Dospensa di POWER POINT : Prof P.N. Musolino
CAPITOLO 1
Avvio di PowerPoint
PowerPoint è un programma che consente di elaborare presentazioni attraverso la creazione di
diapositive (o slide) a cui viene conferito un aspetto coerente per supportare esposizioni
verbali, quali la presentazione di progetti, il lancio di prodotti, o la spiegazione di contenuti
didattici. Per diapositiva, si intende un'immagine che può contenere grafica e testo ed è
destinata a essere utilizzata in sequenza con altre.
Una sequenza di diapositive, definita appunto "presentazione", deve poter comunicare concetti
in modo semplice, dinamico, accattivante e convincente, mentre il programma deve
permettere all'utente di trasformare rapidamente le proprie idee in realizzazioni di pregio ed
effetto.
PowerPoint è da sempre un'applicazione di agevole e intuitivo utilizzo da parte degli abituali
utenti di Microsoft Word, e questa nuova release non si discosta dalle precedenti, anche se non
manca di offrire alcune interessanti novità.
Essa, inoltre, consente di creare pagine Web e di pubblicare una presentazione in modo da
renderla fruibile attraverso un browser (come Internet Explorer).
Avvio di PowerPoint
Similmente agli altri programmi PowerPoint viene avviato selezionando il percorso
Avvio/Programmi/Microsoft Office/Microsoft Office PowerPoint 2003.
La finestra iniziale di Microsoft PowerPoint, riprodotta nella Figura 1, è del tutto simile a quella
della release precedente. È possibile notare, fin da subito, che le icone sono state ridisegnate e
ricolorate, seguendo la linea che Microsoft aveva cominciato a tracciare prima con Windows XP
e poi con Windows Server 2003: se il loro contenuto è rimasto il medesimo, è invece stato
ottenuto come risultato una piacevole e maggiore luminosità.
Sotto l'abituale Barra dei menu trovano posto le barre Standard, contenente pulsanti di scelta
rapida destinati ad attività di routine, e Formattazione, con i pulsanti destinati alla messa a
punto formale dei contenuti.
A sinistra un pannello permette di scegliere facendo semplicemente clic sulla linguetta in alto,
tra le modalità Struttura e Diapositive: nel primo caso viene mostrato un elenco delle
diapositive e dei relativi contenuti della presentazione, nel secondo un'anteprima delle
diapositive stesse.
Figura 1- La schermata iniziale di PowerPoint
Al centro un pannello visualizza il contenuto della diapositiva selezionata nel pannello
precedente (all'inizio si tratta ovviamente di una diapositiva vuota). Sarà in questo spazio che
si lavorerà sui contenuti, inserendo, selezionando e modificando.
A destra il Riquadro attività iniziale visualizza l'elenco delle principali operazioni in corso o a cui
si può ricorrere. Questo pannello modifica in maniera dinamica l'elenco delle attività possibili a
seconda del contesto: all'inizio, per esempio, mostra le attività di Nuova presentazione. Di
questo pannello si parlerà più diffusamente nel corso dei vari capitoli.
Al centro, in basso, sotto alla diapositiva, viene visualizzato il riquadro per le note. Qui è
possibile digitare note che verranno associate alla diapositiva soprastante e selezionata nel
pannello di sinistra. Per inserire le note, che, come si vedrà saranno visualizzabili e stampabili,
basta fare clic e scrivere. La formattazione segue i criteri di un normale editor di testo, per
esempio Word.
In basso, infine, si nota la barra degli strumenti Disegno e la Barra di Stato, contenente
informazioni di carattere generale (per esempio, il numero della diapositiva selezionata, o la
lingua utilizzata dal correttore ortografico).
Consultare la guida in linea
In alto a destra, sulla barra dei menu, si trova la casella di aiuto comune a tutte le applicazioni
di Office 2003. In questa casella è possibile digitare una domanda, vale a dire una richiesta di
aiuto. Se si digita dunque una parola chiave, e si preme il tasto Invio, sotto alla casella
comparirà un elenco di suggerimenti. In pratica questa casella di aiuto si comporta come
l'Assistente di Office, fornendo indicazioni che permettono all'utente di trovare una soluzione a
un problema procedurale.
Naturalmente è, come sempre, possibile consultare la guida in linea del prodotto premendo il
tasto F1 o attivando il comando Guida in linea di Microsoft PowerPoint posto nel menu di aiuto
rappresentato dal punto di domanda. Questo visualizza il riquadro attività Guida in linea, come
si nota nella Figura 2, attraverso il quale è possibile sfogliare i libri della guida in linea alla
ricerca del supporto desiderato.
Maggiori dettagli sull'utilizzo della casella di aiuto e del riquadro di attività Guida in linea, si
possono trovare nel Capitolo 3, dove vengono trattati gli argomenti e le procedure comuni a
tutte le applicazioni.
Figura 2 - Il riquadro attività della Guida in linea
Apertura di una presentazione
Per aprire una presentazione esistente si procederà nel modo consueto di Office, descritto in
dettaglio nel capitolo dedicato alle risorse comuni: si faccia clic sul pulsante Apri oppure si
selezioni il comando File/Apri. Comparirà una finestra di dialogo che permetterà di navigare
all'interno del disco fisso o dei computer della rete aziendale, fino a identificare la
presentazione desiderata, non resterà che selezionarla e fare clic sul pulsante Apri affinché
PowerPoint carichi e visualizzi il documento. A questo punto sarà possibile effettuare le
modifiche desiderate.
Creazione e salvataggio di una presentazione
Per creare una presentazione è possibile fare clic sul pulsante Nuovo oppure sul comando
File/Nuovo. L'utilizzo del pulsante determina la creazione di una presentazione dal titolo
provvisorio Presentazione1 composta da un'unica diapositiva. Questo è anche ciò che avviene
quando si apre il programma e occorre notare che è un modo lineare di cominciare il lavoro. Il
fatto che la presentazione abbia un nome non deve trarre in inganno; il programma la nomina
solo per poterla gestire e non effettua nessun salvataggio: la numerazione è formale.
Se si fa ancora clic sul pulsante Nuovo, PowerPoint fornirà ancora un documento vuoto e lo
chiamerà Presentazione2. Anche nel caso in cui il primo documento sia stato salvato e
rinominato, il secondo si chiamerà Presentazione2. Solo chiudendo e riaprendo il programma si
potrà indurre PowerPoint a ricominciare la numerazione. Selezionando il comando File/Nuovo,
a destra comparirà il riquadro attività Nuova presentazione.
Si vedano nel dettaglio le voci del riquadro. Si noti che sono divise in tre sezioni: Nuovo,
Modelli e Ultimi modelli utilizzati. La prima permette di scegliere tra una presentazione vuota
(in questo caso bastava far clic sul pulsante), un modello struttura predefinito, una creazione
guidata del contenuto, una presentazione preesistente o la creazione di un album di immagini.
La seconda consente di scegliere tra il collegamento al sito Microsoft di Office per reperirvi un
modello predefinito, la possibilità di individuare nella macchina locale un modello o una
presentazione e infine la navigazione all'interno della rete locale alla ricerca di una
presentazione da modificare. La terza sezione, infine, elenca gli ultimi modelli utilizzati.
Si vedrà ora come procedere.
Innanzitutto chiariamo che quando si parla di "modello", si intende riferirsi a un insieme
predefinito di struttura, schemi e combinazione di colori.
Se si sceglie di partire da un modello predefinito ("Da modello struttura"), il riquadro attività
diventa Struttura diapositiva, come si vede nella Figura 3. Questo procedimento di scelta di
una struttura e di una combinazione di colori (tra poco verrà fatto) è necessario. Certo, si
potrebbe scegliere di partire con una diapositiva vuota, inserire testo e grafica, formattarli,
inserire una nuova diapositiva e ripetere l'operazione fino alla conclusione del lavoro.
PowerPoint però viene in aiuto, sapendo che l'utente ha già progettato il proprio lavoro
(almeno, dovrebbe averlo fatto), che avrà bisogno di utilizzare strutture (schemi) di diapositiva
sempre uguali e che vorrà utilizzare i colori in modo coerente e ordinato, e suggerisce di
cominciare da queste scelte. Si avranno così definiti dettagli importanti e validi per l'intera
presentazione.
La visualizzazione dei modelli predefiniti di struttura dipende dal tipo di installazione
effettuata. Nel caso non siano presenti, compare un messaggio in cui si invita
l'utente a inserire il CD-ROM di installazione e aggiungere la funzionalità.
Figura 3 - Il riquadro attività Struttura diapositiva
Questo riquadro offre un'immediata rappresentazione grafica attraverso l'uso di miniature, di
tutti i modelli a disposizione (sono più di 40) e di quello attualmente in uso. Si possono
visualizzare utilizzando la barra di scorrimento a destra. Per scegliere un modello basterà fare
clic su di esso, e questo verrà applicato alla presentazione corrente. Quando si porta il mouse
in prossimità di un modello di struttura, compare, a destra di esso, la freccetta verso il basso
che permetterà di scegliere tra le seguenti opzioni:
• Applica a tutte le diapositive;
• Applica a diapositive selezionate;
• Utilizza per tutte le nuove presentazioni;
• Mostra anteprime grandi.
Il riquadro Struttura diapositiva si divide in tre sottoriquadri: Modelli struttura (che è quello
appena visto), Combinazioni colori e Combinazioni animazioni. Il riquadro Combinazioni colori
visualizza una serie di combinazioni predefinite, il cui numero dipende dal modello struttura
selezionato. Se nessuna delle proposte dovesse soddisfare l'utente, questo può ancora fare clic
sulla voce Modifica combinazione colori..., in basso, e personalizzare la propria combinazione
nella finestra di dialogo seguente (Figura 4).
Le opzioni ottenute facendo clic sulla freccia verso il basso, a lato della combinazione scelta,
sono le stesse della struttura diapositiva, con esclusione della voce Utilizza per tutte le nuove
presentazioni, la quale è applicabile dunque solo alla struttura. Il riquadro Combinazioni
animazioni offre un'ampia serie di animazioni predefinite, divise in categorie denominate
Utilizzato di recente, Delicato, Moderato e Divertente. Compare anche la voce Nessuna
animazione: questa opzione è utile per cancellare un'animazione che non piace o che si decide
di modificare.
