DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE
COMUNE DI ANZOLA DELL'EMILIA
PROVINCIA DI BOLOGNA
Comunicata ai Capigruppo Consiliari
il 30/03/2007Nr. Prot. 5497
COPIA
APPROVAZIONE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE.
Nr. Progr.
21
20/03/2007
11
Seduta NR.
1
Titolo
12
Classe
0
Sottoclasse
Data
L'anno DUEMILASETTE questo giorno VENTI del mese di MARZO alle ore 13:00 convocata con le
prescritte modalità, nella Sede Municipale si è riunita la Giunta Comunale.
Fatto l'appello nominale risultano:
Cognome e Nome
Carica
ROPA LORIS
PRESIDENTE
S
MIGNANI FABIO
ASSESSORE
S
GHINI ELVE
ASSESSORE
S
LAZZARI MASSIMILIANO
ASSESSORE
S
COCCHI MIRNA
ASSESSORE
S
ROTUNDO STEFANO
ASSESSORE
S
SANTAGADA GIULIO
ASSESSORE
S
Totale Presenti: 7
Presente
Totali Assenti: 0
Assenti giustificati i signori:
Nessun convocato risulta assente giustificato
Partecipa il SEGRETARIO GENERALE del Comune, PERNA LUCIA.
Il Sig. ROPA LORIS in qualità di SINDACO assume la presidenza e, constatata la legalità della
adunanza, dichiara aperta la seduta invitando la Giunta a deliberare sull'oggetto sopra indicato.
DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE NR. 21 DEL 20/03/2007
OGGETTO:
APPROVAZIONE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE.
LA GIUNTA COMUNALE
Vista e richiamata la Legge n. 150/2000, in particolare nella parte in cui
prevede l’adozione dei Programmi e del Piano di Comunicazione (artt. 11 e 12), intesi
come strumenti di programmazione delle iniziative di comunicazione delle
Amministrazioni dello Stato;
Ritenuto che tale strumento di programmazione debba essere applicato anche
nell’ambito di un Ente Locale, soprattutto in considerazione dell’aumentata
importanza delle strategie comunicative per quello che riguarda l’erogazione dei
servizi e la gestione dell’Amministrazione;
Considerato, inoltre, che questo strumento di programmazione ha anche la
finalità di condividere, all’interno dell’Ente, le iniziative portate avanti
dall’Amministrazione, in un’ottica di collaborazione e partecipazione da parte di tutti
i servizi interessati;
Vista la proposta di Piano di Comunicazione allegata al presente atto,
elaborata dal Servizio Comunicazione, sulla base delle esigenze espresse da tutti gli
Assessorati;
Ritenuto pertanto di provvedere all’approvazione del suddetto Piano, in cui si
analizza lo scenario di riferimento e vengono specificate le strategie di comunicazione
per l’anno in corso, con particolare riferimento ad ambiti quali la comunicazione
esterna, la comunicazione interna e organizzativa, i mezzi e gli strumenti e la
formazione degli operatori;
Dato atto che è stato acquisito il parere favorevole espresso dal Direttore
dell’Area Amministrativo/Istituzionale in ordine alla regolarità tecnica;
Con voti unanimi resi nei modi di legge
DELIBERA
1) Di approvare il Piano di Comunicazione, allegato al presente atto per formarne
parte integrante e sostanziale;
2) Di dare atto che la pianificazione dettagliata delle iniziative di comunicazione
istituzionale sarà approvata con successivo atto del Dirigente competente;
Con separata ed unanime votazione si dichiara immediatamente eseguibile
la presente deliberazione, ai sensi dell’art. 134 - 4° comma - del Decreto Legislativo
18.08.2000 n. 267.
Piano della Comunicazione
“Per un’organizzazione che sa comunicare”
Indice
Premessa __________________________________________________________________2
Analisi di scenario _________________________________________________________3
Gli obiettivi della comunicazione __________________________________________6
La comunicazione esterna _________________________________________________7
La Comunicazione interna ed organizzativa_______________________________9
Gli Strumenti e i mezzi ____________________________________________________12
La formazione ____________________________________________________________15
Appendice ________________________________________________________________16
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Premessa
Per il Comune di Anzola dell’Emilia il Piano di Comunicazione è uno strumento di
pianificazione, coordinamento e monitoraggio delle attività di comunicazione volto ad
ottimizzare i processi lavorativi all’interno dell’organizzazione, a migliorare i servizi
erogati e soprattutto a potenziare la conoscenza e la partecipazione dei cittadini
riguardo ai servizi ed alle attività promosse.
