Tra corsi e percorsi di ricerca
RefWorks e RefAware all’Università di Padova
Cristiana Bettella e Lucia Soranzo
"Soluzioni per migliorare il workflow dell'utente nel processo di ricerca"
Seminari / Cenfor
Milano – Bibliostar 12/3/2009
Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova
Sommario


Così lontani,così vicini
RefWorks





Laboratori RefWorks
Qualche altra piccola idea promozionale
Sviluppi di RefWorks richiesti dagli utenti
Statistiche
RefAware

Una prima valutazione
Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova
Così lontani, così vicini
Negli ultimi anni i percorsi di ricerca di studiosi e studenti
universitari si sono sensibilmente allontanati dall’orbita
delle biblioteche
Strumenti di ricerca one-stop shop, semplicità d’uso,
immediatezza nel recupero dei dati, capacità di condividere
e riutilizzare i risultati delle ricerche ..., rappresentano
specifiche informative generalmente molto apprezzate
dalla comunità utente
Sono qualità che portano gli utenti a privilegiare Google e gli
strumenti partecipativi propri del web sociale sulla
biblioteca digitale istituzionale e conseguentemente
Le biblioteche a scontrarsi con risultati spesso
sottodimensionati rispetto all’impegno economico e
gestionale investito per acquisire e rendere disponibili
banche dati e periodici elettronici
Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova
Così lontani, così vicini
Many scientists now manage the bulk of their
bibliographic information electronically, thereby
organizing their publications and citation material
from digital libraries. However, a library has been
described as “thought in cold storage,” and
unfortunately many digital libraries can be cold,
impersonal, isolated, and inaccessible places
Hull D, Pettifer SR, Kell DB, 2008 Defrosting the Digital Library: Bibliographic Tools for the Next
Generation Web. PLoS Comput Biol 4(10): e1000204. doi:10.1371/journal.pcbi.1000204
Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova
Così lontani, così vicini
Entrare nel flusso della ricerca e “scongelare” la biblioteca
digitale sono azioni che appartengono a finalità verso cui il
Sistema Bibliotecario di Padova sta dirigendo i suoi obiettivi
E' anche in questa prospettiva che si sono acquisiti e resi attivi
servizi come il portale per la metaricerca, link resolver,
sistemi per la gestione delle citazioni bibliografiche e
l’aggiornamento informativo etc., interfacciabili non solo con
gli usuali database bibliografici e a testo completo, ma anche
con risorse ad alta diffusione ed uso come GoogleScholar,
gli archivi istituzionali e disciplinari per la ricerca, aggregatori
di risorse wiki etc.
Tema di questa presentazione è la nostra esperienza con
RefWorks e RefAware, due strumenti relativamente nuovi
per il mondo bibliotecario italiano e di recente acquisiti dal
nostro sistema
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RefWorks
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RefWorks
RefWorks è un citation manager web based, acquistato
dall’Università di Padova a metà del 2007
Inizialmente la promozione di RefWorks ha dato scarsi
risultati, soprattutto perché in diverse realtà i bibliotecari
erano impreparati a gestire un prodotto percepito come
estraneo alla propria sfera di competenze
Per superare questa impasse, a partire dalla fine del 2007
il Centro di Ateneo per le Biblioteche ha promosso i
LABORATORI REFWORKS: un corso in formato
innovativo che è riuscito ad avvicinare sia i bibliotecari
che gli utenti all’uso di RefWorks
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Laboratori RefWorks | Organizzazione
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Riunione tra i bibliotecari (si prevede 1 bibliotecario ogni 2
utenti quindi spesso collaborano bibliotecari di più biblioteche)
Scelta dei database e degli stili citazionali da usare durante il
corso (eventuale creazione di stili e aggiunta delle procedure
export/import mancanti nella guida online a RW)
Prova dal vivo del programma del laboratorio (è importante
riuscire a rispettare i tempi)
Pubblicità del corso agli utenti: e-mail a docenti e dottorandi;
avviso sul sito del SBA e della biblioteca; locandine; …
Raccolta delle iscrizioni e attribuzione degli utenti ai rispettivi
docenti (si cerca di rispettare le aree disciplinari)
Sopralluogo nell’aula di informatica per controllare che i
computer dispongano del sw necessario (word, write-n-cite) e
siano abilitati alla consultazione delle banche dati
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Laboratori RefWorks | Programma laboratori

