DuPont E-Sourcing
Partecipazione dei Fornitori
January 2012
Table of Contents
Introduzione
Slide 3
Definizioni
Slide 4
Registrazione del fornitore
Slide 5
Accesso a DuPont E-Sourcing
Slide 6
Termini e condizioni per l’uso del sistema
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Piattaforma di lavoro per i fornitori
Slide 12
RFX – RFI; RFP; RFQ
Slide 16
Funzionalità degli strumenti
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E-Sourcing Supplier Participation Guide
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DuPont E-Sourcing – Introduzione
E-Sourcing è un’applicazione Web-based che permette sia ai DuPont Buyers che ai
fornitori selezionati da DuPont di collaborare elettronicamente (on-line) e facilitare il
processo di acquisto.
Ci sono diversi tipi di eventi (Markets) che un Buyer può creare:
Richieste di Informazioni (cosiddette Requests For Information
(RFI)),
Richieste di Proposte (cosiddette Request For Proposal (RFP))
Richieste di Prezzi (cosiddette Request For Quote (RFQ))
Aste di acquisti online
Negoziazioni
Gli eventi o i documenti del tipo RFI, RFP e RFQ si riferiscono anche a RFX: una
Richiesta di X.
Il presente documento si riferisce a come I fornitori devono rispondere alle
negoziazioni online.
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E-Sourcing Supplier Participation Guide
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DuPont E-Sourcing – Cos’è una RFx?
Cos’è una RFx?
RFx è un termine generico riferito ad eventi di aste di acquisti on-line
Cio´ include richieste di informazioni (cosiddette requests for information (RFI)),
richieste di proposte (cosiddette requests for proposals (RFP)), richieste di prezzi
(cosiddette requests for quotes (RFQ))
Una RFX puo essere pensata come un mecanismo che permette gestire un business
agli compratori e fornitori: spesso lo scambio di proditti specifici per un prezzo determinato,
ma anche per lo scambio di informazione, come una capacità o disponibilità.
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E-Sourcing Supplier Participation Guide
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DuPont E-Sourcing – Registrazione dei Fornitori
Accesso a DuPont E-Sourcing
Il fornitore deve prima ottenere l'accesso alla extranet DuPont, dove si trova eSourcing. Il compratore deve avviare il processo di pre-registrazione del
fornitore sulla E-Sourcing applicazione di DuPont.
Cosa aspettarsi per la registrazione
L'Acquirente invierà al fornitore di contatto un modulo da compilare che chiederà
informazioni di base sulla società e il contatto specifico che parteciperà alla
manifestazione.
Una volta che al contatto del fornitore è concesso l'accesso, verrà inviata un’email con un link ipertestuale al sito, il proprio nome utente e una password.
Inoltre, il contatto fornitore riceverà con un’e-mail separata un invito con i
dettagli della manifestazione.
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Accedere al DuPont ESourcing
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DuPont E-Sourcing – Accedere al Sistema di E-Sourcing
Log-in INIZIALE
Il contatto del fornitore deve immediatamente confermare che lui / lei
può collegarsi al sistema una volta ricevuti via e-mail il link, il nome
utente e la password. Se c’è un problema col log-in, il fornitore può
contattare il Global Support del DuPont E-Sourcing. Le informazioni di
contatto possono essere trovate nel Centro Fornitore DuPont.
Accesso all'Evento
Il modo più semplice per trovare un evento è quello di seguire il
collegamento ipertestuale incluso nella mail di invito, ma all'evento si
può accedere anche attraverso https://strategicsrc.dupont.com
Per accedere al DuPont E-Sourcing, seguire i passaggi sulla diapositiva
successiva.
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DuPont E-Sourcing – Accesso Fornitori
Passo
Azione
1.
Connettersi all’E-Sourcing cliccando sul link contenuto nell’e-mail di invito o tramite
https://strategicsrc.dupont.com Apparirà la seguente schermata:
2.
Inserire Username e Password.
