Il Fund Raising a cura di Marco Dal Poz “E’ meglio seguire la strada giusta traballando che la strada sbagliata con passo sicuro” Sant’Agostino Anspi - Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli Sacrofano - 25 Luglio 2003 Fund raising: due definizioni K. Burnett (1996) - Friends for life. Relationship for fund raising in practice Nel fund raising, la componente di creazione e gestione di relazioni sociali tra un’organizzazione e la sua costituency ha un primato rispetto alla componente della raccolta di donazioni in senso stretto. Pertanto il fund raising è anche e soprattutto gestione efficace dei legami tra un’organizzazione e soggetti (individuali e collettivi) presenti nell’ambiente in cui essa opera: è principalmente “relationship fund raising”. La gestione efficace di questo sistema di legami può assicurare maggiori risorse economiche, più durature e meno occasionali nel tempo. F. Ambrogetti, M. Coen Cagli (1998) - Manuale di fund raising Il fund raising è l’insieme delle attività di un soggetto collettivo volte a reperire le risorse economiche necessarie a raggiungere gli scopi che esso si propone, ovvero rendere sostenibile le cause sociali da esso promosse. Si tratta di un’attività strategica: il reperimento di risorse finanziarie è volto a garantire la sostenibilità di un’organizzazione nel tempo e promuovere il suo sviluppo costante. Ciò avviene esprimendo e affermando, nel contempo, verso una molteplicità di interlocutori, la “verità sociale” dell’organizzazione stessa. Fund raising: quale atteggiamento delle ONP?? L’introduzione delle tecniche di marketing ai fini della raccolta fondi nel non-profit viene generalmente effettuata con numerose resistenze di matrice culturale assimilabili agli aspetti seguenti: il rapporto conflittuale spesso vissuto dalle ONP con il mondo profit; l’applicazione delle tecniche di MKTG al non profit è, secondo luoghi comuni, emblema di una realtà povera di eticità; il fund raising è percepito come attività da realizzare a breve periodo e con risultati immediati (contingenti con un’emergenza economica); il fund raising necessita di risorse umane e finanziarie che spesso vengono considerate non strettamente connesse allo scopo primario della ONP; l’apertura al profit viene vissuta come una minaccia all’identità, all’autonomia gestionale o alla libera determinazione degli obiettivi. Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Fund raising: importante è capire perché…! Per… Promuovere il nome e gli scopi istituzionali dell’organizzazione Aumentare il numero dei donatori Assicurare la stabilità finanziaria dell’organizzazione Garantire lo sviluppo dell’attività dell’organizzazione Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Fund raising… è innanzitutto comunicazione della propria mission! Per definire una strategia di raccolta fondi è necessario conoscere a fondo CHI SIAMO e soprattutto DOVE VOGLIAMO ANDARE!!! Qual’è il nostro ruolo specifico? Se ne siamo ben consapevoli possiamo COMUNICARLO (mediante un adeguato piano di comunicazione) con efficacia e COINVOLGERE meglio potenziali donatori e volontari. Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Una strategia di raccolta fondi prevede allora... Definizione della missione e presentazione della buona causa Analisi interna dell’organizzazione Analisi dell’ambiente esterno Elaborazione di una strategia Realizzazione Monitoraggio e valutazione Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Analisi preliminare al Piano di Raccolta Fondi Ambiente Interno Missione Obiettivi Fini SWOT ANALYSIS -Punti di forza - Punti di debolezza - Opportunità -Minacce L’analisi dell’organizzazione Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Ambiente Esterno Futuri soci (prospects) Posizionamento rispetto ad altre organizzazioni