Gestire il progetto
Stefano Gheno
Pescara, 12 aprile 2013
Si può non progettare?
• Non progettare diminuisce la probabilità di
realizzare la nostra idea, perché
– Difficoltà di comunicarla
– Difficoltà di pianificarla
– Difficoltà di verificarla
• La progettazione facilita e rafforza il nostro
desiderio di costruire
Fasi della progettazione
• IDEAZIONE
– Formulazione dell’idea progettuale
• PROGETTAZIONE
– di massima
– di dettaglio
– Esecutiva/pianificazione
• REALIZZAZIONE
– Svolgimento di quanto progettato: Project
management/monitoraggio
• VERIFICA
– Valutazione di quanto realizzato
… e azione
• Avvio della progettazione: individuazione degli obiettivi
– Cosa voglio realizzare?
• progettazione
– Con quali partner? Con quali risorse? Con quali modalità?
• Programmazione
– Quali passi del mio percorso? Quali tempi? Quali criticità
possibili?
• Valutazione
– Quando e come verifico l’efficienza e l’efficacia del mio
percorso?
Edward Murphy (1949): “se ci sono due o più modi di fare
una cosa, e uno di questi modi può condurre a una
catastrofe, allora qualcuno la farà in quel modo”
Da qui la celebre “Legge di Murphy”, che recita:
“Se qualcosa può andar storta, lo farà”
Il project management cerca di evitare che il “qualcosa”
(ciò che abbiamo progettato) possa “andare storto” (non
raggiungere l’obiettivo per cui l’abbiamo progettato)
Project management
• Insieme di attività volte alla realizzazione degli
scopi/obiettivi di uno o più progetto/i.
• Si tratta quindi dell’applicazione di
conoscenze, attitudini, tecniche e strumenti
alle attività di un progetto al fine di
conseguirne gli obiettivi.
• Tenendo conto dei vincoli esistenti.
Vincoli del progetto
Le domande poste dai vincoli del
progetto
1. Quanto tempo è disponibile per completare il progetto?
–
Questa è la domanda chiave della programmazione e riguarda
sia la durata delle singole attività, sia la loro relazione (primadopo, insieme, indipendentemente). Ha a che fare sia con
l’efficienza che con l’efficacia.
2. Quante e quali risorse ho per completare il progetto?
–
Questa è la domanda chiave del budgeting e riguarda sia il
costo che le risorse disponibili. Ha a che fare soprattutto con
l’efficienza.
3. Cosa e come devo fare per raggiungere i risultati attesi dal
progetto? Con quali criteri di prestazione e quale margine
di qualità?
–
Questa è la domanda chiave che riguarda la delivery
(produzione) e riguarda l’efficacia del mio progetto
Attività del project management
1. Analisi e definizione degli obiettivi
2. Pianificazione del lavoro in funzione degli obiettivi
3. Risk management (individuazione e controllo dei
rischi)
4. Valutazione e pianificazione delle risorse necessarie,
loro allocazione
5. Organizzazione (lavoro, processi, task, direzione)
6. Misurazione dell’avanzamento progetto, analisi dei
risultati, correzione e ritaratura
7. Previsione dei tempi/costi
8. Comunicazione del progetto
Obiettivi: SMART
• Specifici e Semplici, cioè ben definiti e
chiaramente comprensibili
• Misurabili, cioè valutabili nella loro raggiungibilità
• Accettabili, cioè possono essere raggiunti
• Rilevanti, cioè corrispondenti alla domanda del
committente
• Tempificati e tracciabili, cioè possono essere
monitorati nel loro svolgersi fino al
completamento nei tempi previsti
Pianificazione del lavoro
• Per pianificare il lavoro devo conoscere due
variabili:
1. Le attività da svolgere
2. La loro sequenza (e i rapporti tra le diverse
attività)
• Conoscendo questi due elementi ho la
possibilità di disegnare una “mappa” del mio
progetto nel suo svolgersi, che mi permetterà
di monitorarlo
Diagramma di Gantt
• Permette di
rappresentare il
calendario delle attività di
un progetto evidenziando
le durate e le relazioni
temporali (sequenzialità
e/o contemporaneità)
• Sistema di assi cartesiane:
– Ascisse = durata del
progetto
– Ordinate = attività del
progetto
Program Evaluation and Review
Technique
1. Pianificazione e
costruzione del modello
di dettaglio: elenco delle
attività, legami tra le
attività (dipendenze),
punti d’avvio e
conclusioni (tappe)
2. Stime dei tempi e dei
percorsi (critici)
3. Programmazione
operativa
(identificazione risorse e
loro impiego)
4. Controllo in itinere
Budget e controllo di gestione
• Importante strumento di controllo di gestione perché:
– Permette di verificare eventuali scostamenti (e correggerli)
tra previsione e realtà
– Obbliga a riflettere sulle attività e sulle risorse necessarie a
svolgerle
• Ciò premesso il budget svolge tre funzioni:
1. Direzione: nella pianificazione permette di prevedere i
problemi e la loro incidenza in termini di costi
2. Controllo e gestione: quanto viene seguita la traiettoria
prevista
3. Coordinamento e cooperazione: grazie alla conoscenza
delle risorse necessarie ad ogni attività organizzativa in
vista del raggiungimento dell’obiettivo