La scelta dell’ERM, una prova
generale per la scelta del nuovo
ILS? Il metodo seguito da CIPE
Guido Badalamenti – Università di Siena
Anna Ortigari – Università di Bologna
Gestione delle risorse elettroniche: l'offerta del mercato e la situazione
italiana: un’analisi sugli ERMs
Convegno CRUI – CARE, Roma, 27 Marzo 2009
Agenda
1) Un approccio consortile per la
valutazione
2) Gli ERM sono strettamente legati agli
ILS
3) Acquisto o partnership
4) Le aspettative degli utenti
5) La specificità italiana
6) I prodotti considerati
7) Qualche conclusione
1.1. Un approccio consortile
alla valutazione

La scelta consortile presenta innumerevoli vantaggi dal punto di
vista della qualità e della quantità delle risorse coinvolte nel
processo valutativo, di implementazione, gestione, e dell’economia
complessiva.
Si possono mettere insieme risorse e know how che pochi Atenei
sarebbero in grado di impiegare o di distogliere dagli impegni
abituali
Si possono conseguire dei risparmi economici e migliori risultati

Si tratta di un modello consolidato grazie all’esperienza maturata
con:



La valutazione comparativa di WOS e di SCOPUS
che ha portato inizialmente a definire una griglia di valutazione molto
analitica, sulla base della quale si è realizzata un’attività distribuita di test
e di valutazione, con un’analisi incrociata degli output dei diversi Atenei
La valutazione della piattaforma tecnologica,
che ha portato alla scelta di SFX Metalib e alla configurazione di
un’architettura condivisa con una istanza comune (CIPEX) cooperativa
per SFX e la condivisione degli oneri gestionali e di implementazione
L’orizzonte non è solo quello dei membri del Consorzio, ma si tratta
di un progetto aperto alla partecipazione di altri, con la prospettiva di
offrire servizi anche a soggetti terzi che non siano membri del
Consorzio
1.2. Un approccio consortile alla
valutazione
 Tuttavia la valutazione congiunta da parte dei
membri di un Consorzio – fortemente caratterizzato
dall’acquisto di risorse elettroniche - rappresenta un
livello di complessità maggiore sotto alcuni profili:
 l’eterogeneità degli ILS adottati fa crescere
esponenzialmente le esigenze rispetto al livello di
interoperabilità degli ERM
 l’alto livello di soddisfazione per i servizi cui si è abituati,
rispetto alla gestione dei contratti e delle licenze, innalza le
aspettative rispetto alle prestazioni dell’ERM
 la necessità di un ERM si colloca non tanto sotto il profilo
della gestione dei titoli, quanto piuttosto nell’ottica dei
servizi agli utenti, nell’analisi statistica, nella valutazione
dell’impatto dei nuovi acquisti rispetto alle collezioni
esistenti (sia cartacee, che elettroniche)
2.1. Gli ERM sono strettamente
legati agli ILS

Le risorse elettroniche occupano uno spazio enorme dei
nostri budget (dal 2008 hanno superato la spesa per il
cartaceo), della nostra organizzazione, del nostro
tempo, non possiamo quindi fare buona
programmazione senza un alto livello di integrazione tra
ERM e ILS

di fatto la nascita degli ERM sancisce l’obsolescenza degli ILS
cosiddetti di nuova generazione, che avevano come obiettivo la
gestione integrata di tutti i servizi di biblioteca

la complessità delle nuove funzioni e la necessità di interazione
con i knowledge base esterni ha fatto si che fosse più semplice
ed efficace sviluppare dei nuovi prodotti, completamente esterni

la scelta dell’ERM è/deve essere condizionata dall’ILS
che si utilizza?

la scelta dell’ERM può condizionare la scelta dell’ILS
futuro?
2.2. Gli ERM sono strettamente
legati agli ILS

i problemi di interoperabilità: io sono compatibile con
tutti, sono gli altri che non sono compatibili con me



di fatto esiste un basso o nullo livello di controllo sui flusso dei
dati, da e verso i prodotti di altre swhouse
spesso il più alto livello di interoperabilità lo si raggiunge grazie
alle capacità dello staff di ciascuna struttura, o del Consorzio, nel
manipolare ed integrare dati provenienti dai due diversi sw.
Conseguentemente rientra in gioco la valutazione dei costi in
termini di risorse umane. Qual è, e quanto vale, il lavoro che si
sposta dallo staff amministrativo/bibliotecario – che noi vorremmo
diminuire - a quello sistemistico?
i problemi di intraoperabilità: non è detto che tutti i
moduli parlino subito lo stesso linguaggio, un giorno lo
faranno


gli ILS rischiano di rappresentare di fatto i dinosauri del nostro
zoo, con cui pochi riescono a parlare
dobbiamo aspettare la nascita di nuovi ILS?
3.1. Acquisto o partnership
Qual è il salto di qualità che riesco a compiere all’interno della mia
organizzazione, grazie agli ERMS, qual è il loro livello di maturità?


