DuPont E-Sourcing Partecipazione dei Fornitori January 2012 Table of Contents Introduzione Slide 3 Definizioni Slide 4 Registrazione del fornitore Slide 5 Accesso a DuPont E-Sourcing Slide 6 Termini e condizioni per l’uso del sistema Slide 10 Piattaforma di lavoro per i fornitori Slide 12 RFX – RFI; RFP; RFQ Slide 16 Funzionalità degli strumenti Slide 27 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 2 DuPont E-Sourcing – Introduzione E-Sourcing è un’applicazione Web-based che permette sia ai DuPont Buyers che ai fornitori selezionati da DuPont di collaborare elettronicamente (on-line) e facilitare il processo di acquisto. Ci sono diversi tipi di eventi (Markets) che un Buyer può creare: Richieste di Informazioni (cosiddette Requests For Information (RFI)), Richieste di Proposte (cosiddette Request For Proposal (RFP)) Richieste di Prezzi (cosiddette Request For Quote (RFQ)) Aste di acquisti online Negoziazioni Gli eventi o i documenti del tipo RFI, RFP e RFQ si riferiscono anche a RFX: una Richiesta di X. Il presente documento si riferisce a come I fornitori devono rispondere alle negoziazioni online. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 3 DuPont E-Sourcing – Cos’è una RFx? Cos’è una RFx? RFx è un termine generico riferito ad eventi di aste di acquisti on-line Cio´ include richieste di informazioni (cosiddette requests for information (RFI)), richieste di proposte (cosiddette requests for proposals (RFP)), richieste di prezzi (cosiddette requests for quotes (RFQ)) Una RFX puo essere pensata come un mecanismo che permette gestire un business agli compratori e fornitori: spesso lo scambio di proditti specifici per un prezzo determinato, ma anche per lo scambio di informazione, come una capacità o disponibilità. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 4 DuPont E-Sourcing – Registrazione dei Fornitori Accesso a DuPont E-Sourcing Il fornitore deve prima ottenere l'accesso alla extranet DuPont, dove si trova eSourcing. Il compratore deve avviare il processo di pre-registrazione del fornitore sulla E-Sourcing applicazione di DuPont. Cosa aspettarsi per la registrazione L'Acquirente invierà al fornitore di contatto un modulo da compilare che chiederà informazioni di base sulla società e il contatto specifico che parteciperà alla manifestazione. Una volta che al contatto del fornitore è concesso l'accesso, verrà inviata un’email con un link ipertestuale al sito, il proprio nome utente e una password. Inoltre, il contatto fornitore riceverà con un’e-mail separata un invito con i dettagli della manifestazione. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 5 Accedere al DuPont ESourcing 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 6 DuPont E-Sourcing – Accedere al Sistema di E-Sourcing Log-in INIZIALE Il contatto del fornitore deve immediatamente confermare che lui / lei può collegarsi al sistema una volta ricevuti via e-mail il link, il nome utente e la password. Se c’è un problema col log-in, il fornitore può contattare il Global Support del DuPont E-Sourcing. Le informazioni di contatto possono essere trovate nel Centro Fornitore DuPont. Accesso all'Evento Il modo più semplice per trovare un evento è quello di seguire il collegamento ipertestuale incluso nella mail di invito, ma all'evento si può accedere anche attraverso https://strategicsrc.dupont.com Per accedere al DuPont E-Sourcing, seguire i passaggi sulla diapositiva successiva. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 7 DuPont E-Sourcing – Accesso Fornitori Passo Azione 1. Connettersi all’E-Sourcing cliccando sul link contenuto nell’e-mail di invito o tramite https://strategicsrc.dupont.com Apparirà la seguente schermata: 2. Inserire Username e Password. 12/14/2011 Cliccare qui per andare alla slide 30. Cliccare qui per andare alla slide 40. . E-Sourcing Supplier Participation Guide 8 DuPont E-Sourcing – Supplier Access Step Action 2. Apparirà il secondo log-on: 3. Inserire ancora Username e Password. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 9 DuPont E-Sourcing – Termini e Condizioni DuPont richiede a tutti i fornitori di accettare le Condizioni di vendita del sito DuPont OnLine, le informazioni per l’accordo di riservatezza e di quello dell'Offerente. Il contatto del fornitore deve accettare tutti i termini per procedere. L'accettazione dei termini è necessaria solo al momento iniziale di log-in. Se il contatto del fornitore ha già accettato i Termini e le Condizioni, l’accordo di riservatezza, e quello dell'Offerente il sistema consentirà di bypassare questo processo e andare direttamente al Workbench gli utenti '. Clicca sul documento per visualizzare i Termini e le Condizioni che devono essere accettate da parte del fornitore. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 10 DuPont E-Sourcing – Accettazione dei Termini e delle Condizioni (esempio) Questa schermata è per I termini e le condizioni di SAP. I fornitori dovranno cliccare su Accept per continuare 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 11 DuPont E-Sourcing – Accettazione dei Termini e delle Condizioni (esempio) Questa schermata è per le Condizioni e termini di DuPont. I fornitori dovranno cliccare su Accept per continuare 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 12 Workbench dei Fornitori 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 13 DuPont E-Sourcing – Workbench dei Fornitori Una volta effettuato con successo il log-in, ed accettate le condizioni, apparirà il Workbench. Di seguito è riportato un esempio della parte superiore del Workbench. . Cliccare sulla data prescelta per vedere I singoli eventi previsti. Cliccare sul titolo dell’evento per visualizzarne I dettagli. La sezione degli avvisi per I Fornitori aggiorna sulle aste prenotate. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 14 DuPont E-Sourcing – Workbench dei Fornitori (continua) Di seguito è riportato un esempio della seconda parte del Workbench del Fornitore. Le informazioni di contatto per Aiuto ai Fornitori. La sezione report indicherà quelli disponibili per il Fornitore. La Sezione Attiva indica lo status e l’attività degli eventi 12/18/2015 E-Sourcing Supplier Participation Guide 15 DuPont E-Sourcing – Workbench dei Fornitori (continua) Di seguito è riportato un esempio della parte finale del Workbench del Fornitore. La Sezione Aggiudicazioni, indica I link agli eventi che il Fornitore si è aggiudicato. La Sezione delle nuove Discussioni indica le Discussioni che sono in iniziate durante glli eventi. Le Sezioni degli accordi attivi e dei tabellini non sono attualmente usate da DuPont 12/18/2015 E-Sourcing Supplier Participation Guide 16 RFX – Richieste di: Informazione Proposte Prezzi 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 17 DuPont E-Sourcing – Localizzare un evento Passo Azione 1. Sul Workbench del fornitore, cliccare sul link dell’evento di interesse. Il tipo di evento che tratteremo sarà richieste di informazione (Request for Information (RFI.)) Cliccare sul link per visualizare l’evento Si aprirà l’evento. 12/18/2015 E-Sourcing Supplier Participation Guide 18 DuPont E-Sourcing – Visualizzare I dettagli dell’evento Passo Azione 2. Una volta che l’evento è stato selezionato, apparirà il seguente schermo. Clicca sul link di proposta nella colonna “RFx Response” per visualizzare I dettagli del’evento. 12/18/2015 E-Sourcing Supplier Participation Guide 19 DuPont E-Sourcing – Visualizzare i dettagli degli eventi Passo Azione 3. I dettagli del evento saranno disposti per schede. (Header, Schedule, Information, and questions.) È importante rivedere ognuna delle schede per capire le esigenze dell’evento. Schede degli strumenti Schede del evento 12/18/2015 E-Sourcing Supplier Participation Guide 20 DuPont E-Sourcing – Viewing the Event Details La scheda Header contiene informazioni di carattere generale circa l’evento e lo satato dell’evento. La scheda Exchange Rate fornirà tasse di conversione in caso fosse necessario per l’evento. La scheda Tab fornisce I dettagli sugli orari / tempistiche dell’evento. La scheda Information contiene tutta l’informazione riguardante sia allo scopo che alle spezificazioni dei servizi o prodotti. La scheda Questions comprende tutte le domande a cui il fornitore dovrà dare una risposta. La scheda Line Item mostra tutti I prodotti o servizi disponibili per fare un’offerta. 