Università degli Studi di Padova
Archivio Generale di Ateneo
Il sistema archivistico di Ateneo
Padova, 20 aprile 2005
Gianni Penzo Doria
I punti salienti del “Progetto Archivi” (1995)






Eliminazione dell’organizzazione a silos
Accensione dei fari sugli archivi
Idee e realizzazioni, non slogan
Strategie, non tattiche
Rapporto con gli informatici paritario
Revisione sistematica senza barriere ideologiche
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
L’idea principale: l’archivio è unico
Un differenziamento degli archivi in storici e
non storici, o non ancora storici, o
semplicemente amministrativi, è dunque
inconcepibile, al punto da doverne ripudiare
perfino la nomenclatura
Antonio Panella, 1938
Gianni Penzo Doria
Unicità dell’archivio
Esiste una impossibilità di differenziare
teoricamente l’ufficio di protocollo dall’archivio,
l’archivio corrente da quello di deposito: tutto è
semplicemente archivio.
Giorgio Cencetti, 1939
Gianni Penzo Doria
L’archivio è unico
T.A.R. Toscana sez. II, 25 settembre 1997, n. 653
La tutela apprestata dall’ordinamento per gli atti degli
archivi ritenuti di notevole interesse storico prescinde dalla
possibile distinzione degli archivi in archivi storici, di
deposito e correnti, in quanto l’attenzione del legislatore, al
di là della datazione e dell’utilizzazione attuale o meno
dell’archivio, si concentra sul complesso degli atti - o su
taluno di essi - in funzione della capacità dei medesimi di
costituire una rilevante testimonianza storica.
Soc. Sip
c. Sovrintendente archivistico Toscana e altro
T.A.R. 1997,I,4017
Gianni Penzo Doria
Gestione dei flussi documentali
Le tre età dei documenti
Protocollo
e Archivio corrente
Affari in corso di trattazione
Archivio di
deposito
Affari esauriti entro i 40 anni
Archivio storico
Affari esauriti da oltre 40 anni,
dopo le operazioni di selezione
N.B. L’archivio è unico: universitas rerum ex distantibus
Gianni Penzo Doria
Tre massime da tenere in tasca
 Punta a conquistare la luna.
Se non ci sarai riuscito, avrai vagabondato
tra le stelle
 Non prenderti mai troppo sul serio
 Divisi cadiamo
Gianni Penzo Doria
… un problema di metodo
 Bisogna normalizzare e coinvolgere enti
produttori simili
 Non è vero che ogni “archivio fa storia a sé”: la
fa solo quando l’archivio non gode di una
direzione archivistica e gli standard non
vengono applicati
Confrontarsi con gli standard impone:
 Capacità di confronto
 Fatica e critiche
Gianni Penzo Doria
… un’ultima attività:
inseguire, anzi precedere il …
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
Il formaggio
Nasofino
Tentenna
Trottolino
Ridolino
Gianni Penzo Doria
Gli effetti più importanti del “Progetto Archivi”
 Un titolario in Gazzetta ufficiale 100 anni dopo l’Astengo
 4 Conferenze organizzative e 3 seminari
 Produzione di strumenti innovativi (manuali e voci di
indice)
 Regolamenti, titolari, massimari preceduti da studi
 La linea dell’arco
 Linee guida per l’anagrafica
Massimario e prontuario di selezione
 Profili archivistici del protocollo informatico
 Contributo alla teoria archivistica
 Allegati
 Protocollo differito
 Scelta di software già presenti e non il Gioco dell’Oca
 Docflow prima di 3Dinformatica - e Arianna
 Studio del linguaggio degli informatici
Gianni Penzo Doria
L’equazione per dialogare meglio
bit : byte = documento : fascicolo
L’errore perenne, anche del legislatore di taglio informatico:
focalizzazione/polarizzazione sulle informazioni!