Il Piano di Comunicazione del 2007 per la prima volta rispecchia la nuova
organizzazione interna di cui l’Amministrazione si è dotata, grazie a strumenti,
tecnologie e professionalità apposite oltre che a metodologie di lavoro specifiche. Tale
organizzazione punta ad ottenere risultati migliori nei processi di comunicazione,
verificabili sul piano della qualità dei prodotti, della razionalizzazione dei processi di
lavoro e delle economie di scala raggiunte nella produzione dei materiali.
Il Piano di Comunicazione riassume i principali impegni comunicativi che
l’Amministrazione intende affrontare nel corso dell’anno 2007. L’attività di
progettazione e pianificazione della comunicazione si basa sulla rilevazione delle
priorità individuate dall’Amministrazione Comunale, non tralasciando tutte le altre
attività che comportano l’utilizzo ordinario di strumenti di promozione ed informazione.
Si precisa che il Piano di Comunicazione è uno strumento flessibile e quindi in grado di
recepire variazioni ed integrazioni nel corso dell’anno. Rimane come unico punto fermo
l’assunto che il Piano di Comunicazione ha come riferimento fondamentale i cittadini,
per i quali l’informazione e la comunicazione costituiscono un diritto.
Il Piano si apre con una parte descrittiva, riguardante l’analisi del contesto in cui
l’Amministrazione opera, a cui segue una sezione di analisi degli obiettivi istituzionali e
di comunicazione dell’ente. Si trovano poi 4 sezioni, interconnesse fra loro, che
rappresentano spesso una singola parte dello stesso processo comunicativo. Le 4 sezioni
riguardano: la comunicazione esterna, la comunicazione interna, gli strumenti e i mezzi,
la formazione.
Infine, in Appendice è contenuta una rappresentazione grafica dell’organizzazione
interna preposta alla comunicazione dell’ente.
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Analisi di scenario
Il punto di partenza per stendere il Piano di Comunicazione è un’analisi del contesto
interno ed esterno nel quale opera l’Amministrazione, al fine di ancorare le attività di
comunicazione alla realtà di riferimento.
Nuove modalità organizzative e nuovi processi di comunicazione interna
L’Amministrazione nel 2006 ha adottato un Manuale di immagine coordinata
dell’Ente a cui devono rifarsi tutti i prodotti di comunicazione propri.
Inoltre, il Comune ha riorganizzato i servizi preposti alla Comunicazione,
individuandone in particolare tre (Servizio Comunicazione, Servizio Cultura e Segreteria
del Sindaco) in capo ai quali sono stati posti processi e relativi centri di costo.
Nel corso dell’anno sono state effettuate azioni mirate per la strutturazione di
procedure specifiche per la produzione dei materiali di comunicazione
secondo i canoni del Manuale di immagine visiva e nel rispetto della nuova
organizzazione.
E’ stato potenziato ed affinato il lavoro dei Referenti della Comunicazione nei
servizi, dotandoli di tecnologie e conoscenze per la gestione della comunicazione.
E’ in atto un rapporto di collaborazione con un addetto stampa, secondo gli obblighi
di legge 150/2000, per la realizzazione del periodico comunale e per la gestione dei
rapporti con la stampa. Il Comitato costituito dai Referenti per la Comunicazione nei
Servizi è anche Comitato di Redazione del mensile AnzolaNotizie, oltre ad essere
redazione decentrata del sito istituzionale.
Nuovi prodotti e strumenti di comunicazione
Il periodico è stato realizzato a partire dal 2006 con il contributo di inserzionisti privati;
per la raccolta pubblicitaria si è affidato un incarico ad un’agenzia esterna. Tale
operazione permette la stampa di un periodico di 12 pagine a tiratura mensile (11
numeri), distribuito in 7.000 copie direttamente a casa dei cittadini ed a tutte le attività
produttive e commerciali del territorio, conciliando esigenze di grande qualità ad un
contenimento della spesa da parte dell’Ente.
L’Amministrazione investe nella direzione della multicanalità cercando di moltiplicare i
canali d’accesso che i cittadini hanno a disposizione. In tal senso, alla newsletter
istituzionale con cadenza quindicinale (che ha ormai raggiunto i 580 iscritti) si è
affiancata una newsletter mensile del Servizio Cultura dedicata specificatamente
agli appuntamenti culturali.
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A proposito degli iscritti alle newsletter, è stata approntata un’operazione di
mantenimento della lista degli iscritti che consta nell’aver eliminato doppi utenti,
nell’aver inserito utenti interni e nell’aver richiesto una profilazione dettagliata agli
iscritti (da cui si ricavano dati importanti per la progettazione di nuovi mezzi e modalità
di comunicazione, come ad es. un servizio sms).
L’uso della posta elettronica è stato incentivato anche mettendo a disposizione dei
Consiglieri Comunali tecnologie appropriate.
