IBM Italia S.p.A.
White Paper
Trasformare gli spreadsheet:
planning, budgeting e forecasting per la PMI
Trasformare i vostri processi basati sul solo spreadsheet con strumenti di
pianificazione di business integrati
Cognos Software
2 IBM Italia S.p.A.
Indice
Sommario
Sommario
2
Panoramica
2
Problemi di business
3
Fattori di business
3
La soluzione
4
Conclusioni
10
Questo documento descrive come le PMI riescano a
trasformare i propri processi basati soltanto su spreadsheet
per creare piani, budget e previsioni flessibili e tempestive.
Il documento offre consigli per implementare un sistema
completo di gestione delle prestazioni tramite IBM Cognos
Express, una soluzione di reportistica, analisi e pianificazione
integrata, basata sullo scopo per le PMI.
Panoramica
C’è mai stato un momento più stimolante per le PMI ?
Dal punto di vista esterno, siete tenuti a rispondere in modo
rapido ai cambiamenti del mercato e senza preavviso. Le
vostre decisioni devono essere informate, rapide ed efficaci.
E dovete farlo bene, fin dalla prima volta, perché anche se vi
fossero altre occasioni, queste sarebbero certamente poche.
Dal punto di vista interno, non avete fiducia delle
informazioni che state utilizzando per le decisioni più
importanti. Le giuste informazioni non si trovano nelle mani
delle persone giuste e non disponete del personale adatto a
rispondere rapidamente alle mutevoli previsioni e budget.
In un mondo ideale, vorremmo che un personale ridotto
trascorresse meno tempo a raccogliere i dati e più tempo ad
eseguire analisi dell’azienda. Sapete di aver bisogno di una
migliore soluzione di gestione delle prestazioni – pianificazione,
elaborazione di budget, previsioni, consolidamento, analitica e
reportistica – per realizzare la vostra idea strategica di collegare
le analisi ricavate da informazioni affidabili alle operazioni
presenti nei piani strategici.
Cognos Software 3
Problemi di business
Fattori di business
Attualmente, gli interventi per il taglio dei costi e perottenere
il massimo delle risorse esistenti sono all’ordine del giorno.
Spesso è difficile trovare le risorse da dedicare ad una
pianificazione, elaborazione di budget e previsioni complete.
E se siete una PMI, probabilmente pensate che questi tipi di
applicazioni per la gestione delle prestazioni siano al di là dei
vostri mezzi. Per questo, continuate ad affidarvi a spreadsheet
familiari per quasi tutte le vostre esigenze di gestione delle
prestazioni.
Malgrado i rischi sia noti, gli spreadsheet continueranno ad
essere utilizzati e per un buon motivo. Essi permettono di
essere controllati facilmente, non dipendono dall’IT, sono
familiari, flessibili e accessibili in tutta l’organizzazione.
La sfida per l’organizzazione di IT è ridurre i rischi legati
all’utilizzo di spreadsheet tramite una soluzione di gestione
delle prestazioni che trae vantaggio dagli spreadsheet ed
elimina i rischi e le inefficienze. L’obiettivo? Sostituire
o incrementare gli spreadsheet, laddove possibile, con
applicazioni per la pianificazione capaci di integrarsi
facilmente con gli spreadsheet e migliorare la produttività
aziendale.
E non siete isoli. Le organizzazioni di ogni dimensione
utilizzano spreadsheet per le principali funzioni finanziarie
quali pianificazione strategica, reportistica finanziaria e
consolidamento. Tuttavia, la proliferazione di spreadsheet
per la gestione delle prestazioni espone molte organizzazioni
a rischi elevati. Gli spreadsheet richiedono processi manuali
ad elevata elaborazione, sono altamente soggetti ad errore,
difficili da consolidare, a rischio di produrreun’integrazione
dei dati non valida e mancanti del controllo dell’accesso e della
versione. Questi rischi ed inefficienze possono essere anche
costosi.