Figura 4 - La finestra di dialogo Modifica combinazione colori
Le animazioni gestiscono, in pratica, le modalità di comparsa (o di scomparsa) dei contenuti
delle diapositive, siano questi degli oggetti testuali o grafici; permettono di rendere più
dinamica una presentazione, ma occorre far presente che un loro uso eccessivo potrebbe
stancare o addirittura distrarre lo spettatore.
Sotto al riquadro, il pulsante Applica a tutte le diapositive associa la stessa animazione a tutte
le slide della presentazione; in alternativa è possibile selezionarne alcune utilizzando l'elenco
posto nel pannello di sinistra (in visualizzazione Struttura) e il metodo di multiselezione
classico (fare clic sulle diapositive prescelte tenendo premuto il tasto Ctrl). Il pulsante
Riproduci lancia l'animazione selezionata e il pulsante Presentazione visualizza l'animazione a
tutto schermo, permettendo all'utente di valutarne appieno l'efficacia. Infine si noti che la
selezione dell'opzione Anteprima automatica evita di dover ricorrere al pulsante Riproduci.
Sempre riguardo le animazioni, esiste anche il riquadro Animazioni personalizzate,
raggiungibile facendo clic sulla freccetta posta accanto al titolo del riquadro corrente
(operazione che visualizza un elenco a discesa dei riquadri a disposizione). La prima differenza
tra le animazioni combinate e quelle personalizzate è che in queste ultime è possibile scegliere
l'effetto di animazione e associarlo all'elemento della diapositiva desiderato, mentre nel caso
precedente l'effetto viene applicato a ogni elemento indistintamente. Anche se una volta
raggiunta una certa familiarità con il programma si ricorrerà molto più spesso alle animazioni
personalizzate, può essere una buona idea, mentre lo si impara e si fanno delle prove,
utilizzare quelle combinate. Va anche detto che l'operazione di applicare delle animazioni, in
genere, viene fatta dopo la creazione dei contenuti, dato che è un'attività di completamento o
abbellimento, e viene affrontata ora solo per esigenze di esaustività.
Occorre innanzitutto selezionare l'oggetto al quale si vuole applicare l'animazione, e quindi fare
clic sul pulsante Aggiungi effetto. L'oggetto selezionato sarà contraddistinto da un numero sia
nella visualizzazione sul pannello centrale, sia, per comprenderne il riferimento, nell'elenco che
compare nel Riquadro attività.
Le voci nel riquadro si attiveranno quando si selezionerà l'oggetto da animare. Il pulsante
Aggiungi effetto consente quindi di scegliere l'effetto di animazione tra un discreto numero di
opzioni divise per categorie tra le quali si trovano anche tutte le animazioni combinate di cui si
è già parlato. Una volta fatta la scelta si può passare alla definizione della modalità di avvio
sotto la voce Modifica.
Quindi è possibile definirne le modalità di entrata e la velocità scegliendo tra le opzioni che
vengono messe a disposizione nelle caselle combinate sottostanti. Non è ancora finita! Se si
seleziona l'effetto così impostato nell'elenco che compare, si vedrà una freccetta con la punta
rivolta verso il basso, la quale apre un nuovo sottomenu in cui si può personalizzare
ulteriormente l'effetto animato. Nell'elenco che segue sono riportate le voci del sottomenu di
cui si è appena parlato:
• Inizia al clic del mouse: predefinito;
• Inizia con il precedente: serve per creare animazioni contemporanee su più oggetti;
• Inizia dopo il precedente: serve per automatizzare la sequenza di animazioni degli oggetti
della diapositiva;
• Opzioni effetto...: apre una finestra di dialogo che varia a seconda dell'animazione a cui si
riferisce, per impostare per esempio un abbinamento sonoro all'animazione;
• Intervalli...: apre la stessa finestra di dialogo, nella scheda Intervalli, per impostare il timing
delle animazioni;
• Nascondi/Mostra avanzamento tempo: serve per avere una visualizzazione grafica precisa;
• Rimuovi: serve per eliminare l'animazione.
Figura 5 - Il riquadro attività Animazione personalizzata
Figura 6 - Il riquadro attività con la personalizzazione dell'effetto di animazione
A questo punto visto che si sono prese le decisioni fondamentali riguardo alla struttura e ai
colori che verranno utilizzati, si può passare ai contenuti. Prima, però, sarà opportuno salvare
il lavoro fatto fino a ora.
Per salvare è possibile fare clic sull'icona rappresentata da un dischetto floppy o selezionare la
voce di menu File/Salva con nome. Se si salva il lavoro per la prima volta queste due
operazioni producono lo stesso effetto, visualizzano la finestra di dialogo Salva con nome
riportata nella Figura 7. Se invece si è già salvato una volta (e dunque il lavoro ha già un nome
e una collocazione all'interno del disco fisso), selezionare l'icona è come utilizzare la voce di
menu File/Salva, ovvero si aggiorna semplicemente il salvataggio.
Figura 7 - La finestra di dialogo Salva con nome
CAPITOLO 2
Lavorare con le diapositive
Come detto, una presentazione non è mai vuota, neppure all'inizio, comincia con una
diapositiva vuota, nella quale immediatamente compaiono le voci Fare clic per inserire il titolo
e/o Fare clic per inserire testo a seconda del modello che si è scelto. I capitoli successivi si
occuperanno dell'inserimento e della formattazione degli oggetti testuali e grafici.
Facciamo qui notare che l'inserimento di una nuova diapositiva è molto semplice; avviene
tramite il comando Inserisci/Nuova diapositiva o il pulsante omonimo posto sulla barra
Formattazione (è l'ultimo pulsante). Una nuova diapositiva viene inserita in coda, o, per meglio
dire, dopo quella selezionata nel pannello di sinistra; in questo modo sarà sempre possibile
aggiungerne una tra le altre già presenti, basterà aver cura di selezionare quella che si
desidera sia la precedente prima di avviare il
comando Nuova diapositiva. Si noti anche che il Riquadro attività, sempre pronto a fornire un
aiuto, ora è Layout diapositiva e, con le stesse modalità viste in precedenza, permette di
applicare un layout (schema) a scelta tra quelli predefiniti alle diapositive selezionate.
A questo punto non resta che iniziare: si dovrà cominciare a inserire testo e grafica.
Lavorare con il testo
Inserimento e modifica del testo
L'inserimento e la formattazione del testo è un'operazione molto semplice per chi sa utilizzare
Microsoft Word o un editor di testo.
La decisione presa riguardo al layout non fa altro che inserire nella diapositiva delle caselle (o
cornici) di testo, vale a dire degli spazi appositamente dedicati alla scrittura. Se non si fosse
optato per un layout particolare, e la diapositiva fosse completamente vuota, niente paura: è
sempre possibile inserire delle caselle di testo.
L'operazione è semplice: basta fare clic sul pulsante Casella di testo presente sulla barra degli
strumenti Disegno, posizionata in basso. In qualsiasi caso, è sempre possibile utilizzare la voce
di menu Inserisci/Casella di testo. Il puntatore del mouse diventa una crocetta e sulla barra di
stato è possibile leggere l'istruzione "fare clic e trascinare per inserire una casella di testo". È
proprio quello che occorre fare: tracciare un rettangolo che rappresenta lo spazio nel quale si
vuole inserire del testo.
Il rettangolo compare delimitato da una cornice (si vede solo per praticità, ovviamente non
comparirà mai nella stampa) e da sei pallini bianchi posti sugli angoli e sui bordi inferiore e
superiore.
Figura 8 - Ecco come appare la casella di testo appena inserita
Portando su uno di questi pallini il puntatore del mouse, questo assume le sembianze di una
doppia freccia e permette di fare clic e trascinare per modificare le dimensioni della casella di
testo. Tuttavia, mentre è possibile in senso orizzontale, se si cercherà di allungarla
verticalmente la casella tornerà sempre alla dimensione originale: la sua dimensione si adatta
automaticamente al testo che viene inserito, per cui si amplierà da sola se ce ne sarà bisogno.
Per inserire il testo basta digitarlo. La formattazione del testo è identica, nelle operazioni e
nelle procedure, a quanto avviene in Microsoft Word. Ovviamente non si deve dimenticare che
Microsoft Word è un editor di testo specificatamente dedicato alla videoscrittura, per cui non ci
si deve sorprendere del fatto che PowerPoint dispone di un numero minore di opzioni di
formattazione.
Si noti che la casella di testo è selezionabile, spostabile (fare clic sul bordo e trascinare) e
anche ruotabile (fare clic sul pallino verde e trascinare). Per ottenere una modifica più precisa
delle sue dimensioni, dei colori e spessore dei bordi e della grandezza dello sfondo,
analogamente a quanto succede in Microsoft Word, si deve utilizzare la finestra di dialogo delle
proprietà, visualizzabile tramite il comando Formato/Casella di testo.
Se si fa clic all'esterno della casella di testo questa viene deselezionata, i bordi tratteggiati
spariscono e viene visualizzato così il risultato finale delle proprie formattazioni. Facendo clic
su una parte qualsiasi del testo verrà riselezionata la casella di testo che tornerà a essere
visibile e si potrà fare qualsiasi modifica al testo stesso con le medesime procedure utilizzate
per la formattazione.
PowerPoint offre anche un altro strumento di aiuto per l'inserimento e il posizionamento di
oggetti, come le caselle di testo, all'interno delle diapositive. Il comando Visualizza/Griglia e
guide apre la finestra di dialogo Griglia e guide (Figura 9).
Figura 9 - La finestra di dialogo Griglie e guide
Attraverso questa finestra di dialogo è possibile utilizzare una griglia per consentire un
allineamento più preciso degli oggetti (in modo particolare gli uni rispetto agli altri). È possibile
visualizzare o nascondere sia la guida che la griglia ed è anche possibile aggiungere o
eliminare le guide.
Le guide sono regolabili tramite trascinamento e si può regolare la spaziatura tra le linee della
griglia selezionandola tra una gamma di misure predefinite, utilizzando
la casella Spaziatura. Le guide e le griglie non sono visibili in una presentazione e non vengono
stampate, dunque la visualizzazione è attiva solo mentre si lavora, in quanto la modalità
Presentazione comunque nasconde la griglia.
La griglia include un'opzione denominata Blocca su che allinea gli oggetti all'intersezione più
vicina della griglia o a un altro oggetto, mentre si disegnano o si spostano gli oggetti. L'opzione
Blocca su funziona anche quando la griglia non è visibile.
