Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
Concorso “Premiamo i risultati”
DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE
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PREMESSA
Il “documento di partecipazione” ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di
miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura.
Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le
indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con
alternative di risposta e istruzioni per la compilazione.
Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del
responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all’help
desk del concorso per chiarimenti.
Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le
20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva.
La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente:
•
•
•
in formato PDF
entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008
con inoltro all’indirizzo di posta: [email protected].
La valutazione del documento, per l’ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la
coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a
valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare.
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PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE
(amministrazione/ufficio)
FARMACIA COMUNALE DI SANT’ILARIO D’ENZA (RE)
Firma del responsabile della candidatura
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PRIMA SEZIONE
ANAGRAFICA
Denominazione del Piano
Progetto di miglioramento dei servizi erogati dalla Farmacia Comunale per una maggior
soddisfazione dei cittadini.
Responsabile:
Cognome:_Roncada_ Nome: _Giuseppe_
Telefono: _0522/672492_ E-mail: _ [email protected] _
Ruolo: _Direttore Farmacia_
Referente:
Cognome:_Plaitano_ Nome: _Alice_
Telefono: _333-2052464_ E-mail: [email protected]_
Ruolo: _Farmacista Collaboratrice_
Durata dell’intervento in mesi : _12_
Periodo di realizzazione:
da 01/01/2009
a 31/12/2009
Eventuali Risorse destinate , escluse le retribuzioni del personale coinvolto1:
Ammontare complessivo: €.1200........................................................……...di cui:
- a carico dell’Amministrazione/ufficio:.€.1200.......................................................
- a carico di altre Fonti (indicare quali) €……………………………………………………..
Non sono previste risorse
1
Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio
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SECONDA SEZIONE
SCENARIO DI RIFERIMENTO
1 ORIGINE DEL PIANO
1.1. L’intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in:
(sono possibili più risposte)
x documenti di programmazione generale dell’amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale,
altra documentazione, ecc.)
x piani di miglioramento/programmi settoriali
è un’iniziativa autonoma del proponente
x altro (specificare)_Programma di miglioramento AUSL
1.2. La decisione di intervenire sull’ambito scelto deriva da:
(sono possibili più risposte)
autovalutazione sullo stato dell’organizzazione effettuata con l’utilizzo di metodologie
appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.)
x risultati di indagini di customer satisfaction
analisi dei reclami raccolti in modo sistematico
x specifica indagine realizzata da personale interno
specifica indagine realizzata da consulenti
indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit
x richiesta del vertice (politico o amministrativo)
altro (specificare)_______________________________________________
1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento:
sì, già realizzate
x sì, in corso
sì, già programmate
NO
Se sì, specificare sinteticamente l’oggetto degli interventi
Consegna referti – Farmacup – Ricezione referti via fax dalla cardiologia più vicina – Servizi____
gratuiti di prova pressione e pesatura neonati – Effettuazione test ematici – Noleggio apparecchi_
sanitari – Distribuzione pannolini ecologici per neonati a prezzo ridotto – Distribuzione piantina___
servizi sanitari.__________________________________________________________________
1.4. Motivo prevalente dell’intervento:
(una sola risposta)
carenza di un servizio/processo
esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi
esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder
esigenza di ridurre i costi
esigenza di migliorare il clima organizzativo
x altro (specificare):_Esigenza di migliorare il servizio esistente e rispondere alle nuove
domande dei cittadini_____________________________________________________
-5-
1.5. Definizione del problema
Illustrare il problema che l’intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare
evidenziare a quali bisogni l’intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di
interesse implicati, che dell’amministrazione/ufficio.
Evitare al cittadino diversi spostamenti per più servizi, ad es: distribuire farmaci (Farmacia), ritiro
referti (AUSL), prenotazioni visite (CUP di altro Comune), prova pressione gratuita (Medico di___
base), ritiro referti per Tempo di Quick (Cardiologia di altro Comune), test ematici (Laboratorio di
analisi) quindi fare in modo che il cittadino possa usufruire di piú servizi in un unico luogo._____
2 ELABORAZIONE DEL PIANO
2.1. La progettazione ha coinvolto:
(sono possibili più risposte)
utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene
altri portatori di interesse
x responsabili del settore/dei settori su cui si interviene
x personale del settore/dei settori su cui si interviene
personale che sarà impegnato a realizzare l’intervento
x altro…AUSL……………………………………………………………..
Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento:
- Piano esecutivo di gestione______________________________________________________
- Accordo di collaborazione con AUSL_______________________________________________
- Incontri specifici con il personale coinvolto (Farmacia, Anagrafe, Servizi sociali, Punto
informazione del Comune, Ufficio tecnico)___________________________________________
2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema
(indicatori di criticità):
(sono possibili più risposte)
x dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali):
Analisi del problema insieme all’AUSL che ha riscontrato il disagio del
cittadino_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
x dati di funzionamento (specificare quali):
La Farmacia non è solamente un luogo di distribuzione di farmaci ma anche un luogo ove
gestire altri servizi collegati all’aspetto sociosanitario._________________________________
Altro (specificare)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
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TERZA SEZIONE
CARATTERISTICHE DELL’INTERVENTO
1 GLI OBIETTIVI
1.1 Con l’intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell’area:
(scegliere l’area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell’area scelta)
del contesto:
integrare le amministrazioni
valorizzare la comunità
rinnovare il rapporto centro/periferia
x
del problema:
x cogliere le esigenze degli utenti
x interpretare la missione
x analizzare la situazione, definire obiettivi
della soluzione:
coinvolgere il personale
utilizzare tecnologie e metodi
gestire le risorse economiche
del risultato:
controllare i risultati
valutare gli effetti
consolidare e diffondere le buone pratiche
1.2 L’intervento si basa prioritariamente su:
(una sola risposta)
innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge
ottimizzazione nell’uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza
(es. risparmi)
x gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i
ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc.
modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione
modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale
modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti
altro (specificare)__________________________________________________
-7-
1.3 Descrivere gli obiettivi
Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano)
Valorizzazione delle risorse umane e responsabilizzazione rispetto ai risultati.______________
Ottimizzazione delle risorse e razionalizzazione dei costi (anche per l’AUSL locale). Riduzione_
dei tempi di attesa dell’utenza. Collaborazione tra Enti pubblici. Innovazione ed introduzione di_
servizi aggiuntivi per incrementare l’utenza con conseguente aumento degli utili d’azienda____
Minor produzione di rifiuti e sostegno alle famiglie.____________________________________
Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l’obiettivo generale, anche in
relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni
previste)
Consegna referti analisi di laboratorio, Farmacup, Ricezione referti via fax dal reparto di _______
Cardiologia dell’Ospedale più vicino, Misurazione pressione gratuita, Pesatura neonati, ________
Distribuzione kit iniziale pannolini ecologici a minor prezzo, Distribuzione piantine del Comune con
indicazione di Medici e strutture sanitarie, Effettuazione di test ematici rapidi, Noleggio apparecchi
sanitari.________________________________________________________________________
1.4 Descrivere i risultati attesi
Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell’intervento come
conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento
L’utenza, in particolare anziani e malati, trova tutti i servizi in un solo luogo mentre prima doveva
recarsi in più posti (CUP, AUSL, Laboratorio d’analisi, Medici di base) dislocati in diversi territori.
Sensibilizzazione del cittadino al rispetto dell’ambiente attraverso l’incentivazione all’utilizzo di _
prodotti ecocompatibili finalizzati alla riduzione dei rifiuti. Sostegno economico alle famiglie.____
1.5 Descrivere il prodotto finale dell’intervento
Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi.
- Dare al cittadino un servizio sempre più efficiente e a lui più vicino_______________________
- Incrementare le entrate del Comune_______________________________________________
- Minore produzione di rifiuti_______________________________________________________
______________________________________________________________________________
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2 LE ATTIVITA’ PREVISTE
