Gianni Penzo Doria
L’archivio come bene della vita:
dalla classificazione alla formazione del fascicolo
Il protocollo ha una duplice funzione
PROTOCOLLO
PROTOCOLLO
PROTOCOLLO
«REGISTRATURA»
«GESTIONALE»
ELEMENTI DI CARATTERE
ELEMENTI DI CARATTERE
GIURIDICO-PROBATORIO
ORGANIZZATIVO-GESTIONALE
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Il protocollo gestionale
(la gestione integrata dei documenti)
PROTOCOLLO
«GESTIONALE»
GESTIONE
DELLE BANCHE DATI
GESTIONE
DELL’ARCHIVIO
GESTIONE
DEGLI AFFARI
E DEI PROCEDIMENTI
AMMINISTRATIVI
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La PA opera attraverso i documenti
La amministrazione pubblica opera principalmente
attraverso i documenti...
... quindi...
per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in
modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.
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Le tre parole strategiche in Archivistica
Archivio
Registrazione (di protocollo)
Classificazione e Selezione
Fascicolo e Diritto di accesso
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Obblighi per la amministrazione pubblica
Le amministrazioni pubbliche hanno ora l’obbligo di:
 registrare i documenti
(protocollazione o repertoriazione)
 gestire i flussi documentali integrati con il
protocollo informatico
 introdurre dei piani di classificazione
(titolario di classificazione)
 fascicolare dei documenti
 elaborare dei piani di conservazione
(massimario di selezione)
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Ordine e caos
 L’ordine è sempre:


“percepito” da chi lo attua
“soggettivo” rispetto agli strumenti di chi
lo elabora
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Segnalata da Valeria Bosco
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Protocollo (registratura)
La registrazione di protocollo attesta che un
determinato documento è stato prodotto (arrivato,
spedito o interno) in una data determinata.
Il protocollo inteso come Registratura ha una rilevanza
notarile, una efficacia probatoria, pertanto attesta:
DATA CERTA = Cert(ificat)a
PROVENIENZA CERTA = Cert(ificat)a
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Obbligatorietà della classificazione
nel nucleo minimo (DPR 445/2000, art. 56)
La registrazione di protocollo, riguardo al nucleo minimo
del protocollo (“operazioni necessarie e sufficienti”), si
effettua tramite:
1.
2.
3.
Registrazione
Segnatura
Classificazione
I primi due sono elementi obbligatori immodificabili,
mentre la classificazione è elemento obbligatorio, ma
modificabile.
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Cos’è un titolario?
(piano di classificazione)
 È un sistema, logico e astratto, che individua, in
linea gerarchica, le funzioni di un ente produttore.
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A cosa serve un titolario?
1/2
 In un sistema informativo documentario tutti i
documenti prodotti (arrivati, spediti o interni) devono
essere gestiti e conservati secondo un modello
organizzativo determinato.
 Anche i documenti non protocollati devono essere
gestiti e, pertanto, classificati.
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A cosa serve un titolario?
2/2
 Permette di organizzare i documenti secondo un
ordinamento logico con riferimento alle funzioni
(l’ordinamento fisico/logico spetta alla fascicolazione)
I - AMMINISTRAZIONE
1. Leggi e rispettive circolari applicative
2. Statuto
3. Regolamenti
4. Ordinamento didattico
5. Stemma, gonfalone e sigillo
6. Sistema informativo e sistema informatico e telematico
7. Archivio
8. Informazioni e relazioni con il pubblico
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Funzioni e competenze
Il titolario di classificazione va progettato tenendo
conto delle funzioni di un ente produttore.
Esse possono essere:
 Funzioni primarie
 Funzioni finali
 Funzioni strumentali o di supporto
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Il lessico archivistico
Invece di “funzioni” (e subfunzioni) è possibile
trovare indicato:
 attività (o macro-attività)
 competenze (termine sconsigliato)
 materie
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Funzioni e competenze
 La funzione è logica, astratta e perciò avulsa
dalla organizzazione
 La competenza è l’aspetto concreto, cioè il
“come” un ente produttore si organizza mediante
l’istituzione di uffici e la destinazione di risorse
(umane e materiali) per adempiere alle funzioni
che deve svolgere.
 Quindi, la competenza corrisponde alla funzione
esercitata in un arco di tempo determinato da
una unità organizzativa, cioè da un ufficio, una
sezione, una ripartizione, una divisione (UOR)
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L’organizzazione
tra funzioni e competenze
Ente produttore
Funzione
A
Funzione
B
Funzione
C
Organizzazione
Competenza
Ufficio
A
Competenza
Ufficio
B
Competenza
Ufficio
C
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Decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29
Art. 5 (oggi abrogato
D.Lgs. 165/2001)
art. 5
Criteri di organizzazione
1. Le amministrazioni pubbliche sono ordinate
secondo i seguenti criteri:
a) articolazione degli uffici per funzioni omogenee,
distinguendo tra funzioni finali e funzioni
strumentali o di supporto;
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Criteri per la redazione del titolario
FUNZIONE PRIMARIA - COSTITUTIVA
Mission - Raison d’être - Statuto - Funzioni trasversali
FUNZIONI GESTIONALI
Organi di governo, gestione, consulenza e garanzia
FUNZIONI FINALI
Funzioni operative nell’ambito della funzione primaria
FUNZIONI STRUMENTALI E DI SUPPORTO
Personale - servizi - beni mobili e immobili
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Applicazione pratica
I - Amministrazione
II - Organi di governo, gestione, controllo,
consulenza e garanzia
III - Didattica, di ricerca, programmazione e
sviluppo
IV - Attività giuridico-legale
Funzione primaria
costitutiva
Funzioni
gestionali
V - Studenti e laureati
VI - Strutture didattiche, di ricerca e di servizio
VII - Personale
VIII - Finanza, contabilità e bilancio
Funzioni
finali
IX - Edilizia e territorio
X - Patrimonio, provveditorato ed economato
XI - Oggetti diversi
Funzioni strumentali
e di supporto
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I gradi divisionali
TITOLO
1° grado divisionale
CLASSE
2° grado divisionale
SOTTOCLASSE
3° grado divisionale
CATEGORIA
4° grado divisionale
SOTTOCATEGORIA
5° grado divisionale
… fascicolo
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Riepilogo delle definizioni di titolario
 È un atto di organizzazione
(decreto legislativo 29 del 1993)
 Appartiene alla sfera amministrativo-gestionale
(decreto legislativo 165 del 2001)
 È un quadro di classificazione gerarchico
distinto per funzioni omogenee
 + voci = + complessità
 Un buon titolario non deve superare
le 200 voci, altrimenti diventa ingestibile
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I modelli organizzativi
 L’archivio (meno correttamente, il protocollo)
attribuisce titolo e classe al documento in arrivo
 Tuttavia è il RPA il responsabile della verifica della
correttezza della classificazione.
