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REGOLAMENTO DI CERTIFICAZIONE PER GLI SCHEMI BRC
REGOLAMENTO GENERALE PER GLI SCHEMI DI CERTIFICAZIONE BRC:
“STANDARD GLOBALE PER LA SICUREZZA ALIMENTARE” E “STANDARD GLOBALE PER
L’IMBALLAGGIO ED I MATERIALI DI IMBALLAGGIO”
1
2
SCOPO ......................................................................................................................... 3
1.1
Autorizzazione ad eseguire audit BRC Food e BRC IOP ................................................... 3
1.2
Campo di applicazione ............................................................................................... 3
POLITICA ...................................................................................................................... 3
2.1
3
4
Condizioni Generali .................................................................................................... 4
DOCUMENTI DI RIFERIMENTO ......................................................................................... 4
3.1
Requisiti BRC ............................................................................................................ 4
3.2
Riferimenti allo schema di certificazione ....................................................................... 5
REGOLE GENERALI ........................................................................................................ 5
4.1
Prezzi ...................................................................................................................... 5
4.2
Condizioni per la conformità ....................................................................................... 5
4.2.1
"Standard Globale per la sicurezza alimentare" ....................................................... 5
4.2.2
“Standard Globale per l’imballaggio ed i materiali d’imballaggio” ............................... 6
4.3
Gestione degli incidenti / richiami di prodotto ............................................................... 7
4.4
Non Conformità (NC) ................................................................................................. 7
4.4.1
Definizione delle NC............................................................................................. 7
4.4.2
Gestione delle Non Conformità .............................................................................. 8
4.5
Iter di certificazione ................................................................................................... 9
4.5.1
Verifica Documentale (DR) ................................................................................... 9
4.5.2
Verifica Iniziale di Certificazione (IA) ..................................................................... 9
4.5.3
Rapporto di Valutazione ..................................................................................... 10
4.5.4
Emissione del certificato di conformità e autorizzazione all'uso del marchio .............. 11
4.5.5
Rinnovo della certificazione (RC) ......................................................................... 11
4.6
Validità del certificato .............................................................................................. 11
4.7
Audit non annunciati opzionali (valido solo per BRC Food) ............................................ 12
4.8
Programma di Enrolment (valido solo per BRC Food) ................................................... 13
4.9
Ulteriori verifiche..................................................................................................... 13
4.10
Sistema delle sanzioni .......................................................................................... 13
4.11
Audit combinati con la ISO 9001:2008 .................................................................... 14
5
VARIAZIONI DI CARATTERISTICHE DEI PRODOTTI E/O PROCESSI .................................... 14
6
VARIAZIONE NELL’ITER DI CERTIFICAZIONE .................................................................. 14
7
GESTIONE DEI RECLAMI DI CLIENTI E CONSUMATORI ..................................................... 14
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8
RISERVATEZZA ED ACCESSO AI REPORT ........................................................................ 15
9
RINUNCIA, SOSPENSIONE o RITIRO DELLA CERTIFICAZIONE ........................................... 15
10
GESTIONE DEI RICORSI, RECLAMI E CONTROVERSIE ...................................................... 15
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REGOLAMENTO DI CERTIFICAZIONE PER GLI SCHEMI BRC
1
SCOPO
Il presente documento costituisce il "regolamento generale" che illustra le modalità che DNV applica
per il rilascio, il mantenimento, ed il ritiro del certificato di conformità BRC Food "Standard
Globale per la sicurezza alimentare", schema di certificazione per le aziende del settore
alimentare (vedi campo di applicazione) e BRC IOP “Standard Globale l’imballaggio ed i
materiali d’imballaggio”, schema di certificazione per le aziende del settore imballaggi (vedi
campo di applicazione). Il presente documento è parte integrante del contratto di certificazione.
1.1 Autorizzazione ad eseguire audit BRC Food e BRC IOP
Lo "Standard Globale per la sicurezza alimentare" e lo “Standard Globale per l’imballaggio ed i
materiali di imballaggio”, sono di proprietà del consorzio BRC (British Retail Consortium).
La certificazione in accordo agli standard BRC è consentita solo dopo il riconoscimento da parte del
consorzio BRC dell’organismo di certificazione e della sottoscrizione del contratto da parte dello
stesso organismo con lo stesso consorzio.
Il cliente è informato che DNV è autorizzato, in base ad un contratto specifico stipulato con il
proprietario degli standard, a svolgere audit e a rilasciare Certificati di Conformità in accordo a BRC
“Standard Globale per la sicurezza alimentare” e BRC “Standard Globale per l’imballaggio ed i
materiali di imballaggio” e questa autorizzazione verrà revocata, nel caso che il che il contratto
venga annullato.
1.2 Campo di applicazione
Lo schema di certificazione “Standard Globale per la sicurezza alimentare” si applica alla produzione
di alimenti trasformati ed alla preparazione di prodotti primari forniti come prodotti alimentari (a
marchio o meno) o come ingredienti da utilizzare da parte di aziende alimentari, aziende di catering
e produttori di alimenti.
La certificazione vale per i prodotti fabbricati nel sito oggetto di verifica, ed include eventuali
magazzini che sono sotto il controllo della direzione del sito verificato. La certificazione è specifica
per prodotto e per sito: tutti i processi necessari alla produzione di un dato prodotto possono essere
verificati ed inclusi in un unico certificato anche quando detti processi sono condotti in siti diversi
(per es. produzione e stagionatura di un formaggio), mentre NON possono essere inclusi nello stesso
certificato diversi siti impegnati nella produzione dello stesso prodotto, anche se appartenenti alla
stessa azienda.
Lo standard NON SI APPLICA alla vendita all’ingrosso, all’importazione ed alla distribuzione ed
immagazzinamento (al di fuori del diretto controllo dell’azienda di produzione in certificazione).
