Servizio per la fatturazione elettronica
FATTURE E NOTIFICHE SDI
FAQ FATTURE E NOTIFICHE
Che cos’è la Fattura Elettronica?
La Fattura Elettronica è un file con un tracciato definito dal Legislatore. La
FatturaPA è la sola tipologia di fattura elettronica accettata dalle Amministrazioni
che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di
Interscambio (SdI) per la trasmissione delle fatture elettroniche. Ha le seguenti
caratteristiche:
•
•
•
•
il contenuto è rappresentato in un file XML (eXtensible Markup Language),
secondo un formato definito dalla legge, unico accettato da SdI.
l' autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite
l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura
la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco
dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell' Indice delle Pubbliche
Amministrazioni (http://indicepa.gov.it)
la trasmissione avviene attraverso lo SdI
Quali informazioni sono previste nella FatturaPA?
Il contenuto informativo della FatturaPA prevede informazioni da riportare
obbligatoriamente in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente;
in aggiunta a queste, il formato prevede l’indicazione obbligatoria di informazioni
indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto
destinatario attraverso il Sistema di Interscambio. Tra le informazioni obbligatorie
c’è il Codice Univoco dell’Ufficio, destinatario della fattura. Per avere informazioni
di dettaglio sul formato della fattura è possibile consultare il sito
www.fatturapa.gov.it.
Quale codice dell'Amministrazione deve essere inserito nella fattura elettronica?
Tutti gli Uffici delle amministrazioni dello Stato e degli enti pubblici nazionali che si
configurano come soggetti destinatari di fattura elettronica devono essere
identificati per mezzo di un codice univoco denominato “Codice Univoco Ufficio”
assegnato dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Il codice è
indispensabile per consentire al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare le
fatture elettroniche alle P.A. destinatarie. I codici sono consultabili sull’IPA,
www.indicepa.gov.it, che rappresenta l’anagrafica di riferimento per la
fatturazione elettronica.
Cos’è il Sistema di Interscambio (SdI)?
Il Sistema di Interscambio (SdI) è il sistema informatico deputato alla ricezione delle
fatture elettroniche, all’esecuzione di controlli sui file ricevuti e alla trasmissione
delle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni. Il Sistema di Interscambio
non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e
conservazione delle fatture.
Come si trasmette una fattura elettronica?
Il file XML preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, deve
essere inviato al Sistema di Interscambio, che provvede a recapitarlo alla PA
destinataria e fornisce notifiche relative allo stato di avanzamento del recapito.
Come posso verificare se le mie Fatture PA sono state inviate a destinazione?
Il servizio evidenzia lo stato di lavorazione delle fatturePA nel campo “stato”.
Campo “Stato”
Nella tabella che segue il significato dei vari stati possibili in caso di COMPILAZIONE
MANUALE delle fatturePA e le possibili notifiche provenienti da SdI
STATI FatturaPA da
compilazione manuale
DESCRIZIONE
DOCUMENTI
Redazione
FatturaPA in
elaborazione da
parte dell’utente
FatturaPA
completata
dall’utente
FatturaPA presa
Nessuno
Completata
Pronta per la firma
File .xml generato dal
sistema
Eventuali allegati
File .xml generato dal
NOTIFICHE
CORRELATE ALLA
FATTURAPA
in carico dal
servizio
Scartata
Scartata
Firmata
FatturaPA
scartata dal
servizio (è
necessaria una
correzione dati
da parte
dell’utente)
FatturaPA
scartata da SdI
(è necessaria
una correzione
dati da parte
dell’utente)
Firmata
In spedizione
In trasmissione a
SdI
Spedita
Spedita a SdI
Consegnata
Consegnata da
SdI alla PA
destinataria
Attesa di consegna
In attesa di
consegna da
parte di SdI
Non recapitata
Non recapitata
da SdI
sistema.
File .xml generato e
controllato dal sistema
Eventuali allegati
File .xml generato dal
sistema.
File .xml scartato dal
sistema
Eventuali allegati
File .xml generato dal
sistema.
