Caratteristiche degli ERMS e
bisogni delle biblioteche:
verso una valutazione
consapevole
Roma, 27 marzo 2009
Tipologie di Risorse Elettroniche
• Banche dati
• Periodici Elettronici
• E-Books
Funzioni e servizi: interazione degli
ambienti di lavoro
OPAC
Statistiche
Interfaccia di accesso
alle RE
ILS
Archivio licenze
Link resolver
Gestione finanziaria
Interazioni consolidate
Interazioni possibili
Funzioni e servizi: centralità
dell’ERMS
OPAC
Interfaccia
di accesso
alle RE
Statistiche
ERMS
Archivio
Licenze
ILS
Link
Resolver
Interazioni consolidate
Interazioni possibili
Gestione
finanziaria
Architettura: remoto/locale
• Servizio remoto
• Installazione locale
• Disponibilità di entrambe le
soluzioni
Architettura: strumenti e funzioni
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Import/Export dati bibliografici
Linking
A-Z List
Malfunzionamenti – (ticketing)
Messaggi all’utenza
Archivio Licenze e condizioni d’uso
Statistiche
Reporting (Overlap Analysis)
Gestione trial
Ordini
Architettura: modularità
•
•
•
•
•
•
•
•
Knowledge Base
ERM
Consistenze
Link Resolver
Report Editor
Statistiche
Archivio Licenze
…
Caratteristiche tecniche: standard
di riferimento
•
•
•
•
•
•
DLF ERMI
MARC
OpenURL
COUNTER
SUSHI
ONIX
Caratteristiche tecniche: formati di
input/output
•
•
•
•
MARC
XML
“DELIMITED” (CSV, XCL, …)
PDF
Tipologia dati gestiti
•
•
•
•
•
Bibliografici
Statistici
Licenze d’Uso
URL
Reports
Prodotti: mercato o open source?
Commerciali
•
•
•
•
•
•
•
•
360° Resource Manager (Serials Solutions)
ERM Essentials (EBSCO)
SwetsWise eSource Manager (Swets)
Gold Rush (Colorado Alliance)
HERMIS (Harrassowitz)
Millennium (Innovative Interfaces)
TDNet Open Eram (TDNet)
Verde (Ex Libris)
Open Source
• CUFTS ERM (Cufts)
Analisi generale: confronto dei
prodotti (es. griglia raccolta dati, 3 su 9 disponibili)
Nome Prodotto
Innovative ERM
(Millennium
Electronic
Resource Manager)
Produttore
Innovative
Interfaces
Commercial
izzazione
2004
2005
Verde
Ex Libris
360 Resource
Manager
Serials Solutions
2005
Nome
Knowledge
base
DB
aggregati
coperti
CASE
coverage
Data
Service
1158
Global
Knowledge
base
179
Knowledge
Works
>7200
Titoli
elettronici
distinti
Tempo
installazi
one
Installazi
one in
locale
In
remoto
2 sett. 12 mesi
Sì
Sì
66.057
2-8
mesi
circa
Sì
Sì
125.000
2-6
mesi
No
Sì
I dati disponibili non sono sempre chiari, a volte si trovano
dati contrastanti, oppure non se ne trovano affatto.
Alcuni articoli sugli ERMS possono servire come base di
partenza, ma i dati vanno verificati (Collins, Breeding)
Analisi generale: le esperienze
delle biblioteche
Problematica
Domanda
Architettura
Hosted o local, come si relaziona la modularità col costo totale?
Quali richieste di personale dedicato alla sua gestione informatica?
E' possibile che alcuni strumenti in uso vengano resi inutili dall'acquisto del prodotto?
E' possibile che l'acquisto renda l'ente dipendente nel futuro dal prodotto acquistato?
Integrazione con ILS
Il prodotto è integrabile con SEBINA o con altri ILS in dotazione? In che modo?
Integrazione con ambiente preesistente
Quale grado di integrazione è possibile con gli strumenti preesistenti in generale (OPAC,
Link resolver, ecc.)?
