Organizzazione L'organizzazione è una struttura artificiale che può essere progettata, pianificata e disegnata: • è un modello che serve a suddividere il lavoro in diversi compiti e a coordinarli • è un sistema per gestire risorse (persone, sistemi, tecnologie) • è un sistema per prendere decisioni Fordismo (Produzione di Massa) • Divisione del lavoro • Rapidità di addestramento degli operai • Catena di montaggio • Semplicità di incastro dei pezzi • Controllo di qualità solo alla fine della linea di montaggio Criticità • Molti scarti • Rigidità • Necessità di mercato in crescita costante • Poca attenzione alla qualità del prodotto Taylorismo Taylor dà fondamenti teorici a ciò che era stato fatto da Ford e porta all'estremo quei metodi. Descrive in modo approfondito come lavorano i vari operai, scrive la procedura e la ottimizza. Definisce così la One Best Way, cioè il modo “migliore” di fare le cose. Taylor introduce un grande controllo, cioè capi che controllino il lavoro degli operai e facciano sì che questo avvenga correttamente. Le catene di montaggio introdotte da Ford e Taylor permettono di standardizzare gli oggetti e ridurre moltissimo i costi. Produzione Snella (Lean manufacturing) Introdotta verso il 1950 (ad esempio da Toyota) è l'evoluzione della catena di montaggio. • Adatta anche a situazioni di mercato stagnante • Produzione Just In Time (riduzione della necessità di magazzini per le merci finite) • Riduzione degli sprechi (“Zero difetti, zero scorte”). Qualità totale (Total Quality Management) • Flessibilità degli operai e delle macchine Si riduce molto il capitale circolante e il Time To Market. 1 Paradigmi organizzativi • Meccanico-Razionalista: catena di montaggio • Regole, procedure, norme • Rapporti gerarchici Ha origine con Taylor I compiti operativi sono molto specializzati e di routine; esistono procedure molto formalizzate nel nucleo operativo, vi è una proliferazione di regole, norme e comunicazioni formalizzate in tutta l’organizzazione, le unità organizzative sono di grandi dimensioni al livello operativo, vi è un relativo accentramento del potere decisionale, vi è una struttura direzionale articolata con una netta distinzione tra linee e staff, la base di raggruppamento è funzionale. • Organicistico-Sistemico: struttura più flessibile nei confronti dell'ambiente esterno. L’organizzazione e’ vista come un organismo vivente, che per realizzare i propri obiettivi si confronta in modo dinamico con l’ambiente esterno. Questa organizzazione risponde alle esigenze del contesto ridefinendo di volta in volta compiti, responsabilità e linee d’azione. Criteri individuali e motivazioni personali degli attori che agiscono nell’organizzazione influenzano in maniera determinante il mantenimento e lo sviluppo dell’organizzazione stessa Il gruppo di lavoro influenza il comportamento degli individui nell’organizzazione più dei controlli/incentivi della direzione • Simbolico-Culturale (l'organizzazione come sistema politico): condivisione di Mission e Vision tra tutti i partecipanti Analizzare le organizzazioni come sistema politico significa: • identificare e mappare le relazioni tra i diversi attori del contesto • comprendere gli interessi e gli obiettivi degli attori e il conflitto o la congruenza tra i medesimi • valutare il peso e l’estensione del potere dei diversi attori • L’obiettivo di questa operazione è produrre un compromesso o una unione vantaggiosa tra i diversi interessi in campo. Le principali fonti del potere in una organizzazione sono: • Autorità formale - posizioni di potere • Controllo su risorse scarse • Regole - strutture - regolamenti - standard di procedure operative • Controllo sui processi di decisione - accesso alla presa di decisione • Informazione - conoscenza - competenze specialistiche • Controllo sul flusso delle informazioni • Capacità di gestire l’incertezza e l’ambiguità • Alleanze - capacità di mettersi in contatto con risorse di potere • Uso simbolico del potere - creare la percezione di influenza • Capacità di creare nuove istituzioni 2 • Rafforzamento/arricchimento delle