Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione Concorso “Premiamo i risultati” DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE -1- PREMESSA Il “documento di partecipazione” ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all’help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: • • • in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all’indirizzo di posta: [email protected]. La valutazione del documento, per l’ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare. -2- -3- PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano ATTIVAZIONE SERVIZI ON LINE Responsabile: Cognome: SCAGLIONE Nome: BENEDETTO Telefono: 02-96710301 E-mail: [email protected] Ruolo: DIRETTORE GENERALE Referente: Cognome:PARIS Nome: LUCA Telefono: 02-96710367 E-mail: [email protected] Ruolo: FUNZIONARIO SEGRETERIA GENERALE Durata dell’intervento in mesi : sette Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/07/2009 Eventuali Risorse destinate , escluse le retribuzioni del personale coinvolto1: Ammontare complessivo: € 19.320..................................................……...di cui: - a carico dell’Amministrazione/ufficio:.€.19.320.............................................. - a carico di altre Fonti (indicare quali) €…………………………………………………….. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio -4- SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L’intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) x documenti di programmazione generale dell’amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) x piani di miglioramento/programmi settoriali è un’iniziativa autonoma del proponente altro (specificare)______________________________________________________ 1.2. La decisione di intervenire sull’ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell’organizzazione effettuata con l’utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) x risultati di indagini di customer satisfaction x analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit x richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare)_______________________________________________ 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: x x x sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l’oggetto degli interventi Realizzati: Intervento “La giornata del cittadino” (accessibilità ai servizi) per l’apertura al pubblico in orario continuato (9-18) nella giornata di giovedì di tutti gli uffici comunali e degli altri enti firmatari della convenzione (ASL – Saronno Servizi – Poste – Banche – Assicurazioni – ecc.); Iniziativa sugli orari del commercio (aperture serali, continuate e festive) con convenzione firmata dal Comune e dalle organizzazioni di categoria. In corso: intervento per il miglioramento dell’accessibilità agli Istituti scolastici di ogni ordine e grado (strumenti di infomobilità, interventi sugli orari e sui calendari scolastici, iniziative legate alla mobilità sostenibile come piedibus, ecc.). Attività programmate: utilizzo della Carta Regionale dei Servizi per l’accesso ai servizi on line del Comune. 1.4. Motivo prevalente dell’intervento: (una sola risposta) x carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi -5- esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare)_________________________________________________________ 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l’intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l’intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell’amministrazione/ufficio. Il problema è quello dell’impossibilità all’accesso negli orari di apertura al pubblico di alcune categorie di utenti (pendolari, disabili) e, all’opposto, delle code interminabili che si formano agli sportelli demografici e per il pagamento di multe e tariffe comunali, con perdita di tempo per il cittadino/cliente e necessità di maggiore personale allo sportello. Quindi il problema riguarda sia l’accessibilità ai servizi sia la conciliazione dei tempi di vita e degli orari di lavoro delle persone, sia un utilizzo più produttivo del personale in servizio. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) x x x utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l’intervento altro……………………………………………………………….. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Il coinvolgimento nella progettazione per i responsabili dei settori su cui si interviene e per il personale che sarà impegnato a realizzare l’intervento, è stato garantito attraverso la costituzione formale (decisione della Giunta comunale) di un gruppo di lavoro che si riunisce per l’individuazione operativa delle funzioni da attivare e per il monitoraggio delle attività. 