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Cliccare qui per andare alla slide 30.
Cliccare qui per andare alla slide 40.
.
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DuPont E-Sourcing – Supplier Access
Step
Action
2.
Apparirà il secondo log-on:
3.
Inserire ancora Username e Password.
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DuPont E-Sourcing – Termini e Condizioni
DuPont richiede a tutti i fornitori di accettare le Condizioni di vendita del sito DuPont OnLine, le informazioni per l’accordo di riservatezza e di quello dell'Offerente. Il contatto
del fornitore deve accettare tutti i termini per procedere. L'accettazione dei termini è
necessaria solo al momento iniziale di log-in. Se il contatto del fornitore ha già accettato
i Termini e le Condizioni, l’accordo di riservatezza, e quello dell'Offerente il sistema
consentirà di bypassare questo processo e andare direttamente al Workbench gli utenti
'.
Clicca sul documento per visualizzare i Termini e le Condizioni che devono essere
accettate da parte del fornitore.
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E-Sourcing Supplier Participation Guide
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DuPont E-Sourcing – Accettazione dei Termini e delle
Condizioni (esempio)
Questa schermata è per I
termini e le condizioni di
SAP.
I fornitori
dovranno
cliccare su
Accept per
continuare
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DuPont E-Sourcing – Accettazione dei Termini e delle
Condizioni (esempio)
Questa schermata è per le
Condizioni e termini di DuPont.
I fornitori dovranno
cliccare su Accept per
continuare
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Workbench dei
Fornitori
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DuPont E-Sourcing – Workbench dei Fornitori
Una volta effettuato con successo il log-in, ed accettate le condizioni, apparirà il
Workbench. Di seguito è riportato un esempio della parte superiore del Workbench.
.
Cliccare sulla
data prescelta
per vedere I
singoli eventi
previsti.
Cliccare sul titolo
dell’evento per
visualizzarne I
dettagli.
La sezione degli
avvisi per I
Fornitori
aggiorna sulle
aste prenotate.
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DuPont E-Sourcing – Workbench dei Fornitori (continua)
Di seguito è riportato un esempio della seconda parte del Workbench del
Fornitore.
Le informazioni
di contatto per
Aiuto ai
Fornitori.
La sezione report
indicherà quelli
disponibili per il
Fornitore.
La Sezione
Attiva indica lo
status e
l’attività degli
eventi
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E-Sourcing Supplier Participation Guide
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DuPont E-Sourcing – Workbench dei Fornitori (continua)
Di seguito è riportato un esempio della parte finale del Workbench del
Fornitore.
La Sezione Aggiudicazioni,
indica I link agli eventi che il
Fornitore si è aggiudicato.
La Sezione delle nuove
Discussioni indica le
Discussioni che sono in
iniziate durante glli eventi.
Le Sezioni degli
accordi attivi e dei
tabellini non sono
attualmente usate da
DuPont
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RFX – Richieste di:
Informazione
Proposte
Prezzi
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DuPont E-Sourcing – Localizzare un evento
Passo
Azione
1.
Sul Workbench del fornitore, cliccare sul link dell’evento di interesse. Il tipo di evento che
tratteremo sarà richieste di informazione (Request for Information (RFI.))
Cliccare sul link per
visualizare l’evento
Si aprirà l’evento.
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DuPont E-Sourcing – Visualizzare I dettagli dell’evento
Passo
Azione
2.
Una volta che l’evento è stato selezionato, apparirà il seguente schermo. Clicca sul link di
proposta nella colonna “RFx Response” per visualizzare I dettagli del’evento.
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DuPont E-Sourcing – Visualizzare i dettagli degli eventi
Passo
Azione
3.
I dettagli del evento saranno disposti per schede. (Header, Schedule, Information, and
questions.) È importante rivedere ognuna delle schede per capire le esigenze dell’evento.
Schede degli
strumenti
Schede del evento
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DuPont E-Sourcing – Viewing the Event Details
La scheda Header contiene informazioni di carattere generale circa l’evento e lo satato
dell’evento.