 La classificazione (elemento obbligatorio, ma
modificabile) può essere successivamente integrata
dal responsabile del procedimento amministrativo,
assegnatario dei documento, o da un suo delegato
o dall’archivio stesso.
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L’impostazione concettuale
 Non esiste il miglior titolario
 La caratteristica più importante per la sua
applicazione è la coerenza (electa una via…)
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Stabilità e dinamicità
Il titolario di classificazione va progettato tenendo
conto che deve essere stabile per:
 normalizzare nel tempo la gestione dei
documenti
ma anche dinamico, cioè accogliere ogni funzione
assegnata all’ente produttore
 per evitare un’inefficienza gestionale e
quindi una sostanziale inapplicazione
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Inefficacia retroattiva
Il titolario non ha efficacia retroattiva, cioè non va
applicato al pregresso
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L’adozione del titolario
L’adozione (cioè anche la modifica, integrazione
o sostituzione) del titolario di classificazione
spetta all’organo o alla funzione dirigenziale di
gestione e organizzazione:
 segretario generale di un comune
 direttore amministrativo di un Ateneo
Il titolario entra in vigore (viene confermato,
integrato o modificato) il
 1° gennaio di ogni anno
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Decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29
Art. 2 (oggi abrogato
D.Lgvo 165/2001)
art. 2
Fonti
1. Le amministrazioni pubbliche sono ordinate
secondo disposizioni di legge e di regolamento
ovvero, sulla base delle medesime, mediante
atti di organizzazione;
D.Lgvo 165/2001 - art. 2
Le amministrazioni pubbliche definiscono, secondo principi generali fissati da
disposizioni di legge e, sulla base dei medesimi, mediante atti organizzativi secondo i
rispettivi ordinamenti, le linee fondamentali di organizzazione degli uffici.
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Legge 15 marzo 1997, n. 59
art. 20 comma 5 lettera f) e g)
5. I regolamenti si conformano ai seguenti criteri e
principi:
f) trasferimento a organi monocratici o ai dirigenti
amministrativi di funzioni anche decisionali che
non richiedano, in ragione della loro specificità,
l’esercizio in forma collegiale, e sostituzione degli
organi collegiali con conferenze di servizi o con
interventi, nei relativi procedimenti, dei soggetti
portatori di interessi diffusi;
g) individuazione delle responsabilità e delle
procedure di verifica e controllo;
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Decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165
art. 4 comma 2
Ai dirigenti spetta l’adozione degli atti e provvedimenti
amministrativi, compresi tutti gli atti che impegnano
l’amministrazione verso l’esterno, nonché la gestione
finanziaria, tecnica e amministrativa mediante poteri
autonomi di spesa, di organizzazione delle risorse
umane, strumentali e di controllo.
Essi sono responsabili in via esclusiva dell’attività
amministrativa, della gestione e dei relativi risultati.
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Il titolario ora è previsto per legge... (1/6)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - articolo 56 (R)
1. Le operazioni di registrazione indicate all’articolo 53 e le
operazioni di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55
nonché le operazioni di classificazione costituiscono
operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema
di gestione informatica dei documenti da parte delle
pubbliche amministrazioni.
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Il titolario ora è previsto per legge... (2/6)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 50 comma 4
Ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del
proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della
gestione unica o coordinata dei documenti per grandi
aree organizzative omogenee, assicurando criteri
uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di
comunicazione interna tra le aree stesse.
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Direttiva PCM 28.10.1999:
Il protocollo come sistema integrato
La definizione e l’applicazione di sistemi di
classificazione di archivio – a cura delle singole
amministrazioni – rappresentano il presupposto
indispensabile per la realizzazione e lo sviluppo dei
sistemi di gestione informatica dei flussi documentali.
L’obiettivo è la costruzione di un sistema integrato di
informazioni sui documenti.
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Il titolario ora è previsto per legge... (3/6)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64 comma 4
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in
modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le
modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li
contengono e ai relativi procedimenti, definendo
adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i
documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione
di protocollo.
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Il titolario ora è previsto per legge... (4/6)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 68 comma 1
Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli
archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione
degli archivi, integrato con il sistema di classificazione,
per la definizione dei criteri di organizzazione
dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione
permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni
contenute nel decreto del Presidente della Repubblica 30
settembre 1963, n. 1409, e successive modificazioni ed
integrazioni.
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Il titolario ora è previsto per legge... (5/6)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 comma 1
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del
servizio per la gestione dei flussi documentali e degli
archivi provvede a trasferire fascicoli e serie
documentarie relativi a procedimenti conclusi in un
apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna
amministrazione.
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Il titolario ora è previsto per legge... (6/6)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 comma 2 e 3
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando
l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano
nell’archivio corrente.