Altre operazioni sul testo
Come le altre applicazioni del pacchetto Office, anche PowerPoint permette di trovare e
sostituire il testo e di procedere al controllo ortografico. Per un approfondimento su queste
operazioni si rimanda alle procedure comuni a tutte le applicazioni.
CAPITOLO 3
Creazione di oggetti grafici
Raramente una presentazione è composta da diapositive contenenti solo testo. Il più delle
volte si avranno degli schemi, delle forme, delle immagini che compariranno a corredo del
testo e a supporto del parlato (non si dimentichi che una presentazione, in genere, non è
muta. Essa deve supportare l'oratore e difficilmente lo può sostituire. PowerPoint, a ogni modo,
permette di inserire anche un commento audio associato alla presentazione).
Disegno e modifica di linee e frecce
Sulla barra degli strumenti Disegno (Figura 10) sono inseriti tutti i pulsanti per l'inserimento e
la modifica degli oggetti grafici.
Figura 10 - La barra degli strumenti Disegno
L'inserimento degli oggetti avviene in tutti i casi secondo le medesime procedure: selezionare
l'oggetto da inserire, fare clic e trascinare per inserirlo nella diapositiva. Per esempio, se si
vuole inserire una forma particolare, si deve fare clic sul pulsante Forme che apre un elenco di
forme divise in categorie, dalle quali si può scegliere una categoria e una forma. La Figura 11
mostra le forme disponibili.
Facendo clic sulla diapositiva si inserisce il punto iniziale della forma e trascinando se ne
stabilisce la dimensione. Quando viene rilasciato il pulsante del mouse, la forma appare
selezionata, con gli ormai familiari pallini bianchi alle estremità o ai contorni. Per mezzo di
questi è possibile spostare la forma in un'altra posizione o modificarne la dimensione.
Si noti che la barra degli strumenti Disegno di Microsoft Word è del tutto identica, come pure le
relative funzionalità.
Figura 11 - Il pulsante Forme e il menu delle forme disponibili in PowerPoint
Attraverso la voce di menu Formato/Forme che appare solo se la forma è selezionata, è
possibile visualizzare la finestra di dialogo mostrata nella Figura 12, grazie alla quale è ancora
possibile modificarne la forma.
Figura 12 - La finestra di dialogo Formato forme
La scheda Colori e linee, visualizzata nella figura precedente, permette di definire un colore di
riempimento delle forma. L'opzione Nessun riempimento significa che la forma è
completamente trasparente. Tuttavia, è possibile stabilire, tramite punti percentuali, la
trasparenza di una forma colorata, intervenendo sulla barra Trasparenza, o sulla casella di
testo a fianco.
Inoltre è possibile attribuire uno spessore, un colore e un tipo di linea (tratteggio) ai contorni
delle forme e, se si tratta di frecce, di impostarne dimensione e tipo. La scheda Dimensioni e la
scheda Posizione permettono di definire con molta precisione le dimensioni e la posizione della
forma all'interno della diapositiva. Dal momento che è poi possibile posizionare le forme sopra
a qualsiasi oggetto, si può attirare l'attenzione su un qualsiasi oggetto testuale o grafico,
disegnandoci sopra un riquadro o un cerchio, come nell'esempio della Figura 13.
Figura 13 - Utilizzo di forme in una diapositiva
L'inserimento di forme, linee, frecce, rettangoli e ovali, e la loro modifica, avviene nella stessa
maniera. Ovviamente un rettangolo sarà allungabile e accorciabile e potrà diventare un
quadrato, così come un ovale potrà diventare un cerchio. Se si agisce sulla finestra di dialogo
delle loro proprietà, nella scheda Dimensioni, basta impostare un'altezza e una larghezza
identiche e il gioco è fatto.
Quando si seleziona una forma, si può fare clic con il tasto destro del mouse per
visualizzare il menu contestuale. Questo menu elenca i comandi che consentono di
eseguire le operazioni relative all'oggetto selezionato: è molto comodo perché
riunisce in un unico menu tutte le attività ammesse.
Anche le caselle di testo si possono inserire e modificare nella stessa identica maniera, occorre
però essere precisi nella selezione: una casella di testo contiene testo e per selezionarla
occorre fare clic non al suo interno, ma sul bordo della stessa.
Aggiunta di un'ombreggiatura o di un effetto 3D
Le modifiche possibili non si fermano a quanto visto sui colori e le dimensioni delle linee che
compongono le forme. PowerPoint mette a disposizione anche degli "effetti speciali".
Gli ultimi due pulsanti della barra Disegno, infatti, permettono di inserire un'ombreggiatura o
un effetto tridimensionale. Come al solito, occorre selezionare una forma e fare clic sul
pulsante Ombreggiatura. Come mostrato nella Figura 14 questo mostrerà un'ampia scelta di
tipi di ombreggiatura tra i quali scegliere.
Figura 14 - Scelta di un tipo di ombreggiatura
Il pulsante Impostazioni ombreggiatura permette di visualizzare una Barra degli strumenti
altrimenti non visualizzabile, attraverso la quale eseguire le seguenti operazioni:
• attivare o disattivare l'ombreggiatura applicata;
• spingere l'ombreggiatura verso l'alto;
• spingere l'ombreggiatura verso il basso;
• spingere l'ombreggiatura verso sinistra;
• spingere l'ombreggiatura verso destra;
• modificare il colore dell'ombreggiatura (altrimenti visualizzata in grigio).
Per modificare il colore si deve fare clic sulla freccetta verso il basso posta accanto all'ultimo
pulsante (Colore ombreggiatura) e quindi scegliere un colore tra quelli proposti, o fare clic su
Altri colori per scegliere tra tutti i colori possibili. Analogamente, è possibile selezionare una
forma e fare clic sul pulsante Stile 3D. Viene così mostrato graficamente un campionario di
effetti tridimensionali tra cui scegliere. Premendo il pulsante Impostazioni 3D si visualizza una
Barra degli strumenti che rende possibile:
• attivare o disattivare l'effetto tridimensionale applicato;
• ruotare in basso, in alto, a sinistra o a destra l'effetto;
• modificarne la profondità;
• modificarne la direzione;
• modificarne la luminosità;
• modificarne la superficie;
• modificarne il colore.
Le modifiche vengono applicate semplicemente facendo clic sul pulsante relativo. La scelta di
un colore alternativo viene fatta secondo le modalità già esposte.
L'effetto tridimensionale elimina l'ombreggiatura, e viceversa: sono effetti non
cumulabili. La disponibilità dei singoli effetti dipende dalle forme grafiche selezionate
(sono applicabili a forme, riquadri, caselle di testo, WordArt, ClipArt o immagini, ma
non sono sempre tutti disponibili).
Gestione degli oggetti grafici
Una volta inseriti disegni (forme o oggetti grafici in generale) in una diapositiva, questi si
possono raggruppare (PowerPoint così li considererà un oggetto unico), riordinare, o in
generale gestire, per mezzo dei comandi presenti nel menu che compare facendo clic sul
pulsante Disegno nella Barra degli strumenti.
Figura 15 - Il menu Disegno nella barra degli strumenti Disegno
Dopo aver creato un oggetto grafico per mezzo di una forma predefinita, per esempio, è
possibile sostituirlo con un'altra forma selezionandolo e poi utilizzando il comando
Disegno/Trasforma oggetto selezionato. Se si intende modificarne l'orientamento, si utilizzerà il
comando Disegno/Ruota o capovolgi e uno dei sottocomandi del menu. Un comando utile è
quello che permette di creare un gruppo di oggetti, in quanto in questo modo è possibile
applicare modifiche a più oggetti contemporaneamente, dato che selezionandone uno verrà
selezionato l'intero gruppo.
Per creare un gruppo occorre selezionare gli oggetti e quindi usare il comando Disegno
/Raggruppa. Se si cambia idea è possibile separarli per mezzo del comando Disegno/Separa.
Ogni oggetto inserito viene posizionato su un livello diverso. Questi livelli non sono visibili e in
qualche modo sono formali, in quanto vengono utilizzati "dietro le quinte" dal programma per
poter gestire le sovrapposizioni. È proprio in questo campo che l'utente può intervenire.
Normalmente, gli oggetti vengono posizionati man mano che si creano, su livelli sovrapposti,
per cui l'ultimo oggetto creato è quello che si vede per primo. Gli oggetti dei livelli superiori
possono coprire quelli dei livelli più in basso, e spesso è necessario modificare questo ordine
per ottenere gli effetti desiderati. Nel menu Disegno compare il comando Ordine che apre un
sottomenu che permette di riposizionare l'oggetto o gli oggetti selezionati sia rispetto agli altri
oggetti sia rispetto al testo. I comandi Porta in primo piano e Porta in secondo piano servono
appunto a visualizzare completamente o nascondere in parte un oggetto. I comandi Porta
avanti e Porta indietro, invece, vengono utilizzati quando si ha la necessità di impostare
l'ordine di sovrapposizione di parecchi oggetti, visto che permettono di spostare gli oggetti di
un livello per volta.
Per quanto riguarda la distribuzione del testo intorno a un oggetto, esiste un comando apposito
anche per questo: Disegno/Distribuzione testo. Esso permette, dopo la selezione di un oggetto,
di posizionarlo in molti modi rispetto al testo che si vuole gli scorra accanto.
Inserimento e gestione di immagini ClipArt e WordArt
L'inserimento e la gestione di immagini, ClipArt e WordArt avviene come negli altri applicativi
della suite, quindi si rimanda al relativo paragrafo del manuale. La barra degli strumenti
Disegno e la barra Immagini sono analoghe a quelle presenti in Word. Le ClipArt utilizzano il
riquadro attività ClipArt o la finestra della raccolta multimediale. Analogamente le operazioni
sulla raccolta WordArt restano le stesse per le applicazioni che comprendono questa
funzionalità.
CAPITOLO 4
Visualizzazione e gestione delle diapositive
La visualizzazione con cui si è lavorato finora non è l'unica che PowerPoint offre all'utente. Dal
menu Visualizza, infatti, sono selezionabili anche le opportunità descritte di seguito.
• Visualizzazione normale. È quella che si è già incontrata ed è impostata come predefinita.
