REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
Rev. 1
29 ottobre 2013
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI COMMERCIO ITALIANE
REV.
DATA
DESCRIZIONE
PREPARATO
VERIFICATO
APPROVATO
0
30 gennaio 2012
1a emissione
Unionfiliere
Segreteria Tecnica
Organizzativa
A. Vittoria
Comitato Esecutivo di
Unionfiliere
1
29 ottobre 2013
Revisione Unionfiliere
Segreteria Tecnica
Organizzativa
A. Vittoria
Comitato Esecutivo di
Unionfiliere
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 1 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
Rev. 1
29 ottobre 2013
INDICE
1
2
3
4
Oggetto ............................................................................................................................................ 3
Documentazione di riferimento .......................................................................................................... 3
Definizioni......................................................................................................................................... 3
Iter di ottenimento della Certificazione del Sistema di Tracciabilità volontario ........................................ 5
4.1 Requisiti preliminari di accesso ..................................................................................................... 5
4.2 Attività preliminari ....................................................................................................................... 5
4.3 Contratto .................................................................................................................................... 6
4.4 Modalità di espletamento dei controlli ........................................................................................... 6
4.5 Rilascio del Certificato e del codice identificativo per l’etichettatura ................................................ 7
4.6 Uso del Marchio di tracciabilità e dell’etichetta .............................................................................. 9
4.7 Mantenimento e durata della Certificazione ................................................................................. 10
4.8 Verifiche non programmate ....................................................................................................... 10
5 Diritti e doveri ................................................................................................................................. 10
6 Modifiche alle condizioni di certificazione .......................................................................................... 12
7 Estensione e modifica della Certificazione ......................................................................................... 12
8 Non conformità e sanzioni ............................................................................................................... 13
8.1 Verbale di ammonizione ............................................................................................................ 15
8.2 Sospensione della Certificazione ................................................................................................. 15
8.3 Revoca della Certificazione ........................................................................................................ 15
9 Rinuncia alla Certificazione .............................................................................................................. 16
10 Ricorsi ............................................................................................................................................ 16
11 Condizioni economiche .................................................................................................................... 17
12 Obbligo di riservatezza .................................................................................................................... 17
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 2 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
1
Rev. 1
29 ottobre 2013
Oggetto
Il presente Regolamento definisce le condizioni e le modalità operative cui devono attenersi le organizzazioni
che desiderano ottenere e mantenere la Certificazione del “Sistema di tracciabilità volontario” (di seguito
STV) rilasciata da Unionfiliere.
2
Documentazione di riferimento
La certificazione del STV fa riferimento al Documento Normativo predisposto da Unionfiliere relativamente al
settore merceologico per cui l’organizzazione richiede la certificazione, che la stessa organizzazione dichiara
di conoscere e di accettare.
3

Definizioni
Audit: processo sistematico, indipendente e documentato, per ottenere evidenze e valutare con
obiettività al fine di stabilire in quale misura sono soddisfatti i requisiti del sistema di tracciabilità
volontario.

Auditor: vedi valutatore.

Certificazione: atto mediante il quale una parte terza indipendente dichiara che, con ragionevole
attendibilità, un determinato processo produttivo e/o prodotto finito è conforme alla specifica norma o
ad un altro riferimento normativo.

Comitato di Certificazione: organismo di Unionfiliere che, sulla base di apposite procedure e
regolamenti, ha il compito di deliberare in merito al rilascio, modifica, estensione/riduzione,
sospensione, revoca della certificazione del STV ad un’organizzazione e della licenza d’uso del
marchio.

Licenza d’uso: contratto mediante il quale viene concesso all’organizzazione il diritto ad utilizzare il
marchio di tracciabilità.

Marchio di tracciabilità: il marchio “TF – Traceability & Fashion” di proprietà di Unionfiliere
(depositato il 10/03/2008 con il n. 006739015 presso l'UAMI - Ufficio per l'Armonizzazione del Mercato
Interno) rilasciato alle organizzazioni che hanno ottenuto il certificato di tracciabilità.

Non conformità: mancato soddisfacimento di un requisito del Documento Normativo di riferimento.
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 3 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE

Rev. 1
29 ottobre 2013
Organizzazione: insieme di persone e mezzi, con definite responsabilità, autorità ed interrelazioni
(cfr. UNI EN ISO 9000:2005). Può assumere la forma di società, raggruppamento di società, ecc..