Contesto Sociopolitico e economico (PEST) Tutto ciò concorre alla definizione di obiettivi e fini di Marketing! A chi chiedere sostegno: i pubblici di riferimento Ricordiamoci sempre che non stiamo chiedendo elemosina ma partecipazione!! La strategia Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Pubblico (Istituzioni: stato, enti locali, UE) Privato (Imprese, Fornitori, Società di servizi, Fondazioni) Cittadini Ma anche a… Management ONP Consiglio ONP Personale ONP Volontari ONP Altre Associazioni Media Composizione percentuale dei fondi delle principali ONP italiane La strategia Donazione di privati Quote associative Sponsorizzazioni Contratti e convenzioni Fondo perduto da Enti Pubblici Tariffe per servizi da individui Altro 38,3% 24,7% 2,5% 24,5% 1,0% 3,0% 6,0% *Come campione indicativo - da Lab. delle scienze della cittadinanza Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Il funding mix…questo sconosciuto?! La raccolta fondi deve essere: DIVERSIFICATA EQUILIBRATA La strategia Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Il Mix di fondi si può comporre con: Contributi istituzionali Contratti e convenzioni Donazioni da sostenitori individuali Sponsorizzazioni e supporti da imprese Vendita di prodotti (merchandising) o servizi a singoli Uno strumento utile: il ciclo del fund raising Analisi dell’organizzazione (Swot) Avvio della raccolta fondi Analisi dell’ambiente est. (Swot, Pest e Lai*) Valutazione dei risultati La strategia Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Monitoragggio!! Realizzazione Programmazione strategica pianificazione * Per l’identificazione di potenziali donatori: Linkage, Ability, Interest La Piramide del Fund Raising Principio di Pareto 80% delle entrate dal 20% dei donatori Lasciti Grandi Donatori Versamenti mensili La strategia Campagne soci o prime offerte N° di soci Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Tempo La “buona causa” o documento di missione La presentazione deve avere: una descrizione generale dell’organizzazione una sintesi dei programmi e dei servizi una lista delle risorse necessarie informazioni sull’assetto istituzionale La strategia Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising La “buona causa” deve essere FATTIBILE MOTIVANTE DISTINTIVA Gli Enti Pubblici / A Tipologia di convenzioni con Enti Pubblici I donatori Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Annuale rinnovabile Annuale non rinnovabile Poliennale rinnovabile Poliennale non rinnovabile Legata ad un evento singolo su una tematica di carattere generale Legata ad un evento singolo su una campagna specifica Gli Enti Pubblici / B Principali modalità di acquisizione dei fondi pubblici: I donatori ormai di piccola entità - legati a beneficenza Contributi a fondo perduto Sostegno e patrocinio di specifiche iniziative convegni, seminari e corsi di formazione campagne, progetti di media lunga durata Convenzioni per progetti e servizi di interesse pubblico (partecipazione a bandi o proposte contrattuali delle organizzazioni) Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising I donatori individuali / A E’ necessario Passare da un pubblico indifferenziato a un universo di potenziali sostenitori Passare dall’individuazione dei sostenitori potenziali alla costruzione di un data base dei sostenitori effettivi I donatori Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Variabili per la segmentazione: Demografiche Geografiche Sociografiche Economiche Relative all’organizzazione I donatori individuali / B Strumenti per raggiungere i donatori: Contatto personale (member gets member) Richiesta tramite telefono (telemarketing) Invio di lettere (mailing) Realizzazione di eventi e/o pubblicazioni varie Messaggi attraverso i media I donatori Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Strumenti