Empoli 6 maggio 2010
Budget e rendicontazione di un progetto di
cooperazione internazionale
[email protected]
budget di progetto
definizione:
• è la stima dei costi del progetto ed indica
le risorse di cui si ha bisogno per
raggiungere gli obiettivi del progetto in un
determinato periodo.
• il budget prevede anche la stima delle
entrate necessarie per la copertura dei
costi
budget di progetto
caratteristiche:
• indica tutte le risorse necessarie
• è dettagliato
• contiene informazioni utili per la gestione
del progetto
budget di progetto e contributi
costi non ammissibili
percentuali di spesa
massimali di contributo
in termini percentuali ed assoluti
Size of grants
Any grant awarded under this programme must fall between the following minimum and maximum amounts:
minimum amount:
200.000 €
maximum amount:
800.000 €
- For proposals submitted by Non-State Actors from Angola, the grant may not exceed 90% of the total eligible costs of the
action (see also section 2.1.4). The balance of the action must be financed from the applicant's or partners' own
resources, or from sources other than the European Community budget or the European Development Fund.
- For proposals submitted by European Non-State Actors, the grant may not exceed 75% of the total eligible costs of the
action (see also section 2.1.4). The balance must be financed from the applicant's or partners' own resources, or from
sources other than the European Community budget or the European Development Fund.
strumenti utili per stendere un
budget:
• logical framework
• cronogramma
dal logical framework al budget
A
T
T
I
V
I
T
A’
ASPETTI
QUALITATIVI
TIPO DI
RISORSE:
• UMANE:
• FORNITURE DI
BENI
• SERVIZI
• COSTRUZIONI
ASPETTI QUANTITATIVI
UNITA’ DI MISURA
QUANTITA’
COSTO PER UNITA’
dal logical framework al budget
Codice
attività
attività
risorse necessarie
unità di misura
quantità
costo unità
costo tot
codice
di spesa
dal budget per attività
al format del donatore
il budget da presentare
per la richiesta di contributo
• aggregazione delle voci di spesa secondo i capitoli
indicati dal finanziatore
• riverifica delle regole del finanziatore (criteri di
ammissibilità: spese eligibili e non, percentuali.. e criteri
di rendicontazione)
• eliminazione delle duplicazioni di spesa
• attenzione ai costi amministrativi, ai costi di gestione del
progetto, ai costi della visibilità e ai costi di monitoraggio
e valutazione
• ……….
• …………
• verifica degli apporti dei diversi attori
affinchè corrispondano alle esigenze del
finanziatore
budget e cronogramma
stesura del budget di progetto
dal budget al report
dal budget al report
organizzare:
• la gestione del budget (budget periodici e
compensazioni/varianti)
• la documentazione (produzione ed
archiviazione)
• la contabilità
RICHIESTA FONDI "titolo progetto e indicazione del trimestre di competenza" (esempio)
V
o
ci
di
s
p
e
s
a
Descrizione di spesa (esempio)
Richiesta fondi dal
xxx al xxx
budget
monetari
o in loco
xxxx
anno
Stato di
avanzam
ento
dello
speso al
residuo
budget
disponibil
e
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
in loco
Livello
di
priorità
1
Livello
di
priorità
2
Livello
di
priorità
3
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
spese
da
effettua
re in
Italia
Attività previste e
criteri di calcolo
per il trimestre
Personale locale
20 infermieri: € 115/persona al mese
x 20p x 13mesi
3
15 ausiliari: € 75/persona al mese x
15p x 13mesi
1 segretario: € 100/persona al mese x
13mesi
2 guardiani: € 50/persona al mese x
2p x 13mesi
TOTALE PERSONALE LOCALE
Formazione quadri locali
costo dei corsi
4
1
corso personale di medicina
corso personale di chirurgia
corso personale
ginecologia
di
ostetricia
e
TOTALE COSTO DEI CORSI
0,00
EuropeAid - General Condition
•
9ARTICLE 9 - AMENDMENT OF THE CONTRACT
9.1. Any amendment to the Contract, including the annexes thereto, must be set out in writing in an addendum. If
an amendment is requested by the Beneficiary, he must submit that request to the Contracting Authority
one month before the date on which the amendment should enter into force, unless there are special
circumstances duly substantiated by the Beneficiary and accepted by the Contracting Authority.
