Sommario
I
Invio di SMS con FOCUS 10
Sommario
1 Invio di SMS con FOCUS 10
1
2 Attivazione del servizio
1
3 Server e-service
3
4 Scheda anagrafica
4
4.1 Occhiale
..........................................................................................................................................
pronto
7
4.2 Fornitura
..........................................................................................................................................
LAC pronta
9
4.3 Invio SMS
..........................................................................................................................................
da Carico diretto
10
5 Videoscrittura
13
5.1 Estrapolazione
..........................................................................................................................................
dati con ricerca avanzata
13
5.2 Elaborazione
..........................................................................................................................................
di un mailing avanzato
16
5.3 Eliminazione
..........................................................................................................................................
di un mailing avanzato
18
6 Wizard SMS
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
20
SMS..........................................................................................................................................
a tutti i clienti
20
SMS..........................................................................................................................................
auguri di compleanno
21
SMS..........................................................................................................................................
richiamo lenti a contatto
21
SMS..........................................................................................................................................
appuntamenti in agenda
21
SMS..........................................................................................................................................
occhiale pronto
22
Termine
..........................................................................................................................................
elaborazione da wizard
22
7 Creare/modificare un modello
22
8 E-service
23
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
SMS..........................................................................................................................................
e-service
23
Nuovo
..........................................................................................................................................
SMS
24
Trasmissione
..........................................................................................................................................
SMS
25
Eliminazione
..........................................................................................................................................
SMS
25
Storico
..........................................................................................................................................
SMS
25
Legenda
..........................................................................................................................................
delle colorazioni
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Invio di SMS con FOCUS 10
1 Invio di SMS con FOCUS 10
Il servizio Bludata SMS e-service permette di trasmettere messaggi SMS verso i terminali mobili di tutti
i gestori italiani (Tim, Vodafone, Wind, H3G) tramite una connessione ad Internet.
FOCUS 10 include numerose procedure che permettono di offrire ai vostri clienti dei servizi molto
apprezzati inviando loro messaggi SMS.
Ad esempio, perché rischiare di disturbare un cliente chiamandolo al telefono, se è possibile avvisarlo
che gli occhiali sono pronti con un messaggio SMS?
Un altro esempio: quando si caricano le lenti a contatto in magazzino leggendo i codici a barre, FOCUS
10 verifica automaticamente nell'archivio degli ordini se ci sono clienti che attendono l'arrivo delle lenti.
Con un semplice click è possibile inviare un messaggio SMS a tutti i clienti in attesa per avvisarli che le
lenti sono pronte per la consegna!
Il software include anche una procedura guidata che consente di inviare automaticamente messaggi
SMS ai clienti in determinate occasioni (ad esempio, per ricordare la data di un appuntamento per il
controllo delle LAC, per inviare gli auguri di compleanno, ecc...)
Inoltre, con la funzione Ricerche multiple è possibile impostare dei raggruppamenti di clienti
incrociando numerosi parametri, per realizzare campagne di direct marketing.
In Bludata QUICK è disponibile il servizio di monitoraggio dello stato di consegna di ogni SMS, che
dipende dal rilascio della notifica di ricezione da parte dei gestori.
Tale servizio non implica alcuna maggiorazione sul costo degli SMS trasmessi.
Ogni messaggio è composto da un massimo di 160 caratteri, tutti utilizzabili.
E' possibile personalizzare il mittente degli SMS inviati, inserendo una dicitura lunga al massimo 11
caratteri (Es.: Ottica Blu, OtticaNuova, ecc...).
2 Attivazione del servizio
Parametri impostazione e-service
Dopo aver acquistato il primo pacchetto di messaggi, è necessario attivare il servizio SMS e-service
seguendo attentamente le istruzioni sottostanti:
· Premere il tasto Config;
· Digitare la password e premere Conferma.
Si ricorda che, quando FOCUS 10 viene installato, la password per accedere alla Configurazione del
programma è bludata, ma può essere modificata nella Configurazione stessa.
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Invio di SMS con FOCUS 10
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Se vengono impostati gli utenti e i profili, la password iniziale viene sostituita con quelle assegnate ai
vari utenti.
· Entrare nella sezione e-service e selezionare la casella Esecuzione automatica;
Alla successiva riapertura di FOCUS 10, il server e-service sarà avviato automaticamente.
Quando il server e-service è attivo, compare l'icona
basso sulla destra.
nella barra delle applicazioni di Windows in
Selezionare la casella Invio automatico se si desidera che l'invio degli SMS sia effettuato
automaticamente dal server.
Se l’opzione non viene attivata, la trasmissione dei messaggi SMS creati automaticamente da FOCUS
10 deve essere autorizzata all’interno della sezione e-service.