File .xml.p7m scartato
da SdI
Eventuali allegati
File .xml generato dal
sistema
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
File .xml generato dal
sistema
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
File .xml generato dal
sistema
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
File .xml generato dal
sistema
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
File .xml generato dal
sistema
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
File .xml generato dal
sistema
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
NS: notifica di
scarto
RC: Ricevuta di
consegna
MC: mancata
consegna
AT: notifica
impossibilità di
recapito
Nessuna risposta
Nessuna risposta
da PA
Rifiutata
Rifiutata
contabilmente
da PA
Accettata
Accettata
contabilmente
da PA
File .xml generato dal
sistema
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
File .xml generato dal
sistema
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
File .xml generato dal
sistema
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
DT: notifica
decorrenza termini
NE: notifica esito
(rifiuto)
NE: notifica esito
(accettazione)
Nella tabella che segue il significato dei vari stati possibili in caso di UPLOAD FILE .XML
oppure .ZIP e le possibili notifiche provenienti da SdI
STATI FatturaPA da
File .xml o .zip 1
DESCRIZIONE
DOCUMENTI
Ricezione
FatturaPA in
elaborazione da
parte dell’utente
FatturaPA
completata
dall’utente
FatturaPA presa
in carico dal
servizio
File .xml oppure
file .zip
FatturaPA
scartata dal
servizio (è
necessaria una
correzione dati
da parte
dell’utente)
FatturaPA
scartata da SdI
(è necessaria
una correzione
dati da parte
dell’utente)
Firmata
File .xml inviato
dall’utente
File .xml scartato dal
sistema
Eventuali allegati
Ricevuta 1
Pronta per la firma
Scartata
Scartata
Firmata
In spedizione
In trasmissione a
SdI
Spedita
Spedita a SdI
Consegnata
Consegnata da
SdI alla PA
destinataria
NOTIFICHE
CORRELATE ALLA
FATTURAPA
File .xml inviato
dall’utente
File .xml inviato
dall’utente.
File .xml controllato
dal sistema
File .xml inviato
dall’utente
File .xml.p7m scartato
da SdI
Eventuali allegati
File .xml inviato
dall’utente
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
File .xml inviato
dall’utente
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
File .xml inviato
dall’utente
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
File .xml inviato
dall’utente
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
NS: notifica di
scarto
RC: Ricevuta di
consegna
Eventuali allegati
MC: mancata
File .xml inviato
consegna
dall’utente
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
Non recapitata
AT: notifica
Non recapitata
File .xml inviato
da SdI
dall’utente
impossibilità di
File .xml generato,
recapito
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
Nessuna risposta
DT: notifica
Nessuna risposta
File .xml inviato
decorrenza termini
da PA
dall’utente
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
Rifiutata
NE: notifica esito
Rifiutata
File .xml inviato
(rifiuto)
contabilmente
dall’utente
da PA
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
Accettata
NE: notifica esito
Accettata
File .xml inviato
contabilmente
dall’utente
(accettazione)
da PA
File .xml generato,
controllato e firmato
dal sistema (xlm.p7m)
Eventuali allegati
1Il file .zip può contenere diversi file . xml. Il servizio provvede a scompattarlo e genera una
pubblicazione FatturaPA per ogni file .xml contenuto nel file .zip
Attesa di consegna
In attesa di
consegna da
parte di SdI
Quali sono le Notifiche inviate da SdI ai fornitori della PA che hanno inviato fatture
elettroniche?
Le notifiche inviate da SdI ai fornitori della PA sono le seguenti:
NS - Notifica di scarto inviata da SdI nel caso di fattura non corretta rilevata in
seguito a controlli formali. Questa notifica sta a segnalare che il file inviato non è
formalmente corretto. La PA non lo riceve e la segnalazione dell’errore formale al
fornitore è rapida.
RC - Ricevuta di consegna alla PA destinataria inviata dal SdI al soggetto
trasmittente, nel caso di esito di consegna positivo
MC – Notifica di Mancata Consegna alla PA destinataria inviata dal SdI al
soggetto trasmittente in caso di esito negativo, il SdI proverà a riconsegnare la
fattura per un periodo prestabilito
AT – Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura a SdI con impossibilità di
recapito inviata nel caso in cui non si riesca a recapitare la fattura nel periodo
stabilito pari a 10 giorni (come definito nella Circolare del Ministero dell’Economia
e delle Finanze del 31 marzo 2014, n.1)
In aggiunta, la PA destinataria – non dietro obbligo di legge, bensì su base
volontaria – può trasmettere al SdI una notifica in cui comunica al suo fornitore di
aver accettato/rifiutato contabilmente la fattura (in sigla: NE). Se questo non
avviene, è il SdI a generare una notifica che viene inviata sia al fornitore sia alla
PA interessata: si tratta della Notifica di decorrenza del termine (DT) per
comunicare la fine del processo relativo a quella specifica fattura.
