MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA’ CULTURALI
Corso di riqualificazione – passaggi dall’area A alla p. e. B 1
La semplificazione amministrativa:
D.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445
Elisa Bucci
2008
1
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia
di documentazione amministrativa
E’ articolato in sette capi:
•Capo I – Definizione e ambiti di applicazione
•Capo II – Documentazione amministrativa – disposizioni
su documento amministrativo e informatico, trasmissione di
documentazione, autenticazione, la firma digitale, la
legalizzazione di firme e fotografie
•Capo III Semplificazione della documentazione
amministrativa - le istanze, i certificati, l’acquisizione
diretta di documenti, l’esibizione di documenti, le
dichiarazioni sostitutive
•Capo IV - Sistema di gestione informatica di documenti
•Capo V – Controlli
•Capo VI – Sanzioni
•Capo VII – Disposizioni finali
2
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa
Le norme del testo unico disciplinano la formazione,
il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione,
la trasmissione di atti e documenti da parte di
organi della pubblica amministrazione;
disciplinano altresì la produzione di atti e
documenti agli organi della pubblica
amministrazione nonché ai gestori di pubblici
servizi nei rapporti tra loro e in quelli con
l'utenza, e ai privati che vi consentono
3
DEFINIZIONI: art. 1
• il documento amministrativo è “ogni
rappresentazione, comunque formata, del contenuto
di atti, anche interni, delle pubbliche
amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell’attività amministrativa”
il documento amministrativo
è “ogni rappresentazione grafica,
fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del
contenuto di atti, anche interni, detenuti da una pubblica amministrazione
e concernenti attività di pubblico interesse… “ (art. 22 c. 1 lettera d – L.
241/1990)
4
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
I soggetti tenuti ad applicare obbligatoriamente le
disposizioni
• Tutte le pubbliche
amministrazioni
• I gestori di servizi pubblici
nei rapporti con l’utenza
(soggetti anche privati
che, a seguito di
concessioni
amministrative, gestiscono
servizi di pubblico
interesse quali ad es.
assistenza sanitaria,
trasporto pubblico,
fornitura di luce, gas e
acqua, riscossione dei
tributi..)
5
Autenticazione di copie
• Consiste nell'attestazione di conformità con
l'originale scritta alla fine della copia, a cura del
pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì
indicare
–
–
–
–
–
–
la data e il luogo del rilascio,
il numero dei fogli impiegati,
il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché
apporre la propria firma per esteso ed
il timbro dell'ufficio
se la copia dell'atto o documento consta di più fogli il
pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di
ciascun foglio intermedio
• Le copie autenticate possono essere validamente
prodotte in luogo degli originali
6
Autenticazione di copie
Ufficio……
Io sottoscritto (nome cognome) _____________________________
ai sensi dell’art. 18 del d.p.r. 28.12.2000 n. 445
attesto che la presente copia, composta di n. ____fogli,
è conforme all’originale
luogo e data
Il funzionario incaricato
(qualifica rivestita)
timbro dell’ufficio
firma per esteso
7
Autenticazione di copie
• L'autenticazione delle copie può essere fatta
– dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso l'originale
– dal pubblico ufficiale presso il quale è depositato l'originale
– dal pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il
documento
– da un notaio
– dal cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario
incaricato dal sindaco
– dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro
dipendente competente a ricevere la documentazione, su
esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello
stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la
copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in
corso
8
Modalità alternative all’autenticazione di copie
La conformità all’originale di una copia :
– di un atto rilasciato o conservato da una pubblica
amministrazione
– di una pubblicazione
– di un titolo di studio
– di un titolo di servizio
– dei documenti fiscali che devono essere
obbligatoriamente conservati dai privati
può essere attestata con una dichiarazione
sostitutiva dell’atto di notorietà che può essere
apposta anche in calce alla copia stessa
9
Autenticazione di sottoscrizioni
L'autenticità della sottoscrizione di qualsiasi istanza o
dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà da
produrre agli organi della pubblica amministrazione,
nonché ai gestori di servizi pubblici è garantita se:
• la sottoscrizione è stata apposta in presenza del dipendente addetto,
previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive
• l’istanza o la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è sottoscritta
e presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un
documento di identità del sottoscrittore
 La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per
l'assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni,
nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli
culturali non è soggetta ad autenticazione
10
Documenti di identificazione
documento di identità
carta d'identità ed ogni altro documento munito
di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto
cartaceo, magnetico o informatico, da una
pubblica amministrazione competente dello
Stato italiano o di altri Stati, con la finalità
prevalente di dimostrare l'identità personale del
suo titolare
11
Documenti di identificazione
Documenti di riconoscimento equipollenti alla carta di
identità:
• Il passaporto;
• La patente di guida e la patente nautica;
• Il libretto di pensione;
• Il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici;
• Il porto d’armi;
• Le tessere di riconoscimento munite di fotografia e di timbro
(o altra segnatura equivalente) rilasciate da
un’amministrazione dello Stato
(articolo 35)
12
Certificato
Documento rilasciato da una pubblica
amministrazione avente funzione di cognizione,
riproduzione e partecipazione a terzi di stati,
fatti o qualità personali
contenuti in albi, elenchi o registri pubblici (ad es.