Nel 2006 le pagine del sito web e la modulistica on-line sono state implementate,
tanto da accrescere il patrimonio delle schede informative dei servizi comunali e dei
moduli direttamente scaricabili dal sito in una misura del 50% rispetto al 2005. I
visitatori del sito sono stati 145.270, raddoppiando quasi quelli del 2005 che erano
stati 85.260. Le pagine maggiormente visitate, oltre alla home page in cui si
trovano le news, sono quelle dei Bandi, della Guida ai servizi e della modulistica on-line.
Il flusso di utenti cresce in corrispondenza delle giornate in cui avviene l’invio della
newsletter, evidenziandone un effetto traino di successo. Le giornate di visita
corrispondono sostanzialmente ai giorni lavorativi, con un decremento nel week-end ed
una apprezzabile punta nella giornata del lunedì.
Qualità dei servizi, programmazione e nuove forme di rappresentanza
Nell’ambito della qualità dei servizi, alcuni dipendenti hanno partecipato ad un corso
per la redazione della Carta dei Servizi, arrivando alla stesura di due esemplari (Nido
d’Infanzia e Biblioteca). Sono stati introdotti sistemi di programmazione nuovi
all’interno di tutto l’Ente, primo fra tutti il Piano Generale di Sviluppo; per due
servizi dell’Ente è stato prodotto il rispettivo Bilancio sociale con l’impegno a
diffondere il sistema di rendicontazione a tutti i servizi dell’Ente.
Dal punto di vista istituzionale, di notevole rilevanza è la nomina di 4 Consulte
Territoriali (Capoluogo più frazioni) e di una Consulta del Volontariato che raccoglie
tutte le Associazioni anzolesi e di uno Sportello del Volontariato.
Distribuzione materiali ed accessibilità
Sono state installate sul territorio 7 bacheche per l’affissione di materiale di
comunicazione da parte dell’Ente, sono state allestite apposite bacheche informative
nella sede comunale. E’ stato approntato un Piano della distribuzione del materiale
informativo che individua punti significativi di aggregazione, incontro e transito da
utilizzare per permettere una maggiore conoscenza e partecipazione alle attività ed ai
servizi dell’Amministrazione da parte dei cittadini.
Infine è stata rinnovato la segnaletica interna al Palazzo Comunale per favorire un
migliore accesso ai servizi.
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Composizione dei pubblici di riferimento
La popolazione residente, aggiornata al 31.12.2006 è di 11.480 persone; il saldo positivo
conferma una lieve ripresa della natalità ed una maggiore richiesta di servizi per la
prima infanzia. L’8% della popolazione è rappresentato da cittadini stranieri che
denotano una buona integrazione, anche partecipando attivamente a molte Associazioni
del territorio. Oltre ai cittadini residenti ed alle aziende del territorio, che costituiscono
il principale riferimento dei processi di comunicazione, occorre tenere presente le circa
4.000 persone che ogni giorno gravitano su Anzola per motivi di lavoro, quanti
transitano nel territorio per raggiungere Bologna o altre mete limitrofe, pubblici
specifici del circondario che possono risultare interessati ad attività e servizi promossi
dall’Amministrazione(come ad esempio molti utenti della Biblioteca e dei servizi
culturali). Fondamentale è la presenza dell’Associazionismo locale e della presenza di
gruppi informali a cui riferirsi (tra questi attività per ragazzi presso la Cà Gialla, Centro
Diurno, Cà Rossa). Altro obiettivo della comunicazione è costituito dagli Enti
istituzionali con cui il Comune collabora e intrattiene rapporti, primi fra tutti i Comuni
dell’Associazione intercomunale Terre d’Acqua, le istituzioni scolastiche, quelle sanitarie,
le forze dell’Ordine, la Prefettura, la Provincia, la Regione, etc.
Abitudini di consumo dei mezzi di comunicazione
I dati della Regione Emilia Romagna, segnalano che il 46% delle abitazioni è connesso
ad Internet, il 37% dei cittadini con più di 15 anni utilizzano Internet, sono in crescita
quelli che ordinano prodotti on-line e che pagano per prodotti e servizi on-line, sono
l’80% i cittadini con telefono cellulare di cui il 68% invia sms; sono l’89% le imprese con
un sito web.
E’ cresciuto il numero di quotidiani con cronaca locale nella Provincia di Bologna: alle
testate de Il Resto del Carlino, La Repubblica, L’Unità e Il Domani si è aggiunto Il
Corriere della Sera e nel novero della free press (es. City e Leggo) si è aggiunto Il
Bologna. Le emittenti televisive di riferimento sono è-TV, Tele Centro, Tele Santerno,
Sesta Rete; le radio Invece Radio Bologna International, Radio Bruno, Radio Città del
Capo, Radio Città Fujiko, Radio Studio Delta, Radio Nettuno, Radio San Luchino, Radio
InBlu.