Processo produttivo: insieme di attività, correlate o interagenti, che trasformano un prodotto in un
semilavorato o prodotto finito.

Prodotto: manufatto venduto dall’organizzazione dopo averlo sottoposto al ciclo di lavorazione
previsto che può essere effettuato direttamente dall’organizzazione o in conto terzi; il termine si
applica indipendentemente dallo stato di lavorazione in cui esso si trova (semilavorato o prodotto
finito).

Prodotto finito: prodotto che ha subito un ciclo completo di lavorazioni, pronto per essere immesso
sul mercato.

Registrazione: documento che riporta i risultati ottenuti o fornisce evidenza delle attività svolte (UNI
EN ISO 9000:2005).

Richiedente: organizzazione che richiede ad Unionfiliere di aderire al Sistema di Tracciabilità
volontario.

Segreteria tecnica-organizzativa: struttura incaricata da Unionfiliere che coordina e pianifica le
attività di controllo e funge da interfaccia tra le organizzazioni, le strutture ispettive e Unionfiliere
stessa, nell’ambito delle attività previste dalla certificazione del STV.

Sistema: insieme di elementi correlati e interagenti (UNI EN ISO 9000:2005).

Struttura ispettiva: struttura riconosciuta da Unionfiliere per l’espletamento delle attività di verifica
del sistema di tracciabilità, operante secondo i principi di imparzialità, indipendenza e competenza
tecnica.

Tracciabilità: capacità di seguire le fasi di realizzazione di un prodotto mediante identificazioni
documentate.

Valutatore: persona che ha le caratteristiche personali dimostrate e la competenza per effettuare un
audit (UNI EN ISO 9000:2005).

Verifica: conferma sostenuta da evidenze oggettive del soddisfacimento dei requisiti specificati (UNI
EN ISO 9000:2005).
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 4 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
Rev. 1
29 ottobre 2013
4
Iter di ottenimento della Certificazione del Sistema di Tracciabilità volontario
4.1
Requisiti preliminari di accesso
L’accesso alla certificazione del STV è ammesso, senza preclusioni, per qualsiasi organizzazione che lo
richieda, operante in uno dei settori merceologici per cui Unionfiliere abbia predisposto un Documento
Normativo, purché in possesso dei requisiti di tracciabilità in questo definiti.
In aggiunta a quanto definito nel Documento Normativo, i requisiti che l'organizzazione deve possedere per
accedere alla certificazione del STV sono:
 essere iscritta al Registro Imprese della CCIAA ed essere in regola con i pagamenti dei diritti annuali;
 essere nel libero esercizio dei propri diritti, non essendo in stato di liquidazione, di fallimento o di
concordato preventivo;
 essere in regola con la normativa cogente in materia di etichettatura ed identificazione dei prodotti;
 operare in uno dei settori merceologici per i quali Unionfiliere abbia predisposto il relativo Documento
Normativo.
L’organizzazione è responsabile dell’osservanza degli obblighi di legge cui è sottoposta. Unionfiliere non si
assume la responsabilità in merito al rispetto dei requisiti cogenti.
Il rilascio della certificazione del STV non modifica in alcun modo la responsabilità legale dell’organizzazione
nei confronti degli acquirenti, né assolve la stessa nell’osservanza degli obblighi di legge connessi ai prodotti,
ai processi ed ai servizi forniti.
4.2
Attività preliminari
Le organizzazioni interessate a richiedere la certificazione del STV devono far pervenire ad Unionfiliere il
contratto debitamente sottoscritto unitamente al modello “Domanda di certificazione”, compilato in ogni sua
parte e completo dei seguenti allegati:

l’elenco dei fornitori attivi – impiegati negli ultimi 12 mesi;