Gestire il rischio legato all’utilizzo di spreadsheet non può
ridursi ad un ‘aut-aut’: è impossibile scegliere tra spreadsheet
ad elevato rischio e costi elevati per le nuove applicazioni
di pianificazione, elaborazione di budget e previsione.
Specialmente quando si deve ridurre il budget, è possibile
avere una gestione delle prestazioni flessibile ed economica
utilizzando il migliore vostro investimento attuale negli
spreadsheet con una soluzione di pianificazione, elaborazione
di budget e previsione completa e integrata.
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La soluzione
Definendo strategie che trasformano processi basati sul solo
spreadsheet, le PMI possono fornire prestazioni finanziarie
più corrette, trasparenti e rigorose mentre viene consentito
ai clienti di lavorare in un ambiente familiare. Suggeriamo
il seguente approccio:
• Verificate i vostri processi attuali – comprendere
l’attuale utilizzo di spreadsheet, valutare i rischi correlati,
identificare le opportunità di miglioramento e stabilire il
monitoraggio in corso.
• Pensare in grande partendo dal basso – sviluppare un’idea
per una cultura di business orientata alle informazioni
che leghi analisi ad azioni concrete in tutte le aree di
un’azienda − dalle vendite e il marketing alla finanza, dalle
operazioni alle risorse umane. Ma partendo dal basso,
utilizzando un approccio modulare e incrementale, alla fine,
sarà possibile avere successo.
• Eliminare le barriere culturali all’adozione – incoraggiare
le organizzazioni di IT e finanziarie a lavorare insieme per
comprendere le incongruenze di un approccio informale
basato solo su spreadsheet alla gestione delle prestazioni.
Verificate i vostri processi attuali
Per valutare le condizioni di utilizzo degli spreadsheet nella
vostra organizzazione, potete trovare porre le seguenti
domande:
Come create i vostri piani, budget e previsioni? Probabilmente,
troverete numerosi spreadsheet ideati da un gruppo di“utenti
power ” in tutte le vostre unità funzionali.
Dove vengono memorizzati i dati? Avete fiducia nei vostri dati?
Se i principali dati finanziari e i budget vengono memorizzati
in diversi file dispreadsheet bidimensionali utilizzando
collegamenti inaffidabili e complicate macro, i vostri dati
finanziari sono a rischio.
Come collaborate nelle diverse unità aziendali e aree geografiche? È
probabile che la maggior parte dei vostri utenti di business e
finanziari utilizzando per lavorare l’email, inviando una serie
infinita di spreadsheet allegati in email incrociate, in conflitto
tra loro, spesso obsolete o ancora più spesso mai lette.
In che modo create report ed eseguite analisi per i principali
azionisti? Probabilmente, le vostre presentazioni più
strategiche ai membri del consiglio, agli investitori e ad altri
importanti azionisti vengono fornite utilizzando funzioni
incorporate di spreadsheet oppure creando da soli formule e
quindi realizzando le migliori tabelle e grafici che riuscite.
In che modo aggiornate i piani, i budget, le previsioni, i report e le
analisi? Come già saprete, apportare modifiche talvolta può
essere persino più complesso che creare ex novo. Spesso è più
difficile comprendere o ricreare la logica del creatore di uno
spreadsheet.
E per quanto riguarda il controllo della versione – In che modo
gestite le eventuali ripetizioni di tali piani, budget, previsioni,
report ed analisi? Se siete come la maggior parte delle PMI
è difficile sapere se lo spreadsheet in esame contiene le
informazioni più aggiornate.
Quanto tempestivi e utili sono i vostri piani, budget, previsioni,
report ed analisi basati su spreasheet? Probabilmente questi
documenti sono ormai datati rispetto al momento in cui la
loroversione “finale” è stata approvata, stampata e distribuita.
Gli spreadsheet possono essere strumenti di produttività
personale, familiari, flessibili ma non sono mai stati ideati
per gestire le richieste di gestione delle prestazioni di
aziende complesse, in rapida crescita in mercati dinamici,
altamente competitivi. Non sono mai stati adatti a creare ed
applicare definizioni rigorose e controlli ai vostri processi
di business. Non sono mai stati pensati per essere utilizzati
come archivi di dati per milioni – o addirittura miliardi – di
celle. Né potevano essere statipensati per essere utilizzati
simultaneamente da centinaia o migliaia di utenti in tutta la
vostra azienda.