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Gli obiettivi della comunicazione
L’obiettivo dell’Amministrazione è quello di accrescere la capacità dell’organizzazione di
promuovere la comunicazione come prassi connaturata al lavoro di ogni suo
componente. A tal fine, si reputa necessario che tutta la struttura comunale,
complessivamente intesa, assuma l’impegno della relazione e dell’ascolto con i cittadini,
a partire dalla condivisione del Piano di Comunicazione.
L’Amministrazione organizza i processi della comunicazione tenendo presente principi
guida quali:
L’INTEGRAZIONE: in particolare tra soggetti della stessa organizzazione e
di organizzazioni diverse; infatti, la comunicazione raggiunge i propri
obiettivi quando tutti gli attori sono consapevoli ed operano concretamente
per un unico fine, mettendo in comune tutte le specificità, in modo che le
diversità di ognuno contribuiscano ad arricchire il lavoro di tutti.
LA PROGRAMMAZIONE: discende dall’integrazione, nel senso che ogni
evento, iniziativa, progetto, ecc. deve essere preventivamente programmato,
in modo che la sua realizzazione rientri in un disegno più ampio, che
interessa tutta l’organizzazione, soprattutto nel momento in cui più soggetti
possono contribuire alla migliore riuscita del prodotto finale.
LA MULTICANALITA’: in questo caso, occorre tenere sempre presente che
l’innovazione tecnologica ha messo a disposizione altri e più potenti
strumenti per dare informazioni ed erogare servizi, anche in tempo reale e
stando a casa o in ufficio; però questi strumenti non sono ancora diventati
patrimonio comune, e quindi quando si pensa alle forme più idonee di
comunicazione occorre tenere presente la necessità di diversificare i canali
di contatto, pur però continuando ad utilizzare forme comunicative
“tradizionali” (volantini, manifesti, ecc.) che potrebbero – a prima vista –
sembrare obsolete.
Il riferimento base per il Piano di Comunicazione è costituito innanzitutto dagli obiettivi
istituzionali dell’ente, che si esplicitano in vari strumenti di pianificazione di diverso
livello, dal Piano Generale di Sviluppo, alla Relazione Previsionale e Programmatica,
fino al Piano Esecutivo di Gestione.
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La comunicazione esterna
1. COMUNICARE I GRANDI PROGETTI DELL’AMMINISTRAZIONE
L’Amministrazione individua i grandi progetti su cui ritiene fondamentale investire in
comunicazione, stimando il valore innovativo e di modifica dell’esistente che i progetti
stessi comportano. La comunicazione dei grandi progetti richiede programmazione,
professionalità altamente qualificate ed il coinvolgimento totale delle strutture sia
tecnica che politica. L’investimento in termini di risorse economiche è sicuramente più
ingente rispetto ad altre attività di comunicazione, anche perché questo tipo di
campagne di comunicazione necessitano di agenzie pubblicitarie specializzate.
Realizzazioni per il miglioramento della viabilità previste dal Piano
Urbano del Traffico e iniziative di mobilità sostenibile
Carte dei Servizi e servizi on-line
Bilancio partecipativo
2. INFORMARE E SENSIBILIZZARE SU TEMI DI PARTICOLARE RILIEVO
Si tratta di realizzare prodotti informativi come volantini, locandine, articoli sul
Notiziario comunale e sul sito web, etc. per comunicare con chiarezza, semplicità ed
efficacia alcuni temi che stanno a cuore all’Amministrazione, disponendo anche solo di
risorse e strumenti interni all’Amministrazione.
Per l’anno 2007, possono essere individuati questi ambiti di interesse:
• Progetti in campo ambientale, per il risparmio energetico ed il miglioramento della
mobilità
• Realizzazione di una struttura ricettiva finalizzata all’organizzazione e gestione di
attività sicio-culturali, ricreative, di servizio e commerciale
• Rifacimento del giardino della Biblioteca e spazi per l’infanzia
• Riforma dei servizi sociali e ASP
• Corpo Intercomunale di Polizia Municipale
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3. INFORMARE SUI SERVIZI COMUNALI
Si tratta di promuovere le modalità di utilizzo di servizi esistenti, attraverso la
realizzazione di prodotti informativi come volantini, locandine, articoli sul Notiziario
comunale e sul sito web, etc. per comunicarne con chiarezza, semplicità ed efficacia il
funzionamento o le modalità di accesso.
Nel caso di servizi di cui si conosce il pubblico di riferimento (es. utenti asilo nido)
viene privilegiato l’invio dell’informazione e della modulistica direttamente al
domicilio dei cittadini, anticipando le loro richieste e fornendo un servizio più completo.
Rispetto a queste tipologie di servizi, ormai consolidate e di cui sotto ne viene riportato
un elenco esemplificativo, l’obiettivo che si vuole perseguire attraverso questo Piano è
quello della programmazione concordata con i referenti dei singoli uffici, al fine di
concordare anticipatamente il periodo di apertura e le modalità organizzative.
