CORPORATE POLICIES
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GETRAG International GmbH
74199 Untergruppenbach
Germania
© 2014
Questi testi rappresentano un riepilogo
delle policy GETRAG esistenti e globali.
I documenti del sistema di gestione
sottoposti a controlli possono essere
trovati nella mappa del processo. Le
stampe e le copie dei presenti testi non
sono invece sottoposti al servizio di
modifica.
PREMESSA
In un contesto in cui è necessaria la collaborazione fra le persone, la struttura e i principi alla
base della collaborazione sono essenziali per il
nostro successo. Per agevolare a livello globale
una cooperazione pienamente funzionante con i
clienti, tra collaboratori interni ed esterni, e con i
fornitori ed altri stakeholder, GETRAG ha stabilito
delle proprie direttive aziendali.
Tali direttive GETRAG sono conformi con le leggi
internazionali, le norme etiche, con il sistema di
valori interni all’azienda e sono in linea con le esigenze di una moderna azienda globale. I diritti e
i doveri indicati in questo opuscolo soddisfano i
requisiti di tutte le sedi della nostra azienda, la
quale cresce oltre i confini nazionali e culturali. Le
direttive forniscono a tutti i collaboratori dell’azienda chiarezza e coerenza.
Per tutti noi che lavoriamo in conformità
ad un quadro legislativo e regolamentare, una conoscenza di tali direttive
aziendali e una conformità ad esse da
parte di tutti i collaboratori e partner
aziendali sono il fondamento per un successo comune e duraturo.
Mihir Kotecha, CEO GETRAG
2
Indice
INDICE
Premessa_____________________ 1
Contenuti delle corporate policies___ 4
1.
Codice etico_______________ 6
1.1.Premessa________________________6
1.2. Ambito di applicazione
e significato del Codice etico _________6
1.2.1. Ambito di applicazione ________________ 6
1.2.2. Relazioni con altri standard definiti
e linee guida comportamentali_________ 6
1.2.3. Responsabilità per il Codice etico _______ 7
1.3. Aderenza alle leggi
e alle linee guida___________________7
1.4. Rapporti con i dipendenti____________7
1.4.1.Diritti umani_________________________ 7
1.4.2.Diritti dei minori_____________________ 7
1.4.3. Protezione contro discriminazioni e altre
situazioni di svantaggio________________ 8
1.4.4. Equità delle condizioni di lavoro_________ 8
1.4.5. Libera scelta dell’occupazione__________ 8
1.4.6. Libertà di associazione e di
contrattazione collettiva_______________ 8
1.5. Rapporti con i partner commerciali____9
1.5.1. Principi generali_____________________ 9
1.5.2.Condotta nei rapporti commerciali______ 9
1.5.3. Gestione dei rapporti con le autorità____ 10
1.6. Prevenzione dei conflitti di interessi___ 10
1.6.1.Conflitto di interessi da
occupazioni secondarie______________ 10
1.6.2.Conflitto di interessi da
partecipazioni in società terze_________ 10
1.6.3.Conflitto di interessi legato all’utilizzo di
relazioni di affari per interessi privati___ 10
1.7. Trattamento delle informazioni______ 11
1.7.1. Sicurezza delle informazioni__________ 11
1.7.2. Protezione dei dati___________________ 11
1.7.3. Riservatezza e segretezza____________ 11
1.7.4. Trattamento di informazioni
riservate sui partner commerciali______ 12
1.8. Trattamento dei beni aziendali_______ 12
1.9. Tutela dell’ambiente,
sicurezza, salute e qualità___________ 12
1.9.1. Tutela dell’ambiente_________________ 12
1.9.2. Salute e sicurezza___________________ 13
1.9.3.Qualità____________________________ 13
1.10. Domande inerenti al Codice etico
e segnalazioni di irregolarità________ 13
Indice
2.
Politica di qualità__________ 14
2.1.Premessa_______________________ 14
2.2. Qualità senza compromessi_________ 14
2.3. Soddisfare o superare le
aspettative dei clienti______________ 14
2.4. Approccio “zero difetti”_____________ 14
2.5. Miglioramenti continui_____________ 15
2.6. Adesione al Sistema di
gestione integrata GETRAG__________ 15
2.7. Sistema di misurazione_____________ 15
2.8. Formazione, competenze,
comportamenti___________________ 15
2.9.Audit___________________________ 15
3.
Politica di sostenibilità______ 16
3.1.Premessa_______________________ 16
3.2. Salute e sicurezza_________________ 16
3.3. Tutela dell’ambiente_______________ 16
3.4. Attenzione verso la sostenibilità______ 17
3.5. Conformità e trasparenza___________ 17
3.6. Miglioramento continuo ____________ 17
3.7. Formazione e sensibilizzazione_______ 17
3.8. Diritti umani_____________________ 17
3.9. Diritti dei minori__________________ 18
3.10. Protezione contro la discriminazione
e altre situazioni di svantaggio _______ 18
3.11. Equità delle condizioni di lavoro______ 18
3.12. Libera scelta dell’occupazione_______ 18
3.13. Libertà di associazione e di
contrattazione collettiva____________ 19
3.14. Rapporti con i nostri interlocutori_____ 19
3.15. Implementazione e responsabilità____ 19
4.
Politica per il trattamento
delle informazioni_________ 20
4.1.Premessa_______________________ 20
4.2. Sicurezza delle informazioni_________ 20
4.3. Protezione dei dati________________ 21
4.4. Sicurezza degli accessi
e prevenzione dei furti_____________ 21
4.5. Scambio e archiviazione
di informazioni___________________ 21
4.6. Software dannosi / Virus informatici___ 21
5.
