LE BIBLIOTECHE DI FRONTE ALLE SFIDE POSTE DALLA
CRISI ECONOMICA
WEJ-JI È L’IDEOGRAMMA CINESE DEL
TERMINE CRISI. I CINESI COMPONGONO
QUESTO IDEOGRAMMA ATTRAVERSO LA
COMBINAZIONE DI DUE PAROLE: PERICOLO E
OPPORTUNITÀ. IN NESSUNA ALTRA LINGUA È
COSÌ BEN CONDENSATO IL SIGNIFICATO DEL
TERMINE.
Crisi =Pericolo per il SBA
dell’Ateneo di Macerata per:
 Drastica riduzione di finanziamenti derivanti dal FFO 2010, riduzione pari a
circa il 70% rispetto al precedente anno
 Consistente riduzione del personale bibliotecario già nell’anno 2009 a causa
del blocco nei fatti del turn-over
 Riduzione per l’anno 2009 del 16,17% della spesa complessiva annua per
monografie periodici e periodici (monografie calo del 26 % rispetto all’anno
precedente)
 Lieve aumento della spesa per risorse elettroniche che registra per l’anno 2009
una maggiorazione del 12, 57%. Nel 2010, a causa del taglio dei finanziamenti
al SBA, la spesa per le risorse elettroniche, pur gestita centralmente, è stata
sostenuta principalmente dalle singole strutture scientifiche con una minima
quota a carico della Biblioteca digitale. Tale strategia, burocraticamente molto
onerosa, ha consentito di non operare dismissioni di risorse digitali rispetto al
precedente anno
 Impossibilità di impiegare risorse per l’innovazione tecnologica nel campo dei
servizi di accesso all’informazione
Crisi = Opportunità per il SBA
dell’Ateneo di Macerata per:
1.
2.
3.
Avvio di tre macroprocessi di cui il primo riguardante l’organizzazione
del SBA, il secondo l’avvio di una progettazione per la ricerca di
finanziamenti per il Sistema bibliotecario, il terzo l’ avvio di sinergie
molto stringenti tra i due sistemi bibliotecari di Macerata e Camerino
per la razionalizzazione dei servizi, a seguito della creazione del
consorzio interuniversitario del Centro sud delle Marche (d’ora in avanti
CUM) che comprende allo stato le due Università e la provincia di
Macerata
Cambiamento nell’organizzazione e razionalizzazione dei servizi
all’interno del SBA
Attuazione di strategie di fund raising per l’evoluzione dei servizi
Creazione di tavoli tecnici operativi all’interno del CUM per la
pianificazione delle attività di razionalizzazione ed unificazione dei
servizi
1.
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Cambiamento nell’organizzazione e
razionalizzazione dei servizi
Assegnazione del personale bibliotecario al SBA nell’anno 2009
(precedendemente solo il 50% del personale era assegnato al SBA, l’altro
50% era assegnato alle strutture scientifiche, Dipartimenti ed Istituti)
Centralizzazione dei servizi degli acquisti librari e della catalogazione al
CASB (Centro di Ateneo per i servizi bibliotecari)
Strutturazione delle biblioteche in plessi, accorpamento, laddove
possibile, delle collezione librarie (ossia laddove la spesa era sostenibile)
e conseguente costituzione di punti di erogazione di servizio
centralizzati
Creazione di un ufficio di programmazione e sviluppo a supporto
dell’attività di coordinamento impiegato nell’anno in corso soprattutto
per le attività di fund raising
Vantaggi della nuova organizzazione
 mantenimento e potenziamento complessivo dei servizi al pubblico
nonostante la forte riduzione di personale bibliotecario diminuito
nell’anno di 4 unità : I servizi organizzati in punti di servizi dei plessi sono
stati aperti al pubblico per molte più ore, con un incremento in
percentuale del 35,17% rispetto all’organizzazione precedente
 razionalizzazione ed economizzazione delle risorse umane con
conseguente redistribuzione dei carichi di lavoro fra il personale.
 economizzazione della spesa quantificabile in € 29.000 (-17.000 per
studenti part-time e- 12.000 per acquisto periodici)
 Aumento dei livello di qualità dei servizi di back office: tutti i volumi
vengono soggettati e classificati; il pregresso, in termini di catalogazione,
viene ridotto del 23,66 % rispetto all’organizzazione precedente
Vantaggi della nuova organizzazione
 creazione di un ufficio specializzato negli acquisti di materiale
bibliografico, che si pone a diretto contatto con i fornitori, che ne valuta le
prestazioni e la loro capacità di adeguamento alle esigenze dell’Ateneo e
che di individua le soluzioni procedurali ed informatiche più idonee a
rendere il lavoro più efficiente ed economico
 sensibile miglioramento della qualità del servizio acquisti in termini di
velocizzazione dei tempi di consegna del materiale,di riduzione dei costi di
lavoro, di miglioramento delle condizioni economiche dei fornitori, di
introduzione di servizi aggiuntivi di altissima qualità (tracking on line ed in
tempo reale degli ordini, bollettini personalizzati delle novità librarie, etc...
2. Attività di fund-raising
Pubblicità
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Concessione di spazi pubblicitari mediante l’applicazione di pannelli contenenti
messaggi pubblicitari indirizzati all’utenza in biblioteca e sponsorizzazioni
nell’OPAC del Polo Maceratese (ad esempio in fase di localizzazione della notizia in
una biblioteca, attraverso Google Map, verranno date indicazioni di esercizi
commerciali siti nelle vicinanze della biblioteca stessa)
Tale concessione sarà gestita da una azienda intermediaria, individuata tramite
trattativa privata.
Il tipo di messaggio veicolabile sarà sottoposto a un severo controllo preventivo; i
proventi derivanti dalla pubblicità andranno alle strutture partecipanti e al Sistema
Bibliotecario che coordina l’iniziativa.
