DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE
Comunicata ai Capigruppo Consiliari
il
Nr. Prot.
23/10/2003
17981
Trasmessa al Prefetto
il
COMUNE DI ANZOLA DELL'EMILIA
PROVINCIA DI BOLOGNA
Nr. Prot.
Trasmessa / Ritrasmessa al CO.RE.CO.
il
Nr. Prot.
il
Nr. Prot.
C O P I A
APPROVAZIONE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE PER GLI ANNI 2003 - 2004.
NR. Progr.
Data
128
16/10/2003
38
Seduta NR.
Categoria
Classe
Sottoclasse
Cod. Materia : 80 9
VARIE AREA AMMINISTRATIVO/ISTITUZIONALE
L'anno DUEMILATRE questo giorno SEDICI del mese di OTTOBRE alle ore 11:00 convocata con le prescritte
modalità, nella solita sala delle adunanze si è riunita la Giunta Comunale.
Fatto l'appello nominale risultano:
Cognome e Nome
Carica
COCCHI ANNA
PELI GIANFRANCO
LIPPARINI ADOLFO
MARINI ANGELINA
BUSSOLARI ROBERTA
ROTUNDO STEFANO
SANTAGADA GIULIO
PRESIDENTE
ASSESSORE
ASSESSORE
ASSESSORE
ASSESSORE
ASSESSORE
ASSESSORE
TOTALE
Presenti
4
Presente
TOTALE
Assenti
S
S
S
S
N
N
N
3
Assenti Giustificati i signori :
BUSSOLARI ROBERTA, ROTUNDO STEFANO, SANTAGADA GIULIO
Partecipa il SEGRETARIO GENERALE del Comune, DR.SSA RAFFAELLA GALLIANI .
La Sig.ra COCCHI ANNA in qualità di SINDACO assume la presidenza e, constatata la legalità della adunanza, dichiara
aperta la seduta invitando la Giunta a deliberare sull'oggetto sopra indicato.
DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE NR. 128 DEL 16/10/2003
OGGETTO:
APPROVAZIONE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE PER GLI ANNI 2003 - 2004.
LA GIUNTA COMUNALE
Vista e richiamata la Legge n. 150/2000, in particolare nella parte in cui
prevede l’adozione dei Programmi e del Piano di Comunicazione (artt. 11 e 12),
intesi come strumenti di programmazione delle iniziative di comunicazione delle
Amministrazioni dello Stato;
Ritenuto che tale strumento di programmazione debba essere applicato
anche nell’ambito di un Ente Locale, soprattutto in considerazione dell’aumentata
importanza delle strategie comunicative per quello che riguarda l’erogazione dei
servizi e la gestione dell’Amministrazione;
Considerato, inoltre, che questo strumento di programmazione ha anche la
finalità di condividere, all’interno dell’Ente, le iniziative portate avanti
dall’Amministrazione, in un’ottica di collaborazione e partecipazione da parte di
tutti i servizi interessati;
Precisato che il Piano di Comunicazione per gli anni 2003 e 2004, elaborato
dalla Responsabile del Servizio Relazioni con il Pubblico e allegato al presente
atto, è stato esaminato e fatto proprio nell’ambito della Conferenza dei Direttori;
Ritenuto pertanto di provvedere all’approvazione del suddetto Piano, in cui
vengono specificate le strategie di comunicazione per gli anni 2003 e 2004, con
particolare riferimento ad ambiti quali la comunicazione esterna, la
comunicazione interna e organizzativa, i mezzi e gli strumenti e la formazione
degli operatori;
Dato atto che è stato acquisito il parere favorevole espresso dal Direttore
dell’Area Amministrativo/Istituzionale in ordine alla regolarità tecnica;
Con voti unanimi resi nei modi di legge
DELIBERA
1) Di approvare il 1° Piano di Comunicazione del Comune di Anzola dell’Emilia
per gli anni 2003 e 2004, allegato alla presente deliberazione per formarne
parte integrante e sostanziale;
2) Di dare atto che le singole iniziative verranno attuate con appositi
provvedimenti del Direttore d’Area competente;
Con separata ed unanime votazione si dichiara immediatamente eseguibile
la presente deliberazione, ai sensi dell’art. 134 - 4° comma - del Decreto
Legislativo 18.08.2000 n. 267.
