Faber System è certificata
WAM E-Invoice
Fatturazione Elettronica a standard PA con integrazione ad
Archiviazione e Conservazione Sostitutiva
La Fatturazione Elettronica
23.05.2013 Pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto Attuativo sull’obbligo di
Fatturazione Elettronica alla Pubblica Amministrazione: obbligo alla
dematerializzazione entro 12-24 mesi.
Tutte le amministrazioni non potranno né accettare le fatture emesse o trasmesse in
forma cartacea né procedere al pagamento, neppure parziale, sino all'invio del
documento in forma elettronica.
La Fattura Elettronica ha stesso valore legale della versione cartacea e si caratterizza per il suo invio tramite
modalità elettronica, nel rispetto delle seguenti caratteristiche:
• Formato: la fattura deve rispettare un formato elettronico quale XML, PDF, EDIFACT...
• Integrità e autenticità: la trasmissione della fattura deve garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del
contenuto, ottenibile attraverso lo scambio su standard EDI, l’utilizzo della Firma Elettronica Avanzata, la
tracciabilità delle fatture.
In Italia, i mittenti ed i destinatari di fatture elettroniche sono tenuti a procedere alla conservazione
sostitutiva delle fatture stesse, al fine di garantirne la tenuta secondo le normative vigenti.
La piattaforma WAM integra tutte le fasi di Fatturazione Elettronica, dalla creazione del
documento alla sua conservazione sostitutiva a norma.
La normativa di riferimento
Decreto attuativo relativo al “Regolamento in materia di emissione,
trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle
amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213,
della legge 24 dicembre 2007, n. 244. (13G00097) (GU n.118 del 22-52013)
Per le pubbliche amministrazioni destinatarie vige il divieto di accettare le fatture emesse o
trasmesse in forma cartacea e di procedere al pagamento, anche parziale, sino all'invio del
documento elettronico. Le aziende private dovranno attivarsi entro 24 mesi dal 6 giugno 2013. La
P.A. dovrà essere attiva entro 6/12 mesi, con possibile partenza da dicembre 2013.
I fornitori delle amministrazioni pubbliche dovranno, invece, gestire il proprio ciclo di fatturazione
esclusivamente in modalità elettronica, non solo nelle fasi di emissione e trasmissione ma anche in
quella di conservazione (conservazione sostitutiva).
Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica 1/9
Faber System, nell’ambito dei servizi proposti di Fatturazione Elettronica, ha sviluppato per propri clienti il processo
di adeguamento alle recenti normative che richiedono la modalità elettronica per la fatturazione verso la Pubblica
Amministrazione.
Faber System si occuperà di:
1. ACCREDITARE IL CANALE DI INVIO DELLE FATTURE
Il Sistema di Interscambio
La Finanziaria 2008 ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate all’amministrazione dello
stato debba avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).
Il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e
ricevimento della fattura elettronica e definisce le modalità di funzionamento del Sistema di Interscambio.
Legge Finanziaria 2008, sul sito di ufficiale di Normattiva
Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, sul sito di ufficiale di Normattiva
Cos'è il Sistema di Interscambio (SdI)
Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di:
 ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA,
 effettuare controlli sui file ricevuti,
 inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.
Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi ad archiviazione e
conservazione delle fatture.
I possibili canali di invio di fatture e documenti 2/9
Flusso di Fatturazione Elettronica attraverso il Sistema di Interscambio
Cos'è il Sistema di Interscambio (SdI)
Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica 3/9
2. TRASFORMARE LE FATTURE NEL FORMATO ADEGUATO AI REQUISITI RICHIESTI DALLA PA
Faber System è in grado di gestire formati di ingresso diversificati:
 PDF (previa verifica): l’invio da parte del cliente a Faber System del semplice PDF consente importanti
risparmi per il cliente, tra cui il vantaggio di non dover creare output complessi.
 Data Entry dati fattura direttamente dalla piattaforma WAM
 XML
 IDOC per SAP
 Tabelle
 File di spool
 Interfacciamento con ERP (SAP, JD Edwards, Oracle...)
 EDI
Il formato della FatturaPA
Il contenuto informativo della FatturaPA prevede le informazioni da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto
rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste il formato prevede l’indicazione obbligatoria
delle informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il
Sistema di Interscambio.
Per favorire l’automazione informatica del processo di fatturazione, a integrazione delle informazioni obbligatorie, il
formato prevede anche la possibilità di inserire nella fattura ulteriori dati:
 informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l’ integrazione del
documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento;
 informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra Operatori e
Amministrazioni pubbliche oppure specifiche dell’ emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni e
servizi, o di utilità per il colloquio tra le parti.
Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica 4/9
3. CONSEGNARE LE FATTURE ALLA PA E GESTIRE I CONTROLLI/ERRORI DEL SISTEMA DI INTERSCAMBIO (SDI)
Il Sistema di Interscambio effettua su ogni file FatturaPA o file archivio dei controlli formali necessari per garantire
il corretto inoltro al destinatario.
Per anticipare sul proprio file i controlli effettuati dal Sistema è consigliabile sottoporre il file FatturaPA a un
verifica preventiva tramite l’applicazione Controlla la FatturaPA.