Alcuni esempi di presenza della pubblicità in biblioteche italiane:
Università degli studi di Milano: la Mediateca dell’istituto per il diritto allo studio
universitario ha concesso alla ditta 3M Italia l’uso dei propri spazi per campagne
pubblicitarie della durata di circa 1 mese, in cambio di prodotti 3M forniti
gratuitamente.
Università di Bologna e di Modena-Reggio Emilia hanno bandito una gara
interateneo per l’individuazione di una ditta che gestisca sia la concessione di spazi
pubblicitari in biblioteca che il piano di sponsorizzazione per le iniziative del SBA
Attività di fund-raising (Segue)
Arricchimento dell’OPAC
• inserimento in opac di un link che segnala la
possibilità di acquistare il titolo presso una
determinata libreria on line (cfr. i programmi di
affiliazione di Amazon, BOL, Deastore). Nella
fase di acquisto la libreria on line riconoscerà
una percentuale sulla vendita. Questo avviene
già nel mondo anglosassone, in primis in
worldcat che presenta 3 link (Amazon, Barnes
and Nobles e Better world books). Al di là del
provento si tratta di uno strumento di
arricchimento del catalogo.
Attività di fund-raising (Segue)
Concessione spazi
• concessione temporanea e a pagamento a soggetti esterni all’Ateneo di
spazi della nuova Biblioteca didattica d’Ateneo e altri spazi del CASB, la
sala riunioni, androne di ingresso, ballatoi e terrazzo sito al terzo piano.
• L’uso di tali spazi sarà tale da non compromettere le esigenze istituzionali
del SBA e dell’intera comunità accademica. Le modalità e le tariffe sono
state definite in una bozza di apposito regolamento approvato dal CDA.
Attività di fund-raising (Segue)
Ricerca di membership
• La membership è uno schema strutturato di solito su base annuale per cui
un’impresa e/o un privato diventano sostenitori di una organizzazione
non profit tramite il versamento di una quota annuale. In cambio il
sostenitore riceve una serie di vantaggi quali:
• utilizzo gratuito per un determinato numero di occasioni all’anno dell’aula
didattica o altri spazi del CASB.
• Accesso a risorse elettroniche d’Ateneo
• Formazione alla ricerca on line
Attività di fund-raising
(Segue)
Honor Gifts
• Consiste nel concedere la possibilità a soggetti esterni di “donare un libro”,
magari anche in occasione di ricorrenze (ad es. di laurea, riconoscimenti
professionali, pensionamento, in memoria di). Concretamente il donatore
può fare una donazione in denaro da un minimo di 20 Euro ad un massimo
anche di 500 Euro. Con la somma donata verranno acquistati uno o più
libri sui quali verranno apposti degli ex libris con i riferimenti del donatore.
Il donatore potrà essere iscritto in un elenco apposito di sostenitori della
biblioteca da pubblicizzare (ad esempio all’interno della biblioteca, nel
sito, in un articolo di giornale locale e/o di Ateneo). Nei paesi anglosassoni
il progetto si chiama di solito “Honor with books”
Attività di fund-raising
(Segue)
Estensione ad esterni dei corsi di formazione del personale
bibliotecario
• L’attuazione del progetto di estensione delle attività di formazione del
personale bibliotecario dell’ Ateneo a soggetti esterni dietro pagamento di
quota di iscrizione ha consentito da una parte una buona copertura delle
spese sostenute per l’attivazione dei corsi stessi dall’altra una risposta
efficace alle critiche di chi (anche colleghi bibliotecari) affermava che in
tempi di crisi l’attività di formazione si sarebbe dovuta sospendere
Convenzioni con ordini professionali per l’accesso alle risorse
elettroniche acquistate dall’Ateneo
Si sono già avviati i primi contatti con alcuni fornitori di risorse
elettroniche che hanno mostrato molto interesse all’iniziativa e quindi
disponibilità a prevedere nei contratti di licenza d’uso possibili estensioni
ad utenti non accademici
Attività di fund-raising (Segue)
Progetto di information literacy
• Il progetto “Information literacy”,
approvato dal Senato
Accademico dell’Ateneo di Macerata, prevede l’attivazione
sistematica di seminari di istruzione alla ricerca bibliografica rivolti
alla comunità accademica, con – relativamente ai soli seminari per
studenti – riconoscimento di crediti formativi
• Le concrete modalità di attuazione del progetto, per quanto
riguarda la possibilità di riconoscimento di crediti formativi agli
studenti dell’Ateneo che abbiano positivamente frequentato i
seminari di istruzione alla ricerca bibliografica, saranno sottoposte
alla valutazione dei competenti organi delle Facoltà e delle strutture
didattiche dell’Ateneo
• In un secondo tempo il progetto potrà essere esteso all’utenza
esterna all’Ateneo attraverso la stipula di appositi accordi con altre
istituzioni del territorio.
3. CUM : pianificazione delle attività di
razionalizzazione ed unificazione dei servizi
La costituzione di tavoli tecnici all’interno del CUM per le banche dati e i
servizi del SBA ha comportato:
• Trattative congiunte con fornitori locali e non per l’acquisto di banche
dati di interesse comune con risparmi per i due Atenei, almeno
limitatamente a quelle già concluse
• Disamina comune dei servizi e delle possibilità di aggregazione dei sistemi
di gestione biblioteconomica dei dati e dei software di accesso
all’informazione
Si tratta sicuramente di un percorso abbastanza articolato e complesso ma
che produrrà i suoi effetti quando i due Atenei saranno considerati una
entità unica con due anime, una più marcatamente scientifica con sede a
Camerino, un’altra umanistica con sede a Macerata.