9.2. However, where the amendment to the Budget or Description of the Action does not affect the basic
purpose of the Action and the financial impact is limited to a transfer between items within the same main
budget heading including cancellation or introduction of an item, or a transfer between main budget
headings involving a variation of 15% or less of the amount originally entered (or as modified by addendum)
in relation to each concerned main heading for eligible costs, the Beneficiary may amend the budget and
inform in writing without delay the Contracting Authority accordingly. This method may not be used to
amend the headings for administrative costs or the contingency reserve.
Changes of address, changes of bank account and changes of auditor may simply be notified, although this
does not stop the Contracting Authority from opposing the Beneficiary's choice of bank account or auditor.
The Contracting Authority reserves the right to require that the auditor referred to in Article 5.2 of the
Special Conditions be replaced if considerations which were unknown when the Contract was signed cast
doubt on the auditor's independence or professional standards.
9.3. An addendum may not have the purpose or the effect of making changes to the Contract that would call into
question the grant award decision or be contrary to the equal treatment of applicants. The maximum grant
referred to in Article 3.2 of the Special Conditions may not be increased.
documentazione
•
•
•
•
fatture
certificati di cambio
estratti conti bancari
…….
• per i lavoratori: contratti di lavoro, timesheet…
• per i corsi di formazione: fogli di presenza, manuale…
• per le auto: vehicle log sheet, documenti di
identificazione dell’auto
contabilità
Data
N.
Spesa in
Valuta
Locale
(TZS)
Descrizione
Saldo iniziale
0,00
Cassa
Valuta
Locale
(TZS)
0,00
Apertura CC bancario - AC 011108000930
(Anticipo fondi privati Amm.re Sonia
Fabbro)
09/02/09
28/02/09
0,00
Spesa in
Euro
1
05/03/09
Cass
a
(Eur
o)
0,00
Banca
(Euro)
0,00
500,00
Spese e commissioni bancarie - mese di
Febbraio '09
1,00
-1,00
Trasferimento da Cuamm Padova Budget I^ Trim. 09
Cap.
spesa
70.566,00
P
3.10
F
05/03/09
2
Spese di manutenzione casa espatriato:
sostituzione zanzariere, 3 secchi idropittura,
2 rulli, 1 serratura, 2 vernici, carta vetrata
279.000,00
-279.000,00
3.10
05/03/09
3
Spese di manutenzione casa espatriati Trasporto e manodopera
200.000,00
-200.000,00
3.10
05/03/09
4
Spese di manutenzione casa espatriati
Tosamanga - Porta d'ingresso + stipite
cucina
735.000,00
-735.000,00
3.10
05/03/09
5
Spese di manutenzione casa espatriati:
trasporto e manodopera
85.000,00
-85.000,00
3.10
06/03/09
6
Acquisto no. 1 autovettura MITSUBISHI
PAJERO GLS (Usd 38,700) - Diocesi di
Iringa
31.669,39
31.669,39
3.6.7
procurement
costruzioni
auto
formazione
report di progetto
ToR per un report:
• procedure del finanziatore
• contratto
• budget del progetto
che definiscono:
• date di inizio e di fine del progetto
• voci di spesa
• entità della spesa
eligibilità della spesa
• connessa con le attività del progetto ed
essere necessaria per ottenere i risultati
del progetto
• essere sostenuta entro la data di inizio e di
fine del progetto
• identificabile, verificabile e registrata in
contabilità
• in conformità alle procedure di acquisto
(se previste)
report finanziario MAE
report finanziario MAAEE