Handsystem s.r.l.
H.I.B.I.S.: Il back-office assicurativo
Gennaio 2008
1
aa
Fondamenti del progetto
I principi di fondo del progetto “back-office” si basano sull’esigenza di avere un
sistema di agenzia che sia strumento completo di gestione con particolare
riferimento alla centralità del Cliente e alla gestione del Multimandato.
Sono state scelte tecnologie moderne supportate da produttori leader mondiali,
con linguaggi di sviluppo conosciuti ed universalmente utilizzati.
L’interfaccia utente è uniforme in tutte le funzionalità.
Il sistema è di tipo Client/Server con possibilità di pubblicare informazioni a
mezzo WEB o rendere disponibili informazioni specifiche a utenti certificati.
Il sistema è strettamente integrato al mondo Windows ed Office e fruisce di
strumenti standard di elaborazione dell’informazione quali Crystal Report,
Microsoft Excel e WinWord nonché formati standard di interscambio quali XML,
PDF, JPG, ecc.
Il sistema comunica verso l’esterno direttamente dall’applicativo a mezzo email, SMS, MMS.
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Obiettivi del progetto
Le scelte strategiche delle Compagnie di Assicurazioni prevedono applicativi
centralizzati che governino in maniera esaustiva le problematiche legate
all’emissione dei contratti, alla gestione degli incassi, alla gestione e liquidazione
dei sinistri.
Per le agenzie, intese come realtà locali radicate sul territorio, con autonomia
gestionale ed organizzativa, diventa indispensabile dotarsi di un sistema informativo
che permetta di integrare, da un lato la gestione assicurativa e dall’altro tutte le
attività legate alla cura del cliente, alle incombenze amministrative, commerciali,
contabili e fiscali caratteristiche di una struttura articolata e complessa qual é
l’Agenzia di assicurazione.
Il sistema è “ATTIVO”, ovvero in grado di consigliare gli utenti sulle attività da
eseguire in base a scadenze ricavabili dalle informazioni del sistema.
L’applicativo è multi compagnia per la gestione di più mandati.
L’applicativo ha un sistema di profilazione utenti per consentire di mantenere e
visualizzare informazioni filtrate sulla base delle caratteristiche degli operatori.
La base dati è stata progettata in modo da contemplare tutte le informazioni
necessarie alla gestione degli aspetti evidenziati e le funzionalità che rispondono
all’esigenza di dialogare con i sistemi di Compagnia e di fornire il supporto alle
attività specifiche dell’agenzia.
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Il sistema di Back Office
Modulo
Acquisizione
Applicativo di
Gestione
Portafoglio
ON-LINE
Interrogazione
Web
OndaUP
Acquisizione
Incrementale
Quadratura Cassa
E/C Subagenti
E/C Coassi
Registri Contabili
Registri IVA
Calcolo R.A.
Ecc.
Reporting Personalizzato
Richiesta / Spedizione
documenti in modo
asincrono
Modulo Servizi
Modulo Sicurezza
Gestione Backup/Restore
Gestione Aggiornamenti
Definizione Gruppi
Definizione Utenti
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Modulo Gestione
Gestione Rendiconto Provvigioni
Calcolo Provvigioni Passive
Gestione Liste Quietanzamento
Gestione Arretrati/Solleciti
Gestione Sospesi
Gestione Dettagli F.Cassa
Modulo
Interrogazione
Modulo CRM
Gestione Clienti/Leads
Agenda
Calendario Attività
Mailing-list
Appuntamenti
Comunicazioni
Cronologia Contatti
Archiviazione Ottica Documenti
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Reporting
Personalizzato
Statistiche
Spedizione Documenti
e Report via E-mail
Gestione Documenti
Archiviati
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Estrazioni Dati
Personalizzate
Dati per Postel
Dati per Mailing
Dati per Excel,Word,
ecc.