che influenzano la risposta del donatore: La gravità del problema affrontato La diffusione del problema La sua rimediabilità I donatori individuali / C Tipologia di donatori individuali: I° GRUPPO: fino a 50 anni donatori regolari con somme modeste I donatori II° GRUPPO: da 50 a 70 anni donatori regolari con elargizioni cospicue o beni durevoli III° GRUPPO: oltre i 70 anni donatori regolari, possono spingersi a Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund grandi donazioni e lasciti Raising “Inviare lettere” ovvero… mailing o direct-mail! Prevede azioni di: -Gestione di database -Mantenimento - Rinnovo / Fidelizzazione Utilizzato per campagne varie o per tesseramento: •tessera; •accesso a programmi ed eventi speciali •notiziario dell’organizzazione I donatori Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Azioni di marketing diretto tramite mezzi postali Liste fredde Package Messaggio + depliant esplicativo + materiale informativo (es: periodico) + modulo c/c postale Liste calde Le imprese / A Motivi della maggiore disponibilità delle imprese: I donatori Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Diffusione della responsabilità sociale dell’azienda (Corporate Social Responsability - CSR) Ricerca di nuove opportunità per incidere sul mercato Filantropia Le imprese / B Il rapporto con le imprese, dal punto di vista della raccolta fondi, è articolato in: I donatori Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Sponsorizzazioni Convenzioni per la produzione di beni o la vendita di servizi Le imprese / C Per quanto riguarda le SPONSORIZZAZIONI, un buon punto di partenza è legato all’individuazione di un legame tra l’organizzazione o l’iniziativa che si intende sostenere e i risultati che l’impresa si attende dalla sponsorizzazione I donatori Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Le imprese / D CAUSE RELATED MARKETING: “Il Marketing della Buona Causa” I donatori I legami possono essere: Legami di prodotto Legami con l’immagine dell’azienda Legami con l’immagine del prodotto Nessun legame Legame storico Legame personale Legame geografico Legame geografico-territoriale Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Le proposte vanno presentate con un documento di MKTG che evidenzi le relazioni tra azienda e organizzazione Le imprese / E I punti fondamentali per un documento di MKTG sono: In pratica… Progettazione del piano di comunicazione e MKTG Presentazione dell’iniziativa / campagna Piano di comunicazione Opportunità per gli sponsor Costi (meglio se dettagliati) Ricerca del legame I donatori Ricerca e selezione Aziende Fidelizzazione Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Creazione Database Contatti e PR Presentazione del piano Valutazione congiunta dei risultati Sponsorizzazione e realizzazione Le imprese / F Le imprese possono sostenere le organizzazioni con: Servizi finanziari Donazione di beni Servizi “reali” (supporto tecnico) Coinvolgimento del personale Sostegno alle comunità locali I donatori Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Programmazione di un evento Piano Strategico Piano Operativo Piano di comunicazione Gestione dell’evento Valutazione dei risultati Corso di Esperto nella gestione di Oratori e Circoli - Fund Raising Le due facce del Fund Raiser… Il Fund Raiser Volontario: -Motivato, entusiasta -Socio e/o attivista giovane -Socio e/o attivista di media età -Con esperienza di lavoro in altri campi -Ha una buona attitudine alle attività di F.R. Il Fund Raiser Professionale -Ha una preparazione e competenze diversificate -Progetta, sviluppa, dirige e valuta il ciclo del F.R. dell’ONP -Gestisce le trattative con i fornitori ed i clienti -Si rapporta con la parte istituzionale della ONP ed interagisce con la Direzione -Utilizza