Se l’azienda affida parte del processo di produzione a fornitori esterni (processi in “outsourcing”), i
prodotti e relativi processi possono essere inclusi nello scopo di certificazione a condizione che siano
attuati adeguati controlli.
Lo schema di certificazione “Standard Globale per l’imballaggio ed i materiali di imballaggio” si
applica alle industrie produttrici di imballaggi e di materiali di confezionamento utilizzati
nell’industria alimentare e cosmetica, inclusi articoli per l ’igiene e per altri prodotti non strettamente
legati al settore agroalimentare. Si applica anche ai prodotti monouso che vengono a contatto con
alimenti (es: stoviglie di plastica).
Il principale campo di applicazione è la "trasformazione", ma può essere applicato anche alle attività
di processo precedenti e al processo di re-imballaggio. Inoltre, possono essere applicate a materiali
come inchiostri, adesivi e rivestimenti.
2
POLITICA
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DNV eroga il servizio di certificazione di prodotto secondo i requisiti della EN 45011 (ISO/IEC Guide
65), adottando procedure non discriminatorie, che sono:
 Tutte le organizzazioni le cui attività rientrano nel campo di applicazione dello standard sono in
grado di accedere al servizio di certificazione, purché sia assicurato il loro impegno a rispettare il
regolamento generale e la norma stessa.
 Oneri finanziari e / o altre condizioni non sono applicate.
 L’accesso non sarà subordinato alla dimensione dell'organizzazione o all’adesione a qualsiasi
associazione o gruppo.
 L’accesso non sarà subordinato al numero di certificati già emessi.
La corretta applicazione delle condizioni e delle procedure sarà verificato dal comitato di
certificazione che include tutte le parti interessate all’attività di certificazione, senza il prevalere dei
singoli interessi.
Le politiche DNV, l'organizzazione e le procedure permettono di distinguere tra la certificazione di
prodotto e qualsiasi altra attività in cui è impegnata DNV. In particolare, il documento BAM-14-i3
"Gestione di imparzialità" fornisce indicazioni al fine di garantire l’imparzialità nell’erogazione del
servizio di certificazione e di altri servizi di terzi.
2.1 Condizioni Generali
Per il rilascio ed il mantenimento della certificazione, l’organizzazione dovrà:
a - Rispettare la legislazione applicabile in materia di sicurezza alimentare (sia nazionale, che
comunitaria e internazionale dei paesi di esportazione dei prodotti certificati).
b - Rispettare i requisiti di questo Regolamento Generale.
c - Rispettare i requisiti degli schemi di certificazione BRC nella versione in vigore al momento della
certificazione.
d - Rispettare i requisiti per l’utilizzo del certificato ed il marchio di certificazione.
e - Rispettare regolarmente i pagamenti a fronte di fatture emesse in accordo al contratto
controfirmato dalle parti.
Nel corso delle attività di verifica, i verificatori DNV dovranno considerare come loro persone di
riferimento i rappresentanti dell'organizzazione come da organigramma aziendale. Nel caso in cui
l'organizzazione intendesse far partecipare altre persone (ad esempio: consulenti), è comunque
tenuta a garantire che il ruolo di queste sia limitato a quello di "osservatori".
Allo stesso modo DNV potrà includere nel Team di audit osservatori (ad esempio: auditor dell’ente di
accreditamento, verificatori interni DNV) e/o auditor DNV in addestramento.
3
DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
3.1 Requisiti BRC
I requisiti da soddisfare per ottenere la certificazione di conformità allo standard BRC sono specificati
nello "Standard Globale per la sicurezza alimentare" e nello “Standard Globale per l’imballaggio ed i
materiali d’imballaggio” (versione corrente al momento dell’applicazione).
Al momento dell’emissione di questo regolamento le versioni correnti sono le seguenti:
•
BRC "Standard Globale per la sicurezza alimentare" versione 6 del luglio 2011
•
BRC/IOP “Standard Globale per l’imballaggio ed i materiali d’imballaggio” versione 4 del
febbraio 2011.
Dovranno essere altresì essere considerati i “Position statements” pubblicati da BRC sul suo sito web
http://www.brcglobalstandards.com/.
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DNV dovrà assicurare che l’organizzazione sia in possesso della versione corrente dello Standard o
conferma rilasciata da BRC di una copia dello Standard scaricata da Internet. In nessun caso,
comunque, alcuna copia del BRC Standard potrà essere riprodotta senza il permesso di BRC.
3.2 Riferimenti allo schema di certificazione
I seguenti documenti sono stati considerati da DNV per l’applicazione dello Standard:

BRC "Standard Globale per la sicurezza alimentare" versione 6 del luglio 2011

BRC/IOP “Standard Globale per l’imballaggio ed i materiali d’imballaggio” versione 4 del febbraio
2011.

BRC – DNV “Contratto di certificazione di sistemi di gestione e di prodotto”.

BRC 004 “Requirements for organizations offering certification against criteria of the BRC
Standards” nella versione corrente al momento dell’applicazione ( versione 3 del 07-09-2011).

BRC Position Statements e altri documenti pubblicati sul sito web BRC.
4
REGOLE GENERALI
4.1 Prezzi
DNV Italia elabora e trasmette, ad ogni azienda richiedente, un’offerta specifica, completa di tutte le
informazioni relative agli aspetti tecnici e di costo, basandosi sulle seguenti informazioni: presenza o
meno di Sistema di Gestione Qualità Certificato, numero di prodotti interessati dalla certificazione e
complessità / criticità dei processi produttivi (rif. numero di piani HACCP, numero delle linee di
produzione), dimensione delle unità produttive (rif. superficie sito, numero di dipendenti), numero e
localizzazione geografica della/e unità produttiva/e.