COMUNE DI ANZOLA DELL’EMILIA
Provincia di Bologna
ALLEGATO ALLA DELIBERAZIONE DI G.C. N. 128 DEL 16.10.2003
IL SINDACO
F.to (Cocchi Anna)
IL SEGRETARIO GENERALE
F.to (Dr.ssa Raffaella Galliani)
Comune di Anzola dell’Emilia
Area Amministrativo/Istituzionale – Servizio Relazioni con il Pubblico
PIANO DELLA COMUNICAZIONE
ANNO 2003 - 2004
“Comunicare di più, comunicare meglio”
Direttore dell’Area: Dott.ssa Patrizia Saggini
Responsabile del Servizio: Dott.ssa Mariangela Garofalo
1
Premessa
Il Piano di Comunicazione riassume i principali impegni comunicativi che
l’Amministrazione intende affrontare nel corso degli anni 2003 e 2004.
L’attività di progettazione e pianificazione della comunicazione serve a
rilevare le priorità individuate dall’Amministrazione Comunale, non
tralasciando tutte le altre attività che comportano l’utilizzo ordinario di
strumenti di promozione e informazione.
All’interno del Piano, emergono scadenze e temi molto diversi tra loro e che
incidono in maniera e in misura molto diversa sulla vita della città. In
particolare il 2003, anno che precede la fine della legislatura, è fortemente
orientato a valutare quanto realizzato in questi anni, a concludere i progetti
avviati e a delineare un possibile futuro sviluppo della città.
Il Piano di Comunicazione è uno strumento flessibile e quindi in grado di
recepire variazioni, integrazioni e novità che possono sorgere nel corso
dell’anno. Rimane come unico punto fermo l’assunto che il Piano di
comunicazione ha come riferimento fondamentale i cittadini, per i quali
l’informazione costituisce un diritto.
La comunicazione è lo strumento principale attraverso cui si promuovono i
cambiamenti e le innovazioni. La comunicazione rende evidente come e
quanto può cambiare la vita dei cittadini date nuove opere, nuovi servizi o
eventi. Infine, la comunicazione accresce il senso di appartenenza dei
cittadini ad una comunità locale, aumentandone la consapevolezza del
territorio in cui vivono e delle opportunità che essi hanno a disposizione.
A tale scopo l’impegno dell’Amministrazione è quello di migliorare gli
strumenti e i contenuti dell’informazione e della comunicazione. Per fare ciò è
necessario che tutta la struttura comunale, complessivamente intesa,
assuma l’impegno della relazione e dell’ascolto con i cittadini.
Priorità del Piano di Comunicazione:
comunicare l’identità dell’Amministrazione
L’Amministrazione di Anzola dell’Emilia vuole essere un soggetto che:
− ASCOLTA e DIALOGA
− PROMUOVE
− SOSTIENE
− PRODUCE
Queste 4 parole chiave non sono altro che i passaggi fondamentali per
identificare un rapporto continuo e costante tra due soggetti – il Comune e il
mondo esterno (le persone, le imprese, le associazioni, insomma, i clienti).
2
Tale rapporto si caratterizza in un reciproco scambio, finalizzato alla
creazione di valore per gli utenti e, più in generale, al miglioramento della
qualità della vita di tutta la collettività.
Si tratta, infatti, di 4 momenti in cui si individuano le esigenze prioritarie da
soddisfare, si pianificano e si realizzano le azioni fondamentali e si verificano
i risultati concreti, predisponendo eventuali azioni di miglioramento.
Sono queste le fasi principali di un processo di Qualità. La Qualità, infatti, è
un elemento costante di tutti i progetti che in questi anni sono stati realizzati
dall’Amministrazione, e che in prima istanza caratterizza proprio il modo di
agire di tutto il personale dipendente del Comune.
A questo punto occorre comunicare anche all’esterno il principio di Qualità
che ispira l’attività dell’Amministrazione, rendendo visibile un filo conduttore
che, in realtà, è già esistente.
Linee Guida del Piano di Comunicazione:
integrazione, programmazione, multicanalità
La comunicazione è una strategia trasversale dell’ente, che fa dialogare
diversi soggetti (sia interni che esterni), fa conoscere e condividere i bisogni e
le esigenze, e rende tutti partecipi delle soluzioni possibili e realizzate.