In altre parole, per poter controllare ciascun messaggio prima di inviarlo, NON attivate l'opzione Invio
automatico.
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Invio di SMS con FOCUS 10
· Entrare nella pagina SMS della sezione e-service (figura in alto) ed effettuare le seguenti operazioni:
1. Cliccare nella casella Abilita SMS server;
2. Nella casella Account digitare il nome dell'account che vi è stato comunicato nel fax di attivazione
degli SMS;
3. Nella casella Password digitare la password che vi è stata comunicata;
4. Nella casella Numero telefonino visualizzato inserire il mittente del messaggio. Il mittente non
deve superare gli 11 caratteri.
5. Massimo numero di SMS in coda: lasciare vuota la casella se siete dotati di connessioni ad
internet di tipo ADSL, HDSL, Fastweb; se invece la connessione è di tipo dial-up (analogica o ISDN),
è consigliabile inserire un numero maggiore o uguale a 5. L'impostazione di una coda permette di
evitare che il computer si connetta ad Internet ogni volta che FOCUS 10 crea un messaggio SMS,
risparmiando il costo dello scatto alla risposta.
6. Tempo massimo di attesa in coda: digitare il tempo massimo di attesa in minuti dei messaggi in
coda (ad esempio, 300); tale opzione è collegata alla precedente.
· Premere Conferma e riavviare FOCUS 10.
3 Server e-service
Dopo aver abilitato gli e-service nella Configurazione del programma di FOCUS 10, al successivo
caricamento del software si apre automaticamente il server e-service.
Il server e-service è il motore che gestisce la trasmissione dei fax/e-mail/SMS generati nelle varie
sezioni del programma.
Quando il server e-service è attivo, compare l’icona
nella barra delle applicazioni di Windows in
basso sulla destra.
Facendo doppio clic sull’icona compare la finestra Bludata e-service, che visualizza lo stato del server
e l’elenco dei fax/e-mail/SMS non riusciti (log dei messaggi di errore).
Il tasto Elenco apre la schermata Gestione e-service.
Il tasto Chiudi chiude la finestra Bludata e-service.
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IMPORTANTE!
Il tasto Chiudi non disattiva il server Bludata e-service, ma si limita a chiudere la finestra
Bludata e-service.
Menu File
Elenco: apre la schermata Gestione e-service.
Azzera messaggi: cancella il log dei messaggi di errore.
Uscita: chiude la schermata Bludata e-service.
Menu Fax, e-mail, SMS
Attiva: il server è attivo se compare il segno di spunta, inattivo in caso contrario. Cliccando sul
comando, si cambia lo stato del server.
Nuovo: apre la schermata Creazione di un nuovo fax/e-mail/SMS.
Quando un fax/e-mail/SMS non possono essere trasmessi, la schermata Bludata e-service si apre
riportando il messaggio di errore relativo alla causa del mancato invio.
Nella figura in altro, il server segnala che in data 23/06/2008 alle ore 18,40 non è stato possibile inviare
un messaggio SMS.
Nell’Elenco degli SMS in uscita di e-service, la riga in cui compare il messaggio non inviato è di
colore rosso.
4 Scheda anagrafica
Nella scheda anagrafica di FOCUS 10 sono presenti alcuni campi che permettono di gestire l'invio dei
messaggi SMS ai clienti.
Telefonino GSM
· Nella casella Telefonino GSM è possibile inserire il numero di telefono cellulare del cliente.
Questo dato è necessario se il cliente desidera ricevere informazioni ed avvisi tramite messaggi SMS.
ATTENZIONE!
Non inserire spazi tra il prefisso (Es.: 335, 337, ecc…) ed il numero di telefono: es.: 335666666,
33399999999
· I tasti SMS o Invia SMS permettono di inviare un SMS al cliente selezionato tramite la funzione e-
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Invio di SMS con FOCUS 10
service:
· Premendo uno dei due tasti evidenziati nell'immagine precedente, si apre la finestra SMS:
Modello SMS: nella casella sono disponibili alcuni messaggi-tipo preimpostati; per aprire un
messaggio, cliccare sul tasto
e selezionare il nome nella lista. Nella figura in alto è stato selezionato
il messaggio Avviso LAC pronte.
Data di invio: selezionare la data in cui il messaggio deve essere inviato; il programma propone
automaticamente dal data del giorno.
Per creare o modificare un messaggio-tipo (modello), vedere il paragrafo relativo.
Per digitare un messaggio senza salvarlo nei modelli, cliccare nel campo Messaggio e scrivere il testo.
FOCUS 10 non permette di digitare più di 160 caratteri;
Per inviare il messaggio tramite e-service, premere Salva e confermare.
Se l'e-service di FOCUS 10 è configurato per l’invio automatico, il messaggio viene trasmesso
automaticamente dal software; in caso contrario, il messaggio viene memorizzato nella sezione eservice, in attesa del comando di invio da parte dell’utente.