12/18/2015 E-Sourcing Supplier Participation Guide 21 DuPont E-Sourcing – Preparazione dell’evento Il passo più importante è quello di preparare l'evento. Il tempo può essere limitato, una volta che l'evento comincia, per accettare la risposta o le offerte, quindi vale la pena di avere una strategia di offerta prima di cominciare. Il fornitore deve prepararsi durante il periodo di anteprima, se disponibile, esaminando le informazioni e le schede ed a seconda delle esigenze dell'acquirente, eseguire diverse azioni quali: Scaricare allegati Usare la bacheca delle Discussioni per fare domande dettagliate al Compratore. Decidere una forbice di prezzo per I propri rilanci in asta. Studiare le specifiche dei prodotti/servizi Preparare le specifiche delle proprie risposte Verifica per la capacità e la disponibilità di beni, servizi, materie prime, ecc . 12/18/2015 E-Sourcing Supplier Participation Guide 22 DuPont E-Sourcing – Rispondere a una RFI Passo 4. Azione In una RFI le risposte si trovano nella scheda Questions. Cliccare sul link alla sezione Questions per visualizzare e rispondere alle domande. Continuare fino a che tutte le domande siano risposte e cliccare su Salva. 5. 12/18/2015 Una volta che tutte le domande hanno avuto risposta, chiudere la sezione Questions. Si puo fare cliccando sulla impronta, o cliccando sulla X per tornare alla proposta. E-Sourcing Supplier Participation Guide 23 DuPont E-Sourcing – Invio di risposte di RFI Passo 6. Azione Una volta siete pronti per inviare le vostre risposte, cliccare sulla scheda Submit. Alcuni eventi sono impostati per permettere al fornitore sia di presentare una offerta iniziale che una Risposta definitiva. Quindi puo essere necessario fare il Submit due volte; una volta per la offerta iniziale ed un’altra per la Risposta definitiva. 7. 12/18/2015 Una email di notifica verrà inviata al compratore (buyer) per notificare che la sua risposta è stata presentata. Il compratore (buyer) informerà al fornitore in caso fossero necessarie ulteriori informazioni. E-Sourcing Supplier Participation Guide 24 DuPont E-Sourcing – Invio di risposte di una RFP o una RFQ Passo Azione 8. An RFP and RFQ will require pricing information as well as responses to questions. Access the event and review the tabs for pertinent information required for the proposal or quote. La scheda Header contiene informazioni di carattere generale circa l’evento e lo satato dell’evento. La scheda Exchange Rate fornirà tasse di conversione in caso fosse necessario per l’evento. La scheda Schedule fornisce I dettagli sugli orari / tempistiche dell’evento La scheda Information contiene tutta l’informazione riguardante sia allo scopo che alle spezificazioni dei servizi o prodotti. La scheda Questions comprende tutte le domande a cui il fornitore dovrà dare una risposta. La scheda Line Item mostra tutti I prodotti o servizi disponibili per fare un’offerta. 12/18/2015 E-Sourcing Supplier Participation Guide 25 DuPont E-Sourcing – Invio di risposte di una RFP o unaRFQ Passo 9. Azione Utilizzare la scheda Line Item per entrare nelle proposte o nelle offerte. Il fornitore deve inserire i valori delle sue proposte o delle offerte sulla riga appropiata, per tutti gli items (elementi) richiesti. 12/18/2015 E-Sourcing Supplier Participation Guide 26 DuPont E-Sourcing – Invio di Proposte & Offerte Passo 10. Azione Una volta siete pronti per inviare le vostre risposte, cliccare sulla scheda Submit. Alcuni eventi sono impostati per permettere al fornitore sia di presentare una offerta iniziale che una Risposta definitiva. Quindi puo essere necessario fare il Submit due volte; una volta per la offerta iniziale ed un’altra per la Risposta definitiva. 11. 