Per ogni aspetto operativo vi sono diversi fattori da
prendere in considerazione prima dell’acquisto.
L’esperienza delle biblioteche americane (letteratura) è
utile per farsi un’idea (Beals, Grogg)
Analisi generale: l’intervista*
Nome Knowledge Base
Numero titoli singoli contenuti
Databases/pacchetti contenuti
Metodo popolamento
Sì
No
A pagamento
Aggiornamento KB
Controllo autorità
Frequenza aggiornamento
Numero titoli aggiornamento
dichiarati
*Rappresentazione parziale della
checklist redatta, relativa alla sola
Knowledge Base
• Documentazione online
• Brochure
• Specifiche tecniche
richieste ai produttori
• Intervista telefonica
• E’ molto importante
chiarire potenziali
ambiguità (es. MARC =
UNIMARC o MARC21?)
• E utile preparare una
griglia su cui annotare i
dati tecnici ed eventuali
commenti
Prodotti: vantaggi e svantaggi
Vantaggi
 Punto unico di gestione/accesso dati
 Strumenti per valutazione e analisi
 Automazione di processi (es. potenziamento e
automatizzazione di messaggi verso l’utenza o gli operatori)
 Ottimizzazione del tempo lavorativo impiegato nella gestione
 Personalizzazione secondo i propri bisogni (OpenSource)
 Risparmio tempi di sviluppo (prodotti commerciali)
Svantaggi
 Dipendenza dai fornitori (prodotti commerciali)
 Costi di sviluppo (OpenSource)
 Necessità di adattare l’organizzazione del lavoro
L’analisi interna: conosci te stesso
• Costituzione gruppi di lavoro e relativi obiettivi
• Stato delle risorse elettroniche dell’istituzione,
mappatura logistica e finanziaria
• Verifica della disponibilità dell’istituzione ad
un’eventuale riorganizzazione
• Ripensamento organizzazione interna
• Individuazione delle problematiche organizzative
e tecniche
Problematiche organizzative
• Ottimizzazione del flusso di lavoro
• Localizzazione delle procedure di gestione
• Numero e tipologie di servizi offerti o che si
prevede di offrire
• Creazione di una figura specifica di bibliotecario
delle risorse elettroniche
• Numero di unità di personale
• Individuazione della formazione necessaria per il
personale
Problematiche tecniche
•
•
•
•
Compatibilità con applicativi già in uso
Formati utilizzati per il trasferimento dati
Scelta dell’opzione modulare o “All in One”
Dimensioni della Knowledge Base in dotazione
e procedure di aggiornamento
• Possibilità di personalizzazione
• Modalità e completezza nel processo di
esportazione dei dati in caso di cambio di
sistema
Scarsa diffusione degli ERMS in
Italia: quali ragioni?
• Sistemi ancora poco maturi in generale?
• Poco interesse dei venditori verso il mercato
italiano?
• Prodotti poco adatti ai sistemi bibliotecari
italiani?
• Difficoltà nell’ottenere un trial adeguato alle
caratteristiche della biblioteca?
• Ambiente poco ricettivo?
Fattori che rendono un ambiente
“ostile” all’introduzione di un ERMS
• Problemi di carattere organizzativo
• Compresenza di molti software e applicazioni
• Diffidenza nell’acquistare un prodotto a “scatola
chiusa”
• Mancanza di progetto a livello nazionale (vedi
iniziativa portoghese)
• Difficoltà finanziarie delle biblioteche, che
possono portare ad escludere nuovi progetti
Caratteristiche di un’ambiente
favorevole
Dove vi siano le seguenti condizioni:
• Flessibilità dei flussi di lavoro
• Centralizzazione delle biblioteche (SBA) e delle
risorse bibliografiche
• Riconoscimento dell’importanza fondamentale delle
risorse elettroniche
ma nello stesso tempo
• Visione globale del patrimonio, senza distinzione fra
risorse cartacee ed elettroniche
In sintesi
Ad ogni utente il suo documento, ad ogni
biblioteca il suo ERMS …
Grazie per l’attenzione