Per questo è necessario agire tenendo presente principi guida quali:
q L’INTEGRAZIONE: in particolare tra soggetti della stessa
organizzazione e di organizzazioni diverse; infatti, la
comunicazione raggiunge i propri obiettivi quando tutti gli attori
sono consapevoli ed operano concretamente per un unico fine,
mettendo in comune tutte le specificità, in modo che le diversità di
ognuno contribuiscano ad arricchire il lavoro di tutti.
q LA PROGRAMMAZIONE: discende dall’integrazione, nel senso
che ogni evento, iniziativa, progetto, ecc. deve essere
preventivamente programmato, in modo che la sua realizzazione
rientri in un disegno più ampio, che interessa tutta l’organizzazione,
soprattutto nel momento in cui più soggetti possono contribuire alla
migliore riuscita del prodotto finale.
q LA MULTICANALITA’: in questo caso, occorre tenere sempre
presente che l’innovazione tecnologica ha messo a disposizione
altri e più potenti strumenti per dare informazioni ed erogare
servizi, anche in tempo reale e stando a casa o in ufficio; però
questi strumenti non sono ancora diventati patrimonio comune, e
quindi quando si pensa alle forme più idonee di comunicazione
occorre tenere presente la necessità di diversificare i canali di
contatto, pur però continuando ad utilizzare forme comunicative
3
“tradizionali” (volantini, manifesti, ecc.) che potrebbero – a prima
vista – sembrare obsolete.
Struttura del Piano di Comunicazione
Il Piano di Comunicazione è uno strumento fondamentale che permette di
riunire in unico documento tutto quello che riguarda le attività di
comunicazione dell’ente.
Per semplicità di analisi il Piano è stato strutturato in 4 sezioni, che sono in
realtà interconnesse fra loro e non disgiunte, rappresentando spesso una
singola parte dello stesso processo comunicativo. Le 4 sezioni riguardano:
q COMUNICAZIONE ESTERNA
q COMUNICAZIONE INTERNA
q STRUMENTI
q FORMAZIONE
Metodologia del Piano di Comunicazione
La scelta operata è quella di redigere un unico Piano relativo alle attività di
comunicazione che interesseranno tutte le diverse Aree del Comune per gli
anni 2003 e 2004, rispondendo all’esigenza di definire contenuti, modalità e
risorse della comunicazione, e dando così seguito in modo organico alle
indicazioni della legge 150/2000.
In questo senso, il criterio seguito per organizzare il piano non corrisponde
alla suddivisione dei progetti e delle attività secondo i Servizi di
appartenenza, ma in base alla loro ‘natura comunicativa’: iniziative che si
ripetono ogni anno o novità assolute, nuovi spazi o nuovi servizi, informazioni
per specifiche categorie di cittadini o campagne di sensibilizzazione per la
comunità, ecc.
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LA COMUNICAZIONE ESTERNA
1. C OMUNICARE I GRANDI PROGETTI DELL ’AMMINISTRAZIONE
L’Amministrazione individua i grandi progetti su cui ritiene fondamentale investire in
comunicazione, stimando il valore innovativo e di modifica dell’esistente che i
progetti stessi comportano. La comunicazione dei grandi progetti richiede
programmazione, professionalità altamente qualificate ed il coinvolgimento totale
delle strutture sia tecnica che politica. L’investimento in termini di risorse
economiche è sicuramente più ingente rispetto ad altre attività di comunicazione,
anche perché questo tipo di campagne di comunicazione necessitano di agenzie
pubblicitarie specializzate.
Centro storico:
La riqualificazione del centro antico donerà un nuovo volto alla città di Anzola.
Occorre creare conoscenza sulle motivazioni e gli obiettivi che caratterizzano
il progetto, comunicando l’impegno profuso dall’Amministrazione nel
realizzarlo e l’idea di un nuovo pezzo di città di cui riappropriarsi ed in cui
essere in un certo senso “a casa” come pure “protagonisti”.
Il messaggio della campagna di comunicazione potrebbe – ad esempio –
essere sintetizzato in un concetto come:
<<IL CENTRO E’ MIO>>; << conCENTRATI >>; << C’ENTRO ANCH’IO >>
Sito web:
L’Amministrazione investe sulle nuove tecnologie per migliorare la qualità
della vita dei cittadini. Un notevole sforzo organizzativo dell’intera macchina
comunale serve a produrre informazione e servizi anche su Internet perché la
trasparenza e la semplificazione oggi corrano sul web.
Solitamente le nuove tecnologie sono vissute come qualcosa di “freddo”,
spersonalizzante e suppletivo delle relazioni. Da molti sono anche vissute
come qualcosa di inavvicinabile e per soli addetti ai lavori.
Si è deciso pertanto di puntare molto su un messaggio che personalizzi ed
avvicini al mondo delle nuove tecnologie, utilizzando per un depliant
informativo quattro testimonial conosciuti nel territorio di Anzola. Inoltre si
intende organizzare alcune serate aperte ai cittadini dove, all’interno della
Biblioteca, viene presentato il sito in maniera molto informale, facendo due
chiacchiere faccia a faccia, in compagnia di un bicchiere di vino. Il nome
dell’iniziativa è e-bar (ovvero bar elettronico).