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Il prodotto
H.I.B.I.S. è un applicativo verticale ottenuto dallo sviluppo
di componenti aggiuntivi attuati con il framework ESTRO(*)
sulla struttura del gestionale OndaUP(*).
L’utilizzo di un prodotto consolidato,affidabile e di larga
diffusione
nonché
di
uno
strumento
R.A.D.
tecnologicamente avanzato sono garanzia di un sistema di
altissima qualità.
(*) I prodotti OndaUP ed ESTRO sono di proprietà della società
EDISOFTWARE S.R.L..
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La società
Handsystem nasce con lo scopo di creare una struttura che ponga il cliente al
centro del proprio lavoro e dei propri obiettivi: il nome ed il logo fanno esplicito
riferimento all’intento di “dare una mano” ai clienti nell’appianamento delle
problematiche legate al sistema informativo proponendo soluzioni
personalizzate che soddisfino le specifiche realtà.
Handsystem gestisce il sistema informativo di agenzia di “Groupama
Assicurazioni” (circa 400 installazioni).
La scelta tecnologica verso l’ambiente Windows, l’utilizzo di strumenti e
metodologie di sviluppo standard e le consolidate competenze maturate in
decenni di attività nel settore assicurativo, sono garanzia di soluzioni
qualitativamente valide e rispondenti alle esigenze del settore.
Il frutto di queste scelte si è concretizzato nel rilascio dell’applicativo H.I.B.I.S.:
un prodotto innovativo per l'ambiente di lavoro sia per gli strumenti utilizzati sia
per le soluzioni proposte.
Per sfruttare le enormi potenzialità offerte da Internet e dalla Posta Elettronica,
è stato integrato, in H.I.B.I.S., il portale INFO.net della società Edisoftware,
che rende disponibili via WEB dati agenziali selezionati, per categorie di utenti
definite (Subagenti, Clienti, ecc.).
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Aspetti Tecnologici e Partnership
Handsystem si avvale della PartnerShip tecnologica
della società Edisoftware.
Grazie alla stretta collaborazione con Microsoft e alle
certificazioni ottenute, EdiSoftware ha accesso alle più
moderne tecnologie e ai più avanzati laboratori di
implementazione e test.
Lo sviluppo di programmi commerciali e di marketing
congiunto consentono in ogni momento di offrire ai
clienti le tecnologie più innovative sul mercato.
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Architettura di riferimento
Il sistema prevede l’istallazione in ambiente Windows:
sono supportate le versioni da Windows 2000 in poi.
E’ pienamente supportato Windows VISTA.
Tutte le componenti del sistema sono realizzate con
architettura Client-Server.
E’ comunque prevista l’installazione “STAND-ALONE”.
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La base dati
Il database manager “Microsoft SQL Server” è stato
scelto come strumento per la gestione della base dati
H.I.B.I.S. per le sue doti di scalabilità unita
all’affidabilità in tutte le sue configurazioni.
SQL Server, infatti, non è solamente un database
relazionale, è una piattaforma di prodotti integrati e
altamente affidabili, adatti allo sviluppo di soluzioni
“data-centric”, sia per le piccole agenzie che per le
agenzie di classe “Enterprise”.
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Il framework “ESTRO”
•
•
•
•
•
•
ESTRO costituisce un ambiente di sviluppo specifico per la creazione di applicazioni
gestionali nel senso più ampio del termine. La definizione di RAD (Rapid Application
Development) è la definizione che più si addice in considerazione del fatto che tale
ambiente lavora sopra, o meglio, con l’ambiente Visual Basic che a sua volta è
considerato un RAD.
L’attuale versione di ESTRO presenta una revisione architetturale studiata ed
analizzata in collaborazione e con la consulenza di Microsoft Consulting nel rispetto
delle specifiche di Windows DNA e delle evoluzioni future.
Uno degli aspetti principali presi in considerazione dal framework è la semplicità di
utilizzo e la semplicità di integrazione per gli sviluppatori nella realizzazione di
soluzioni verticali perfettamente inserite nel contesto dell’applicazione gestionale.