la eventuale procedura documentata inerente il sistema di tracciabilità adottato dall’organizzazione.
Al contratto deve essere, inoltre, allegata copia della visura di iscrizione al Registro Imprese della CCIAA con
l'indicazione della persona che ha la rappresentanza legale dell'organizzazione.
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 5 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
4.3
Rev. 1
29 ottobre 2013
Contratto
Per ottenere la certificazione del STV l’organizzazione deve sottoscrivere il contratto di adesione il cui
perfezionamento è condizionato al rilascio della certificazione.
Per tali ragioni, la Segreteria tecnica-organizzativa, anche attraverso la struttura ispettiva incaricata, verifica
la completezza e la congruità della documentazione presentata, nonché l'esistenza dei requisiti indicati. In
caso di esito positivo, si procede nell’iter di certificazione. Qualora, invece, si riscontri l’incompletezza della
documentazione, il contratto non è perfezionato.
4.4
Modalità di espletamento dei controlli
La struttura ispettiva, incaricata di effettuare i controlli, concorda con l’organizzazione la data di
effettuazione dell’audit comunicando, almeno due giorni prima della data concordata, il nominativo del
valutatore.
L’organizzazione ha diritto di richiedere alla Segreteria tecnico-organizzativa la sostituzione del valutatore
qualora ne indichi per iscritto valide ragioni. La Segreteria tecnico-organizzativa valuta la fondatezza delle
motivazioni e, in caso di accoglimento delle stesse, chiede alla struttura ispettiva la sostituzione del
valutatore.
Gli audit sono gestiti attraverso la conduzione e realizzazione delle seguenti fasi in ordine cronologico:

riunione introduttiva;

attività di verifica;

riunione finale;

predisposizione del report di audit.
Durante l’attività di verifica sono condotte interviste al personale dell’organizzazione e raccolte informazioni
relativamente alle modalità di assicurazione della tracciabilità dei prodotti.
Gli esiti dei controlli sono riportati nel “Rapporto di verifica ispettiva”, predisposto, successivamente al
pagamento alla struttura ispettiva dell’importo previsto nel tariffario per l’attività svolta, in triplice copia: una
per l’organizzazione, una per la struttura ispettiva ed una per la Segreteria tecnica-organizzativa.
Il Rapporto di verifica, oltre alla valutazione positiva o negativa in merito all’ottenimento della certificazione
del STV, contiene i processi e le registrazioni visionate nonché gli eventuali motivi ostativi al proseguimento
dell’iter di certificazione.
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 6 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
Rev. 1
29 ottobre 2013
L’organizzazione, nel caso in cui non accetti le conclusioni contenute nel Rapporto di verifica, può ricorrere
secondo le modalità previste dal presente Regolamento (cfr. § 10).
Nel caso in cui la richiesta di certificazione riguardi un processo produttivo, la struttura ispettiva redigerà il
report di verifica esclusivamente sulla base della documentazione presentata dall’organizzazione. L’audit
presso la sede dell’organizzazione avrà luogo, previa autorizzazione da parte delle Segreteria tecnicaorganizzativa, solo qualora dalla documentazione esaminata emerga il fondato dubbio che l’organizzazione
stessa abbia esternalizzato fasi o sottofasi del processo per cui è richiesta la certificazione.
Gli eventuali controlli dei fornitori dell’organizzazione richiedente possono essere effettuati dalla struttura
ispettiva attraverso visita ispettiva oppure mediante analisi documentale, anche tenendo conto dell’analisi dei
rischi effettuata dalla struttura ispettiva stessa.
4.5
Rilascio del Certificato e del codice identificativo per l’etichettatura
Se l’iter valutativo, sulla base del rapporto di verifica e delle informazioni raccolte durante l’audit, ha esito
positivo (non sono riscontrate non conformità) e se il sistema di tracciabilità dell’organizzazione è tale da
dimostrare il luogo dove sono avvenute tutte le fasi di lavorazione del prodotto/processo oggetto di
certificazione (secondo quanto definito nel pertinente Documento Normativo), il Comitato di Certificazione
formalizza il rilascio della certificazione.
Qualora siano state rilevate una o più non conformità importanti o lievi, l’organizzazione deve individuare e
comunicare alla struttura ispettiva le azioni correttive relative alle non conformità rilevate ed i tempi di
attuazione. La struttura ispettiva, esaminato il piano di azioni, comunica all’organizzazione la sua
accettazione o la richiesta di modifiche. Al fine di verificare la chiusura delle azioni correttive indicate nel
piano presentato, la struttura ispettiva concorda con il Direttore di Unionfiliere di richiedere o una verifica
ispettiva presso l’organizzazione (che dovrà assumersi l’onere della verifica) o una dichiarazione formale nella
quale l’organizzazione attesta di aver effettuato le azioni correttive. L’organizzazione che ha portato a
termine positivamente le azioni correttive è segnalata al Comitato di Certificazione per la decisione sul
rilascio della certificazione. Il Comitato di Certificazione può concedere, su proposta della struttura ispettiva,
la certificazione anche ad organizzazioni che hanno in corso azioni correttive per non conformità non critiche.
Qualora la verifica abbia avuto esito negativo, ovvero sia stata rilevata una o più non conformità critiche,
l’organizzazione non è presentata al Comitato di Certificazione e la certificazione non può essere rilasciata; in
questo caso l’organizzazione è comunque tenuta a corrispondere alla struttura ispettiva il pagamento della
visita ispettiva secondo il tariffario. L’organizzazione, se interessata ad ottenere la certificazione, deve
attivare nuovamente l’iter di adesione.
Il documento che attesta l’ottenimento della certificazione è il “Certificato di conformità”, che la Segreteria
tecnica-organizzativa provvede ad emettere entro 60 giorni dalla decisione del Comitato di Certificazione, e
nel quale sono riportate le seguenti informazioni:
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 7 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
Rev. 1
29 ottobre 2013