teorie, metodologie e tecniche di Marketing, comunicazione e PR La campagna di Fund Raising: metodologie e strumenti per l’OBIETTIVO FIDELIZZAZIONE a cura di Marco Dal Poz Anspi - Corso avanzato di formazione per incaricati della comunicazione Sacrofano - 22 Luglio 2004 Come scrivere un piano di raccolta fondi... Sezione I: Definizione del problema 1. Quantificazione del fabbisogno finanziario, dei tempi di disponibilità 2. Descrizione delle alternative possibili 3. Individuazione degli eventuali vincoli interni ed esterni Sezione II: Definizione degli obiettivi 4. Definizione degli obiettivi dell’attività di raccolta fondi a. quantitativi (stima dei fondi raccolti) b. qualitativi (sensibilizzazione, relazioni con stakeholders, ecc) Sezione III: Definizione delle risorse 5. Selezione degli strumenti di raccolta fondi 6. Definizione del fabbisogno di risorse umane, tecniche ed organizzative e loro reperimento 7. Creazione del team Sezione IV: Definizione del target 8. Individuazione dei target a. primari: pubblici a cui rivolgere la richiesta di fondi b. secondari: stakeholders chiave per raggiungere tali pubblici 9. Scelta degli strumenti e delle modalità di comunicazione (Piano di comunicazione) Sezione V: Definizione dei tempi 10. Determinazione della data di inizio e fine dell’operazione 11. Determinazione di scadenze intermedie legate alle singole azioni 12. Coordinamento dei tempi e delle scadenze delle singole azioni Sezione VI: Definizione del budget 13. Quantificazione dei costo da sostenere (per risorse necessarie, per consulenze, per la comunicazione. etc.. 14. Verifica del piano di liquidità e ipotesi di reeperimento dei fondi necessari 15. Stima dei ricavi previsti Sezione VII: Definizione delle operazioni 16. Assegnazione dei compiti (in documenti formalizzati) 17. Preparazione degli scadenzari 18. Identificazione delle modalità e dei meccanismi di monitoraggio e verifica dei risultati MERCATI E STRUMENTI DEL FUND RAISING I MERCATI - Mercato delle persone - Mercato delle imprese - Mercato degli enti pubblici - Mercato delle fondazioni bancarie Gli strumenti in relazione al mercato delle persone e delle imprese: - il f.r. attraverso la posta, o mailing - il f.r. attraverso il telefono, o telemarketing sociale - il f.r. con gli eventi speciali - le campagne di tesseramento soci - il f.r. con il contatto diretto IL MAILING Ogni anno gli italiani donano circa 360 mln di euro (700 miliardi delle vecchie lire) in virtù delle sollecitazioni che provengono dalle organizzazioni non profit.. La definizione è semplice: esso consiste in qualunque forma di sollecitazione “a casa”, tramite servizio postale, del potenziale donatore. DOMANDA: il mailing si addice alla MIA organizzazione?? QUALI SONO LE MIE ASPETTATIVE? CON IL MAILING SI OTTENGONO RISULTATI A LUNGO TERMINE!!! “Inviare lettere” ovvero… Prevede azioni di: -Gestione di database -Mantenimento - Rinnovo / Fidelizzazione Utilizzato per campagne varie o per tesseramento: •tessera; •accesso a programmi ed eventi speciali •notiziario dell’organizzazione Azioni di marketing diretto tramite mezzi postali Liste fredde Package Messaggio + depliant esplicativo + materiale informativo (es: periodico) + modulo c/c postale Liste calde PER PARTIRE CON IL MAILING Per inviare le lettere è necessario ovviamente un indirizzario che può essere facilmente costruito (nelle piccole organizzazioni) tramite una TABELLA DI SEGMENTAZIONE In questa azione sono FONDAMENTALI I VOLONTARI e la loro capacità di coinvolgimento dei potenziali donatori LA GIUSTA CIFRA e non “Ogni cosa che può dare va bene”. E’ necessario indicare una cifra o meglio una serie di cifre a cui il donatore può riferirsi. L’errore più grave è NON CHIEDERE NEL MOMENTO GIUSTO: visita guidata della sede, far vedere come si lavora e i frutti del