Progetto Recapito
NUOVA ORGANIZZAZIONE
(Logistica - Operativa)
NUOVA FIGURA DEL PORTALETTERE
(Alta Professionalità)
LA NUOVA MISSIONE DI
POSTE ITALIANE
Ing. Emanuele TANZI
Bari, Febbraio 2007
Progetto Recapito
La nuova Organizzazione della struttura postale nel Recapito
vede un ritorno di Poste Italiane alle vecchie origini, rivedute e
modernizzate.
Chiave di volta di tutto questo è il ruolo della nuova figura del
PORTALETTERE SPECIALISTICO (PS) che si aggiunge al
Portalettere Ordinario (PO).
Il nuovo Portalettere Specialistico(PS) avrà compiti esclusivi di:
1. consegnare tutte le tipologie di oggetti a Firma;
2. consegnare gli oggetti voluminosi ” pacchi”;
3. essere un venditore di servizi;
4. diventare il trade-union con le pubbliche amministrazioni.
NUOVA ORGANIZZAZIONE
Utilizzare gli attuali CPO come luogo di stoccaggio e lavorazione di un
bacino di utenza, fulcro multi-operativo.
Ritornare ad utilizzare le funzioni dei Centri CPO come Centri di raccolta e
Distribuzione sia della corrispondenza che dei pacchi relativamente al
proprio bacino.
Istaurare presso i CPO le funzioni di ripartizione a Portalettere per gli UDR
di propria competenza.
Organizzare la logistica di approvvigionamento CPO-UDR (una corsa di
andata e una di ritorno).
Dotare i portalettere di nuovi mezzi logistici.
NUOVA FIGURA DEL PORTALETTERE
I Nuovi processi produttivi prevedono il ritorno alla consegna dei pacchi da
parte dei Portalettere, la vendita di servizi effettuati da Poste Italiane
(Corrispondenza e Banco Posta). La vendita di servizi per conto terzi
nonché, quella d’interfaccia con i servizi delle Pubbliche Amministrazioni.
Nel Nuovo Processo Produttivo entrano in gioco due nuove figure:
il PO (Portalettere Ordinario)
il PS
(Portalettere Specialistico)
Obiettivo:
1. Informatizzare i servizi di recapito
effettuati dai
portalettere (Raccomandate e Assicurate).
2. Prelevare a domicilio del cliente la posta
tracciabile (Assicurate e Raccomandate).
3. Consentire al portalettere di fornire ai clienti nuovi
servizi di bussines (vendere prodotti Postali e non,
sottoscrivere contratti per conto Poste e per conto terzi).
4. Effettuare pagamenti di bollettini postali e
contrassegno porta a porta.
5. Richiedere certificazioni per conto del cliente e
a domicilio del cliente (da vari enti pubblici convenzionati).
6. Prelevare e consegnare a casa del cliente
pacchi a domicilio.
La Risorsa Umana del nuovo Portalettere
Selezionare il Portalettere per:
Titolo di studio e grado di preparazione
Disponibilità e fiducia al cliente
Capacità comunicativa con il cliente
Forte motivazione al nuovo servizio
Attaccamento all’Azienda
Modalità Operativa Formativo:
1. Selezionare marcatamente il personale di recapito
presente sul mercato (sia interno che di nuova assunzione)
secondo le modalità richieste dal progetto.
2. Distinguere i portalettere in due grandi categorie:
•
il PO (Portalettere Ordinario) come Portalettere
Operativo di Massa;
•
il
PS
(Portalettere
Specialistico)
come
Portalettere
Notificatore,
Riscossore
e
Venditore di Prodotti;
3. Attuare una formazione specifica e mirata per PO e PS.
Modalità Operativa Logistica :
1. Dotare gli operatori di mezzi logistici specifici:
Motomezzi tipo Piaggio Ape 50 e similari che
consentono anche la raccolta e la distribuzione di
Pacchi
e
Corrispondenza
varia
(ordinaria,
voluminosa e registrabile) sia dal cliente che dai
punti fissi di raccolta.
2. Attrezzare e mettere in sicurezza il veicolo come un
Ufficio Viaggiante.