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Piano di educazione alle emozioni:
La maggiore mobilità delle persone, la flessibilità e la precarietà lavorativa, lo
sradicamento da paesi d’origine e tradizioni, insieme a cambiamenti culturali
e sociali hanno contribuito alla formazione di una società che sente sempre in
maniera più forte il problema dell’incertezza, della crisi di valori e della
solitudine. Il Comune di Anzola vuole declinare il tema della sicurezza in
modo positivo ovvero come promozione del benessere e della qualità delle
relazioni, piuttosto che rifarsi ad uno stile correttivo ed ancor meno
repressivo. Creare socialità e prevenire il disagio sono gli strumenti che il
Comune desidera adottare.
Per il benessere dei cittadini e soprattutto in un tessuto sociale sempre in
crescita ed in continua trasformazione come è quello di Anzola, è infatti
fondamentale lavorare sulla qualità delle relazioni.
Questa dipende in gran parte dalla capacità degli individui di gestire le proprie
emozioni, di riconoscerle e di comunicarle.
Per tale motivo l’Amministrazione si fa promotrice di un progetto di
Educazione alle Emozioni, condotto da esperti qualificati, che si sviluppa
principalmente in attività formative per gruppi particolari di persone
(dipendenti pubblici, educatori, associazionismo e singoli cittadini) ed anche
in attività seminariali e di studio.
Tutto ciò sarà accompagnato da una campagna di comunicazione adeguata.
2. INFORMARE E SENSIBILIZZARE SU TEMI DI PARTICOLARE RILIEVO
Si tratta di realizzare prodotti informativi come volantini, locandine, articoli sul
Notiziario comunale e sul sito web, etc. per comunicare con chiarezza, semplicità
ed efficacia alcuni temi che stanno a cuore all’Amministrazione, disponendo anche
solo di risorse e strumenti interni all’Amministrazione.
• Progetti in campo ambientale (piste ciclabili, opere per la salvaguardia del
patrimonio idrico, percorsi vita)
• Nuove modalità di gestione del servizio raccolta rifiuti (dal 2003 passato
alla società GEOVEST)
• Piani per la salute
• Ausl unica e riforma servizi sociali
3. INFORMARE SUI SERVIZI COMUNALI
Si tratta di realizzare prodotti informativi come volantini, locandine, articoli sul
Notiziario comunale e sul sito web, etc. per comunicare con chiarezza, semplicità
ed efficacia il funzionamento o le modalità di accesso relative a particolari servizi
comunali. Nel caso di servizi in cui si conosce il pubblico di riferimento (es. utenti
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asilo nido) viene privilegiato l’invio dell’informazione e della modulistica
direttamente al domicilio dei cittadini, anticipando le loro richieste e fornendo un
servizio più completo.
Scadenze periodiche:
asilo nido, contributo affitti, campi solari, iscrizione corsi nuoto, refezione,
trasporto e prolungamento orario, ICI > 65enni, lotta larvozanzaricida, tessere
ATC (abbonamenti annuali e anziani), rinnovo licenze di pesca, contrassegno
invalidi, etc.
Particolari servizi:
Prontobus, raccolta rifiuti, anagrafe canina, URP
4. C OMUNICARE GLI EVENTI
Si tratta di realizzare prodotti informativi come volantini, locandine, articoli sul
Notiziario comunale e sul sito web, etc. per comunicare con chiarezza, semplicità
ed efficacia eventi particolarmente significativi nel loro genere. La produzione di
cataloghi, opuscoli e gadget che in queste occasioni è sicuramente auspicabile
dovrà essere organizzata avvalendosi di professionisti esterni.
Eventi eccezionali:
Docet: salone della didattica. Presentazione sito di Poesia per Ragazzi e
attività della Biblioteca
Fiera di Anzola: presenza attiva del Comune con i progetti
dell’Amministrazione
DUE SECOLI IN COMUNE. Progetto triennale per la realizzazione di tre
mostre di documenti d’archivio, in occasione del bicentenario della
Municipalità.
Eventi istituzionali ricorrenti:
8 marzo (Festa della Donna)
25 Aprile (Festa della Liberazione)
2 Giugno (Festa della Repubblica)
4 Novembre (Anniversario della vittoria della 1^ Guerra Mondiale)
5 Dicembre (Anniversario del rastrellamento dei partigiani di Anzola)
Natale
Capodanno
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LA COMUNICAZIONE INTERNA ED ORGANIZZATIVA
Al pari della comunicazione esterna, la comunicazione interna riveste
un’importanza fondamentale per la sopravvivenza e la crescita di
un’organizzazione.