certificati di residenza)
o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni
pubbliche (ad es. certificati medici)
(art. 1 - definizione di certificato presente per la prima volta in un testo
normativo)
13
Accertamenti d'ufficio
– art. 43
• Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non
possono richiedere atti o certificati concernenti stati, qualità
personali e fatti che risultino elencati all'art. 46,
–
–
–
–
–
–
–
–
–
data e il luogo di nascita, residenza, cittadinanza;
godimento dei diritti civili e politici;
stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
stato di famiglia, esistenza in vita;
nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
appartenenza a ordini professionali;
titolo di studio, esami sostenuti
qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di
formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica; …
– possesso e numero del codice fiscale …
– stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di
studente;
……..che
siano attestati in documenti già in loro possesso o
che comunque esse stesse siano tenute a certificare
14
Accertamenti d'ufficio
– art. 43
In luogo di tali atti o certificati le amministrazioni pubbliche e
i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad
– acquisire d'ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte
dell'interessato, dell'amministrazione competente e degli elementi
indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti,
– ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta
dall'interessato
La richiesta di tali atti costituisce violazione dei doveri d’ufficio
I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la
cittadinanza, lo stato civile e la residenza attestati in
documenti di identità o di riconoscimento in corso di
validità, possono essere comprovati mediante esibizione dei
documenti medesimi
15
Dichiarazione sostitutiva di certificazione
• Può essere prodotta per attestare stati, qualità
personali e fatti indicati tassativamente all’art. 46
• Deve essere sottoscritta dall’interessato, senza
nessuna particolare formalità
• I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine,
di conformità CE, di marchi o brevetti non
possono essere sostituiti da altro documento
16
Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà
La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà è il
documento, sottoscritto dall’interessato, concernente stati,
qualità personali e fatti, a sua diretta conoscenza e non
ricompresi nell’elencazione dall’art. 46
Tale forma può essere utilizzata anche per:
• Attestare la conformità all’originale della copia di un documento
(art. 19)
• Dichiarare lo smarrimento di un documento, al fine di ottenere un
duplicato, nei casi in cui la legge non preveda l’obbligo di
denuncia (art. 47)
17
Semplificazione della documentazione
amministrativa - Innovazioni
Ampliamento dei soggetti
destinatari
I privati, se manifestano il loro
consenso
Ampliamento dei soggetti che
possono avvalersi
dell’autocertificazione
I cittadini non appartenenti all’U.E.,
purché con permessi di soggiorno,
limitatamente a fatti certificabili o
attestabili in Italia da soggetti pubblici
(fatte salve le speciali disposizioni
contenute nelle leggi e nei regolamenti
concernenti la disciplina
dell'immigrazione e la condizione dello
straniero)
I cittadini non appartenenti all’U.E.,
purché con permessi di soggiorno, in
applicazione di convenzioni
internazionali fra l'Italia ed il Paese di
provenienza del dichiarante
18
Semplificazione della documentazione
amministrativa - Innovazioni
Eliminazione del
requisito dell’autentica
della firma per tutte le
dichiarazioni sostitutive
di atto di notorietà
unificandole alle
dichiarazioni sostitutive
di certificazioni
E’ sufficiente per
entrambe la mera
sottoscrizione fatta in
presenza del dipendente
addetto oppure fatta non
in sua presenza ma
allegando copia fotostatica
non autenticata di un
documento d’identità
dell’interessato
19
Semplificazione della documentazione
amministrativa - Innovazioni
Semplificate le
dichiarazioni di chi non
sa o non può firmare
Vengono raccolte dal
pubblico ufficiale senza la
presenza di due testimoni e
dell’autentica della loro
sottoscrizione
Semplificate le
dichiarazioni di coloro
che sono impediti
temporaneamente per
motivi di salute
Vengono presentate, dinanzi
al pubblico ufficiale, dal
coniuge o in assenza dai
figli o in mancanza da altro
parente o collaterale fino al
III grado
20
Semplificazione della documentazione
amministrativa - Innovazioni
 Acquisizione diretta (art. 43):
 Divieto per le Amministrazioni pubbliche di richiesta di
atti o certificati concernenti stati, qualità personali o
fatti (elencati nell’art. 46) attestati in altri documenti o
che esse sono tenute a certificare
 Accettazione delle dichiarazioni sostitutive
 Accertamento d’ufficio
 Indicazione, da parte dell’interessato,
dell’amministrazione competente e degli elementi
indispensabili per il reperimento delle informazioni
21
Semplificazione della documentazione
amministrativa - Innovazioni
Si passa
dall’emanazione di
certificati
al controllo delle
dichiarazioni sostitutive di
certificazione
Non con
l’acquisizione delle
certificazioni
ma con una conferma da
parte dell’amministrazione
che detiene le informazioni
di quanto dichiarato
dall’interessato
22
Semplificazione della documentazione
amministrativa - Innovazioni
I controlli (art. 71)
• hanno il compito principale di evitare che l’uso delle
autocertificazioni non veritiere possa viziare il processo
decisionale delle amministrazioni, inducendole ad adottare
provvedimenti diversi da quelli che avrebbero adottato se
fossero state in possesso di informazioni corrette
• sia a campione, sia nei confronti di quelle dichiarazioni
che danno adito a fondati dubbi
• necessario attivare una modulistica che contenga modalità
ed effetti dei controlli (sanzioni previste dagli artt. 75 e 76)
23
Semplificazione della documentazione
amministrativa - Innovazioni
Sanabilità delle
irregolarità o delle
omissioni rilevabili
d’ufficio, non costituenti
falsità
(“la regolarizzazione o rettifica
delle dichiarazioni incomplete
fornite non fa riferimento alla
differente ipotesi di dichiarazioni
non veritiere nel loro contenuto”
. Consiglio di Stato sez. V - sent.
n. 2131 dell’8.5.2007)
Il funzionario
competente a ricevere la
documentazione deve dar
notizia all’interessato per
consentirgli la
regolarizzazione o il
completamento della
dichiarazione onde
evitare che il
procedimento si arresti
24
Sanzioni a carico del funzionario per
violazione dei doveri d’ufficio
Per violazione dei doveri d’ufficio si intende il mancato compimento di
una certa attività prevista come obbligatoria per legge; comporta
l’applicazione di sanzioni disciplinari
Costituisce violazione dei doveri d’ufficio (art. 74)
la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o
di atto di notorietà rese a norma delle disposizioni testo unico;
la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui, ai sensi
dell'articolo 43, ci sia l'obbligo del dipendente di accettare la
dichiarazione sostitutiva;
il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l'attestazione di
stati, qualità personali e fatti mediante l'esibizione di un documento di
riconoscimento;
la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni
25
Sanzioni a carico del dichiarante
Qualora dal controllo (previsto dall’art. 71) emerga la non
veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante
decade dai benefìci eventualmente conseguenti al
provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non
veritiera (art. 75)
Le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi
di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per
gli atti emanati, quando l'emanazione sia conseguenza di
false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non
più rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da terzi
(art. 73)
26
Sanzioni penali a carico del dichiarante (art.76)
Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o
ne fa uso nei casi previsti dal testo unico è punito ai sensi
del codice penale e delle leggi speciali in materia
L'esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a
verità equivale ad uso di atto falso.
Se i reati suindicati sono commessi per ottenere la nomina
ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione all'esercizio di una
professione o arte, il giudice, nei casi più gravi, può
applicare l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o
dalla professione e arte
27