Scadenze periodiche:
asilo nido, contributo affitti, campi solari, iscrizione corsi nuoto, refezione, trasporto e
prolungamento orario, ICI > 65enni, lotta larvozanzaricida, tessere ATC, rinnovo licenze
di pesca, contrassegno invalidi, etc.
4. COMUNICARE GLI EVENTI
Si tratta di realizzare prodotti informativi come volantini, locandine, articoli sul
Notiziario comunale e sul sito web, etc. per comunicare con chiarezza, semplicità ed
efficacia eventi particolarmente significativi nel loro genere. La produzione di
cataloghi, opuscoli e gadget che in queste occasioni è sicuramente auspicabile dovrà
essere organizzata avvalendosi di professionisti esterni.
Le manifestazioni istituzionali ricorrenti e altre manifestazioni (realizzate anche in
collaborazione di soggetti esterni) saranno coordinate dalla Segreteria del Sindaco e
dal Servizio Cultura.
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La Comunicazione interna ed organizzativa
Al pari della comunicazione esterna, la comunicazione interna riveste un’importanza
fondamentale per la sopravvivenza e la crescita di un’organizzazione.
Infatti, i dipendenti sono al tempo stesso attori ed utenti della comunicazione, in
quanto è da essi stessi che – in virtù del modello organizzativo adottato – provengono
e vengono diffuse all’interno dell’ente le informazioni necessarie per l’erogazione dei
servizi ai cittadini.
L’Amministrazione manifesta una particolare attenzione verso la comunicazione
interna, in quanto lo riconosce come strumento principale per mantenere
un’organizzazione che lavora e collabora insieme.
1. ASCOLTO E QUALITÀ
Un’Amministrazione che eroga servizi deve periodicamente verificare presso i propri
utenti qual è la percezione delle prestazioni che eroga, in modo da individuare quali
sono i punti di eccellenza e gli ambiti di miglioramento.
Questo processo viene completato da un momento di ritorno dei risultati all’interno
dell’organizzazione, al fine di innescare un circolo virtuoso che permette
all’organizzazione di migliorare costantemente sé stessa, e di conseguenza anche i
prodotti/servizi che eroga.
Nel corso dell’anno 2007 si intende procedere a:
− Pubblicazione e distribuzione della Carta dei servizi del Nido d’Infanzia durante il
periodo di iscrizione al Servizio.
− Pubblicazione e distribuzione della Carta dei servizi della Biblioteca
− Indagine di “customers satisfaction” riguardante il nuovo periodico comunale
Anzolanotizie
La raccolta delle segnalazioni e dei reclami effettuata dall’URP serve a dare garanzia di
risposta indistintamente a tutti i cittadini. Ciò significa che tutti i disservizi ed i
problemi segnalati sono trattati nello stesso modo e con lo stesso riguardo, anche se
indicano situazioni diverse fra loro e di diversa entità. L’importante è che il cittadino
senta di essere ascoltato ottenendo sempre una risposta, seppur non sempre affermativa
o totalmente risolutiva dei problemi segnalati.
La registrazione delle segnalazioni e dei reclami permette inoltre di elaborare report
sulla tipologia dei problemi segnalati, sulla zona di provenienza, sulla quantità rispetto a
determinati momenti dell’anno.
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L’analisi di questi dati può fornire indicazioni interessanti alla Direzione Generale, ai
Direttori ed agli stessi Amministratori circa eventuali azioni da intraprendere, piuttosto
che correttivi da sviluppare per migliorare l’erogazione di determinati servizi.
2. IMMAGINE COORDINATA
Una buona comunicazione ha bisogno anche di una riconoscibilità immediata,
soprattutto dal punto di vista grafico; per questo motivo è stato adottato un Manuale di
identità visiva dell’Ente. Il Servizio Comunicazione in collaborazione con i Referenti
della Comunicazione presso i Servizi promuoverà la massima conoscenza ed utilizzo
delle disposizioni contenute nel Manuale stesso, anche attraverso specifici incontri
formativi.
3. RETE DEI REFERENTI DELLA COMUNICAZIONE
In ogni Servizio l’URP ha un suo Referente per la comunicazione che fornisce
informazioni ed aggiornamenti circa i servizi di cui è responsabile. Il Servizio
Comunicazione coordina le attività di comunicazione concordandole con i Referenti ed
individuando gli strumenti più idonei. I Referenti realizzano i prodotti di comunicazione
fatti con risorse interne, mentre si affidano al Centro di costo del Servizio
Comunicazione per tutti i prodotti realizzati da fornitori esterni. Anche se i canali con
cui si realizza la comunicazione variano (per esempio volantini, piuttosto che lettere ai
cittadini, piuttosto che Sito Internet ma anche lo stesso centralino telefonico) occorre
che i Referenti per la comunicazione diano sempre informazione al Servizio
Comunicazione per verificare di aver utilizzato tutti gli strumenti a disposizione e per
metterlo in grado dare risposte adeguate ai cittadini.