Politica per i rapporti
con soggetti terzi__________ 22
5.1.Premessa_______________________ 22
5.2.Clienti__________________________ 22
5.3. Fornitori in genere________________ 23
5.4. Banche e istituti finanziari__________ 23
5.5.Assicurazioni____________________ 24
5.6.Personale _______________________ 24
5.7. Stampa e altre istituzioni pubbliche___ 24
5.8. Controllo di qualità
e Organismi di Audit_______________ 25
5.9. Affari legali______________________ 25
5.10.Autorità_________________________ 25
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4
Contenuti delle corporate policies
CONTENUTI DELLE CORPORATE POLICIES
1
Le Corporate Policies disciplinano le tematiche principali del Sistema di Gestione GETRAG. Il documento
principale delle direttive strategiche è rappresentato
dal Codice etico. Il Codice etico contribuisce a far sì che
possano essere raggiunti i nostri obiettivi aziendali e ad
assicurare che ci comportiamo nel pieno rispetto delle
leggi. Rispecchia le tradizioni della nostra azienda e costituisce la base di tutte le ulteriori direttive. Descrive il
fondamento di tutte le regole di Compliance e contiene
indicazioni per la condotta dei collaboratori e verso di
essi, come quelle relative a diritti umani, diritti dei bambini, protezione dalle discriminazioni, condizioni di lavoro
eque, libertà nella scelta del lavoro e il diritto a costituire
rappresentanze dei dipendenti. Fissa le norme riguardanti il comportamento verso i partner commerciali, nei
conflitti di interesse e nella gestione delle informazioni
e per ciò che riguarda le proprietà aziendali. Definisce
inoltre regole per la protezione ambientale, la sicurezza,
la salute e la qualità.
Contenuti delle corporate policies
2
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3
La Politica aziendale sulla qualità definisce i
principi del sistema qualità. Tratta la soddisfazione delle esigenze dei clienti, la realizzazione
di prodotti e prestazioni esenti da difetti, la conformità al sistema di gestione integrato, miglioramenti
continui, misure, attività di training e audit.
La Politica aziendale sulla sostenibilità descrive le modalità di condotta rispetto alla sostenibilità. Vengono regolamentate tematiche
quali salute, sicurezza, ambiente, energia e responsabilità sociale, trasparenza e la corrispondenza
con le leggi vigenti a livello internazionale.
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4
La Direttiva sulla gestione delle informazioni
definisce le modalità di condotta concrete per
ciò che riguarda le informazioni e l’hardware.
Tratta ad esempio la sicurezza delle informazioni,
la protezione dei dati, la sicurezza degli accessi, lo
scambio e il salvataggio delle informazioni, internet
e i social media, nonché i software nocivi e i virus
informatici.
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CODICE ETICO
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La Direttiva sulle operazioni commerciali con
terzi stabilisce i dettagli per il comportamento
e le competenze nei rapporti con partner e
stakeholder esterni, quali clienti, fornitori, banche
e istituti finanziari, assicurazioni, rappresentanti
della stampa ed enti pubblici, istituti per controlli
qualità e audit, istituzioni della giurisprudenza e
autorità.
6
Codice etico
1.2. AMBITO DI APPLICAZIONE E
SIGNIFICATO DEL CODICE ETICO
1.2.1. AMBITO DI APPLICAZIONE
Il presente Codice etico si applica a tutte le società
del gruppo GETRAG presenti nel mondo, indipendentemente dal paese di appartenenza e dalla
forma giuridica. Si applica inoltre a tutte le joint
venture in cui GETRAG detenga una quota di maggioranza o abbia un ruolo di guida.
Si applica all’intero personale operante nel mondo,
compresi gli amministratori delegati, indipendentemente dalle rispettive posizioni e funzioni.
1. CODICE ETICO
1.1. PREMESSA
I valori e i principi della nostra azienda rappresentano dei prerequisiti essenziali per la nostra reputazione e per il nostro successo come azienda operante a livello globale.
Essi rispecchiano la tradizione di GETRAG, che coniuga lo spirito imprenditoriale con i principi etici e con la responsabilità
d’impresa.
Il presente Codice etico intende mettere a disposizione di tutti i dipendenti istruzioni chiare sui comportamenti accettabili per raggiungere i nostri obiettivi aziendali e per garantire la conformità a
leggi, normative e linee guida vigenti.
Il Codice etico è quindi un elemento chiave della cultura aziendale
e rappresenta un punto di riferimento per i nostri comportamenti.
1.2.2. RELAZIONI CON ALTRI STANDARD DEFINITI E LINEE GUIDA COMPORTAMENTALI
Il presente Codice etico costituisce la base di tutte
le altre linee guida. Qualora una o più linee guida
esistenti contraddicano i principi del presente Codice etico, esse dovranno essere adattate in modo
da essere allineati con lo stesso.
Codice etico
1.2.3. RESPONSABILITÀ PER IL CODICE ETICO
Integrità e rispetto dei requisiti aziendali e legali
cominciano sempre dalla dirigenza di un’azienda.
Per questo motivo, a ciascun dirigente è attribuita
una speciale responsabilità nell’introduzione, implementazione e rispetto del Codice etico. Ciascun
dirigente è obbligato a dimostrare attraverso il suo
comportamento che il rispetto delle leggi e di tutte
le normative, siano esse aziendali o esterne, è una
questione della massima priorità per GETRAG, in
qualsiasi circostanza e in ogni momento.
Non saranno tollerate violazioni del presente Codice etico.
1.3. ADERENZA ALLE LEGGI E
ALLE LINEE GUIDA
La mancata aderenza ai requisiti legali può dare
luogo a perdite finanziarie e danni di reputazione
di notevole entità per GETRAG e per i suoi dipendenti. Siamo pertanto obbligati ad ottemperare
alla totalità delle disposizioni legislative e regolamentari in vigore nei Paesi in cui operiamo.
Tale obbligo è esteso altresì a tutte le linee
guida, norme e procedure interne dell’azienda.
Non esiste alcuna alternativa al rispetto delle
leggi e dei regolamenti.
1.4. RAPPORTI CON I DIPENDENTI
1.4.1. DIRITTI UMANI
Rispettiamo la dignità di ogni essere umano e promuoviamo il rispetto delle norme sui diritti umani
riconosciute a livello internazionale. Respingiamo
qualunque forma di abuso fisico, sessuale, psicologico o verbale nei confronti dei dipendenti.
Rispettiamo il diritto alla libertà di opinione e di
espressione.
1.4.2. DIRITTI DEI MINORI
Condanniamo il lavoro minorile e
promuoviamo il rispetto dei diritti dei minori. Ottemperiamo alle
leggi e ai regolamenti applicabili in
materia di età minima di ammissione
al lavoro.
