Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione Concorso “Premiamo i risultati” DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE -1- PREMESSA Il “documento di partecipazione” ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all’help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: •in formato PDF •entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 •con inoltro all’indirizzo di posta: [email protected]. La valutazione del documento, per l’ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare. -2- PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano LA CITTA’ PRENDE PER MANO LA DISABILITA’ __________________________________________________________________________ Responsabile: Cognome: MORO Nome: VANNA Telefono: 0544482097 E-mail: [email protected] Ruolo: DIRIGENTE Referente: Cognome: FENATI Nome: MARCELLA Telefono: 0544482126 E-mail: [email protected] Ruolo: FUNZIONARIO Durata dell’intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/12/2009 Eventuali Risorse destinate , escluse le retribuzioni del personale coinvolto1: Ammontare complessivo: €.............................................................……...di cui: - a carico dell’Amministrazione/ufficio:.€........................................................ - a carico di altre Fonti (indicare quali) €…………………………………………………….. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio -4- SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L’intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell’amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali x è un’iniziativa autonoma del proponente altro (specificare)______________________________________________________ 1.2. La decisione di intervenire sull’ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell’organizzazione effettuata con l’utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico X specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) X La necessità di portare a conoscenza delle persone le forme di assistenza ed i benefici/agevolazioni di cui possono aver diritto, in relazione alla propria disabilità. 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: X sì, già realizzate X sì, in corso X sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l’oggetto degli interventi La Regione Emilia Romagna, con legge regionale n.3/99 ha trasferito la funzione di concessione dei benefici economici a favore degli invalidi civili, ciechi e sordi ai Comuni capofila. A seguito di tale disposizione, per ottimizzare il servizio, è stato costituto con tutti i 17 Comuni della Provincia, l’Ufficio Comune ai sensi dell’art.33 del T.U. 267/2000. E’ stato realizzato il Protocollo di lavoro con l’INPS di Ravenna, ente erogatore dei benefici economici, anche con il trasferimento dell’Ufficio Comune presso la sede INPS, che ha migliorato a tutti gli effetti i tempi di erogazione delle prestazioni. E’ stato realizzato direttamente dall’Ente un programma informatico che ha consentito la messa in rete di tutte le fasi concessorie da parte dei vari Enti coinvolti. E’ aperto un tavolo di lavoro permanente costituito dagli Enti che partecipano alle fasi concessorie, dalle Associazioni e dai Patronati, per individuare criticità e miglioramenti nel servizio e che ha portato effettivamente ad adottare procedure concertate migliorative, che oltre a consentire notevoli risparmi per gli Enti, hanno ridotto i tempi di concessione. E’ in corso un piano di informatizzazione a livello regionale (Progetto Repository Unico Regionale), per la creazione di un collegamento fra gli Enti coinvolti nell’accertamento sanitario e -5- nell’ erogazione dei benefici economici agli invalidi civili, ciechi e sordi, che consentirà lo snellimento delle procedure in essere e ridurrà ulteriormente i tempi di attesa 1.4. Motivo prevalente dell’intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo X esigenza di fornire informazioni generali, non frammentate e risposte mirate ai bisogni della disabilità 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l’intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l’intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell’amministrazione/ufficio. Il piano di miglioramento è orientato ai bisogni dell’utenza disabile e della propria famiglia e mira a fornire loro un punto di accesso presso il quale tali utenti devono sentirsi “presi per mano“, con operatori che li guidano lungo il percorso amministrativo per il riconoscimento dell’invalidità civile e degli altri benefici possibili. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene X personale che sarà impegnato a realizzare l’intervento altro……………………………………………………………….. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Il personale interno, già da tempo impegnato nel rapporto con questa fascia disagiata della popolazione, ha avvertito la necessità di fornire informazioni più ampie e risposte più precise su benefici e agevolazioni relative alla disabilità (toppo spesso sconosciute ai potenziali fruitori), che vengono fornite in modo frammentato, con gravi difficoltà per i richiedenti, che sono costretti, comunque a girovagare da un ufficio all’altro, non solo per ottenere il servizio, ma anche per essere posti a conoscenza della sua esistenza. 