il codice identificativo alfanumerico;

il nominativo dell’organizzazione;

il campo di applicazione specificando i prodotti, le linee produttive o i processi produttivi oggetto di
certificazione;

la dicitura “La validità del presente certificato è subordinata a sorveglianza periodica”;

data di emissione.
In apposito allegato, che costituisce parte integrante del certificato stesso, devono, inoltre, essere riportate
le seguenti informazioni:

il nominativo dell’organizzazione;

la sua sede legale;

il riferimento al pertinente Documento Normativo;

i prodotti, le linee produttive o i processi produttivi oggetto di certificazione, con le relative fasi di
lavorazione e l’indicazione del Paese nel quale sono state effettuate, nonché lo specifico codice
identificativo composto dal codice del certificato seguito da una lettera.

data di emissione;

data di emissione corrente solo nel caso di cui al punto 7, 5 capoverso.
Nel “Certificato di conformità” possono, inoltre, essere indicate le eventuali certificazioni volontarie, rilasciate
da organismi accreditati ai sensi del Regolamento 765/2008 o da associazioni/enti privati riconosciuti a livello
nazionale e internazionale, di cui l’organizzazione sia in possesso, con esclusivo riferimento all’oggetto ed alla
durata della certificazione.
La Segreteria tecnica-organizzativa provvede quindi ad inviare il Certificato alla Camera di Commercio presso
la quale è iscritta l’organizzazione richiedente, per la sua consegna o, in caso di differenti accordi intercorsi
con la CCIAA interessata, alla consegna del certificato direttamente all’organizzazione.
All’emissione del certificato segue l’iscrizione dell’organizzazione nello “Elenco organizzazioni certificate” e la
concessione della licenza d’uso del marchio di tracciabilità. L’elenco delle organizzazioni certificate è tenuto
dalla Segreteria tecnica-organizzativa e aperto alla consultazione pubblica anche attraverso il sito internet di
Unionfiliere; tale elenco viene continuamente aggiornato con inserimenti e/o cancellazioni.
Il Certificato è valido fino a quando non si riscontrino situazioni di mancato rispetto del Documento
Normativo o del Regolamento di Certificazione, o il Comitato di Certificazione non disponga la sospensione o
la revoca della Certificazione ai sensi del presente regolamento.
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 8 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
Rev. 1
29 ottobre 2013
Se l’organizzazione utilizza una copia del Certificato di conformità, questa deve essere fedele, leggibile (se di
formato ridotto) e deve contenere la dicitura in grassetto “COPIA CONFORME ALL’ORIGINALE”.
L’uso della certificazione non deve indurre in errore il cliente con dichiarazioni che esaltino proprietà e
caratteristiche del prodotto non direttamente correlate agli obiettivi del sistema di tracciabilità. A tale scopo,
in occasione delle verifiche, le strutture ispettive devono valutare anche il corretto utilizzo della certificazione
da parte delle organizzazioni.
La traduzione del certificato e/o la sua riproduzione devono essere sempre autorizzate dalla Segreteria
tecnica-organizzativa.
Il Certificato di conformità nonché i diritti che ne derivano non sono trasmissibili.
4.6
Uso del Marchio di tracciabilità e dell’etichetta
L’ottenimento della certificazione è condizione indispensabile per il rilascio, da parte di Unionfiliere, della
licenza d’uso del Marchio di tracciabilità, di seguito riportato:
L’utilizzo del Marchio è regolato dal contratto di adesione.
L’etichetta deve riportare: nella parte centrale le fasi di lavorazione o eventuali altre dizioni secondo quanto
riportato nel documento normativo di riferimento; in basso il Marchio di tracciabilità di Unionfiliere con la
dizione “tracciabilità controllata dal sistema delle camere di commercio italiane”; in alto a destra il codice