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi
documentali e degli archivi deve formare e conservare
un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio
di deposito.
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Due titolari a distanza di 100 anni in Gazzetta
Il titolario per i comuni:
 Circolare del Ministero dell’Interno
del 1° marzo 1897, n. 17100-2
Il titolario per le università:
 D.R. 11 dicembre 1997 Unipd
(Gazzetta Ufficiale 29.12.1997, n. 301)
e Circolare UCBA del 16.03.1998)
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Circolare MT-RGS/AIPA/ISTAT
Allegato 1 alla circolare n.1 del 7 gennaio 1999 del
Ministero del Tesoro RGS, istruzioni per l’attuazione del
d.lgt n.29/93 concernente il monitoraggio della spesa
del personale – esercizio 1998 GU 19 gennaio 1999
supplemento n.17 ) come esempio di analisi delle
funzioni e delle attività delle pubbliche amministrazioni
condotte secondo criteri uniformi.
Si tratta di un primo punto di partenza per la definizione
di un titolario con particolare riferimento alle voci che si
riferiscono alle attività di funzionamento e autogestione
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... ma attenzione!
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La classificazione da sola non è efficace
La classificazione individua il documento all’interno di una
catena logica funzionale.
Il documento deve essere fascicolato e poi individuato
attraverso l’indice di classificazione collegato al repertorio
dei fascicoli, assieme alle responsabilità previste dalla
legge.
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Records management ottimale

Documento in arrivo
Registratura
Smistamento
all’UOR
Assegnazione
al RPA
Trattazione
dell’affare
o del procedimento
amministrativo
• Istruzione
del fascicolo
• Gestione
del titolario
e massimario
• Creazione
delle banche
dati
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Legge 7 agosto 1990, n. 241
art. 4 comma 1
1. Ove non sia già direttamente stabilito per legge o per
regolamento, le pubbliche amministrazioni sono tenute a
determinare per ciascun tipo di procedimento relativo ad
atti di loro competenza l’unità organizzativa responsabile
della istruttoria e di ogni altro adempimento
procedimentale, nonché dell’adozione del provvedimento
finale.
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Legge 7 agosto 1990, n. 241
art. 5 comma 1
1. Il dirigente di ciascuna unità organizzativa provvede ad
assegnare a sè o ad altro dipendente addetto all’unità la
responsabilità dell’istruttoria e di ogni altro adempimento
inerente il singolo procedimento nonchè, eventualmente,
dell’adozione del provvedimento finale.
2. Fino a quando non sia effettuata l’assegnazione di cui al
comma 1, è considerato responsabile del singolo
procedimento il funzionario preposto alla unità organizzativa
determinata a norma del comma 1 dell’art. 4.
3. L’unità organizzativa competente e il nominativo del
responsabile del procedimento sono comunicati ai soggetti di
cui all’art. 7 e, a richiesta, a chiunque vi abbia interesse.
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Legge 7 agosto 1990, n. 241
art. 6
1. Il responsabile del procedimento:
a) valuta, ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità, i
requisiti di legittimazione ed i presupposti che siano rilevanti
per l’emanazione del provvedimento;
b) accerta di ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti
all’uopo necessari, e adotta ogni misura per l’adeguato e
sollecito svolgimento dell’istruttoria. In particolare, può chiedere
il rilascio di dichiarazioni e la rettifica di dichiarazioni o istanze
erronee o incomplete e può esperire accertamenti tecnici ed
ispezioni ed ordinare esibizioni documentali;
c) propone l’indizione o, avendone la competenza, indìce le
conferenze di servizi di cui all’art. 14;
d) cura le comunicazioni, le pubblicazioni e le notificazioni
previste dalle leggi e dai regolamenti;
e) adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale,
ovvero trasmette gli atti all’organo competente per l’adozione.
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Records management ottimale

WORKFLOW, 241/90
Documento in arrivo
Registratura
EFFICACIA PROBATORIA
(Attestazione notarile)
+
In un’unica soluzione
+
Numero f.to AIPA
+
Responsabilità
+
Flusso controllato
Smistamento
all’UOR
Assegnazione
al RPA
Trattazione
dell’affare
o del procedimento
amministrativo
• Istruzione
del fascicolo
• Gestione
del titolario
e massimario
• Creazione
delle banche
dati
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DOCUMENTO IN ARRIVO
Soggetto esterno
alla AOO
Archivio Generale - Protocollo
UOR
RPA
assegnazione errata
Protocollare?
SI
Documento in
arrivo
protocollazione,
classificazione,
smistamento
Iter dell procedimento/
affare + fascicolazione
verifica correttezza
assegnazione
No ma va
gestito
Segnatura e
scansione ottica
classificazione e
smistamento
assegnazione
corretta
Individuazione
RPA
Gestione
pratica Chiusura
fascicolo
No: documento meramente
informativo (pubblicità o altro)
Smistamento
Archiviazione
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Il fascicolo è un output trasversale
Direzione
Ufficio
A
Ufficio
B
Ufficio
C
Fascicolo
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Il fascicolo va repertoriato
Anno
di apertura
Numero
del fascicolo
Titolo
Classe
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In archivistica...
Indice di classificazione
Segnatura archivistica
(repertoriazione del fascicolo)
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Logica e fisica...
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Smistamento
Assegnazione
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Sottofascicoli
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Per lo studente
la classificazione è
V/0
0 = qualsiasi classe
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Le partizioni del fascicolo
 Fascicolo
 Sottofascicolo
 Inserto
Numero
del sottofascicolo
Numero dell’inserto
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In archivistica si legge così
Da dx a sx:
Fascicolo aperto nel 2007, classificato nel titolo V, classe 6,
repertoriato con il numero 24, sottofascicolo 2, inserto 1
Da sx a dx:
Primo inserto del sottofascicolo 2, del ventiquattresimo
fascicolo aperto nella classe 6 del titolo quinto nell’anno
2007.