Infatti, i dipendenti sono al tempo stesso attori ed utenti della comunicazione, in
quanto è da essi stessi che – in virtù del modello organizzativo adottato –
provengono e vengono diffuse all’interno dell’ente le informazioni necessarie per
l’erogazione dei servizi ai cittadini.
L’Amministrazione manifesta una particolare attenzione verso la comunicazione
interna, in quanto lo riconosce come strumento principale per mantenere
un’organizzazione che lavora e collabora insieme.
1. QUALITÀ
Un’Amministrazione che eroga servizi deve periodicamente verificare presso i
propri utenti qual è la percezione delle prestazioni che eroga, in modo da
individuare quali sono i punti di eccellenza e gli ambiti di miglioramento.
Questo processo viene completato da un momento di ritorno dei risultati
all’interno dell’organizzazione, al fine di innescare un circolo virtuoso che
permette all’organizzazione di migliorare costantemente sé stessa, e di
conseguenza anche i prodotti/servizi che eroga.
Nel corso dell’anno 2003 sono state realizzate:
− Indagine Medec sul rapporto cittadini Amministrazione, febbraio 2003
− Indagini di customer satisfaction sui servizi PM ed URP, giugno 2003.
− Indagine di Qualità svolta sul Servizio Asilo Nido.
2. ASCOLTO
La raccolta delle segnalazioni e dei reclami effettuata dall’URP serve a dare
garanzia di risposta indistintamente a tutti i cittadini. Ciò significa che tutti i
disservizi ed i problemi segnalati sono trattati nello stesso modo e con lo
stesso riguardo, anche se indicano situazioni diverse fra loro e di diversa
entità. L’importante è che il cittadino senta di essere ascoltato ottenendo
sempre una risposta seppur non sempre affermativa o totalmente risolutiva
dei problemi segnalati.
La registrazione delle segnalazioni e dei reclami permette inoltre di elaborare
report sulla tipologia dei problemi segnalati, sulla zona di provenienza, sulla
quantità rispetto a determinati momenti dell’anno.
L’analisi di questi dati può fornire indicazioni interessanti alla Direzione
Generale, ai Direttori ed agli stessi Amministratori circa eventuali azioni da
intraprendere, piuttosto che correttivi da sviluppare per migliorare
l’erogazione di determinati servizi.
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3. FOGLIO INFORMATIVO AI DIPENDENTI
Si prevede la pubblicazione di un foglio bimestrale di informazione rivolto a
tutti i dipendenti per divulgare le notizie più rilevanti dal punto di vista
organizzativo, legislativo, amministrativo e di carattere retributivo. Infatti si
ritiene
interessante
provare
a
raggiungere
tutti
i
dipendenti,
indipendentemente da profilo e mansioni svolte, per essere più informati e
partecipi di ciò che succede nella macchina comunale. Per esempio, in
particolari momenti dell’anno può essere importante spiegare alcune voci
della busta paga, oppure comunicare novità introdotte da Leggi, o anche
raccontare particolari progetti o opere dell’Amministrazione per coinvolgere la
struttura che si trova a realizzarli spesso inconsapevolmente o senza una
visione d’insieme.
4. RETE DEI REFERENTI DELLA COMUNICAZIONE
In ogni ufficio l’URP ha un suo referente per la comunicazione che fornisce
informazioni ed aggiornamenti circa i servizi di cui è responsabile. Anche se i
canali con cui si realizza la comunicazione variano (per esempio volantini,
piuttosto che lettere ai cittadini, piuttosto che Sito Internet ma anche lo stesso
centralino telefonico) occorre che i referenti per la comunicazione diano
sempre informazione all’URP per consentirgli di dare risposte ai cittadini.
5. REDAZIONE WEB
E’ costituita in gran parte dalla rete dei referenti della comunicazione più
qualche elemento individuato per le specifiche conoscenze tecniche (Area
tecnica, Biblioteca). Ogni redattore si occupa di fornire informazioni ed
elaborare materiale per l’aggiornamento e lo sviluppo del sito-web, nelle
pagine che riguardano il proprio Servizio.