ESTRO sposa completamente la tecnologia COM (Component Object Module).
Il concetto chiave di questo tipo di tecnologia è quello di superare le barriere dei
linguaggi dei differenti tipi di DLL, OLE e così via, per giungere ad una generica
interfaccia in grado di essere utilizzata in qualsiasi contesto e in qualsiasi linguaggio.
In questo mondo il linguaggio rappresenta solo il mezzo per esprimere e
concretizzare le funzionalità mentre l’architettura ed i mattoni di più basso livello
rappresentano una base comune dove le applicazioni si appoggiano per cooperare e
collaborare per lo scambio di informazioni e servizi.
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Architettura dell’applicazione
Lo schema riporta la struttura di base dell’architettura dell’applicazione finale realizzata con ESTRO.
Si può notare il ruolo chiave del navigatore e dei componenti base dell’ambiente. Il primo ed unico
eseguibile è il Main (Exe) che si occupa di istanziare l’Application presente nell’ObjectModel e
successivamente demanda il controllo al navigatore.
Il navigatore svolge il ruolo di direttore e vigile di tutte le attività offrendo anche molteplici servizi di
visualizzazione di informazioni eterogenee, quali: visualizzazione di files di documentazione (Html),
anteprime di stampa dei report, griglie di visualizzazione di dati tabellari, collegamenti ipertestuali, ecc.
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Struttura della Base Dati
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Anagrafiche
Portafoglio
Contabilità
Tabelle
di Base
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Archivi Anagrafici
Dati Anagrafici
Dati Statistici (Profilazione)
Agenda
Agenzie
Compagnie
Persone
F/G
Relazioni
Indirizzi
Cronologia Contatti
Archiviazione Ottica Documenti
Note
Tipi
Veicoli
Altri Beni
Definizioni
F=Fisica
G=Giuridica
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Immobili
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Archivi di Portafoglio
Arretrati
Pagati
Sospesi
Titoli
Recuperati
Documenti Archiviati
Note
Preventivi
Contratti in vigore
Contratti
Contratti sostituiti
Dettaglio Garanzie
Documenti Archiviati
Note
Sinistri aperti
Sinistri chiusi
Sinistri in trattazione
Sinistri
Sinistri senza seguito
Documenti Archiviati
Note
Liquidazioni
Sinistri
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Dati di Liquidazione
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Archivi Contabilità
Prime Note Manuali
Parametri
di
Colloquio
Prime
Note
Prime Note Automatiche
Piano
dei
Conti
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Archivi di base
Proprietà
Colloquio
Mandanti
Mandati
Provvigionali
Tabelle
Assicurative
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Dettaglio Funzionalità
•
•
•
•
•
•
•
Modulo sicurezza per la profilazione utenti
Modulo di allineamento con mandanti ed enti terzi
Modulo gestionale
Modulo contabile
Modulo CRM
Modulo servizi
Modulo informativo
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Modulo sicurezza
Questo modulo si occupa della gestione della sicurezza e dei diritti di visibilità
dell’applicazione.
Il modello di sicurezza implementato segue, come filosofia, quello della “security” di
Windows, dove l’assegnazione dei gruppi ad una o più voci di menu costituisce
l’approccio base per la visibilità e la gestione degli accessi.
Definizione Utenti e Gruppi:
La definizione dei diritti accesso ed in genere delle possibilità di azione viene fatta a
livello di gruppo. Ogni utente eredita i diritti accesso in funzione del gruppo o dei gruppi
di appartenenza. Questi ultimi, ovviamente, non sono modificabili a livello di singolo
utente.
Log accessi:
Il modulo sicurezza tiene traccia degli accessi all’applicazione memorizzando tutte le
informazioni dell’utente, la data e l’ora di ingresso per facilitare gli interventi di indagine e
manutenzione anche remoti.