7
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Codice etico
1.4.3. PROTEZIONE CONTRO DISCRIMINAZIONI
E ALTRE SITUAZIONI DI SVANTAGGIO
I nostri comportamenti reciproci sono improntati al
rispetto e alla tolleranza ed escludono ogni discriminazione o molestia per motivi di genere, razza,
etnia, nazionalità o sociale, età, religione, orientamento politico o sessuale, disabilità fisica o mentale o altre caratteristiche tutelate dalla legge.
Tolleranza e pari opportunità costituiscono requisiti
imprescindibili per un ambiente di lavoro gradevole.
Le opportunità per i nostri dipendenti dipendono
esclusivamente dalla loro prestazione, capacità e
competenza e dipendono dai requisiti dei loro posti
di lavoro.
1.4.4. EQUITÀ DELLE CONDIZIONI DI LAVORO
I nostri livelli di retribuzione e le prestazioni di previdenza e assistenza sociale rispettano le normative, le disposizioni o contratti legali vigenti a livello
locale, nazionale e internazionale. Ottemperiamo a
tutte le disposizioni applicabili in materia di orario
lavorativo e ferie.
1.4.5. LIBERA SCELTA DELL’OCCUPAZIONE
Respingiamo ogni forma di lavoro forzato e rispettiamo il principio della libera scelta dell’occupazione.
1.4.6. LIBERTÀ DI ASSOCIAZIONE E DI
CONTRATTAZIONE COLLETTIVA
Riconosciamo e rispettiamo il diritto di libera associazione dei nostri dipendenti. Lavoreremo con
spirito costruttivo al fianco dei rappresentanti riconosciuti dei lavoratori per favorire gli interessi dei
nostri dipendenti.
Nel quadro delle normative di legge applicabili, rispettiamo il diritto alla contrattazione collettiva per
la risoluzione delle vertenze in materia di condizioni
lavorative, ci impegniamo a collaborare in modo
costruttivo all’insegna del rispetto e della fiducia
reciproca.
Codice etico
1.5.2. CONDOTTA NEI RAPPORTI
COMMERCIALI
1.5. RAPPORTI CON I PARTNER
COMMERCIALI
1.5.1. PRINCIPI GENERALI
GETRAG si attende che i suoi partner commerciali agiscano attenendosi ai valori e
ai principi del presente Codice etico.
Se i partner commerciali hanno già
adottato dei loro valori e principi in
sintonia con quelli di GETRAG, ci
si potrà astenere da un riconoscimento reciproco.
È intenzione di GETRAG trattare con clienti,
fornitori e altri partner commerciali in
modo equo e onesto, perseguendo l’obiettivo
di stabilire relazioni a lungo termine basate
sulla fiducia. Ci attendiamo che anche tali
part­ner commerciali adottino i medesimi principi di non discriminazione e responsabilità
verso la comunità. Inoltre, per quanto riguarda
la selezione dei partner commerciali esterni,
GETRAG basa le proprie decisioni unicamente
su dati oggettivi, evitando rigorosamente ogni
discriminazione o coercizione.
Rispettiamo il principio della concorrenza leale
e agiamo in conformità alle normative applicabili al
fine di evitare qualsiasi violazione delle leggi vigenti
in materia di concorrenza e divieto di cartello.
Ci attendiamo che, nel prendere decisioni commerciali, il nostro personale agisca unicamente nell’interesse della principale ragione sociale di GETRAG
e delle sue partecipate, senza incorrere in qualsiasi
interesse privato. In particolare, le trattative con i
fornitori e i prestatori di servizi devono essere svolte
nel rispetto delle procedure stabilite.
Le decisioni vengono prese sulla base
di criteri oggettivi.
Nel prendere delle decisioni
commerciali, i nostri dipendenti
non si lasceranno condizionare
da finalità di lucro personale
e si asterranno dal sollecitare
situazioni a ciò orientate. Rientrano in
questa fattispecie di vantaggio indebito tutti
i pagamenti in contanti, incentivi, nonché
omaggi e trattamenti preferenziali che costituiscono un valore e possono essere considerati sproporzionati in relazione a causa,
frequenza e forma.
Nel contesto dei normali contatti d’affari, omaggi
occasionali di valore puramente simbolico, così
come inviti a eventi o a pasti, sono da ritenersi
assolutamente normali. Nel decidere in merito
all’opportunità di accettare o offrire tali omaggi
occasionali, si dovranno valutare con cautela le
motivazioni commerciali di tali gesti, sempre
rispettando le leggi del paese in questione.
GETRAG fornirà linee guida più dettagliate.
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Codice etico
1.5.3. GESTIONE DEI RAPPORTI
CON LE AUTORITÀ
1.6.2. CONFLITTO DI INTERESSI DA
PARTECIPAZIONI IN SOCIETÀ TERZE
Nei rapporti con le autorità ci muoviamo sempre
con la massima trasparenza e onestà. Non sarà
ammesso alcun tipo di condizionamento o corruzione verso pubblici ufficiali che si potrà manifestare ad esempio in forma di pagamenti diretti,
indiretti o altre regalie.
Il conflitto di interessi può configurarsi anche
quando i dipendenti siano impiegati, direttamente
o indirettamente, presso una società con la quale
GETRAG intrattenga regolari relazioni d’affari. Ciò
vale in particolare nel caso in cui tale partecipazione dia l’opportunità di esercitare un’influenza
sulle società stesse.
1.6. PREVENZIONE DEI
CONFLITTI DI INTERESSI
In questo caso, la partecipazione finanziaria che
il dipendente detiene in tali società, sia personalmente sia tramite un parente diretto, dovrà essere
segnalata all’ufficio Risorse Umane. Stesso obbligo
si pone nel caso in cui presso tali società vengano
svolte attività di consulenza o direzione .