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Casella Invia SMS
Spuntare la casella Invia SMS se il cliente desidera essere contattato dal centro ottico a mezzo di
messaggi SMS; se la casella non è selezionata, il cliente di default non viene inserito nelle procedure di
invio dei messaggi tramite la procedura guidata Invia SMS. Si può comunque scegliere, in fase di
elaborazione della procedura, di non considerare tale casella.
ATTENZIONE!
Per inviare ai clienti messaggi promozionali tramite SMS, è necessario far loro firmare il
modello Consenso Informato completo, che prevede un consenso specifico per l'invio delle
comunicazioni.
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4.1 Occhiale pronto
FOCUS 10 consente di inviare un messaggio SMS ai clienti per avvisarli che gli occhiali sono pronti per
la consegna.
In questo paragrafo si illustra come contattare automaticamente un cliente nel momento in cui lo stato
della scheda Occhiali-Buste viene portato a Pronta (da consegnare) premendo il tasto Pronta.
La figura in altro illustra la schermata 1 Forniture della scheda Occhiali-Buste dopo aver registrato la
fornitura di un occhiale correttivo tramite la procedura guidata Nuova busta lavoro.
Come si può notare, lo stato della busta è In attesa di lavorazione ed il talloncino è rosso perché
sono state ordinate le lenti oftalmiche, ma non sono ancora state caricate in magazzino.
FOCUS 10 è in grado di caricare automaticamente in magazzino le lenti oftalmiche ordinate durante la
compilazione della scheda Occhiali-Buste, in modo da velocizzare le procedure di gestione delle
forniture degli occhiali correttivi.
· Per caricare automaticamente in magazzino le lenti ordinate, premere il tasto Pronta (si veda la figura
precedente); compare la finestra di dialogo Conferma, contenente il quesito: Generare il carico
automatico delle lenti oftalmiche?
· Premere Si per confermare la generazione automatica del carico, No per annullare l'operazione.
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Si apre la seguente finestra:
· Inserire i parametri del DDT che accompagna la merce e premere Continua.
Numero e Data DDT non sono informazioni indispensabili per registrare il carico, ma lo sono per
effettuare successivamente la Verifica Fatture Fornitore.
ATTENZIONE! Il carico dal tasto Pronta NON genera il documento Report di Carico.
· Dopo aver premuto Continua, se nella scheda anagrafica è presente il numero del cellulare ed il
servizio e-service è attivo, il programma chiede se inviare un SMS al cliente per avvisarlo che gli
occhiali sono pronti per la consegna. Il testo del messaggio inviato è contenuto nel modello
Occhiale pronto, che può essere modificato utilizzando la funzione apposita.
Se si sceglie di non generare il carico automatico, prima di poter effettuare lo scarico delle lenti dal
Carrello occorre caricarle in magazzino dalla sezione Lista ordini della finestra Carico.
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4.2 Fornitura LAC pronta
Il programma FOCUS 10 consente di inviare un messaggio SMS ai clienti per avvisarli che le lenti a
contatto sono pronte per la consegna.
In questo paragrafo si illustra come contattare automaticamente un cliente nel momento in cui lo stato
della scheda 6.Forniture Lenti a contatto viene portato a Pronta (da consegnare) premendo il tasto
Pronta.
La figura in alto illustra la schermata 6 Forniture della scheda Lenti a contatto dopo aver inserito i dati
relativi alla fornitura tramite la procedura guidata Nuova fornitura lenti a contatto.
Come si può notare, il talloncino con la data di inserimento della scheda è rosso in quanto le lenti sono
state ordinate, ma non ancora caricate in magazzino.
· Per caricare automaticamente in magazzino le lenti ordinate, premere il tasto Pronta (si veda la figura
precedente);
Compare la finestra di dialogo Conferma, contenente il quesito: Generare il carico automatico delle
lenti a contatto?
· Premere Si per confermare la generazione automatica del carico, No per annullare l'operazione.
· Si apre una nuova finestra in cui inserire i parametri del DDT che accompagna le lenti e premere
Continua.
L'inserimento dei parametri del DDT non è obbligatorio, ma sono dati necessari per effettuare
la verifica delle fatture del fornitore.
· Dopo aver premuto Continua, se nella scheda anagrafica è presente il numero del cellulare ed il
servizio e-service è attivo, il programma chiede se si desidera inviare un SMS al cliente per avvisarlo
che le LAC sono disponibili. Il testo del messaggio inviato è contenuto nel modello Avviso LAC
pronte, che può essere modificato utilizzando la funzione apposita.
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Se si sceglie di non generare automaticamente il carico, prima di poter effettuare lo scarico delle lenti
dal Carrello occorre caricarle in magazzino dalla sezione Lista ordini della finestra Carico.