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

Registrazione/Account
 Registrazione
 Login in-campus
 Login off-campus
Interfaccia; Barra di lavoro RefWorks
 Descrizione
 Informazione su Guida & video in linea; sito RefWorks SBA
 Riferimenti bibliografici ( = popolare RefWorks di riferimenti)
 Esportare riferimenti da banche dati commerciali et non (esportazione diretta)
 Importare riferimenti in file di testo (Riferimenti > Importa)
 Ricerca & recupero riferimenti in RefWorks (Cerca > Cataloghi e banche dati online)
 Creazione manuale dei riferimenti (Riferimenti > Aggiungi nuovo riferimento)
Organizzare e gestire i riferimenti
 Creazione di una cartella
 Spostare i riferimenti o una loro selezione nella cartella creata
 Rimuovere riferimenti o una loro selezione dalla cartella
 Eventualmente rifare una ricerca a scelta tra le modalità illustrate al punto 3 e illustrare come salvare i
riferimenti nella cartella o cartelle creata/e
Creazione di una Bibliografia
Utilizzo di Write-N-Cite
In coda, se si dispone di tempo:
 Condividere i riferimenti con RefShare
 Ricerca e gestione dei riferimenti nel proprio database personale (Ricerca per autore, descrittore e
periodico)
 Importare pagine web con RefGrab-it
 Caricare RSS
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Laboratori RefWorks | Valutazione
Quando è stato
possibile si è
sottoposto agli
iscritti al laboratorio
un questionario di
valutazione.
Il questionario di
valutazione è
riprodotto qui a lato:
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Laboratori RefWorks | Valutazione : esempi
Risultato dei questionari di valutazione del laboratorio
organizzato dalla biblioteca di Scienze Politiche il 30/1/2009
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Laboratori RefWorks | Valutazione : esempi
Risultato dei questionari di valutazione del laboratorio
organizzato dalla biblioteca di Scienze Politiche il 30/1/2009
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Qualche altra piccola idea promozionale
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Pubblicizziamo RefWorks in modo virale segnalando il
servizio in calce ad ogni messaggio di risposta inviato dal
servizio di helpdesk del proxy (quando un utente usa proxy
in genere fa ricerca bibliografica)
Presentiamo il servizio a Tutor e Dottorandi nelle giornate
che l’Ateneo e le Facoltà dedicano loro
RefWorks è lo sponsor e il mese di Gennaio nel Calendario
2009 del Sistema Bibliotecario di Ateneo inviato a tutti i
docenti
Il link alle nostre pagine RefWorks è stato inserito nel
Portale AIRE (Metalib), nelle pagine delle biblioteche e di
alcune facoltà
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Qualche altra piccola idea promozionale
Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova
Sviluppi di RefWorks richiesti dagli utenti
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
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
Versione di Write-N-Cite per LaTeX
Versione di Write-N-Cite per OpenOffice.org
Maggior numero di banche dati ricercabili via Z39.50
Strumenti per recuperare le bibliografie salvate in file di testo
Versione di RefWorks portabile su pendrive
Ricerca all’interno del testo dei file allegati
Statistiche di utilizzo più articolate (richiesta dei bibliotecari)
Un’interfaccia di amministrazione da cui tradurre o
personalizzare la traduzione di RefWorks (richiesta dei
bibliotecari)
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Statistiche
Dalle statistiche constatiamo che l’uso di RefWorks cresce
e si diffonde a categorie di utenti e aree disciplinari
spesso refrattarie a questo tipo di strumenti
E’ interessante notare come nelle aree dove di più ci si è
impegnati nei laboratori (p.e.: Lettere e Filosofia) i
risultati ci ripagano ampiamente e spesso contro ogni
aspettativa
Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova
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Statistiche
Nuovi utenti RefWorks
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Statistiche
Utenti per area disciplinare
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300
250
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Statistiche
Utenti per tipologia
Alum ni
0,21%
Altri utenti
6,25%
Laureandi
17,95%
Docenti e Ricercatori
23,04%
Studenti
17,17%
Personale
17,64%
Post lauream
17,74%
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Statistiche
Comparazione tipologie utenti 2008-2009
500
439
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338
2008
342
327
2009
256
250
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Statistiche
Comparazione aree disciplinari 2008-2009
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350
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212
200
155
135
109
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7
RefAware
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RefAware
[…] most digital libraries are currently read-only, allowing
users to search and browse information, but not to write
new information nor add personal knowledge.
Other digital libraries are in danger of becoming write-only
‘‘datatombs’’, where data are deposited but will probably
never be accessed again.
Indeed, the literature itself is now so vast that most
scientists choose to access only a fraction of it, at
potentially considerable intellectual loss.
Hull D, Pettifer SR, Kell DB, 2008 Defrosting the Digital Library: Bibliographic Tools for the Next
Generation Web. PLoS Comput Biol 4(10): e1000204. doi:10.1371/journal.pcbi.1000204
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RefAware | Perché RefAware?
Esistono molti servizi di alerting che garantiscono
l’aggiornamento: database di current awareness, email
alerting, feed RSS etc. ma spesso non sono integrati con
gli strumenti di lavoro e la gestione delle bibliografie
Vita dura quindi per gli "impenitenti scoiattoli accumulatori
di risorse" che cercano non solo di tenersi aggiornati ma
anche di poter archiviare e riutilizzare le informazioni
Da queste considerazioni deriva la scelta di RefAware che
non solo è uno strumento di current awareness, ma è
anche l’anello mancante tra molte fonti di informazione e
i programmi di gestione bibliografica
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RefAware | Perché RefAware?
RefAware cattura l’informazione alla fonte nel momento in
cui viene pubblicata e la presenta in un formato
omogeneo all’interno di un database personale
RefAware è integrato con i principali bibliographic manager
e con OpenURL
Esporta i dati verso RefWorks, EndNote, BibTeX etc. in
formati standard che ne consentono il riuso e la
condivisione
Tra i suoi limiti notiamo che alcuni ambiti di ricerca sono
sotto-rappresentati dal punto di vista delle risorse
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RefAware | Alcune opinioni degli utenti:

Dottorando di filosofia: l'idea di avere un aggiornamento continuo sulle nuove pubblicazioni relativa al proprio argomento di
ricerca (e, anzi, a più di uno, visto che si possono impostare fino a 30 "ricerche strategiche") è molto interessante e di
indiscutibile utilità per chiunque, tesista, dottorando o ricercatore/professore che sia. Ma si nota subito un grosso (almeno a
mio avviso) problema di RefAware per l'ambito filosofico: le risorse bibliografiche su cui si basa sono molto poche. Ci sono
molte lacune di riviste internazionali - non solo quelle di media diffusione, ma anche le più rinomate (come Journal of
Philosophy, Proceedings of the Aristotelian Society, ecc.).

Bibliotecario di Farmacologia: ho provato il sistema di alerting. Molto interessante e utile, e anche facile da usare.
Interessante anche la possibilità di poter trasferire subito i dati di interesse in Refworks. Forse 5000 record per strategia
possono sembrare non tantissimi per "impenitenti scoiattoli accumulatori di risorse" come la sottoscritta e comportano la
necessità di controllare il materiale e ripulirlo di ciò che non serve. In conclusione mi sembra un ottimo servizio, da usare in
aggiunta alle registrazioni di aggiornamenti via email e all'uso degli RSS reader (che io però trovo abbastanza fastidiosi,
perché la finestre che si aprono per dare aggiornamenti mi disturbano quando sto lavorando).

Docente di Medicina: ho avuto modo di testare alcune funzionalità di RefAware e mi è sembrato un prodotto ben pensato,
semplice da usare e sicuramente utile per chi vuole restare informato in uno stretto ambito delle conoscenze scientifiche in
continuo divenire. Eseguendo varie strategie di search in tempi diversi ho notato una scarsa stabilità dei risultati con
referenze, ovviamente non dell'ultimo minuto, che a volte apparivano e a volte no. Giocando e rigiocando mi pare che le
referenze riportate siano al massimo vecchie di 4 mesi, ma non è chiaro. Mi sembra importante che venga specificato il
periodo considerato. comunque il giudizio è sicuramente positivo.

Docente di Scienze della Terra: trovo che RefAware sia nel complesso un modulo molto interessante e versatile. Tuttavia,
noto con dispiacere che mancano quasi totalmente le sources relative al mio campo (Scienze della Terra), per cui per me e,
presumo, per tutti i miei colleghi, il modulo rimane praticamente inutile allo stato attuale. I servizi di alert forniti dalle poche
riviste di nostro interesse coperte da RefAware (essenzialmente Nature e Science, più un paio di altre riviste specialistiche,
che sono quindi di interesse solo per pochi di noi) fungono già abbastanza egregiamente allo scopo. Ho notato inoltre che
quando si cerca di esportare delle citazioni in formato RIS per poi importarle in Reference Manager, cliccando su Apri si
ottiene il messaggio "internal application error".

Docente di Chimica: Per quel che posso dire mi sembra che funzioni bene, comunque non eccezionale come motore di
ricerca. Dovrei provarlo più a lungo per essere più preciso.
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RefAware | Come promuoverlo
A nostro avviso RefAware non si presta ad una promozione
di tipo tradizionale. L’intenzione è di avvicinare gli utenti:





inserendo RefAware nei laboratori RefWorks avanzati che
partiranno a breve
proponendo agli utenti che si rivolgono ai servizi di
reference delle biblioteche di riportare a fine sessione la
strategia di ricerca elaborata in RefAware
offrendo a docenti e ricercatori un nuovo servizio di
biblioteca del tipo “Aggiornamento facile con RefAware”
contattando direttamente i docenti e dottorandi più
sensibili a queste tecnologie e che fungono da opinion
leader nel loro gruppo di ricerca
…
Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova
Ringraziamenti
Un grazie dovuto
a tutti i colleghi del Sistema Bibliotecario di Ateneo
di Padova che hanno dedicato tempo, passione e
energie alla promozione di RefWorks
Un grazie sentito
a tutto lo staff Cenfor e RefWorks-COS per la
gentilezza, l’orientamento al problem solving e
l’attitudine alla collaborazione (e alla
sopportazione)
Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova
Un grazie di cuore
a tutti voi per
l’attenzione

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