parti “deboli” • Capacità di negoziazione Progettazione dei sistemi organizzativi La macrostruttura organizzativa è il sistema dell'autorità formale che sta alla base della gerarchia aziendale. Raggruppa in unità organizzative i ruoli individuali, a seconda dei compiti specifici. Si rappresenta tramite un organigramma. L’organigramma di una azienda è la rappresentazione grafica che esprime la denominazione delle unità organizzative e le loro relazioni di dipendenza gerarchica. Se dettagliato contiene anche: l’organico per ogni unità con posizioni e relativo rango; il nome e la qualifica dei responsabili Ogni rettangolo di un organigramma rappresenta un'unità organizzativa, cioè un sottoinsieme di posizioni/ruoli cui è assegnato, in modo relativamente stabile, un insieme di compiti correlati tra loro e autonomi dal resto. Le funzioni di staff sono quelle unità che supportano la direzione generale. Le funzioni di linea rappresentano i processi core. I diversi compiti vengono raggruppati in posizioni dell'organigramma in base a due metodi: • Approccio Top-Down: si utilizza quando cambiano obiettivi e mission aziendali Esigenze (Obiettivi) -> Individuazione dei compiti -> Aggregazione dei compiti in posizioni • Approccio Bottom-Up: si utilizza quando cambia il sistema tecnico Posizioni -> Raggruppamento in unità -> Stabilire la gerarchia Basi di raggruppamento Il raggruppamento delle posizioni individuali in unità organizzative può essere effettuato con diversi criteri di scelta: • per funzioni è orientato agli input (conoscenze, tecnologie): consente grandi economie di scala, ma presenta problemi di flessibilità. • per mercato/prodotto è orientato agli output (prodotto, cliente, area geografica): nasce negli anni '70. Avvicina l'organizzazione alle esigenze del cliente, ma rende difficili economie di scala La base di raggruppamento più adeguata viene scelta in base a diversi criteri: • necessità di economie di scala: accentrare per ridurre i costi • necessità di economie di specializzazione • interdipendenze: decentrare per avvicinarsi alle esigenze dei diversi clienti (uso dei processi) • fabbisogno di differenziazione: esigenza di separare attività che richiedono organizzazione e stili di gestione differenti Struttura semplice Direzione Struttura tipica della start-up, l'azienda piccola. Il coordinamento avviene per supervisione diretta ed è molto accentrato. La struttura è molto dinamica. 3 Struttura funzionale Direzione Staff ReS Produzione Marketing Vendite Si applica in condizioni di mercato stabile con bassa incertezza, bassa diversificazione e poca attenzione al cliente. Consente grandi economie di scala, il controllo gerarchico e la supervisione diretta. Lenta nell'adattamento ed incline alla burocratizzazione in caso di crescita Contabilità dell'azienda. Struttura divisionale Ogni prodotto è una “piccola azienda”. Il focus è sulla standardizzazione degli output. Si ha una maggiore vicinanza al cliente e più attenzione alle variazioni del mercato, al prezzo però di una moltiplicazione dei costi. Strutture ibride Basata su standardizzazione degli output, adattamento reciproco e supervisione diretta. Si mantengono centralizzate le funzioni che il cliente “non vede” direttamente, mentre i singoli dipartimenti fungono da interfaccia versi i clienti per personalizzare i vari prodotti. Si ha una riduzione dei costi centralizzando, ad esempio, il settore degli acquisti presso i fornitori. Le strutture ibride permettono un compromesso tra efficienza e differenziazione. Struttura a matrice Rottura del principio dell'unicità di comando. Basato sulla standardizzazione degli output. Velocità di risposta al mercato e diversificazione dei prodotti. Si rischia l'inefficienza e poca coerenza tra i prodotti. Tipica di grandi imprese pluriprodotto in mercati turbolenti. 