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IBM Cognos Express offre una soluzione completa ed integrata per le esigenze di reportistica, analisi e pianificazione di una PMI.
Pensare in grande partendo dal basso
Se credete che le serie di soluzioni di gestione delle
prestazioni di livello aziendale siano al di là dei vostri mezzi
e gli spreadsheet da soli non riescano a soddisfare le vostre
esigenze, a chi potete rivolgervi?
Il successo in un mercato dinamico consiste nel fornire le
informazioni giuste alle persone giuste, al momento giusto.
Il successo richiede una soluzione integrata di gestione delle
prestazioni che colleghi le osservazioni analitiche ad un’azione
concreta e richiede una soluzione scalabile nella vostra azienda
per guidare il processo decisionale dalla sala
di memorizzazione a quella di rappresentanza.
Potete raggiungere questi obiettivi con una soluzione integrata
di reportistica, analisi e pianificazione quale IBM Cognos
Express che vi consente di utilizzare un approccio modulare
ed incrementale alla gestione delle prestazioni. Partite dal basso
utilizzandole funzionalità di cui avete bisogno adesso come la
reportistica o pianificazione ed estendete la vostra soluzione di
gestione delle prestazioni gradualmente per rispettare i vostri
obiettivi. Questa strategia incrementale consente alle PMI di
far corrispondere le esigenze di business alle limitazioni di
budget di risorse e di crescere nel tempo.
IBM Cognos Express fornisce un ambiente di gestione
delle prestazioni completo e integrato capace di supportare
pianificazione, elaborazione di budget e previsione ed anche
consolidamento, reportistica e analitica. Esso rende automatici
e gestisce i processi di gestione delle prestazioni impegnando,
rafforzando e monitorando executive, manager line-of-business
e staff su aree funzionali e unità aziendali. Per esempio, con
Cognos Express potete creare piani di livello elevato, assegnare
responsabilità per fornire le informazioni e tenere traccia dei
progressi fino a che i piani non sono completi. Questo ambiente
di pianificazione flessibile e preciso unisce un flusso di lavoro
gestito e strutturato ad analisi e reportistica personalizzata per
una migliore flessibilità di business nell’organizzazione.
Guardiamo come i vostri processi attuali basati soltanto su
spreadsheet possano essere trasformati in una soluzione efficace
di gestione delle prestazioni con IBM Cognos Express.
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Eliminare gli errori di spreadsheet. Le “soluzioni” basate
soltanto su spreadsheet sono fondamentalmente soggette
ad errore. Sianodovuti agli utenti (che premono un tasto
sbagliato), da logica (scelta o creazione di una formula
inadeguata) oppure da un’omissione (lasciando fuori un
componente fondamentale del modello come una riga o
una colonna), gli errori di calcolo sono inevitabili. Infatti,
una recente ricerca mostra che il 94 percento dei modelli
di spreadsheet, in un modo o in nell’altro, sono seriamente
imperfetti.
Prendi decisioni con fiducia. IBM Cognos Express offre
una soluzione di gestione delle prestazioni unica centralizzata
che comprende gestione dei dati, pianificazione, elaborazione
di budget, previsione, consolidamento, reportistica ed analisi.
Essa facilita un’elevata partecipazione e collaborazione nella
vostra azienda, ma offre anche un flusso di lavoro gestito che
consente una seria raccolta dei dati monitorati, una rapida
aggregazione, regole e gerarchie definite in modo chiaro, un
processo di approvazione rigoroso, sicurezza basata sul ruolo
e una chiara traccia di verifica che facilita la responsabilità e la
precisione.
