Polo Scientifico Didattico di Cesena
Area Servizi Bibliotecari
Corso per i Volontari Civili
che prestano servizio nelle
Biblioteche del Polo di Cesena
Gestione utenti e
Circolazione documenti
in Sebina Open Library (SOL)
[email protected]
Polo Scientifico Didattico di Cesena
Area Servizi Bibliotecari
Link all’ambiente di prova:
https://solaps.cib.unibo.it/sebinatest/boz/index.jsp
per connettersi utilizzare in entrambi i campi il login e la password
inseriti nel campo login dell’ultima maschera di apertura di Sebina
si possono attivare più sessioni contemporaneamente, aprendo una
nuova sessione internet; attenzione: la sessione dura 30 minuti!
cliccare su Help in alto a destra per il Manuale
slide su http://www.sba.unibo.it/portale/materiali-didattici
09/01/2009
Gestione utenti e Circolazione
documenti in Sebina Open Library
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D’ora in poi non saranno più disponibili le password collettive:
ogni operatore avrà la sua password personale, associata ad un
profilo che lo abiliterà all’uso di determinate funzioni.
I SC avranno un profilo 2 (Bibliotecario), che li abiliterà alla
gestione degli utenti e dei documenti.
N.B.:
le funzioni di SOL richiedono (vedi schermata iniziale):
Internet Explorer 6 o Mozilla Firefox 2
pacchetto Office (Word, Excel)
Acrobat reader
Abilitazione dei pop up
Javascript
è inoltre consigliata la disabilitazione dei cookie
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Gestione utenti e Circolazione
documenti in Sebina Open Library
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Comandi
N.B.:
Adesso si può usare il mouse!!!
Basta tasti funzione e freccine!!!
E’ possibile usare i tasti Invio e Tab.
N.B.:
Ricordarsi di usare i tasti del programma:
Indietro
Home
Annulla
Esci
Conferma, quasi sempre necessaria.
Se non succede niente, cliccare sul tasto Enter/Invio
NB in alto tasto Reports, per visionarli ed eventualmente stamparli.
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Gestione utenti e Circolazione
documenti in Sebina Open Library
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Polo Scientifico Didattico di Cesena
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Homepage e principali funzioni
Spazio personale: modifica password
Utenti e servizi: Gestione utenti = vecchia Gestione lettori
Circolazione documenti = vecchia Gestione prestiti
Acquisizioni: suggerimenti d’acquisto
Amministrazione sistema
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Gestione utenti e Circolazione
documenti in Sebina Open Library
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Utenti e servizi > Utenti > Gestione utenti (1)
Codice utente
vecchi codici: xx-n (- al posto degli 0), es. AB-253 = AB000253
nuovi codici SOL: solo numerici
Ricerca
- per parte iniziale: comodo in caso di accenti o caratteri speciali;
- esatta: consigliata se si conoscono con certezza nome e cognome;
- per parole: comodo per la ricerca delle biblioteche o in caso non
si sappia identificare esattamente nome e cognome di un utente;
cerca anche all’interno delle parole!
Filtro: Utenti di biblioteca, molto utile; N.B.: è impostato di default
in Gestione utenti, ma non in Circolazione documenti!
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Gestione utenti e Circolazione
documenti in Sebina Open Library
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Gestione utenti (2)
N.B.: il sistema non è sensibile a doppie (ma questo sarà corretto),
spazi e caratteri speciali:
ROSSETTI
DIBIASE
DADDARIO
DONA
Rossetti, Rosetti, Roseti
Di Biase, Dibiase
Daddario, D’Addario
Dona, Donà, Dona’
In caso di omonimi, la lista restituirà prima i nominativi senza
caratteri speciali, poi quelli con apostrofo, poi quelli con accento.
In caso di nuovi inserimenti, usate tranquillamente apostrofo e
accento. Se si trova l’utente già inserito, selezionarlo e confermare,
altrimenti cliccare su Esci per crearlo.
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Gestione utenti e Circolazione
documenti in Sebina Open Library
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Gestione utenti (3)
N.B.:
Recapiti aggiuntivi (per inserire il domicilio)
Associa a gruppo (automatico, per abilitazioni ai servizi)
Visualizza servizi abilitati (prestito, servizi SOL)
Situazione abilitazioni al prestito (nelle varie biblioteche)
Situazione utente (attuale)
Storica
Sospensioni
non visibili dai profili base
Registra prestito; da qui anche
Rientro documento
Proroga prestito
Fra i campi obbligatori da compilare ci sono anche il recapito
preferenziale (per l’invio di solleciti e notifiche: posta, telefono,
cellulare, e-mail) e il tipo utente (per le abilitazioni ai servizi;
impostato a livello di Polo ma modificabile).
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Gestione utenti e Circolazione
documenti in Sebina Open Library
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Abilitazione degli utenti
Dalla scheda aperta in Gestione utenti > Dati biblioteca corrente:
Visualizza: per modificarli
Associa: per associare l’utente alla biblioteca
Abilita/sospendi servizi di prestito
(anche per ILL, DD, etc.)
N.B.:
Associa e Abilita sono i due passaggi per abilitare un utente;
in caso di nuovo inserimento l’associazione e l’abilitazione
sono automatiche.
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Gestione utenti e Circolazione
documenti in Sebina Open Library
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Circolazione documenti (1)
Troviamo qui tutte le funzioni del vecchio gestionale, con in più altre
già attivate presso qualche biblioteca, ed altre ancora nuove. Possono
essere attivate o disattivate da Configurazioni generali (gestori).