• Sequenza diapositive. Mostra tutte le diapositive in sequenza, con una serie di anteprime. La
quantità delle diapositive visualizzate sullo schermo dipende dalla grandezza e dalla risoluzione
dello stesso; per esempio, uno schermo da 17 pollici con una risoluzione 1024 per 768 ne
mostra circa 20 alla volta, suddivise in 4 righe. A supporto compaiono le sole barre degli
strumenti Standard e Sequenza diapositive. Molte barre non sono disponibili in questa
visualizzazione che è pensata per gestire al meglio la sequenza e non il contenuto delle
diapositive. Sotto a ogni diapositiva compare una stellina, facendo clic su di essa viene
visualizzata l'eventuale animazione applicata alla diapositiva (la stellina non compare se non ci
sono animazioni). L'utilizzo della barra viene spiegato nel prossimo paragrafo.
• Presentazione. Questa visualizzazione apre le diapositive a schermo intero ed è quella
utilizzata quando si effettua la presentazione vera e propria con l'ausilio, in genere, di un
videoproiettore. Si parlerà anche di questa nei prossimi paragrafi.
• Pagina note. Visualizza una diapositiva per pagina, con le relative note eventualmente
annesse. Questa modalità si usa a volte per stampare e distribuire un supporto cartaceo della
presentazione, poiché risulta comoda sia che si siano inserite delle note a supporto, sia che si
voglia lasciare volutamente uno spazio vuoto per eventuali appunti.
Nel menu Visualizza si trovano anche altri comandi rivolti specificatamente a visualizzazioni
particolari del lavoro svolto o che si sta svolgendo; questi vengono descritti nell'elenco che
segue.
• Visualizza/Schema/Diapositiva. Visualizza lo schema della diapositiva con le aree dedicate al
titolo, al sottotitolo, agli eventuali oggetti grafici, alla data, al piè di pagina e al numero della
diapositiva. Naturalmente in questa visualizzazione è possibile lavorare sullo schema della
diapositiva, facendo clic su un'area e intervenendo per la modifica. Compare anche la barra
Visualizzazione schema diapositiva con alcuni pulsanti dedicati alla modifica degli schemi.
• Visualizza/Schema/Schema stampati. Mostra lo schema per la stampa con le relative aree
dedicate all'intestazione o al piè di pagina, alla data e al numero di pagina. La barra
Visualizzazione schema stampati che compare, permette di scegliere quante diapositive
stampare per pagina.
• Visualizza/Schema/Note. Mostra lo schema utilizzato per la visualizzazione Pagina note, con
le aree dedicate all'intestazione e al piè di pagina, alla data, al numero di pagina e allo spazio
note.
• Visualizza/Colori/Gradazioni di grigio. Permette di vedere le presentazioni con i colori
impiegati o con due diverse gradazioni di grigio.
• Visualizza/Riquadro attività. Mostra a destra il riquadro attività che consente l'utilizzo dei
riquadri in generale, o di quelli comuni alle varie applicazioni (al riguardo si consulti il relativo
capitolo). I riquadri di PowerPoint vengono trattati nel corso dei vari capitoli.
• Visualizza/Barre degli strumenti. Come per ogni altra applicazione, permette di scegliere
quale barra degli strumenti visualizzare. Anche per dettagli sull'utilizzo delle barre degli
strumenti si veda il Capitolo 3.
• Visualizza/Righello. Mostra un righello verticale e uno orizzontale che si usano per avere
un'idea precisa sulle misure degli oggetti presenti nella diapositiva. Si noti che la posizione del
cursore del mouse viene individuata da una linea in ognuno dei due righelli.
• Visualizza/Griglia e guide. Visualizza la finestra di dialogo già incontrata nella Figura 9 che
fornisce supporto all'utente nel posizionamento dei contenuti.
• Visualizza/Intestazione e piè di pagina. Il paragrafo successivo spiegherà come inserire delle
intestazioni e/o dei piè di pagina nelle diapositive utilizzando questa modalità di
visualizzazione.
• Visualizza/Commenti. Visualizza i commenti che eventualmente sono stati associati alle
diapositive.
• Visualizza/Zoom. Permette di modificare la visualizzazione, ingrandendo o rimpicciolendo
l'area mostrata sullo schermo.
Aggiungere il piè di pagina
Per aggiungere un piè di pagina alle diapositive occorre utilizzare il comando Visualizza
/Intestazione e piè di pagina. Prima della visualizzazione, compare la finestra di dialogo
rappresentata nella Figura 16.
La sezione Includi su diapositiva permette di decidere se inserire la data e l'ora (in basso a
sinistra) in modo dinamico, cioè durante la presentazione, o in modo statico, il numero della
diapositiva (in basso a destra) o un eventuale piè di pagina (in basso, al centro). Si può anche
decidere di non visualizzare il titolo della diapositiva. Nella scheda Note e stampati è anche
possibile selezionare l'opzione di inserimento dei numeri di pagina o di un'intestazione. Il
pulsante Applica o quello Applica a tutte convalidano e applicano le decisioni prese. La
differenza tra questi due pulsanti è ovvia. Si noti che l'utilizzo di una lingua piuttosto che di
un'altra, può avere l'effetto di modificare il modo in cui la data viene visualizzata. Per esempio,
la lingua italiana esprime la data nel formato giorno/mese/anno, mentre quella inglese nel
formato mese/giorno/anno.
Figura 16 - La finestra di dialogo intestazione e piè di pagina
Lavorare con le strutture
Proprio all'inizio del capitolo, si è parlato del pannello di sinistra dove sono presenti due altri
tipi di visualizzazione del lavoro che si sta svolgendo: Struttura e Diapositive. La
visualizzazione Diapositive permette di vedere delle anteprime in miniatura di ogni singola
diapositiva. Facendo clic su una di queste, la diapositiva verrà immediatamente visualizzata in
grande sul pannello di destra.
L'altro tipo di visualizzazione permette invece un maggior controllo. Dal punto di vista teorico e
formale, la struttura del documento rappresenta la sua composizione gerarchica: il titolo della
diapositiva, per esempio, è a un livello diverso dal corpo. Così come avviene in Word,
PowerPoint permette di gestire questa gerarchia. Il vantaggio più immediato (anche se non
visibile) è rappresentato dall'ordine che viene fatto all'interno del documento. Il secondo
vantaggio, concreto per l'utente, è la possibilità dì gestire separatamente questi livelli. Sì può
usare la struttura per creare una diapositiva sommario, o per formattare in modo identico
livelli identici del documento.
Si noti che esiste la barra degli strumenti Struttura, con i relativi comandi. Se la si attiva, la
barra viene posta verticalmente accanto al pannello di sinistra.
Selezionando una parte della diapositiva, è possibile alzare o abbassare di livello la parte
selezionata. Ancora, selezionando una diapositiva, è possibile spostarla in altra posizione e
dunque riordinare la presentazione. Se sí sono inseriti dei numeri di pagina o di diapositiva,
essi verranno automaticamente aggiornati dal programma. Se si ha una diapositiva sommario,
essa pure verrà aggiornata e modificata.
Utilizzando i tasti di scelta rapida è possibile espandere o comprimere i vari livelli della
diapositiva selezionata o di tutte, è possibile visualizzarne la formattazione o creare la
diapositiva sommario.
Per questa ultima operazione occorre selezionare tutte le diapositive, usando il mouse e
tenendo premuto il tasto Maiusc, quindi fare clic sul pulsante Diapositiva sommario. Nella
diapositiva sommario vengono riepilogati tutti i titoli delle diapositive selezionate. Le
diapositive possono essere spostate nella posizione desiderata trascinandole con il mouse.
CAPITOLO 5
Stampa di una presentazione
Stampare una presentazione non è un'operazione molto frequente. Una presentazione deve
molto della sua forza alla capacità che ha di supportare un discorso o un'esposizione orale. In
qualche modo, PowerPoint e un videoproiettore sostituiscono la lavagna luminosa e i lucidi.
Oltretutto, le animazioni o gli effetti di transizione vengono evidentemente perduti nella
trasposizione su carta. Questo non significa, però, che non si ravvisi mai la necessità di
stampare una presentazione. Per esempio, si può presentare l'esigenza di inserire delle note e
stamparle associandole alle diapositive. Oppure, è possibile voler distribuire una copia su carta
delle diapositive per permettere agli spettatori di prendere degli appunti, la stampa può
tornare utile per avere una visione d'insieme.
Innanzitutto occorre effettuare alcune impostazioni di base. Attraverso il comando File/Imposta
pagina viene quindi richiamata la finestra di dialogo mostrata nella Figura 17.
Figura 17 - La finestra di dialogo imposta pagina
La lettura e l'uso di questa finestra di dialogo risulta molto semplice. È possibile impostare il
formato della carta, le dimensioni della diapositiva, la modalità di numerazione delle pagine e
l'orientamento per la stampa.
Il pulsante di anteprima di stampa sulla barra Standard o il comando omonimo presente nel
menu File mostrano in anteprima il risultato della propria impostazione. Il comando
File/Stampa apre la finestra di dialogo Stampa riportata nella Figura 18.
Figura 18 - La finestra di dialogo Stampa
La sezione Stampante mostra la stampante selezionata (è possibile cambiarla facendo clic sulla
freccetta a destra della casella di testo e selezionandone un'altra dall'elenco), lo stato e il tipo
di stampante. Permette di visualizzarne le proprietà
e di ottenere una stampa su file.
La sezione Intervallo di stampa permette di scegliere cosa stampare e la sezione Copie
permette di stabilire il numero di copie e l'eventuale fascicolazione. La casella di testo Stampa
di permette di scegliere tra la stampa delle diapositive, degli stampati (più diapositive sullo
stesso foglio, a seconda di quanto si imposta nella sezione relativa Stampati subito a destra),
della Pagina note (una diapositiva per ogni pagina seguita dalle note inserite ed associate) o
infine della struttura del documento. Se non si vuole la stampa a colori la casella di testo
Colori/gradazioni di grigio permette di scegliere tra due gradazioni di grigio. Molte volte,
questa impostazione si può effettuare nella pagina di proprietà della stampante e a ogni modo
dipende dalla stampante utilizzata.
In questa finestra sono presenti altre quattro opzioni di intuibile utilizzo:
• Adatta alla pagina: adatta le dimensioni della diapositiva al foglio in uso per la stampa;
• Cornice diapositive: visualizza e stampa una cornice intorno a ogni diapositiva;
• Stampa commenti e annotazioni a penna: stampa gli eventuali commenti o annotazioni;
• Stampa diapositive nascoste: stampa anche le eventuali diapositive tenute nascoste in fase
di presentazione. Per nascondere una diapositiva si opera dalla visualizzazione Sequenza
diapositive.
Infine, il pulsante Anteprima permette di visualizzare un'anteprima della stampa prima di
procedere con la stampa vera e propria.