Ottenere una migliore analisi tramite analisi
multidimensionale. Persino nelle aziende più piccole, i dati
finanziari e aziendali sono semplicemente troppo complessi
per essere memorizzati, gestiti ed utilizzati in modo efficace
in spreadsheet ‘riga e colonna’ bi-dimensionali. Quando
avete bisogno di valutare le redditività delle linea di prodotti
per costo delle merci vendute, per articolo, per valore
demografico del cliente, per regione, per addetto di vendita e
cosi via, avete bisogno dell’ulteriore forza degli spreadsheet
e persino di macro più ingegnose. E quando vengono
valutati i cambiamenti, come sapete che questi cambiamenti
verranno filtrati in modo preciso tramite il vostro modello di
spreadsheet? Di solito non è così
IBM Cognos Express utilizza un server di analitica che
gestisce a livello centrale le gerarchie di business, le norme,
icalcoli e i dati. Con un’interfaccia web di facile utilizzo o il
familiare Microsoft ® Excel front-end, potete leggere e scrivere
sul vostro gruppo di dati e poi vedere risultati in modo
immediato. Potete rielaborare i dati in diverse dimensioni per
farli corrispondere alle esigenze di pianificazione, previsione
o reportistica del momento – tutto in tempo reale. L’accesso
leggi/scrivi viene controllato da un sistema di sicurezza basato
su ruolo e le modifiche vengono immediatamente comunicate
a tutti gli utenti.
Collaborare in tutta l’azienda. Una gestione delle
prestazioni di successo richiede elevati livelli di collaborazione
e partecipazione: maggiori sono i dati immessi nell’azienda,
maggiore è la loro precisione ed analisi. Ma a causa di
difficoltà di implementazione (e frequenza di errore), la
gestione delle prestazioni basata su spreadsheet esige un
processo limitato centralizzato che può essere espressione
soltanto di una piccola parte degli azionisti della vostra
azienda.
IBM Cognos Express vi consente di coinvolgere più persone,
più spesso, nel vostro processo di gestione delle prestazioni.
I dati delle vostra azienda diventano informazioni importanti
quando possono rapidamente passare nella rete e verso i
partecipanti al processo fino ai responsabili della gestione. I
piani aggiornati sono visibili agli azionisti e tutti gli utenti
hanno la funzionalità ‘leggi e scrivi’ come richiesto per analisi
specifiche e scenari simulati. Ed una ricca interfaccia web è
perfetta per un ambiente distribuito dove molti degli iscritti al
vostro team lavorano in remoto in diverse unità aziendali ed
aree geografiche.
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Un ambiente di pianificazione intuitivo unisce un flusso di lavoro gestito e strutturato con analisi personalizzata per una migliore flessibilità di business.
Automatizzare i flussi di lavoro. Con una soluzione di
gestione delle prestazioni basata su solo spreadsheet, gestire
il flusso di lavoro del processo è quasi impossibile. Non siete
mai sicuri se coloro che aggiungono dati stanno procedendo
secondo il piano oppure se hanno appena iniziato a lavorare.
E con gli spreadsheet, maggiore partecipazione non significa
maggiore efficacia.
IBM Cognos Express aiuta a guidare il processo di gestione
delle prestazioni consentendo ai manager finanziari e lineof-business di assegnare responsabilità funzionali a singoli o
gruppi. Coloro che aggiungono dati inviano i dati secondo
la pianificazione e le attività vengono riconosciute come non
iniziate, in corso, approvate, rifiutate o non delegate. I revisori
controllano i progressi ed accettano o rifiutano i contributi a
seconda del caso. IBM Cognos Express rende l’intero processo
di gestione delle prestazioni altamente visibile e aiuta a
migliorare la tempestività e la responsabilità.
Reagire più rapidamente alle mutevoli condizioni del
business. Con spreadsheet avanti e indietro nel cyberspazio,
non è possibile sapere se tutti stanno lavorando con un piano,
budget o previsione più recente. Il risultato è probabilmente
una “versione finale” basata su dati imprecisi o male assortiti.
