STRUTTURA COMPLESSA ASSISTENZA FARMACEUTICA
PROCEDURA -1-
Controllo Tecnico delle Ricette Farmaceutiche
ASL
Rev. 0
del
19/02/2004
CONTROLLO TECNICO DELLE RICETTE FARMACEUTICHE
INDICE:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Campo di applicazione
Scopo
Documenti di riferimento
Definizioni e abbreviazioni
Modalità operative
Archiviazione
Allegati
1.
2.
Amministrativi del SFT
Farmacisti del SFT
DISTRIBUITA A:
REVISIONE:
DATA:
DESCRIZIONE
MODIFICHE:
EMESSA DA:
VERIFICATA DA:
APPROVATA DA:
0
19/02/2004
Emissione
Farmacista SFT
Responsabile SFT
Responsabile SFT
1.
CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa procedura si applica per il controllo tecnico delle ricette farmaceutiche nel Servizio Farmaceutico
Territoriale.
2.
SCOPO
Lo scopo della procedura è di descrivere le modalità operative e le responsabilità per il controllo tecnico delle
ricette farmaceutiche.
3.
DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
·
·
·
4.
Legge Regionale 21/91
Delibera n.x del ___ riguardante il Servizio Registrazione e Verifica ricette farmaceutiche, rinnovata con
la delibera n.y del ___ e prorogata con la determina n.z fino al ____.
DPR 371/98
DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI
SFT = Servizio Farmaceutico Territoriale
CFA = Commissione Farmaceutica Aziendale
DG = Direttore Generale
Pag. 1/6
STRUTTURA COMPLESSA ASSISTENZA FARMACEUTICA
ASL
Rev. 0
del
19/02/2004
PROCEDURA -1-
Controllo Tecnico delle Ricette Farmaceutiche
5.
MODALITA’ OPERATIVE
5.1 DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA
Di seguito si riporta la descrizione del controllo tecnico delle ricette farmaceutiche mediante dei diagrammi di flusso.
AMMINISTRATIVO
SFT
FARMACISTA
RESPONSABILE
SFT
FARMACISTA
SFT
DG
NOTE
RICEVIMENTO
TABULATI
STAMPE
È UN ERRORE
CONTABILE
SI
CONTROLLO
CONTABILE
NO
VERIFICA DEGLI
ERRORI TECNICI
ESTRAZIONE DELLE
RICETTE ERRATE
NOTA 1
NO
VERIFICA È OK
SI
L’ERRORE
RICHIEDE LA
COMMISSIONE
L.425/96
SI
VERIFICA È OK
COMMISSIONE
L.425/96
NO
COMPILAZIONE
APPOSITA
MODULISTICA PER
INVIO ALLA CFA
APPROVAZIONE
CONVOCA CFA
(vedi flow chart 2)
NOTA 2
COMPILAZIONE DEL
VERBALE
APPROVA
ZIONE
INVIO VERBALE AL
TITOLARE DELLA
FARMACIA
Flow chart 1
Pag. 2/6
STRUTTURA COMPLESSA ASSISTENZA FARMACEUTICA
PROCEDURA -1-
Controllo Tecnico delle Ricette Farmaceutiche
ASL
Rev. 0
del
19/02/2004
Pag. 3/6
STRUTTURA COMPLESSA ASSISTENZA FARMACEUTICA
Rev. 0
del
19/02/2004
PROCEDURA -1-
Controllo Tecnico delle Ricette Farmaceutiche
FARMACISTA TITOLARE
DI FARMACIA APERTA
AL PUBBLICO
AMMINISTRATIVO
SFT
ASL
NOTE
CONVOCA CFA
SI
LE RICETTE
SONO DA
AMMETTERE
NOTA 3
NO
L’ERRORE PREVEDE
LA
REGOLARIZZAZIONE
SI
CONSEGNA
VERBALE
REGOLARIZZAZIONE
RICEVIMENTO
RICETTE CORRETTE
NO
CONTROLLO
AVVENUTA
REGOLARIZZAZIONE
NOTA 4
NO
OK
CONVALIDA
PAGAMENTO
SI
PROCEDE
ALL’ADDEBITO
ADDEBITO
VERIFICA
L’ADDEBITO
ARCHIVIAZIONE
L’ERRORE PREVEDE
L’ANNULLAMENTO
TOTALE O PARZIALE
SI
NO
CONSEGNA
VERBALE
IL FARMACISTA
ACCETTA L’ADDEBITO
NOTA 5
SI
VERIFICA
L’ADDEBITO
PROCEDE
ALL’ADDEBITO
Pag. 4/6
STRUTTURA COMPLESSA ASSISTENZA FARMACEUTICA
PROCEDURA -1-
Controllo Tecnico delle Ricette Farmaceutiche
ASL
Rev. 0
del
19/02/2004
Flow chart 2
Pag. 5/6
STRUTTURA COMPLESSA ASSISTENZA FARMACEUTICA
PROCEDURA -1-
Controllo Tecnico delle Ricette Farmaceutiche
ASL
Rev. 0
del
19/02/2004
NOTA 1
La ditta di registrazione ricette consegna mensilmente al Servizio Farmaceutico Territoriale le scatole con le ricette
delle farmacie, i tabulati con inadempienze contabili e invia per posta elettronica il file con le ricette farmaceutiche.