Eseguire le presentazioni Controllo dell'esecuzione
Dopo aver imparato a fare una presentazione e cioè a: scegliere il modello, i colori, lo schema,
inserire testo e grafica e salvare il tutto. Nei capitoli successivi si imparerà a migliorare il
lavoro e a gestire qualche aspetto più avanzato del programma. Ora è giunto il momento di
controllare il lavoro svolto. Per controllare l'esecuzione è possibile passare alla visualizzazione
presentazione premendo F5, questo è il metodo sicuramente più rapido. In questo modo le
diapositive vengono mostrate a schermo intero.
Appena viene spostato il cursore del mouse verso il basso si nota che compaiono delle icone, a
sinistra, visibili nella Figura
19.
Figura 19 - Icone di spostamento in visualizzazione Presentazione
La prima icona (freccia verso sinistra) permette di passare alla diapositiva precedente, se
esiste, altrimenti non ha effetto. L'ultima icona (freccia a destra), analogamente, permette di
passare alla diapositiva successiva sino al termine della presentazione. Si noti che è possibile
ottenere gli stessi risultati utilizzando il tasto Backspace (freccia indietro) e la barra spaziatrice
della tastiera.
La seconda icona, se selezionata, visualizza il menu riportato nella Figura 20; il quale permette
di scegliere una punta (evidenziatore, pennarello o penna) per tracciare dei segni sulla
diapositiva, in modo da evidenziarne qualche aspetto. Questo strumento viene per lo più usato
durante una presentazione, ma è possibile salvare le tracce disegnate: PowerPoint chiederà se
lo si vuole fare alla chiusura della presentazione, nel caso si dovrà solo rispondere sì o no
(Mantieni o Elimina, per l'esattezza).
Attraverso lo stesso menu, in maniera molto semplice, è possibile scegliere il colore della
penna, una gomma da cancellare, o un tipo diverso di freccia per il puntatore. La terza icona
visualizza un menu contestuale, lo stesso che si ottiene facendo clic col tasto destro del mouse
su un punto qualsiasi della diapositiva. I comandi contenuti in questo menu permettono in
pratica di sfogliare la presentazione: il comando
Figura 20 - Scelta di una penna per tracciare la diapositiva
Vai a diapositiva, in particolare, consente di visualizzare un elenco delle diapositive contenute
nella presentazione, in modo da raggiungere e selezionare in modo immediato quella
desiderata.
Si è qui detto che per procedere nella presentazione, e passare alla diapositiva successiva,
occorre fare clic sull'icona con la freccia avanti, fare clic col mouse su un punto qualsiasi della
diapositiva, o utilizzare la barra spaziatrice. In realtà è anche possibile far sì che le diapositive
cambino in maniera automatica, avendo cura di programmare in precedenza il tempo in cui
ognuna deve restare visibile. Non solo, è possibile anche impostare degli effetti di transizione
tra una diapositiva e l'altra.
Lavorare con gli intervalli
Il modo più semplice per lavorare con le transizioni è quello di utilizzare la visualizzazione
Sequenza diapositive. Come già visto, con questa visualizzazione compare la barra Sequenza
diapositive, riportata nella Figura 21.
Figura 21 - La barra degli strumenti Sequenza diapositive
Nell'elenco che segue vediamo nel dettaglio i vari pulsanti che la compongono.
• Nascondi diapositiva. Nasconde la diapositiva selezionata. Nella modalità Presentazione, la
diapositiva nascosta viene saltata od omessa, anche se è sempre visibile nelle altre modalità e
pertanto presente nel documento e modificabile.
• Prova intervalli. Passa alla modalità a schermo intero, e visualizza una barra con due timer,
una freccia per passare alla diapositiva successiva e un pulsante di pausa. Ogni volta che si
passa alla diapositiva successiva un timer ricomincia il conteggio del tempo da zero, mentre il
secondo mostra il tempo totale della presentazione; il tempo in cui le varie diapositive restano
visibili viene memorizzato. Al termine PowerPoint chiede se si vogliono salvare gli intervalli di
tempo impostati. In questo modo, la transizione tra le diapositive avviene in maniera
automatica. Nella visualizzazione Sequenza diapositive, il tempo impostato compare in basso
accanto a ogni diapositiva. Per modificare i tempi è possibile ripetere l'intera operazione
oppure lavorare con le transizioni, come si vedrà tra poco.
• Diapositiva sommario. Aggiunge una diapositiva prima della diapositiva selezionata,
denominandola Sommario. In pratica aiuta l'utente nella costruzione di una diapositiva che
contenga il sommario delle diapositive successive.
• Note. Permette di inserire note associandole alla diapositiva selezionata.
• Transizione. Visualizza il riquadro attività Transizione diapositiva, di cui si parlerà tra breve.
Attraverso i comandi presenti in questo riquadro, è possibile gestire e automatizzare le
transizioni tra le diapositive.
• Struttura. Visualizza il riquadro attività Struttura diapositiva, del quale si è già parlato
all'inizio.
• Nuova diapositiva. Aggiunge una nuova diapositiva dopo la diapositiva selezionata.
Nel menu Presentazione troviamo i comandi per la gestione della presentazione, tra i
quali anche quelli appena visti. Perciò è possibile ottenere gli stessi risultati anche
mantenendo un altro tipo di visualizzazione, e senza usare la barra Sequenza
diapositive.
Le transizioni
Come detto più sopra, il pulsante Transizione visualizza il riquadro attività Transizione
diapositiva, riportato nella Figura 22.
Con il termine transizione si intende indicare la modalità con la quale una diapositiva compare
nella presentazione. Per fare un esempio, nel cinema alcuni cambi di scena vengono effettuati
bruscamente, altri con un effetto detto dissolvenza, in cui le immagini lasciano il posto ad altre
più dolcemente, scomparendo a poco a poco. La transizione si occupa di gestire il cambio di
scena, o, nel nostro caso, di immagine.
Il riquadro attività inizia infatti con un elenco (Applica a diapositive selezionate) che mostra i
tipi di transizione possibili. Quando ne viene scelto uno questo viene immediatamente
applicato alla diapositiva selezionata, ed è possibile dunque vederlo in anteprima.
Molto probabilmente, l'effetto apparirà molto veloce. Nessun problema, naturalmente, la
sezione successiva permetterà di modificare la velocità di esecuzione dell'effetto di transizione
impostato. Le velocità che è possibile impostare sono tre: Lento, Medio e Veloce.
Inoltre, si può anche associare un segnale acustico alla transizione.
Se si inserisce un segnale acustico, è possibile far sì che si ripeta sino al segnale acustico
successivo, semplicemente selezionando la relativa opzione.
La successiva sezione, denominata Avanzamento diapositive, gestisce i tempi di passaggio: o
al clic del mouse o in maniera automatica dopo il tempo impostato nel relativo riquadro (è
buona regola provare sempre l'impostazione dei tempi). In particolare, per preimpostare tempi
automatici nelle presentazioni risulta utile qualora si voglia aggiungere un commento parlato
registrato; va osservato che, in pratica,
Figura 22 - Visualizzazione delle diapositive in sequenza e riquadro delle attività Transazione
diapositiva
viene data la possibilità di creare e salvare una presentazione audio e video come, per
esempio, una lezione.
Il pulsante Presentazione effettua un'anteprima della diapositiva selezionata, con annessa
modalità di transizione, a schermo intero. Per tornare alla visualizzazione Sequenza diapositive
basta premere Esc.
L'opzione Anteprima, selezionata di default, permette di visualizzare nelle miniature le
transizioni; senza questa opzione si dovrà fare clic su Riproduci. Infine, si ricorda sempre che
le decisioni che riguardano colori, animazioni, transizioni ed effetti speciali in genere hanno, o
devono avere, come unico obiettivo, quello di rendere più efficace la presentazione. Ci sono
presentazioni che sono efficaci anche senza effetti particolari, mentre altre, o per i contenuti o
per il contesto in generale, necessitano di qualche modifica. Data la semplicità del programma,
e la velocità con la quale è possibile inserire tutti i vari oggetti "scenografici", è facile farsi
prendere la mano: è consigliabile sempre eseguire la presentazione prima di ritenerla finita e
definitiva, e possibilmente si provi a mostrarla a qualcuno; chi ha lavorato al progetto non
sempre riesce ad avere un punto di vista distaccato od obiettivo.
Valorizzazione del testo Strumenti per il testo
Nel menu Strumenti è possibile trovare alcuni comandi per la messa a punto degli oggetti
testuali. PowerPoint opera un controllo ortografico in maniera automatica, utilizzando il
dizionario predefinito indicato sulla Barra di stato. Il controllo ortografico agisce come in Word
e nelle altre applicazioni: confronta le parole che vengono scritte con quelle presenti nel
dizionario e sottolinea in rosso quelle non corrispondenti, segnalando un possibile errore di
digitazione. Selezionando la parola sottolineata e utilizzando il comando Strumenti/Controllo
ortografia (o il pulsante omonimo), compare la finestra di dialogo mostrata nella Figura 23.
Figura 23 - La finestra di dialogo Controllo ortografia
Come si vede, se il correttore è in grado di dare un suggerimento proporrà una parola
alternativa, se si è sicuri che la parola digitata sia corretta, è possibile inserirla nel dizionario,
in questo modo il programma non la segnalerà più come errore. Se si utilizza il correttore
ortografico su parole non sottolineate comparirà un semplice messaggio per avvisare che il
controllo è stato completato. Un altro valido strumento di aiuto è il Thesaurus. Se si seleziona
il comando Strumenti /Thesaurus comparirà il riquadro attività Ricerche, per il cui uso si
rimanda al relativo capitolo.
Il comando Strumenti/Opzioni correzione automatica visualizza la finestra di dialogo riportata
nella Figura 24.
Nella scheda Correzione automatica le opzioni presenti sono tutte facilmente comprensibili.
Degna di nota è l'ultima che permette di sostituire il testo durante la digitazione. In questo
modo, per esempio, è possibile sostituire delle iniziali o dei simboli facilmente digitabili da
tastiera con una intera frase o simboli più complessi, in maniera del tutto automatica: l'utente
digita le iniziali o il simbolo e il programma sostituisce.
La scheda Formattazione automatica contiene delle opzioni di formattazione predefinite che
vengono applicate in modo automatico a quanto si digita. Naturalmente è possibile rinunciare a
qualcuna di queste deselezionandola.