2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna
attività
Fasi
Attività
CONSEGNA REFERTI ANALISI DI LABORATORIO
Fase 1: Studio di
fattibilità
Fase 2: Confronto con
organo politico
Fase 3: Accordo con
AUSL
Fase 4: Organizzazione e formazione
del personale
Fase 5: Attivazione
del servizio
Fase 6: Monitoraggio
del servizio
Output attesi
- Soddisfazione
utenza
- Riduzione
costi AUSL
- Maggiore
afflusso
di
utenti
in
Farmacia
- Miglioramento
della
qualitá
dei
servizi
erogati
FARMACUP
Fase 1: Studio di
fattibilità
Fase 2: Confronto con
organo politico
Fase 3: Accordo con
AUSL
Fase 4: Allestimento
angolo Farmacup in
Farmacia
Fase 5: Formazione
del
personale
coinvolto
Fase 6: Attivazione
del servizio
Fase 7: Monitoraggio Segue
Indicatori di realizzazione
- Attivazione del servizio
- Numero referti
segnati
- Numero reclami
con-
- Riduzione dei
tempi di attesa
- Riduzione
costi AUSL
- Maggiore
afflusso utenti - Effettivo
allestimento
in Farmacia
angolo prenotazioni
- Riduzione
spostamenti a
carico
dell’utenza
- Numero
prenotazioni
effettuate
- Numero reclami
-9-
del servizio
RICEZIONE REFERTI VIA FAX DALLA CARDIOLOGIA PIÚ VICINA
Fase 1: Accordo con
il
reparto
di
Cardiologia
Fase 2: Attivazione
del servizio
Fase 3: Monitoraggio
del servizio
- Riduzione
spostamenti a
carico
dell’utenza
- Soddisfazione
di un’utenza
particolare
- Numero fax ricevuti
(utenti anziani
e infartuati)
MISURAZIONE PRESSIONE GRATUITA
- Tenere sotto
controllo
le
condizioni di
salute
dell’utenza
- Diminuzione
- Numero
dei tempi di
provate
attesa presso
il Medico di
base
Fase 1: Informazione
dell’implementazione
del servizio
Fase 2: Attivazione
del servizio
Fase 3: Monitoraggio
di
pressioni
PESATURA NEONATI
Fase 1: Informazione
dell’implementazione
del servizio
Fase 2: Attivazione
del servizio
Fase 3: Monitoraggio
- Servizio
alle - Numero mamme che
neomamme
beneficiano del servizio
- Suggerimenti
e
consiglio
all’utenza
- Risparmio per - Numero misure effetil cittadino che
tuate
evita
l’acquisto
della bilancia
Segue
- 10 -
DISTRIBUZIONE KIT INIZIALE PANNOLINI ECOLOGICI A MINOR
PREZZO
Fase 1: Redazione
Fase
2:
Progetto
pubblico per aiuti alle
famiglie
Fase 3: Confronto
tecnico per studio di
fattibilità
Fase 4: Coinvolgimento
personale
(Farmacia, Anagrafe,
Servizi sociali e Punto
informazioni)
Fase 5: Individuazione
luogo
di
ricezione
delle
richieste
individuali
(Anagrafe)
Fase 6: Individuazione
luogo
di
distribuzione
(Farmacia)
Fase 7: Opera di
sensibilizzazione da
parte
dei
Servizi
sociali
Fase 8: Attivazione
del servizio
Fase 9: Monitoraggio
- Supporto alle - Numero delle famiglie
famiglie
per
coinvolte
riduzione
spese
- Sensibilizzazione
al
rispetto
dell’ambiente
e riduzione di
rifiuti
- Pubblicizzare i
servizi
della
Farmacia
Comunale
- Incremento
degli utili d’azienda
- Numero
distribuiti
dei
buoni
DISTRIBUZIONE PIANTINE DEL COMUNE CON INDICAZIONE DEI
MEDICI E DELLE STRUTTURE SANITARIE
Fase 1: Raccolta dati
Fase
2:
Stesura
opuscolo
Fase 3: Stampa in Segue
- Agevolare
nuovi
immigrati
emigrati
- 11 -
i
ed
e - Numero piantine stam-
collaborazione
con
l’ufficio tecnico
Fase 4: Distribuzione
Fase 5: Aggiornamento periodico
Fase 6: Monitoraggio
comunque far
pate
conoscere a
tutti i servizi - Numero piantine distriesistenti
nel
buite
territorio
EFFETTUAZIONE TEST EMATICI RAPIDI
Fase
1:
Acquisto
strumento necessario
Fase 2: Formazione
del
personale
coinvolto
Fase 3: Allestimento
di una postazione
dedicata
Fase 4: Attivazione
del servizio
Fase 5: Monitoraggio
- Tenere sotto
controllo
le
condizioni di
salute
dell’utenza
- Evitare
all’utenza
l’obbligo
di
doversi recare
in laboratorio - Numero
ed evitare l’ateffettuate
tesa di qualche giorno per
il risultato
di
prove
NOLEGGIO APPARECCHI SANITARI
Fase 1: Messa a
disposizione
di
apparecchi
quali
aerosol,
tiralatte,
bilance pesaneonati e
stampelle.
Fase 2: Accordo sul
costo del noleggio
Fase 3: Attivazione
del servizio
Fase 4: Monitoraggio
- Risparmio per
il cittadino che
evita
l’acquisto di
tali apparecchi
- Numero noleggi effettuati
- 12 -
Fasi
Attività
Output attesi
- 13 -
Indicatori di realizzazione
2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto
Risultati attesi
(vedi domanda 1.4)
Indicatore (descrizione e unità di
misura)
L’utenza trova tutti i servizi in un Numero servizi erogati al
solo luogo (Farmacia) senza cittadino senza aggravio per il
doversi recare in altre strutture bilancio dell’Ente
localizzate in posti diversi dal
proprio Comune
Target
Innovazione e miglioramento della qualitá
dei servizi
Soddisfazione
dell’utenza.