4.3 Invio SMS da Carico diretto
Quando viene registrato e trasmesso un ordine a fornitore, FOCUS 10 ne registra gli estremi nella
sezione Lista ordini della finestra Carico diretto, illustrata nella figura sottostante.
Filtro ordini da visualizzare
Quando si inizia un carico, Focus 10 chiede i dati relativi ai parametri del DDT di carico. L'inserimento di
questi dati, in particolare del fornitore, permettono l'impostazione automatica del filtro nella sezione
relativa agli ordini, come si può vedere nell'immagine precedente.
I filtri sono comunque modificabili:
Fornitore: selezionare il nome del fornitore di cui si vogliono visualizzare gli ordini. Se nella casella non
è indicato nessun fornitore, il programma visualizza gli ordini trasmessi ma non ancora evasi di TUTTI i
fornitori.
Magazzino: selezionare il magazzino di cui si vogliono visualizzare gli ordini (Montature, Lenti
Oftalmiche, etc..)
Filiale: selezionare la filiale di cui si vogliono visualizzare gli ordini.
Aggiorna: premere il tasto per aggiornare i dati visualizzati.
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Carico degli articoli ordinati
Per caricare gli articoli ordinati è possibile procedere in due modi:
· leggere il barcode presente nella confezione: il programma riconosce la presenza del barcode
nell'ordine, per cui seleziona automaticamente la casella associata alla riga contenente la lente da
caricare (si veda la figura sottostante).
· Se non è possibile leggere il barcode, cliccare sulla casella associata alla riga contenente la lente da
caricare (si veda la figura sottostante).
In entrambi i casi, il programma copia i dati degli articoli ricevuti nella parte superiore della schermata
Carico diretto, denominata Articoli.
Come si può notare dall'immagine, FOCUS 10 evidenza con il colore giallo le righe relative agli articoli
presenti negli ordini, mentre riporta su sfondo bianco le righe relative agli articoli caricati ma NON
ordinati.
· Premere il tasto Esegui.
Compare la finestra Creare la coda di stampa per i codici a barre?.
Per stampare subito i codici a barre, premere Si. In caso contrario, premere No. Si potrà
successivamente accedere al job di stampa attraverso il Barcode Manager.
Per informazioni relative alla stampa differita delle etichette, contattare il Servizio Assistenza di Bludata
Informatica.
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Se tra gli articoli da caricare sono presenti delle lenti a contatto ordinate nella sezione 6. Fornitura della
scheda LAC, il programma visualizza il messaggio illustrato qui sotto per ciascun cliente che soddisfa i
requisiti:
1. E' in attesa delle lenti a contatto (ovvero è stato inserito un ordine di LAC non evaso nella sezione 6.
Forniture della sua scheda LAC);
2. Nella sua scheda anagrafica è presente il numero del telefono cellulare;
3. Il servizio e-service è attivo.
· Per avvisare il cliente tramite SMS, premere il tasto Si.
Il testo del messaggio inviato è contenuto nel modello Avviso LAC pronte, che può essere modificato
utilizzando la funzione apposita.
Se il servizio e-service è predisposto per l'invio automatico, l'SMS appena preparato viene inviato
immediatamente, in caso contrario (invio manuale) accedere all'elenco degli SMS in uscita in e-service,
e selezionare la casella relativa all'SMS da inviare, come da immagine:
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5 Videoscrittura
FOCUS 10 è dotato di un potente editor di testo (ovvero un programma che consente la creazione di
documenti: lettere, promemoria, e-mail, messaggi SMS, ecc.......).
L’editor di testo di FOCUS 10 è uno strumento utilissimo per redigere delle comunicazioni
personalizzate da inviare i clienti tramite lettera, posta elettronica o messaggi SMS.
L'integrazione con le Ricerche multiple consente di importare nell’editor i nominativi dei clienti ai quali
si vogliono indirizzare le comunicazioni, che possono essere ricercati anche tramite una speciale
funzione chiamata Mailing Manager, direttamente all'interno della Videoscrittura di FOCUS.
Sfruttando le enormi potenzialità del motore di ricerca di FOCUS 10, è possibile effettuare delle
campagne di marketing dirette a ben definiti segmenti della clientela.
5.1 Estrapolazione dati con ricerca avanzata
Il tasto Elabora Mailing della Videoscrittura di FOCUS 10 permette di accedere ad una procedura
guidata che consente di inviare i richiami ai clienti estrapolando i dati dall'archivio tramite una ricerca
avanzata facilmente realizzabile.
Redazione del messaggio
· Prima di procedere con la creazione della ricerca avanzata, preparare il documento base contenente il
testo da inviare.