Infine, la scheda Smart tag contiene l'elenco degli smart tag definiti in PowerPoint. Per
impostazione predefinita questi non sono attivi; se si desidera utilizzarli occorre selezionare
l'opzione Contrassegna testo tramite Smart tag. A questo punto è possibile selezionarne uno
predefinito per disattivarlo o attivarlo singolarmente
Figura 24 - La finestra di dialogo Correzione automatica
o per visualizzarne, dove possibile, le proprietà (per questo occorre avere un collegamento
Internet attivo, poiché verrà stabilito un collegamento con il sito Web di Microsoft). Può essere
scelto tramite il comando Strumenti/Lingua il dizionario da utilizzare per la correzione
ortografica o, in alternativa, facendo doppio clic sulla Barra di stato, in corrispondenza della
definizione della lingua utilizzata.
CAPITOLO 6
Uso degli stili
Quando il controllo dello stile è attivo in una presentazione, PowerPoint verifica l'uniformità
dello stile per quanto riguarda la punteggiatura, l'utilizzo delle maiuscole e delle minuscole e gli
elementi visivi quali la dimensione minima in punti per il testo. Il controllo dello stile è basato
sulle impostazioni predefinite. Per attivarlo occorre andare nella finestra di dialogo
Strumenti/Opzioni, scegliere la scheda Ortografia e stile e selezionare l'opzione Controlla stile.
Questa visualizza un messaggio che avvisa che il controllo stile utilizza l'Assistente di Office per
offrire suggerimenti sullo stile della presentazione: occorre perciò abilitarlo.
Selezionando il pulsante Opzioni stile si apre la finestra di dialogo Opzioni stile (Figure 25 e
26).
Queste finestre permettono di impostare delle modalità predefinite che PowerPoint utilizzerà,
come regole, nelle operazioni di controllo dello stile.
Quelli che seguono sono i controlli che vengono effettuati in PowerPoint.
• L'utilizzo uniforme delle maiuscole e delle minuscole, per esempio la formattazione in
maiuscolo per titoli o per frasi, nel testo del titolo e del corpo.
• L'utilizzo uniforme della punteggiatura finale nel testo dei titoli e del corpo.
Figura 25 - La scheda Maiuscole e punteggiatura finale della finestra Opzioni stile
Figura 26 - La scheda Chiarezza della finestra Opzioni stile
• Il numero massimo di tipi di carattere.
• La dimensione minima del testo del titolo e del corpo.
• Il numero massimo di voci puntate in un elenco.
• Il numero massimo di righe di testo nei titoli o per voce di elenco.
Una regola di stile predefinita, per esempio, è quella che prevede la formattazione delle
maiuscole iniziali nei titoli di una diapositiva. Se si crea un titolo con la formattazione delle
maiuscole per frasi (formattazione in maiuscolo dell'iniziale della prima parola di una frase),
PowerPoint lo segnala con un simbolo a forma di lampadina che appare accanto all'Assistente
di Office. Facendo clic sulla lampadina vengono proposte diverse opzioni: attenersi allo stile
suggerito, ignorarlo in questo caso,
disattivarlo, o visualizzare la finestra di dialogo Opzioni stile, dove è possibile modificare le
impostazioni di stile. Se l'Assistente di Office è disattivato, le differenze di stile non sono
segnalate e vengono ignorate.
Lavorare con tabelle, diagrammi e grafici Creazione e gestione di una tabella
In modo piuttosto semplice, utilizzando il comando Inserisci/Tabella o il pulsante omonimo
posto sulla barra Standard, è possibile inserire una tabella. Quando si usa il comando, una
finestra di dialogo chiede di indicare il numero di righe e di colonne. Se invece si utilizza il
pulsante viene visualizzata una griglia: tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e
trascinando, si definiranno il numero di righe e di colonne desiderato; il rilascio del tasto
convalida la scelta e inserisce la tabella nella diapositiva.
L'inserimento dei dati nella tabella avviene come in Word, al cui capitolo si rimanda per tutti i
dettagli.
Anche la gestione della tabella è simile a quanto avviene in Microsoft Word. La barra Tabelle e
bordi, riportata nella Figura 27, di cui si possono usare i pulsanti di scelta rapida, viene
visualizzata automaticamente ogni volta che si inserisce o si seleziona una tabella. Se si chiude
la barra Tabelle e bordi con la tabella selezionata, PowerPoint se ne ricorda ed eviterà, in
seguito, di mostrarla automaticamente ogni volta che viene selezionata una tabella; la barra
dovrà quindi, all'occorrenza, essere esplicitamente richiamata.
Figura 27 - La barra degli strumenti Tabelle bordi
Questa barra è meno ricca di quella di Word, perciò i controlli che è possibile avere sulle
tabelle di PowerPoint sono minori. Per esempio si ha una minore capacità di allineare i
contenuti, non è presente la formattazione automatica della tabella, non si può orientare il
testo o una colonna e non è possibile eseguire delle operazioni di somma.
La formattazione della tabella avviene attraverso la sua selezione e il comando
Formato/Tabella che visualizza la finestra di dialogo Formato tabella, riportata nella Figura 28.
La scheda Bordi raccoglie le impostazioni per la definizione dello stile, del colore e lo spessore
del bordo di ogni cella, delle colonne, delle righe o dell'intera tabella. La scheda Riempimento
consente di selezionare un riempimento o un colore di sfondo per la tabella o per alcuni suoi
elementi.
La scheda Casella di testo permette di posizionare correttamente il testo o ruotarlo. Per tutti gli
altri dettagli sull'uso delle tabelle si rimanda alla lettura dei relativi paragrafi del Capitolo 4 su
Microsoft Word.
Figura 28 - La finestra di dialogo Formato tabella
Inserimento e gestione di un organigramma o un diagramma
Analogamente a quanto si fa con altri oggetti grafici, PowerPoint permette di inserire nelle
diapositive diagrammi o organigrammi che in genere sono utilizzati per visualizzare relazioni
gerarchiche o tra processi. È possibile utilizzare il comando Inserisci/ Diagramma o il relativo
pulsante posto sulla barra Disegno.
Anche qui la procedura segue passo passo quella di Microsoft Word. Vengono visualizzati sei
diversi tipi di diagramma tra cui scegliere. Il primo si dice organigramma e viene utilizzato per
rappresentare relazioni di tipo gerarchico, gli altri cinque sono diagrammi e possono essere
sostituiti tra loro.
Come in Word l'inserimento di un organigramma o diagramma attiva e visualizza la relativa
Barra degli strumenti. Tutta l'intera gestione è identica in Word e in PowerPoint, se si eccettua
il fatto che Word permette di disporre il testo intorno all'oggetto diagramma mentre
PowerPoint è privo di questa facoltà.
Per brevità, e trovando inutile ridescrivere interamente le medesime procedure, si rimanda per
i dettagli ai relativi paragrafi dei relativi capitoli dedicati all'inserimento e alla gestione dei
diagrammi.
Inserimento e modifica di un grafico
Molte presentazioni si basano su una serie di numeri: per esempio cifre sulle prospettive di
vendita o analisi sulle tendenze di mercato. Queste presentazioni, se espresse unicamente in
formato tabellare sono difficili da seguire e complesse da comprendere se prive di una parte
grafica a sostegno. Viceversa, un grafico rappresenta una soluzione ideale essendo subito
visibilmente informativo, oltre che più piacevole da un punto di vista estetico.
Per prima cosa è possibile utilizzare il riquadro attività Layout diapositiva per scegliere un
layout adatto, cioè uno schema contenente un segnaposto per il grafico.
Per essere precisi tale operazione non è necessaria, dal momento che comunque si può inserire
un grafico e posizionarlo come si desidera in un secondo momento, esattamente come si
posizionano le caselle di testo.
Quando si desidera inserire il grafico, se si è utilizzato un layout è possibile fare clic sul
segnaposto per il grafico, mentre se non lo si è utilizzato è possibile usare il comando
Inserisci/Grafico o il pulsante omonimo posto sulla barra Standard. In questo modo si utilizza,
in realtà, un'utility chiamata Microsoft Graph, presente anche in Microsoft Word e negli altri
applicativi.
Quando il grafico viene creato, ne viene visualizzato uno predefinito. Viene mostrata anche una
nuova Barra dei menu, una nuova Barra degli strumenti e un piccolo foglio dati (simile a un
foglio di calcolo di Excel) che contiene parole e numeri di esempio. Accanto si visualizza un
istogramma, come si vede nella Figura 29.
Figura 29 - Visualizzazione del grafico e dei dati di esempio
Per personalizzare il grafico predefinito usando i propri dati, basta modificare le singole celle, o
cancellare il contenuto del foglio dati e incollare un contenuto precedentemente copiato da una
tabella Word o da un foglio dati Excel. Immediatamente, il grafico rifletterà le modifiche e i dati
inseriti nel foglio dati relativo. Usando i pulsanti della Barra degli strumenti è possibile
importare i dati da cartelle Excel, modificare il tipo di grafico (ne sono disponibili vari modelli,
visualizzabili tramite il comando Grafico/Tipo di grafico), attivare o disattivare la
visualizzazione della finestra contenente il foglio dati o modificare i colori del grafico.
Per la modifica dei grafici si rimanda al relativo paragrafo del relativo capitolo, dal momento
che le procedure sono le medesime.
Esiste anche un altro metodo per inserire grafici in Word. Vale a dire utilizzare il
comando Inserisci/Oggetto per inserire un grafico di Excel. In questo modo è
possibile gestire il grafico tramite gli strumenti di Excel, più potenti, ed è possibile
utilizzare grafici precedentemente creati e salvati nelle cartelle di questa
applicazione.
CAPITOLO 7
Uso degli effetti multimediali
Creazione di animazioni personalizzate
Si è già visto come PowerPoint consenta di creare delle animazioni, o, per meglio dire, come
permetta di utilizzare una serie di animazioni predefinite associandole alle diapositive. Come
detto, queste animazioni, pur essendo utili, si applicano all'intero contenuto della diapositiva,
mentre spesso si ravvisa la necessità di applicare più animazioni ai diversi contenuti di una
medesima diapositiva.
PowerPoint permette di farlo in modo piuttosto rapido e preciso, per mezzo del riquadro attività
Animazione personalizzata che è possibile vedere riprodotto nella Figura 30.