6. COORDINAMENTO COMUNICAZIONE
Tutti gli operatori della comunicazione che si occupano di sviluppare il Piano
di Comunicazione 2003 necessitano di un coordinamento per dare attuazione
ai principi di programmazione, integrazione e multicanalità su cui si basa il
Piano. Gli addetti stampa individuati, insieme al Responsabile URP ed alla
Segreteria degli Organi costituiscono pertanto un coordinamento della
comunicazione.
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GLI STRUMENTI E I MEZZI
Gli strumenti e i mezzi di comunicazione che vengono di volta in volta adottati per
le singole iniziative sono scelti in base al “target” degli utenti destinatari della notizia
o del servizio; questo non è altro che la concretizzazione della multicanalità, intesa
come molteplicità di canali di comunicazione tra cittadino e Amministrazione.
1.COMUNICATI E CONFERENZE STAMPA
L’Amministrazione ritiene prioritario potenziare e qualificare questa attività
avvalendosi di un addetto stampa che si occupi della stesura e dell’invio dei
comunicati stampa riguardanti iniziative, eventi, servizi comunali, etc. e che
curi i rapporti con i media, provvedendo anche a fare un recall telefonico per
cercare di garantirsi l’uscita della notizia sui media.
Per notizie estremamente rilevanti, l’addetto stampa si occupa inoltre
dell’organizzazione di conferenze stampa e della relativa produzione di
materiale per la cartella stampa.
2. UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO
L’URP è considerato come il punto di accesso all’Amministrazione, pertanto è
necessario che tutte le informazioni relative ai servizi ed agli eventi siano
comunicate all’ufficio dai referenti della comunicazione appartenenti ai vari
servizi. Attraverso il contatto telefonico dato dal centralino, quello di persona
allo sportello, le rubriche fisse sul Notiziario comunale, il sito Internet e la
produzione di materiale cartaceo l’URP moltiplica i mezzi di diffusione delle
notizie e rende effettiva la multicanalità per l’accesso ai servizi.
3. REFERENTI DELLA POLIZIA DI PROSSIMITA’
I Referenti della Polizia di Prossimità sono cittadini individuati
dall’Amministrazione unitamente al Corpo di Polizia Municipale, che
attraverso il loro stretto contatto con il territorio, permettono un continuo e
costante flusso di informazioni da e verso la Polizia Municipale, in modo da
mantenere vivo e amplificare il contatto del Corpo di Polizia con il maggior
numero di persone.
Attraverso i Referenti aumenta anche la capacità di ascolto
dell’Amministrazione verso i cittadini, in quanto essi stessi raccolgono
segnalazioni e reclami da parte dei cittadini, rigirandole poi all’URP.
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4. STRUMENTI TRADIZIONALI
I servizi interessati di volta in volta producono il materiale informativo in
collaborazione con le strutture preposte alla comunicazione ovvero l’URP,
l’Addetto stampa e la Segreteria del Sindaco.
La produzione di materiale informatico tradizionale riguarda volantini,
locandine, manifesti, pieghevoli da realizzare all’interno ma anche prodotti più
complessi la cui progettazione grafica viene commissionata all’esterno.
5. MAILING DIRETTO
Un servizio estremamente apprezzato dai cittadini è quello di ricevere le
informazioni direttamente a casa. Pertanto, laddove gli utenti dei servizi sono
noti o appartengono a specifiche categorie, l’amministrazione invia
informazioni e modulistica necessari alla richiesta dei servizi ai potenziali
fruitori del servizio anticipando le loro richieste.
6. SITO INTERNET
Il Comune di Anzola ritiene essenziale anche investire sulle nuove tecnologie,
individuandole come le frontiere per la Trasparenza e la Semplificazione della
Pubblica Amministrazione.
Informazioni e servizi sul web sono volti a migliorare la qualità della vita dei
cittadini servendo le loro esigenze 24 ore su 24, moltiplicando le opportunità
d’accesso ai servizi, favorendo la partecipazione alla vita pubblica ed infine
facendo risparmiare tempo prezioso.
La Redazione centrale si occupa della progettazione e della gestione dei
contenuti, decentrando ai singoli redattori presenti nei Servizi delle varie Aree
la fornitura delle informazioni e la segnalazione degli aggiornamenti.
Lo scopo del progetto è quello di avere tutti i procedimenti di maggior
rilevanza per il pubblico, censiti on-line con una scheda descrittiva
contenente le informazioni necessarie per comprendere come fare ad
ottenere un certo servizio. Lo sviluppo del progetto prevede che ad ogni
scheda descrittiva dei servizi (es. iscrizione asilo nido, richiesta accesso agli
atti, etc) sia allegata la modulistica necessaria ai cittadini. E’ un obiettivo
prioritario anche l’individuazione e lo sviluppo di veri e propri servizi on-line,
come, per esempio, la possibilità di effettuare l’iscrizione a servizi che non
comportano l’autocertificazione.