DNV riscuote, per conto di BRC, “l’administration fee” (imposta di amministrazione) stabilita dallo
stesso BRC stesso per la gestione della “BRC Global Standard Directory”. DNV non emetterà il
certificato o il report fino a quando suddetta imposta non sarà stata corrisposta dall’azienda in
certificazione, indipendentemente dal risultato del processo di certificazione.
Al momento dell’emissione di questo regolamento, l’imposta BRC è pari a 125 £ (U.K. Pounds
Sterling).
4.2 Condizioni per la conformità
L'azienda in certificazione firma l'impegno a rispettare il regolamento di certificazione per gli schemi
BRC e a soddisfarne i requisiti.
4.2.1 "Standard Globale per la sicurezza alimentare"
Lo standard "Standard Globale per la sicurezza alimentare" richiede:
 Impegno dell’alta direzione nel garantire la sicurezza, la legalità e la qualità del prodotto
 Sviluppo ed implementazione di un sistema per la sicurezza alimentare basato sul metodo
HACCP
 Sviluppo ed implementazione di un sistema di gestione della qualità che permetta di
soddisfare i requisiti dello Standard
 Sviluppo ed implementazione di appropriati Programmi di prerequisiti
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Ogni sezione inizia con una “dichiarazione d’intento” che deve essere soddisfatta. Per ogni
dichiarazione sono poi dettagliati specifici requisiti.
Alcuni requisiti sono designati come “fondamentali”: questi sono relativi a “sistemi” che devono
essere stabiliti e continuamente mantenuti e monitorati dall’azienda.
I requisiti fondamentali per lo "Standard Globale per la sicurezza alimentare" sono:
 Sect. 1: Impegno della Direzione e miglioramento continuo
 Sect. 2: Piano per la Sicurezza Alimentare - HACCP
 Sect. 3.4: Audit Interni
 Sect. 3.7: Azioni Correttive
 Sect. 3.9: Tracciabilità
 Sect. 4.3: Lay out, flusso del certificate e segregazione
 Sect. 4.11: Pulizia dei locali ed Igiene
 Sect. 5.2: Requisiti per la manipolazione di materiali specifici – materiali contenenti allergeni
e materiali tracciati
 Sect. 6.1: Controllo del processo
 Sect. 7.1: Addestramento
4.2.2 “Standard Globale per l’imballaggio ed i materiali d’imballaggio”
Lo standard “Standard Globale per l’imballaggio ed i materiali d’imballaggio” richiede:
 Impegno dell’alta direzione nel garantire la sicurezza, la legalità e la qualità del prodotto
 Sviluppo ed implementazione di un sistema per la sicurezza basato sul sull’analisi dei rischi
 Sviluppo ed implementazione di un sistema di gestione della qualità che permetta di
soddisfare i requisiti dello Standard e mantenimento di adeguate condizioni operative.
Lo schema di certificazione prevede 2 categorie di prodotti:
1. High Hygiene Risk: imballaggi a diretto contatto con gli alimenti (o altri prodotti
igienicamente sensibili)
2. Low Hygiene Risk): imballaggi per consumer products o imballaggi secondari/terziari
Lo standard include un “albero delle decisioni” da utilizzare al fine di classificare l’imballaggio.
I requisiti applicabili sono differenti a seconda della categoria di prodotto.
La non applicabilità di specifici requisiti dello standard deve essere basata sulla valutazione del
rischio.
Le esclusioni apportate saranno oggetto di valutazione e di approvazione da parte di DNV (e saranno
registrate nel rapporto di valutazione) e dovranno essere oggetto di revisione periodica documentata
da parte dell’azienda.
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Ogni sezione inizia con una “dichiarazione d’intento” che deve essere soddisfatta. Per ogni
dichiarazione sono poi dettagliati specifici requisiti.
Alcuni requisiti sono designati come “fondamentali”: questi sono relativi a “sistemi” che devono
essere stabiliti e continuamente mantenuti e monitorati dall’azienda.
I requisiti fondamentali per lo “Standard Globale per l’imballaggio ed i materiali d’imballaggio” sono:
 Sect. 1.2: Impegno della Direzione
 Sect. 2.2: Analisi dei pericoli e dei rischi
 Sect. 3.3: Audit Interni
 Sect. 3.7: Specifiche
 Sect. 3.9: Tracciabilità
 Sect. 4.9: Pulizia dei locali ed Igiene
 Sect. 5.3: Controllo del processo
 Sect. 6.3: Addestramento e competenza
4.3 Gestione degli incidenti / richiami di prodotto
Nel caso l’azienda certificata venga a conoscenza di azioni legali relative alla sicurezza del prodotto o
alla sua legalità, o nel caso l’azienda attui procedure di richiamo del prodotto, essa deve informare
immediatamente DNV (entro 3 giorni di calendario) fornendo tutte le informazioni correlate
all’evento, così che DNV possa valutare la situazione e le implicazioni per la certificazione (es.
attuazione di un audit straordinario, ritiro del certificato).
Se vi è probabilità che il procedimento legale possa portare ad una pubblicità negativa per l’azienda
o ad un intervento dell’autorità competente, DNV informerà immediatamente BRC dell’accaduto.
4.4 Non Conformità (NC)
La valutazione deve verificare la natura e la significatività (conseguenze) di ogni NC.
4.4.1 Definizione delle NC
Sono definiti 3 livelli di Non Conformità
4.4.1.1 Non Conformità Critiche
Dove c’è una lacuna critica nell’ottemperare ad una richiesta legale o di sicurezza alimentare.
4.4.1.2 Non Conformità Maggiori
Dove c’è una sostanziale lacuna nel far fronte alle richieste di uno “statement of intent” o un
qualsiasi requisito dello standard e/o si identifica una situazione che, sulla base delle evidenze
oggettive disponibili, solleverebbe dubbi significativi sulla conformità del prodotto finito.
