1) PREMESSA
L’art. 6 del Decreto Legge Sviluppo-bis (D.L. n. 179/2012, così come modificato dalla Legge di conversione n. 221/2012) contiene rilevanti novità
in materia di attività contrattuale delle PA. Per quanto riguarda la gestione documentale sono di particolare interesse le modifiche inerenti le
modalità di stipula degli accordi tra PA e dei contratti relativi a lavori, servizi e forniture. In Particolare:
- Accordi tra PA: viene modificato l’art. 15 Legge n. 241/1990 e si prevede che, a far data dal 1° gennaio 2013, gli accordi fra pubbliche
amministrazioni - pena la nullità degli stessi - devono essere sottoscritti con firma digitale.
- Contratti relativi a lavori, servizi e forniture: il legislatore ha modificato l’art.11 del Codice dei contratti pubblici (D. Lgs. n. 163/2006),
prevedendo che, sempre a partire dal 1° gennaio 2013, il contratto in forma pubblica amministrativa debba essere stipulato, a pena di nullità, in
modalità elettronica, a cura dell'Ufficiale rogante dell'amministrazione aggiudicatrice.
In applicazione del dettato normativo i documenti informatici relativi a convenzioni e a contratti stipulati in forma pubblica amministrativa
dovranno essere prodotti in un formato idoneo alla conservazione a lungo termine e sottoscritti con firma digitale.
Il PDF/A è un formato idoneo alla conservazione a lungo termine ed è stato sviluppato con l’obiettivo specifico di rendere possibile la
conservazione a lungo termine su supporti digitali. Il formato infatti rende la rappresentazione del documento indipendente da codici e collegamenti
esterni che ne possono alterare integrità nel lungo periodo.
Le versioni più recenti di Office permettono di salvare direttamente i file nel formato PDF/A.
In attesa che tutte le postazioni siano aggiornate alle più recenti versioni di Office, i documenti informatici relativi a contratti e convenzioni da
sottoporre alla firma del Rettore o del Direttore generale dovranno essere inviati alla segreteria del Rettorato e della Direzione Generale che si
faranno carico di convertire i documenti nel formato indicato.
Dopo la sottoscrizione documenti saranno inoltrati agli uffici competenti che avranno cura di protocollare il documento.
2) COME INSERIRE IL DOCUMENTO DIGITALE IN ARCHIFLOW
Dopo aver generato la scheda del documento:
1. nella scheda “Annotazioni” scrivere “Firmato digitalmente” e salvare;
2.
3.
4.
nella maschera degli indici cliccare su “Documento”
cliccare su “Sfoglia” per selezionare, dalle vostre cartelle, il file da associare alla scheda del documento;
cliccare su “Salva”.
Il file risulta associato