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Modulo di allineamento con Mandanti
Questo modulo gestisce l’aggiornamento del database relativamente alle evoluzioni di
portafoglio trasmesse dalle Compagnie Mandanti.
Si tratta di un modulo aperto al colloquio attraverso la gestione di flussi derivanti dai
databases di Direzione.
E’ gestita la sincronizzazione automatica con basi dati di input di tipo SQL, ORACLE e
MS-ACCESS.
E’ prevista l’acquisizione di dati in formato XML o, in alternativa, in formato testo.
E’ prevista una logica di trasmissione di tipo incrementale.
Le attività di ricezione dati avverranno, a seconda del timing concordato con le
Direzioni.
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Modulo Gestionale
I Capitolati provvigionali
Questo modulo prevede tutta la gestione assicurativa propria dell’attività di Agenzia, in
particolare:
Gestione capitolati provvigionali di Agenzia: l’utente inserirà e gestirà il proprio
capitolato, strutturato come da mandati di Direzione.
Gestione capitolati provvigionali dei Collaboratori: l’utente gestirà i capitolati dei
propri collaboratori, definendo un profilo di default e personalizzando solamente i
mandati che esulano dalla definizione standard.
Gestione capitolati provvigionali delle Agenzie Coassicuratrici e Agenzie
Delegatarie: l’utente gestirà i capitolati delle Coassicuratrici, definendo un profilo di
default e personalizzando solamente i mandati che esulano dalla definizione standard.
Rendiconto Provvigioni di Agenzia: il modulo di acquisizione dei dati provenienti dalla
Direzione prevedrà una fase in cui verranno ricalcolate le provvigioni di Agenzia, in base
ai dati contrattuali forniti dalla Compagnia, al fine di confrontare il risultato ottenuto col
dato di Direzione e segnalare le differenze riscontrate con la possibilità di definire dei
margini di tolleranza.
Calcolo provvigioni di Collaboratori, Coassicuratrici e Delegatarie: il modulo di
acquisizione dei dati provenienti dalla Direzione prevedrà una fase in cui verranno
calcolate le provvigioni di Collaboratori, Coassicuratrici e Delegatarie. Tali provvigioni
verranno memorizzate sui titoli.
Il calcolo provvigionale sarà eseguibile anche in un secondo momento, a richiesta.
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Modulo Gestionale: Altre operazioni
Completamento operazioni di incasso titoli e pagamento sinistri: il modulo di
acquisizione dei dati provenienti dalla Direzione prevedrà una fase in cui l’utente potrà
completare le operazioni in oggetto, inserendo i dati necessari per la gestione corretta in
Agenzia delle informazioni: forme di incasso, anticipi a Clienti, abbuoni o eccedenze, ecc.
Il completamento sarà eseguibile anche in un secondo momento, a richiesta dell’utente.
Gestione incassi/anticipi verso Collaboratori, Coassicuratrici e Delegatarie: la
procedura prevedrà la gestione a partite aperte degli anticipi di Collaboratori,
Coassicuratrici e Delegatarie ed il relativo pareggio con il supporto di liste di controllo e
verifica.
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Modulo Gestionale: Altre operazioni
Quietanzamento Titoli:
Scopo della procedura è fornire le informazioni relative ai titoli in scadenza in un periodo
futuro, per poter avviare le necessarie attività per eseguire:
– L’identificazione dei titoli in scadenza,
– I Controlli di congruenza dati Direzione e dati locali,
– Il Ricalcolo provvigioni di Agenzia e confronto con dati di Direzione,
– Il Calcolo provvigioni Collaboratori, Coassicuratrici, Delegatarie,
– I Carichi Subagenti e Delegatarie,
– Le Lettere a Coassicuratrici per scadenze di contratti in delega,
– Le Lettere ai Clienti con raggruppamento scadenze,
– La Predisposizione dati per Postel
Gestione Solleciti:
Scopo di questa funzionalità è sollecitare i clienti che hanno posizioni di contratto scadute
da un certo numero di giorni.
