Non solo Gestione Documentale
Comm@ Day 2013
"Apparecchiature
di elaborazione
testi prossima
uscita vedrà
'l'inizio del ufficio
senza carta …"
1975
Comm@ Day 2013
L’ Archivio oggi
Comm@ Day 2013
,
Comm@ Day 2013
Un unico ambiente per tutti i documenti
Una soluzione
Non invasiva: si affianca ed interagisce con
i sistemi già operanti in azienda
Scalabile: per lo studio professionale
oppure per l’azienda
Poliedrica: per solo uso interno e/o
come server verso altre realtà.
Comm@ Day 2013
Un sistema totalmente configurabile
Un Software modulare
costituito da un nucleo base ed una serie di
procedure integrate da installare sulla base delle
esigenze del cliente
Implementabile
In base alle caratteristiche e della quantità di
documenti che devono essere trattati
Comm@ Day 2013
Un Archivio strutturabile
Seguendo l’organizzazione aziendale (reparti, uffici, ecc), per
una soluzione coerente con l’analisi dei processi e degli
obiettivi che si intendono realizzare
Integrazione con Ms Office
Integrazione completa con gli strumenti di Office
Automation
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INVIO DOCUMENTI
FIRMA GRAFOMETRICA
ATTIVITA’ Calendario
CONSER.
SOSTITUTIVA
EDI
WORK FLOW
FIRMA DIGITALE
ArKOttica
CRM
PORTALE
OCR
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WEB-mail
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In ufficio e su Web
Lan
Architettura Client/Server realizzata su piattaforma
Web
Comm@ Day 2013
Documentazione Automatica
Molta documentazione interna si basa
su file di Word che vengono
manualmente modificati. Richiede
tempo e il risultato non è sempre
identico, con danno per l’immagine
aziendale.
PROCESSO ATTIVO
Template PDF (statici)
Template di Word (dinamici)
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Portale
La documentazione presente in azienda
può richiedere la necessità di essere
disponibile ad utenti esterni anche per
semplice consultazione.
PROCESSO ATTIVO
Portale web per accesso diretto alla
propria documentazione.
Senza limiti di utenti
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Workflow ( controllo iter documentale )
I sistemi di workflow coordinano tutte le operazioni che riguardano
l’elaborazione e la trasmissione dei documenti, specificando le attività
ed i ruoli di tutti gli appartenenti al processo di lavoro. Un processo di
workflow segue un documento durante tutto il suo ciclo di vita,
fornendo un’azione di controllo costante per la sua compilazione.
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Workflow
L’iter risulta diviso in
livelli (ufficio, reparto,
sezione)
Per ogni livello sono
definiti gli utenti del
sistema che devono
autorizzare il
proseguimento dell’iter in
modo congiunto oppure
separato. Un documento
può essere accettato,
rimandato al livello
superiore per un controllo
o una modifica, respinto.
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Definizione del
processo
Workflow
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CRM : Custumer Relastionship Management
Gestione anagrafica clienti
‘potenziali’
Import massivo di contatti
prelevati da banche dati
Gestione campagne di mailing
e liste di spedizione
Monitoraggio dello stato degli
invii
Personalizzazione dei
messaggi
inserimento di link e tracker
Gestione delle risposte
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Gestione Attività
Gestione dei rapporti con i Clienti/Fornitori:
Inserimento attività (telefonate, visite, riunioni) con
promemoria e definizione di alert mediante sms
e/email.
Lista attività pendenti.
Definizione dello stato
(programmata, eseguita, in pausa).
Annotazioni promemoria
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Electronic Data Interchange
L’interscambio di dati tra sistemi
informativi attraverso un canale dedicato
basato su un tracciato standard XML.
PROCESSO ATTIVO
Import automatico Fatture/Bolle
Eliminazione completa della carta
Chi adotta questo sistema è obbligato per
legge a passare alla Conservazione
Sostitutiva.
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Grafometrica
Molti documenti richiedono la firma del
cliente/fornitore/utente. Questo ha
sempre comportato la stampa del
cartaceo, la Grafometrica risolve questa
esigenza.
PROCESSO ATTIVO
Firma modulo consenso Privacy
Mod. 730,740,770.......
Ricevuta di consegna merce
Bolle, Report Assistenza tecnica
Firma in mobilità tramite tablet
Comm@ Day 2013
Vantaggi della digitalizzazione
SEMPLICITA'
VELOCITA'
ECONOMICITA'
CONDIVISIONE
SICUREZZA
ECOSOSTENIBILITA'
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Risparmi con la digitalizzazione
I risparmi generati dalla dematerializzazione dei processi ammontavano nel 2011 a
circa 200 miliardi di euro. Oltre 60mila imprese italiane hanno scambiato in formato
elettronico almeno una parte dei documenti del ciclo dell'ordine ed hanno portato in
Conservazione Sostitutiva le fatture (attive o passive). Il 33% delle grandi imprese, il
16% delle medie imprese, l'1% tra le micro imprese.
1 Conservazione attivo
2€ a documento, rientro 1 anno, spazio e materiali
2 Conservazione passivo
1,5€ a documento, rientro 1 anno,spazio, materiali e ricerca
3 Fatturazione elettronica non strutturata
4,5€ a fattura, rientro 2 anni, trasmissione, spazio, materiali e ricerca
4 Fatturazione elettronica strutturata
10 € a fattura, rientro 1 anno,trasmissione, spazio, materiali, ricerca, produttività del
personale
5 Gestione aziendale completa
50 € a ciclo produttivo
Fonte Politecnico di Milano – Osservatori.net 2012
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