lavoro, colazioni e pranzi informali, inviti a casa, al meeting annuale dell’associazione NEL MODO GIUSTO: quando si chiedono donazioni bisogna esser preparati, informare bene i potenziali donatori, lasciare la possibilità di rifiutare, proporre alternative alla donazione in denaro e RINGRAZIARE!!! IL BUSINESS PLAN: NEI PRIMI ANNI IL MAILING RENDE MENO DI QUEL CHE COSTA!! L’obiettivo all’inizio è pareggiare i costi. Necessario fare bilancio preventivo dei costi (che devono essere sempre preventivati) e dei ricavi che si vogliono ottenere IL TEST: è necessario cominciare ad inviare un primo gruppo di lettere per verificare il riscontro delle adesioni Regole per il test: Testare solo una cosa alla volta Spedire i pacchetti di prova nella stessa settimana Spedire i pacchetti di prova alla stessa tariffa postale Testare in quantità sufficiente per rendere valido il test Ripetere il test per conferma dopo aver ottenuto i risultati SCRIVERE LA LETTERA: In un mailing non hanno tanta importanza il tono e l’immagine di una lettera. Fatto 100 il valore complessivo di una lettera 70 è il valore dell’indirizzario, 20 il valore della causa, 10 il valore della forma della lettera. E’ comunque importante rispettare delle regole (La regola delle 7P) Personale, Problema (da risolvere), Prodotto (cosa faremo), Promessa (i risultati che otterremo), Prove (quello che abbiamo già fatto), Pressione (es. scadenza imminente), P.S. (l’ultimo appello su buona causa e generosità) VALUTARE LE RISPOSTE Queste sono il primo vero patrimonio dell’organizzazione e rappresenteranno l’indirizzario a cui farà riferimento per un po’ (LISTA CALDA). In genere le risposte non superano l’1,5% degli invii FIDELIZZAZIONE Questa è l’ultima fase del ciclo del mailing (ma anche di ogni altro ciclo). E’ la fase importantissima dei RINGRAZIAMENTI. Il f.r. non deve mai dimenticare di ringraziare i donatori in modo personalizzato tramite lettera o telefonata, o meglio ancora con telefonata seguita dal lettera. Il ringraziamento è meglio farlo entro 48 ore. Questa fase influirà su tutte le successive campagne rivolte a quei donatori!!! Es di strumenti per fidelizzare in aggiunta a telefonata e lettera: -invio di gadget, tessera associativa, biglietti, etc -invio degli auguri di Natale e Pasqua -lettere periodiche info sulle attività dell’associazione -invio gratuito del giornalino dell’associazione CALCOLI COSTI RICAVI E’ necessario infine valutare i costi/benefici tenendo presente il business plan iniziale (bilancio preventivo) IL TELEMARKETING SOCIALE Il Telemarketing è un complesso di azioni azioni svolte mediante telefono a favore di un’organizzazione diretto a interlocutori SICURAMENTE o POTENZIALMENTE interessati ad avere un DIALOGO DIRETTO con organizzazione E’ molto efficace se: gestito da professionisti se no è controproducente ES. di PROPOSTE VEICOLABILI: finanziamento a determinato progetto adesione a manifestazione/evento acquisto biglietto spettacolo raccolta fondi o lotteria OBIETTIVI: raccogliere e trasmettere info fissare appuntamenti agire di supporto a mailing ringraziare il donatore per fidelizzare GLI EVENTI Un evento è quella forma di fund raising che rafforza l’immagine dell’organizzazione non profit nella comunità, coinvolgendo e RECLUTANDO volontari, raccogliendo denaro e amici (def. Di H. Rosso in Achieving Excellence in Fund Raising) Es: momenti di riconoscimento pubblico, colazioni, cene o ricevimenti, un incontro annuale, l’assemblea soci, una lotteria, un concerto, una vendita di gadget o altro (ortensie, uova di pasqua etc), un’asta, manifestazione sportiva o combinazione di eventi. OBIETTIVO EVENTO: raccogliere fondi ma non solo… in un evento è fondamentale sfruttare l’occasione per far conoscere BENE quello che facciamo e deve essere supportato da una