4 Coordinamento Il problema del coordinamento nasce dalla divisione del lavoro in compiti distinti che si rende necessaria quando un'azienda comincia ad ingrandirsi. Il coordinamento è in problema complesso per il quale si può ricorrere a mezzi diversi che possono essere definiti meccanismi di coordinamento. • • meccanismi ex-post • mutuo adattamento • supervisione diretta meccanismi ex ante basati sulla standardizzazione: • dei processi (es: istruzioni di montaggio aeromodello): tutti devono svolgere i propri compiti allo stesso modo • degli output, o degli obiettivi (es: budget): il risultato prodotto deve essere sempre quello prestabilito, nei tempi prestabiliti, non importa in che modo viene ottenuto • delle capacità (es: sala operatoria): tutti devono avere la stesso ambito culturale e la stessa formazione (ad esempio, titoli di studio equivalenti) La struttura verticale dell'organigramma, da sola, non è più sufficiente. Negli ultimi decenni sono stati introdotti nuovi flussi comunicativi: • autorità formale • attività regolate • comunicazioni informali: sono tutte le reti professionali interne alle organizzazioni (ad es. gli amministrativi, le segretarie, i progettisti, gli informatici) non coordinate gerarchicamente ma attraverso l’adattamento reciproco. • costellazioni di lavoro: sono i gruppi di lavoro ad hoc, che nascono per fronteggiare fabbisogni non gestiti efficacemente con il solo sistema gerarchico (es. innovazione) processi decisionali ad hoc: sono i processi trasversali alla gerarchia, che consentono il raggiungimento di obiettivi strategici per l’azienda, quali ad esempio il lancio di un nuovo prodotto. Oggi tali processi sono: • indicati con il termine di Macroprocessi • evidenziati con macro-procedure formali (es. supply chain) e sviluppo prodotto • riorganizzati in modo razionale e focalizzato • Dopo il movimento di specializzazione delle mansioni individuali sono sorti tendenze e movimenti favorevoli a un allargamento delle mansioni, perché l’eccessiva specializzazione (cioè pochi compiti e poca autonomia) di solito comporta problemi di: • coordinamento-comunicazione • bilanciamento-saturazione • motivazione delle persone Di conseguenza sono sorti tendenze e movimenti favorevoli all’allargamento delle mansioni che hanno applicato le seguenti principali modalità di riprogettazione: • job rotation: rotazione dei compiti tra gli individui per ottenere minore ripetitività e rigidità • job enlargement (allargamento orizzontale delle mansioni): ampliamento del numero dei compiti elementari 5 • • assegnati a ciascuna posizione job enrichment (allargamento verticale delle mansioni): aumento della discrezionalità riaccorpando compiti decisionali di programmazione e controllo dei risultati. teamwork: accorpamento di “self containing task” e loro affidamento a gruppi per ottenere socialità, partecipazione, flessibilità Configurazioni organizzative Vertice strategico Tecnostruttura Linea intermedia Staff di supporto Nucleo operativo Le 5 parti dell’organizzazione • Il vertice strategico: assicura la supervisione diretta quando la divisione del lavoro è complessa. Il vertice strategico deve assicurare che l’azienda assolva alla missione in modo efficace e che risponda ai bisogni di coloro che controllano o che comunque hanno un potere sull’azienda stessa. • La linea intermedia: assicura la divisione del lavoro di carattere direttivo. È la catena di manager che funge da collegamento tra il vertice strategico e il nucleo operativo • La tecnostruttura: presiede alla standardizzazione. Nella tecnostruttura troviamo gli analisti che contribuiscono all’attività organizzativa influenzando il lavoro degli altri. Essi progettano, pianificano e modificano il lavoro e addestrano le persone che svolgono il lavoro. • Lo staff di supporto: fornisce i servizi indiretti. Fornisce all’azienda un supporto esterno, di tipo specialistico, al flusso di lavoro operativo. • Il nucleo operativo: gli operatori che svolgono l’attività fondamentale di realizzazione dei prodotti/ servizi. Struttura semplice Struttura tipica della startup, l'azienda piccola. Il coordinamento avviene per supervisione diretta ed è molto accentrato (vertice strategico). La struttura è molto dinamica. Forte stimolo agli apporti individuali. Scarsa formalizzazione di norme. 