MEZZI e DOTAZIONI di Servizio del Portalettere
Dotazioni di mezzi di supporto a corredo
della nuova attività del Portalettere:
Mezzi Logistici
Palmari
Stampanti
Borse di sicurezza
stampati.
modalità d’intervento:
Dotare i Portalettere Specializzato di:
1. Codici di trasmissione speciali per le operazioni on
line;
2. Borse portadocumenti per contenere le Racc. e le
Ass., nonchè moduli per eventuali contratti;
3. Apparecchiature specifiche informatiche (palmare
stampante mobile);
e
Caratteristiche del palmare
Ergonomico con dimensioni e peso contenute
Robusto adeguato per un utilizzo industriale (es. resistenza alla caduta da 1,2m), con
batteria ad elevata autonomia (maggiore di 8 ore)
Display touch-screen con visibilità in ogni condizione di luce
Lettore di carte prepagate con trasmissione via SMS al data base
Centrale dell’avvenuta operazione di pagamento.
Lettore di codice a barre mono e bidimensionale
GPS (attivabile esclusivamente dal portalettere per georeferenziare eventi)
Lettore RFID: legge i codici a barre non standard
Memoria di back-up per il recupero dei dati in caso di rottura del dispositivo
Trasferimento dati tra il terminale ed i database aziendali grazie alla multiconnettività:

GSM/GPRS (

Bluetooth (connessione tra terminale e stampante)

WIFI per consentire, all’interno delle strutture di recapito, la sincronizzazione dei
dati con i sistemi centrali
con i sistemi aziendali)
Caratteristiche della stampante
Ergonomica studiata per un utilizzo semplice e pratico
di dimensioni e peso contenute
Robusta adeguata ad un utilizzo industriale
(es. resistenza alla caduta da 1,2 m),
con elevata qualità di stampa e buona autonomia delle batterie.
Capacità di lettura dei bollettini Postali con la possibilità
di interscambiare informazioni con il palmare per un inserimento dati aggiuntivi.
modalità d’azione
Dividere il territorio in zone di recapito distinte:
• Per i PO con il solo scopo di consegnare la
corrispondenza di recapito Prioritaria, ISI, normalizzata e
voluminosa;
• Per i PS parametrare le zone in funzione della tipologia
dei clienti e della movimentazione degli speciali nella
zona.
Calcolo Zone di Recapito
Per i PO
la metodologia da adottare dovrà essere mirata sulla clientela potenziale
da servire e la sua densità. Pertanto le prestazioni del portalettere dovranno
essere determinate da:
1. tempo per il lavoro di preparazione finale ed accessorio;
2. tempo di percorrenza del raccordo dall’CD al primo recapito e dall’ultimo
recapito al CD;
3. Tempo di percorrenza dell’itinerario di recapito;
4. Tempo di consegna della corrispondenza: Prioritaria, Postatarget e ISI sia
normalizzata che voluminosa.
5. Tempo nell’esecuzione di operazioni accessorie al rientro al CD.
Il fabbisogno di personale PO da applicare al RECAPITO, dovrà tenere
conto dei punti precedenti e di tutti quei tempi indicati nella guida
operativa sul recapito e non sopra citati.
Calcolo Zone di Recapito
Per i PS
Il fabbisogno di personale da applicare a questo nuovo ruolo del Portalettere, dovrà
essere calcolata sulla clientela potenziale da servire e la sua densità territoriale
tenendo presente il volume di traffico relativo agli oggetti a firma (racc, ass, pacchi
etc etc) e sulla potenzialità dei clienti per i nuovi servizi.
Pertanto le prestazioni del portalettere dovranno essere determinate dal:
1. tempo per il lavoro di preparazione finale ed accessorio degli oggetti a firma;
2. tempo di percorrenza del raccordo dall’CD al primo recapito e dall’ultimo rec. al CD;
3. Tempo di percorrenza dell’itinerario di recapito;
4. Tempo di consegna della corrispondenza: RACCOMANDATE, ATTI GIUDIZIARI,
ASSICURATE, PACCHI e Nuove Funzioni e Operazioni Aggiuntive
5. Tempo di esecuzione di operazioni accessorie al rientro al CD.
PER QUEST’ULTIMO VALGONO I CRITERI INDICATI SIA NELLA GUIDA OPERATIVA DEL RECAPITO CHE
QUELLI RIVENIENTI DALL’ESPERIENZA DEI NUOVI SERVIZI.
modalità d’azione
Dotare :
• i PO di un mezzo a tre ruote tipo Piaggio allo scopo di
consegnare al cliente tutti i tipi di corrispondenza: dal
prioritario all’ISI, dalla normalizzata alla voluminosa e
consentire la vuotatura cassette presenti nel suo territorio
dotando il POM di opportuna chiave;
• i PS di un mezzo a tre ruote tipo Piaggio allo scopo di
consegnare al cliente corrispondenza speciale a firma
nonché pacchi. Attrezzare il veicolo come un ufficio
postale mobile dotandolo di sistemi di sicurezza idonei
alla custodia di pacchi, di speciali e alla dotazione di
supporti informatici e moduli per contratti. Consegnare a
questo operatore le apparecchiature informatiche
descritte precedentementi.