Dal punto di vista dell’economia gestionale, l’aspettativa per gli ERM ha
due profili:

la drammatica necessità di informazione








tra gli operatori che operano su fronti diversi ma sempre collegati agli ERM:
contrattazione, gestione piattaforme, gestione biblioteca
verso gli utenti
la riduzione della quantità di lavoro che grava intorno alla gestione delle
risorse elettroniche
se il punto precedente viene semplicemente rimpiazzato o complicato
dall’attività necessaria all’implementazione di un ERM, il modello va in
crisi
Gli strumenti attualmente in circolazione riescono ad aggiungere valore
in modo significativo all’attuale gestione, senza tradursi in un’attività
aggiuntiva particolarmente complessa? Ed a quali costi?
Riescono ad integrarsi in maniera soft nel mio ciclo produttivo e con le
mie piattaforme di ricerca, OPAC e linkresolver?
Qual è il valore aggiunto rispetto all’uso di database locali e tabelle di
calcolo
Mi consentono la gestione di tutto il mio patrimonio di risorse
elettroniche, inclusi gli e-books?
3.2. Acquisto o partnership
 l’utilità di incontri e dibattiti con i fornitori
 In questa fase di forte sviluppo di molto prodotti, vi
sono ampie possibilità di collaborazione e partnership
con i produttori, per influire sulla qualità dello sviluppo
 il ruolo che possono avere gli utenti
l’approccio consortile all’acquisto dovrebbe consentire
più agevolmente la pianificazione di una partnership di
sviluppo con il produttore, per giungere ad uno
sviluppo e ad un mantenimento del prodotto più
confacente alle esigenze degli utenti
 tra i criteri di valutazione sarebbe utile prevedere
anche lo spazio che viene riconosciuto dal fornitore
per le richieste e le proposte avanzate dagli utenti

4.1. Le aspettative degli utenti
Perché è importante partire dai nostri bisogni?
a) Per fare scelte più consapevoli rispetto agli investimenti di risorse economiche e umane
Qual è il valore aggiunto e quali gli output di cui abbiamo bisogno?
a) Semplificare

l’intero il flusso di lavoro delle RE per le varie tipologie di licenze: modello di workflow e
modello organizzativo
b) Integrare

con altri strumenti di gestione delle licenze: es. moduli acq. ILS,

con altri strumenti di analisi e gestione dei costi (budget, reportistica controllo di gestione)

con strumenti di implementazione e gestione degli accessi : es. link resolver, cataloghi

strumenti di monitoraggio e valutazione delle performance del servizio e analisi dei
costi/benefici delle RE: es. statistiche, costi di processo
c) Supportare

nei processi selezione delle collezioni e dei modelli di licenza, es. analisi sovrapposizioni
con bdati testo pieno,: p+ol, e-only , holdings
d) Migliorare