La scheda Exchange Rate fornirà tasse di conversione in caso fosse necessario per l’evento.
La scheda Tab fornisce I dettagli sugli orari / tempistiche dell’evento.
La scheda Information contiene tutta l’informazione riguardante sia allo scopo che alle
spezificazioni dei servizi o prodotti.
La scheda Questions comprende tutte le domande a cui il fornitore dovrà dare una risposta.
La scheda Line Item mostra tutti I prodotti o servizi disponibili per fare un’offerta.
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DuPont E-Sourcing – Preparazione dell’evento
Il passo più importante è quello di preparare l'evento. Il tempo può essere limitato,
una volta che l'evento comincia, per accettare la risposta o le offerte, quindi vale
la pena di avere una strategia di offerta prima di cominciare.
Il fornitore deve prepararsi durante il periodo di anteprima, se disponibile,
esaminando le informazioni e le schede ed a seconda delle esigenze
dell'acquirente, eseguire diverse azioni quali:
Scaricare allegati
Usare la bacheca delle Discussioni per fare domande dettagliate al Compratore.
Decidere una forbice di prezzo per I propri rilanci in asta.
Studiare le specifiche dei prodotti/servizi
Preparare le specifiche delle proprie risposte
Verifica per la capacità e la disponibilità di beni, servizi, materie prime, ecc .
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DuPont E-Sourcing – Rispondere a una RFI
Passo
4.
Azione
In una RFI le risposte si trovano nella scheda Questions.
Cliccare sul link alla sezione Questions per visualizzare e rispondere alle domande.
Continuare fino a che tutte le domande siano risposte e cliccare su Salva.
5.
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Una volta che tutte le domande hanno avuto risposta, chiudere la sezione Questions. Si
puo fare cliccando sulla impronta, o cliccando sulla X per tornare alla proposta.
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DuPont E-Sourcing – Invio di risposte di RFI
Passo
6.
Azione
Una volta siete pronti per inviare le vostre risposte, cliccare sulla scheda Submit.
Alcuni eventi sono impostati per permettere al fornitore sia di presentare una offerta
iniziale che una Risposta definitiva. Quindi puo essere necessario fare il Submit due volte;
una volta per la offerta iniziale ed un’altra per la Risposta definitiva.
7.
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Una email di notifica verrà inviata al compratore (buyer) per notificare che la sua risposta
è stata presentata. Il compratore (buyer) informerà al fornitore in caso fossero necessarie
ulteriori informazioni.
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DuPont E-Sourcing – Invio di risposte di una RFP o una RFQ
Passo
Azione
8.
An RFP and RFQ will require pricing information as well as responses to questions.
Access the event and review the tabs for pertinent information required for the proposal
or quote.
La scheda Header contiene informazioni di carattere generale circa l’evento e lo satato
dell’evento.
La scheda Exchange Rate fornirà tasse di conversione in caso fosse necessario per
l’evento.
La scheda Schedule fornisce I dettagli sugli orari / tempistiche dell’evento
La scheda Information contiene tutta l’informazione riguardante sia allo scopo che alle
spezificazioni dei servizi o prodotti.
La scheda Questions comprende tutte le domande a cui il fornitore dovrà dare una
risposta.
La scheda Line Item mostra tutti I prodotti o servizi disponibili per fare un’offerta.
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DuPont E-Sourcing – Invio di risposte di una RFP o unaRFQ
Passo
9.
Azione
Utilizzare la scheda Line Item per entrare nelle proposte o nelle offerte.
Il fornitore deve
inserire i valori delle
sue proposte o delle
offerte sulla riga
appropiata, per tutti gli
items (elementi)
richiesti.
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DuPont E-Sourcing – Invio di Proposte & Offerte
Passo
10.
Azione
Una volta siete pronti per inviare le vostre risposte, cliccare sulla scheda Submit.
