Storie di successo
KRZ
Una soluzione Ricoh per
la gestione degli output
ottimizza i processi
documentali e garantisce
l’integrità dei dati
Gli obiettivi del
cliente
• Aumentare la capacità di stampa
Una soluzione personalizzate per la gestione degli output offerta da Ricoh ha aiutato
un centro elaborazione dati che tratta informazioni personali sensibili ad acquisire il
controllo del proprio workflow di documenti. La soluzione integrata ha semplificato
i processi documentali, ha fatto crescere la produttività del centro stampa e sta
contribuendo a salvaguardare l’integrità dei dati.
Le sfide
KRZ è un centro elaborazione dati che si trova nella città di Lemgo in Germania e offre servizi
di supporto informatico per organizzazioni del settore pubblico. Attuando la gestione dati
per conto degli uffici governativi locali, KRZ è responsabile della stampa e della distribuzione
di un’ampia gamma di documenti ufficiali, tra cui schede elettorali, cartelle esattoriali locali e
bollettini di multe per divieto di sosta e per eccesso di velocità.
Il mantenimento di un elevato livello di sicurezza dei dati è essenziale, visto che
l’organizzazione tratta dati pubblici di tipo sensibile. L’organizzazione possiede una
certificazione ISO 27001, le best practice internazionali per un Information Security
Management System (ISMS), ovvero un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni
e, in fase di elaborazione dei dati, presta una particolare attenzione alla loro integrità.
Dato che molti tra i documenti elaborati da KRZ possono avere per il destinatario implicazioni
di carattere legale o finanziario, è indispensabile che tutti i documenti vengano elaborati
entro un periodo di tempo concordato, siano stampati in modo leggibile e siano inviati
all’indirizzo corretto. L’omissione di un solo documento potrebbe avere gravi implicazioni per
il destinatario indicato e per il reparto che lo ha originato.
La soluzione messa a disposizione da Ricoh
Ricoh è partner di KRZ da molto tempo. Nel centro stampa dell’azienda, KRZ fa affidamento
su un parco di cinque stampanti di produzione Digimaster per output in bianco e nero. In
presenza di quattro macchine capaci di stampare alla velocità di 110 pagine A4 al minuto e di
una Digimaster EX300 che stampa 150 pagine A4 al minuto, il parco di macchine Ricoh offre
una capacità di stampa complessiva che supera le 35.000 pagine all’ora.
• Ottimizzare i processi documentali
• Migliorare la flessibilità
• Incrementare la sicurezza dei dati
• Controllare l’infrastruttura
La soluzione di Ricoh
• Le stampanti di produzione Digimaster
• Una soluzione di gestione personalizzata
• Una semplice interfaccia web
• Una reportistica a livello di pagina
• L’audit trail totale dei documenti
Una condivisione più intelligente delle risorse di stampa
La gestione dello workflow dei documenti stava diventando problematica. Era necessario elaborare
manualmente dati originati da diversi sistemi operativi e non era possibile bilanciare il carico di
lavoro tra i diversi dispositivi di stampa esistenti. Vi era una scarsa trasparenza e nessun processo di
validazione automatica che garantisse l’avvenuta stampa di tutti i documenti di un lotto.
KRZ si è rivolta a Ricoh per un consiglio. I consulenti di Ricoh esperti in gestione documentale
si sono impegnati con il cliente a individuare le specifiche necessità dell’azienda. È stata avviata
un’indagine approfondita sul centro elaborazione dati ed è stata effettuata un’analisi dettagliata
dei flussi dati esistenti. Conoscendo i requisiti di KRZ, Ricoh ha messo a punto una soluzione che
avrebbe permesso di ottimizzare i processi documentali.
Il nuovo sistema di gestione degli output, che consiste in una soluzione personalizzata ottimale
che usa il software TotalFlow del portafoglio di Ricoh, è indipendente dalla piattaforma. Il sistema
riceve flussi di dati che provengono da numerosi e differenti sistemi operativi, e anche da computer
mainframe, e gestisce l’output di stampa utilizzando tutte le stampanti disponibili nel centro dati.
