LA BIBLIOTECA È UN GRAN BEL POSTO
Conferenze e incontri per la definizione di linee di sviluppo dei servizi
bibliotecari della Provincia di Reggio Emilia
autunno / inverno 2005 - 2006
Servizi bibliotecari della Provincia di Reggio Emilia – http://biblioteche.provincia.re.it
conferenze di servizio
Assistenza Informatica
come funziona
com'è organizzata
Punti critici, limiti, soluzioni
e ottimizzazione del sistema
Proposte per miglioramenti
Ipotesi di sviluppo
Assistenza Informatica
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conferenze di servizio
ORGANIZZAZIONE E FUNZIONI
Il servizio nasce con l'informatizzazione del sistema (anni '80) e, dal
1998, è curata da un operatore informatico.
Fino a luglio del 2005 è stata garantita da un appalto ad una ditta
esterna, da luglio il contratto è stato cambiato con uno di collaborazione
a progetto con la Provincia.
Il servizio è disponibile tutti i giorni, dal lunedì al venerdì dalle 9.30 alle
13 e dalle 14 alle 18 per un totale di 37,5 ore settimanali (anche se da
contratto sono 36).
Nello scorso anno sono stati svolti c.ca 150 interventi nelle biblioteche tra
assistenza e installazioni di nuove postazioni, le altre modalità di
assistenza, il telefono e la posta elettronica, sono difficilmente
quantificabili.
Assistenza Informatica
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ORGANIZZAZIONE E FUNZIONI
Obiettivi dell’assistenza sono:
o fornire "assistenza" sui programmi utilizzati per la gestione della
biblioteca (Zeta), per la ricerca (Surf) e tutti gli altri applicativi del
pacchetto Zetesis (Import, Design e Htzads)
o manutenzione delle applicazioni utilizzate dal centro di catalogazione,
Nemesis per la catalogazione, Htzadssvr per la ricezione dei file di log
dalle biblioteche, Zwebsvr e NxImport per la gestione dell'OPAC
o gestione del sito Internet delle biblioteche e delle procedure per
l'aggiornamento
o produzione di materiali per le iniziative dell'Ufficio Biblioteche
o assistenza agli operatori e alle postazioni dell'Ufficio Biblioteche
o attività di sviluppo relative a singoli progetti o al sistema nel suo
complesso (progetti per la rete o le infrastrutture)
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PUNTI CRITICI, LIMITI E OTTIMIZZAZIONI
Uno dei limiti dell'assistenza è quello di non potere utilizzare strumenti di
assistenza remota (virtual desktop o simili) in quanto tutte le biblioteche
sono inserite all'interno di reti con specifiche politiche di sicurezza,
ingestibili esternamente
Ad oggi, dopo diversi interventi e aggiustamenti, possiamo dire che siamo
arrivati ad avere una versione del software (Zeta) abbastanza stabile,
testata e soprattutto uguale per tutti, ora si tratta, dopo aver passato gli
ultimi mesi a risolvere problemi relativi al software di catalogazione
utilizzato al centro, di
mettere a regime l'interno sistema
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PUNTI CRITICI, LIMITI E OTTIMIZZAZIONI
Per fare questo abbiamo bisogno di
introdurre l'uso sistematico del BID e di perfezionare le modalità
di inserimento dei volumi da parte delle biblioteche.