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) X dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): -6- X dati di funzionamento (specificare quali): 1. indicazione degli utenti assistiti XPartecipazione a momenti seminariali di confronto con altre realtà locali e regionali -7- TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL’INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l’intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell’area: (scegliere l’area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell’area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia X del problema: X cogliere le esigenze degli utenti X interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L’intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell’uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti X fornire un punto di ascolto e di informazione ad ampio spettro nella disabilità -8- 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Creare una rete di informazioni, che permetta all’utente di conoscere tutte le agevolazioni previste per la disabilità con l’indicazione delle istituzioni di riferimento (enti erogatori) cui rivolgersi in relazione ai propri bisogni, sia a livello comunale che provinciale. Ciò in considerazione del fatto che il Comune di Ravenna, come Comune capoluogo di provincia, svolge la funzione concessoria dei benefici economici a favore degli invalidi civili, ciechi e sordi per i 17 Comuni della provincia di Ravenna, con i quali è stato costituito l’Uffiico Comune, ai sensi dell’art.33 del T.U. 267/2000. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l’obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) 1° obiettivo Il primo obiettivo del piano di miglioramento, riguarda la rivisitazione della “guida informativa cittadino invalido civile,cieco e sordo”, già realizzata nell’anno 2006, aggiornata negli anni 2007 e 2008, in base alle disposizioni normative vigenti in materia. Il nuovo documento, oltre alla descrizione del percorso per l’accertamento dell’invalidità civile, cecità e sordità, con l’indicazione degli enti coinvolti in relazione all’ambito di competenza, amplierà il raggio delle informazioni sui benefici e le agevolazioni esistenti. La rielaborazione dell’opuscolo vuol fornire un aiuto concreto a tutti coloro che si trovano in situazione di svantaggio, perché possano essere facilitati nella fruizione di tutti quei servizi necessari per migliorare la loro qualità della vita. All’interno dell’opuscolo verrà dedicata una sezione alle informazioni reperibili sul sito internet del Comune di Ravenna -Sezione disabili-, dove sin da ora è già possibile consultare e stampare i modelli di autocertificazione, necessari per la definizione della pratica di concessione dei benefici economici, le domande di richiesta dei contributi per l’abbattimento delle barriere architettoniche negli edifici privati (L.13/89) e per favorire la permanenza nella propria abitazione (L.R.29/97). 2° obiettivo Realizzazione depliants informativi e manifesti, perché il disabile oltre a sentirsi parte attiva della comunità, possa avere le necessarie conoscenze delle opportunità presenti nel territorio. A tale scopo, verrà attivato il tavolo di lavoro dei i rappresentanti degli Enti coinvolti nel processo (Comune, Az.U.S.L. INPS.). 3° obiettivo Predisporre, con la collaborazione dell’Ufficio Formazione e Qualità, un questionario da distribuire direttamente all’utente, che si reca allo sportello, per verificarne lo stato di soddisfazione. L’analisi dei dati risultanti nel questionario, permetterà di individuare le aree di criticità, su cui operare miglioramenti. 4° obiettivo Creare una rete di collegamenti e relazioni, anche attraverso la redazione di un piano di comunicazione che, a partire dall’interno del Comune permetta, sia agli operatori socio-sanitari che ai cittadini, di conoscere le offerte dei servizi e fornire e ricevere le risposte adeguate alle necessità e ai bisogni. -9- 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell’intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento Il piano di miglioramento, coinvolgerà uffici interni all’Amm.ne comunale e uffici esterni; nel personale coinvolto dovrà maturare il desiderio di cambiamento, da tradursi nel confronto con altri colleghi, che hanno avvertito la necessità di “modificare il proprio ruolo” di pubblico dipendente- burocrate, ponendosi al servizio delle persone meno fortunate e in difficoltà. Ad obiettivo raggiunto, i destinatari intermedi (dipendenti pubblici) dovranno avere la percezione della “mission”. Anche i destinatari finali/utenti dovranno avvertire il cambiamento, che si tradurrà nel miglioramento dell’erogazione dei servizi, equivalente a maggiore disponibilità nei loro confronti, nell’ascolto dei loro bisogni e soprattutto nella tempestività a fornire risposte adeguate. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell’intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. 