TNT
I processi aziendali
uniscono isole
funzionali
TNT, è una multinazionale leader nella
distribuzione espressa, con sede
centrale in Olanda e quotata all’
Amsterdam Stock Exchange (AEX).
L’azienda è formata da 2 divisioni:
Express & Mail. TNT Express Italy
(www.tnt.it) è la filiale italiana di TNT
che si occupa di prelevare e
consegnare con puntualità merci e
documenti per i propri clienti, servendo
oltre 800 località.
Per soddisfare le caratteristiche di
affidabilità, velocità e sicurezza richieste
dal settore, risulta fondamentale
l’ottimizzazione della gestione di
processi, risorse e documenti.
“Il valore aggiunto di openwork sta
nella sua capacità di permettere
l’evoluzione continua dei processi
di business, consentendo di ridurre
sino al 50% i tempi di esecuzione e
di manutenzione.”
Francesco NICOSIA - Finance
Manager TNT Express Italy
Obiettivi
Risultati
L’esigenza principale di TNT Express Italy era quella di
razionalizzare e orchestrar un importante processo
aziendale di archiviazione della documentazione
amministrativa, con conseguente Conservazione
Sostitutiva a norma di legge.
Prima dell’introduzione di openwork, tutte le attività
necessarie e definite nella procedura erano gestite
separatamente da ciascun reparto coinvolto,
rendendone difficoltosi la visione ed il controllo
d’insieme: stampa elettronica di libri contabili,
copia, verifiche, approvazioni, Conservazione
Sostitutiva con firma digitale, creazione e consegna
dei CD / DVD contenenti i dati, indicizzazione e
memorizzazione dei documenti sul sistema di
Gestione Documentale.
Tutti questi passi dovevano naturalmente essere
completati nei tempi previsti, rispettando le scadenze,
aggiungendo la possibilità di tracciare e verificare
ogni singola attività ai fini dell’auditing, supportando i
cambiamenti in maniera flessibile.
Le modalità di gestione adottate, presentavano però
diverse criticità, fra le quali:
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attività di processo estremamente timeconsuming per gli operatori, a fronte della
possibilità di automatizzazione di molte di
loro
strumenti software orientati a soluzioni
funzionali, ciascuno isolato e limitato all’uso
di una singola area/reparto/ambiente
passi di processo più importanti pull-driven:
gli operatori controllavano manualmente il
verificarsi degli eventi per poi “innescare”
nuove attività
tutti gli operatori di processo comunicavano
fra loro esclusivamente con un approccio destrutturato (e-mail, telefono, ecc.)
Soluzione
Per questo progetto TNT Express Italy ha
scelto la tecnologia openwork e non solo per i
benefici diretti apportati.
Il management e i key user di TNT hanno
infatti anche apprezzato, in particolare, l’approccio
metodologico e le modalità con cui openwork è in
grado di supportare l’evoluzione delle idee e dei
processi nel tempo. Di conseguenza, tutti i reparti
coinvolti oltre a verificare i miglioramenti diretti
apportati dal progetto, hanno anche rilevato come un
approccio innovativo process-oriented possa divenire
il catalizzatore dell’evoluzione della conoscenza
aziendale.
Bari
via Marco Partipilo, 38
70124 Bari - Italy
tel. +39 080 9904999
fax +39 0809905219
I benefici generati dall’adozione di openwork
includono:
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riduzione dei tempi per definizione,
esecuzione e manutenzione di processi.
automazione di tutte le attività possibili: gli
operatori vengono ora coinvolti e guidati nel
processo solo quando strettamente
necessario.
soluzione ottenuta attingendo direttamente
dalla conoscenza di business del personale
aziendale e non traducendola in concetti,
termini e oggetti della tecnologia e
dell’Information Technology.
CHI fa COSA, QUANDO e COME è ora
tracciato e verificabile.
I prodotti
Con openwork è stato possibile realizzare
l’automazione del business in maniera
consistente con i processi organizzativi, realizzando
una soluzione software in grado di adattarsi
rapidamente e con semplicità alle evoluzioni aziendali.
Realizzazione
Le attività di progetto, basate sulla metodologia e
tecnologia di BPM openwork, sono state curate da un
team misto di consulenti e personale TNT dei reparti
interessati.
L’importanza del lavoro di questi ultimi e il loro ruolo
decisivo era largamente prevedibile, ma l’approccio
positivo, il livello di coinvolgimento e il contributo
creativo di queste persone (gli utenti line of business
TNT in particolare) sono stati
davvero sorprendenti e non casuali.
La metodologia e la tecnologia openwork infatti,
grazie all’approccio e agli strumenti business oriented
dell’Analisi-Realizzativa (Implementing-Analysis)
hanno subito messo a proprio agio anche gli utenti
line of business (non-IT) di TNT.
Ciò ha permesso loro di partecipare e contribuire
direttamente non solo alla descrizione dell’ambito
funzionale e dei processi, ma anche alla diretta
definizione delle relative logiche applicative.
Milano
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www.openworkbpm.com