PREVENTIVA, CONTIGENTE E INTENSA ATTIVITA’ DI COMUNICAZIONE LA CARATTERISTICA PRINCIPALE DEGLI EVENTI Caratteristico di un evento è il fatto che si crea IL CONTATTO PERSONALE con il POTENZIALE DONATORE (cosa che non accade così spesso). Bisogna essere capaci di creare la necessaria attenzione e partecipazione degli interlocutori alla nostra causa I SETTE OBIETTIVI DI SUCCESSO DI UN EVENTO 1 - RACCOLTA FONDI 2 - FAR CONOSCERE LA MISSION DELL’ORGANIZZAZIONE 3 - MOTIVARE VOLONTARI E DIRIGENTI ALLA RACCOLTA FONDI 4 - RECLUTARE NUOVI VOLONTARI 5 - ESPANDERE LA RETE DI RELAZIONI 6 - FARE UN’AZIONE DI MARKETING DELL’ORGANIZZAZIONE 7 - INVITARE A SOSTENERE L’ORGANIZZAZIONE (ES. TESTIMONIAL) LE CAMPAGNE DI TESSERAMENTO SOCI Il fatto di essere SOCIO di un’organizzazione implica non solo la semplice amicizia ma questa relazione instaura una RESPONSABILITA’ RECIPROCA 1 - L’essere socio sviluppa un senso di fedeltà/lealtà e dà il senso di appartenenza, di partecipazione attiva alla mission dell’organizzazione 2 -L’essere socio sviluppa un intenso impegno (attività di volontariato, attivismo, anche diritto di voto su scelte organizzazione) 3 - I soci generalmente si aspettano di essere chiamati a partecipare 4 - L’essere socio dispone psicologicamente le persone a continuare a sostenere l’organizzazione con il rinnovo dell’iscrizione 5 - le campagne di tesseramento soci garantiscono donazioni di miglior qualità Le campagne di tesseramento soci possono funzionare solo in alcuni casi. Nel vostro possono avere un riscontro solo se riuscite a fornire servizi che coinvolgono il socio attivamente e lo rendono protagonista di un’attività che a lui interessa. COME AVVIARE LA CAMPAGNA Quasi tutte le onp in cambio del pagamento di una quota offrono specifici VANTAGGI. La varietà di essi dipende ovviamente dal budget Vantaggi comunemente offerti: periodici vari, tessera, accesso facilitato a programmi speciali, eventi o servizi, sconti su programmi, servizi e prodotti (es sconto su corsi, viaggi, seminari, servizi info, programmi assicurazione, sconti al cinema etc…), eleggibilità CATEGORIE DI SOCI Può essere utile creare diverse categorie di soci per poterli poi “segmentare” Es: socio sostenitore, ordinario, attivista, famiglia etc. Ad ogni categoria è associata una “misura della donazione”. Le categorie possono essere create subito se già si ha un data base donatori, con il tempo se no RECLUTAMENTO DI NUOVI SOCI Il reclutamento di potenziali soci a cui inviare sollecitazioni può essere fatto in due modi: - Mailing -tramite liste acquistate (liste fredde) -tramite liste create all’interno dell’organizzazione (persone con un qualche legame all’organizzazione (liste calde) - Telemarketing - Socio acquisisce socio - Promozione (materiali di comunicazione ad oc) - PR - Annunci pubblicitari (TV, radio, su cartaceo) IL RINNOVO DELLE TESSERE Il rinnovo rispetto all’acquisizione dei soci è molto più semplice ma non va dato per scontato. I rinnovi sono fondamentali perché sono il “nocciolo duro” del budget dell’organizzazione. Non importa la comunicazione che si fa ai soci ma il servizio che ad essi si dà. I soci non rinnovano se il servizio è scadente. I soci comunque vanno sollecitati al rinnovo per ricapitolare la motivazione dell’associazione iniziale e ridare stimolo alla persona che aderisce Telemarketing per il rinnovo: è fondamentale e può essere effettuato con volontari (dotandoli di una scheda guida e un minimo di formazione) Recupero delle iscrizioni scadute: l’1-2% dei soci scaduti possono ri-aderire se adeguatamente sollecitati PER APPROFONDIRE... Melandri V. & Masacci A. Fund Raising per le Organizzazioni Non Profit Ed. Il sole 24 Ore Marco Crescenzi Manager & Management Non Profit - La sfida etica Ed. ASVI sviluppo non profit GRAZIE A TUTTI PER L’ATTENZIONE!!!