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4.4.1.3 Non Conformità Minori
Dove non si è raggiunta piena conformità allo “statement of intent” ma, sulla base dell’evidenza
oggettiva, la conformità del prodotto non è in dubbio e/o un requisito non è stato pienamente
soddisfatto ma, sulla base dell’evidenza oggettiva la conformità al prodotto finito non è in dubbio.
4.4.2 Gestione delle Non Conformità
Le attività di gestione delle NC sono eseguite secondo quanto descritto nei paragrafi successivi. Se le
evidenze (definizione azioni correttive / verifica efficacia azioni correttive) fornite dall’azienda entro i
termini stabiliti (28 giorni dall’audit) dovessero risultare insufficienti, il processo e/o il certificato
sono sospesi e si renderà necessaria un ulteriore attività di audit completa.
4.4.2.1 NC Critiche e NC Maggiori per clausole “fondamentali” (No emissione certificato)
In tutti i casi in cui sono emesse NC critiche o NC maggiori a fronte di requisiti fondamentali (vedi
#4.2) non può essere emesso il certificato e deve essere eseguita un’ulteriore valutazione completa,
in data da concordare con l’azienda, per dimostrare la conformità.
Se presente un certificato BRC valido:
•
in caso di rilevazione da parte dell’ente di certificazione di NC critiche il CERTIFICATO è
SOSPESO.
•
in caso di rilevazione da parte dell’ente di certificazione di NC Critiche o Maggiori a fronte
di requisiti “fondamentali”, l’azienda DEVE INFORMARE IMMEDIATAMENTE i propri clienti
della situazione e fornire informazioni sulle Azioni Correttive che intende intraprendere.
Generalmente, con l’esclusione di casi eccezionali valutati caso per caso da DNV, l’attività di verifica
completa successiva dovrà essere eseguita non prima di 3 mesi dalla visita precedente (rif.
Procedura DNV ICP-3-5-i8-Food-i1), o comunque secondo una tempistica tale da permettere una
efficace gestione delle azioni correttive definite dall’azienda per la soluzione delle NC riscontrate.
4.4.2.2 Altre NC Critiche (No emissione certificato)
In presenza di NC critiche per requisiti diversi dai “fondamentali”, non può essere emesso il
certificato e deve essere eseguita un’ulteriore valutazione completa, in data da concordare con
l’azienda, per dimostrare la conformità.
Se presente un certificato BRC valido, in caso di rilevazione da parte dell’ente di certificazione di NC
critiche, il CERTIFICATO è SOSPESO e l’azienda DEVE INFORMARE IMMEDIATAMENTE i propri clienti
della situazione e fornire informazioni sulle Azioni Correttive che intende intraprendere.
Generalmente, con l’esclusione di casi eccezionali valutati caso per caso da DNV, l’attività di verifica
completa successiva dovrà essere eseguita non prima di 3 mesi dalla visita precedente (rif. ICP-3-5i8-Food-i1), o comunque secondo una tempistica tale da permettere una efficace gestione delle
azioni correttive definite dall’azienda per la soluzione delle NC riscontrate.
4.4.2.3 NC Maggiori (grado B o C del certificato)
In presenza di NC Maggiori il certificato non può essere emesso. Le NC devono essere corrette e
DNV deve verificare la realizzazione delle Azioni Correttive entro 28 giorni dalla loro emissione. L’AC
può includere un intervento temporaneo (purché accettabile da DNV) per il controllo della situazione
in attesa di una soluzione definitiva. La verifica di DNV può riguardare la documentazione sottoposta
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dall’azienda a prova del completamento delle AC o, se le condizioni lo richiedono, DNV può eseguire
una verifica di conferma in loco.
L’Attività di Verifica in campo è obbligatoria nel caso di valutazione con grado “C”.
Solo nel caso di primo audit BRC/IOP , nel caso non sia possibile un intervento temporaneo ed
esistano giustificati motivi per non rispettare il termine di 28 giorni, e se una spiegazione scritta
accettabile perviene a DNV entro il suddetto termine di 28 giorni, l’azienda può rimanere nel
programma di certificazione – senza certificato – per un totale di 90 giorni solari. Se l’AC non può
essere chiusa in tale periodo, deve essere ripetuta una verifica completa.
Nel caso DNV non riceva un impegno formale a realizzare le AC entro 28 giorni, o se il tempo
stabilito per la realizzazione delle AC non è rispettato, l’azienda deve sottoporsi ad ulteriore verifica
completa per ottenere il certificato.
4.4.2.4 NC Minori (grado A, B o C del certificato)
In presenza di NC Minori non può essere emesso il certificato. Le NC devono essere state prese in
considerazione e le relative AC devono essere state realizzate. Le evidenze dell’AC (per es.
fotografie, fatture di acquisto, ecc.) devono essere presentate a DNV entro 28 giorni dalla emissione
delle NC. DNV può effettuare una ulteriore visita per verificare l’effettiva attuazione dell’AC, o
verificare tale attuazione nella successiva verifica periodica.
L’Attività di Verifica in campo è obbligatoria nel caso di valutazione con grado “C”.
4.5 Iter di certificazione
All’accettazione dell’offerta di DNV, l’organizzazione invia una richiesta formale di certificazione e
concorda con DNV le date per lo svolgimento delle attività di certificazione, che prevedono le fasi
descritte nel seguito.
Le verifiche DEVONO essere eseguite durante la produzione, ed è responsabilità dell’azienda in
certificazione fare in modo che il programma di produzione nei giorni della verifica comprenda quanti
più prodotti possibili tra quelli inclusi nello scopo di certificazione.
Nel caso di diversi siti appartenenti alla stessa organizzazione in cui sono eseguiti gli stessi processi
per gli stessi prodotti, devono essere eseguite verifiche specifiche per ciascun sito e ciascuno sito
otterrà un certificato con la propria valutazione in accordo all’esito della verifica.