Il flusso di comunicazione con le biblioteche e con gli utenti, es. opzioni sulle collezioni,
vincoli e opportunità dei contratti su modelli di licenze, clausole sui diritti degli utenti
4.2. Le aspettative degli utenti
L’utilità del confronto con la letteratura e con altre
esperienze in corso:
La metodologia di valutazione adottata ha tratto beneficio da:
a) letteratura professionale (straniera): iniziative, buone
pratiche, problematiche, griglie di analisi comparativa e
soluzioni adottate
b) valutazioni condotte da Jisc e Sconul, dal Consorzio
francese Couperin e dal Consorzio portoghese B-On
(Biblioteca do Conhecimento Online).
c) di particolare utilità: schema della DLF ERM Initiative
d) confrontato con una rappresentazione schematica di
workflow di risorse consortili Cipe: dal processo
decisionale a quello di gestione e manutenzione *
4.3. Le aspettative degli utenti
Il work flow come punto di riferimento per
l’implementazione, la gestione e la manutenzione
Ci ha permesso di predisporre
Griglia esigenze e di valutazione Cipe
a)
rappresentare il flusso di lavoro e di comunicazione delle tipologie
di licenze consortili e di risorse prese in esame
b)
rappresentare una sintesi delle esigenze e aspettative sottoposte
ad alcuni soggetti commerciali
c)
avere uno strumento di analisi e di valutazione comparativa per i
prodotti esaminati
d)
adottare una metodologia valutativa oggettiva e condivisa da più
sedi Cipe (simile a quella adottata per scopus/wos)
4.4. Le aspettative degli utenti
Griglia sintetica esigenze di valutazione di Cipe *
General workflow for each agreement and for each resource
Resource name or Publisher
1. Selection and Evaluation of new resource / Renewal
2. Contents
3. Access - Integration and interoperability level
4. Negotiations
5. Agreement
6. Subscribers
7. Costs
8. Management of rights and obligations of users
9. Helpdesk
10. Archiving management
11. Use evaluation / Statistics
12. Annual deadline management
4.4.bis Griglia di valutazione:
Esplosione dei requisiti di negoziazione
Level of negotiation
University, Consortium, National
Length of negotiation
titles owners scientific societies or other
publishers
Evaluation on contents
Subscribed titles, big-deal, UTL, cross ,
current/backfile, print or electronic
archive
Fte, holdings and historical expenditure,
band/level of costs, level of use
4.NEGOTIATION
Evaluation on models of
cost
Consortium discount
Evaluation on
technological
performance
level of integration
Evaluation on services
and other added
value
Negotiation note
5.1. La specificità italiana
Altri requisiti: grado flessibilità, granularità, completezza
Alla complessità che deriva da un mercato in continua evoluzione, dalla
riduzione delle risorse disponibili e dalla contestuale crescita di
esigenze di ricerca, si aggiunge quella che deriva dalla
frammentazione dei Centri di ricerca, del Sistema bibliotecario
italiano, dei Centri decisionali, dei Centri si spesa
Un ERM deve essere sufficientemente flessibile e granulare per
implementare e gestire:
1)
Tutte le tipologie delle licenze: acquisti e licenze d’uso, licenze
negoziate e licenze standard, nuovi modelli (es open access)
2)
Tutte le tipologie di risorse: periodici elettronici, basi dati, libri
elettronici
3)
La sovrapposizione tra licenze consortili (e/o provenienti da
consorzi diversi) e gli acquisti autonomi, a prescindere dal livello
di acquisizione e dal numero di soggetti coinvolti: licenze locali, di
consorzio/i, nazionale, gruppi di interesse disciplinare
5.2. La specificità italiana
Inoltre
4) gestire tutte le modalità di adesione e le opzioni fra
Consorzi e all’interno dello stesso Consorzio
a) Per le Biblioteche, opzioni su



b)
collezioni: es. big deal, subj coll, backfile, contenuti su licenze e
piattaforme diverse (jstor+editore per corrente, editori+bdati))
modelli economici, es. p+ol, e-only
modalità di accesso, es. locale, remoto
Per gli Utenti: necessità di informare in modo capillare e
rapidamente sui diritti, servizi e comportamenti derivanti
dalle diverse clausole