identificativo del prodotto o delle linee produttive oggetto di certificazione.
Nel rispetto dei contenuti e delle indicazioni sopra indicati, l’organizzazione può scegliere il formato
dell’etichetta. L’etichetta può essere apposta sul prodotto finito o sulla sua confezione. E’ vietata l’aggiunta di
qualsiasi qualificazione non espressamente prevista. E’ tuttavia ammesso l’utilizzo di indicazioni esplicative di
marchi privati, purché questi non abbiano significato laudativo o siano tali da trarre in inganno il
consumatore, nonché di altri riferimenti veritieri e documentabili che siano consentiti dalla normativa
comunitaria, nazionale o regionale e non siano in contrasto con le finalità e i contenuti del presente
regolamento.
La licenza d’uso del marchio di tracciabilità nonché i diritti che ne derivano non sono trasmissibili.
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 9 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
4.7
Rev. 1
29 ottobre 2013
Mantenimento e durata della Certificazione
Unionfiliere, attraverso le strutture ispettive, pianifica periodicamente, con frequenza non inferiore a 12
mesi, controlli di sorveglianza per verificare il mantenimento della conformità al Documento Normativo e
quindi la validità del Certificato.
La conduzione delle verifiche di sorveglianza è gestita secondo le medesime modalità operative previste per
il rilascio del Certificato di conformità (§ 4.4)
La validità del Certificato si intende tacitamente rinnovata fino a quando non si riscontrino situazioni di
mancato rispetto del pertinente Documento Normativo o del presente Regolamento.
In tali situazioni Unionfiliere, anche attraverso la Segreteria tecnica-organizzativa, può disporre ulteriori
verifiche il cui costo è a carico dell’organizzazione.
4.8
Verifiche non programmate
Unionfiliere si riserva la facoltà di disporre, oltre a quelle di cui ai paragrafi precedenti, verifiche non
programmate per accertare la conformità del STV. I costi di tali verifiche sono sostenuti da Unionfiliere.
5
Diritti e doveri
L’organizzazione che ottiene la certificazione del STV di Unionfiliere ha l'obbligo di:
a)
osservare fedelmente quanto prescritto nel Documento Normativo di riferimento;
b)
assoggettarsi alle verifiche delle strutture ispettive, consentendo loro il libero accesso, garantendo ogni
assistenza durante le verifiche e fornendo loro ogni informazione utile per l'espletamento dell'incarico;
c)
rispettare la normativa cogente. In caso fossero accertate inosservanze della normativa cogente, il
Comitato di Certificazione dispone la revoca della Certificazione. Conseguentemente viene meno la
validità del Certificato e l’organizzazione non può più utilizzare il marchio e le etichette di tracciabilità.
Unionfiliere, inoltre, procede alla segnalazione alle competenti Autorità;
d)
mantenere inalterate tutte le condizioni che hanno permesso il rilascio della certificazione;
e)
utilizzare il Marchio di tracciabilità di Unionfiliere:
-
nella sua interezza e senza modifiche, rispettandone le forme, anche dimensionali, che lo rendono
immediatamente distinguibile, nonché i colori e le proporzioni;
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 10 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
-
Rev. 1
29 ottobre 2013
su carta intestata, materiale promozionale o pubblicitario e pubblicazioni pertinenti, riferite
esclusivamente ai prodotti/processi produttivi per i quali è stata rilasciata la certificazione;
f)
utilizzare l’etichetta di tracciabilità solo per i prodotti oggetto del STV;
g)
non compiere alcun atto o omissione che possa danneggiare o, comunque, ledere la reputazione del
marchio di tracciabilità di Unionfiliere;
h)
non utilizzare il Certificato, il marchio e le etichette di tracciabilità se la Certificazione è stata oggetto di
sospensione, revoca o rinuncia;
i)