1. Redazione nuova “guida informativa” 2. Realizzazione depliants informativi e manifesti 3. Redazione piano di comunicazione e inserimento sul sito internet del Comune di Ravenna – Sezione disabili- della nuova guida e dell’ulteriore materiale informativo 4. Predisposizione questionario e sua distribuzione 5. Formazione interna per aggiornamento del personale interessato ai processi di miglioramento - 10 - 2 LE ATTIVITA’ PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Fase 1 Redazione nuova “guida” 1.1 Selezione informazioni integrative 1.2 Adeguamento tabelle riassuntive relazione alla normativa vigente 1.3 Redazione nuova “guida” 1.4 Trasmissione guida ai soggetti individuati nel piano di comunicazione Fase 2 Realizzazione depliants informativi e manifesti 2.1 Attivazione del gruppo di lavoro degli Enti coinvolti nel processo e determinazione calendario incontri Studio del progetto e scomposizione delle attività in base alle competenze di ogni ente Realizzazione del depliant informativo e del manifesto Affissione dei manifesti su tutto il territorio provinciale e distribuzione dei depliants informativi nei luoghi maggiormente frequentati da persone anziane e disabili per rispondere alle necessità e ai loro bisogni, meglio individuati nel piano di comunicazione 2.2 2.3 2.4 2.5 dei benefici - 11 - Indicatori di realizzazione guida informativa n. guide rielaborate ___________________ n. guide da rielaborare Depliant informativo e manifesto n. depliants informativi e manifesti realizzati n. depliants informativi e manifesti da realizzare in Fasi Fase n.3 Attività Output attesi la redazione di un piano di comunicazione, che, a Piano di comunicazione partire dall’interno del Comune, permetta, sia agli operatori socio-sanitari che ai cittadini, di conoscere le offerte dei servizi e fornire e ricevere le risposte adeguate alle necessità e ai bisogni. 3.1 Realizzazione del piano di comunicazione 3.2 Inserimento della nuova guida e del materiale informativo sul sito internet del Comune di Ravenna – Sezione disabili - 3.3 Presentazione del materiale agli operatori socio-sanitari e ai cittadini - 12 - Indicatori di realizzazione n.piani di comunicazione realizzati n. piani di comunicazione da realizzare FASI Attività Fase 4 Realizzazione questionario 4.1 Costituzione gruppo di lavoro per la questionario realizzazione del questionario Invio calendario ai componenti il gruppo tecnico di lavoro Individuazione domande da rivolgere all’utenza per verificare il grado di soddisfazione nell’erogazione del servizio, nella disponibilità all’ascolto e nella immediatezza delle risposte Predisposizione del questionario Somministrazione diretta all’utenza che si reca allo sportello, per ricevere informazione sullo stato della pratica Raccolta dati inseriti nel questionario per verificare il grado di soddisfazione o eventuali criticità Analisi dati risultanti al fine di migliorare l’erogazione del servizio 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 Output attesi - 13 - Indicatori di realizzazione n. questionari distribuiti n. questionari da distribuire - 14 - 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Redazione nuova guida Indicatore (descrizione e unità di misura) n. guide rielaborate n. guide da rielaborare n. depliants e manifesti realizzati n. depliants informativi e manifesti da realizzare n.piani di comunicazione realizzati n.piani di comunicazione da realizzare Realizzazione depliants informativi e manifesti Creazione di una rete di collegamenti e relazioni fra i cittadini e gli operatori socio-sanitari attraverso la redazione di un piano di comunicazione Predisposizione questionario n. questionari distribuiti n.questionari da distribuire Target =1 =1 =1 =1 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano X Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 6 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Dirigenti Funzionari Compiti 1 3 Altro personale 4 Gg/impegno Calendariare gli incontri Definire e condividere gli obiettivi del gruppo Definire i compiti dei componenti il gruppo, ottimizzando le risorse disponibili Verificare periodicamente la prosecuzione del progetto e delle varie attività secondo l’andamento stabilito Costituire sottogruppi di lavoro in relazione ai compiti assegnati Gestire rapporti con i referenti degli uffici interni/esterni Definire incontri con gli altri colleghi per verificare lo stato d’arte del progetto e relazionale al Dirigente Eseguire i compiti assegnati, rapportandosi con i propri responsabili Rispettare i tempi prefissati Evidenziare eventuali criticità nella realizzazione del progetto - 15 - 2gg al mese 2 gg al mese 1 gg la settimana 3.3. Indicare l’eventuale apporto dell’amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) di altri soggetti (personale di altri uffici n.1 Funzionario dell’Ufficio Formazione e Qualità per la realizzazione del questionario da distribuire alla cittadinanza per verificare il grado di soddisfazione dell’utenza n.1 Funzionario dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico per definire il piano di comunicazione interna ed esterna che comprenda gli Enti ed Associazioni coinvolte nel tema della disabilità n.1 Tecnico del Centro Stampa Comunale per la realizzazione della parte grafica dell’opuscolo informativo, dei depliants e dei manifesti. - 16 - 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) L’ufficio proponente il piano di miglioramento dovrà rapportarsi con gli enti erogatori di servizi/benefici, definendo eventualmente un calendario di incontri. Incontri dovranno essere realizzati anche per la definizione dei depliants informativi e dei manifesti con i tecnici del Settore. Successivamente, con la collaborazione del personale dell’Ufficio Relazioni con il pubblico, verrà definito il piano di comunicazione, che consentirà un’ampia diffusione del materiale prodotto nel territorio provinciale. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza L’Ufficio comunale ritiene di non avvalersi di consulenze esterne, ma esclusivamente della collaborazione di risorse umane interne. 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell’intervento e il raccordo con i vertici dell’ufficio/amministrazione La direzione e valutazione delle varie fasi dell’intervento verranno fatte, come già specificato, dal Dirigente componente del gruppo di lavoro, che verificherà periodicamente la prosecuzione del progetto e delle varie attività, secondo l’andamento stabilito. 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività L’Ufficio Comunale coordinerà il tavolo che verrà costituito con gli attori interni/esterni coinvolti nel piano di miglioramento e individuati secondo la propria sfera di competenza. Provvederà a definire un calendario di incontri per verificare lo stato del progetto, verificando in corso d’opera, eventuali criticità, che possano generare scostamenti nella realizzazione del piano stesso. - 17 - 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l’andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. L’Ufficio fisserà, come detto, incontri con cadenza mensile, con gli attori coinvolti nel piano di miglioramento, in modo tale da verificare in tempo reale l’andamento delle attività, attraverso la tabella, in cui sono state descritte le varie fasi dei progetti e il diagramma di Gant, che rappresenta uno strumento utile per la verifica di eventuali scostamenti, rispetto ai tempi e ai risultati prefissati. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l’intervento e i suoi esiti Attraverso il piano di comunicazione, che verrà definito con il Responsabile dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico, saranno individuati gli Enti, gli Organismi Istituzionali e le Associazioni presenti sul territorio comunale e provinciale, ai quali sarà inviato il materiale informativo realizzato, al fine di una diffusione ampia e mirata. La soddisfazione dell’utente verrà monitorata, come già evidenziato, attraverso la distribuzione diretta allo sportello, di un questionario, per risolvere eventuali criticità, che venissero evidenziate. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell’intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi L’ostacolo maggiore da superare, potrebbe riguardare il coinvolgimento nel piano di miglioramento, degli Enti esterni. L’Amministrazione Comunale, cercherà di coinvolgere i responsabili degli enti coinvolti, per migliorare l’erogazione dei servizi nel processo di concessione e liquidazione dei benefici economici, considerato che si tratta di un argomento di forte impatto sociale. 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano - 18 - Concorso Premiamo i risultati Nome Attività GEN 09 PIANO DI MIGLIORAMENTO LA CITTA' ID PRENDE PER MANO LA DISABILITA' Progettazione del piano di miglioramento definizione del piano di miglioramento e 1 individuazione dei progetti obiettivi 2 individuazione dei partner interni ed esterni 3 redazione di un calendario di incontri 4 5 6 7 8 1 fase redazione guida nuova selezione informazioni integrative adeguamento tabelle riassuntive dei benefici in relazione alla normativa vigente redazione nuova guida trasmissione guida ai soggetti individuati nel piano di comunicazione 2 realizzazione di dépliant informativi e manifesti Attivazione del gruppo di lavoro degli Enti coinvolti nel processo e determinazioni 9 calendario incontri studio del progetto e scomposizione delle 10 attività in base alle competenze di ogni ente studio per la realizzazione grafica del dépliant 11 informativo 12 13 affissione dei manifesti su tutto il territorio distribuzione dei dépliant informativi nei luoghi maggiormente frequentati da persone anziane e disabili per rispondere alle necessita e ai loro bisogni, meglio individuati nel piano di 14 comunicazione FEB 09 MAR 09 APR 09 MAG 09 GIU 09 LUG 09 AGO 09 SET 09 OTT 09 NOV 09 DIC 09 Concorso Premiamo i risultati Nome Attività 15 16 17 19 20 21 22 23 24 25 3 creare una rete di collegamenti e relazioni, anche attraverso la redazione di un piano di comunicazione, che, a partire dall'interno del Comune, permetta, sia gli operatori socio-sanitari che ai cittadini, di conoscere le offerte dei servizi e fornire e ricevere le risposte adeguate alle necessità e ai bisogni. Realizzazione del piano di comunicazione Inserimento della nuova giuda e del materiale Informativo sul sito internet del Comune di Ravenna Sezione disabili Presentazione del materiale agli operatori socio- sanitari 4 fase realizzazione questionario costituzione gruppo di lavoro per la realizzazione del questionario invio calendario ai componenti il gruppo tecnico di lavoro individuazione domande da rivolgere all'utenza per verificare il grado di soddisfazione dell'erogazione del servizio, nella disponibilità all'ascolto e nella immediatezza delle risposte predisposizione del questionario somministrazione diretta all'utenza che si presenta allo sportello raccolta dati inseriti nel questionario per verificare il grado di soddisfazione o eventuali criticità Analisi dati risultanti al fine di migliorare l'erogazione del servizio GEN 09 FEB 09 MAR 09 APR 09 MAG 09 GIU 09 LUG 09 AGO 09 SET 09 OTT 09 NOV 09 DIC 09