E' sufficiente scrivere il testo desiderato all'interno del foglio bianco, dove lampeggia il cursore.
ATTENZIONE!
Il testo per l'invio via SMS non deve superare i 158 caratteri!
· Cliccare su Salva con Nome
per creare un file utilizzabile anche per altri mailing.
Procedura guidata Elabora Mailing
· Per accedere alla creazione di una ricerca avanzata premere il tasto Elabora mailing.
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· Appare la prima pagina di una procedura guidata, dove selezionare l'opzione Estrapolazione dati con
una ricerca avanzata e premere Nuovo
· Si apre la finestra Mailing manager, illustrata nella figura sottostante:
· Nel pannello a sinistra della schermata sono disponibili una serie di parametri in base ai quali è
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possibile effettuare delle selezioni di clienti presenti nell'archivio del programma.
Il pannello è strutturato ad albero, dove:
Anagrafica
Contatti
Optometria
Occhiali-buste
Lenti a contatto
Fornitura lenti a contatto
Storico venduto
corrispondono alle sezioni del programma sulle quali si possono impostare i filtri di ricerca.
Per ciascuna delle voci illustrate sopra sono presenti, accedendo al dettaglio, gli specifici campi che
possono essere oggetto di filtri per la selezione dei clienti.
Ad esempio, come illustrato nell'immagine sopra, nell'Anagrafica è possibile impostare dei filtri di
ricerca sui campi:
Filiale
Opzioni
Data Inserimento
Nominativo
Compleanno/Età
etc...
Nell'esempio illustrato sono visualizzati i filtri disponibili in relazione alle Opzioni della scheda
Anagrafica.
In questo caso si è deciso di ricercare tutti i clienti che hanno il Telefonino GSM definito.
Per fare un mailing da inviare via SMS, è opportuno escludere dalla ricerca tutti i clienti che NON hanno
il numero di cellulare.
Quando si definisce un filtro di ricerca il campo su cui è stato definito il filtro viene contrassegnato, nel
pannello di sinistra, dal simbolo .
Ie sezioni di ricerca, invece, cambiano l'icona
colorandola in rosso.
Salvataggio del mailing
Dopo aver impostato i parametri per il mailing, premere Conferma.
· Compare la finestra illustrata nella figura sottostante; digitare il nome da assegnare al mailing e
premere Conferma.
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5.2 Elaborazione di un mailing avanzato
· Dopo aver premuto Conferma si ritorna nel Wizard che si era aperto premendo Elabora mailing in
Videoscrittura; premere Avanti per continuare.
· Nella pagina successiva selezionare la modalità di invio del mailing (e-mail, SMS, lettera):
1. Automatico: selezionando questa modalità, il programma imposta automaticamente la modalità di
invio del mailing verificando la presenza nella ricerca
o dell'indirizzo e-mail;
o del numero di cellulare;
o se mancano sia l'indirizzo e-mail che il numero di cellulare, il software redige automaticamente
una lettera.
2. Lettere: il programma redige una lettera per ogni nominativo estratto;
3. E-mail: il software redige una e-mail per ogni nominativo estratto;
4. SMS: il programma prepara un messaggio SMS per ogni nominativo estratto.
· Dopo aver selezionato la modalità di invio, premere Avanti per continuare.
· La pagina finale indica i parametri selezionati nelle pagine precedenti; premere Elabora per lanciare la
procedura di estrazione dei nominativi.
Al termine dell'elaborazione, il programma si posiziona automaticamente nella sezione Mailing della
Videoscrittura.
Lista mailing
Nella tabella Lista mailing sono presenti i nominativi dei clienti estratti dall'archivio a cui debbono
essere inviate le comunicazioni con le modalità selezionate nella procedura guidata:
Flag: deselezionare la casella per disabilitare il mailing;
Tipo: modalità di invio:
lettera,
e-mail, sms;
Descrizione: Cognome e nome del cliente ai cui inviare la comunicazione.
I tasti Tutti
, Nessuno
, Trova, Esporta permettono rispettivamente di:
1. Tutti: selezionare tutti i nominativi presenti nella Lista mailing;
2. Nessuno: deselezionare tutti i nominativi presenti nella Lista mailing;
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3. Trova: ricercare i documenti associati ad un nominativo presente nella Lista mailing.
4. Esporta: permette di esportare la Lista mailing in un file Excel (.xls)
Il numero presente nella riga Lista mailing indica la somma delle comunicazioni presenti nella lista
attiva (si veda la figura precedente).
Per apportare delle modifiche al testo da inviare tornare su Lettera base, modificare il testo,
ed elaborare nuovamente il mailing.
Invio dei messaggi SMS
· Per procedere all'invio dei messaggi SMS, premere il tasto SMS.
Si ricorda che i messaggi SMS possono contenere al massimo 158 caratteri.