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Il fascicolo e l’efficacia
 Il fascicolo garantisce non solo l’efficienza della
gestione documentale, ma anche, in certi casi,
l’efficacia della azione amministrativa e del
relativo provvedimento
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Consiglio Stato
sez. IV, 4 febbraio 1997, n. 89 (il fascicolo)
Non ricorre il vizio di difetto di motivazione dell’atto
amministrativo quando le ragioni poste a base del
provvedimento risultano enunciate in precedenti atti del
procedimento.
Min. Difesa
c. Marchesiello
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Consiglio Stato
sez. IV, 26 gennaio 1998, n. 66 (il fascicolo)
La funzione della motivazione del provvedimento
amministrativo è quella di consentire la possibilità di
valutare ed eventualmente di contestare la ragionevolezza
delle scelte dell’amministrazione; tale funzione risulta
soddisfatta anche nel caso in cui, ancorché nel
provvedimento finale non risultano chiaramente e
compiutamente esplicitate le ragioni sottese alla scelta,
nondimeno queste possono essere agevolmente colte
dalla lettura degli atti del procedimento, richiamati nel
provvedimento finale.
Carfi
c. Pres. Cons. e altro
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Il fascicolo e il diritto di accesso
 Il fascicolo garantisce l’esercizio del diritto di
accesso, che si esercita non sui singoli documenti,
ma sull’intero fascicolo (e relative eccezioni).
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Consiglio di Stato, sez. V, 28 gennaio 2005, n. 188
Diritto di accesso anche sugli allegati
È illegittimo il diniego di accesso agli atti allegati ad una delibera
(nella specie, elaborati grafici e tavole di progetto) anche se il
titolare del diritto di accesso abbia già ottenuto copia della
delibera stessa, atteso che, ai sensi dell’art. 5 del DPR 27
giugno 1992, n. 352, che regolamenta le modalità di esercizio e
dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti
amministrativi «l’accoglimento della richiesta di accesso a un
documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri nello
stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento,
fatte salve le eccezioni di legge o regolamento».
N.B. Ora il testo del DPR 352/19992 si trova nel DPR 184/2006,
art. 7, comma 2.
Si accede quindi al fascicolo, non al singolo documento.
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Costituzione – art. 113
Contro gli atti della pubblica amministrazione è sempre
ammessa la tutela giurisdizionale dei diritti e degli interessi
legittimi dinanzi agli organi di giurisdizione ordinaria o
amministrativa.
Tale tutela giurisdizionale non può essere esclusa o limitata a
particolari mezzi di impugnazione o per determinate categorie di
atti.
La legge determina quali organi di giurisdizione possono
annullare gli atti della pubblica amministrazione nei casi e con
gli effetti previsti dalla legge stessa.
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Regola dell’ostensibilità del fascicolo (Sandulli)
 Nessun atto amministrativo lesivo di diritti od interessi
legittimi si può sottrarre al sindacato dei giudici.
 Quindi esiste il dovere da parte della pubblica
amministrazione di consentire ai soggetti toccati da
provvedimenti amministrativi nei propri D.S. od I.L. di
prendere visione dei provvedimenti stessi, degli atti del
relativo procedimento e degli altri atti presupposti
(rifiuto sanzionabile ex art. 328 c.p.).
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Regolamento per la gestione, tenuta e tutela
dei documenti
Adunanza del Consiglio Comunale di Cento 17 dicembre 2003, n. 134
art. 6
Diritto di accesso
e diritto di consultazione
1. Gli uffici uniformano la propria attività al principio della
trasparenza dell’azione amministrativa, del diritto di accesso
ai documenti dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito,
nonché della ostensibilità del fascicolo archivistico.
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Linee guida per la gestione e la tenuta dei documenti
DPGR 16 giugno 2004, n. 115
art. 9
Diritto di accesso e diritto di consultazione
1. Gli uffici uniformano la propria attività al principio della
trasparenza dell’azione amministrativa, del diritto di accesso
ai documenti dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito,
nonché della ostensibilità del fascicolo archivistico.
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TAR Lazio, III, 16 aprile 2003, n. 8356
(L’archivio disordinato non è una scusa! È un BENE DELLA VITA)
La difficoltà di reperimento del fascicolo non può costituire
ostacolo all’esercizio del diritto di accesso, se protratto oltre
termini ragionevoli.
L’interesse alla conoscenza di atti amministrativi assurge a bene
della vita, autonomo rispetto alla posizione di diritto o di interesse
legittimo di tipo sostanziale, il cui esercizio nella specie viene di
fatto precluso dall’Amministrazione, in assenza di ragionevole
giustificazione e nonostante – peraltro – anche l’acquisizione
istruttoria disposta da questa Autorità giudiziaria.