A fronte di un’elaborazione, I titoli scaduti verranno parcheggiati in un’area di lavoro dove
sarà possibile consultarli e selezionarli per la produzione del sollecito: in caso di selezione
verrà prodotta contestualmente la stampa.
I dati di sollecito selezionati e stampati verranno memorizzati in un apposito archivio.
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Modulo Contabilità Generale
Sono previste due configurazioni:
– Livello “Entry”: sono le funzionalità di base per effettuare le
operazioni di foglio cassa (sia automatiche, dall’applicativo di
emissione, che tutte le altre), per gestire i rapporti contabili con
Subagenti e Coassicuratori e produre i supporti da consegnare al
gestore della contabilità.
– Livello “Full”: tutte le funzionalità di Contabilità Generale
(multiazienda e multivaluta), di Contabilità IVA e di Controllo di
Gestione.
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Modulo Contabilità Generale
Inserimento Automatico Prime Note
L’inserimento delle prime note è strutturato in modo da
contemplare il MULTIMANDATO.
E’ prevista la definizione di più linee di mandato.
La codifica di ogni archivio di base è strutturata in
modo da tener conto delle diverse linee di mandato.
–
–
–
–
–
–
Compagnia
Agenzia
Collaboratori
Coassicuratrici e Delegatarie
Forme Pagamento
Codici Cliente
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Modulo Contabilità Generale
La Configurazione del Colloquio
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Parametri Generali
Parametri Mandanti
Collaboratori
Coassicuratrici
Delegatarie
Clienti
Modalità Incasso
Quadratura di Cassa
Causali Assicurative
Utilità (errori colloquio, movimenti di input errati, prime note
provvisorie e definitive)
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Modulo Contabilità Generale
La Contabilità
• Contabilità Fiscale
– Prime Note Contabili
– Prime Note Documenti
– Gestione Percipienti
• Contabilità IVA
– Registro Acquisti
– Registro Corrispettivi
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Modulo Contabilità Generale
Interrogazioni e Reportistica
•
•
•
•
•
Scadenziario Attivo
Scadenziario Passivo
Liste Contabili
Bilancio Verifica Contrapposto
Bilancio Riclassificato
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Modulo CRM
Gestione del Cliente
E’ prevista la gestione del Cliente durante l’intero ciclo produttivo:
dall’acquisizione in portafoglio come “lead”(cliente potenziale), alla
cura in termini di comunicazioni, attività di marketing, servizi vari.
Particolare attenzione viene posta agli aspetti di comunicazione ai
clienti: dalle campagne promozionali, agli avvisi, ai solleciti, ecc.
E’ gestita la cronologia dei contatti.
Sarà prevista la possibilità di archiviare documenti elettronici e
scannerizzati o immagini associandoli al cliente di riferimento.
Per ogni Cliente effettivo o potenziale si potrà:
–
–
–
–
Definire il profilo di appartenenza sulla base di parametri dinamici
Definire le attività da svolgere
Definire gli operatori interessati
Pianificare gli interventi a seconda delle attività previste sui vari profili.
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Modulo CRM
Gestione del Calendario
Viene gestita la visualizzazione del calendario degli eventi.
La visualizzazione degli eventi è completamente personalizzabile,
tramite i parametri, ed è possibile visualizzare gli appuntamenti per più
operatori contemporaneamente, selezionandoli dall’elenco.
E’ previsto il collegamento con Ms-Outlook.
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Modulo CRM
Gestione massiva delle attività
•
Cruscotto Gestione Leads/clienti:
Questa funzionalità permette di compiere operazioni massive sulla
creazione di nuovi appuntamenti e sulla modifica dei parametri
relativi alle anagrafiche dei leads/clienti, la loro eventuale
cancellazione e la trasformazione
da leads a cliente.
I nominativi per i quali effettuare operazioni massive sono identificati
attraverso l’applicazione di filtri.