4. REDAZIONE WEB
E’ costituita dalla rete dei Referenti della comunicazione; ogni redattore si occupa di
fornire informazioni ed elaborare materiale per l’aggiornamento e lo sviluppo del sito
web, nelle pagine che riguardano il proprio Servizio e per quanto riguarda le news; il
coordinamento della redazione è effettuato dal Servizio Comunicazione, in quanto
soggetto destinatario di tutte le informazioni dell’Amministrazione.
5. COMITATO DI REDAZIONE
E’ composto dei Referenti della Comunicazione, convocato e presieduto dal
Responsabile del Servizio Comunicazione e coordinato dall’Addetto stampa. Si riunisce
mensilmente per programmare i contenuti del periodico comunale al fine di garantire
una equilibrata rappresentazione di tutti i Servizi comunali nelle pagine del notiziario.
In collaborazione con i Direttori d’Area e gli Assessori di riferimento, i referenti
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raccolgono i dati utili all’elaborazione degli articoli e li forniscono all’Addetto stampa
per una stesura definitiva dei testi.
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Gli Strumenti e i mezzi
Gli strumenti e i mezzi di comunicazione che vengono di volta in volta adottati per le
singole iniziative sono scelti in base ai destinatari della notizia o del servizio; questo
non è altro che la concretizzazione della multicanalità, intesa come molteplicità di
canali di comunicazione tra cittadino e Amministrazione.
PIANO OPERATIVO ANNUALE
Il Piano Operativo, elaborato dal servizio Comunicazione, contiene l’illustrazione di
tutte le attività nel dettaglio (indicando la tipologia di iniziative, il servizio di riferimento,
il target, e gli strumenti da utilizzare) e aderisce in maniera pedissequa al Piano
Esecutivo di Gestione, andando ad esplicitare gli obiettivi comunicativi e le azioni
previste per raggiungerli in ogni singolo obiettivo di P.E.G.
Viene approvato con proprio atto dal Dirigente competente, e per ciascuna iniziativa
contiene altresì le modalità di utilizzo degli strumenti sotto descritti.
1.COMUNICATI E CONFERENZE STAMPA
L’Amministrazione ritiene prioritario potenziare e qualificare questa attività avvalendosi
di un Addetto stampa che si occupi della stesura e dell’invio dei comunicati stampa
riguardanti iniziative, eventi, servizi comunali, etc. e che curi i rapporti con i media,
provvedendo anche a fare un recall telefonico per cercare di garantirsi l’uscita della
notizia sui media.
Per le notizie estremamente rilevanti, l’addetto stampa si occupa inoltre
dell’organizzazione di conferenze stampa e della relativa produzione di materiale per la
cartella stampa.
2. SERVIZI TELEVISIVI, RADIOFONICI E STAMPA A PAGAMENTO
L’Amministrazione ritiene essenziale dare visibilità alle proprie iniziative anche
attraverso il canale televisivo privato, attraverso una specifica convenzione con alcune
televisioni di carattere locale. Prevede inoltre di commissionare inserzioni pubblicitarie
sulla stampa locale per promuovere eventi particolarmente significativi. Tali attività,
insieme ad eventuali interventi radiofonici, sono presiedute dall’Addetto Stampa.
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2. UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO
L’URP rientra nel Servizio Comunicazione ed è considerato come il punto di accesso
all’Amministrazione, pertanto è necessario che tutte le informazioni relative ai servizi ed
agli eventi siano comunicate all’ufficio dai Referenti della comunicazione appartenenti
ai vari servizi. Attraverso il contatto telefonico dato dal centralino, quello di persona allo
sportello, le rubriche fisse sul Notiziario comunale, il sito Internet e la produzione di
materiale cartaceo l’URP moltiplica i mezzi di diffusione delle notizie e rende effettiva la
multicanalità per l’accesso ai servizi.
3. STRUMENTI TRADIZIONALI
I Referenti dei Servizi, interessati di volta in volta, producono il materiale informativo in
collaborazione con le strutture preposte alla comunicazione ovvero l’URP, l’Addetto
stampa, la Segreteria del Sindaco ed il Servizio Cultura.
La produzione di materiale informativo tradizionale riguarda volantini, locandine,
manifesti, pieghevoli da realizzare all’interno ma anche prodotti più complessi la cui
progettazione grafica viene commissionata all’esterno.
4. MAILING DIRETTO
Un servizio estremamente apprezzato dai cittadini è quello di ricevere le informazioni
direttamente a casa. Pertanto, laddove gli utenti dei servizi sono noti o appartengono a
specifiche categorie, l’amministrazione invia informazioni e modulistica necessari alla
richiesta dei servizi ai potenziali fruitori del servizio anticipando le loro richieste. Questa
modalità di comunicazione è gestita dei Referenti dei servizi in collaborazione con il
Responsabile del Servizio Comunicazione.
5. SITO INTERNET
L’Amministrazione ritiene essenziale continuare ad investire sulle nuove tecnologie,
individuandole come le frontiere per la trasparenza e la semplificazione della Pubblica
Amministrazione.
Informazioni e servizi sul web sono volti a migliorare la qualità della vita dei cittadini
servendo le loro esigenze 24 ore su 24, moltiplicando le opportunità d’accesso ai servizi,
favorendo la partecipazione alla vita pubblica ed infine facendo risparmiare tempo
prezioso.
La Redazione centrale si occupa della progettazione e della gestione dei contenuti,
decentrando ai singoli redattori presenti nei Servizi delle varie Aree la fornitura delle
informazioni e la segnalazione degli aggiornamenti.
Nel 2007 ci si pone l’obiettivo di censire i procedimenti delle attività produttive e
dell’urbanistica, al momento meno rappresentate sul sito web. Lo sviluppo del progetto
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prevede che ad ogni scheda descrittiva dei servizi (es. comunicazione saldi di fine
stagione.) sia allegata la modulistica necessaria ai cittadini richiedenti.
E’ un obiettivo prioritario lo sviluppo di veri e propri servizi on-line, come, per esempio,
la possibilità di effettuare l’iscrizione ai servizi scolastici. Un altro versante di lavoro
consiste nella realizzazione di canali tematici, con veri e propri siti web collegati a quello
istituzionale dell’ente per realtà quali: biblioteca comunale, società Antea, URP, Sito
poesia per ragazzi, sito archeologia.
6. NEWSLETTER TELEMATICHE
Per sfruttare il potenziale di interattività che le nuove tecnologie forniscono,
l’Amministrazione ha sviluppato lo strumento della newsletter telematica, attraverso cui
vengono informati direttamente nella propria casella di posta elettronica tutti i cittadini
che si iscrivono al servizio.
Al momento sono attive due diverse newsletter, una istituzionale con oltre 500 iscritti,
ed una di recente attivazione dedicata alle attività culturali.
La gestione della newsletter è coordinata dalla Redazione del sito con il contributo
dell’Addetto stampa, che confeziona articoli e testi.
7. NOTIZIARIO “ANZOLA NOTIZIE”
Per favorire una sempre più diffusa conoscenza circa i servizi e l’operato
dell’Amministrazione, per l’anno 2007 si vuole mantenere la produzione del Notiziario
Comunale con cadenza mensile.
Sono previste alcune pubblicazioni da allegare al notiziario per approfondire tematiche
di particolare interesse.
8. EVENTI
Nell’ambito di progetti specifici è prevista l’organizzazione di iniziative articolate che
mirano a raggiungere un pubblico molto vasto. L’organizzazione di questi eventi
significativi, anche per il numero di soggetti coinvolti come partner, è in capo al Servizio
Cultura che dispone anche di un budget specifico per la produzione di materiali di
comunicazione, sempre conformi al Manuale di identità visiva già menzionato.
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La formazione
E’ di fondamentale importanza che l’Amministrazione dedichi risorse alla formazione
anche nell’ambito delle discipline afferenti la comunicazione. Oltre a consentire
l’acquisizione di nuove conoscenze ed abilità, tale tipo di formazione mira a rinnovare
le motivazioni con cui si lavora, approfondendo la consapevolezza del proprio ruolo e
dell’appartenenza ad un’organizzazione ampia e strutturata.
1. LA
COMUNICAZIONE PER GLI OPERATORI A
CONTATTO DIRETTO CON I CITTADINI
Per i dipendenti in servizio presso la Polizia Municipale, l’Area Urbanistica, i servizi
scolastici e sociali, l’URP ed i Servizi demografici è stato organizzato un corso sui temi
della comunicazione, finalizzato ad ottenere conoscenze e a perfezionare capacità per
l’erogazione di servizi di qualità centrati sull’utente. In particolare si mira a qualificare
la capacità di ascolto dell’organizzazione e a migliorare la comunicazione interpersonale
degli addetti al front-office per meglio gestire le situazioni di crisi e l’insoddisfazione
degli utenti.
2. COMUNICARE NELL’ORGANIZZAZIONE
Con la consapevolezza che la comunicazione non è un compito assegnato ad un solo
ufficio, ma fa parte della gestione di un servizio complessivamente inteso, nel 2007 sarà
attivato un corso per tutti i Referenti della Comunicazione e per gli operatori del
Servizio Comunicazione.