Figura 30 - Il riquadro attività Animazione personalizzata
Per iniziare, occorre selezionare un elemento della diapositiva, quello a cui si desidera
applicare l'animazione. Questa selezione attiva il pulsante Aggiungi effetto. Facendo clic sulla
freccetta a destra del pulsante è possibile scegliere tra quattro diverse categorie di effetti. Una
volta scelto, l'effetto viene mostrato in anteprima. Di seguito sono elencate le quattro
categorie con i relativi effetti selezionatili.
• Entrata:
— Entrata veloce;
— Quadrato;
— Rombo;
— Scacchiera;
— Veneziana;
- Altri effetti... questo pulsante visualizza una finestra di dialogo contenente vari effetti speciali
di tipo Entrata tra cui scegliere quello che sembra più adatto. Una volta scelto un nuovo effetto
questo comparirà nell'elenco.
• Enfasi:
Ingrandimento/Riduzione;
— Modifica carattere;
— Modifica dimensione carattere;
— Modifica stile carattere;
— Rotazione;
- Altri effetti... questo pulsante visualizza una finestra di dialogo contenente vari effetti speciali
di tipo Enfasi tra cui scegliere quello che sembra più adatto. Una volta scelto un nuovo effetto
questo comparirà nell'elenco.
• Uscita:
— Quadrato;
— Rombo;
— Scacchiera;
- Uscita veloce;
- Veneziana;
- Altri effetti... questo pulsante visualizza una finestra di dialogo contenente vari effetti speciali
di tipo Uscita tra cui scegliere quello che sembra più adatto. Una volta scelto un nuovo effetto
questo comparirà nell'elenco.
• Percorsi di animazione:
— Destro;
- Diagonale in alto a destra;
- Diagonale in basso a destra;
— In alto;
— In basso;
— Sinistra;
- Disegna percorso personalizzato:
■ Linea;
■ Curva;
■ Figura a mano libera;
■ Disegno a mano libera;
- Altri percorsi animazione... questo pulsante visualizza una finestra di dialogo contenente vari
Percorsi di animazione tra cui scegliere quello che sembra più adatto. Una volta scelto un
nuovo effetto questo comparirà nell'elenco.
Come si può vedere, le combinazioni ottenibili sono virtualmente illimitate, ove soprattutto si
consideri che è possibile applicare più effetti di animazione contemporaneamente allo stesso
oggetto. L'inserimento di un effetto colloca un numero ordinale accanto all'oggetto al quale si è
applicata l'animazione, e facendo clic su questo numero è possibile richiamare l'effetto di
animazione per modificarlo.
Procedendo nella descrizione del riquadro attività, si nota il pulsante Rimuovi, il quale,
evidentemente, rimuove l'animazione dall'oggetto selezionato.
La sezione Modifica effetti selezionati permette di apporre piccole ma importanti modifiche:
quando deve iniziare l'animazione, in che modalità deve avvenire (ogni effetto differisce in
questo, una casistica esaustiva richiederebbe sicuramente troppo spazio), e a quale velocità.
La sezione sottostante elenca le animazioni applicate, è possibile selezionarle una per volta per
modificarle o cambiarle.
Le varie animazioni applicate poi sono ordinabili in maniera diversa, in modo da controllare con
precisione l'ordine con il quale avvengono nella presentazione.
Se si osserva poi attentamente, si vedrà che ogni singola animazione è ancora ulteriormente
personalizzabile. Selezionandola nell'elenco che compare nel riquadro attività, è possibile fare
clic sulla freccetta a destra, la quale mostra un ulteriore menu, riportato in Figura 31.
Figura 31 - Ulteriore personalizzazione degli effetti di animazione
Attraverso questo menu è ancora possibile effettuare le scelte che seguono.
• Inizia al clic del mouse.
• Inizia con il precedente. Viene eseguito assieme al precedente effetto animato.
• Inizia dopo il precedente. Viene eseguito dopo il precedente effetto animato.
• Opzioni effetto. .. Mostra una finestra di dialogo diversa per ogni effetto, attraverso la quale
è possibile regolare in maniera ancora più precisa l'effetto applicato, per esempio è possibile
associargli un suono.
• Intervallo. . . Mostra una scheda diversa della stessa finestra di dialogo precedente, per
regolare in maniera più fine gli intervalli tra le animazioni.
• Mostra avanzamento tempo. Visualizza una barra che mostra l'avanzamento del tempo nel
riquadro attività, accanto al nome dell'effetto di animazione.
• Rimuovi. Rimuove l'effetto di animazione.
Il pulsante Riproduci mostra un'anteprima nella visualizzazione corrente. Il pulsante
Presentazione mostra un'anteprima a schermo intero, per tornare alla visualizzazione
precedente basta premere Esc.
L'opzione Anteprima automatica mostra l'effetto appena viene applicato, senza la necessità di
ricorrere al pulsante Riproduci.
Come al solito, è bene non esagerare con le animazioni. Siamo tutti d'accordo sul fatto che
siano molto divertenti, però occorre non dimenticare che si sta creando qualcosa per il piacere
di chi guarda, non di chi crea.
Inserimento di filmati e suoni
L'inserimento di oggetti video o audio segue procedure alle quali oramai si dovrebbe essere
allenati. Il comando Inserisci/Filmati e audio mostra un menu con diverse possibilità (Figura
32).
Figura 32 - Il sottomenu Inserisci/Filmati e audio
L'elenco seguente ripropone in dettaglio le diverse possibilità con la loro descrizione.
• Filmato da raccolta multimediale. Visualizza il riquadro attività ClipArt da cui è possibile
prelevare brevi filmati da inserire nelle diapositive.
• Filmato da file. Permette di sfogliare il contenuto del computer in uso o della rete alla ricerca
di un file multimediale da inserire. I formati supportati sono molteplici.
• Suono da raccolta multimediale. Visualizza il riquadro attività ClipArt da cui è possibile
prelevare brevi suoni da inserire nelle diapositive.
• Suono da file. . . Permette di sfogliare il contenuto del computer in uso o della rete alla
ricerca di un file multimediale da inserire. I formati supportati sono molteplici.
• Riproduci brano CD audio. Visualizza una finestra di dialogo per l'impostazione delle modalità
di riproduzione.
• Registra suono. Permette, se si possiede l'hardware adatto, di registrare un suono da poter
inserire ed utilizzare.
Creazione di pulsanti di azione e di collegamenti ipertestuali
PowerPoint possiede un altro interessante strumento: i pulsanti di azione. Inserendoli in una
diapositiva, è possibile passare rapidamente a una diapositiva specifica della stessa
presentazione o di un'altra, avviare altre applicazioni, visitare siti Web. Questo strumento, per
esempio, consente di creare presentazioni per un corso di apprendimento interattivo. I pulsanti
di azione sono delle icone che appaiono all'interno della diapositiva e ai quali viene associata
un'azione.
L'operazione da fare, pertanto, quando si desidera applicare questo strumento, è specificare il
pulsante che si intende utilizzare e quindi l'azione da eseguire. Per scegliere il pulsante occorre
utilizzare il comando Presentazione/Pulsanti di azione, il quale visualizza un elenco di 12
pulsanti.
Il primo è un pulsante vuoto, per cui è personalizzabile, mentre gli altri sono disegnati e in
qualche modo hanno un uso predefinito. Una volta scelto il pulsante si dovrà fare clic e
trascinare per inserirlo nella diapositiva. Quando il tasto del mouse viene rilasciato, appare la
finestra di dialogo Impostazioni azioni, rappresentata nella Figura 33.
Figura 33 - La finestra di dialogo Impostazioni azione
È possibile attivare l'azione al passaggio o al clic del mouse, per cui verrà scelta la scheda che
corrisponde all'opzione desiderata. Le impostazioni contenute nelle due
schede sono identiche. Volendo è possibile scegliere di non eseguire nessuna azione, anche se
in questo caso l'aver inserito un pulsante di azione perderebbe molto del suo significato.
Nella casella di riepilogo Effettua collegamento a si sceglie il tipo di azione che si vuole
intraprendere; la freccia a destra visualizza un elenco a discesa di opzioni diverse: si tratta, in
qualsiasi caso, di un "salto" verso un'altra parte del documento o verso un documento diverso.
Con le medesime procedure è possibile impostare un'azione di tipo diverso.
Si noti che è possibile richiamare in qualsiasi momento la finestra di dialogo facendo clic col
tasto destro del mouse sul pulsante e selezionando la voce Impostazioni azione.
Analogamente, è possibile intervenire su dimensioni, colori e posizione del pulsante scegliendo
la voce Formato forme e agendo sulla finestra di dialogo relativa.
Il funzionamento dei pulsanti dipende dal tipo di visualizzazione scelta, pertanto solo
la modalità Presentazione attiva i pulsanti.
L'inserimento di un collegamento ipertestuale avviene in maniera analoga alle altre
applicazioni. Se si desidera utilizzare un pulsante di azione, è possibile impostare l'azione come
Effettua collegamento a URL e digitare l'indirizzo Web di destinazione.
Se invece si vuole associare un collegamento ipertestuale a un oggetto o un testo, occorre
selezionarlo e quindi utilizzare il comando Inserisci/Collegamento ipertestuale, il quale
visualizza la finestra di dialogo mostrata nella Figura 34.
Figura 34 - La finestra di dialogo Inserisci collegamento ipertestuale
Come si vede, è possibile effettuare il collegamento a un file o una pagina Web, a una
diapositiva della presentazione, a un nuovo documento o a un indirizzo di posta elettronica. Nel
caso in cui si intenda inserire un collegamento Web, questo può essere selezionato da un
elenco oppure digitato nella casella di testo Indirizzo.
CAPITOLO 8
Perfezionare le presentazioni
Collaborazione, commenti e revisioni
La condivisione delle presentazioni e la collaborazione sul Web, come già nella versione
precedente del programma, risulta molto semplice. Gli strumenti per collaborare alla revisione
dei documenti, per rendere più agevole il compito di collaborazione del Team, e le funzionalità
per la trasmissione di presentazioni sul Web non presentano difficoltà una volta che si è
acquisita una certa familiarità col programma o anche con una delle altre applicazioni della
suite.
Il comando File/Invia a contiene la voce Destinatario posta elettronica (per revisione). Facendo
clic su questa voce si apre automaticamente Outlook (o il programma di posta predefinito)
allegando automaticamente la presentazione, nella quale vengono attivati gli strumenti
necessari per consentire ad altri utenti di eseguirne la revisione.
Una volta restituita la presentazione, il programma confronterà commenti e revisioni dei vari
revisori e chiederà al proprietario della presentazione (cioè il creatore della stessa) se intende
unire o meno le revisioni.