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) x dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): dati provenienti da indagine condotta presso i cittadini di Saronno attraverso un questionario circa l’utilizzo di servizi on line e sull’adeguatezza degli orari di apertura degli uffici pubblici. x dati di funzionamento (specificare quali): A causa delle lunghe code dei cittadini in attesa, il personale agli sportelli (Anagrafe, Polizia Locale, ecc.) risulta impegnato per parecchi minuti oltre il normale orario di apertura al pubblico. Indicatori di criticità: numero delle persone in attesa e tempi di attesa degli utenti; apertura degli sportelli oltre il normale orario di chiusura al pubblico. Altro (specificare) ___________________________________________________________________________ -6- TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL’INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l’intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell’area: (scegliere l’area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell’area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia x del problema: x cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione x analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L’intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell’uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale x modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare)__________________________________________________ -7- 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Rendere interattivi attraverso il portale internet del Comune i servizi: richiesta certificati via web, pagamenti on line, accesso ai propri dati anagrafici per il cittadino in modo personalizzato utilizzando strumenti già in loro possesso (Carta Regionale dei Servizi), disporre un miglio utilizzo del personale ora impiegato agli sportelli. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l’obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) Costituzione gruppo di lavoro intersettoriale per la progettazione e il monitoraggio; individuazione precisa dei servizi da attivare; analisi delle problematiche tecniche e grafiche relative a ciascun servizio che sarà disponibile on line; estrazione ed allineamento dei dati provenienti dai database del Comune per poterli utilizzare nell’attivazione dei nuovi servizi; test sui dati estratti; monitoraggio delle attività relative al progetto; redazione piano di comunicazione; accordo con la Tesoreria comunale per il pagamento on line; accordo con Regione Lombardia per l’utilizzo della Carta Regionale dei Servizi nei servizi comunali on line; attivazione dei seguenti servizi sul portale: consultazione dati, autocertificazioni, richiesta certificati; attivazione sul portale dei servizi di pagamento on line; promozione sui nuovi servizi che verranno attivati (attuazione piano di comunicazione); impiego del personale “risparmiato” dallo sportello in altre attività; valutazione dei primi risultati 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell’intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento Miglioramento e ampliamento dei servizi on line per tutti gli utenti ed in particolare per coloro impossibilitati ad accedere fisicamente agli sportelli; notevole riduzione delle code agli sportelli con risparmio di costi da parte dell’amministrazione ( personale che può essere utilizzato per altre mansioni) e risparmio di tempo per il cittadino/cliente. Miglioramento dell’accessibilità ai servizi sul territorio e per la conciliazione dei tempi di vita e degli orari di lavoro dei cittadini. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell’intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Servizi interattivi disponibili on line sul portale del comune per il cittadino/cliente. I servizi sono: accesso ai propri dati anagrafici per i cittadini in modo personalizzato anche utilizzando strumenti già in loro possesso ( CRS) ; richiesta certificazioni; compilazione automatica di autocertificazioni; pagamenti on line di multe, rette, tariffe. -8- 2 LE ATTIVITA’ PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Fase 1 Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Costituzione gruppo di lavoro intersettoriale per la provvedimento amministrativo formale che posizione del documento all’interno dell’iter progettazione e il monitoraggio individua i componenti del gruppo di lavoro amministrativo di approvazione ( proposta dell’ufficio; inserimento nell’o.d.g. della Giunta-; approvazione) Fase 2 Individuazione precisa dei servizi da attivare Fase 3 Analisi delle problematiche tecniche e grafiche per ogni servizio le informazioni che il cittadino percentuale dei servizi analizzati su quelli relative a ciascun servizio che sarà disponibile on cliente deve ottenere dal sistema e quelle che individuati alla fase 2 line deve fornire per il servizio (es. tipo certificato a fronte del codice fiscale del certificando) Fase 4 Estrazione ed allineamento dei dati provenienti dai Software (procedura informatica) che effettui Rispetto tempistica database del Comune per poterli utilizzare l’estrazione dei dati nel formato richiesto fornitore esterno nell’attivazione dei nuovi servizi Fase 5 Test sui dati estratti elenco dei servizi da attivare che riporti per ogni servizio nome, settore di riferimento, responsabile del servizio, referente all’interno del gruppo di lavoro numero dei servizi individuati; numero delle unità organizzative esaminate in rapporto al totale delle aree dell’ente concordata con il suddivisi i dati da estrarre in tipologie (es. dati Percentuale, per ogni tipologia di dati, di anagrafici, contabili, urbanistici, ecc.) si genera test effettuati sul totale un rapporto di correttezza degli stessi, secondo i seguenti test. Per ogni tipologia di dati individuata (es. dati anagrafici, contabili, ecc.) si esaminano: - un campione casistico casuale di almeno 30 casi – alcuni “test case” (da 5 a 10) rappresentativi di situazioni critiche (es. per dati anagrafici individui con