1.6.1. CONFLITTO DI INTERESSI DA
OCCUPAZIONI SECONDARIE
Riconosciamo e rispettiamo il diritto di tutti
i dipendenti a perseguire attività al di fuori
delle normali mansioni lavorative, a condizione che siano solamente di natura privata. Tali attività tuttavia non devono essere
in conflitto con gli interessi di GETRAG
e non pongano limiti alle capacità del
personale di svolgere appieno le proprie
mansioni professionali. Le eventuali occupazioni secondarie con aziende che siano
concorrenti di GETRAG o abbiano regolari
relazioni d’affari con GETRAG dovranno
essere riferite al responsabile competente e all’ufficio Risorse Umane per approvazione. Tale obbligo di segnalazione
sussiste indipendentemente dal fatto che
l’attività in questione sia retribuita o meno.
1.6.3. CONFLITTO DI INTERESSI LEGATO
ALL’UTILIZZO DI RELAZIONI DI AFFARI
PER INTERESSI PRIVATI
Il personale GETRAG non dovrà consentire che incarichi privati vengano svolti da società con le quali
intratiene relazioni di lavoro, nel periodo in cui tali
società lavorano con GETRAG, se da ciò possono
derivare vantaggi di prezzo o di altra natura.
Codice etico
1.7.2. PROTEZIONE DEI DATI
1.7. TRATTAMENTO DELLE
INFORMAZIONI
Siamo consapevoli dell’importanza dei dati dei nostri dipendenti nonché di quelli dei nostri partner
commerciali. Proteggiamo questi dati ponendo particolare attenzione al loro trattamento e ricorrendo
a misure tecniche e organizzative idonee. Ci impegniamo a fare uso dei dati personali con la massima
trasparenza nei confronti dei soggetti interessati, a
fornir loro le relative informazioni in qualsiasi momento e a salvaguardarne il loro diritto all’obiezione
e all’eliminazione dei dati stessi.
1.7.1. SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI
1.7.3. RISERVATEZZA E SEGRETEZZA
La sicurezza delle informazioni riveste per noi una
particolare importanza. Sotto questo profilo ci atteniamo a tutte le leggi applicabili e altre normative riguardanti la protezione dei dati e la sicurezza
delle informazioni. Tuteliamo le nostre informazioni
aziendali e le informazioni relative ai nostri partner commerciali con gli stessi criteri applicabili ai
dati personali, proteggendole con tutti i mezzi tecnici e organizzativi disponibili e ragionevoli contro
l’accesso non autorizzato o l’utilizzo inappropriato,
nonché contro la perdita o la distruzione prematura.
Tutte le informazioni in merito alla nostra azienda
e ai partner commerciali da noi ottenute durante lo
svolgimento delle nostre attività non verranno utilizzate allo scopo di acquisire un vantaggio finanziario o altro vantaggio personale, salvo che tali informazioni non siano già state rese pubbliche.
È fatto divieto di comunicare informazioni riservate
a soggetti esterni. I documenti interni dovranno essere conservati in modo sicuro.
L’obbligo di tutelare il carattere riservato e segreto
delle informazioni non si limita al periodo di tempo
corrispondente all’occupazione presso l’azienda,
ma si protrae oltre il termine del rapporto di lavoro.
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Codice etico
1.7.4. TRATTAMENTO DI INFORMAZIONI
RISERVATE SUI PARTNER COMMERCIALI
Rispettiamo le severe norme che disciplinano le informazioni riservate e ci impegniamo a non procurarci titoli legati a informazioni riservate a beneficio
nostro o di terze parti, né a negoziare detti titoli, né
a vendere o trasmettere informazioni privilegiate a
terze parti.
1.8. TRATTAMENTO DEI BENI
AZIENDALI
Ci impegniamo a prestare la massima cura
nel trattamento dei beni di proprietà di
GETRAG. Salvo disposizioni diverse, i
beni aziendali di proprietà di GETRAG
sono destinati unicamente all’uso
nell’ambito di attività commerciali.
1.9. TUTELA DELL’AMBIENTE,
SICUREZZA, SALUTE E QUALITÀ
1.9.1. TUTELA DELL’AMBIENTE
Proteggiamo le nostre invenzioni,
brevetti, diritti d’uso, marchi, ecc.
in considerazione della loro particolare importanza ai fini degli sviluppi
futuri e della posizione di mercato di
GETRAG.
La tutela dell’ambiente è una questione della massima priorità per GETRAG. Abbiamo la responsabilità comune di fare in modo che i prodotti e i processi GETRAG siano rispettosi dell’ambiente nella
massima misura possibile e di adeguare i nostri
comportamenti di conseguenza.
Aderiamo rigorosamente a tutte le disposizioni
legislative e regolamentari e a tutte le linee guida
interne in materia di tutela dell’ambiente. Ogni
eventuale danno causato all’ambiente viene immediatamente segnalato alle autorità competenti.
Codice etico
1.9.2. SALUTE E SICUREZZA
Attribuiamo la massima priorità all’integrità fisica
in tutte le sedi GETRAG. Ci impegniamo pertanto a
creare un ambiente di lavoro sicuro e salutare. Ogni
dipendente ha la responsabilità di creare delle condizioni di lavoro sicure e di prevenire incidenti. Contribuiamo a instaurare sicurezza e salute rispettando tutte le norme rilevanti e istruzioni di lavoro
così come utilizzare l’equipaggiamento di sicurezza
adeguato.
1.9.3. QUALITÀ
L’alta qualità e il miglioramento continuo sono i pilastri su cui poggiano la crescita e il perdurare del
successo di GETRAG. Migliorando costantemente i
nostri prodotti e processi poniamo le premesse per
il nostro sicuro successo e riusciamo a soddisfare le
attese dei nostri clienti e altri partner commerciali.
1.10. DOMANDE INERENTI AL
CODICE ETICO E SEGNALAZIONI
DI IRREGOLARITÀ
La dirigenza GETRAG promuove la comunicazione
del Codice etico a livello globale e si impegna a
darne corretta esecuzione.
Il Codice etico contiene numerose raccomandazioni
sulle modalità di lavoro da adottare. Per eventuali
domande sull’applicazione e l’interpretazione del
Codice si prega di rivolgersi al proprio responsabile
locale o la funzione di Corporate Compliance (Conformità aziendale).
I codici di condotta hanno una ragion d’essere unicamente nella misura in cui le violazioni vengano
regolarmente segnalate e adeguatamente gestite.