non immettere in commercio prodotti per i quali si è ottenuta la Certificazione non conformi alle
predette modalità e, qualora questi fossero stati già immessi, ritirarli immediatamente a proprie spese
dal mercato;
j)
tenere informata la Segreteria tecnica-organizzativa di ogni modifica che abbia intenzione di apportare
al/ai prodotto/i, al/ai processo/i produttivo/i e al STV, suscettibile di influire sulla tracciabilità del
prodotto;
k)
consultare periodicamente il sito di Unionfiliere per apprendere gli eventuali aggiornamenti intervenuti
alla documentazione di riferimento del STV;
l)
rispettare in generale tutte le disposizioni del presente Regolamento;
m) corrispondere alla struttura ispettiva incaricata dei controlli gli importi tariffari previsti per la visita di
certificazione e sorveglianza programmata e di quelle di cui al § 4.7.
Unionfiliere si impegna a:
a) fornire all’organizzazione, attraverso le strutture ispettive abilitate, le prestazioni previste per i controlli di
conformità in modo imparziale;
b) fornire le proprie prestazioni in modo da non pregiudicare il regolare svolgimento delle attività di
produzione;
c) fornire evidenze circa la verifica delle attività di controllo mediante la consegna dei Rapporti delle
verifiche ispettive svolte.
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 11 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
6
Rev. 1
29 ottobre 2013
Modifiche alle condizioni di certificazione
Unionfiliere può disporre modifiche al Documento Normativo di riferimento e al presente Regolamento. Le
modifiche possono, inoltre, essere richieste ad Unionfiliere dalle organizzazioni certificate. In questo caso
Unionfiliere, riconosciuta la fondatezza e congruità delle motivazioni addotte, può provvedere al riguardo
direttamente o avvalendosi di esperti della materia.
Le modifiche devono essere apportate con specifica delibera del Comitato Esecutivo di Unionfiliere.
Dette modifiche devono essere comunicate, a mezzo PEC, lettera raccomandata a.r. o altro mezzo
equivalente, a tutte le organizzazioni certificate interessate. Nella comunicazione deve essere contenuto
l'invito ad uniformarsi alle nuove prescrizioni, entro un termine di volta in volta fissato in considerazione
dell'entità delle modifiche apportate. Le modifiche sono, inoltre, pubblicate sul sito internet di Unionfiliere.
Unionfiliere si riserva comunque il diritto di disporre nuove verifiche sull’adeguamento del sistema di
tracciabilità delle organizzazioni certificate alle modifiche apportate al documento normativo di riferimento o
al Regolamento. Nel caso in cui risulti che l’organizzazione non si è adeguata, il Comitato di Certificazione
dispone la sospensione o la revoca della Certificazione.
E' facoltà delle organizzazioni certificate non accettare le variazioni e rinunciare pertanto alla certificazione e
alla licenza d’uso del marchio.
7
Estensione e modifica della Certificazione
Il campo di applicazione di un Certificato di conformità può essere esteso, su richiesta dell’organizzazione, ad
altri prodotti, linee di produzione, processi produttivi.
La pratica di estensione o modifica è gestita secondo le medesime modalità definite per la prima
Certificazione.
La domanda può essere accettata in tutto o in parte e l’attività di verifica può essere effettuata attraverso
un’apposita visita oppure essere inserita nel programma previsto per l’attività di sorveglianza.
I costi di estensione o modifica sono gestiti secondo le medesime modalità definite per la prima
certificazione.
Le estensioni concesse e le modifiche danno luogo all’emissione di un nuovo allegato al Certificato di
conformità che annulla e sostituisce il precedente.
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 12 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
8
Rev. 1
29 ottobre 2013
Non conformità e sanzioni
Le non conformità possono essere classificate in:
Critica:

Mancanza di uno o più requisiti indicati nel Documento Normativo di
riferimento o nel Regolamento
Importante:

Azione tale da pregiudicare il STV e l’immagine del marchio di Unionfiliere

Non completa applicazione di un requisito indicato nel Documento Normativo
di riferimento o nel Regolamento tale da pregiudicare il STV ma non
l’immagine del marchio di Unionfiliere
Lieve:

Carenza formale rispetto ad un requisito indicato nel Documento Normativo
di riferimento o nel Regolamento tale da non pregiudicare il
STV e
l’immagine del marchio di Unionfiliere
A fronte delle non conformità sopra descritte il Comitato di Certificazione può applicare, le seguenti sanzioni
alle organizzazioni certificate responsabili: l’ammonizione, la sospensione o la revoca della Certificazione
secondo quanto riportato nella tabella 1.
Possono essere, inoltre, applicate dal Comitato di Certificazione all’organizzazione inadempiente, fatto salvo il
risarcimento del maggior danno, delle penali contrattuali (art. 1382 del Codice Civile), sulla base di quanto
previsto dal contratto di adesione.
Tabella 1 Sanzioni:
CLASSIF.
DELLE N.C
DESCRIZIONE
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
SANZIONE
Pagina 13 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
Rev. 1
29 ottobre 2013
mancata concessione della certificazione (per le
Mancanza di uno o più requisiti del Documento
Normativo di riferimento o del Regolamento
sospensione della certificazione*
CRITICA
(per le organizzazioni già certificate)
Azione tale da pregiudicare il STV e l’immagine del
IMPORTANTE
marchio di Unionfiliere
Documento
Normativo
di
riferimento
o
del
Regolamento tale da pregiudicare il STV ma non
l’immagine del marchio di Unionfiliere
formale rispetto
Documento
Normativo
revoca della certificazione
+
eventuale penale contrattuale
Non completa applicazione di un requisito del
Carenza
LIEVE
organizzazioni non ancora certificate)
di
ad un
requisito
riferimento
Regolamento tale da non pregiudicare il
l’immagine del marchio di Unionfiliere
o
sospensione della certificazione*
+
eventuale penale contrattuale
del
ammonizione.
del
STV e
(in caso di reiterazione, per almeno 3 volte,
eventuale penale contrattuale)
* Se le condizioni che portano alla sospensione non sono rimosse entro il termine prefissato si può procedere alla revoca.
Se le non conformità non sono attribuibili all’organizzazione richiedente, bensì ad uno o più dei suoi fornitori
diretti, le sanzioni sono comunque applicate all’organizzazione richiedente la certificazione. Pertanto, è
compito dell’organizzazione richiedente informare i propri fornitori relativamente all’adesione al STV,
comunicare gli impegni relativi ai fini del mantenimento della certificazione nonché il regime sanzionatorio ed
acquisire dichiarazione di manleva di responsabilità.
Le delibere contenenti le sanzioni e le relative motivazioni vengono comunicate alle organizzazioni certificate
interessate mediante PEC, lettera raccomandata a.r. o altro mezzo equivalente.
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 14 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
8.1
Rev. 1
29 ottobre 2013
Ammonizione
L’ammonizione è la sanzione applicabile a fronte di non conformità lievi.
8.2
Sospensione della Certificazione
La sospensione, con o senza sanzione penale contrattuale, del Certificato di conformità, nella sua
completezza o per una delle linee produttive, è decisa dal Comitato di Certificazione a fronte di non
conformità critiche o importanti.
In questi casi la Segreteria tecnica-organizzativa comunica mediante PEC, lettera raccomandata a.r. o altro
mezzo equivalente, all’organizzazione la sospensione e la relativa motivazione, concedendo un tempo
massimo di 2 mesi dalla data di ricezione per rimuovere le cause di non conformità indicate. Trascorso
infruttuosamente tale periodo, la Certificazione è revocata.
La richiesta di sospensione può anche essere presentata dall’organizzazione stessa. La revoca della
sospensione è possibile solo dopo che Unionfiliere, tramite apposita attività di verifica integrativa, abbia
constatato il soddisfacente ripristino della conformità.
L'organizzazione sospesa non può utilizzare il Certificato di conformità, l’etichetta di tracciabilità ed il marchio
di Unionfiliere.
Le attività di verifica per la gestione/risoluzione di una situazione di sospensione del Certificato di Conformità
sono interamente a carico dell’organizzazione.
8.3
Revoca della Certificazione
La revoca, con o senza sanzione penale contrattuale, è decisa dal Comitato di Certificazione nel caso di