diverse movimentazioni) -9- Fase 6 Fase 7 Fase 8 Fase9 Fase 10 Fase 11 Fase 12 Fase 13 Fase 14 Monitoraggio delle attività relative al progetto Gannt riepilogativo mensile, che riporti evidenziato lo stato di avanzamento di ogni fase, valutato sugli indicatori sopra esposti. Per le fasi eventualmente in ritardo di oltre il 15%, relazione che ne giustifichi i motivi, ne valuti le eventuali conseguenze sul progetto complessivo, e predisponga interventi correttivi. Redazione piano di comunicazione piano di comunicazione interna ed esterna che definisce gli obiettivi, gli strumenti, il target e i contenuti della comunicazione per far conoscere l’intervento ed i suoi esiti. Accordo con la Tesoreria comunale per il pagamento Stipula convenzione con Tesoreria comunale on line Accordo con Regione Lombardia per l’utilizzo della Stipula convenzione con Regione Lombardia C.R.S. nei servizi comunali on line Attivazione dei seguenti servizi sul portale: Disponibilità sul portale dei servizi indicati consultazione dati; autocertificazioni; richieste certificati Attivazione sul portale dei servizi di pagamento on line Promozione sui nuovi servizi che verranno attivati (attuazione Piano comunicazione) Impiego del personale “risparmiato” dallo sportello in altra attività Valutazione dei primi risultati raggiunti idem come sopra Numero di Gannt mensili sul totale di sette previsti Copertura delle iniziative di comunicazione, rapportata agli obiettivi individuati in tabella 2.2 e ai servizi offerti individuati in fase 2 della presente tabella Firma della convenzione da parte di entrambi i soggetti Firma della convenzione da parte di entrambi i soggetti Percentuale dei servizi disponibili sul totale. L’attivazione sul singolo servizio va confrontata con quanto individuato nell’output della fase 3 idem come sopra Effettuazione campagna di comunicazione Numero strumenti di comunicazione prevista in fase 7 utilizzati sul totale previsto Variazioni “mansionario” del personale Numero disposizioni di servizio emesse Rapporto di valutazione, che riporti la Numero di target valutati percentuale di raggiungimento dei target individuati nella tabella 2.2, che segue, gli indicatori relativi. - 10 - 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Miglioramento e ampliamento dei servizi on line per tutti gli utenti e in particolare per coloro impossibilitati ad accedere fisicamente agli sportelli Riduzione delle code agli sportelli Risparmio di costi da parte dell’amministrazione (personale che può essere utilizzato per altre mansioni) Risparmio di tempo per il cittadino cliente Miglioramento dell’accessibilità servizi sul territorio ai Conciliazione dei tempi e degli orari di lavoro dei cittadini Indicatore (descrizione e unità di misura) Aumento visitatori medi giornalieri sito Target + 8% Riduzione coda media agli sportelli rilavata attraverso il calo del numero dei certificati e pagamenti effettuati giornalmente per ogno sportello Riduzione lavoro in orario straordinario. Riduzione impiego personale a tempo determinato - 5% Differenza tempo medio impiegato dal cittadino per ottenere il servizio per via ordinaria (tempo mobilità + coda + erogazione), rispetto allo stesso servizio per via telematica (tempo compilazione moduli on line) Sudduvisione domande servizio per provenienza territoriale: - comunale (C) - provinciale (P) - nazionale (N) - internazionale (I) Distribuzione temporale delle domande di servizio, suddividendo tre fasce: - orario di apertura sportello - feriale lavorativo - notturno e festivo - 50% - 0,5% Percentuale P+N+I > 8 % del totale dei servizi richiesti Almeno il 33% delle domande inoltrate in orari di chiusura sportello. 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano X Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 24 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Dirigenti 6 Compiti Il Direttore Generale esercita la supervisione sull’intervento, coordina l’attività dei Dirigenti, e funge da raccordo con i vertici dell’Amministrazione. I singoli - 11 - Gg/impegno 12 Funzionari 7 Altro personale 11 Dirigenti, ciascuno per il proprio settore, decidono in merito alle soluzioni delle problematiche tecnicoorganizzative relative ai propri servizi Il Funzionario della Segreteria 48 Generale/Ufficio Tempi assicura il presidio dell’intervento come descritto al punto 5.1. I Funzionari dei vari settori, sono chiamati in causa, oltre che nelle riunioni del gruppo di lavoro, anche in incontri specifici con il referente del Piano per l’analisi delle problematiche tecniche relative a ciascun servizio e per le proposte di soluzioni di tali problematiche da sottoporre poi ai propri dirigenti. Fanno parte del personale di cui si 60 compone il gruppo di lavoro, oltre ai Funzionari e Dirigenti, anche: lo staff del Servizio Informatico del Comune per le problematiche tecniche informatiche; lo staff dei Servizi di Comunicazione Istituzionale e referenti per lo sviluppo dei servizi di e-government per il Piano e attività di comunicazione, nonchè una persona per l’attività di segreteria e un referente per ciascuna area organizzativa coinvolta 3.3. Indicare l’eventuale apporto dell’amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) di altri soggetti (personale di Nessun apporto, non vi sono altri soggetti oltre ai componenti del gruppo di lavoro. - 12 - altri uffici 