Il sito punta molto sull’informazione relativa ad appuntamenti istituzionali,
incontri pubblici, manifestazioni, conferenze rendendo costantemente visibile
l’intensa attività che viene promossa dal Comune.
Ampio spazio viene dato anche alle comunicazioni di atti e documenti di
interesse pubblico, come le deliberazioni di Giunta e di Consiglio, che
solitamente vengono affisse all’albo pretorio. L’intenzione è quella di avere un
vero e proprio albo telematico.
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7.NEWSLETTER TELEMATICA
Per sfruttare il potenziale di interattività che le nuove tecnologie forniscono,
l’Amministrazione intende sviluppare lo strumento della newsletter telematica,
attraverso cui vengono informati direttamente nella propria casella di posta
elettronica tutti i cittadini che si iscrivono al servizio. L’iscrizione è effettuabile
in qualsiasi momento e consente di ricevere con cadenza quindicinale un’email dal Comune in cui vengono segnalate le informazioni di rilievo
riguardanti l’Amministrazione (Es. ordinanze chiusura strade, scadenze
presentazione domande per servizi) oppure i più recenti aggiornamenti del
sito-web (Es. Pubblicazione di un bando; programma di una rassegna
cinematografica, etc.).
La gestione della newsletter è coordinata dalla Redazione del sito con il
contributo dell’Addetto stampa, che confeziona articoli e testi.
8. NOTIZIARIO E NUMERI SPECIALI
Per favorire una sempre più diffusa conoscenza circa i servizi e l’operato
dell’Amministrazione, per il 2003 e per il 2004 si vuole intensificare la
produzione del Notiziario Comunale, rendendolo mensile.
Con l’ulteriore scopo di consentire approfondimenti su particolari temi di
interesse generale, si prevede la pubblicazione di 4 numeri tematici speciali
che saranno allegati al Notiziario nei mesi di Giugno, Luglio, Ottobre,
Dicembre.
I temi su cui l’Amministrazione desidera informare la cittadinanza riguardano:
− la Riqualificazione del Centro Antico;
− I progetti realizzati in campo ambientale;
− I servizi riguardanti la scuola e la cultura;
− La riorganizzazione dei Servizi sociali e sanitari.
9. EVENTI
Nell’ambito di progetti di particolare rilevanza, sono previsti dei momenti finali
che danno maggiore rilievo alle realizzazioni effettuate.
In particolare, per gli anni 2003 e 2004, gli eventi previsti riguardano:
ü INAUGURAZIONE DELL’IMPIANTO FOTOVOLTAICO PRESSO LA
SCUOLA MEDIA
(Dicembre 2003)
E’ uno dei primi esempi di impianto che produce energia “pulita”,
addirittura al di sopra del fabbisogno richiesto dalla struttura presso cui è
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stato installato; il progetto è stato finanziato anche da un contributo
dell’Unione Europea.
ü INAUGURAZIONE DELLA NUOVA PIAZZA GIOVANNI XXIII
(Dicembre 2003)
Si tratta di dare ampio rilievo ad un intervento di completo rifacimento
dell’arredo urbano di Piazza Giovanni XXIII, posta in una posizione
assolutamente centrale del paese.
ü CONVEGNO SULL’EDUCAZIONE ALLE EMOZIONI
(1 e 2 febbraio 2004)
La prima giornata del convegno, organizzato con rilievo regionale, è
rivolta ai cittadini, e i temi trattati riguardano l’alfabetizzazione emozionale,
il rapporto delle emozioni con l’educazione, con la salute e la qualità della
vita.
La seconda giornata è invece rivolta alle Amministrazioni, e viene trattato
il tema delle emozioni in rapporto alla politica, all’identità e alla
cittadinanza, alle politiche sociali ed educative, all’urbanistica.
13
LA FORMAZIONE
E’ di fondamentale importanza che l’Amministrazione dedichi risorse alla
formazione anche nell’ambito delle discipline afferenti la comunicazione. Oltre a
consentire l’acquisizione di nuove conoscenze ed abilità, tale tipo di formazione
mira a rinnovare le motivazioni con cui si lavora, approfondendo la consapevolezza
del proprio ruolo e dell’appartenenza ad un’organizzazione ampia e strutturata.