Conclusivamente, poiché non è contestabile che il provvedimento
o gli atti endoprocedimentali oggetto di accesso abbiano
dispiegato o siano idonei a dispiegare effetti diretti o indiretti nei
confronti dell’istante, l’Amministrazione non può esimersi dal
rilasciare al ricorrente la documentazione reclamata, per quanto
laboriose possano essere le ricerche d’archivio.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
TAR Piemonte, 29 dicembre 2004, n. 3892
L’interesse alla conoscenza dei documenti amministrativi
costituisce un bene della vita autonomo e distinto rispetto alla
situazione legittimante all’impugnazione ovvero ad altra iniziativa
giudiziale, tale interesse godendo di un autonomo sistema di
protezione giurisdizionale.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Consiglio di Stato, sez. VI, 11 maggio 2007, n. 2314
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi ha come fine
quello di assicurare la trasparenza dell’attività amministrativa e di
favorirne lo svolgimento imparziale, a qualsiasi soggetto vi abbia
interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti. È
questo un requisito di ordine sostanziale, che si deve riconoscere
alla base della pretesa e che richiede una specifica indagine da
parte del Giudice, essendo indubbio che tale interesse abbia una
dimensione autonoma rispetto a quello che viene fatto valere in
giudizio per ottenere “il bene della vita”; pur se autonomo, però,
dall’interesse a ricorrere finale, esso è capace di qualificare
autonomamente la posizione soggettiva che coincide col diritto di
accesso.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
… e, visto che siamo a Napoli,
e che il saggio “L’archivio come bene della vita”
verrà pubblicato su Scrinia,
vediamo qualche significativa e recentissima
sentenza partenopea.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
TAR Campania, I, 11 maggio 2005, n. 788
1/2
La legittimazione ad accedere non sussiste solo in caso di legittimazione
ad impugnare il provvedimento finale, essendo il diritto (rectius:
interesse) di accesso sorretto oltre che da una finalità di tutela anticipata
individuale anche da una funzione partecipativa e di controllo sulla
trasparenza e sull’imparzialità dell’azione amministrativa (cfr. C.d.S.,
sez.IV, sent.20-2-1995, n.108), anche se l’interesse alla conoscenza dei
documenti amministrativi deve assurgere a bene della vita autonomo,
distinto rispetto alla situazione legittimante all’impugnazione.
Se quindi la regola emergente dall’art.24 della l.n.241/90, come affermato
dalla giurisprudenza (Cons.St., Ad.plen., 4.2.1997, n.5), è quella della
pubblicità dell’azione amministrativa, le ipotesi costituenti eccezioni al
suddetto principio si consolidano innanzitutto attraverso l’enucleazione
del segreto di Stato o comunque di interessi e valori di rilievo
pubblicistico, mentre residua, sull’opposto versante delle situazioni di
ascrizione privata, soltanto il caso della “riservatezza di terzi, persone,
gruppi ed imprese”.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
TAR Campania, I, 11 maggio 2005, n. 788
2/2
Considerato che nel caso di specie la ricorrente, da un lato, ha obiettivo
interesse a conoscere i termini attraverso i quali si è dipanato l’iter
procedimentale che ha condotto all’occupazione dell’area di sua
proprietà, anche al fine di verificare l’opportunità di un’azione
giurisdizionale, mentre, dall’altro, non sussiste alcuna delle ipotesi
normativamente previste che impedisca il dispiegarsi del diritto
all’ostensione, sussistono tutti i presupposti perché sia consentito
l’accesso alla documentazione oggetto della richiesta appositamente
avanzata in data 13.10.2004. Né, d’altra parte, le generiche difficoltà
segnalate dall’Amministrazione di materiale rinvenimento negli uffici della
documentazione richiesta possono apparire sufficienti ad interdire
l’accesso, in assenza di speciali ed imprevedibili circostanze che abbiano
sfavorevolmente inciso sul piano logistico od organizzativo.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
TAR Campania, sez. III, 12 aprile 2007, n. 3454
Il nuovo art. 21 octies della L. 7 agosto 1990, n. 241 introdotto con la L. n.
15/2005, al comma 2, stabilisce che: Non è annullabile il provvedimento
adottato in violazione di norme sul procedimento o sulla forma degli atti
qualora, per la natura vincolata del provvedimento, risulti palese che il suo
contenuto dispositivo non avrebbe potuto essere diverso da quello in
concreto adottato. Trattasi all’evidenza di una norma di grande rilievo
pratico che, nell’introdurre una distinzione tra illegittimità “forti” ed
illegittimità “deboli”, ha inteso porre un freno all’operare incontrastato della
sanzione invalidante, quale conseguenza inevitabile della riscontrata
illegittimità, rompendo l’equazione illegittimità = annullabilità e la cui ratio
ispiratrice è, in buona sostanza, riconducibile a quella concezione riduttiva
della giurisdizione amministrativa come volta unicamente a statuire sulla
legittimità o meno del provvedimento impugnato, dando, invece, spazio la
logica di una giurisdizione di spettanza, intesa a stabilire la fondatezza o
meno della pretesa sostanziale fatta valere in giudizio (ed, in tal senso può
ritenersi l’insufficienza della pur riscontrata illegittimità formale ad impedire
il riconoscimento diretto del bene della vita).
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Ministero per le riforme e le innovazioni nella pubblica
amministrazione direttiva 6 dicembre 2007, n. 8
Principi di valutazione dei comportamenti nelle pubbliche
amministrazioni - Responsabilità disciplinare
Devono censurarsi quelle amministrazioni che giustificano il
mancato rispetto dei termini procedimentali in considerazione
delle mole di lavoro ovvero con la difficoltà nel reperimento della
documentazione istruttoria. Tali comportamenti, peraltro,
comportano censure di illegittimità da parte dell’autorità giudiziale
amministrativa, in tutti quei casi in cui il trascorrere del termine per
la conclusione del procedimento, equivale a provvedimento di
diniego. Così la giurisprudenza amministrativa ha qualificato come
illegittimo il rigetto dell’istanza, ove ciò sia ricondotto ad una
“difficoltà di reperimento del fascicolo (TAR Lazio, sentenza 14
ottobre 2003 n. 8356)”.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Ora risulta necessario focalizzare il nostro
discorso sul fascicolo, considerato strumento
fondamentale per garantire l’imparziale esercizio
del diritto di accesso e il “bene della vita”
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Il fascicolo si distingue in 5 tipologie





Fascicolo di affare
Fascicolo di attività
Fascicolo di procedimento amministrativo
Fascicolo di persona fisica
Fascicolo di persona giuridica
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Fascicoli
per “Pratica”
AFFARE
ATTIVITÀ
PROCEDIMENTO
Fascicoli
per “Pratica”
AFFARE
ATTIVITÀ
PROCEDIMENTO
Il fascicolo di affare
 Il fascicolo di affare conserva i documenti relativi
ad una competenza non procedimentalizzata, per
la quale, dunque, non è previsto l’adozione di un
provvedimento finale.