Ciò presuppone che le violazioni a carico del Codice
etico siano rese note.
Qualora riconosciate una potenziale violazione,
parlatene al vostro diretto superiore affinché possa
assistervi. Nel caso in cui ciò non sia possibile, potrete comunicare le informazioni sulle possibili violazioni telefonicamente o tramite e-mail. Tutte le
informazioni trasmesse al vostro superiore o alla
funzione di Corporate Compliance saranno trattate
in modo riservato. Garantiamo anche che non vi saranno ripercussioni o conseguenze negative
a vostro carico per effetto della segnalazione delle violazioni al Codice etico, leggi o
regolamenti, a meno che non vi siate resi responsabili voi stessi di una simile violazione.
Il vostro superiore e la funzione di Compliance sono
disponibili per qualsiasi vostra domanda o richiesta
di informazione. I dati della funzione di Compliance
e recapiti telefonici dedicati saranno inviati e aggiornati in una apposita pubblicazione del presente
Codice etico .
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Politica di qualità
2.2. QUALITÀ SENZA COMPROMESSI
Non intendiamo in alcun modo compromettere la
qualità dei nostri prodotti, servizi e processi. Ciò significa che poniamo la qualità al primo posto, per
poi soddisfare le esigenze del cliente al costo più
competitivo.
2.3. SODDISFARE O SUPERARE LE
ASPETTATIVE DEI CLIENTI
2. POLITICA DI QUALITÀ
2.1. PREMESSA
Con riferimento al Codice etico, la presente Politica sulla qualità
enuncia i principi relativi al Sistema di qualità in uso presso GETRAG.
Ogni dipendente della nostra azienda è responsabile della qualità.
La presente Politica promuove l’ottemperanza alle norme applicabili in materia di audit.
Puntiamo a sviluppare e a fornire prodotti e servizi
in grado di soddisfare o superare le aspettative dei
nostri clienti. L’obiettivo della qualità deve essere
raggiunto in stretta collaborazione con i nostri
clienti e allineandoci alle loro esigenze. In questo
modo poniamo le basi per la pianificazione della
qualità.
2.4. APPROCCIO “ZERO DIFETTI”
Ci adoperiamo al fine di sviluppare, produrre e fornire prodotti o servizi ai nostri clienti privi di difetti
lungo l’intera catena produttiva. Ci muoviamo secondo il principio della prevenzione anziché sull’individuazione dei difetti.
Politica di qualità
2.5. MIGLIORAMENTI CONTINUI
Attuiamo processi di miglioramento continuo
nell’intera struttura aziendale affidandoci al sistema di qualità GQOS (GETRAG Quality Operating
System). GQOS è una metodologia basata sui principi di misurazione, analisi, miglioramento e controllo. Ciò si ottiene attraverso l’implementazione
e il rispetto dei Piani di miglioramento di qualità
e produttività (QPIP, Quality and Productivity Improvement Plans) a livello trasversale tra le varie
funzioni.
2.6. ADESIONE AL SISTEMA DI
GESTIONE INTEGRATA GETRAG
2.8. FORMAZIONE, COMPETENZE,
COMPORTAMENTI
Ad eccezione di quanto non diversamente definito
in accordi con le partecipate, aderiamo al Sistema
di gestione integrata GETRAG seguendone le politiche, i processi, standard e relative istruzioni al
fine di centrare l’obiettivo della qualità sostenibile
in ogni nostra attività.
Ci assicuriamo che tutti coloro che lavorano per
GETRAG ricevano un’adeguata formazione atta a
sviluppare le competenze e i comportamenti necessari e opportuni.
2.7. SISTEMA DI MISURAZIONE
Sottoponiamo a procedure di audit il nostro Sistema
di gestione integrata GETRAG per verificare la sua
conformità ai requisiti interni ed esterni e la nostra
adesione allo stesso. I risultati dell’audit vengono
utilizzati ai fini del miglioramento continuo dell’intero sistema.
Ci affidiamo a un sistema di misurazione generale
che ci consenta di identificare le prestazioni di prodotti e processi, permettendoci di implementare
misure correttive e di verificarne l’efficacia.
2.9. AUDIT
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Politica di sostenibilità
3.2. SALUTE E SICUREZZA
GETRAG attribuisce la massima priorità all’integrità fisica di tutti i suoi interlocutori (ad es. dipendenti, fornitori, visitatori). Ci impegniamo pertanto a
gestire i rischi per la salute e la sicurezza sul lavoro
con un approccio basato sulla “tolleranza zero”, al
fine di assicurare il benessere e la sicurezza dei
singoli individui. Instauriamo e manteniamo un ambiente di lavoro eccellente, sicuro ed ergonomico.
3.3. TUTELA DELL’AMBIENTE
3. POLITICA DI
SOSTENIBILITÀ
3.1. PREMESSA
Con riferimento al Codice etico, la Politica GETRAG di sostenibilità
indica le linee guida sui criteri da adottare in materia di ambiente
ed energia, salute, sicurezza sul lavoro e responsabilità verso
la comunità. Ci aspettiamo che ogni dipendente accetti e segua i
principi enunciati in queste linee guida, che supportano il rispetto
degli standard rilevanti per le verifiche.
GETRAG si impegna a conseguire l’obiettivo della sostenibilità
in tutte le attività svolte allo scopo di raggiungere un equilibrio
ottimale tra interessi economici, responsabilità sociale, tutela
dell’ambiente, efficienza energetica nonché salute e sicurezza sul
lavoro.
L’azienda si impegna ad assicurare lo sfruttamento
responsabile delle risorse naturali unitamente alla
prevenzione e alla riduzione dei fattori d’impatto
ambientale come le emissioni, il consumo energetico e idrico o la produzione di rifiuti, evitando di
danneggiare l’ambiente.
Politica di sostenibilità
3.4. ATTENZIONE VERSO
LA SOSTENIBILITÀ
GETRAG progetta e realizza i propri prodotti e acquista i materiali e i servizi prestando particolare
attenzione alla sostenibilità.
3.5. CONFORMITÀ E TRASPARENZA
Come criterio minimo, che tenterà di superare
sistematicamente, l’azienda si impegna a rispettare le normative vigenti o regolamenti nei paesi
di riferimento ad agire al riguardo con la massima
trasparenza.