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Partnership con una società esterna di servizi informatici legati al web per la fornitura del software applicativo dei servizi on line e collaborazione della stessa nella realizzazione dell’infrastruttura 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Non sono previste consulenze 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell’intervento e il raccordo con i vertici dell’ufficio/amministrazione Il presidio dell’intervento viene assicurato dal Funzionario della Segreteria Generale / Ufficio Tempi della Città (che è anche referente del Piano) che opera sotto la supervisione del Direttore Generale del Comune (che è anche responsabile del Piano) attraverso un costante impulso e controllo sull’esercizio delle attività previste dal Piano da parte dei componenti del gruppo di lavoro e secondo la tempistica programmata. Il raccordo con i vertici dell’Amministrazione (Sindaco e Giunta) è assicurato da un report settimanale a cura del Direttore Generale sull’andamento delle attività del Piano nel rispetto dei tempi previsti. 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività La funzione di raccordo tra le attività diverse dei vari settori verrà esercitata in: - incontri bisettimanali previsti per il gruppo di lavoro; - incontri specifici tra il Direttore Generale e il referente del Piano con i singoli responsabili di settore per l’analisi delle problematiche tecniche relative a ciascun servizio; - incontri specifici tra il Direttore Generale e il referente del Piano e i componenti del gruppo di lavoro dei Servizi Informatici del Comune e i referenti per lo sviluppo dei servizi egovernment; - incontri specifici tra il Direttore Generale e il referente del Piano e i responsabili per la campagna di informazione e comunicazione. - 13 - 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l’andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Lo stato di avanzamento del Piano e l’andamento delle attività saranno seguiti attraverso riunioni del gruppo di lavoro che si terranno con regolare cadenza e saranno coordinate dall’Ufficio Tempi (vedi incontri di cui al punto 5.2) 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l’intervento e i suoi esiti Verrà redatto ed attuato un piano di comunicazione (interna ed esterna) per far conoscere l’intervento e i suoi esiti. Tale piano si concretizzerà in una campagna finalizzata a far conoscere ai cittadini/clienti i nuovi servizi che il Comune di Saronno mette a disposizione ed a spingerli ad utilizzarli. In sostanza si tratta di veicolare il concetto “Servizi on line offerti dal Comune: impariamo ad usarli”. La campagna di comunicazione interna verrà sviluppata utilizzando strumenti disponibili nella rete intranet comunale. La campagna di comunicazione esterna sarà realizzata utilizzando sia spazi tradizionali di comunicazione (pubblicazione su periodici comunali e sul settimanale comunale di informazione, distribuzione di opuscoli e stampati ad hoc, affissioni di manifesti relativi all’iniziativa), che innovativi, come web banner sul portale del Comune ed eventualmente su quotidiani locali on line. Tale modalità verrà utilizzata per far conoscere gli esiti dell’intervento. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell’intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi - Carattere intersettoriale dell’intervento, che coinvolge Amministratori, Dirigenti, Funzionari e personale di più aree organizzative. - Caratteristiche tecniche particolari di alcuni servizi che rendono difficoltosa la messa a disposizione on line. - Resistenza da parte del personale impiegato nei servizi individuati dal Piano al coinvolgimento nel gruppo di lavoro e all’apprendimento delle nuove tecniche di gestione del servizio. - Il Piano si svolgerà in un periodo che coinciderà con la campagna per il rinnovo degli organi amministrativi comunali. - Gestione rapporti con soggetti esterni quali banche (Tesoreria comunale), società di servizi informatici, Regione Lombardia con le quali si deve arrivare alla stipula di accordi e convenzioni. 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano - 14 - Concorso " Premiamo i risultati" Comune di Saronno Tempistica del Piano "Attivazione servizi on line" ID NOME ATTIVITA' 1 Costituzione gruppo di lavoro intersettoriale per la progettazione il monitoraggio 2 Individuazione precisa dei servizi da attivare 3 4 Analisi delle problematiche tecniche e grafiche relative a ciascun servizio che sarà disponibile on line Estrazione ed allineamento dei dati provenienti dai database del comune per poterli utilizzare nell'attivazione dei nuovi servizi 5 Fase di test sui dati estratti 6 Monitoraggio delle attività relative al progetto 7 Redazione piano di comunicazione 8 Accordo con la tesoreria comunale per il pagamento on line 9 10 gen-09 Accordo con la Regione Lombardia per l'utilizzo della CRSnei servizi comunali on line Attivazione dei seguenti servizi sul portale: consultazione dati; autocertificazioni; richiesta certificazioni. 11 Attivazione sul portale dei servizi di pagamento on line 12 Promozione sui nuovi servizi che verranno attivati (attuazione Piano comunicazione) 13 Impiego del personale "risparmiato" dallo sportello in altre attività 14 Valutazione dei primi risultati raggiunti - 15 - feb-09 mar-09 apr-09 mag-09 giu-09 lug-09