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PUNTI CRITICI, LIMITI E OTTIMIZZAZIONI
Inserimento delle opere:
Sono emersi alcuni problemi legati alle procedure di invio dei dati dalle
biblioteche al centro e al loro caricamento all'interno del sistema. Per
ovviare a questi problemi abbiamo deciso di lasciare alle biblioteche la
scelta tra due modalità di inserimento:
In fase di inserimento dei volumi inserire almeno tutti i dati necessari alla
catalogazione (Titolo, Autore, Editore, Anno, ISBN ed eventualmente il
BID) prima di aggiornare il record, in questo modo tutti questi campi
arrivano correttamente compilati al centro
Modificare, con il mio aiuto telefonico, il valore di default del campo Stato
Cat, cambiandolo da "I" a "B". In questo modo, dopo aver compilato tutti
i campi che interessano, potete mettere lo sato cat a "I" e aggiornare il
record che verrà spedito con tutte le informazioni necessarie
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PUNTI CRITICI, LIMITI E OTTIMIZZAZIONI
Inserimento sistematico del BID
Premessa:
Da circa un mese sull'OPAC compaiono i libri
anche prima di essere catalogati; si
differenziano dalle opere già trattate perché
hanno una descrizione sommaria, un solo
posseduto
e cosa più importante hanno un BID di sole 9
cifre senza la sigla SIS
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PUNTI CRITICI, LIMITI E OTTIMIZZAZIONI
Inserimento sistematico del BID
Procedura:
Prima di completare l'inserimento del libro controllare sul
catalogo provinciale (http://opac.provincia.re.it) se il libro è
già presente all'interno dell'OPAC, se è già stato catalogato
potete passare alla visualizzazione in "Formato Unimarc"
utilizzando la finestra di scelta in fondo alla pagina
copiare il BID (campo 001) senza copiare né
"l' etichetta" del campo (001) né il segno di
paragrafo in fondo al valore (¶), copiare solo
il valore (SIS021414718)
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PUNTI CRITICI, LIMITI E OTTIMIZZAZIONI
Al centro
Per migliorare l'utilizzo delle procedure legate al BID vorremmo
predisporre 2 aggiornamenti settimanali dell'OPAC (Lunedì e Giovedì) e,
di conseguenza, 2 esportazioni settimanali per le biblioteche, il nostro
"piano di lavoro" dovrebbe grossomodo essere così
martedì pomeriggio
 procedura per l'esportazione dei record trattati
mercoledì mattina
 invio file alle biblioteche
mercoledì pomeriggio
 procedure per l'aggiornamento dell'OPAC
giovedì mattina
 aggiornamento OPAC
-------------------------------------------------------------------------------------------------giovedì pomeriggio
 procedura per l'esportazione dei record trattati
venerdì mattina
 invio file alle biblioteche
venerdì pomeriggio
 procedure per l'aggiornamento dell'OPAC
lunedì mattina
 aggiornamento OPAC
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MIGLIORAMENTI
Credo che sarà importante nel corso del 2006 avviare una rilevazione del
servizio ed in particolare sulle tipologie di intervento.
Ritengo infatti che esista la possibilità di razionalizzare il servizio
attraverso la riduzione degli interventi effettuati a fronte di richieste
improprie.
Un numero significativo di richieste di intervento (c.ca il 20% / 30%)
potrebbe tranquillamente essere evitato attraverso la conoscenza di
alcune base di informatica.
Per questo stiamo ragionando sulla opportunità di organizzare un corso
di base che consenta a chi ha ancora poca dimestichezza di utilizzare
senza problemi gli strumenti più comuni
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MIGLIORAMENTI
L'idea di fondo è quella di "liberare" risorse (tempo) da spendere nelle
biblioteche.
L'ipotesi potrebbe essere quella di trascorrere una intera giornata in ogni
biblioteca per poter:
o organizzare o comunque impostare un ragionamento per ottimizzare
l'utilizzo del software a seconda delle esigenze della biblioteca
(gestione dei codici di circolazione e gruppi di materiale)
o incentivare l'uso e l'aggiornamento del sito internet, strumento
sempre più consultato ma ancora poco valorizzato ed aggiornato
o altre attività connesse all'informatica e alla creazione di
servizi/strumenti informatici (es. archivio fotografico o altro)
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SVILUPPO
Al momento abbiamo in progetto il trattamento delle biblioteche speciali
e scolastiche e la pubblicazione dei relativi cataloghi sull'OPAC (diviso da
quello delle biblioteche comunali)
Sempre nei primi mesi del 2006 cominceranno le operazioni per
l'uniformazione del software di catalogazione con la Panizzi, questo
dovrebbe diminuire i tempi di catalogazione e consentirci di sviluppare
un'unica interfaccia per l'interrogazione dei due cataloghi (metaopac).
Sempre nel corso del 2006 dovremo cominciare a ragionare di
"Magazzino Unico", progetto che comporterà la definizione di strumenti
informatici per il trattamento dei volumi attualmente nei magazzini
locali delle biblioteche e l'adozione di standard per lo Smuso,
l'Eliminazione o il trasferimento delle opere nel magazzino unico.
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SVILUPPO
Alla fine di gennaio/inizio febbraio l'organizzazione, con H&T e le
biblioteche comunali, di una giornata dimostrativa della nuova versione
di Zeta che verrà installato dapprima nelle biblioteche sedi di sale
telematiche quindi in tutte le altre entro la fine del 2006.
La nuova versione prevede:
un database SQL con un conseguente miglioramento dei tempi di
risposta e della stabilità,
migliorie legate ai solleciti (gestione fino al 5 sollecito con ingiunzione di
pagamento),
alla gestione degli utenti (inseriti tutti i campi per gestire le informazioni
richieste dalla legge Pisanu)
e altro che approfondiremo nella giornata di presentazione.
Sono previsti anche moduli aggiuntivi (la cui integrazione è in fase di
definizione con H&T) per la gestione di un Internet Point e la gestione
degli abbonamenti ai periodici (con, tra le altre cose, solleciti ai fornitori
in caso di ritardi nelle consegne).
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