1. L 150/2000
Per le operatrici dell’URP è prevista la frequenza ad un corso di 120 ore sui
temi della comunicazione, finalizzato ad ottenere la qualifica di “operatore
della comunicazione”, diventata obbligatoria per prestare servizio presso un
URP (ai sensi della L150/00).
2. P IANO DI EDUCAZIONE ALLE EMOZIONI
I dipendenti del Comune (in particolar modo quelli impegnati in attività di
contatto con il pubblico) vengono introdotti al tema delle emozioni e
dell’intelligenza emotiva per apprendere alcune nozioni sulle relazioni
interpersonali e per migliorare la propria capacità di comunicare.
3. L’OPERATORE AL CONTATTO CON IL PUBBLICO
Il Corpo di PM è impegnato in un corso di comunicazione dedicato
principalmente alla gestione del conflitto, con l’obiettivo di migliorare la
propria capacità di affrontare particolari situazioni di crisi che caratterizzano la
loro professione. Insieme alle operatrici dell’URP, con cui si trovano spesso
a collaborare ed a risolvere situazioni comuni, svolgono una formazione
mirata alla comunicazione interna.
4. INTERNET E NUOVE TECNOLOGIE
L’introduzione massiccia delle nuove tecnologie nell’ambito dell’attività
lavorativa quotidiana comporta la necessità di acquisire nuove conoscenze
da parte dei dipendenti. Sono previste occasioni formative per tutti i
dipendenti, tali da informarli, in quanto utenti, sulle opportunità offerte dal
nuovo sito web. Inoltre viene effettuato un programma di formazione ad hoc
per quei dipendenti che partecipano alla redazione del sito, e sono essi stessi
fornitori e gestori di notizie on-line.
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DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE NR. 128
DEL 16/10/2003
Letto, approvato e sottoscritto.
IL PRESIDENTE
F.to COCCHI ANNA
IL SEGRETARIO GENERALE
F.to DR.SSA RAFFAELLA GALLIANI
CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE.
Copia della presente deliberazione viene pubblicata all' Albo Pretorio dal
23/10/2003
al
ai sensi e per gli effetti dell' Art. 124, comma 1, del Decreto Legislativo 18.08.2000 n. 267.
7/11/2003
L'OPERATORE AMMINISTRATIVO
ANZOLA DELL'EMILIA, Lì 23/10/2003
F.to
LAMBERTINI PAOLA
DICHIARAZIONE DI CONFORMITÀ.
È copia conforme all' originale.
IL RESP. SERV. AFF. GEN./IST.LI
ANZOLA DELL'EMILIA, Lì 23/10/2003
BULDRINI DANIELA
ATTESTAZIONE DI ESECUTIVITÀ
La presente deliberazione è stata pubblicata nei termini sopraindicati. Contestualmente all'affissione all' Albo è stata
comunicata ai Capigruppo Consiliari.
La presente deliberazione, N O N è soggetta al controllo preventivo di legittimità, ed entro 10 giorni non sono
pervenute richieste di invio al controllo, così come previsto dall'art. 127 - comma 1 - del Decreto Legislativo
18.08.2000 n. 267; inoltre la presente deliberazione è stata pubblicata nei termini sopraindicati, ed è divenuta
esecutiva il 2/11/2003 dopo il decimo giorno di pubblicazione, ai sensi dell'art. 134 - comma 3 - del Decreto
Legislativo 18.08.2000 n. 267.
IL SEGRETARIO GENERALE
Addì, ............................
F.to DR.SSA RAFFAELLA GALLIANI
Pagina ........
COMUNE DI ANZOLA DELL'EMILIA
PROVINCIA DI BOLOGNA
Numero Delibera
Servizio
128
DELIBERAZIONE
Del 16/10/2003
DELLA GIUNTA COMUNALE
: DIRETTORE AREA AMM.VO/ISTITUZIONALE
OGGETTO
APPROVAZIONE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE PER GLI ANNI 2003 - 2004.
PARERI DI CUI ALL' ART. 49 DEL DECRETO LEGISLATIVO 18.08.2000 N. 267
Per quanto concerne la REGOLARITA' TECNICA esprime parere :
IL RESPONSABILE
DEL SERVIZIO
INTERESSATO
FAVOREVOLE
........................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
Data
06/10/2003
IL DIRETTORE AREA
AMMINISTRATIVO/ISTITUZIONALE
F.to DR.SSA PATRIZIA SAGGINI
Per quanto concerne la REGOLARITA' CONTABILE esprime parere :
IL RESPONSABILE
DEL SERVIZIO
FINANZIARIO
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Data
IL
F.to