Per alcune attività gestite centralmente presso al sede centrale dell’azienda (es. approvvigionamento
e selezione fornitori, gestione dei reclami, richiamo di prodotto), un sistema di audit coordinati fra la
sede centrale e i diversi siti produttivi è possibile.
Alle riunioni di apertura e chiusura delle verifiche (iniziale e periodiche) è richiesta la partecipazione
del responsabile operativo o di produzione di grado superiore nel sito avente autorità sufficiente a
garantire l’adozione e completamento delle Azioni correttive per le eventuali NC rilevate.
4.5.1 Verifica Documentale (DR)
Viene condotta in azienda e, di norma, contestualmente alla verifica applicativa.
Sono esaminati i documenti del Sistema di Gestione per la Qualità e del Sistema HACCP, al fine di
accertarne la conformità ai requisiti dello standard.
4.5.2 Verifica Iniziale di Certificazione (IA)
Successivamente alla visita documentale DR viene condotta la verifica “in campo”, attraverso
l’ispezione del sito, l’osservazione delle attività, interviste informali con il personale e l’esame delle
registrazioni a sostegno della conformità del sistema.
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Queste ultime devono consentire una valutazione dell’applicazione sistematica delle prescrizioni
normative. Il requisito è considerato soddisfatto se le registrazioni comprendono almeno i 3 mesi
precedenti la verifica; in caso contrario il gruppo incaricato della verifica deve accertare la presenza
di frequenti ed efficaci attività di monitoraggio (per es. verifiche ispettive interne mirate) adeguate a
garantire la corretta esecuzione delle attività che si trovano ancora in fase di avvio, fermo restando
che ogni attività prevista (per es. riesame della direzione, verifiche ispettive interne, ecc.) sia stata
eseguita correttamente almeno una volta.
4.5.3 Rapporto di Valutazione
Al termine della verifica viene rilasciato all’azienda un Rapporto di Valutazione dettagliato. Questo
può essere scritto in italiano, ma deve essere reso disponibile in lingua inglese su richiesta del
cliente. Alcune parti del rapporto, saranno comunque redatte in lingua inglese, come esplicitamente
richiesto da BRC. La decisione condivisa della lingua di redazione del report deve precedere
l’attuazione dell’audit (richieste in tal senso devono essere presentate in fase contrattuale o, al più
tardi, durante la riunione iniziale dell’audit).
Il rapporto deve contenere informazioni concise ma complete sulle prestazioni dell’organizzazione
circa le aree coperte dallo standard, mettendo in luce punti di forza e di debolezza del sistema e
fornendo gli elementi necessari a valutare il miglioramento nel tempo (attraverso i successivi
rapporti di rinnovo).
Nel caso non sia possibile rilasciare all’azienda il rapporto di verifica completa in sede di riunione di
chiusura, deve essere inviato l’elenco delle eventuali NC al massimo entro 1 giorno lavorativo dalla
data di verifica. Il rapporto completo deve essere inviato entro 42 giorni dalla verifica.
Il rapporto contiene anche il “grado di valutazione”, assegnato sulla base del numero e tipo di NC
emesse, da cui dipende anche la frequenza delle successive verifiche periodiche.
Il Grado di Valutazione è assegnato come segue:
A: 0 NC Maggiori e 0-10 NC minori,
B: 1 NC maggiore e 0-10 NC Minori, oppure 0 NC Maggiori e 11-20 NC minori,
C: 2 NC maggiori e 0-20 NC minori, oppure 0-1 NC Maggiori e 0-30 NC minori,
D (per BRC IOP) o NO GRADE (per BRC Food): ≥ 1 NC Maggiore o Critica per requisiti fondamentali,
oppure ≥ 1 NC Critica su altri requisiti, oppure ≥ 3 NC Maggiori, oppure ≥ 2 NCs Maggiori e ≥ 21
NCs Minori, oppure ≥ 31 NCs Minori.
Nel caso di audit coordinato con più siti produttivi ed una sede centrale, le NC riscontrate presso la
sede centrale dovranno essere riportate nel rapporto di audit del primo sito produttivo verificato.
Soltanto le NC che risulteranno ancora aperte al momento della verifica del primo sito produttivo,
saranno poi considerate nel calcolo finale della conformità. Le NC della sede centrale ancora aperte
saranno inserite nel rapporto di audit del secondo sito produttivo verificato, seguendo le modalità già
applicate per il primo sito e via di seguito.
Le azioni correttive intraprese dall’azienda durante l’audit sono accettate, ma le relative NC vanno
conteggiate al fine di determinare il grado del certificato.
L’ente di certificazione dovrà includere nel report appropriate giustificazioni in caso venga emesso un
alto numero di NC minori (più di 20), ma nessuna NC maggiore.
Il rapporto di audit rimane di proprietà del cliente. DNV conserva una copia del rapporto. L’azienda
deve conservare il rapporto per cinque anni.
Con la firma del contratto di certificazione la società richiedente autorizza DNV a fornire i rapporti di
valutazione a BRC o ad un qualsiasi membro di BRC a cui la società fornisce prodotti o servizi.
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REGOLAMENTO DI CERTIFICAZIONE PER GLI SCHEMI BRC
4.5.4 Emissione del certificato di conformità e autorizzazione all'uso del marchio
Al superamento con esito positivo della verifica iniziale e del riesame tecnico della documentazione
di verifica eseguita da DNV, all'azienda certificata viene assegnato un numero di registrazione
univoco e permanente ed inviato, entro 42 giorni dalla verifica iniziale, il certificato di conformità.
