Aspetti e problemi collegati
all’acquisizione delle risorse
elettroniche
Franco Toni
Toni
Workshop Bibliosan 2005
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Il consorzio
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Scelta obbligatoria per vari motivi:
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2 possibili scelte operative:
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Toni
Indubbia maggior forza contrattuale
Condizioni economiche più vantaggiose
Semplificazione nella conduzione di trattative
Gestione centralizzata con minor dispendio di risorse umane e
maggior controllo delle collezioni
Un consorzio autonomo, che veda coinvolti solo gli enti che
partecipano al progetto
Un consorzio che si appoggi per gli aspetti operativi e
gestionali ad altri consorzi già esistenti
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Il consorzio autonomo
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I pro:
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I contro:
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Toni
Maggiore autonomia e indipendenza
Maggiore visibilità e conseguente “ritorno” in termini di prestigio e risonanza
dell’iniziativa
Possibilità di ottenere con più facilità fondi attraverso i canali istituzionali
Necessità di approntare una struttura ad hoc per la gestione delle trattative
con gli editori (con alti costi legati alla necessità di affidare a consulenti
esterni tale aspetto per l’impossibilità di seguire direttamente il gran numero
di trattative che si dovrebbero affrontare)
Necessità di creare una struttura tecnico-informatica apposita per la
costituzione e la gestione della rete di connessione e accesso alle risorse
esterne e la manutenzione dei server dedicati all’imagazzinamento dei dati
(anche in questo caso costi di gestione molto alti)
Necessità di creare una struttura di assistenza per le questioni
amministrativo/legali legate alla stipula dei contratti, ai pagamenti, alla
soluzione di eventuali contoversie
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L’adesione ad un consorzio già esistente
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I pro:
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I contro:
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Toni
Eliminazione di tutti i problemi gestionali tecnici, informatici, amministrativi
e legali
Abbattimento dei costi (occorre prevedere solo la corresponsione di un
canone relativamente modesto per la gestione della parte
tecnico/informatica e di una quota per la condivisione delle spese legate alle
trattative con gli editori e la stipula dei contratti)
Facilità nei rapporti contrattuali derivante dal fatto di avere un unico
interlocutore: il gestore del consorzio
Perdita di autonomia
Possibile minore visibilità
Possibile perdita di finanziamenti
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Quale soluzione?
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Toni
La creazione di un consorzio ex novo comporta grandi difficoltà
sia dal punto i vista organizzativo che gestionale e dei costi
La soluzione di agganciarsi ad uno dei grandi consorsi nazionali
appare certamente più facilmente praticabile
Sono stati avviati contatti informali con CILEA e CASPUR per
sondare la disponibilità ad accogliere BIBLIOSAN ed entrambi
hanno mostrato grande interesse ed apertura
Nell’ipotesi di un’adesione BIBLIOSAN (con i suoi 50 partners)
dovrà configurarsi come un’unica entità sia a livello di trattative
che di riconoscibilità all’interno del consorzio e di servizi offerti
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Alcuni dati

9.000 abbonamenti cartacei complessivi
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1.800 le riviste acquistate in un’unica copia
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8 milioni di Euro spesa 2003
Toni
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La razionalizzazione degli acquisti
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Toni
Politiche di acquisto praticate dagli editori sull’elettronico basate
generalmente sulla corresponsione di una percentuale da applicarsi
sull’importo complessivo pagato per il cartaceo
Scopo da perseguire è di arrivare al momento della stipula dei contratti
avendo già operato il taglio degli acquisti cartacei attraverso una
ripartizione tra tutti dei titoli da sottoscrivere
Anno di transizione da gestire dando forte impulso alla DD
La tendenza di alcuni gruppi editoriali ad agevolare la dismissione della
carta proponendo condizioni di accesso all’elettronico completamente
svincolate dal cartaceo può favorire l’immediato passaggio all’online
Penalizzazione dovuta all’IVA al 20% sull’elettronico
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Gli sviluppi



Obiettivo primario deve essere quello di trasformare il progetto in
sistema
La sottoscrizione della Biomedical Reference Collecton della EBSCO è
un primo passo che oltre ad offrire l’accesso a quasi 900 riviste fulltext online serve a valutare il funzionamento della rete e a far sì che
tutti gli aderenti acquistino familiarità con il prodotto elettronico
Il passaggio dal modello cartaceo a quello elettronico implica un
radicale cambiamento nella gestione tecnica e amministrativa delle
acquisizioni. E’ necessario quindi:
1.
2.
3.
Toni
Istituire una struttura centralizzata per la gestione dei contratti
Determinare i criteri di ripartizione della spesa
Trovare i canali attraverso i quali finanziare il sistema
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Gli sviluppi
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Punto 1:
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Punto 2:
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
Occorre studiare una modalità e approntare meccanismi che rispettino il
diverso peso dei partecipanti e ripartiscano i costi in modo proporzionale tra
tutti. Maggiori oneri per le grandi strutture, maggiori benefici per le piccole
Punto 3:

Toni
Nell’ipotesi di adesione al consorzio nazionale BIBLIOSAN dovrà essere
riconosciuta come struttura unitaria anche a livello amministrativo e dovrà
essere allestita una struttura centralizzata che funga da referente unico,
agendo come centro di raccolta dei fondi e di tutti gli aspetti gestionali che
ne derivano
Parte delle risorse messe a disposizione direttamente dalle strutture sulla
base dei risparmi derivanti dalla dismissione della carta, ma necessità di
assicurare comunque la copertura dei costi eccedenti (aumenti dei costi delle
riviste, infrastrutture hardware, costi di partecipazione al consorzio, ecc.)
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Gli sviluppi

Toni
Decisivo è il ruolo che può e deve essere svolto dal Ministero
della Salute – sulla scorta di quanto ad esempio già avviene in
alcune realtà regionali, vedi regione Lombardia e SBBL – sia
nell’allestimento della struttura centralizzata amministrativa di
riferimento, sia nel sostenere finanziariamente gli impegni che
verranno assunti.
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