Si consiglia di inviare messaggi brevi con informazioni di servizio o di marketing del tipo: “Ci siamo
trasferiti!Vieni a trovarci nel nuovo negozio in Via Roma n. 10 a Treviso.Ottica Pinco Pallo", oppure
“Mese di Prevenzione della vista. Ottica Pinco Pallo la invita ad effettuare un controllo gratuito”
Se il testo digitato supera i 158 caratteri, compare un messaggio di errore e la procedura viene
interrotta.
Correggere il testo dei messaggi per farlo rientrare nel limite di 158 caratteri prima di rilanciare la
procedura.
· Leggere il capitolo 6 e-service per informazioni sull’invio automatico dei messaggi tramite l’SMS-server
di FOCUS.
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5.3 Eliminazione di un mailing avanzato
· Per eliminare una ricerca avanzata precedentemente inserita premere, in Videoscrittura il tasto
Elabora mailing.
· Cliccare la casella Estrapolazione dati con una ricerca avanzata, selezionare la ricerca avanzata
da eliminare e premere Modifica.
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· Nella finestra che si apre premere Azzera sulla destra.
· Premere Si nei due messaggi che si aprono (immagini in basso) per confermare l'eliminazione della
ricerca
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6 Wizard SMS
Per automatizzare l’invio degli SMS ai clienti in determinate occasioni, FOCUS 10 mette a disposizione
una procedura guidata a cui si accede cliccando su SMS, Invia SMS…
Di default i messaggi vengono inviati esclusivamente ai i clienti che nella scheda anagrafica hanno la
casella Invia SMS spuntata; è comunque possibile disattivare questa impostazione nella prima pagina
del wizard.
Ovviamente, è necessario che nella casella Telefonino GSM sia stato inserito il numero del
cellulare del cliente.
E’ possibile selezionare più caselle contemporaneamente.
Prima pagina del wizard
La prima pagina del wizard contiene l’elenco delle occasioni selezionabili con un clic del mouse:
· SMS a tutti i clienti, per inviare un SMS a tutti i clienti (ad esempio, in occasione delle festività
natalizie).
· SMS auguri di compleanno, per mandare un SMS di auguri a tutti i clienti che compiono gli anni in
un determinato mese.
· SMS richiamo lenti a contatto, per inviare un SMS a tutti i clienti in occasione dei seguenti richiami
relativi alle LAC:
1. Richiamo prossimo controllo;
2. Avviso scadenza contratto;
3. Richiamo prossima fornitura
· SMS appuntamenti in agenda, per inviare un SMS ai clienti per i quali è stato fissato un
appuntamento nell’Agenda di FOCUS 10 in un determinato intervallo temporale:
1. Visita di controllo;
2. Lenti a contatto;
3. Occhiali
· SMS occhiale pronto, per trasmettere un messaggio a tutti i clienti che nella scheda 2. Tecnica
della schermata Occhiali-Buste hanno la casella Stato lavorazione impostata in Pronta da ritirare
.
· Invia gli SMS solo ai clienti di questa filiale: selezionare la casella qualora non si desideri fare un
invio centralizzato degli SMS.
· Considera solo i clienti con "Invia SMS"=SI: come anticipato, di default FOCUS 10 invia gli SMS
solo ai clienti che nella scheda anagrafica hanno la casella Invia SMS spuntata; togliere il flag da
questa opzione per disattivare tale controllo.
Pagine di impostazione dei parametri
Nelle pagine successive il software chiede l’inserimento di alcuni parametri, che variano a seconda
dell’occasione selezionata. Il numero delle pagine vari a seconda dell’occasione selezionata.
6.1 SMS a tutti i clienti
· Per inviare un SMS a tutti i clienti spuntare questa casella e compilare i seguenti campi:
Data: digitare la data in cui si desidera inviare il messaggio
Testo: digitare il testo del messaggio da inviare nella data indicata.
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6.2 SMS auguri di compleanno
· Nelle caselle illustrate in alto, digitare rispettivamente:
Periodo dal: giorno di inizio dell’intervallo temporale di riferimento;
al: giorno finale dell’intervallo temporale;
di: selezionare il mese di riferimento.
Testo: digitare il testo del messaggio da inviare. Di default viene riportato il modello con il titolo
Compleanno.
Invia il messaggio nel giorno del compleanno: se la casella è spuntata, i messaggi di auguri
vengono trasmessi automaticamente il giorno del compleanno.
6.3 SMS richiamo lenti a contatto
· Per la scheda 3. Lenti a contatto, è possibile selezionare i seguenti richiami:
Richiamo prossimo controllo, basato sulla data presente nel campo Pross. Controllo;
Avviso scadenza contratto, basato sulla data presente nel campo Scad. Contratto.