Contestualmente, DNV provvederà registrare l’azienda ed il sito produttivo certificato sul sito web
BRC (http://www.brcdirectory.com/) e a caricare il relativo rapporto di audit. I dati relativi
all’azienda e al certificato emesso sono disponibili sul sito.
DNV non fornisce alcun marchio di certificazione in relazione allo standard BRC. Il logo BRC è un
marchio registrato, è distribuito dallo stesso BRC e può essere usato solo dietro formale
autorizzazione in accordo alle regole stabilite da British Retail Consortium (riferirsi ai documenti
presenti al sito: http://www.brcdirectory.com/DirectoryLogo.aspx). Né il logo BRC né alcun
riferimento alla certificazione BRC potrà essere usato direttamente sul prodotto e/ sul materiale di
confezionamento del prodotto. Eventuali contravvenzioni a questa clausola saranno considerate NC
Maggiori.
L’azienda può comunicare al pubblico l’avvenuta certificazione, ma essa dovrà tener conto delle
limitazioni previste.
4.5.5 Rinnovo della certificazione (RC)
Sono previste delle verifiche di rinnovo (RC) con una periodicità stabilita dal grado di certificazione.
Tale frequenza è di 12 mesi per valutazioni di grado A e B, 6 mesi per il grado C. Per il grado D (BRC
IOP) o NO GRADE (BRC Food) NON è emesso certificato. Per BRC Food, nel caso di prodotti
stagionali (lavorazioni attive per meno di 6 mesi / anno), le verifiche periodiche sono con frequenza
annuale a prescindere dal grado della certificazione.
Nel caso in cui la valutazione di un’azienda che produce prodotti stagionali fosse di grado C, il
certificato avrà validità di 6 mesi. Si riconosce che il certificato rilasciato, pertanto, avrà scadenza
prima della data di ri-certificazione la quale potrà avvenire solo quando il prodotto sarà presente
Le modalità operative per le visite RC sono le stesse descritte per la visita IA (vedi paragrafo 4.5),
così come il relativo rapporto di valutazione ed emissione del certificato(vedi paragrafo 4.6 e 4.7).
4.6 Validità del certificato
Le date di valutazione, di emissione del certificato, della prossima valutazione e di scadenza del
certificato sono riportate sul certificato stesso.
La data di valutazione specificata nel certificato iniziale è quella della verifica iniziale (non quella di
eventuali verifiche successive per chiusura di NC). La data della prossima valutazione (re-evaluation
due date) è calcolata a partire dalla data della verifica iniziale (+12, 6 mesi), e NON dalla data di
emissione del certificato. Per assicurare la continuità del certificato le verifiche di ri-valutazione
devono essere eseguite entro i 28 giorni precedenti la data della “prossima rivalutazione”.
-
La prima data di scadenza del certificato risulta dalla data della “prossima ri-valutazione” +
42 giorni (per es.: se la verifica iniziale è il 01/01/2012, la “prossima rivalutazione” è
1/01/2013 e la scadenza del certificato è il 12/02/2013).
-
Se le verifiche successive sono eseguite nella finestra “entro 28 giorni dalla data
prossima rivalutazione”, la scadenza successiva del certificato è a 12 mesi dalla
precedente (cioè il 12/02/2014, nel caso in cui la verifica periodica sia eseguita
04/12/2012 e il 01/01/2012), e la data della “prossima rivalutazione” è a 12 mesi
precedente (cioè 01/01/2014).
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della
data
tra il
dalla
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Sarà responsabilità dell’azienda assicurare la continuità di validità del certificato, se tale
continuità non viene assicurata (causa motivazioni azienda) le motivazioni devono essere
giustificate e riportate nel report .
Nel caso in cui la “data di ri-certificazione” scadesse per responsabilità dell’azienda certificata,
una NC MAGGIORE sarà comminata all’azienda in accordo al requisito 1.1.8 dello standard BRC
Food e 1.2.8 dello standard BRC / IOP; questo non si applica se:
-
L’azienda si trova in un paese o area geografica dove è sconsigliato dalle autorità l’ingresso
all’auditor e non è disponibile un auditor locale
-
L’azienda si trova in una zona ad accesso limitato per legge, al fine di non compromettere la
sicurezza alimentare o il benessere animale
-
L’azienda si trova in un’area che ha subito disastri naturali e non (es. inondazioni, incendi),
rendendo il sito non idoneo alla produzione
-
Esistono condizioni che non permettono l’accesso al sito o limitano la mobilità (es. forti
nevicate)
-
L’azienda rientra nel processo di certificazione dopo 6 mesi dalla data di scadenza del
certificato;
-
L’audit fosse in ritardo causa ritardo di prodotto stagionale.
-
L’azienda fosse interessata da un cambio di proprietà.
In caso di eventi relativi al sito produttivo che coinvolgano la produzione (es. incendi, inondazioni,
scioperi) in modo tale da comprometterne la sicurezza o da determinare cambiamenti nei processi,
l’azienda deve avvisare l’Ente di Certificazione, che valuterà gli effetti di tali eventi sulla validità del
certificato.
4.7
Audit non annunciati opzionali (valido solo per BRC Food)
Un’azienda che ha un grado di valutazione A (A+) oppure B (B+) può volontariamente scegliere di
effettuare “audit non annunciati” . Ciò porta evidenza del fatto che il concetto di Sicurezza
Alimentare e di Sistema di gestione qualità è sempre e continuamente efficace. L’azienda deve
indicare all’ente di certificazione l’intenzione di partecipare allo schema entro 3 mesi dall’ultimo
audit: il seguente audit sarà così eseguito da DNV senza preavviso entro l’arco di 12 mesi del
certificato in corso.
Sono previste 2 opzioni:
1) Audit completo non annunciato
Un audit completo BRC verrà effettuato presso l’azienda, senza preavviso, in un periodo compreso
tra i 3 mesi dopo l’ultimo audit e la data prevista di ricertificazione.