Dove visualizzo le notifiche provenienti da SdI?
Ci sono due possibilità.
1) Il Pannello di controllo espone una sezione “Messaggi SdI”
MESSAGGI SdI
Facendo doppio click su una delle righe il sistema propone un filtro di ricerca
messaggi utilizzabile per individuare i messaggi di interesse:
2) E’ possibile accedere al menù Gestione fatture, voce “Ricerca messaggi”
Voce
ricerca
messaggi
e richiamare il filtro di ricerca per i messaggi:
Quali provvedimenti devo adottare in caso di risposte non affermative dello SdI?
Di seguito uno schema dei provvedimenti da parte del fornitore
SIGLA
NOTIFICA DESCRIZIONE
NS
Notifica di scarto
MC
Notifica di mancata
consegna
DT
Notifica decorrenza termini
FATTURA
FATTURA RICEVUTA
EMESSA
DA PA AZIONI DA PARTE DEL FORNITORE
NO
Stornare eventuale registrazione IVA
effettuata all'atto della formazione
del documento, eliminazione errore e
riemissione fattura corretta
SI
NO
attendere entro 10 gg. l'esito dei
tentativi dello SDI di recapitare la
fattura alla PA
SI
SI
NO
Nessuna
AT
Attestazione di avvenuta
trasmissione della fattura
con impossibilità di
recapito
SI
NO
Trasmettere l'attestato alla PA per
richiederne il pagamento
Che differenza c’è tra “notifica” e “messaggio”?
Il servizio gestisce messaggi di diversa natura, ad esempio messaggi relativi all’invio via
PEC delle fatturePA a SdI. Una parte di questi messaggi contiene notifiche provenienti da
SdI
Il servizio gestisce documenti diversi da FatturePA?
Sì, è possibile gestire allegati alla Fattura PA.
Nel caso di inoltro al sistema di file.xml, gli eventuali allegati alla fattura risultano inseriti nel
tracciato del file .xml.
Nel caso di compilazione manuale della fattura, gli eventuali allegati vanno inseriti
accedendo all’apposito tab.
Il documento XML archiviato è visualizzabile/stampabile "in chiaro"?
Il documento XML è visualizzabile e stampabile attraverso il foglio di stile .xls (secondo lo
standard predisposto da SdI).
Che significato hanno i colori dei campi nella compilazione manuale delle FatturePA
ROSSO: il campo è obbligatorio
ROSSO PUNTINATO: il campo è obbligatorio solo se si compila il blocco di dati di
appartenenza del campo. Il blocco di dati potrebbe non essere obbligatorio, ma se si
compila anche solo un campo presente nel blocco, sarà obbligatorio compilare tutti i
campi evidenziati dal rosso puntinato
VIOLA: viene utilizzato per i campi per i quali è prevista una possibile alternativa (es.
persona fisica/persona giuridica nel blocco di dati “Cedente/Prestatore”). E’ necessario
scegliere l’alternativa di interesse (es. persona fisica) e compilare obbligatoriamente i
campi evidenziati in viola e non riempiti dal grigio
VIOLA PUNTINATO: viene utilizzato per i campi per i quali è prevista una possibile
alternativa. Il campo è obbligatorio solo se si compila il blocco di dati di appartenenza
del campo. Il blocco potrebbe non essere obbligatorio (es. il blocco Rappresentante
Fiscale), ma se si compila anche solo un campo presente nel blocco, sarà obbligatorio
compilare tutti i campi evidenziati dal viola puntinato e non riempiti dal grigio
Cosa fare se la PA destinataria della fattura non ha PARTITA IVA, ma solo codice fiscale?
Si consiglia di NON COMPILARE il campo ID PAESE e ID CODICE (Partita IVA) nel blocco di
dati relativi al cessionario/committente. Compilare invece il campo “Codice Fiscale”.
Cosa fare se il Cedente/Prestatore non ha Partita IVA ma solo il Codice Fiscale?
La segreteria Tecnica SdI ha risposto che la Partita IVA è un elemento obbligatorio
(previsto dalla normativa IVA – DPR 633/72) per i documenti fattura ed assimilati (note di
credito o debito, parcelle etc.). Pertanto se in precedenza venivano emessi documenti
che non contenevano partita IVA, questi non rientrano nelle fattispecie per le quali la
normativa ha introdotto l’obbligo di emissione e trasmissione in formato elettronico.