I tabulati vengono ritirati nell’apposito armadio, divisi per mese di competenza.
Le scatole con le ricette delle farmacie vengono ritirate nella STANZA 4.
1.
Dopo aver scaricato il file nella cartella “Farmot-gestore”, si procede alla sua decompattazione;
Per decompattare il file è necessario:
1. Avviare il programma Formout-gestore;
2. Scegliere la voce “Decompattazione da posta elettronica”
3. Entrare in Servizi e quindi in “elaborazione totali”
4. Digitare il mese di competenza
Dopo pochi minuti l’operazione di decompattazione è terminata.
2.
Si stampa, dal programma di gestione ricette “Formout-gestore”, l’elenco delle ricette fuori data e delle ricette con
farmaci in fascia C (non rimborsabili dal SSN);
Per far questo è necessario procedere nel seguente modo:
1. Avviare il programma Formout-gestore;
2. inserire il mese di competenza;
3. richiamare a video l’elenco delle ricette fuori validità e stamparlo;
4. richiamare a video l’elenco delle ricette con farmaci in classe C e stamparlo.
3.
4.
Si estraggono le ricette segnalate come errate nei suddetti elenchi e si verifica che l’errore esista veramente;
Si procede quindi ad un controllo tecnico a campione (3-4 farmacie al mese) dell’universo ricette farmaceutiche.
Se una ricetta è errata, la si ripone nella apposita cartellina con su scritto “Controllo tecnico ricette farmaceutiche
mese di _________”.
Se delle ricette hanno errori che richiedono la Commissione L.425/96, la si ripone nell’apposita cartellina con su
scritto “Ricette L.425/96 mese di ____”.
5.
Al termine di ogni mese il farmacista del SFT controlla le ricette riposte nelle cartelline.
Le ricette che richiedono la Commissione 425/96 vanno inviate al farmacista responsabile del SFT.
NOTA 2
Tutti i tipi di errori tecnici prevedono l’invio delle ricette errate alla CFA.
1) Si compila, per ogni farmacia, il verbale delle ricette errate da inviare alla CFA (allegato 1);
2) il verbale va allegato ad un riepilogo delle ricette errate per ogni mese di tutte le farmacie firmato dal farmacista
responsabile del SFT (allegato 2) e alle ricette contestate.
3) il Segretario della CFA, su delega del Presidente, fissa una data per la riunione della Commissione.
4) La CFA potrà decidere di:
· Ammettere le ricette contestate: vedi nota 3.
· Regolarizzare le ricette contestate: vedi nota 4.
· Annullare totalmente o parzialmente le ricette contestate: vedi nota 5.
5) Si procede quindi alla compilazione del verbale della riunione della CFA per ogni farmacia (vedi allegato 3) e si
predispone una lettera di accompagnamento alla firma del DG da inviare al titolare della farmacia (allegato 4).
Pag. 6/6
STRUTTURA COMPLESSA ASSISTENZA FARMACEUTICA
PROCEDURA -1-
Controllo Tecnico delle Ricette Farmaceutiche
ASL
Rev. 0
del
19/02/2004
Il titolare della farmacia aperta al pubblico dovrà, entro 30 giorni dal ricevimento della presente, prendere visione
delle ricette contestate presso il SFT.
NOTA 3
Nel caso la CFA decida di ammettere le ricette contestate, queste andranno archiviate nell’apposito faldone
“Commissione Farmaceutica Aziendale ricette ammesse periodo _____” (STANZA 3).
NOTA 4
1) Nel caso in cui l’errore preveda la regolarizzazione, al farmacista titolare della farmacia aperta al pubblico,
verranno consegnati:
· il verbale con la lettera di accompagnamento che dovrà firmare;
· gli originali delle ricette, che dovrà restituire corrette al SFT entro 30 giorni.
2) Il farmacista del SFT controlla l’avvenuta regolarizzazione delle ricette consegnate.
3) Se le ricette sono state regolarizzate correttamente, l’amministrativo del SFT convalida il pagamento ed archivia gli
originali delle ricette insieme al verbale nel faldone “Commissione Farmaceutica Aziendale ricette regolarizzate
periodo _____” (STANZA 3).
4) Se non sono state correttamente regolarizzate, l’amministrativo del SFT procede come in nota 5.