Rispettiamo, tra gli altri, i seguenti trattati e quadri
normativi:
• Dichiarazione universale dei diritti dell’uomo
delle Nazioni Unite
• Convenzioni fondamentali dell’Organizzazione
Internazionale del Lavoro (OIL)
• Dichiarazione dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro (OIL) sui principi e i diritti
fondamentali nel lavoro
• Linee Guida dell’OCSE destinate alle imprese
multinazionali
Il dovere di rendicontazione e la trasparenza
riguardo alla presente politica sono assicurati tramite regolari procedure di
audit e resoconti, controlli di enti pubblici, verifiche da parte della direzione e
relazioni sulla sostenibilità.
3.6. MIGLIORAMENTO CONTINUO
L’azienda si impegna a migliorare costantemente in
termini di prestazioni ambientali, efficienza energetica, condizioni di salute e sicurezza sul lavoro e
responsabilità sociale.
Ci impegniamo altresì a implementare, mantenere
e migliorare costantemente il nostro Sistema di
Gestione certificato presso tutte le sedi, con una
particolare attenzione ai temi della responsabilità
sociale, ambiente, energia, salute e sicurezza sul
lavoro.
3.7. FORMAZIONE
E SENSIBILIZZAZIONE
L’azienda si impegna a coinvolgere, informare e formare i propri dipendenti, partner
commerciali e rispettivi prestatori di servizi.
3.8. DIRITTI UMANI
Rispettiamo la dignità di ogni essere
umano e promuoviamo il rispetto delle
norme sui diritti umani riconosciute a livello internazionale. Ripudiamo qualunque
forma di abuso fisico, sessuale, psichologico o verbale nei confronti dei dipendenti. Rispettiamo il diritto alla libertà di
opinione e di espressione.
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Politica di sostenibilità
3.11. EQUITÀ DELLE CONDIZIONI
DI LAVORO
3.9. DIRITTI DEI MINORI
Condanniamo il lavoro minorile e promuoviamo il rispetto dei diritti dei minori. Ottemperiamo alle disposizioni
legislative e regolamentari applicabili in
materia di età minima di assunzione al
lavoro.
3.10. PROTEZIONE CONTRO LA
DISCRIMINAZIONE E ALTRE
SITUAZIONI DI SVANTAGGIO
I nostri comportamenti reciproci sono improntati al
rispetto e alla tolleranza ed escludono ogni discriminazione o molestia per motivi di genere, razza,
etnia, paese di provenienza, estrazione sociale, età,
religione, orientamento politico o sessuale, disabilità fisica o mentale o altre caratteristiche tutelate
dalla legge.
Tolleranza e pari opportunità costituiscono requisiti
imprescindibili per un ambiente di lavoro gradevole.
Le opportunità per i nostri dipendenti dipendono
esclusivamente dalla loro prestazione, capacità e
competenza e dipendono dai requisiti dei loro posti
di lavoro.
I nostri livelli di retribuzione e le prestazioni di previdenza e assistenza sociale sono conformi alle
normative, disposizioni o contratti legali vigenti a
livello locale, nazionale e internazionale. Ottemperiamo a tutte le disposizioni applicabili in materia di
orario lavorativo e ferie.
3.12. LIBERA SCELTA
DELL’OCCUPAZIONE
Respingiamo ogni forma di lavoro forzato e rispettiamo il principio della libera scelta dell’occupazione.
Politica di sostenibilità
3.13. LIBERTÀ DI ASSOCIAZIONE E DI
CONTRATTAZIONE COLLETTIVA
3.15. IMPLEMENTAZIONE
E RESPONSABILITÀ
Riconosciamo e rispettiamo il diritto di libera associazione dei nostri dipendenti. Lavoreremo con
spirito costruttivo al fianco dei rappresentanti riconosciuti dai lavoratori per favorire gli interessi dei
nostri dipendenti.
La responsabilità dell’implementazione della Politica di Sostenibilità spetta all’alta dirigenza delle
varie divisioni e sedi dell’azienda. Ogni dipendente
ha la responsabilità di seguire la presente politica e
di contribuire attivamente alla sua attuazione.
Nel quadro delle normative di legge applicabili, rispettiamo il diritto alla contrattazione collettiva per
la risoluzione delle vertenze in materia di condizioni
lavorative, ci impegniamo a collaborare in modo
costruttivo all’insegna del rispetto e della fiducia
reciproca.
Incoraggiamo i partner commerciali nella nostra
intera rete di fornitura ad adottare e far rispettare
tali requisiti e linee guida. Cerchiamo di identificare
e di selezionare i partner commerciali che, nella
conduzione delle loro attività, ambiscano a standard coerenti con questi principi.
3.14. RAPPORTI CON I NOSTRI
INTERLOCUTORI
Rispettiamo e teniamo in considerazione i nostri interlocutori e rispondiamo ai loro interessi.
Coinvolgiamo e informiamo i nostri interlocutori
per il miglioramento della responsabilità sociale,
della tutela dell’ambiente, dell’efficienza energetica, delle condizioni di salute e sicurezza sul lavoro.
I dipendenti che abbiano motivo di credere che
possa essersi verificata una violazione della presente politica dovranno segnalarla tramite i canali
previsti nella propria nazione. Avvieremo le opportune azioni per dare seguito a tali segnalazioni.
Nessuna azione ritorsiva verrà intrapresa nei confronti del dipendente che effettui tale segnalazione
o che collabori all’accertamento di una violazione
segnalata da altri.
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Politica per il trattamento delle informazioni
4.2. SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI
4. POLITICA PER IL
TRATTAMENTO DELLE
INFORMAZIONI
L’azienda intende proteggere tutte le informazioni
aziendali limitandone l’accesso alle sole persone
autorizzate (Riservatezza). Intendiamo assicurare
la correttezza e la completezza delle nostre informazioni in qualsiasi momento (Integrità), nonché
assicurare che tali informazioni siano accessibili
e utilizzabili (Disponibilità). Ciò riguarda tutti gli
aspetti del ciclo di vita delle informazioni, dalla
creazione alla elaborazione, dalla trasmissione
all’archiviazione.