· Per la scheda 6. Forniture, è possibile selezionare il richiamo:
Richiamo prossima fornitura, basato sulla data presente nel campo Pross. Fornitura;
· Premendo Avanti, si accede ad una pagina per ogni richiamo in cui occorre inserire i seguenti
parametri:
Prossimo controllo/Scadenza contratto/Prossima fornitura dal: giorno di inizio dell’intervallo
temporale di riferimento;
Prossimo controllo/Scadenza contratto/Prossima fornitura al: giorno finale dell’intervallo temporale;
Testo: digitare il testo del messaggio da inviare.
Invia il messaggio: selezionare l’opzione preferita (oggi, 1 giorno prima della scadenza, ecc…)
6.4 SMS appuntamenti in agenda
· In relazione al tipo di appuntamento, è possibile selezionare i seguenti richiami:
Visita di controllo;
Lenti a contatto;
Occhiali
· Premendo Avanti, si accede ad una pagina in cui occorre inserire i seguenti parametri:
Periodo dal: giorno di inizio dell’intervallo temporale di riferimento;
al: giorno finale dell’intervallo temporale;
Testo: digitare il testo del messaggio da inviare.
Invia il messaggio nel giorno dell’appuntamento: se la casella è spuntata, i messaggi vengono
trasmessi automaticamente il giorno dell’appuntamento.
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Invio di SMS con FOCUS 10
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6.5 SMS occhiale pronto
· Per inviare un SMS a tutti i clienti il cui occhiale è stato impostato come Pronto in un determinato
periodo, spuntare la casella e compilare i seguenti campi:
Periodo dal: digitare la data di inizio dell’intervallo temporale di riferimento;
al: digitare la data finale dell’intervallo temporale;
Testo: digitare il testo del messaggio da inviare.
Il messaggio viene trasmesso nel giorno in cui viene completata la procedura..
6.6 Termine elaborazione da wizard
Nell'ultima pagina, il programma mostra una tabella riassuntiva dei messaggi da inviare per ciascuna
occasione, indicando il totale complessivo.
· Premere Elabora per confermare l’invio dei messaggi in base ai parametri impostati nelle pagine
precedenti del wizard.
Se e-service è in modalità Invio automatico, i messaggi saranno trasmessi da FOCUS 10 nel rispetto
dei parametri indicati nella Configurazione del programma (code ed intervalli temporali).
Se e-service è in modalità Invio manuale, l'invio dei messaggi in coda dovrà essere autorizzato..
7 Creare/modificare un modello
Per creare o modificare un modello, riutilizzabile per altri invii, seguire le istruzioni sottostanti:
· Cliccare sul menu SMS e selezionare Gestione Modelli SMS, come da immagine:
· Inserire la password e premere Conferma;
· Selezionare il modello da modificare e premere Modifica, o premere il tasto Nuovo per crearne uno;
· Inserire il nome del modello e il testo del messaggio, o apportare le modifiche desiderate nel caso di
modifica di un modello già esistente; premere Salva.
Il messaggio digitato potrà essere utilizzato per altri invii selezionando il nuovo modello nella casella
Modello SMS.
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Invio di SMS con FOCUS 10
8 E-service
E-service permette di automatizzare l’invio di fax/e-mail/SMS generati nelle varie sezioni del programma.
Prima di poter utilizzare gli e-service, è necessario configurare il programma nella pagina e-service della
sezione Configurazione (vedi il paragrafo Attivazione del servizio).
Dopo aver inserito i parametri di configurazione, se è stata selezionata l’opzione Invio automatico,
FOCUS 10 provvederà autonomamente alla trasmissione di ogni fax/e-mail/SMS generati nelle varie
sezioni del software.
Se tale opzione non è stata selezionata, l’invio delle comunicazioni deve essere autorizzato all’interno
della schermata e-service.
Per accedere alla schermata e-service, fare clic sul tasto
, oppure fare clic su Utilità, eservice.
Comparirà la schermata e-service, che comprende le seguenti sezioni:
Fax
E-mail
SMS.
8.1 SMS e-service
· Per accedere alla schermata e-service, cliccare il tasto
, oppure entrare nel menu Utilità, eservice e cliccare su SMS.
Nella parte alta della schermata sono presenti dei filtri per la selezione degli SMS da visualizzare nella
tabella Elenco SMS in uscita.
Tutti gli SMS: visualizza tutti gli SMS in uscita;
Tutti gli SMS da inviare oggi: visualizza tutti gli SMS da inviare nella giornata corrente;
Tutti gli SMS non riusciti: visualizza solo gli SMS non riusciti.
Destinatario SMS: digitare nella casella il nominativo di un destinatario per visualizzare solo gli SMS di
sua competenza.
Invio automatico/manuale: il led è verde se è attiva la modalità di invio automatico degli SMS, rosso
in caso contrario.