Aumento
dell’utile
d’Azienda
3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE
3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e
realizzazione del piano
x Si
No
3.2 Se si, indicare:
N. componenti del gruppo di lavoro
_______4+1_____________
Caratteristiche del gruppo di lavoro
Ruolo
Dirigenti
Funzionari
Altro personale
Compiti
Segretario Comunale
Farmacisti
3.3. Indicare l’eventuale apporto
dell’amministrazione
(specificare numero, ruolo e funzioni)
di
altri
Gg/impegno
20
125x4
soggetti
(personale
di
altri
uffici
- 3 - Demografici – Anagrafe/Stato civile___________________________________________
- 3 - Servizi sociali – Assistenti sociali_____________________________________________
- 1 - Punto informazione - Centralinista____________________________________________
- 1 – Ufficio Tecnico - Geometra_________________________________________________
- 14 -
4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI
4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre
amministrazioni, altri soggetti)
Accordo con l’AUSL per consegna referti, ricezione fax e prenotazioni Farmacup______________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla
consulenza
Non sono previste consulenze______________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
5 DIREZIONE E VALUTAZIONE
5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell’intervento e il raccordo con i vertici
dell’ufficio/amministrazione
Monitoraggio continuo e costante nel tempo.___________________________________________
Verifica semestrale stato di attuazione degli obiettivi previsti nel piano esecutivo di gestione (PEG)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività
Il Direttore di Farmacia coordina le attività gestendo le risorse ed il personale. Tiene contatti per__
eventuali problematiche con l’AUSL e con i cittadini utenti del servizio_______________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
- 15 -
5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l’andamento delle attività nel corso della
realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi.
Controllo giornaliero numero referti. Controllo trimestrale numero prenotazioni CUP. Controllo___
semestrale numero buoni per acquisto pannolini ricevuti. Controllo annuale numero pressioni, ___
test ematici effettuati e apparecchi sanitari dati a noleggio. Controllo bimestrale numero cartine___
del Comune distribuite. Verifica obiettivi Piano esecutivo di gestione.________________________
______________________________________________________________________________
5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste
per far conoscere l’intervento e i suoi esiti
Sito internet, Distribuzione avvisi da parte dell’AUSL, Avvisi in Farmacia, Punto informazione ____
Comune, Giornali locali e quotidiani a livello provinciale, Lettera individuale alle famiglie per le ___
neomamme, Pubblicizzazione nelle scuole____________________________________________
______________________________________________________________________________
6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO
6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell’intervento e cioè i principali problemi che si
ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi
Problemi comunicativi tra Farmacia e AUSL___________________________________________
Eventuali disfunzioni dei sistemi informativi ed informatici_________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO
7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano
- 16 -
Gen
Distribuzione
referti
Studio di
fattibilità
Confronto con
Organo politico
Feb
Accordo
AUSL
Mar
Farmacup
Ricezione
fax
Studio
di Accordo
fattibilità
con
il
Confronto
reparto di
con organo
cardiologia
politico
con Accordo con Attivazione
AUSL
del servizio
Allestimento
angolo
Farmacup in
Farmacia.
Formazione
del personale
Organizzazio- Attivazione
ne e formazio- del servizio
ne del personale
Attivazione del
servizio
Mag
Lug
Ago
Monitoraggio
Sett
Ott
Nov
Dic
Monitoraggio
Misura
Pesatura
Test
pressione
neonati
ematici
Informazione
Acquisto
dell’implementazione del strumento
servizio
Allestimento
postazione
dedicata
Confronto tec- Stesura
Attivazione del servizio
Formazione
nico per studio opuscolo
del
di fattibilità
Stampa in colpersonale
laborazione con
coinvolto
l’Ufficio tecnico
Distribuzione
Coinvolgimento
del personale
(Anagrafe,
Farmacia,
Servizi sociali)
Individuazione
del luogo di
ricezione delle
richieste
individuali
(Anagrafe)
Individuazione
del luogo di
distribuzione
(Farmacia)
Opera di sensibilizzazione da
parte dei Servizi sociali
Attivazione del
servizio
Monitoraggio
Apr
Giu
Distribuzione
Distribuzione
kit pannolini
cartine
Redazione
Raccolta dati
Progetto pubblico per aiuti
alle famiglie
Monitoraggio
Noleggi
Messa a
disposizione
degli
apparecchi
Accordo
sul costo
del
noleggio
Attivazione
del
servizio
Attivazione
del servizio
Aggiornamento
Monitoraggio
Aggiornamento
Monitoraggio
Aggiornamento
Monitoraggio
Monitoraggio
Aggiornamento
Monitoraggio
Monitoraggio
Monitoraggio
- 17 -
Aggiornamento
Monitoraggio
Monitoraggio
Monitoraggio
Monitoraggio
Monitoraggio