Diversi fra editori: utenti autorizzati, usi consentiti, es. ill, dd,
course package
Diritti che cambiano con la mobilità dei titoli …
6.1. I prodotti considerati
1) Prodotti commerciali: incontri, trattative,
analisi, valutazioni
a) Verde (Ex Libris)
b) Serials Solutions 360 Resource Manager
2) Prodotti Open Source: analisi
a) Gold Rush (CARL, Colorado Alliance of
Research Libraries)
6.2. I prodotti considerati
Punti di forza e di debolezza (analisi al 10.11.2008) *
VERDE (Proprietario)
In esame
Installazione/
gestione
Principali
funzionalità
Principali benefici
Principali ciriticità
+ costoso, ma scontato
su nuovo ILS (URM).
interoperabile con prodotti exInteroperabilità prodotti
libris (Aleph) e link resolver
non Ex Libris.
presenti presso 9/11 sedi (sfx)
Prospettiva sviluppo
(partnership)
Confluenza nuovo ILS Ex
Libris (URM)
Serial Solution (Proprietario)
Nov. 2008
3) Dove si è fermata la nostra analisi
Utente (costi
hw)
ERM
integrato con Recupero investimenti su
kbase di sfx e prodotti Ex Libris
metalib
gestione informazioni d'uso
provenienti dalle licenze per
utenti
+ costoso (negoziabile), ma con Recupero
investimenti risorse (economiche e umane) in
vista della gestione integrata delle risorse
elettroniche previsto con lo sviluppo futuro
(URM) per utenti Ex Libris
Immagazzina costi
licenze, ma non elabora
i costi
analisi statistica
inadeguato modulo
analisi statistica e costo
uso diverse risorse
analisi holdings
Gold Rusch (Open
Source)
Giudizio complessivo (nessuna
sperimentazione concreta dei prodotti)
Buona interoperabilità con Aleph e servizi SFX
(kbase come guest per chi non ha sfx);
criticità per altri ILS
visibile grafico workflow su
fase del processo secondo
schema DLF
+ economico rispetto a
Verde. Buona la parte di
gestione dei database e degli
e-book
inadeguato modulo
gestione holdings per
utenti non Aleph
Possibile Partnership per sviluppo esigenze
non coperte attualmente: struttura consolidata
di riferimento (anche a beneficio dei fornitori)
Scadente la parte di gestione delle holdings e
dell'analisi e proizione dei costi delle licenze e
delle statistiche comparative (sincronizz.
Statistiche Sfx)
Stand alone
interoperabilità con
prodotti Ex Libris (uso
parallelo SS-SFX)
No Interoperabilità con ILS e con Link
Resolver in uso (sfx) - (uso parallelo kblase SSProdotti
SFX)
Modulo consortile
Fornitore
ERM + Link
Resolver,
kbase e
interfaccia
utente
Ottime alcune funzionalità gestionali:
holdings, analisi e proizione costi,
comparazione monitoraggio Counter, gestione
dbase e e-book. Link resolver per alcune sedi
alternativa link resolver per
alerting solo se con Link
enti che non hanno sfx
Resolver SS
ottimo modulo monitoraggio
maggiore interoperabilità?
per valutazione comparata su
Possibile Partnership per sviluppo esigenze
holdings, uso e costi RE
non coperte attualmente (anche a beneficio
(Counter)
dei fornitori)
gestione informazioni d'uso
provenienti dalle licenze per
utenti nell'intefaccia pubblica
+ economico rispetto a Verde interoperabilità con
prodotti Ex Libris (uso
parallelo GR-SFX)
Fornitore
ERM + Link
Resolver,
kbase e
interfaccia
utente
link resolver per enti che non
hanno sfx
scarsa presenza di
funzionalità di analisi
dei costi
Stand alone
richiede forti investimenti
per la personalizzazione
+ economico, ma scarso controllo consistenza
informazioni Kbase SS e SFX
Da verificare Interoperabilità con ILS e con
Link Resolver in uso (sfx). Link resolver per
alcune sedi
gestione informazioni d'uso
provenienti dalle licenze per
investimenti per sviluppi
utenti nell'interfaccia pubblica e personalizzazione
Minori funzionalità di SS senza peraltro essere
competitivo sul piano economico
Necessita di investimento per sviluppo e
personalizzazione senza garanzie di
interoperabilità in umercato con presenza di
prodotti + stabili ed economici
non gestisce singoli e-book
Il più debole sul piano rapporto costi/benefici
scarsa documentazione
immaturi
rispetto a
esigenze
manifestate
da Cipe
7. Qualche conclusione
a) Rispetto al momento storico dell’analisi

Prodotti immaturi rispetto a esigenze iniziali individuate da Cipe

Rapidi processi di reingegnerizzazione di prodotti nati come
appendici ai link resolver

Necessità di ulteriori approfondimenti e valutazione anche di
soluzioni alternative
b) Rispetto al contesto di Cipe e alla prospettiva di dotarci
di unico ERM/Cipe

Tutti i prodotti presi in esame hanno problemi di interoperabilità
con prodotti terzi: ILS o link resolver

Esigenza comune di ottimizzare e recuperare investimenti in
termini di risorse economiche e umane e … di seguire con
attenzione la rapida evoluzione in vista di una soluzione comune
Il gruppo di lavoro ERM di CIPE
Studio di fattibilità: marzo-novembre 2008
Analisi esigenze utenti, studio della documentazione,
presentazioni, incontri trattative e colloqui con i
fornitori oggetto dello studio di fattibilità sono state
condotte da:
Le Università
Bologna, Firenze, Genova, Modena, Parma, Sassari, Siena
Le Persone (bibliotecari e informatici)
G. Badalamenti (coordinatore)
I.Davoli, S.De Lucchi, D.Doro, M.Gorreri, R.Ingrosso, A. Lippi, F.Mamoli,
G.Maraviglia, A.Melis, M.Nardelli, E.Nenci, A.Ortigari, D.Parrini, V.Pea,
E.Pilia, M. Putti, M.Tagliabue, L.Vannucci