6 Burocrazia meccanica È la classica azienda fordista-taylorista. Il coordinamento è dato dalla forte standardizzazione delle attività, quindi è importante la tecnostruttura. Oggi la standardizzazione per processi è guidata dalle tecnologie. Non servono più gli analisti del lavoro per razionalizzare i processi. È forte la presenza di capi intermedi (anche se chi oggi usa ancora questa struttura ne sta riducendo il numero a causa delle tecnologie). Burocrazia professionale Tipica di università, ospedali e centri di ricerca. Lo staff di supporto è dato da biblioteche e centri di elaborazione dati, il nucleo operativo, che è la parte fondamentale, da docenti, ricercatori o medici. Il coordinamento avviene per standardizzazione degli capacità. C'è un forte job enrichment (il potere arriva ai livelli più bassi della struttura). C'è poco job enlargement (è necessaria una forte specializzazione). Adhocrazia Organizzazione creata “ad hoc” per un progetto, per una grande commessa. La parte più sviluppata è il management intermedio, cioè i responsabili dei team di commessa. Il nucleo di supporto, che fornisce grandi quantità di dati, non sempre è necessario. Soluzione divisionale Ogni divisione riproduce una struttura funzionale. Permette forte vicinanza al mercato, ma ha lo svantaggio di non sfruttare economie di scala e di replicare alcune funzioni. Parte fondamentale è la linea intermedia. Tipica di aziende “di una certa età” ormai di grandi dimensioni e che hanno già attraversato diverse fasi e configurazioni organizzative. Obiettivi e strategie La focalizzazione di un'azienda può essere verso l'esterno (leadership dei costi) o verso l'interno (benessere e qualità del lavoro). La struttura può avere un approccio meccanico, con grande standardizzazione dei processi, o un approccio organico, incentrato su flessibilità e adattamento. La focalizzazione sull'esterno indica attenzione a: 7 • Redditività (ROI) • Valore • Crescita (di fatturato) • Capacità di attrarre capitali • Innovatività La focalizzazione sull'interno indica attenzione al grado di soddisfazione delle persone che lavorano nell'azienda, in base alla scala dei valori di Maslow: Elementari -> Sicurezza -> Appartenenza -> Status -> Auto-realizzazione Possibili indicatori del focus sull'interno sono: • turn over • capacità di attrazione di personale qualificato • alta equità percepita (basso numero di giornate di sciopero) • basso assenteismo • alta qualità percepita del clima lavorativo La definizione degli obiettivi dipende dall'ambiente in cui l'azienda si trova ad operare e dalle tecnologie che ha a disposizione. In particolare, per quanto riguarda l'ambiente, bisogna considerarne il grado di complessità e di incertezza, determinati dal prodotto (o mercato), dalle leggi, dai regolamenti e dalla globalizzazione. La tecnologia interagisce con l'organizzazione dell'impresa, infatti a tecnologie molto complesse e dedicate corrisponde una scarsa flessibilità e poca varietà di prodotto. Tecnologie più semplici consentono maggiore varietà. Bisogna inoltre considerare che (secondo l'approccio sociotecnico) è difficile introdurre consistenti novità tecnologiche a causa della resistenza posta dalle persone. Processi Un processo aziendale è un insieme organizzato di attività e di decisioni finalizzato alla creazione di output effettivamente richiesto da un cliente, e al quale questi attribuisce un valore ben definito. Un processo è definito da: • Input • Output • Fasi • Risorse • Interdipendenze • Metodi di gestione L'organizzazione per processi permette di risolvere i problemi di coordinamento derivanti dall'eccessiva frammentazione del lavoro in attività specialistiche. Si aggregano tutte le unità funzionali necessarie a svolgere un compito in un team di processo. I team sono quindi 8 interfunzionali. Ad esempio, il processo di amministrazione si occupa delle funzioni di: verifiche amministrative, preparazione documenti contabili, solleciti di pagamento e incasso. Si uniscono compiti esecutivi a compiti decisionali: si ha quindi job enrichment, ma anche job enlargement. Ogni processo può essere scomposto nelle sue