SERVIZIO
AMMINISTRAZIONE
Responsabile Maria Teresa Ghirelli
Francesca Firmani (Art. 15)
Caterina Pedicini (Art.15)
Cura in conformità con la normativa vigente e le specifiche
disposizioni dell’Istituto, la gestione amministrativa-contabile
dei Laboratori Nazionali e del Gruppo Collegato di Cosenza
Il servizio è dotato dei seguenti Uffici:
Responsabile Maria Luisa Bontempi
Andrea Quattrini
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Aggiornamento normativo per quanto di competenza;
Gare (Istruzione pratiche,supporto e verifica amministrativo/procedurale/contabile);
Supporto amministrativo ai Responsabili del procedimento e relative nomine annuali;
Gestione protocollo corrispondenza e fatture;
Organizzazione corsi lingua estera;
Compensi ospiti ricercatori (Seminari,TARl, FAI, MICIN, CSN e Comitato scientifico);
Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio.
Responsabile Maria Elisa Napoleoni
Caterina Pedicini (Art.15)
* Aggiornamento normativo per quanto di competenza;
* Contratti di fornitura, lavori, servizi, manutenzioni;
* Tenuta partitario fornitori;
* Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio.
Responsabile Antonio Colucci
Catia Conti
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Aggiornamento normativo per quanto di competenza;
Emissione ordini Esteri per forniture e servizi
Cura l'Import-export, i rapporti con le autorità doganali e la tenuta partita IVA per gli scambi UE;
Pratiche contratti UE e rendicontazione secondo la normativa europea;
Rendicontazione cofinanziamenti PRIN - FIRB – MAE;
Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio.
Responsabile Giuliana Zaratti
Daniela Napoleoni
Marco Rizzo
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Aggiornamento normativo per quanto di competenza;
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Cura l'autorizzazione e la liquidazione delle trasferte per il personale dipendente e associato;
Gestione del fondo economale;
Certificazione ritenute d'acconto e compensi corrisposti al personale associato e professionisti
vari;
Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio
Responsabile Antonella Romanelli
Graziella Girardi
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Aggiornamento normativo per quanto di competenza;
Contabilità degli impegni e liquidazione fatture;
Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio.
Responsabile Stefania Mannetti
Francesca Tibaldi
Sergio Rossi (Art.15)
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Aggiornamento normativo per quanto di competenza;
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Contabilità pagamenti, emissione di mandati e reversali;
Rapporti con gli Organi centrali dell' Istituto;
Supporta il Responsabile amm.vo nella predisposizione del bilancio di previsione delle spese generali di funzionamento;
Supporta il Responsabile amm.vo nella gestione del bilancio (previsione, variazioni, assestamento, consuntivo e
rendicontazioni periodiche);
Gestione del conto di tesoreria, pianificazione della spesa in relazione alla disponibilità di cassa;
Gestione del patrimonio, inventariazione dei beni e ricognizione periodica;
Gestione contabile dei prelievi effettuati dai Servi zi e dalle Divisioni del Funzionamento presso il magazzino;
Gestione contabile fondi esterni;
Gestione finanziamenti per convenzioni e accordi con Università e altri enti;
Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio.
CRITICITA’
• Aumento del carico di lavoro dovuto a:
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Carenza di personale;
Aumento del numero di finanziamenti esterni di media entità da gestire in bilancio;
Nuove disposizione di normative (richieste DURC, verifiche c/o EQUITALIA )
Nuove procedure da attuare ( es. intervento sostitutivo INPS – INAIL per DURC irregolari);
Eccessivo ricorso all’emissione di ordini per piccole quantità di materiale di uso frequente (es. cancelleria
accessori di materiale informatico, TONER ecc.);
Richieste mensili di storni di bilancio da sottoporre all’approvazione del Direttore Generale – (assestamenti
mensili oltre ai due principali di Giugno e Ottobre);
Avvio della nuova gestione della foresteria;
Avvio del MEPA e relative problematiche;
Nuovo obbligo di Legge predisposizione pagamenti a 30 gg d.r.f. (D.L. n.35 dell’ 8/04/2013).
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Sistema informativo, necessita ancora dopo tre anni in produzione di sostanziali modifiche ed
aggiornamenti nonché della risoluzione di bug che intralciano quasi quotidianamente il lavoro;
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Informazioni scarse e poco esaustive da parte delle Direzioni Centrali competenti;
Ridotte risorse destinate alla formazione del personale amministrativo;
Personale precario.
* Sistema informativo:
si auspica la solerte risoluzione dei problemi più volte
analizzati e segnalati a chi di competenza, ma ancora
irrisolti come ad esempio:
- Portale per i seminari e le collaborazioni scientifiche
- Workflow documentale che accompagni l’RDA (oggi solo cartacea)
- Risoluzione dei problemi relativi all’anagrafica dei percipienti
- Aggiornamento e risoluzione dei problemi del Patrimonio
- Procedure di Stampa più funzionali.
Maggiore collaborazione del personale ricercatore e delle
segreterie, nella programmazione e gestione della spesa, un
razionale uso degli ordini e un più attento invio della
documentazione.
Con la normativa in continua evoluzione è necessario formare
adeguatamente il personale amministrativo, si rende quindi necessario
aumentare i finanziamenti destinati alla formazione.
Come si rende necessario una più chiara e tempestiva informazione sulle
direttive dell’Istituto.
Attuare iniziative volte, ad assumere nuovo personale a TD, a garantire
una stabilità all’attuale personale precario, a motivare il personale in
ruolo che da anni porta avanti un carico di lavoro sempre maggiore, con
senso di responsabilità e collaborazione.
In conclusione:
- l’organizzazione del servizio può essere ottimizzata sulla base di
quanto sopra esposto , fermo restando la compatibilità con la nuova
organizzazione amministrativa a cui l’Ente si sta avviando .
- In altre parole, se venisse attuato l’accorpamento dell’Uffico
approvvigionamenti e Patrimonio dell’Ammi.ne Centrale e della
Presidenza, il carico di lavoro amministrativo gravante sui LNF sarebbe
allo stato attuale insostenibile .