Alcuni eventi sono impostati per permettere al fornitore sia di presentare una offerta
iniziale che una Risposta definitiva. Quindi puo essere necessario fare il Submit due volte;
una volta per la offerta iniziale ed un’altra per la Risposta definitiva.
11.
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Una email di notifica verrà inviata al compratore (buyer) per notificare che la sua risposta
è stata presentata. Il compratore (buyer) informerà al fornitore in caso fossero necessarie
ulteriori informazioni.
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E-Sourcing –
Strumento di
funzionalità
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Tool Functionality - Overview for RFx (RFI, RFP, and RFQ)
E-Sourcing ha strumento di funzionalità che facilita il processo di RFx. Questa
sezione illustrerà questa funzionalità.
La barra iniziale degli strumenti è come segue:
Save (Salvare)
Undo (disfare)
Document (documento)
Actions (azioni)
Reports (informi)
Attachments (allegati)
Discussions (discussioni)
Chat
Status
Submit
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Strumento di Funzionalità - RFx
La prima scheda della barra d’istrumenti è la funzione Save. Questo permette al
fornitore salvare il lavoro fatto una volta tutti i campi obligatori sono stati
completati. Salvare il documento NON significa Submit (invia). Saving
semplicemente significa salvare il lavoro finito o completato.
La scheda Undo permette al fornitore di annullare l’ultima azione.
La scheda Document non viene usata negli eventi RFx.
La scheda Actions permette al fornitore convertire il contenuto dell’evento in un
pdf.
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Strumento di Funzionalità– Informi per RFx
La scheda Reports collega al fornitore con le domande senza risposta dentro
dell’evento.
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Strumento di Funzionalità - RFx allegati
La scheda Attachment (Allegati) collega al fornitore con i documenti allegati che il
compratore (buyer) ha fornito per l’evento.
Cliccare sul link per
vedere i documenti
allegati
Questa sezione permette anche al fornitore di allegare documenti facendo clic sul
pulsante Alega file.
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Strumento di Funzionalità – Discussioni per RFx
La scheda Discussions (discussioni) permette sia al fornitore che al compratore
discutere su problemi o questioni riguardanti all’evento
Una volta che il fornitore clicca sulla scheda Discussions, si apprirà una nuova
finestra. Cliccare sul pulsante Nuovo messaggio per iniziare un messaggio.
Questo schermo permette al fornitore di visualizzare I messaggi inviati dal
compratore (buyer).
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Strumento di Funzionalità - Chat per RFx
La funzione Chat funziona in modo simile ai messaggi istantani (instant
messaging). Per visualizzare I messaggi di chat fare clic sul pulsante Chat.
Apparirà il seguente schermo:
Il fornitore può rispondere o inviare
il suo messaggio inserendo il
messaggio nella casella e faccendo
clic su invia.
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Strumento di Funzionalità– Scheda Status per RFx
Il pulsante Status indica in che fase dell’evento siamo. Cliccando sul
pulsante Status (in questo caso “In progress”), porterà direttamente al
fornitore sulla finestra Change phase. I fornitori possono cambiare lo
stato della sua risposta cliccando sulle caselle attive evidenziate in blue.
Caselle attive
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Strumento di Funzionalità– Invio di una Bid/Proposta per
una RFx
Il pulsante Submit consente al fornitore di presentare al compratore (buyer) una risposta
per la RFx. Alcuni eventi possono essere creati in modo tale che il fornitore deva inviare
sia una offerta iniziale (initial bid) che una risposta definitiva (firm response). Pertanto,
puo essere necessario inviare due volte, una volta per l’offerta iniziale e un’altra per la
risposta finale.
Funzionalità addizionale.
Ci sono ancora un paio di utili sugerimenti che il fornitore deve conoscere. Ogni volta
che un fornitore vuole uscire di una finestr deve cliccare sull questo pulsante: tornerà
alla schermata precedente. Cliccando sul Cookie trail verrà aiutato con la navigazione
atraverso l’evento.
Cookie Trail
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