Si noti che per effettuare delle revisioni è necessario modificare e salvare la presentazione così
modificata, e quindi unirla a quella originale tramite il comando Strumenti/Confronta e unisci
presentazioni.
Dopo che le modifiche sono state apportate e integrate nella presentazione, viene visualizzato
a destra il riquadro attività Revisioni, mostrato nella Figura 35.
Figura 35 - Il riquadro Revisioni
Con questo riquadro è possibile visualizzare le modifiche apportate da un determinato revisore
in un elenco oppure in una rappresentazione grafica. Inoltre è possibile scegliere se accettare o
meno le modifiche proposte selezionando l'opzione relativa nell'elenco a discesa.
La Barra degli strumenti revisioni è in pratica scomparsa, in quanto, pur essendo
presente nelle voci di menu, in realtà è rappresentata dal Riquadro attività. Perciò il
lettore non si sorprenda se il tentativo di visualizzare la barra in realtà produce come
unico effetto quello di far comparire il Riquadro attività. Si noti anche che questo
riquadro non è richiamabile attraverso il comando Visualizza riquadro attività.
La funzionalità che permette di inserire un commento risulta davvero semplice. Occorre usare
il comando Inserisci/Commento. Questo applica un piccolo riquadro con il nome dell'autore del
commento, la data in cui questo è stato effettuato e lo spazio per digitarne il testo, come si
vede nella Figura 36.
Figura 36 - Lo spazio di inserimento di un commento
Per chiuderlo occorre fare clic all'esterno dello spazio (giallo) dedicato al commento: tutto ciò
che resta visibile è un quadratino con l'iniziale dell'utente e un numero d'ordine. Per
visualizzare il commento occorre fare clic su questo quadratino. Il commento può essere
spostato e posizionato ovunque: fare clic sul quadratino e trascinare per modificarne la
posizione.
Preparazione di una presentazione portatile
Esistono vari modi per preparare una presentazione. Uno è ovviamente quello di salvare
semplicemente la presentazione. Per visualizzarla occorrerà Microsoft PowerPoint o per lo
meno Microsoft PowerPoint Viewer (visualizzatore). Un altro sistema è quello di salvarla nel
formato presentazione (* . pps), così da aprire il file direttamente in modalità a schermo
intero. Come si nota, questi sistemi hanno un difetto di fondo: occorre avere il programma per
poter vedere la presentazione. Non è una cosa di poco conto. Si consideri di avere la propria
presentazione e di doverla mostrare per scopi commerciali: non si ha con sè il proprio
portatile, ma solo la presentazione. Se il cliente non possiede il programma non serve a nulla.
Microsoft PowerPoint 2003 presenta questa interessante novità: è possibile creare un
"pacchetto per CD". Con pochi clic del mouse si potrà salvare in una cartella la presentazione, i
file eventualmente collegati, il visualizzatore PowerPoint. Questa cartella verrà arricchita, in
automatico, da un file autorun.inf, e sarà possibile masterizzarla su CD con qualsiasi software
di masterizzazione (se si possiede Windows XP si può utilizzare l'utility di masterizzazione
contenuta nel sistema operativo). Il CD conterrà tutto ciò che serve e sarà eseguibile ovunque.
Per usufruire di questa funzionalità si deve utilizzare il comando File/Pacchetto per CD, verrà
così visualizzata la finestra di dialogo riportata in Figura 37.
Figura 37 - La finestra di dialogo Pacchetto per CD, novità di PowerPoint 2003
Il pulsante Aggiungi file permette di selezionare e aggiungere file al pacchetto. Il pulsante
Copia nella cartella permette di dare un nome e di definire una posizione per la cartella che
conterrà i dati da masterizzare. Il pulsante Opzioni apre la finestra di dialogo mostrata in
Figura 38.
Figura 38 - La finestra di dialogo Opzioni
È possibile decidere cosa inserire nel pacchetto e, volendo, impostare una password di
apertura. Si noti che viene anche data la facoltà di decidere se aprire direttamente la
presentazione o permettere all'utente di selezionare quale presentazione effettuare. Fare clic
su OK nella finestra Copia nella cartella per convalidare e creare il pacchetto.
Se si va a vedere il contenuto della cartella così creata, oltre alle presentazioni si noterà la
presenza del visualizzatore di PowerPoint, del file Readme, di alcuni file * dll e del file autorun .
inf, il quale, semplicemente, avvia il visualizzatore. Si noti che delle presentazioni è stata
effettuata copia, per cui non sono state spostate dalla loro posizione originale nel disco fisso.
Salvare una presentazione da utilizzare su Internet
Il supporto naturale di una presentazione è, molto probabilmente, quello che si è appena visto.
In precedenza si è anche parlato di come sia possibile stampare una presentazione su carta,
ma una presentazione è anche pubblicabile sul Web, completa di animazioni ed effetti speciali.
Per salvare la presentazione in formato Web occorre usare il comando File/Salva come pagina
Web.
La finestra di dialogo risultante è simile a quella classica per il salvataggio delle presentazioni.
Si noti che è possibile utilizzare il formato *mht, per inserire tutta la presentazione in un unico
documento web. Se viene utilizzato il pulsante Pubblica verrà mostrata la finestra di dialogo
riportata in Figura 39, nella quale si avrà modo di effettuare delle ulteriori scelte di
pubblicazione.
Figura 39 - La finestra di dialogo Pubblica come pagina Web
Questa finestra presenta anche il pulsante Opzioni, il quale apre un'ulteriore finestra di dialogo
per la messa a punto delle modalità di pubblicazione: in questo modo è davvero possibile
controllare in maniera molto precisa il risultato finale.
Il risultato finale è controllabile con l'ausilio di un browser. Un frame a sinistra conterrà la
struttura della presentazione, vale a dire i titoli delle diapositive che verranno visualizzate nel
frame di destra. Sotto verranno posti alcuni controlli: Mostra/nascondi struttura,
Espandi/comprimi struttura, frecce per spostarsi nelle diapositive precedenti o successive e
infine un'icona per passare alla presentazione a schermo intero.
CAPITOLO 9
Personalizzazione di PowerPoint
Personalizzazione dei menu, delle barre e delle opzioni
PowerPoint, così come le altre applicazioni del pacchetto Office, permette diverse operazioni di
personalizzazione. Nel menu Strumenti si trova il comando Personalizza che è praticamente
identico in ogni applicazione della suite (si rimanda al relativo capitolo).
Il comando Strumenti/Opzioni visualizza una finestra di dialogo divisa in sette schede, le cui
impostazioni principali sono brevemente descritte di seguito.
• Visualizzazione. È possibile intervenire sugli elementi da visualizzare o meno in un
documento, come, per esempio, la Barra di stato o il righello verticale, su alcune modalità di
presentazione e sulla visualizzazione iniziale.
• Generale. Consente di intervenire su dati di carattere generale, come informazioni sull'utente
o i file recenti.
• Modifica. Consente di intervenire su alcune funzionalità di modifica e di disattivare le nuove
caratteristiche.
• Stampa. Consente di impostare delle opzioni per la stampa, come la memorizzazione delle
impostazioni di utilizzo recenti.
• Salva. Consente di impostare delle opzioni di salvataggio, come il salvataggio automatico, la
posizione e il formato predefinito dei documenti.
• Ortografia e stile. Consente di impostare delle opzioni per il controllo ortografico.
• Protezione. Consente di proteggere il documento.
Affidabilità e protezione
Come già nella versione precedente, anche in questa esiste la possibilità di ripristinare
documenti nel caso in cui si verifichi un errore a livello di applicazione: automaticamente si
attiva la funzionalità di recupero, per cui nella finestra di dialogo che compare basta scegliere
di recuperarlo e fare clic su Chiudi. Dopodiché si potrà riaprire il documento recuperato dal
riquadro attività Ripristino documenti.
PowerPoint permette anche di segnalare a Microsoft o al reparto tecnico dell'organizzazione
interna (in un ufficio) il verificarsi di eventuali errori. Questa funzionalità si attiva
automaticamente in caso di errore e si dovrà scegliere solo l'opzione desiderata dalla finestra
di dialogo. Questa funzionalità è a beneficio sia di Microsoft (che così può avere a disposizione
una banca dati di errori su cui lavorare per correggere il software, migliorarlo e capire ancor
meglio che tipo di utilizzo ne facciano gli utenti), sia degli utenti stessi che possono avere
suggerimenti su come risolvere il problema o altre informazioni in merito all'errore.
Se PowerPoint non risponde, si potrà utilizzare anche lo strumento di Office Ripristino
Applicazioni, per chiudere o riavviare l'applicazione bloccata.
Come già specificato nel Capitolo 3, l'utilizzo dello strumento Ripristino Applicazioni
è l'unico modo che si ha a disposizione per poter chiudere l'applicazione in modo
da poter poi recuperare il file che era aperto al momento del blocco. Qualsiasi
chiusura dell'applicazione in modo diverso (per esempio terminandola dalla finestra
di dialogo Termina applicazione visualizzata con la combinazione di tasti
Ctrl+Alt+Canc) non attiva la funzionalità di recupero!
Per quanto riguarda i sistemi di sicurezza, PowerPoint permette di crittografare una
presentazione. Se si seleziona la scheda Protezione della finestra Opzioni che si apre dal menu
Strumenti, e poi si fa clic sul pulsante Avanzate, si attiverà la finestra di dialogo mostrata in
Figura 40 che permette di scegliere come crittografare il documento.
Figura 40 - Tipi di crittografia permessi
Figura 41 - Impostazioni della protezione da macro
Si noti che, rispetto alla versione precedente, i tipi di crittografia sono aumentati di numero.
Nella scheda Protezione è anche possibile specificare una password di lettura o di scrittura,
come già nelle altre applicazioni.
Inoltre, è possibile stabilire un livello di sicurezza per le presentazioni che contengono macro, e
addirittura quali sono gli eventuali sviluppatori a cui si concede fiducia. Per questa ultima
operazione occorre fare clic sul pulsante Sicurezza Macro nella scheda Protezione della finestra
di dialogo Opzioni: si accede così alla finestra mostrata nella Figura 41.
Nella scheda Livello di protezione si può impostare il livello di protezione desiderato, mentre
nella scheda Fonti attendibili si possono elencare gli sviluppatori sicuri. Rispetto alla versione
precedente, è stato aggiunto un ulteriore livello di protezione: Molto elevato.