Tasto Auto/Manuale: il tasto permette di passare dalla modalità Invio manuale alla modalità Invio
automatico e viceversa.
Lo stesso risultato si ottiene utilizzando il menu eService.
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8.2 Nuovo SMS
· Per inserire un nuovo SMS, premere Nuovo oppure utilizzare il menu SMS, Nuovo..; compare la
finestra Creazione di un nuovo SMS.
· Destinatario SMS: utilizzare i tasti C ed R per ricercare il nominativo del destinatario dell'SMS
nell'archivio dei clienti oppure nella rubrica.
Se il destinatario non è presente in archivio, è possibile inserirlo manualmente.
· Numero Telefono cellulare: questa informazione viene inserita automaticamente dal programma se
presente in archivio.
In caso contrario, è possibile digitare manualmente il numero.
IMPORTANTE!
Il numero di telefono deve essere digitato senza spazi. (Es.: 3350000000)
Se i numeri di telefono inseriti negli archivi Clienti e Rubrica contengono spazi od altri caratteri, il
programma li elimina automaticamente, (Es.: da 335-0000000 a 3350000000).
· Modello SMS: la casella contiene un elenco di modelli predefiniti; per visualizzare un modello,
cliccare sul suo nome. Per creare un nuovo modello, consultare il capitolo Creare/modificare un
modello.
· Data di invio: selezionare la data in cui deve essere inviato il messaggio. Il programma propone
automaticamente la data del giorno.
· messaggio (max 160 caratteri): in questa sezione occorre digitare il testo dell'SMS.
· Dopo aver completato il messaggio premere Invia; compare un messaggio che chiede se salvare
l'SMS. Premere SI per salvarlo, NO per modificare o annullare l'inserimento.
Dopo aver premuto Invia se l'invio dei messaggi è automatico il server provvede all'invio del
messaggio, altrimenti rimane in griglia in attesa di una conferma di invio (invio manuale).
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Invio di SMS con FOCUS 10
Facendo doppio clic sul messaggio in uscita, o premendo il tasto Antepr. è possibile visualizzare in
anteprima l'SMS prima di spedirlo (vedi immagine seguente):
8.3 Trasmissione SMS
Se nella configurazione del programma è stata selezionata l’opzione Invio automatico, FOCUS 10
provvederà autonomamente alla trasmissione dei messaggi in base ai parametri inseriti (code ed
intervalli temporali).
Se, invece, il messaggio deve essere inviato in modalità manuale, autorizzare la trasmissione di ciascun
SMS cliccando nella casella Immediato.
Per autorizzare l’invio di tutti i messaggi in coda, cliccare su Invia, Seleziona tutti.
Per deselezionare tutti i messaggi autorizzati, cliccare su Invia, Deseleziona tutti.
8.4 Eliminazione SMS
· Per eliminare un messaggio SMS: selezionarlo cliccando sulla riga in cui compare e premere il tasto
Elimina.
In alternativa, è possibile selezionare la riga e fare clic su SMS, Elimina…
· Per eliminare tutti gli SMS in coda, cliccare su SMS, Elimina tutti…
8.5 Storico SMS
Cliccando sulla linguetta Storico si accede alla sezione Storico SMS inviati, in cui sono visualizzati
tutti i messaggi già trasmessi.
Gli unici comandi attivi sono Elimina ed Antepr.
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Nella parte alta della schermata sono presenti dei filtri per la selezione dei messaggi da visualizzare
nella tabella Storico SMS inviati.
Tutti gli SMS inviati: visualizza tutti gli SMS già inviati;
Tutti gli SMS inviati oggi: visualizza tutti gli SMS inviati oggi;
Destinatario SMS: digitare nella casella il nominativo di un destinatario per visualizzare solo lo storico
dei suoi SMS.
8.6 Legenda delle colorazioni
Le righe della tabella Elenco SMS in uscita cambiano colorazione in relazione allo stato del messaggio
visualizzato:
Giallo tenue: il messaggio è pronto per l’invio.
Se e-service è in modalità Invio automatico, il messaggio sarà trasmesso tramite Internet da
FOCUS 10 nel rispetto dei parametri indicati nella Configurazione del programma (code ed
intervalli temporali). Se e-service è in modalità Invio manuale, i messaggi in coda dovranno essere
autorizzati.
Per autorizzare la trasmissione di un messaggio, fare clic all’interno della casella Immediato.
Per autorizzare l’invio di tutti i messaggi in coda, fare clic su Invia, Seleziona tutti.
Per deselezionare tutti i messaggi autorizzati, fare clic su Invia, Deseleziona tutti.
Azzurro: il messaggio è in fase di trasmissione.
Rosso: la trasmissione del messaggio non è riuscita.
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