 2005 – I/6.23 «Gruppo di lavoro sul sistema
informativo»
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Fascicoli
per “Pratica”
AFFARE
ATTIVITÀ
PROCEDIMENTO
Il fascicolo di attività
 Il fascicolo di attività conserva i documenti relativi
ad una competenza proceduralizzata, per la
quale esistono documenti vincolati o attività di
aggiornamento di banche e per la quale, non è
previsto l’adozione di un provvedimento finale.
 2005 – V/1.14 «Richieste dei bollettini informativi
dei corsi di studio»
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Fascicoli
per “Pratica”
AFFARE
ATTIVITÀ
PROCEDIMENTO
Il fascicolo di procedimento amministrativo
 Il fascicolo di procedimento amministrativo
conserva i documenti relativi ad una pluralità di
atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e
destinati allo stesso fine, cioè alla emanazione di
un provvedimento finale.
 2005 – VII/2.14 «Concorso a tempo
indeterminato per personale amministrativo di
categoria C»
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Il fascicolo
di personale
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
La situazione attuale in Unipd
Il fascicolo di personale è attualmente gestito da 11
UOR dell’Amministrazione centrale.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Infatti, se ne occupano
1. Servizio Legale
2. Servizio Amministrazione del personale
3. Servizio Concorsi e Carriere
4. Servizio Formazione
5. Servizio Organizzazione
6. Servizio Pensioni
7. Servizio Rapporti con le Aziende ospedaliere
8. Servizio Relazioni sindacali e assunzioni
9. Servizio Servizi sociali - provvidenze
10. Servizio Acquisti (per Legnaro)
11. ... Archivio Generale di Ateneo
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Infatti, se ne occupano
Ciò provoca:
 una frammentazione delle responsabilità
 il nascere di fascicoli non autorizzati
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Allora è nato il progetto:
AD PERSONAM
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
I dati previsti
I dati previsti per il fascicolo del personale nel
sistema informativo Titulus 97 riguardano
esclusivamente la gestione, la tenuta e la tutela
del fascicolo archivistico, inteso come
complesso dei documenti relativi ad una
persona fisica dipendente dell’Università degli
Studi di Padova.
Trattandosi di dati archivistici, non deve essere
prevista alcuna procedura finalizzata alla
gestione del personale.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
La descrizione dei dati
La descrizione dei dati, utilizzando anche le
norme ISAAR-CPF (International Standard
archival Authority Record - Corporate, Persons,
Families), dovrà garantire la continuità del
fascicolo archivistico anche con il cambio della
figura professionale del dipendente.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Tracciato record
I dati previsti sono i seguenti:
• Numero di matricola
• Nominativo [Cognome & Nome]
• Codice fiscale
• Data di nascita
• Data di assunzione
• Data di cessazione
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A regime...





L’organizzazione del fascicolo del personale dovrà
prevedere:
La responsabilità della tenuta e tutela da parte di un
unico ufficio (fino all’archivio di deposito);
L’organizzazione interna secondo una logica
archivistica per carriera;
Lo scarto dei documenti inutili dopo una data
determinata;
L’accesso ai documenti attraverso la consultazione
informatica, limitando allo stretto necessario l'accesso
ai locali di deposito;
L’utilizzo e l’archiviazione dei documenti informatici (in
formato nativo).
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Il pregresso ...
L’obiettivo è rendere disponibile on line il fascicolo
del personale attraverso Titulus 97.
Il recupero del pregresso può avvenire in due modi:
 Memorizzare in unico record (utilizzando la
funzione Documenti non protocollati) tutti i
documenti prodotti fino al 31.12.2000 in formato
immagine senza descrittori, distinguendo per
range di date;
 Memorizzare in un proprio record ciascun
documento in formato immagine con descrittori.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
In discussione ...
Diritti su modifica, visualizzazione e archiviazione
Premesso che il fascicolo del personale conserva
documenti e informazioni sui dati personali e sensibili, è
opportuno limitare allo stretto necessario i diritti di
modifica, visualizzazione e archiviazione.
Pertanto, ogni ufficio potrà visualizzare all'interno del
fascicolo del personale solo i documenti per i quali è
indicato come UOR o CC.
Solo l’ufficio individuato come responsabile della tenuta
del fascicolo del personale sarà abilitato ai diritti di
modifica, visualizzazione e archiviazione completi.