Secondo il nostro Standard globale sulle informazioni (GIS, Global Information Standard), le informazioni si suddividono in 4 categorie:
• Pubbliche
4.1. PREMESSA
Con riferimento al Codice Etico, la presente Politica per il trattamento delle informazioni delinea i principi a cui i dipendenti
dovranno attenersi per il trattamento delle informazioni e dei
dispositivi informatici presso GETRAG. Ci attendiamo che ogni
dipendente accetti e segua i principi enunciati nella presente
politica.
• Riservate (o Interne)
• Confidenziali
• Segrete.
A seconda della classificazione delle informazioni,
saranno applicate le relative misure di sicurezza
definite nel GIS.
Per informazioni più dettagliate sui requisiti specifici per la sicurezza delle informazioni e le normative applicabili è possibile consultare le Linee guida
per la sicurezza IT, gli Standard globali sulle informazioni (GIS) e le Linee guida per la protezione dei
dati specifiche di ciascun paese.
Politica per il trattamento delle informazioni
4.3. PROTEZIONE DEI DATI
L’azienda riconosce il carattere prioritario della
protezione dei dati personali. Prendiamo atto che
determinate informazioni personali sono indispensabili nell’ambito dell’azienda per supportarne le
attività ordinarie. Tuttavia, tutti i dati personali di
natura sensibile (conti bancari, redditi, e altre specifiche informazioni personali) devono essere trattati con la massima cura. L’accesso e la diffusione
di tali informazioni sarà limitata. L’Azienda assumerà tutte le opportune misure al fine di ridurre al
minimo il rischio di accesso non autorizzato.
I dipendenti che lavorano in paesi esteri sono tenuti
a conoscere e ad attenersi alle leggi vigenti localmente in materia di protezione dei dati. Tali leggi
potrebbero infatti variare notevolmente da un paese
all’altro.
4.4. SICUREZZA DEGLI ACCESSI E
PREVENZIONE DEI FURTI
L’azienda e i suoi dipendenti adotteranno tutte le
misure necessarie al fine di proteggere i propri edifici, sistemi informativi, attrezzature, infrastrutture
ed effetti personali contro l’accesso non autorizzato.
4.5. SCAMBIO E ARCHIVIAZIONE
DI INFORMAZIONI
L’azienda e i suoi dipendenti si avvarranno dei canali di comunicazione definiti dall’azienda per lo
scambio di informazioni, valutando con attenzione
le persone con le quali vengono scambiate tali informazioni. Le informazioni verranno archiviate
tramite soluzioni di archiviazione messe a disposizione da GETRAG.
4.6. SOFTWARE DANNOSI /
VIRUS INFORMATICI
I software dannosi e i virus informatici continuano a costituire una minaccia per la nostra azienda, che assume
le dovute contromisure per prevenire
azioni di intrusione e danneggiamento dei
propri dati. Qualora si noti un comportamento
anomalo o sospetto in una qualsiasi apparecchiatura informatica, si prega di darne immediata
segnalazione al Service Desk di GETRAG.
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Politica per i rapporti con soggetti terzi
5.2. CLIENTI
La prima titolarità e responsabilità per la gestione
dei rapporti con i nostri clienti risiede in capo al
reparto Vendite e al Consiglio di amministrazione
della relativa consociata GETRAG e delle sue
partecipate.
5. POLITICA PER I
RAPPORTI CON
SOGGETTI TERZI
5.1. PREMESSA
Con riferimento al Codice etico, la presente Politica per i rapporti
con soggetti terzi individua chi, all’interno di GETRAG, è investito
della titolarità e della responsabilità per trattare con i nostri partner commerciali e interlocutori esterni. Gli accordi contrattuali
e altri impegni ufficiali possono essere sottoscritti unicamente
dalle persone debitamente autorizzate. Tale autorizzazione viene
stabilita da GETRAG tramite “Procura”. Le approvazioni interne
sono disciplinate da GETRAG tramite “Delega di autorità”. Ci attendiamo che ogni dipendente accetti e si attenga ai principi della
presente politica e sostenga la funzione competente nei modi opportuni e pertinenti. Questo ci consentirà di gestire con coerenza
e con professionalità i rapporti con i partner commerciali e gli
interlocutori esterni, nonché di garantire la più alta qualità possibile e i massimi benefici.
Nella fase di definizione di nuove tecnologie o
durante lo svolgimento dello sviluppo di un programma, per l’intera durata della fase di consegna o dopo la scadenza del periodo di assistenza
post-vendita, interverranno nelle interazioni con i
clienti anche Ingegneria, Qualità e Produzione ed
eventualmente altre funzioni aziendali. È nostro
dovere assicurare il rispetto dei ruoli e delle autorizzazioni stabilite nel “Delega di autorità”, evitare
rigorosamente di compromettere l’azienda in qualsiasi modo, impartire l’opportuna formazione per la
conduzione attiva delle trattative con i clienti e disporre affinché l’Ufficio Vendite sia costantemente
informato e messo in condizione di monitorare e
controllare il flusso di informazioni diretto ai clienti
o da essi proveniente.
Politica per i rapporti con soggetti terzi
5.4. BANCHE E ISTITUTI FINANZIARI
La prima titolarità e responsabilità per la gestione
dei rapporti con le nostre banche e istituti finanziari
risiede in capo all’Ufficio Finanze/Tesoreria e al
Consiglio di amministrazione della relativa consociata GETRAG e delle sue partecipate.
5.3. FORNITORI IN GENERE
La prima titolarità e responsabilità per la gestione
dei rapporti con i nostri fornitori in genere risiede
in capo all’Ufficio Acquisti e al Consiglio di amministrazione della relativa consociata GETRAG e delle
sue partecipate.