violazioni particolarmente gravi del presente Regolamento, tali da non consentire il semplice provvedimento
di sospensione, secondo quanto indicato in Tabella 1.
La decisione della revoca della Certificazione è comunicata all'organizzazione da parte della Segreteria
tecnica-organizzativa mediante PEC, lettera raccomandata a.r. o altro mezzo equivalente.
A seguito di tale revoca, l'organizzazione:
-
è inibita dall’utilizzo del Certificato di conformità, delle etichette e del marchio di tracciabilità di
Unionfiliere;
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 15 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
Rev. 1
29 ottobre 2013
-
non deve utilizzarne eventuali copie e riproduzioni;
-
deve eliminare dalla carta intestata, da tutta la documentazione tecnica e pubblicitaria e, se del caso,
dai prodotti ogni riferimento alla certificazione, distruggendo tutta la modulistica residua o altro
materiale contenente, sotto qualsiasi forma, le caratterizzazioni grafiche e i riferimenti alla
certificazione.
L’organizzazione revocata è cancellata dall’Elenco delle Organizzazioni certificate, gestito dalla Segreteria
tecnica-organizzativa.
La revoca non pregiudica il diritto di Unionfiliere a intraprendere altre azioni di tutela.
9
Rinuncia alla Certificazione
L’organizzazione può rinunciare, in qualsiasi momento, alla Certificazione e alla licenza d'uso del marchio
anche quando non intende accettare eventuali variazioni:
- del documento normativo di riferimento;
- del tariffario;
- del presente regolamento.
In questo caso una esplicita comunicazione, mediante PEC, raccomandata a.r. o altro mezzo equivalente,
deve essere inviata ad Unionfiliere.
La rinuncia diviene operativa dalla data della ricezione.
A seguito di rinuncia, cessa ogni diritto all'utilizzo del marchio e l'organizzazione viene cancellata dall'elenco
delle organizzazioni certificate.
10
Ricorsi
Le eventuali controversie circa l'interpretazione e l'applicazione del presente regolamento che non vengano
definite in via amichevole, sono deferite ad un arbitro unico, da nominarsi in conformità al regolamento della
Camera Arbitrale istituita presso la CCIAA di Roma, che le parti espressamente dichiarano di ben conoscere
ed accettare integralmente, anche con riferimento alle modalità di designazione.
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 16 di 17
REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE
DEL SISTEMA DI TRACCIABILITA’
VOLONTARIO DELLE CAMERE DI
COMMERCIO ITALIANE
Rev. 1
29 ottobre 2013
L'arbitro decide secondo equità, in via irrituale, regolando lo svolgimento del giudizio arbitrale nel modo che
ritiene più opportuno, salvo in ogni caso il rispetto del predetto regolamento. La decisione arbitrale viene fin
d'ora riconosciuta dalle parti e sottoscritta come manifestazione della loro stessa volontà contrattuale.
11
Condizioni economiche
Le tariffe per le verifiche ispettive sono definite nel Tariffario, approvato dal Comitato Esecutivo di
Unionfiliere, e rese disponibili unitamente al contratto.
Le variazioni delle tariffe vengono notificate alle organizzazioni aderenti mediante apposita comunicazione a
mezzo PEC, lettera raccomandata a.r. o altro mezzo equivalente ed entrano in vigore dalla prima verifica
successiva alla data di ricezione.
L’organizzazione ha il diritto di rinunciare alla certificazione entro 30 giorni dalla data di ricezione della
comunicazione di variazione.
Le tariffe devono essere versate dall’organizzazione direttamente alla struttura ispettiva, nelle misure e con
le modalità stabilite dal Tariffario.
Il mancato pagamento della verifica da parte dell’organizzazione comporta la mancata redazione del relativo
Rapporto di verifica ispettiva da parte della struttura ispettiva.
12
Obbligo di riservatezza
Tutta la documentazione e/o gli atti relativi all’attività di certificazione sono considerati da Unionfiliere
riservati, salvo disposizioni contrarie.
Le strutture ispettive incaricate da Unionfiliere che, nel corso dell'espletamento delle proprie funzioni,
vengano a conoscenza dei contenuti di tali atti, sono tenute al segreto professionale.
Informazioni relative a organizzazioni con una pratica in corso non possono essere rilasciate a terzi senza
consenso scritto dell’organizzazione stessa.
Per i casi previsti dalla legge sulla libera diffusione a terzi di informazioni, l’organizzazione deve essere
informata preventivamente.
Unitamente alla sottoscrizione del contratto, le organizzazioni sono tenute, ai fini dell’adesione, alla
sottoscrizione dell’informativa sull’utilizzo dei dati personali.
UF_Regolamento di Certificazione_Rev.1
Pagina 17 di 17