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Il fascicolo di personale
Il quadro normativo di riferimento
 DPR 3 maggio 1957, n. 686 “Norme di esecuzione





del testo unico delle disposizioni sullo statuto degli
impiegati civili dello Stato”
DPR 445/2000 “Testo unico in materia di
documentazione amministrativa”
D.Lgs. 196/2003 “Codice sulla privacy”
D.Lgs. 42/2004 “Codice dei beni culturali e del
paesaggio”
Legge 15/2005 “Modifiche e integrazioni alla legge
sul diritto di accesso”
D.Lgs. 159/2006 “Disposizioni integrative e correttive
al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante
codice dell'amministrazione digitale”
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Il Capo III del DPR 686/1957
Fascicolo di personale e stato matricolare
Art. 24
Il fascicolo personale dell’impiegato, (…) corredato di un
indice deve contenere:
1) i provvedimenti relativi alla nomina, allo stato, alla
carriera ed al trattamento economico, nonché le decisioni
giurisdizionali sugli atti medesimi;
2) i rapporti informativi e i giudizi complessivi;
3) i documenti relativi a titoli di studio conseguiti dopo la
nomina all’impiego, a corsi di abilitazione, istruzione e
perfezionamento, ad attività scientifica, di insegnamento
ed in genere ogni altro documento relativo alla
preparazione tecnica e professionale dell’impiegato;
4) i documenti relativi ad encomi per servizi resi
nell’interesse dell’Amministrazione, a benemerenze di
guerra ed a onorificenze;
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Il Capo III del DPR 686/1957
Fascicolo di personale e stato matricolare
Art. 24
5) i documenti relativi ad invalidità per causa di guerra o di
lavoro o ad invalidità od infermità contratte per causa di
servizio;
6) i provvedimenti coi quali sono inflitte punizioni disciplinari
con le relative deliberazioni della Commissione di disciplina
ove prescritte, i provvedimenti di sospensione cautelare, di
sospensione per effetto di condanna penale e quelli
d’esclusione dagli esami e dagli scrutini previsti dall’art. 93
del testo unico approvato con D.P.R. 3/1957, le decisioni
giurisdizionali ed i decreti che decidono ricorsi gerarchici o
straordinari relativi a tali provvedimenti, i decreti di
riabilitazione disciplinare previsti dall’art. 87 del testo unico
approvato con D.P.R. 3/1957;
7) gli atti relativi ai giudizi di responsabilità verso
l’Amministrazione e verso i terzi, previsti dal capo II del
titolo II del testo unico approvato con D.P.R. 371957;
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Il Capo III del DPR 686/1957
Fascicolo di personale e stato matricolare
Art. 24
8) Ogni altro atto che possa interessare la carriera
dell’impiegato;
9) Gli atti e i decreti di riscatto dei servizi non di ruolo e le
relative decisioni giurisdizionali, gli atti ed i decreti
relativi alla liquidazione del trattamento di quiescenza.
Le singole amministrazioni stabiliscono le modalità per la
tenuta dei fascicoli personali
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Il fascicolo
di studente
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
RD 4 giugno 1938, n. 1269
Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli
esami di Stato e l'assistenza scolastica nelle università e negli istituti
superiori
Art. 4.
La segreteria conserva in appositi fascicoli personali tutti gli atti
concernenti la carriera scolastica degli studenti, compreso l'esemplare
autenticato della fotografia di ognuno di essi.
La segreteria tiene altresì al corrente i registri della carriera scolastica
degli studenti, distinti per corsi di laurea o diploma, e forma per ogni
corso d'insegnamento a titolo ufficiale o privato l'elenco degli studenti
che vi sono iscritti.
Ciascun professore ha diritto di farsi rilasciare copia in ogni tempo
dell'elenco dei propri iscritti.
Più particolari norme circa l'organizzazione dei servizi di segreteria, la
tenuta degli archivi e dei registri matricolari sono dettate dal regolamento
interno.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
RD 4 giugno 1938, n. 1269
Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli
esami di Stato e l'assistenza scolastica nelle università e negli istituti
superiori
Art. 22.
Le tasse d'immatricolazione e d'iscrizione, le tasse di fuori corso, le
sopratasse per esami di profitto e per quelli di laurea o diploma, le
sopratasse di ripetizione di esame e il contributo per le opere sportive ed
assistenziali si pagano alla cassa della università o istituto.
Le tasse di concorso per l'ammissione alla facoltà di magistero e di
laurea o diploma si pagano con vaglia postale intestato al procuratore
del registro della circoscrizione in cui ha sede l'università o istituto e
consegnato alla segreteria. Questa, presa nota dei vaglia nei fascicoli
personali degli studenti e nei registri di carriera scolastica, li descrive in
apposito elenco in duplice esemplare e li trasmette all'ufficio del registro
cui sono diretti. L'ufficio del registro restituisce uno degli esemplari alla
segreteria insieme con la bolletta per l'ammontare complessivo delle
tasse risultanti dall'elenco.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
RD 4 giugno 1938, n. 1269
Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli
esami di Stato e l'assistenza scolastica nelle università e negli istituti
superiori
Art. 22. (segue)
Lo studente può ripartire il pagamento della tassa annuale
d'iscrizione in quattro rate bimestrali anticipate, versando la
seconda, terza e quarta rata rispettivamente non oltre la fine dei
mesi di gennaio, marzo e maggio. Può inoltre ripartire il
pagamento della sopratassa per esami di profitto in due rate
anticipate, versando la seconda non oltre la fine del mese di
marzo. La disposizione del presente comma non è applicabile agli
studenti di cittadinanza straniera appartenenti a famiglia residente
all'estero, ai quali è concessa la dispensa del pagamento di metà
delle tasse e sopratasse.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
RD 4 giugno 1938, n. 1269
Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli
esami di Stato e l'assistenza scolastica nelle università e negli istituti
superiori
Art. 22. (segue)
La tassa di fuori corso e la sopratassa per gli esami di profitto
valgono per il solo anno accademico per il quale sono pagate; la
sopratassa per gli esami di laurea o diploma e le sopratasse di
ripetizione di esame devono essere nuovamente pagate ogni
qualvolta il candidato si presenti ai relativi esami.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 e n. 2
Regolamento
per la gestione, tenuta e tutela
dei documenti amministrativi
dal protocollo all’archivio storico
(CdA 5 dicembre 1997 – G.U. 29.12.1997, n. 301)
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)
art. 68
Il procedimento amministrativo il fascicolo
1. Gli affari trattati e i procedimenti amministrativi danno luogo ad un
fascicolo.
2. Per fascicolo si intende il complesso dei documenti relativi ad un
determinato affare o afferenti ad un medesimo procedimento
amministrativo.
3. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto
in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti.
4. L'esaurimento del procedimento amministrativo, cioè la data di
chiusura del rispettivo fascicolo, sottofascicolo o inserto, si riferisce alla
data dell'ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude il
procedimento amministrativo stesso.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)
art. 69
Fascicolazione dei documenti
1. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va fascicolato a cura del
responsabile del procedimento amministrativo.