Richiesta di prestito, richiesta di consultazione, prenotazione,
inoltrate dall’utente o dall’operatore: ora attive per tutte le
biblioteche;
Pianificazione: per tenere da parte un libro per un utente o per la
biblioteca in un tempo futuro;
Gestione movimenti: per gestire movimenti parziali dei singoli
documenti e movimenti dei documenti a livello cumulativo (ad es.
prestiti scaduti; vedi oltre); e per gestire i movimenti di un utente.
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Gestione utenti e Circolazione
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Circolazione documenti (2)
Controllo prestiti: viene fatto automaticamente ogni notte, e compie
alcune operazioni automatiche in base alle configurazioni impostate:
- i prestiti scaduti passano allo stato da sollecitare ;
- le prenotazioni passano allo stato da notificare ;
- le richieste di prestito, le prenotazioni e le pianificazioni
scadute passano allo stato scaduto ;
Privacy movimenti (riservato ai gestori): per rendere anonimi i
movimenti degli utenti; attenzione: l’operazione è irreversibile!
Reports prestiti (N.B.: Verifica inventari impossibile perché non
implementato il modulo Catalogazione) e Statistiche utenti e servizi.
Rinnovo diritti al prestito (gestori): per utenti singoli o gruppi di
utenti.
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Movimenti e pre-movimenti (1)
In Registrazione prestito ci sono tre possibilità: Prestito esterno,
Consultazione (= vecchio prestito interno), Prestito notturno,
forzabili in caso di necessità (giorni: solo durata inferiore).
Oltre che con l’inventario, si può selezionare il documento da
prestare partendo dal titolo (browse da Ricerca documento nel menù
di sinistra).
Se il documento è disponibile, si offre la doppia possibilità: Richiesta
di prestito o Registra il prestito.
Se il documento non è disponibile si può eseguire la Prenotazione,
sull’inventario o sul BID (scelta preimpostata dai gestori in
Configurazioni di biblioteca > Configurazioni generali).
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Movimenti e pre-movimenti (2)
N.B.: compaiono messaggi in rosso nel caso un utente abbia prestiti
scaduti o non sia iscritto alla biblioteca o abilitato al prestito.
N.B.: se si stampa il modulo senza dati dell’utente da mettere a
scaffale, non vi compare neppure il codice utente (è da impostare).
N.B.: attualmente non sono possibili la catalogazione minimale e la
gestione dello stato della copia in fase di prestito e rientro, non
essendo implementato il modulo di catalogazione.
In Rientro documento sono possibili due operazioni, Rientro e
Proroga, anche multipli.
Sono sempre accessibili, dal menù di sinistra, il Dettaglio utente
(scheda anagrafica e abilitazioni), la Situazione utente, anche
storica, e le eventuali sospensioni, e la Situazione documento.
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Circolazione documenti > Gestione movimenti
Per le Consultazioni che durano più giorni:
Rientro parziale = il documento viene tenuto da parte per l’utente
per il giorno successivo;
Riconsegna = il documento viene dato all’utente (dopo il rientro
parziale);
Rientro consultazione = il documento viene definitivamente
riconsegnato dall’utente.
Consegna parziale (?)
Selezionando Prenotazioni e Richieste di prestito o consultazione, in
Gestione movimenti, si può cancellarle; non così per le
pianificazioni, che si possono cancellare solo in Pianificazione.
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Gestione utenti e Circolazione
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Stato dei documenti e comunicazioni agli utenti (1)
Documenti in prestito scaduto:
Controllo prestiti > Controllo prestiti
passaggio a stato da sollecitare
Controllo prestiti > Stampa solleciti (tutti)
passaggio a stato sollecitato
eventuale disabilitazione automatica dell’utente
Documenti prenotati:
Controllo prestiti > Controllo prenotazioni
passaggio a stato da notificare
Controllo prestiti > Stampa notifiche (tutte)
passaggio a stato notificato
Operazioni automatiche se così impostato dai gestori.
N.B.: Solleciti e notifiche vengono inviati ai recapiti preferenziali.
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Stato dei documenti e comunicazioni agli utenti (2)
Dopo aver fatto le relative operazioni in Controllo Prestiti, per avere
le liste dei movimenti, in Gestione movimenti scegliere il tipo di
movimento che si vuole indagare (ad es. Prestito esterno, Consultazione), eventualmente scegliere Prestiti scaduti o Prestiti scaduti e
prenotati, e a destra lo stato (ad es. in corso, da sollecitare, etc.), in
fondo impostare le date, e quando appare la lista selezionare Stampa
elenco movimenti.
Per avere invece le stampe di lettere di sollecito o di notifica relative
a specifici documenti, fare Controllo prestiti / Controllo prenotazioni, poi generare la lista in Gestione movimenti, quindi selezionare
i documenti che interessano, cliccare su Segna come sollecitato /
Segna come notificato, e in seguito su Stampa lettere selezionate.
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Gestione utenti e Circolazione
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Circolazione documenti > Prestiti e servizi ILL
N.B.: d’ora in poi non sarà più possibile gestire ILL e DD come i
normali prestiti. Si distinguono:
prestiti intersistemici, con biblioteche interne al Polo;
prestiti interbibliotecari, con biblioteche esterne al Polo.
E’ possibile anche gestirli a livello univoco, nel caso l’altra biblioteca
non usi il modulo; è possibile, attualmente a livello sperimentale,
l’interazione con il modulo ILL dell’ICCU.
Ogni movimento ha vari stati, dall’immissione al rientro, che vanno
via via aggiornati dalla biblioteca richiedente e da quella prestante.
Per ora non è attiva la possibilità d’inoltro richieste (ILL, DD,
riproduzione) da parte degli utenti.
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