•
Cruscotto Attività:
Permette di gestire massivamente tutte le attività riguardanti gli
appuntamenti già esistenti. È presente infatti la possibilità di filtrare
gli eventi a seconda delle nostre esigenze ed in seguito apportare
modifiche a parametri come la data, l’operatore e l’etichetta oppure
cancellare gli appuntamenti.
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Modulo Servizi
• Backup/Restore:
E’ prevista una funzionalità di backup dei dati fruibile sia in modalità
manuale sia in modalità automatica con possibilità di schedulare le
sessioni.
• Gestione installazione e aggiornamenti:
E’ prevista una gestione totalmente guidata delle fasi di installazione
del pacchetto, compresa l’integrazione di successivi moduli che
possono ampliare le funzionalità di base.
Gli aggiornamenti saranno gestiti tramite download dal web.
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Modulo Informativo
Questo modulo permette la fruibilità dei dati archiviati
nella Base Dati.
Sono previste le seguenti aree di consultazione:
–
–
–
–
–
–
Anagrafiche,
Portafoglio,
Arretrati,
Pagati,
Sospesi,
Sinistri
Ogni informazione della base dati può essere utilizzata
come filtro o chiave di selezione per facilitare
l’individuazione dei dati ricercati.
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Modulo Informativo:
Informazioni trattate
Anagrafiche:
Contratti:
Dati Persona Fisica/Giuridica
Indirizzi
Relazioni con altre anagrafiche
Sintesi premi pagati e sinistri liquidati
Totali
Dettaglio degli ultimi tre anni
Note aggiuntive
Documenti Archiviati associati
Cronologia dei Contatti con evidenza di:
Polizze Emesse
Preventivi Effettuati
Titoli Incassati
Sospesi Recuperati
Variazioni anagrafiche
Sinistri Aperti
Sinistri Liquidati
Mailing
Contatti e/o Appuntamenti
Sintesi Situazione di Portafoglio:
Numero e Totale Premi Polizze in corso
Numero e Totale Premi Polizze annullate
Numero e Totale Premi Titoli arretrati
Numero e Totale Premi Titoli pagati
Numero e Totale Premi pagati per anno
Numero e Totale Premi sospesi e recuperi
Numero e Totale Sinistri e relativi
pagamenti
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Dati Contabili:
Dati generali
Dati collaboratori
Dati Sostituenti e/o appendici (storico)
Dati Sostituite
Dati Coassicuratrici
Dati Rischi Comuni
Dati singole garanzie:
Dettaglio garanzie
Premi lordi, accessori, diritti, tasse e
interessi di frazionamento
Provvigioni Agenzia, Capogruppo,
Subagente, Produttore
Documenti archiviati associati al contratto
Arretrati:
Dati Contabili
Dati Generali
Dati Coassicuratrici
Dati singole garanzie:
Dettaglio garanzie
Premi lordi, accessori, diritti, tasse e
interessi di frazionamento
Provvigioni Agenzia, Capogruppo,
Subagente, Produttore
Sinistri:
Dati Contabili
Dati Generali
Dati Accadimento
Dati singole garanzie colpite
Dati di liquidazione
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Modulo Informativo:
Layout della Reportistica
Il layout delle informazioni estratte è gestito attraverso la
reportistica standard generata e gestita attraverso Crystal
Report XI.
E’ prevista la stampa su file e la connessione ad altri
applicativi quali:
•EXCEL
•WINWORD
•Acrobat
•Ecc.
E’ prevista l’esportazione dei dati in formato XML.
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Servizi
I prodotti verranno concessi completi dei seguenti
servizi:
– Consulenza specialistica nella Strutturazione,
Pianificazione e nella Gestione del Progetto.
nella
– Realizzazione eventuali personalizzazioni iniziali
– Formazione
– Manutenzione evolutiva
– Manutenzione correttiva
– Manutenzione per disposizioni di legge
– HelpDesk
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