2) Audit parziale non annunciato
L’audit è diviso in 2 parti: la prima, non annunciata, focalizzata sulle GMP (requisiti identificati dal
colore pesca) e la seconda, annunciata, focalizzata sulla documentazione (requisiti identificati dal
colore verde).
I siti produttivi possono notificare in anticipo a DNV se la produzione viene effettuata in particolari
giorni della settimana o se ci sono dei giorni in cui l’esecuzione dell’audit non è possibile (fino a 15
giorni per l’audit completo non annunciato e fino a 10 giorni per l’audit parziale non annunciato).
Quest’ultimo caso, però, può essere accettato solo in periodi di breve chiusura dell’azienda. Non può
essere accettata come giustificazione l’assenza di funzioni aziendali chiave, in quanto opportune
misure dovrebbero essere in atto per la sostituzione di queste funzioni.
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In caso di impedimenti straordinari allo svolgimento dell’audit (per es. istruzioni governative a non
visitare una particolare area geografica, oppure calamità e disastri), l’audit può essere rinviato.
Se all’auditor non venisse consentito l’accesso al sito produttivo per lo svolgimento dell’audit non
annunciato, lo status di azienda certificata verrà revocato e tutti i costi sostenuti addebitati
all’azienda.
Lo schema non annunciato non può essere applicato ad aziende con produzioni stagionali. Il cliente
può sempre richiedere di rientrare nel ciclo di verifiche annunciate entro i primi 6 mesi del ciclo di
certificazione.
Il nuovo certificato sostituirà a tutti gli effetti il precedente e la sua validità avrà inizio dalla data di
audit non annunciato.
Il certificato emesso a fronte di un audit non annunciato sarà distinto da un + in modo che il grado
sia A+, B+ o C+.
4.8 Programma di Enrolment (valido solo per BRC Food)
Il programma di Enrolment è rivolto alle aziende che non sono certificate BRC Food Issue 5 o Issue
6. L’audit di Enrolment è un audit completo effettuato da un auditor qualificato. Se a seguito
dell’audit sono soddisfatte le condizioni per l’emissione di un certificato, si procede come descritto al
paragrafo 4.2 e seguenti. Se non sono soddisfatti i requisiti per l’emissione di un certificato (L’audit
si conclude con un “No Grade”) viene emesso un report ed una scorecard con un punteggio che
evidenzia il livello di conformità dell’azienda rispetto allo Standard e le aree da migliorare. Report
finale e punteggio ottenuto sono caricati sul sito web BRC.
4.9 Ulteriori verifiche
Quando ritenuto necessario (ad esempio a seguito di reclami motivati o di notifiche di richiamo di
prodotto o di azioni legali circa la sicurezza del prodotto), DNV può eseguire ulteriori verifiche
parziali o totali, anche senza preavviso.
In caso di esito positivo di tale tali verifiche nessun onere sarà a carico del cliente.
4.10 Sistema delle sanzioni
Dopo l’emissione del certificato, al presentarsi delle condizioni sotto descritte, DNV adotta i
provvedimenti previsti dallo schema BRC food.
In caso di sospensione o ritiro del certificato l’azienda DEVE INFORMARE IMMEDIATAMENTE i propri
clienti della situazione e fornire informazioni sulle Azioni Correttive che intende intraprendere.
Tipo di NC
Azioni da parte dell’azienda
Critica
1.
(qualsiasi requisito,
inclusi
fundamental)
Informare
clienti
2.
Intraprendere azione correttiva
Maggiore
(fundamental)
1. Informare
clienti
Maggiore
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immediatamente
immediatamente
Azioni DNV
i
1. Sospendere il processo di certificazione ma
continuare la valutazione
2. Eseguire un nuovo audit in maniera
completa su richiesta dell’azienda (in
qualsiasi caso entro 6 mesi)
i
1. Sospendere il processo di certificazione ma
continuare la valutazione
2. Intraprendere azione correttiva
2. Eseguire un nuovo audit in maniera
completa su richiesta dell’azienda (in
qualsiasi caso entro 6 mesi)
1.
1. Verifica della evidenza della messa in atto
Intraprendere
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Azione
corretiva
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ed inviare a DNV evidenza entro
28 giorni.
(non fundamental)
della AC, e dove
valutazione on-site.
necessario
2. Emissione
o
meno
del
mediamente entro 42 giorni
Minore
1.
Intraprendere Azione corretiva
ed inviare a DNV evidenza entro
28 giorni.
eseguire
certificate
1. Verifica della evidenza della messa in atto
della AC, e dove necessario eseguire
valutazione on-site.
2. Emissione
o
meno
del
mediamente entro 42 giorni
certificato
Il certificato può anche essere sospeso o ritirato quando, a giudizio di DNV, risultano condizioni (es:
azione legale intrapresa contro l’azienda certificata) che mettano a repentaglio la sicurezza del
prodotto.
In accordo ai requisiti BRC, DNV invierà immediatamente notifica dell’avvenuta azione di
sospensione o ritiro del certificate a BRC stesso; DNV informerà BRC anche di audit con grado di
valutazione D (per BRC IOP), No Grade (per BRC Food) o di rinuncia alla certificazione da parte
dell’azienda.
4.11 Audit combinati con la ISO 9001:2008
E’ possible eseguire audit combinati (document review, IA/IA, PA/IA, PA/PA) secondo lo standard
ISO 9001:2008 e gli standard BRC. Gli standard possono essere facilmente integrati e naturalmente
complementari anche se sono necessari 2 rapporti di verifica distinti.
5
VARIAZIONI DI CARATTERISTICHE DEI PRODOTTI E/O PROCESSI
L’emissione della certificazione è valida solo per quei prodotti e processi per i quali è stata valuta la
conformità ai documenti tecnici dell’azienda in questione.