IBM Cognos Express consente a pianificatori, analisti e
manager di sviluppare piani, budget, previsioni, report e
analisi ripetuti. Poniamo il caso in cui volesteesaminare
una previsione utilizzando la presunzione che tale fatturato
in cinque regioni aumenti del 15 percento nel trimestre
successivo. Gli avvisi email comunicano agli analisti e ai
partecipanti al processo la presunzione modificata, ricordano
ai partecipanti al processo che devono inviare nuovi numeri
o fornire le informazioni agli azionisti del piano. I commenti
– come ad esempio i motivi per cui un contributo è stato
approvato o rifiutato – possono essere memorizzati insieme a
qualsiasi altra modifica di stato dell’attività.
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Semplificare l’aggregazione dei dati. Consolidare
l’immissione di diversi utenti e spreadsheet inibisce anche
l’efficacia del processo di gestione delle prestazioni. Un’unica
persona o gruppo deve raccogliere i numerosi spreadsheet
e riunirli in un’unica versione. Anche se singoli spreadsheet
sono privi di errori, l’aggregazione è un’attività molto intensa
che può richiedere diverse settimane.
IBM Cognos Express ottimizza l’aggregazione dei dati e
vi permette di svolgere rapidi e precisi carichi di dati. Si
connette facilmente a qualsiasi database conforme a ODBC,
ai libri di lavoro Excel e persino ai file ASCII dei sistemi di
legacy. E può esportare i dati nei file ASCII o di qualsiasi
database conforme a ODBC per facilitare la compensazione.
Eliminare le barriere culturali all’adozione
Gli approcci basati su spreadsheet alla gestione delle
prestazioni sono talmente imperfetti e disagevoli che i
manager line-of-business li considerano inattendibili. Il
personale in prima linea ha imparato dalla dura esperienza sul
campo che “i numeri sono probabilmente sbagliati, datati e
lontani dalla realtà.
Eppure, malgrado gli evidenti punti deboli degli spreadsheet,
i dipartimenti di IT sono disponibili ad affrontare il rifiuto
piuttosto che sostituire gli spreadsheet con applicazioni di
analitica. Per superare queste obiezioni, le aziende devono
costituire un team di professionisti di IT e finanza che,
insieme, possono individuare i requisiti per un sistema di
gestione delle prestazioni completo, affidabile e sicuro.
Un processo di gestione delle prestazioni basato su
spreadsheet, disagevole e soggetto ad errore non ispira fiducia.
Non consente alla vostra azienda di analizzare risultati,
reagire ai cambiamenti del mercato, chiedere e rispondere
a domande simulate e quindi modificare piani, budget o
previsioni in modo rapido ed efficace. Una risposta in tempo
reale è virtualmente impossibile, e – in quanto aziende PMI –
siete in svantaggio rispetto alle aziende più grandi.
IBM Cognos Express vi fornisce importantissime
informazioni sulle prestazioni quando ne avete bisogno.
Fondamentalmente, si tratta di un potente server di analitica
multidimensionale che consente calcoli simulati ad elevata
rapidità. IBM Cognos Express è l’unico prodotto per la
gestione delle prestazioni per le PMI che può modellare
scenari simulati in tempo reale – fondamentale per la
sopravvivenza in congiunture economicheparticolarmente
difficili.
Un’applicazione avanzata di gestione delle prestazioni quale
IBM Cognos Express aiuta a promuovere sia la rilevanza
che la credibilità in un’organizzazione. Dato che gli
utenti nell’azienda lavorano sempre con la serie di dati più
aggiornata, i risultati sono più credibili e riflettono meglio la
realtà.
La credibilità viene migliorata anche grazie a funzioni di
sicurezza avanzata – dati più sicuri sono dati più affidabili.
Con IBM Cognos Express, potete controllare il singolo
accesso sulla base del ruolo di ciascuna persona nel processo
di gestione delle prestazioni. Per esempio, un manager di
piano può facilmente gestire e monitorare tutte le attività e
le funzioni in un ciclo di previsione. E un percorso di verifica
incorporata – insieme al flusso gestito della soluzione Cognos
Express – fissa ulteriormente la credibilità dei dati e facilita la
conformità alla legge.
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Gli utenti di business possono
definire una nuova applicazioni di
pianificazione con il sistema
“punta e fai clic” in quattro
semplici fasi.