2. Per fascicolazione si intende l'inserimento del documento in un
apposito fascicolo.
3. I documenti sono conservati all'interno del fascicolo, del sottofascicolo
e dell'inserto, secondo l'ordine progressivo di registrazione, cioè di
sedimentazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se
assente, secondo la propria data.
4. Ogni fascicolo ha una copertina (detta anche "camicia"), conforme al
modello descritto nell'allegato 3 del presente regolamento, nella quale
deve essere indicato il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l'oggetto
dell'affare o del procedimento amministrativo, nonché l'eventuale
presenza di sottofascicoli o inserti.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)
art. 70
I fascicoli del personale e degli studenti
1. Per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo
nominativo, che può essere distinto in sottofascicoli riportanti le
variazioni di carriera e quant'altro ritenuto necessario.
2. Analogamente deve essere istruito un fascicolo nominativo per ogni
studente.
3. I fascicoli del personale e degli studenti costituiscono due distinte
serie archivistiche, che vanno archiviate in ordine di matricola e, se
assente, in ordine alfabetico per cognome e nome.
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)
art. 71
Repertorio dei fascicoli
1. I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli.
2. Per repertorio dei fascicoli si intende l'elenco ordinato e aggiornato
dei fascicoli istruiti all'interno di ciascuna classe e riportante, oltre che
l'oggetto dell'affare o del procedimento amministrativo, l'indice di
classificazione completo (titolo, classe) e numero del fascicolo.
3. Nell'indice di classificazione deve essere indicata anche l'eventuale
presenza di sottofascicoli o inserti, a loro volta numerati
progressivamente all'interno del fascicolo (se sottofascicolo) o del
sottofascicolo (se inserto).
4. Nel repertorio va annotata anche la movimentazione dei fascicoli, cioè
lo spostamento fisico del fascicolo da ufficio a ufficio e da quest'ultimi
all'archivio.
5. Il repertorio dei fascicoli, conforme al modello descritto nell'allegato 4
del presente regolamento, ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio
e termina il 31 dicembre di ogni anno.
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Fascicoli
di persona
FISICA
GIURIDICA
Fascicoli
di persona fisica
Personale
docente
Personale
tecnico amministrativo
Studente
Il fascicolo di persona fisica
 Il fascicolo di persona fisica conserva i documenti
relativi ad una persona fisica (personale
dipendente, professionisti iscritti, studenti, etc.).
 2005 – VII/0.135 «Contini Gianluigi»
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Assegno
di ricerca
Laurea
magistrale
Laurea
triennale
Dottorato
di ricerca
Studente
Corso
perfezionamento
Scuola di
specializzazione
Master
Alta
formazione
Titolo V. Studenti e laureati
Amm. centrale
Raggruppa la documentazione amministrativa
riferita al complesso universo della popolazione
studentesca, che in diversi modi interagisce con
l’amministrazione di ateneo.
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Titolo V. Studenti e laureati
Amm. centrale
È articolato in 4 blocchi:
1.
2.
3.
4.
Classe 1: attività di orientamento e tutto ciò che
riguarda lo studente prima che sia studente
Classi da 2 a 8: tradizionale gestione della carriera
degli studenti in generale
Classe 9: funzioni di abilitazione
Classe 10: sostegno alle iniziative goliardiche
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Titolo V. Studenti e laureati
Amm. centrale
1.
2.
3.
4.
5.
Orientamento, informazione e tutorato
Selezioni, immatricolazioni e ammissioni
Passaggi interni e trasferimenti da e per altra sede
Cursus studiorum e provvedimenti disciplinari
Diritto allo studio, assicurazioni, benefici economici,
tasse e contributi
6. Tirocinio, formazione e attività di ricerca
7. Servizi di assistenza socio-sanitaria e a richiesta
8. Conclusione e cessazione della carriera di studio
9. Esami di Stato e ordini professionali
10. Associazionismo, goliardia e manifestazioni
organizzate da studenti o ex studenti
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Segreterie Studenti
 studente iscritto al corso di laurea triennale
 studente iscritto al corso di laurea specialistica
 studente iscritto al corso di laurea a ciclo unico
 studente iscritto ai corsi singoli
 studente proveniente da Università estere iscritto ai
corsi previsti dal progetto Socrates/Erasmus
(cui è attribuito un numero identificativo, non una vera
matricola).
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Formazione post lauream
 studente iscritto al master nazionali ed internazionali
 studente proveniente da Università estere iscritto a
master internazionali (cui non è attribuito un n. di matricola)
 studente iscritto ai corsi di perfezionamento
 studente iscritto ai corsi di aggiornamento
 studente iscritto ai corsi di alta formazione
 studente iscritto alle scuole di specializzazione
(professioni sanitarie)
 studente iscritto alle scuole di specializzazione
(non professioni sanitarie)
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In discussione
 studente iscritto ai corsi speciali
 studente iscritto ai premi (cui non è attribuito un n. di
matricola)
 studente iscritto agli esami di stato
(cui dovrebbe essere attribuito lo stesso n. matricola della sua carriera)
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Fascicoli
di persona
FISICA
GIURIDICA
Il fascicolo di persona giuridica
 Il fascicolo di persona giuridica conserva i documenti
relativi ad una persona giuridica (associazione,
impresa, fondazione, etc.).
 2005 – I/14.48 «Associazione Amici dell’Università»
 2005 – VI/8.12 «Centro per la storia dell’Università»
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
Grazie per l’attenzione
Gianni Penzo Doria
Università degli Studi di Padova
Archivio Generale di Ateneo
[email protected]
[email protected]
Gianni Penzo Doria per SA e ANAI Campania
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