Nella fase di definizione di nuove tecnologie o
durante lo svolgimento dello sviluppo di un programma, per l’intera durata della fase di consegna o dopo la scadenza del periodo di assistenza
post-vendita, dovranno intervenire nelle interazioni
con i fornitori anche Ingegneria, Qualità, Produzione ed eventualmente altre funzioni aziendali. È
nostro dovere assicurare il rispetto dei ruoli e delle
autorizzazioni stabilite nel regolamento “Delega di
autorità”, evitare rigorosamente di compromettere
l’azienda in qualsiasi modo, impartire l’opportuna
formazione per la conduzione attiva delle trattative
con i fornitori e disporre affinché l’Ufficio Acquisti
sia costantemente informato e messo in condizione
di monitorare e controllare il flusso di informazioni
diretto ai fornitori o da essi proveniente.
Non effettueremo acquisti a titolo individuale, né
assumeremo impegni nei confronti dei fornitori se
non nei modi specificamente consentiti o nelle situazioni di emergenza esplicitamente indicate nelle
relative procedure.
Nella fase di negoziazione di nuovi contratti finanziari, altre funzioni aziendali potranno essere tenute a intervenire nelle potenziali interazioni con
le banche e gli istituti finanziari. È nostro dovere
assicurare il rispetto dei ruoli e delle autorizzazioni stabilite nel regolamento “Delega di autorità”
e altri accordi rilevanti relativi a questioni nel settore Finanze e disporre affinché l’Ufficio Finanze/
Tesoreria sia costantemente informato e messo in
condizione di monitorare e controllare il flusso di
informazioni diretto a banche o istituti finanziari.
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Politica per i rapporti con soggetti terzi
5.5. ASSICURAZIONI
La prima titolarità e responsabilità per la gestione
dei rapporti con le compagnie assicurative risiede
in capo all’Ufficio Assicurazioni di Gruppo oppure
alla funzione di Assicurazioni locale incorporata in
altri reparti e al Consiglio di amministrazione della
relativa consociata GETRAG e delle sue partecipate.
Nella fase di negoziazione di nuovi contratti assicurativi o nella gestione di eventi assicurativi effettivi
o potenziali, anche altre funzioni aziendali dovranno
poter interagire con le compagnie assicurative.
Dobbiamo disporre affinché l’Ufficio Assicurazioni
sia costantemente aggiornato e messo in condizione di monitorare e controllare il flusso di informazioni diretto alle compagnie assicurative.
5.6. PERSONALE
La prima titolarità e responsabilità per la gestione
di tutte le questioni esterne correlate al personale
risiede in capo all’Ufficio Risorse Umane e al Consiglio di amministrazione della relativa consociata
GETRAG e delle sue partecipate.
È piuttosto evidente che molti di noi saranno chiamati in causa nei rapporti con il mondo esterno riguardanti il personale, soprattutto durante la fase
di assunzione. È nostro dovere assicurare il rispetto
dei ruoli e delle autorizzazioni stabilite nel regolamento “Delega di autorità” e disporre affinché l’Ufficio Risorse Umane sia costantemente informato
e messo in condizione di monitorare e controllare
il flusso di informazioni diretto a personale esterno
o a società o istituzioni che si occupano di gestione
del personale.
5.7. STAMPA E ALTRE ISTITUZIONI
PUBBLICHE
La prima titolarità e responsabilità per la gestione
delle relazioni pubbliche con la stampa o altri soggetti risiede in capo all’Ufficio Comunicazioni di
Gruppo e al Consiglio di amministrazione della relativa consociata GETRAG e le sue partecipate.
È piuttosto evidente che molti di noi saranno chiamati in causa in questioni pubbliche riguardanti
la stampa o altre relazioni. Si intendono inclusi in
queste comunicazioni anche i nostri scambi privati
di e-mail e messaggi sui social media. Dobbiamo
assicurare affinché l’azienda non venga mai compromessa in alcun modo, predisponendo un’adeguata formazione in previsione di un coinvolgimento attivo con la stampa o istituzioni pubbliche
e facendo sì che l’Ufficio Comunicazioni di Gruppo
sia costantemente informato e messo in condizione
di monitorare e controllare il flusso di informazioni
diretto alla stampa o ad altre istituzioni pubbliche.
Politica per i rapporti con soggetti terzi
5.9. AFFARI LEGALI
5.8. CONTROLLO DI QUALITÀ
E ORGANISMI DI AUDIT
La prima titolarità e responsabilità per la gestione
dei rapporti con controllo di qualità e organismo di
audit risiede in capo all’Ufficio Qualità di gruppo,
o agli uffici Finanze, Ufficio Tributario di Gruppo,
Controllo interno e al Consiglio di amministrazione della relativa consociata GETRAG e le sue
partecipate.
È piuttosto evidente che molti di noi saranno chiamati in causa nelle procedure di audit (ad es. norme
ISO, revisione contabile di fine anno, audit sulle imposte) e in altre questioni legate a controlli di qualità esterni. Dobbiamo provvedere affinché l’azienda
non venga mai compromessa in alcun modo, predisponendo un’adeguata formazione in previsione
di un coinvolgimento attivo negli audit, e facendo
sì che gli uffici Qualità, Finanze, Ufficio Tributi e
Controllo interno siano costantemente informati e
messi in condizione di monitorare e controllare il
flusso di informazioni diretto al Controllo di qualità
e agli Organismi di Audit.
La prima titolarità e responsabilità per la gestione
degli affari legali risiede in capo all’Ufficio Finanze,
all’Ufficio Affari legali e al Consiglio di amministrazione della relativa consociata GETRAG e le sue
partecipate.
È evidente che molti di noi saranno chiamati in
causa in questioni esterne di natura legale. Dobbiamo garantire affinché l’azienda non venga mai
compromessa in alcun modo, predisponendo un’adeguata formazione in previsione di un coinvolgimento attivo in questioni legali e facendo sì che gli
uffici Finanze e Affari legali siano costantemente
informati e messi in condizione di monitorare e
controllare il flusso di informazioni attinenti agli
affari legali.
Per ulteriori dettagli si rinvia ai regolamenti “Consenso legale” e “Delega di autorità” di GETRAG.
5.10. AUTORITÀ
La prima titolarità e responsabilità per la gestione
dei rapporti con le autorità risiede in capo alla funzione competente e al Consiglio di amministrazione
della relativa consociata GETRAG e le sue partecipate. Ci impegniamo ad improntare alla massima
professionalità ogni rapporto con le autorità.
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