Gianni Penzo Doria
I progetti archivistici
Titulus
Organi
Titulus
Caronte
PROGETTO
ARCHIVI
Titulus Thesis 99
97
Manuale
di gestione
Siciliarchivi
Veneziarchivi 1 - Ca’ Foscari
Veneziarchivi 2 - IUAV
Giuliarchivi
eXtra
Pugliarchivi
EuroTitulus
Ad
Personam
Universitas
Rerum
In
Itinere
Cartesio
Gianni Penzo Doria
Al progetto
Titulus 97
hanno aderito
54 Atenei italiani
Le due definizioni di Titulus 97
Titulus 97 (standard)
Standard archivistico universitario adottato da una rete
estesa di atenei italiani mediante l’utilizzo di un titolario di
classificazione normalizzato, nonché mediante la
condivisione di una filosofia e di una metodologia di
gestione di un archivio universitario.
Titulus 97 (software)
Software adottato nell’ambito del sistema per la gestione
informatica dei documenti, realizzato dalla software house
3D Informatica srl sulla base delle specifiche dettate dagli
atenei aderenti allo standard archivistico.
Gianni Penzo Doria
Cosa manca
al sistema archivistico universitario nazionale?
 Adeguamento del Regolamento del 1997 alla normativa
sui beni culturali e sulla documentazione amministrativa
 Revisione (e semplificazione) delle voci di indice
 Redazione di un Thesaurus delle voci di indice
 Individuazione della normativa di riferimento per ogni
tipologia documentaria
 Revisione della Tabella dei procedimenti amministrativi e
degli affari / attività
 Individuazione degli oggetti più frequenti di documenti
e fascicoli
 Redazione del Massimario e del Prontuario di selezione
Gianni Penzo Doria
Il progetto 2005
Revisione e semplificazione
delle voci di indice
Adeguamento
del Regolamento del 1997
D.lgvo 490/1999 e DPR 445/2000
Normativa
di riferimento
per ogni
tipologia documentaria
Testo unico sulla
documentazione
amministrativa
universitaria
Redazione del Massimario e
prontuario di selezione
delle unità archivistiche
Thesaurus
delle voci di indice
Revisione
Tabella dei procedimenti
e degli affari/attività)
Individuazione
degli oggetti più frequenti
di documenti e fascicoli
Verso Titulus
97
(ver. 3.0)




XML
Interoperabilità
Gestione dei fascicoli degli studenti
Gestione degli oggetti
 Controllo ortografico
 Visualizzazione oggetti più frequenti
 Gestione dell’archivio di deposito
 Selezione dei documenti
 Gestione camicia
Gianni Penzo Doria
Università
degli Studi di Padova
Università
degli Studi di Pavia
Università Iuav
di Venezia
Alma Mater Studiorum
Università di Bologna
Il Manuale di gestione
del protocollo informatico
versione 2.0
Venezia IUAV, 19 aprile 2005
Gianni Penzo Doria
Titulus Caronte (ex Medium)
 Gestione dell’archivio di deposito
 Selezione dei documenti
 Elenchi di trasferimento e versamento
 Georeferenziazione
 Stretta connessione, fino alla semi-identificazione con
il sistema di gestione dell’Archivio corrente
 Il repertorio dei fascicoli cardine del sistema
 Proiezione sull’Archivio storico
 Costruzione di un Archivio di deposito
Gianni Penzo Doria
Da così...
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
Icona
I.nformatizzazione delle CO.llezioni di immagiN.i di A.teneo
Gianni Penzo Doria
Icona
Gianni Penzo Doria
Il concetto di “squadra”
Condividendo gli stessi obiettivi, enunciati con coerenza,
persone assolutamente normali raggiungono
risultati straordinari.
(Kenneth Blanchard)
Non Superman, ma...
È lo stravolgimento del project management!
Gianni Penzo Doria
Lavorare sempre insieme, per obiettivi concreti e
misurabili con persone capaci...
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria