L’esperienza italiana
dei progetti di e-Government
Marco Gentili
Responsabile Area
Governo e Monitoraggio delle Forniture ICT
Spunti e riflessioni sul ritorno degli investimenti suggerite dal
monitoraggio dei progetti di e-Government
Forum PA – Roma - maggio 2006
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
1
Area Governo e Monitoraggio Forniture ICT
Governo e qualità delle forniture ICT
centro di competenza sull’acquisizione delle forniture ICT
strategie di acquisizione e appalto pubblico, studi di fattibilità e analisi
costi/benefici, contratti e capitolati tecnici
project management, monitoraggio, assessment, di contratti/progetti
assicurazione qualità, indicatori di qualità, customer satisfaction e CRM
analisi di risultati e ricadute di contratti/progetti ICT, benchmarking
gestione delle Linee guida sulla qualità dei beni e servizi ICT per la
definizione ed il governo dei contratti della PA
Monitoraggio dei contratti e progetti delle PAC e del CNIPA
monitoraggio dei contratti ICT di grande rilievo D.Lgs. 39/93
verifica l’operato delle società di monitoraggio qualificate dal CNIPA
verifica di risultati conseguiti, costi sostenuti, benefici ottenuti, di
contratti/progetti ICT strategici
Monitoraggio dei progetti delle PAL
monitoraggio dei progetti finanziati dal CNIPA
per lo sviluppo della Società dell’Informazione e dell’e-Government
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
2
Monitoraggio dei progetti di e-Government
Obiettivi
Garantire l’erogazione dei cofinanziamenti
coerentemente ai risultati raggiunti
nell’ambito delle convenzioni stipulate
Configurare un modello di cooperazione
CNIPA, Regioni e CRC, Enti coordinatori e Enti aggregati
Concentrarsi sul raggiungimento dei risultati
Verificare il completamento delle attività piuttosto che la rendicontazione
delle spese sostenute
Adottare un approccio il meno invasivo possibile
documentare quanto dichiarato con evidenze oggettive già in possesso del
progetto
Supportare la comunicazione dei risultati raggiunti
rapporto di sintesi periodici e cruscotto del monitoraggio
Evidenziare le best practices
offrire una cassa di risonanza al progetto agevolandone la comunicazione
dei risultati
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
3
Monitoraggio dei progetti di e-Government
Caratteristiche
Monitoraggio asincrono
pianificazione esecutiva ex-ante prima dell’avvio del progetto
rapporti di monitoraggio emessi in funzione della storia del progetto
necessità di sincronizzare i risultati degli assessment
2/3 assessment in corso d’opera
1 verifica finale ex-post dopo il completamento del progetto
Rilevazione dati
verifica di parte terza (Monitore) delle evidenze oggettive
Focalizzazione sul Piano esecutivo
attività, relazioni tra attività, prodotti, costi, tempi
non si prende visione di impegni e disposizioni di pagamento
Indicatori
Conduzione progetto, avanzamento e ritardo progetto
Rischio progetto e attuazione contromisure
Risultati progetto, servizi e infrastrutture rilasciati
Ricadute progetto, utenti, dipendenti PA, gestione infrastrutture
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
4
Che cosa è il ritorno degli investimenti ?
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
5
RITORNO DEGLI INVESTIMENTI
Esempi di risultati (output) e ricadute (outcome)
Istruzione
Sanità
Input
numero di scuole
numero di docenti
posti letti disponibili
numero di medici
Output
numero di laureati
operazioni effettuate
pazienti dimessi
Outcome
intermedio
laureati che hanno un lavoro
pazienti guariti
Outcome
forza lavoro qualificata
cittadini sani
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
6
RITORNO DEGLI INVESTIMENTI
Risultati e ricadute del monitoraggio progetti di e-gov
Monitoraggio dei Progetti di E-Government
Input
risorse stanziate per il monitoraggio
numero di assessment previsti
pianificazione esecutiva dei progetti coinvolti
Output
assessment effettuati
assistenza via telefono/e-mail effettuata
rapporti di sintesi prodotti e cruscotto del monitoraggio
Outcome
intermedio
dimensione economica dei cofinanziamenti erogati
identificazione di varianti, problemi, ritardi
gestione azioni correttive
Outcome
migliorata gestione della documentazione di progetto maggior
orientamento al project management delle PA
ottimizzazione dell’uso dei cofinanziamenti MIT
maggiore visibilità dei progetti
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
7
MONITORAGGIO PROGETTI DI E-GOV
Input e Output
Evento
Tempo
SAL% Cofinanz.
Avvio convenzione
I Assessment MC
II Assessment MD
Fine sviluppo
Avvio Esercizio
Verifica finale MF
Fine convenzione
marzo 2003
0%
dopo 8-12 mesi dall’avvio
30%
dopo 16-24 mesi dall’avvio
70%
dopo 24-36 mesi dall’avvio
100%
dopo la fine sviluppo
dopo 2-3 mesi dalla fine sviluppo
dopo 36-48 mesi dalla firma
30%
55%
80%
100%
Input
134 progetti monitorati per un costo complessivo di 480 milioni di euro
0.8% incidenza costo monitoraggio
Output
530 assessment, 6 rapporti di sintesi, 18 presentazioni
1.500 interventi di assistenza via telefono/e-mail l’anno
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
8
MONITORAGGIO PROGETTI DI E-GOV
Outcome intermedio: cofinanziamenti erogati
Assessment completati:
In attesa di esito:
Esito positivo:
Esito condizionato:
Esito negativo:
327
5 dei 327 assessment completati
240 dei 327 assessment completati
4 dei 327 assessment completati
78 dei 249 assessment completati
5; 2%
4; 1%
78; 24%
In attesa di esito
240; 73%
Esito condizionato
Esito negativo
Cofinanziamenti autorizzati dal CNIPA
82,2 Mln €, 74% del cofinanziamento totale
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
Esito positivo
9
MONITORAGGIO PROGETTI DI E-GOV
Outcome
Sviluppo di un orientamento al project management degli Enti
coordinatori
Fare la pianificazione esecutiva e gestire correttamente i documenti
Indurre una alta tensione sull’avanzamento lavori
Competere, in senso positivo, con altri progetti
Utilizzo del monitoraggio per la Governance dei progetti
Tenere sotto pressione i Fornitori ICT e gli Enti aggregati
Identificare l’esigenza di varianti
Garantire la visibilità del progetto
Monitoraggio non come controllo ma come Training sull’ ICT
management
Aiutare Comuni medio-piccoli e Comunità montane che sperimentano per la prima
volta dimensioni progettuali così complesse
Assicurare continuità ai progetti che in corso d’opera cambiano responsabile o livelli
tecnici direzionali
Garantire una metodologia comune condivisa conseguenza di un’azione comune e
trasversale su tutto il territorio nazionale
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
10
Quali sono i risultati e le ricadute dei
progetti di e-Government ?
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
11
RITORNO DEGLI INVESTIMENTI
Risultati e ricadute dei Progetti di e-Government
Progetti di E-Government
Input
finanziamenti stanziati, 480 Mln € di cui 120 Mln € MIT
progetti avviati, 134
amministrazioni coinvolte, 4.700
Output
servizi on line disponibili
transazioni potenziali
transazioni effettive x tipologia di canale
Outcome
intermedio
risparmio di tempo di cittadini ed imprese (utenti finali)
risparmio di tempo lavoro della PA (dipendenti PA)
risparmio economico delle amministrazioni nella gestione di
beni e servizi ICT (infrastrutture)
Outcome
maggiore qualità della vita per i cittadini
maggiore competitività delle imprese
maggiore produttività delle amministrazioni
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
12
PROGETTI DI E-GOVERNMENT
Input: costi e progetti
Progetti
118
progetti che hanno completato i lavori o rilasciato servizi
Sviluppo (misura)
365 Mln €, costo complessivo dei progetti sviluppati in 3 anni
Avviamento all’esercizio (stima)
110 Mln €, 30% del costo complessivo progetti in 1 anno
Gestione (stima)
73 Mln €/anno, 20% del costo complessivo progetti l’anno
I dati prodotti in questa e nelle slide seguenti sono aggiornati a fine
aprile 2006
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
13
PROGETTI DI E-GOVERNMENT
Output: servizi rilasciati per cittadini ed imprese
Servizi on-line rilasciati
1.817 servizi il 42% dei 4.281 servizi previsti
Servizi rilasciati
2000
1722
1800
1817
1639
1600
1342
1400
1421
1200
1200
1000
800
600
507
545
400
200
ag
o
-0
se 4
t0
ot 4
tno 04
v0
di 4
cge 04
n0
fe 5
bm 05
ar
ap 05
r
m -05
ag
gi 05
u0
lu 5
gag 05
o0
se 5
t0
ot 5
tno 05
v0
di 5
cge 05
nfe 06
bm 06
ar
ap 06
r
m -06
ag
-0
6
0
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
14
PROGETTI DI E-GOVERNMENT
Output: transazioni potenziali per cittadini ed imprese
Transazioni potenziali veicolabili sui canali resi disponibili
236 milioni di transazioni relative a 1.817 servizi
198 milioni per i cittadini
38 milioni per le imprese
27% del totale relative ai servizi previsti
Transazioni on-line che i progetti prevedono
generate dai bacini di utenza
e dalla frequenza di attivazione del procedimento amministrativo
attraverso l’utilizzo dei nuovi canali di erogazione implementati
dai progetti
quando l’utilizzo dei servizi sarà a regime
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
15
PROGETTI DI E-GOVERNMENT
Output: servizi nei capoluoghi per cittadini ed imprese
Legenda:
Da 1 a 35 servizi
Da 36 a 90 servizi
Oltre 181 servizi
Tot. servizi disponibili
683
Tot. progetti che li erogano (*)
28
Fascia servizi
Numero
capoluoghi
1-35 servizi
41
36-180 servizi
12
>180 servizi
1
(*) Solo i progetti che hanno effettuato la verifica finale al 17/04/2006
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
16
PROGETTI DI E-GOVERNMENT
Outcome: benefici monetizzabili considerati
Risparmio di tempo di cittadini ed imprese
32% utenti finali
11.820 AP/anno, dato rilevato in valori temporali
222 Mln €/anno - sovrastima 20%
valore tempo utenti 18.782 €/anno fonte ISTAT
Risparmio di tempo lavoro della PA
56% dipendenti PA
15.560 AP/anno, dato rilevato in valori temporali
389 Mln €/anno - sovrastima 30%
costo personale 25.000 €/anno fonte progetti
Risparmio economico amministrazioni gestione beni/servizi
12% infrastrutture ICT
dato rilevato in valori economici
82 Mln €/anno - sovrastima 0%,
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
17
PROGETTI DI E-GOVERNMENT
Outcome: cause di sovrastima dei benefici
Risparmio di tempo di cittadini ed imprese
Si considera il tempo che il cittadino risparmia usufruendo di un servizio online invece che recandosi di persona allo sportello
Risparmi notevoli nel caso di grandi città per l’entità dei tempi di
spostamento e la numerosità della popolazione
Si trascura il fatto che l’utente generalmente non si sposta per assolvere ad
un’unica pratica, ma concentra più commissioni da sbrigare nello stesso
momento
Si trascura una definizione del bacino d’utenza che tenga conto del
digital divide e dell’approccio multicanale
Occorre riflettere sulle modalità effettive di relazione utente-servizio per
giungere a stime più precise
Risparmio di tempo lavoro della PA
Si considera che il costo dei dipendenti precedentemente impiegati
nell’erogazione del servizio si azzeri istantaneamente
Si trascurano i costi ed i tempi di conversione, formazione,
dismissione, del personale
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
18
RITORNO DEGLI INVESTIMENTI
assunzioni di base per abbozzare un modello
Avviamento e periodo di transizione
Intervallo temporale intercorrente tra l’inizio dell’avviamento all’esercizio,
successivo alla fine dello sviluppo (durato 3 anni) e il momento in cui la
gestione dei servizi sarà a regime
La maggior parte dei progetti stima che la durata del periodo di transizione
sia compreso tra 1 e 3 anni, il modello è sviluppato prudenzialmente su un
periodo di 7 anni
I benefici stimati restano potenziali dopo la conclusione dei progetti sino al
raggiungimento del punto di pareggio
Gestione dei servizi a regime
Tutti i servizi previsti sono rilasciati presso tutti gli enti partecipanti ai
progetti
Tutti gli utenti in grado di farlo (per livello culturale, risorse tecnologiche,
ecc.) accederanno ai servizi attraverso i nuovi canali invece che in modo
tradizionale
Una frazione del bacino di utenza continuerà ad utilizzare i servizi come
aveva sempre fatto
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
19
RITORNO DEGLI INVESTIMENTI
Ipotesi prudente di andata a regime
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
2003-05
2006
2007
Utenti Finali
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
2008
2009
Dipendenti PA
2010
2011
2012
Infrastrutture
20
RITORNO DEGLI INVESTIMENTI
Ipotesi prudente di andata a regime
Risparmio di tempo di cittadini ed imprese
Partenza molto lenta, poi veloce accelerazione con effetto di
saturazione finale
Curva di tipo sigmoide di propagazione della tecnologia
Regime raggiunto in 7 anni
Risparmio di tempo lavoro della PA
Partenza lenta, andamento poco veloce
Curva lineare
Regime raggiunto in 5 anni
Risparmio economico amministrazioni gestione beni/servizi
Partenza rapida, andamento molto veloce
Curva di tipo parabolico
Regime raggiunto in 3 anni
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
21
RITORNO DEGLI INVESTIMENTI
Ipotesi prudente
Modello di calcolo del
punto di pareggio
COSTI 118 progetti
Progressivo
Sviluppo
Avviamento
Gestione
Totale
sviluppo
1- 2- 3
avviamento
4
5
6
gestione
7
8
9
10
2003-05
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
365
475
548
621
694
767
840
913
73
73
73
73
73
73
73
73
73
73
365
110
365
110
73
73
0,0
104
295
575
945
1423
1936
2467
andamento %
abbattimento sovrastima%
Dipendenti PA
andamento %
abbattimento sovrastima%
Infrastrutture
andamento %
abbattimento sovrastima%
Totale
andamento %
0%
9
5%
18
10%
36
20%
71
40%
124
70%
160
90%
178
100%
0%
54
20%
109
40%
163
60%
218
80%
272
100%
272
100%
272
100%
0%
41
50%
65
80%
81
100%
81
100%
81
100%
81
100%
81
100%
104
20%
191
37%
280
55%
370
72%
478
93%
513
97%
531
100%
BENEFICI - COSTI
Progressivo
-365
-365
-371
-736
-252
-988
-45
-1033
252
-782
656
-125
1096
971
1554
2525
BENEFICI 118 progetti
Progressivo
Utenti finali
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
22
PROGETTI DI E-GOVERNMENT
Ipotesi prudente: utenti finali dipendenti infrastrutture
3000
2000
1000
0
-1000
-2000
2003-05
2006
2007
Benefici
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
2008
2009
Costi
2010
2011
2012
Benefici - Costi
23
PROGETTI DI E-GOVERNMENT
Ipotesi prudente: dipendenti infrastrutture
3000
2000
1000
0
-1000
-2000
2003-05
2006
2007
Benefici
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
2008
2009
Costi
2010
2011
2012
Benefici - Costi
24
RITORNO DEGLI INVESTIMENTI
Ipotesi ottimistica
Modello di calcolo del
punto di pareggio
COSTI 118 progetti
Progressivo
Sviluppo
Avviamento
Gestione
Totale
sviluppo
1- 2- 3
avviamento
4
5
2003-05
2006
2007
365
475
6
gestione
7
8
9
10
2008
2009
2010
2011
2012
548
621
694
767
840
913
73
73
73
73
73
73
73
73
73
73
365
110
365
110
73
73
0,0
99
330
711
1256
1926
2618
3310
andamento %
abbattimento sovrastima%
Dipendenti PA
andamento %
abbattimento sovrastima%
Infrastrutture
andamento %
abbattimento sovrastima%
Totale
andamento %
0%
11
5%
22
10%
67
30%
133
60%
200
90%
222
100%
222
100%
0%
39
10%
136
35%
233
60%
331
85%
389
100%
389
100%
389
100%
0%
49
60%
73
90%
81
100%
81
100%
81
100%
81
100%
81
100%
99
14%
231
33%
381
55%
545
79%
670
97%
692
100%
692
100%
BENEFICI - COSTI
Progressivo
-365
-365
-376
-741
-218
-959
90
-868
562
-306
1159
853
1778
2631
2397
5028
BENEFICI 118 progetti
Progressivo
Utenti finali
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
25
RITORNO DEGLI INVESTIMENTI
Ipotesi ottimistica di andata a regime
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
2003-05
2006
2007
Utenti Finali
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
2008
2009
Dipendenti PA
2010
2011
2012
Infrastrutture
26
PROGETTI DI E-GOVERNMENT
Ipotesi ottimistica: utenti finali dipendenti infrastrutture
6000
5000
4000
3000
2000
1000
0
-1000
-2000
2003-05
2006
2007
Benefici
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
2008
Costi
2009
2010
2011
2012
Benefici - Costi
27
PROGETTI DI E-GOVERNMENT
Ipotesi ottimistica: dipendenti PA infrastrutture
3000
2000
1000
0
-1000
-2000
2003-05
2006
2007
Benefici
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
2008
2009
Costi
2010
2011
2012
Benefici - Costi
28
Limiti, necessità, opportunità e criticità
del ritorno degli investimenti per i
progetti di e-Government
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
29
RITORNO DEGLI INVESTIMENTI
Limiti dell’esperienza fatta nel monitoraggio
Mancanza di un modello standard di analisi e valutazione
dell’investimento (analisi costi/benefici) da utilizzare nella fase exante di selezione dei progetti
Impossibilità di verificare ex-post il ritorno degli investimenti in modo da
confrontarlo con l’analisi ex-ante
Monitoraggio esteso unicamente alla fase realizzativa dei progetti
e non alla successiva erogazione dei servizi
Mancata rilevazione dei costi di avviamento all’esercizio e di gestione
Mancata rilevazione del numero di transazioni nel tempo
Rilevazione del ritorno degli investimenti fatta sulla base di
dichiarazioni espresse dalle singole Amministrazioni (stime)
Mancata verifica di parte terza di evidenze oggettive a supporto
Mancanza di informazioni per una completa comprensione
migrazione dai canali tradizionali ai nuovi in funzione delle classi di utenza
costi e modalità dell’outplacement dei dipendenti pubblici
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
30
RITORNO DEGLI INVESTIMENTI
Necessità di un modello e opportunità eGEP
E’ imprescindibile adottare sistematicamente un modello di
analisi e valutazione dell’investimento in e-Government, e non
solo, da usare ex-ante ed ex-post, che questo sia un modello condiviso a
livello europeo è auspicabile
eGEP è un modello razionale e condivisibile con aree di
migliorabilità:
 nella completezza
non tanto per la complessità che genera
80 indicatori, 13 nella shortlist suggerita, 7 fogli excel per le misure
quanto per l’applicabilità concreta conseguente alla difficoltà (ed ai tempi e costi)
di trovare le informazioni necessarie
da reperire dagli archivi preesistenti
da valorizzate a partire da altri dati elementari
da stimare
 nella convenienza separare meglio output da outcome
 nella presunzione di applicare il medesimo modello per
benchmark tra i 25 paesi europei o confronti tra insiemi di PA
valutazione dell’e-Government nazionale o di un singolo progetto
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
31
RITORNO DEGLI INVESTIMENTI
Criticità nell’applicazione del modello nella PA
Mancanza di una cultura organizzativa orientata ai processi
Generalizzata assenza di misura delle prestazioni
Netta separazione tra sviluppo e gestione dei sistemi ICT
Mancanza di una visione complessiva dell’amministrazione
Mancanza di una contabilità analitico-industriale
Difficile ribaltamento dei costi ICT sui procedimenti amministrativi
Collocazione dei benefici derivanti dall’ICT sotto responsabilità diverse da quelle di chi
gestisce l’ICT e i suoi costi
Carenza nella definizione dei progetti ICT
Analisi costi/benefici nella definizione progetto e verifica risultati
Sostenibilità finanziaria del progetto su tutto il ciclo di vita del sistema ICT
(sviluppo, gestione e manutenzione, dismissione)
Impatto organizzativo del sistema ICT sui dipendenti pubblici (piani di conversione,
formazione, dismissione, del personale)
Comunicazione dei risultati raggiunti agli utenti del sistema ICT
Marco Gentili CNIPA – maggio 2006
32