NOTA 5
1) nel caso in cui l’errore preveda l’annullamento, al titolare della farmacia aperta al pubblico, verranno consegnati:
· il verbale con la lettera di accompagnamento che dovrà firmare;
· gli originali delle ricette, se si tratta di annullamento totale, oppure le fotocopie delle ricette se si tratta
di annullamento parziale
2) Il farmacista titolare può: firmare la lettera “per accettazione” oppure decidere di ricorrere alla CFA: vedi nota 3.
Se decide di firmare la lettera, procederà all’addebito al rigo 14 della distinta contabile riepilogativa delle ricette del
mese successivo.
3) L’amministrativo procederà alla verifica che il suddetto addebito sia stato effettuato il mese successivo a quello del
verbale;
4) Il verbale firmato e la copia delle ricette annullate totalmente verranno archiviate nel faldone “Commissione
Farmaceutica Aziendale ricette annullate periodo _____” (STANZA 3).
6. ARCHIVIAZIONE
DOCUMENTO
Tabulati controllo
contabile
Lettera di
accompagnamento
Verbale da inviare
alla CFA
Verbale di
revisione tecnica
Modulo
riepilogativo errori
ricette
PREPARATO
Ditta di
registrazione
ricette
Amministrativo
SFT
Amministrativo
SFT
Amministrativo
SFT
Amministrativo
SFT
VERIFICATO
APPROVATO
ARCHIVIATO
CONSERVAZIONE /
ELIMINAZIONE
Amministrativo
SFT
Farmacista SFT
Amministrativo
SFT
5 ANNI
tritacarte
Farmacista SFT
DG
Farmacista
responsabile SFT
Farmacista
responsabile SFT
Amministrativo
SFT
Amministrativo
SFT
Amministrativo
SFT
5 ANNI
tritacarte
5 ANNI
tritacarte
5 ANNI
tritacarte
Farmacista
responsabile SFT
Amministrativo
SFT
5 ANNI
tritacarte
Farmacista SFT
Farmacista SFT
Amministrativo
SFT
Pag. 7/6
Allegato 1
DECISIONI COMMISSIONE TECNICA
riunione del……………………………………………..
Detrazioni convenzionali
(specificare denominazione
medicinali)
Totale ricetta
MOTIVI DI
INOSSERVANZA
Prescrizioni irregolari
IMPORTI
Numero ricetta
Riferimento lettera frontespizio
Servizio Assistenza Farmaceutica Territoriale
A
B
AMMISS.LIQUID.
Totale
Parziale
C
D
E
TOLL.
ERRORE
0,15 %
COMM.
ART.29
C.N.F.
REGOL.
ART.12
C.N.F.
NON AMMISS.LIQUID.
B.1
B.2
B.3
Annull.
Parz.
Motivi
diversi
art.16
C.N.F.
Annull.
Totale
Allegato 2
Servizio Assistenza Farmaceutica Territoriale
ALLA
COMMISSIONE FARMACEUTICA
AZIENDALE
Prot.
Data
OGGETTO: ELENCO RIEPILOGATIVO DELLE RICETTE FARMACEUTICHE INVIATE ALLA COMMISSIONE FARMACEUTICA AZIENDALE PERIODO _____
CODICE
FARMACIA
FARMACIA
PERIODO
TOTALE RICETTE
Nr. RICETTE
Allegato 3
Servizio Assistenza Farmaceutica Territoriale
ELENCO RICETTE ESAMINATE DALLA COMMISSIONE FARMACEUTICA AZIENDALE (DPR371 8
LUGLIO 1998) VERBALE DI RIUNIONE DELLA FARMACIA __________
NR
RICETTA
PRESCRIZIONE
IRREGOLARITA'
PROVVEDIMENTO
IMPORTO
TICKET
SCONTO TOTALE
Allegato 4
Servizio Assistenza Farmaceutica Territoriale
AL TITOLARE DELLA FARMACIA
DOTT.
Prot. n
Data
OGGETTO: RICETTE ESAMINATE DALLA COMMISSIONE FARMACEUTICA AZIENDALE
In seguito alle decisioni della Commissione Farmaceutica Aziendale (DPR 371 del 08.07.1998) sono giacenti
presso il Servizio Assistenza Farmaceutica Territoriale di _______________, le ricette spedite da codesta
farmacia nel mese di
stralciate in sede di commissione.
n.
annullate totalmente
n.
annullate parzialmente
n.
da regolarizzare
n.
ammesse
Si prega pertanto di voler, entro e non oltre 30 giorni dalla ricezione della presente, prendere visione delle
suddette ricette presso questo Ufficio, onde poter procedere in seguito alle relative rettifiche (riportare il
totale in addebito al rigo 14 della distinta riepilogativa).
Trascorso il periodo suddetto, la rettifica di cui sopra si intende accettata da codesta farmacia.
Distinti saluti
Il Direttore Generale
Dott.