In tal modo, l’organizzazione intera sarà coinvolta nell’acquisizione di competenze
specifiche e nella formazione all’uso degli strumenti idonei ad un’efficace
comunicazione (redazione notizie per il sito web, predisposizione materiale informativo
cartaceo, fornitura materiali per Periodico comunale, etc.).
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Appendice
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Obiettivi Istituzionali
dell’Amministrazione
La comunicazione nel Comune di Anzola dell’Emilia:
organizzazione, flussi e strumenti
URP
(front-office, centralino,
tabellone luminoso,
SITO WEB
Servizio
Comunicazione
− Piano Generale
di Sviluppo
− Relazione
Previsionale e
Programmatica
− Piano Esecutivo
di Gestione
IMMAGINE COORDINATA E
PRODOTTI DI
COMUNICAZIONE
ISTITUZIONALE
ASCOLTO E
QUALITA’
NEWSLETTER
ISTITUZIONALE
PERIODICO
ANZOLANOTIZIE
COMITATO DEI REFERENTI PER LA
COMUNICAZIONE
AREA
SEGR. SINDACO
AREA
AMMINISTRATIVA
AREA FINANZIARIA
AREA URBANISTICA
AREA LLPP AMBIENTE
AREA SERVIZI
PERSONA
CORPO DI PM
Nominativo
1 referente
1 referente Servizi Demografici
1 referente Aff. Generali
1 referente URP
1 referente tributi e Contabilità
1 referente SUAP
1 referente Ed. privata
1 referente LLPP, Ambiente, Antea
1 referente Cultura
1 referente Istruzione e Sport
1 referente Servizi sociali,
Volontariato, Giovani
2 referenti
Addetto
Stampa
COMUNICATI E
CONFERENZE
STAMPA
RAPPORTI CON I MEDIA
(SERVIZI TELEVISIVI,
RADIO, INSERZIONI)
Servizio
Cultura
EVENTI E INIZIATIVE
NEWSLETTER ATTIVITA’
CULTURALI
Segreteria del
Sindaco
MANIFESTAZIONI
ISTITUZIONALI
INAUGURAZIONI
COMUNE DI ANZOLA DELL'EMILIA
PROVINCIA DI BOLOGNA
DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE
Numero Delibera 21 del 20/03/2007
AREA AMMINISTRATIVO/ISTITUZIONALE
OGGETTO
APPROVAZIONE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE.
PARERI DI CUI ALL' ART. 49 DEL DECRETO LEGISLATIVO 18.08.2000 N. 267
IL
DIRETTORE
DELL'AREA
INTERESSATA
Per quanto concerne la REGOLARITA' TECNICA esprime parere:
FAVOREVOLE
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
Data 20/03/2007
IL DIRETTORE AREA
AMMINISTRATIVO/ISTITUZIONALE
F.to SAGGINI PATRIZIA
Per quanto concerne la REGOLARITA' CONTABILE esprime parere:
IL
DIRETTORE AREA
ECONOMICO /
FINANZIARIA E
CONTROLLO
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
Data
DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE NR. 21 DEL 20/03/2007
Letto, approvato e sottoscritto.
IL SINDACO
F.to ROPA LORIS
IL SEGRETARIO GENERALE
F.to PERNA LUCIA
CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE.
Copia della presente deliberazione viene pubblicata all'Albo Pretorio dal 30/03/2007 al 14/04/2007
ai sensi e per gli effetti dell'Art. 124, comma 1, del Decreto Legislativo 18.08.2000 n. 267.
ANZOLA DELL'EMILIA, Lì 30/03/2007
IL RESPONSABILE SERVIZIO AFFARI
GENERALI/ISTITUZIONALI
F.to BULDRINI DANIELA
DICHIARAZIONE DI CONFORMITÀ.
È copia conforme all'originale.
ANZOLA DELL'EMILIA, Lì 30/03/2007
IL RESPONSABILE SERVIZIO AFFARI
GENERALI/ISTITUZIONALI
BULDRINI DANIELA
ATTESTAZIONE DI ESECUTIVITÀ.
La presente deliberazione è stata pubblicata nei termini sopraindicati. Contestualmente all'affissione
all'Albo è stata comunicata ai Capigruppo Consiliari.
La presente deliberazione, NON è soggetta al controllo preventivo di legittimità, ed entro 10 giorni non
sono pervenute richieste di invio al controllo, così come previsto dall'Art. 127, comma 1, del Decreto
Legislativo 18.08.2000 n. 267; inoltre la presente deliberazione è stata pubblicata nei termini
sopraindicati, ed è divenuta esecutiva il 09/04/2007, dopo il decimo giorno di pubblicazione, ai sensi
dell'Art. 134, comma 3, del Decreto Legislativo 18.08.2000 n. 267.
Addì,
IL SEGRETARIO GENERALE
F.to PERNA LUCIA