Il sistema garantisce una completa trasparenza e permette agli operatori del centro stampa di
assumere il pieno controllo dello workflow documentale. Tramite una semplice interfaccia web, gli
operatori del centro stampa sono in grado di vedere la situazione operativa dei dispositivi di output,
di identificare la posizione assunta dai singoli lavori in coda di stampa e anche di vedere il tempo
stimato che rimane prima del completamento della stampa.
Cliccando su uno dei lavori, l’operatore può vedere un’immagine PDF e controllare le impostazioni
richieste per il relativo output. Un dispositivo di drag-and-drop consente di modificare la priorità
del lavoro selezionato. I lavori urgenti, ad esempio, possono essere suddivisi in parti che vengono
allocate su dispositivi di stampa diversi per ottenerne un completamento più rapido. Attraverso una
reportistica a livello di pagina, il sistema garantisce che venga tenuto debito conto di ogni pagina di
ciascun documento.
I vantaggi per il cliente
La soluzione di Ricoh per la gestione degli output ha messo KRZ in condizioni di controllare
saldamente il proprio workflow di documenti, attraverso la semplificazione dei processi, il
miglioramento della produttività e la salvaguardia dell’integrità dei dati. Hr. Möllerfriedrich,
responsabile della pianificazione della produzione di KRZ, ha spiegato:
“Il nuovo sistema integra in modo naturale il flusso dei dati provenienti da diversi sistemi operativi,
riducendo la necessità di processi manuali”.
“Con la distribuzione del lavoro tra diversi dispositivi, siamo in grado di completare le commesse
urgenti con maggior rapidità. Il sistema ci consente di condividere le risorse in modo più intelligente.
Invece di quattro dispositivi che operano autonomamente ciascuno con una capacità di 110 pagine
al minuto e di un dispositivo capace di stampare 150 pagine, ora possiamo accedere a una risorsa di
gruppo che ha una capacità complessiva pari a 590 pagine al minuto”.
I miglioramenti del
servizio
• Una piattaforma indipendente
• Il raggruppamento delle risorse di stampa
• Una capacità di 35.000 pagine l’ora
• Il bilanciamento del carico di lavoro
• Un processo di validazione automatizzato
I vantaggi per
l’azienda
• Una migliore produttività
• Minori interventi manuali
• Una maggiore flessibilità
• Una condivisione intelligente delle risorse
• Un clima di maggiore sicurezza
“La reportistica a livello di pagina salvaguarda l’integrità dei dati garantendo che venga stampata
ogni pagina di ciascun documento. I rapporti emessi dal sistema offrono una prova verificabile del
lavoro di stampa effettuato. Se, per una ragione qualsiasi, una o più pagine non vengono stampate,
il sistema rileva questa omissione e ci permette di ristampare le pagine mancanti. La soluzione
proposta da Ricoh si adatta perfettamente alle nostre esigenze”.
Situata a Lemgo, in Germania, KRZ offre una gamma di servizi di supporto informatico a
beneficio di organizzazioni del settore pubblico, tra cui società di gestione dati, di stampe e
di distribuzione. KRZ è stato il primo fornitore di servizi locali in Germania ad aggiudicarsi
l’accreditamento ISO 27001 per le best practice utilizzate nella gestione della sicurezza delle
informazioni. La società si avvale delle soluzioni di stampa di Ricoh da oltre 10 anni.
Fatti e cifre che compaiono in questo opuscolo si riferiscono a
specifiche storie aziendali. Singole circostanze possono dar luogo a
risultati differenti. Tutti i nomi di società, marchi, prodotti e servizi
sono di proprietà e costituiscono marchi registrati dei rispettivi
proprietari.
Copyright© 2012 Ricoh Europe PLC. Tutti i diritti riservati. Il
presente opuscolo, i relativi contenuti e/o layout non possono
essere modificati e/o adattati, copiati, in tutto o parte, e/o
incorporati in altri documenti senza il preventivo premesso scritto
da parte di Ricoh Europe PLC.
www.ricoh-europe.com