anno accademico è necessario definire la nuova offerta
didattica.
Nel caso in cui non debba essere inserita ex-novo (vedere capitolo 14) ma possa essere copiata a partire dall’anno accademico precedente, è necessario eseguire le seguenti operazioni rispettando anche la sequenza con la quale sono indicate:
•
Copia offerta didattica Caratteristiche delle AD
Mutuazioni
Logistica
Docenti per UD
•
Copia esami comuni informazioni che riguardano le attività didattiche
accomunate ai fini dell’esame
•
Copia delle attività didattiche equivalenti equivalenze tra le attività
didattiche
•
Copia delle regole di propedeuticità regole di propedeuticità
Manuale dei Processi
85
•
Copia delle regole di reiterabilità regole di reiterabilità
La copia può avere luogo per tutti i corsi di studio ma anche corso per
corso. In questo caso il programma non copia né le condivisioni
logistiche con altri corsi né le mutuazioni.
Nel caso sono state definite delle condivisioni tra AD, la copia non ha
luogo nell’anno nuovo.
31.2 REGOLE DI SCELTA
Per poter associare un piano ai nuovi immatricolati occorre andare a definire le
regole di scelta per l’anno di regolamento nuovo.
Per gestire i piani per gli iscritti occorrerà definire le revisione delle regole per le
coorti precedenti.
Per inserimento vedere capitolo 15
32.
TASSE
32.1 DEFINIZIONE TASSE
Per addebitare ai nuovi immatricolati le tasse all’atto dell’immatricolazione e per
poter inviare i bollettini delle prime rate occorre andare a definire le tasse per il
nuovo anno.
Per fare questo si possono ridefinire le tasse ex-novo ( vedere capitolo 27) oppure
copiare le tasse dall’anno precedente tramite l’apposita funzione.
Vengono copiati i seguenti dati:
•
Combinazioni
•
Parametri di configurazione
•
Configurazione fasce
•
Esoneri
•
Scadenza rate
•
associazioni combinazioni/cds
•
rateizzazione combinazione
Una volta effettuata la copia, se necessario, si varieranno gli importi delle
combinazioni e gli importi delle rate.
La funzione di copia non riporta i valori della maschera DEFINIZIONE
VARIAZIONE IMPORTI BASE. Occorrerà quindi ridefinire questi valori
per il nuovo anno accademico.
Manuale dei Processi
86
32.2 MERITO
Per gli Atenei che gestiscono il merito con ESSE3, con l’inizio del nuovo anno dovranno definire fasce, regole ed riduzioni legate al merito.
Le operazione da effettuare sono le seguenti:
•
Definizione fasce di merito per il nuovo anno
•
Definizione regole di merito per il nuovo anno
•
Creare una nuova regola di contesto (per il contesto REG_MERITO_TAX) con
inizio validità pari al nuovo anno ed associare le nuove regole inserite al gruppo di strutture
•
Andare nella maschera DEFINIZIONE IMPORTI BASE per andare a definire le
riduzioni legate al merito per il nuovo anno
32.3 INVIO BOLLETTINI DI PAGAMENTO
Con l’avvio del nuovo anno accademico agli studenti iscritti dovrà pervenire il bollettino di pagamento della prima rata.
Per l’invio di questi bollettini occorre eseguire i seguenti passi:
•
Definizione delle tasse del nuovo anno accademico
•
Definizione delle ipotesi di iscrizione
•
Lancio delle ipotesi di iscrizioni per la creazione dell’iscrizione al nuovo anno
accademico con l’addebito automatico delle tesse definite
•
Creazione bollettini
•
Generazione mav/postel
33.
AMMINISTRAZIONE
33.1 CONCORSI
All’inizio di ogni AA occorre andare a definire i concorsi (soprattutto di ammissione e
di valutazione).
Si andrà a definire la struttura del concorso (prove, aperture iscrizioni sia da client
che da web…) con le relative tasse.
Per le informazioni su come definire un concorso leggere capitolo 23.
34.
CARRIERA
Per quanto riguarda l’area della carriera le operazioni di definizioni delle sessioni di
esame non vengono definite subito all’inizio dell’anno, ma più avanti.
Stesso discorso per gli appelli (sia d’esame che di conseguimento titolo)
Anche per quanto riguarda le regole di conseguimento titolo non servono subito
all’inizio del nuovo anno, ma consigliamo di copiarle dall’anno precedente per evitare
di dimenticarsene.
Manuale dei Processi
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