12/18/2015 Una email di notifica verrà inviata al compratore (buyer) per notificare che la sua risposta è stata presentata. Il compratore (buyer) informerà al fornitore in caso fossero necessarie ulteriori informazioni. E-Sourcing Supplier Participation Guide 27 E-Sourcing – Strumento di funzionalità 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 28 Tool Functionality - Overview for RFx (RFI, RFP, and RFQ) E-Sourcing ha strumento di funzionalità che facilita il processo di RFx. Questa sezione illustrerà questa funzionalità. La barra iniziale degli strumenti è come segue: Save (Salvare) Undo (disfare) Document (documento) Actions (azioni) Reports (informi) Attachments (allegati) Discussions (discussioni) Chat Status Submit 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 29 Strumento di Funzionalità - RFx La prima scheda della barra d’istrumenti è la funzione Save. Questo permette al fornitore salvare il lavoro fatto una volta tutti i campi obligatori sono stati completati. Salvare il documento NON significa Submit (invia). Saving semplicemente significa salvare il lavoro finito o completato. La scheda Undo permette al fornitore di annullare l’ultima azione. La scheda Document non viene usata negli eventi RFx. La scheda Actions permette al fornitore convertire il contenuto dell’evento in un pdf. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 30 Strumento di Funzionalità– Informi per RFx La scheda Reports collega al fornitore con le domande senza risposta dentro dell’evento. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 31 Strumento di Funzionalità - RFx allegati La scheda Attachment (Allegati) collega al fornitore con i documenti allegati che il compratore (buyer) ha fornito per l’evento. Cliccare sul link per vedere i documenti allegati Questa sezione permette anche al fornitore di allegare documenti facendo clic sul pulsante Alega file. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 32 Strumento di Funzionalità – Discussioni per RFx La scheda Discussions (discussioni) permette sia al fornitore che al compratore discutere su problemi o questioni riguardanti all’evento Una volta che il fornitore clicca sulla scheda Discussions, si apprirà una nuova finestra. Cliccare sul pulsante Nuovo messaggio per iniziare un messaggio. Questo schermo permette al fornitore di visualizzare I messaggi inviati dal compratore (buyer). 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 33 Strumento di Funzionalità - Chat per RFx La funzione Chat funziona in modo simile ai messaggi istantani (instant messaging). Per visualizzare I messaggi di chat fare clic sul pulsante Chat. Apparirà il seguente schermo: Il fornitore può rispondere o inviare il suo messaggio inserendo il messaggio nella casella e faccendo clic su invia. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 34 Strumento di Funzionalità– Scheda Status per RFx Il pulsante Status indica in che fase dell’evento siamo. Cliccando sul pulsante Status (in questo caso “In progress”), porterà direttamente al fornitore sulla finestra Change phase. I fornitori possono cambiare lo stato della sua risposta cliccando sulle caselle attive evidenziate in blue. Caselle attive 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 35 Strumento di Funzionalità– Invio di una Bid/Proposta per una RFx Il pulsante Submit consente al fornitore di presentare al compratore (buyer) una risposta per la RFx. Alcuni eventi possono essere creati in modo tale che il fornitore deva inviare sia una offerta iniziale (initial bid) che una risposta definitiva (firm response). Pertanto, puo essere necessario inviare due volte, una volta per l’offerta iniziale e un’altra per la risposta finale. Funzionalità addizionale. Ci sono ancora un paio di utili sugerimenti che il fornitore deve conoscere. Ogni volta che un fornitore vuole uscire di una finestr deve cliccare sull questo pulsante: tornerà alla schermata precedente. Cliccando sul Cookie trail verrà aiutato con la navigazione atraverso l’evento. Cookie Trail collegamento al titolo della pagina 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 36