Obiettivo del PONOVE
Su questa figura il Nuovo Recapito si gioca la partita del
mercato.
L’obiettivo del PS oltre alla consegna degli oggetti a firma
(racc, ass, atti giu. pacchi etc. etc.) è quello di effettuare i Nuovi
Servizi a VALORE AGGIUNTO e diventare il cardine del nuovo
Servizio Postale e pertanto deve mirare ad essere:
.
•
il messo di fiducia del cliente-cittadino;
•
il trade-union tra Amministrazione e cittadino;
•
venditore e informatore tecnico-finaziario sia dei prodotti
di corrispondenza, sia finanziari che assicurativi di Poste;
•
Consentire i pagamenti on line a tutta la clientela che per
svariati motivi non può recarsi ad un Ufficio Postale.
IMPORTANTE
il PS
non deve mai ricevere denaro contante
dal cliente ma deve effettuare
esclusivamente le operazioni di
riscossione, notificazione,
sottoscrizione e richieste servizi solo
on line.
Attribuzioni Funzioni
Funzionalità previste per i PO:
- Gestione e consegna dei pacchi e della corrispondenza
massiva non a firma, normalizzata e voluminosa.
- Collaborazione ai sondaggi di mercato.
- Promoter di primo livello sui servizi del Nuovo Recaito
Funzionalità previste per i PS :
- Gestione consegna-ritiro Posta a firma e Pacchi.
- Attuazione nuovi servizi a Valore Aggiunto.
- Messo Ufficiale tra PA e Cittadino-Cliente
Attuazione del progetto
L’avvio del progetto, previsto per il mese di ……………… comporta
1.
la verifica sul territorio della copertura di un segnale SMS inviato dal
palmare del portalettere al sistema Centrale tale da permettere di effettuare
qualsiasi transazione del caso (amministrativa, notificatrice o finanziaria)
richiesta dal cliente.
2.
La possibilità che il palmare funzioni come un lettore POSTAMAT mobile a
flash scaricabile subito dopo l’operazione effettuata dal cliente e dopo che
il sistema avrà dato la certificazione al cliente di avvenuta esecuzione
dell’operazione.
3.
La verifica della semplicità, robustezza e sicurezza dei nuovi supporti
informatici.
4.
Tarare le zone di intervento in funzione dei potenziali clienti.
5.
La missione originaria di Poste Italiane nei vari Servizi Postali e Banco
Posta e cioè: la consegna della corrispondenza e dei pacchi e dei
servizi a denaro.
Vantaggi operativi
permettere al cliente di stare comodamente a casa;
effettuare le operazioni di pagamento e altro con carte elettroniche
(bancomat, carte di credito, postepay) e tessera sanitaria-codice fiscale;
assicura la privacy del cliente;
garantire la sicurezza dell’operazione anche in caso di furto del palmare o
rotture dello stesso perché in tale modo, nel palmare non vengono
conservate tracce sensibili dell’operazione e del cliente;
rafforzare sempre più la fiducia tra cliente ed Azienda;
Semplicità e trasparenza delle operazioni;
Assenza di denaro contante nelle mani del
PS.
Svantaggi operativi
Non permette di effettuare operazioni finanziarie a
clienti privi di bancomat, carte di credito o postepay;
Soddisfare parzialmente le aspettative del cliente;
Dotazioni informatiche di supporto al PS più o meno
impaccianti e ingombranti nell’operatività dei suoi
delicati e innovativi compiti.
Sperimentazione delI’implementazione del progetto
Avvio previsto per il giorno ………………
Attivazione di n __ Centri di Distribuzione con il coinvolgimento di
n. __ PO e n. __ PS:
Esempio CD:
Torino
Roma
Prato
Pesaro
Bari
Galatina
Enna
Feedback giornaliero sul processo attraverso le rilevazioni del portalettere riscontrate
nell’operatività del servizio.
Feedback settimanale sul processo.
Feedback mensile sul processo.