fasi per essere meglio rappresentabile: Macroprocesso -> Processo -> Fase -> Attività Rappresentare un processo serve ad individuare i criteri per valutarlo. Processi primari: creano direttamente valore riconosciuto dal cliente esterno; le loro performance impattano sul livello di soddisfazione del cliente Processi di supporto: necessari alla gestione dei processi primari; hanno clienti interni; sono spesso un “male necessario” Process owner: è il responsabile del processo aziendale e questo ruolo è presente nelle organizzazioni orizzontali o per processi Gestione per processi La gestione per processi serve a migliorare i meccanismi di coordinamento e di controllo e aiuta l'azienda ad essere più competitiva e a stare sul mercato. È basata sui seguenti principi: 1) Diffondere la “cultura di processo” 2) Attivare catene interne di clienti e fornitori 3) Individuare il process owner 4) Bilanciare l'utilizzo delle logiche pull (attivare un processo solo su richiesta del cliente) e push (produrre in anticipo e “spingere” sul mercato affinché assorba il prodotto) 5) Decentrare direttamente a chi opera a contatto con il cliente i processi di supporto e la gestione delle informazioni 6) Usare le tecnologie dell'informazione e della comunicazione per ridisegnare i processi, migliorare il coordinamento e accelerare la risoluzione dei problemi 7) Ricomporre le attività frammentate (in opposizione al fordismo-taylorismo) 8) Introdurre la delega decisionale (job enrichment) 9) Realizzare un'organizzazione snella Qualità La qualità presenta vari aspetti: • Qualità percepita: immagine presso il cliente • Qualità di progetto: teorica, misurata con parametri funzionali • Qualità di conformità: rispondenza alle specifiche di progetto • Disponibilità: affidabilità e manutenibilità • Servizio e assistenza: supporto all'acquisto, installazione, manutenzione, ecc 9 Tempi Il calcolo dei tempi è uno dei parametri usati per valutare un processo. • Tempi di risposta: misura di servizio • Tempo di utilizzo delle risorse: misura di efficienza • Tempo di attraversamento (lead time): da disponibilità degli input a consegna output al cliente La riduzione del lead time può portare a miglioramenti di qualità, riduzione dei costi e miglioramento del livello di servizio. Progettazione dei ruoli Si basa sul controllo dei compiti, dei risultati, dell'appartenenza. Un tempo la formazione era basata soprattutto sull'apprendistato, perché l'ambiente era stabile. Oggi, in un mercato instabile, le mansioni sono in evoluzione e le professioni sono orientate alla soluzione di problemi nuovi. Il ruolo dipende dalle competenze: • di base/trasversali: formano i valori aziendali (essere gruppo, soddisfazione del cliente, volontà di superarsi) • di processo: competenze richieste per uno specifico processo. Tipiche delle singole figure professionali • di prodotto/merito: competenze richieste ad una specifica persona in uno specifico ruolo Competenze Gli elementi che compongono le competenze delle persone sono: le esperienze, le capacità, le conoscenze e l’insieme delle qualità, attitudini e orientamenti Esistono diversi metodi di analisi delle competenze: • Process method: si basa su una descrizione dettagliata del processo/sottoprocesso con precise indicazioni su input, output, attività, responsabilità, ruoli, basi di conoscenza e strumenti necessari, da cui ricavare “oggettivamente” le competenze necessarie • Expert Method: si basa su di una descrizione macro del processo, da cui ricavare le competenze ritenute necessarie/importanti in base al parere di esperti, e di best performer. Gestione del cambiamento Per gestione del cambiamento si intende l’efficace governo dei processi di cambiamento attraverso lo sviluppo integrato e costantemente monitorato delle persone, della cultura, dei processi organizzativi, delle strutture e delle tecnologie. Le principali dimensioni del cambiamento sono la dimensione cognitiva, la dimensione emotiva, la dimensione motivazionale, la dimensione strategica, la dimensione operativa, quella esperienziale e la dimensione relazionale. 10