L’azienda dovrà informare per tempo ed in forma scritta DNV di qualsiasi cambiamento a
prodotti/processi che possano andare ad influenzare la conformità del prodotto. DNV deciderà se:
a – I cambiamenti implementati non influiscono sostanzialmente sulle condizioni di certificazione,
essi saranno valutati nel prossimo audit
b – I cambiamenti implementati hanno impattato sulle precedenti condizioni di certificazione, sarà
valutata la riemissione di una nuova offerta e l’esecuzione di un audit che ne verifichi la conformità.
c – I cambiamenti effettuati necessitano di una nuova certificazione.
6
VARIAZIONE NELL’ITER DI CERTIFICAZIONE
Nel caso in cui ci fossero sostanziali cambiamenti nel regolamento e/o nello standard di
certificazione, DNV provvederà a:
•
Informare le aziende;
•
Specificare l’entrata in vigore delle nuove norme.
L'azienda può rinunciare alla certificazione se ritiene di non attuare le necessarie modifiche.
Comunicazione scritta dovrà essere inviata a DNV almeno 60 giorni prima dell’attività programmata.
Se il periodo di implementazione previsto è inferiore a 60 giorni, allora il tempo utile per la
comunicazione di rinuncia sarà di 7 giorni a partire dal ricevimento della comunicazione da parte di
DNV.
7
GESTIONE DEI RECLAMI DI CLIENTI E CONSUMATORI
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L’azienda dovrà:
 Registrare tutti i reclami di clienti e consumatori relative ai prodotti certificati e renderli
disponibili a DNV quando richiesti;
 Intraprendere e documentare azioni appropriate a fronte di tali reclami.
8
RISERVATEZZA ED ACCESSO AI REPORT
DNV garantisce la piena riservatezza su tutte le informazioni acquisite durante le attività di
certificazione, con le possibili eccezioni a requisiti giuridici e/o specifici requisiti BRC.
I valutatori DNV (dipendenti o a contratto ) si impegnano a sottoscrivere di non divulgare a terzi le
informazioni raccolte durante le attività di verifica se non direttamente autorizzati, tramite
documento scritto, dall’azienda stessa.
Eccezione alla clausola di riservatezza: L’azienda deve essere consapevole della regola di
certificazione stabilita dal proprietario dello schema BRC e che obbliga DNV a fornire allo stesso le
informazioni riguardanti l’azienda, il processo di certificazione e lo stato del certificato. Questa deve
essere considerata una eccezione alla clausola di riservatezza sottoscritta fra DNV e l’azienda. DNV è
quindi IRREVOCABILMENTE AUTORIZZATO a comunicare le suddette informazioni, incluse rinunce
alla certificazione e risultati degli audit svolti rispetto allo standard BRC al British Retail Consortium
inclusi i report, i certificati e tutti i dettagli sui risultati finali. Queste informazioni saranno caricate
sul database on-line di BRC, gestito in accordo alle regore descritte nello stesso sito web di BRC.
Inoltre, per le aziende registrate nel databse dei fornitori ASDA (Web*Traqs), che sono consapevoli
delle regole stabilite da ASDA, l’autorizzazione è estesa all’invio ad ASDA del rapporto di audit inclusi
i dettagli rilevanti.
9
RINUNCIA, SOSPENSIONE O RITIRO DELLA CERTIFICAZIONE
L’azienda certificata può rinunciare in qualsiasi momento a tale certificazione, informando DNV 60
giorni prima tramite lettera registrata. DNV è autorizzato alla fatturazione di tutte le attività eseguite
precedentemente alla rinuncia.
DNV può sospendere la validità del certificate (o ritirarlo) in accordo alle regole BRC (vedere § 4.9) e
per i seguenti motivi:
•
Utilizzo improprio del certificato (es: comunicazione equivoca al pubblico).
•
Fatturazione insoluta.
•
Mancata comunicazione a DNV circa cambiamenti sostanziali al prodotto e/o processo
certificato, a richiami di prodotto e/o azioni legali intraprese contro l’azienda stessa (rif. 4.3).
•
In seguito a specifici accordi intercorsi tra DNV e l’azienda dovuti a
sospensione della produzione).
ragione diverse (es:
In accordo ai requisiti BRC, DNV invierà immediatamente notifica dell’avvenuta azione di
sospensione o ritiro del certificate a BRC stesso; DNV informerà BRC anche in caso di audit non
superati o di rinuncia alla certificazione da parte dell’azienda.
10
GESTIONE DEI RICORSI, RECLAMI E CONTROVERSIE
L’azienda può esercitare in maniera scritta diritti e ricorsi.
Definizioni:
•
I reclami sono connessi alla insoddisfazione dell’azienda verso performance amministrative
e/o tecniche da parte di DNV.
•
Il ricorso è il rifiuto all’accettazione da parte dell’azienda di decisioni prese da DNV durante le
attività di verifica.
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•
La controversia nasce dal rifiuto da parte dell’azienda di accettare decisioni da parte di DNV
in caso di ricorsi.
Gestione:
Reclami e ricorsi sono gestiti in accordo alla procedura DNV ICP-3-6-i2. Una risposta iniziale sarà
inviata entro 10 giorni lavorativi dalla ricezione del reclamo.
I ricorsi saranno finalizzati entro 30 giorni lavorativi dalla richiesta di informazioni.
In caso di ricorso non accettato, DNV ha il diritto di addebitare i costi per l'esecuzione del ricorso.
In caso di controversia, la decisione sarà soggetta ad arbitrato: un esperto indipendente sarà
nominato da DNV, un esperto sarà nominato dall’azienda ed uno da entrambe le parti in causa. Se
non ci fosse accordo, il terzo esperto competente sarà nominato dalla corte di giustizia dove è
allocato l’ufficio DNV.
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