Ogni errore riscontrato in seguito ai controlli è identificato da un codice e
da una descrizione. Il codice dell’errore viene fornito nella notifica di
scarto inviata al trasmittente per ogni file inviato.
Per qualsiasi approfondimento sul tema, segnaliamo il link
al portale FatturaPA:
http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm
Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica 5/9
Pubblicazione fatture sul portale della Pubblica Amministrazione
Il formato della FatturaPA
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Pubblicazione fatture sul portale della Pubblica Amministrazione
Logo PA
Logo PA
Il formato della FatturaPA
Intestazione
mittente
Intestazione
destinatario
Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica 7/9
Il documento è archiviato e conservato a norma di legge sulla piattaforma WAM 3.0 e consultabile in pochi
istanti attraverso un’interfaccia user-friendly e numerose chiavi di ricerca.
Login e Main Menu WAM 3.0
numerose chiavi
Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica 8/9
Dashboard esiti di invio fatture
Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica 9/9
Il documento è archiviato e conservato a norma di legge, consultabile in pochi istanti attraverso numerose
chiavi di ricerca.
Per qualsiasi approfondimento sul tema, segnaliamo il link al portale FatturaPA:
http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm
Descrizione del progetto sviluppato da Faber System 1/3
La nostra intenzione è quella di fornire al cliente una soluzione che si distingua da quanto già utilizzato in funzione
delle seguenti caratteristiche:
 Gestione completa del processo di Fatturazione Elettronica a regime. Il Cliente non sarà coinvolto nel rapporto
quotidiano con la Pubblica Amministrazione se non nel caso in cui la soluzione delle problematiche dipenda da
un Vostro intervento diretto. Questo servizio consente di svincolare le risorse attualmente dedicate alla
gestione delle attività di Fatturazione Elettronica e di dedicarle ad altre problemetiche.
 Gestione completa del processo. L’unica attività in carico al cliente sarà quella di comunicarci il nominativo
delle nuove Pubbliche Amministrazioni ed il riferimento di contatto. Faber System si preoccuperà di eseguire
tutte le attività necessarie all’attivazione conivolgendoVi solo all’atto della messa in produzione.
 Costo di fornitura del servizio predefinito. La presente proposta consente di stimare esattamente i costi che si
dovranno sostenere per la gestione completa del processo di Fatturazione Elettronica.
Descrizione del progetto sviluppato da Faber System 2/3
FABER SYSTEM propone un servizio di outsourcing che comprende le seguenti funzionalità:
 Contatto diretto con le nuove Pubbliche Amministrazioni per la definizione degli standard e dei subset di
messaggio da utilizzare, la definizione delle procedure di comunicazione, la definizione della tempistica di
trasmissione, la definizione dei test e la messa in produzione dei messaggi concordati.
 Servizio di assistenza alle Pubbliche Amministrazioni interlocutrici del Cliente. Quando si renderà necessario
interloquire con le Pubbliche Amministrazioni per qualsiasi esigenza emersa, FABER SYSTEM fornirà un servizio
di assistenza in lingua italiana ed inglese in grado di rispondere nel più breve tempo possibile alle richieste delle
suddette Pubbliche Amministrazioni.
 Il Cliente fornirà i files dei documenti da tradurre, se non già inviati a Faber System. Faber System
implementerà le mappe necessarie alla conversione da e per i documenti standard da utilizzare in questo
progetto.
 Servizio di assistenza al cliente. Nel caso in cui si renda necessario interloquire
con il Vostro personale, Faber System fornirà un servizio di assistenza in grado
di rispondere nel più breve tempo possibile a tutte le richieste pervenute.
Descrizione del progetto sviluppato da Faber System 3/3
 Servizio conversione dati. Sulla base delle tempistiche definite di comune accordo, Faber System si
collegherà al sistema informativo del cliente attraverso una modalità sicura da concordare al fine di
prelevare le informazioni da convertire nei formati richiesti ed al fine di depositare le informazioni
provenienti dalle Pubbliche Amministrazion già convertite nel formato richiesto dalle applicazioni del
cliente.
 Servizio di trasmissione dati. Sarà compito di Faber System di spedire nel più breve tempo possibile le
informazioni tradotte alle Pubbliche Amministrazioni interlocutrici di CLIENTE utilizzando la metodologia di
comunicazione richiesta dalla Pubblica Amministrazione stessa e, allo stesso tempo, di ricevere i
documenti inviati dalle Pubbliche Amministrazioni.
Il Centro Servizi di Faber System
Utilizzato da oltre 600 clienti attivi
Faber System propone servizi integrati di Document & Process Management per la dematerializzazione e l’ottimizzazione dei
processi documentali.
WAM 3.0 è la piattaforma disponibile in modalità Full Outsourcing o In-House che digitalizza i documenti, automatizza i processi e
promuove un impatto zero sull’ambiente.
Tutti i moduli sono integrabili per fornire un servizio completo ed avanzato nelle modalità più adegate a rispondere alle esigenze di
ogni cliente.
Faber System è certificata
Sede Via Ettore Bugatti, 15 - 20142 Milano
Tel. (+39) 02 89 14 031
Fax. (+39) 02 81 75 33
Email [email protected]
Website www.fabersystem.it
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