I partecipanti al processo di
pianificazione possono utilizzare
un’interfaccia web per condurre
scenari simulati prima di impegnarsi.
Gli analisti finanziari possono
utilizzare un ambiente Microsoft
Excel per visualizzare nuovi piani
e condurre un’ulteriore analisi.
I dashboard vengono aggiornati
in tempo reale sui dati effettivi
rispetto alle variazioni
apportate al piano.
I report basati sulle
informazioni aggiornate
vengono generati e inviati
tramite email in modo
automatico.
IBM Cognos Express è una potente soluzione di reportistica, analisi e pianificazione che supporta con successo la PMI.
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Conclusioni
È evidente che un approccio basato su spreadsheet alla
gestione delle prestazioni non è adatto a gestire le sfide che
deve affrontare una PMI. IBM Cognos Express supporta i
principali processi di gestione di analitica e dati, pianificazione,
elaborazione di budget, previsioni, consolidamento e
reportistica in una soluzione integrata. L’immediato feedback
migliora il supporto decisionale a tutti i livelli del vostro
business, in tal modo potete trascorrere più tempo su quello che
fate meglio, eseguire ed accrescere il vostro business.
Con IBM Cognos Express, le PMI possono ricevere
informazioni omogenee, affidabili per rispondere a tre
domande di business fondamentali: In che modo stiamo
operando? Perché? e Cosa dovremmo fare? Con analisi ottenute
dalle risposte a tali domande, i manager possono prendere
decisioni migliori e più rapide ed apportare immediati
aggiornamenti ai piani in modo da favorire maggiori punti di
efficienza, ridurre i costi e trarre massimo vantaggio da nuove
opportunità di crescita.
IBM Cognos Express è la prima e sola soluzione integrata di
business intelligence (BI) e pianificazione basata sullo scopo
per soddisfare le esigenze delle PMI. Fornisce funzionalità
di reportistica essenziale, analisi, dashboard, scorecard,
pianificazione, elaborazione di budget e previsioni di cui le
IBM hanno bisogno ad un costo accessibile. Tutto è compreso
in una soluzione preconfigurata facile da installare, facile da
utilizzare e facile da acquistare.
Per le organizzazioni che stanno iniziando ad avviare o
estendere una strategia di BI e pianificazione, IBM Cognos
Express include tutto ciò che occorre per iniziare
immediatamente. Offre potenti funzioni di analitica aziendale
facili da utilizzare sia per gli utenti inesperti che per quelli più
esperti per favorire una maggiore adozione in tutta l’azienda.
La sua struttura modulare fornisce alle PMI la capacità
di “pensare in grande partendo dal basso” in modo da far
corrispondere le esigenze di business ai limiti di budget e
di risorse e crescere nel tempo. Con IBM Cognos Express,
le PMI possono realizzarela propria idea strategica per
trasformare i dati disconnessi in informazioni e trasformare le
informazioni in analisi valide e trasformare le analisi in azioni
concrete con piani, budget e previsioni tempestive ed efficaci.
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Informazioni su IBM Business Analytics
Ulteriori informazioni
Il software IBM Business Analytics consente ai responsabili
decisionali di accedere alle informazioni complete, coerenti
e accurate di cui hanno bisogno per migliorare le prestazioni
aziendali. Un portafoglio completo di applicazioni di Business
Intelligence, analitica avanzata, gestione della strategia e delle
prestazioni finanziarie e analisi consentono una comprensione
chiara, immediata e concretamente utilizzabile delle prestazioni
attuali e previsioni attendibili dei risultati futuri.
Per ulteriori informazioni o per contattare un rappresentante:
ibm.com/software/it/data/cognos
Combinate con una vasta gamma di soluzioni di settore,
procedure ottimali e consolidate e servizi e professionali,
queste applicazioni consentono alle organizzazioni di qualsiasi
dimensione di massimizzare la produttività del personale IT e
migliorare i risultati operativi.
Richiesta di assistenza
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Un rappresentante IBM Cognos risponderà alla vostra
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